DIAGNOSTICO

LABORAL

Kenig Mahecha Perez

SENA, Yacopi cundinamarca

INTRODUCCION

Hoy en da vemos como las empresa han ido creciendo, de acuerdo a la

globalizacin de los mercados, es por esto que es muy importante para estas
empresas mantener en su parte organizacional, un buen mejoramiento del
ambiente de trabajo, y de todo lo que se tenga que salvaguardar para mantener un
ambiente seguro.
Teniendo en cuenta que es un ambiente de trabajo donde las personas estn
diariamente, aun sabiendo que la relacin de los empleados y otros factores ms,
pueden llegar a ser un obstculo o una fortaleza para el buen desempeo de la
organizacin; el funcionamiento armnico de una empresa hace que cada
empleado cumpla su labor con mayor xito y alcanza las metas propuestas
logrando as los objetivos a alcanzar por la compaa.
Todos los procesos que se generan dentro de la compaa requieren de una
atmosfera tranquila, ordenada y agradable, que posibilite su desarrollo y
contribuya por ende a mejorar, los resultados de la accin dentro y fuera de la
organizacin, evidentemente esto se traducira en logros, beneficios positivos para
el personal, para los clientes y para la propia organizacin.

DIAGNOSTICO LABORAL

La organizacin es un sistema de actividades, consistentes y coordinadas,

formadas por dos o ms personas, cuya cooperacin es esencial para el
cumplimiento de los objetivos que no son fciles de lograr de forma individual, es
por esto que se hace necesario el estudio del ambiente de trabajo, de si cumplen
con los parmetros para evitar los riesgos existentes, y poder manejar un plan de
accin para mantener un buen funcionamiento dentro de la organizacin.

Es por esto que hoy en da ha surgido la necesidad de estudiar, y conocer el clima

organizacional, para esto se debe manejar un cambio en la estructura, o un
mejoramiento para la prevencin de riesgos laborales y mantener un ambiente de
trabajo sano, todo esto se debe manejar como una herramienta de investigacin.

Dentro de nuestra empresa es notorio que debido a que corresponde a un ente

pblico, se deben manejar muchos temas que pueden ver reflejados o estipulados
en un instructivo de trabajo u procedimiento en donde se indique los pasos a
seguir para un buen funcionamiento, pero tambin es de nuestro conocimiento,
que an no se han mostrado de la manera adecuada, mediante capacitaciones o
inducciones para que el personal este mas enterado de los riesgos laborales que
pueden tener y de las soluciones a llevarse a cabo si en algn momento sucede
un incidente.

Para esto se realizara todo lo que concierne a la capacitacin y auditoria de todos

aquellos riesgos que son representativos dentro de la organizacin, tambin tener
planes de trabajo para salvaguardar la salud de los empleados, y mantener una
constante trabajo en equipo para lograr los objetivos de la empresa, es por esto
que de acuerdo a lo correspondiente al piso 2 de la Alcalda Municipal de Yacopi
Cundinamarca; en lo cual encontramos algunos inconvenientes dentro de su
sistema de gestin, para ayudar a mantener con eficiencia y eficacia el buen
funcionamiento de la labor.

PELIGRO EXISTENTES

Dentro de la compaas es fcil identificar los peligros existentes que existen y

afectan a la comunidad laboral o sus trabajadores es por esto que de acuerdo a lo
estudiados y aprendido mediante el sistema de riesgos laborales y todo lo que
concierne al recuso humano, para lograr los objetivos correspondientes y
planteados dentro de la empresa y as mostrar que se llegara a cumplir la misin y
visin propuesta; es por esto que el piso 2 de la Alcaldia Municipal de Yacopi
Cundinamarca, de acuerdo a lo observado los peligros existentes son:

Falta de sealizacin tanto para tener presente le ruta de

evacuacin, como para conocer de qu forma y hacia donde seguir
de acuerdo a lo que se est buscando, o con que persona se
pretende hablar de algo especfico.
Falta de extintores con sus respectivos cambios anuales para
mantenerlos adecuados por si existe un siniestro.
Un sistema de gestin adecuado y expuesto a su personal para
mantener una comunicacin clara de los pasos a seguir y de que se
debe hacer en el momento de que suceda alguna eventualidad.
Tener mejor conocimiento en cuanto al tipo de estructura que se
debe manejar, para los pisos, teniendo en cuenta que como no se
cuenta con la seguridad adecuada ocurrir un accidente de riesgo
laboral aun sin que los empleados tengan la existencia de un riesgo
alto dentro de sus instalaciones.
Recurrir a las simulaciones de evacuacin en caso de un siniestro
natural, ya que no se cuenta con la capacitacin adecuada para sus
trabajadores y esto puede hacer que en el momento del siniestro sea
ms difcil el apoyo y la calma de las personas.
Realizar un procedimiento de induccin y reinduccion del personal
para tener claro el tipo de cargo a desempear, las funciones a
realizar y que tipo de personas estn a su cargo.
Manejar los niveles de riesgo adecuados de acuerdo al tipo de cargo
desempeado y de la misma forma cotizar ante a Aseguradora de
Riesgos Profesionales.

