Passo a Passo para realizao do Inventrio Patrimonial

1) Identificao Fsica dos Bens:

O primeiro passo para a realizao do inventrio a nomeao de uma comisso formada
por pessoas que compreendam a importncia e a finalidade da tarefa. O produto final do
trabalho ser uma relao que contenha a identificao de todos os bens ativos da entidade.
Isso ocorre atravs de identificao, com placas de patrimnio (com cdigo de barras,
logotipo e nome da entidade) ou etiquetas autocolantes numeradas, com o mesmo
contedo. Os bens devem ser classificados de acordo com o centro de custo ou localizao
fsica, como, por exemplo, secretaria, sala de reunio, etc.
Alm disso, cada bem deve ser minimamente caracterizado, ou seja, os seus dados devem ser levantados
com as seguintes informaes: descrio (ex: Cadeira giratria em tecido verde com braos), marca, ano de
fabricao, capacidade e estado de conservao (timo, bom ou ruim).
Caso a entidade no necessite de controle pormenorizado dos seus bens patrimoniais, poder realizar um
inventrio genrico, registrando apenas os totais de cada item similar e sua localizao fsica.
2) Adequao do Arquivo Contbil (Levantamento Contbil):
A segunda etapa trata-se da adequao do arquivo contbil. Os lanamentos devem
demonstrar os bens de forma individualizada, com o seus valores de aquisio (se
possvel) e com as informaes bsicas: nmero de nota fiscal, fornecedor, data de
aquisio e depreciao acumulada calculada corretamente de acordo com parametrizaes
previamente definidas. Na ausncia dos documentos de aquisio, a comisso dever
estimar o valor do bem, de acordo com o mercado. Os saldos da base contbil devem estar
de acordo com o balancete, caso haja quaisquer divergncias, estas precisam ser devidamente ajustadas para
que a base contbil represente o balano patrimonial.

3) Conciliao Fsico x Contbil:

Aps o levantamento dos bens fsicos e ajuste da base
contbil inicia-se a terceira etapa, denominada cotejamento
ou conciliao, que a juno do cadastro fsico com o
contbil, ou seja, os bens identificados fisicamente devem
ser devidamente conciliados com os lanamentos contbeis
correspondentes. Isto pode ser feito complementando as
informaes que eventualmente no estejam na nota fiscal:
nmero da placa de patrimnio, descrio mais detalhada
do bem, marca, modelo, srie, dimenso e capacidade.

4) Manuteno do Controle Patrimonial

To importante quanto estes levantamentos a manuteno do controle patrimonial. Criar um fluxo interno
para qualquer aquisio, cadastramento, transferncia ou baixa de ativo pode ser a nica maneira de garantir
que o ativo imobilizado esteja efetivamente controlado, que os bens estejam no local indicado e que todos os
bens baixados tenham seu documento comprobatrio. As doaes (sadas ou entradas) devem ser
registradas, bem assim os extravios e os itens danificados e descarregados. Enfim, garante que o controle
seja efetivo, com o objetivo de, a qualquer momento, o cadastro patrimonial demonstre a situao real da
entidade.
Caso a entidade no necessite de controle pormenorizado dos seus bens patrimoniais, poder realizar um
inventrio completo inicial e periodicamente (exemplo, uma vez por ano) instituir comisso para atualiz-lo.
Nunca prescindindo de encaminhar o resultado do trabalho Contabilidade para as devidas providncias,
conforme a legislao em vigor.