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contactar en tiempo real a clientes potenciales muy difciles de persuadir, a los que
hemos intentado abordar a travs de mltiples acciones: publicidad, marketing
directo, e-mail marketing, fuerza de venta, etc., y todas han resultado
infructuosas.
A su vez, un evento puede resultar una unidad funcional a los negocios existentes
en nuestra empresa o puede representar una unidad de negocios en s misma. La
organizacin de diferentes tipos de eventos, manejada profesionalmente, puede
ser un negocio muy rentable.
La decisin de realizar un evento, entraa adems una serie de amenazas pues
toda vez que nos exponemos estamos sujetos a la crtica de los diferentes
pblicos afectados por la accin, que evaluarn la calidad y profesionalismo de lo
organizado, de manera tal que todas las ventajas que pudieron alcanzarse a
travs de un evento bien organizado, pueden licuarse a la luz de un evento con
serias deficiencias organizativas. Hay evidencia suficiente sobre empresas que
han perdido clientes importantes, que han perdido posicionamiento de imagen y
consideracin pblica y que han tenido repercusin negativa en los medios entre
otras posibles consecuencias disfuncionales..
DISTINTOS TIPOS DE EVENTOS ACADMICOS Y EMPRESARIALES
En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en:
Acadmicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.
Principales Eventos Acadmicos:
1.- Congreso:
Reunin peridica que nuclea a miembros de una asociacin, organizacin o
entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prev tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los
temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las
condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza
con una ceremonia de clausura.
2.- Simposio:
Reunin de especialistas, profesionales e idneos con el propsito de abordar
materias de su particular inters. Cada uno expone sucesivamente diferentes
aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar
de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el
pblico, una vez finalizada la actividad, posea una visin integrada de la materia
tratada.
3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se rene un profesor o un profesional distinguido,
relevante, con los discpulos o con los profesionales en etapa de
perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigacin o anlisis sobre
determinados temas o issues propios de la actividad. La duracin es relativa
(puede ser de 1, 2 o ms das)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales
disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo
para experimentar sobre el tema tratado a travs de talleres o work shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 da, o sea disertacin, debate y conclusiones en un
mismo da.
5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunin. Generalmente constituye la parte
final de simposios o mesas redondas.
Est dirigido por un coordinador, que permite la libre expresin de ideas
supervisando las intervenciones y los tiempos.
6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusin grupal e
informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y
modera el debate. Ideal para grupos pequeos 15 personas. aprox.
7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado.
Moderador coordina la sesin de una hora y luego los disertantes pueden
sintetizar sus ideas. El pblico puede realizar consultas a los panelistas.
Eventos Empresariales:
1.- Rueda de negocios:
Concentracin entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde
uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el inters de
cada parte y les fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con
exposiciones paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesin. Es
en mbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en
turismo y se extendi a otros campos.
3. - Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas,
dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o
econmicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobacin de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobacin especial del tema. Cuando la resolucin
no est prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y
servicios.
6.- Cursos de capacitacin y motivacionales para pblico interno o mixto.
7.- Acciones con la prensa.
8.- Participacin en Ferias y Exposiciones.
FORMULA FODA
F ORTALEZAS
O PORTUNIDADES
D EBILIDADES
A MENAZAS
Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos
econmicos, financieros, humanos y tecnolgicos, prestigio, base de datos, etc.)
Debilidades: estn formadas por todos aquellos elementos o variables que no
controlamos o controlamos parcialmente.
Estas y / u otras investigaciones nos permitirn determinar el cuadro de situacin
actual de la organizacin y la determinacin de los objetivos primarios y
secundarios.
OBJETIVOS: Proposicin que tiene:
1. Intencin: qu quiero realizar. Debe ser posible, creble y realizable.
2. Proporcin o medida: cunto, se cuantifica la intencin.
3. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.
B.- PLANIFICACIN
Cmo alcanzar un objetivo, cmo lograrlo. Aqu comienza un proceso de toma de
decisiones.
Planificar es imaginar un escenario futuro.
DECISIONES
Estratgicas
Tcticas
Procedimientos u operativas
ESTRATEGICA: Qu queremos?
Plan para determinar qu vamos a hacer, por qu, para quin. Son decisiones
fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los dueos o
los representantes de la organizacin.
TCTICAS: Cmo lo vamos a lograr?
Saber qu rumbo hay que seguir para lograr el camino estratgico. A veces es
necesario definirlo con los parmetros crticos de eficiencia (algo que vara poco,
por ejemplo: tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los
Mandos Medios.