CRONOGRAMA
SEMANA
Desde
Hasta

22/06/2015
29/06/201
5

06/07/2015

13/07/2015

20/07/2015

10/08/201
5

24/08/201
5

OBJETIVO
Realizar la sealizacin tanto para tener
presente le ruta de evacuacin, como para
conocer de qu forma y hacia donde seguir de
acuerdo a lo que se est buscando, o con que
26/06/2015 persona se pretende hablar de algo especfico.
Realizar la solicitud a la persona encargada de
la compra de los extintores con sus respectivos
cambios anuales para mantenerlos adecuados
03/07/2015 por si existe un siniestro.
Realizar un sistema de gestin adecuado y
expuesto a su personal para mantener una
comunicacin clara de los pasos a seguir y de
que se debe hacer en el momento de que
suceda alguna eventualidad.
10/07/2015
Dar a conocer todo en cuanto al tipo de
estructura que se debe manejar, para los pisos,
teniendo en cuenta que como no se cuenta con
la seguridad adecuada ocurrir un accidente de
riesgo laboral aun sin que los empleados
tengan la existencia de un riesgo alto dentro de
sus instalaciones.
17/07/2015
Recurrir a las simulaciones de evacuacin en
caso de un siniestro natural, ya que no se
cuenta con la capacitacin adecuada para sus
trabajadores y esto puede hacer que en el
momento del siniestro sea ms difcil el apoyo y
24/07/2015 la calma de las personas.
Realizar un procedimiento de induccin y
reinduccion del personal para tener claro el tipo
de cargo a desempear, las funciones a
realizar y que tipo de personas estn a su
14/08/201 cargo.
5
Manejar los niveles de riesgo adecuados de
acuerdo al tipo de cargo desempeado y de la
misma forma cotizar ante a Aseguradora de
28/08/201 Riesgos Profesionales.
5

RESPONSABLE

Kenig Mahecha

Kenig Mahecha

Kenig Mahecha

Kenig Mahecha

Kenig Mahecha

Kenig Mahecha

Kenig Mahecha

INDICADORES

Un indicador es una expresin cualitativa o cuantitativa observable, que permite

describir caractersticas o comportamientos, de la realidad a travs de la evolucin
de una variable por esto para nosotros los indicadores ms representativos son los
siguientes:

a) Eficacia: se busca establecer el cumplimiento de los planes y programas

de la compaa, de modo tal que se pueda evaluar la oportunidad, al igual
que la cantidad de tiempo requerido para el cumplimiento de la meta.
b) Eficiencia: se enfocan en el control de los recursos, evalan la relacin
entre los recursos y grado de aprovechamiento, consiste directamente en el
examen de costos en que incurren las entidades encargadas de la
produccin de bienes o la prestacin del servicio para alcanzar sus
objetivos.
c) Efectividad: se relaciona con la medicin del nivel de satisfaccin del
usuario, que aspira a recibir un producto o servicio en condiciones
favorables de costo y oportunidad y con el establecimiento de la cobertura
del servicio prestado.
d) Calidad: de acuerdo a que las entidades van desarrollando sus actividades
de acuerdo a un proceso especifico, es importante que se debe mantener
un sistema de gestin con calidad el cual se controle de acuerdo a lo
realizado all.
e) Economa: es la capacidad de una empresa de movilizar y generar
adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus
objetivos.

PLAN DE MEJORAMIENTO
Es establecer la metodologa para el mejoramiento a travs del tratamiento de las
No Conformidades, y acciones preventivas, incidentes o accidentes, con el fin de
apoyar el mejoramiento de la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestin.
1. DEFINICIONES

Hallazgo: Situacin indeseable que ha sucedido o puede suceder pero que

no constituye incumplimiento de un requisito especificado en el sistema de
Gestin.

No-conformidad: Situacin indeseable que ha sucedido y que constituye

incumplimiento de un requisito especificado en el sistema de gestin

Accin correctiva: Accin tomada, para eliminar la causa de una no

conformidad, detectada u otra situacin indeseable.

Accin preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de un hallazgo u

otra situacin potencialmente indeseable.

Producto no conforme: Es aquel involucrado en la prestacin del servicio

y cuya deficiencia impacta la conformidad del servicio. Ej. Equipo utilizado,
personal, documentacin.

2. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Coordinacin de Calidad, difundir y hacer cumplir los
procedimientos en toda la organizacin, al igual que hacer seguimiento a la
implementacin de las acciones de mejoramiento propuestas.
Es responsabilidad de toda la organizacin la correcta interpretacin y puesta en
prctica del presente procedimiento.
3. PROCEDIMIENTO
3.1 Determinacin de actuacin sobre una oportunidad de mejoramiento

Cuando se presente una posible oportunidad de mejoramiento, se debe establecer

lo siguiente para la correcta clasificacin y tratamiento de la accin de
mejoramiento:

3.1.1 Identificacin de la Oportunidad de Mejoramiento como no

conformidad
Existen posibles casos en los cuales se puedan identificar una oportunidad de
mejora a causa de las siguientes acciones:

Cuando se encuentra la desviacin de una caracterstica de Calidad del

Sistema de Gestin.

Cuando la desviacin impacta los requisitos del cliente, partes interesadas o al

Sistema de Gestin

La recurrencia en la identificacin de un hallazgo.

3.1.2 Identificacin de la Oportunidad de Mejoramiento como producto
no conforme.

La deficiencia involucrada en la prestacin del servicio que impacta su

conformidad; como por ejemplo: Equipo utilizado, personal, documentacin, entre
otros.

El producto no conforme se detecta a travs de las actividades de medicin y

seguimiento que son establecidas para cada servicio, o a travs de su monitoreo,
una vez detectado se soluciona el problema y se analiza si requiere accin correctiva
y/o preventiva con base en:

La gravedad del caso,

El impacto sobre el cliente y el Sistema de Gestin.
La repetitividad
3.1.3 Identificacin de la Oportunidad de Mejoramiento como Hallazgo

Situacin indeseable que ha sucedido o puede suceder pero que no constituye

incumplimiento de un requisito especificado en el Sistema de Gestin.
3.2 Tratamiento de Oportunidades de Mejoramiento
Cuando un miembro de la organizacin identifica una oportunidad de
mejoramiento, de acuerdo a los requisitos anteriores, se notifica a la Coordinacin
de Gestin de Calidad, para hacer la clasificacin correspondiente (NoConformidad, Hallazgo, Producto no Conforme).
3.2.1 Acciones Correctivas
Una accin correctiva se puede tomar de las siguientes partes:

Resultados de la evaluacin del servicio

No Conformidades detectadas en auditorias
Producto no conforme
Desempeo del Sistema de Gestin
Comunicaciones partes interesadas
Incumplimiento a legislacin
Reclamos directos de los clientes y partes interesadas

3.2.1.1

Tramite de la accin correctiva (Primer paso).

La persona que identifique la desviacin de una caracterstica de calidad, de

alguna de las anteriores fuentes u otra, comienza a tramitar dicha informacin de
la siguiente manera:

Ciudad y Fecha: Se registra la ciudad donde se reporta la no conformidad

y la fecha de diligenciamiento.
Norma o Requisito incumplido: Se identifica que documento (Norma,
requisito, reglamento, contrato se est incumpliendo).
tem: Se identifica el tem incumplido del reglamento.
De donde proviene la no conformidad: Se marca con una X en la
casilla sombreada, la procedencia de la no conformidad.
AC No (Accin Correctiva Numero): En la casilla sombreada la
Coordinacin de Gestin de Calidad, identifica el consecutivo de la accin
correctiva.
Proceso Reportado: Se determina a cul de los procesos internos de la
compaa se identific la desviacin de la caracterstica de calidad.

Proceso que Reporta: Se determina cual proceso es el que reporta la no

conformidad (Puede ser el cliente u otra parte interesada).
Descripcin de la desviacin: Se hace un recuento corto, conciso y claro
de la situacin que genera la desviacin de la caracterstica de calidad y/o
salud ocupacional.
3.2.1.2 Tramite de la Accin Correctiva (Segundo paso).
Anlisis de Causas
El responsable del proceso reportado es el encargado de establecer, junto con El
Coordinador de Gestin de Calidad, las causas por las cuales se present la
desviacin y los aspectos que considera fundamentales. Para lo anterior se
establece el estudio de causa raz identificando cinco Por Qu?
Los cinco Por Qu?
Los Cinco Por Qu es una tcnica sistemtica de preguntas utilizada durante la
fase de anlisis de problemas para buscar posibles causas principales de un
problema. Durante esta fase, el representante del proceso o su(s) delegado(s),
identifican suficientes respuestas a sus preguntas. La tcnica requiere que el
equipo pregunte Por Que al menos cinco veces y registre las ltimas tres. Una
vez que sea difcil para el equipo responder al Por Que la causa ms probable
habr sido identificada.
El utilizar est tcnica le permitir al equipo evaluador de la causa raz ir ms a
fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas. Pero es importante no
empezar a preguntar Quin, pues los evaluadores de la causa estn interesados
en el proceso y no en la causa.
Para lo anterior se establece la siguiente secuencia:
1. Se identifican, pero no se registran los dos primeros Por Qu. Ejemplo:
Por qu es as? o Por qu est pasando esto?,
2. Se comienza a registrar el tercer por qu donde se hace la pregunta por
qu se estn presentado las situaciones planteadas en el primer y segundo
por qu.
3. Se hace pregunta y registra por qu paso el tercer por qu
4. Se hace la quinta pregunta y se registra el por qu se presenta el tercer
porque, es este punto se identifica la causa raz del problema.
Determinacin de la Accin Correctiva

El responsable del proceso al cual se le identific la oportunidad de mejoramiento,

establece la accin correctiva y le entrega el formato a la Coordinacin de Gestin
de Calidad, para que valide las acciones tomadas al respecto.
La Coordinacin de Calidad, dispone de Dos das hbiles para validar las acciones
y retroalimentar al proceso, en caso que las acciones tomadas no sean aceptadas
el responsable del proceso nuevamente establece la accin teniendo en cuenta
las recomendaciones surgidas en la retroalimentacin con la Coordinacin de
Calidad.
La Coordinacin de Calidad, verifica que se implementen las acciones tomadas,
dentro de las fechas establecidas y su efectividad para prevenir la recurrencia o
evitar la permanencia de la desviacin en el proceso.
El o los responsables para la realizacin de la accin correctiva dispone(n) de un
plazo mximo de 3 meses para el cierre de la No conformidad teniendo en cuenta
la complejidad para su solucin definitiva.
Sin embargo de acuerdo a la gravedad, importancia e incidencia sobre el Sistema
de Gestin Integral se pueden determinar plazos menores para su gestin. En
caso que la accin correctiva no se cumpla en los plazos determinados la
Gerencia General determinar las acciones pertinentes, para su cumplimiento.
Cuando se verifique la efectividad de la accin tomada la Coordinacin de Calidad,
diligencia la casilla de cierre del formato. Consignado en observacin la evidencia
objetiva del cumplimiento de la accin, caso contrario en la casilla de seguimiento
se consigna en observacin que la accin tomada no satisface los requisitos y se
establece una nueva fecha de seguimiento. (Sin que se exceda los topes de
tiempo fijados)
Si en el segundo seguimiento se establece que las acciones tomadas no
satisfacen los requisitos la Coordinacin de Calidad, informa al comit de
Direccin la situacin para buscar solucin conjunta.
Se debe realizar un control de los reportes de mejoramiento, para que quede el
registro y de esta manera retroalimentar a la organizacin para el mejoramiento.
6.2.2 Accin Preventiva
Las acciones preventivas son establecidas, mediante el anlisis generado de las
siguientes actividades:
a. Monitoreo y controles al servicio
b. Resultados de medicin y seguimiento al proceso y al producto
c. Resultados de la revisin por la direccin

d.
e.
f.
g.
h.

Resultados de auditoras internas

Sugerencias del cliente o el personal de la organizacin
Desempeo del mercado
Resultados simulacros de emergencias
Cambios de legislacin

Para establecer una accin preventiva se debe realizar una descripcin de la

desviacin haciendo un recuento corto, conciso y claro de la situacin que podra
generar la desviacin de la caracterstica de Calidad.
Las acciones preventivas, se establecen cuando se identifica un riesgo potencial
de la desviacin de las caractersticas, de calidad, ocupacional y ambiental, sin
que esto cause una no-conformidad inmediata, para lo cual se asigna consecutivo
al reporte de accin preventiva.
El responsable del proceso reportado identifica las posibles consecuencias que se
pueden generar al no controlar la situacin detectada y lo registra en la casilla de
Posibles Causas los aspectos ms relevantes.
El responsable del proceso reportado establece las acciones preventivas que se
deben implementar y las registra en la casilla Accin Preventiva identificando la
persona o grupo responsable de desarrollar la accin, al igual que las fechas de
implementacin.
La Coordinacin de Calidad, dispone de tres das hbiles para validar las acciones
y retroalimentar al proceso, en caso que las acciones tomadas no sean aceptadas
el responsable del proceso nuevamente establece la accin teniendo en cuenta
las recomendaciones surgidas en la retroalimentacin con la Coordinacin de
Gestin de Calidad.
La Coordinacin de Gestin de Calidad, verifica que se implementen las acciones
acordadas y su efectividad para prevenir la permanencia del riesgo y la ocurrencia
de la desviacin en la caracterstica del proceso.
Cuando se verifique la efectividad de la accin implementada La Coordinacin de
Calidad, diligencia la casilla de cierre del formato consignado en la casilla
observacin la evidencia objetiva del cumplimiento de la accin, caso contrario
en la casilla de seguimiento se consigna en observacin que la accin tomada no
satisface los requisitos y se establece una nueva fecha de seguimiento.