EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Enfoque de Sistemas al Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo - Concepto
Procesos de la Administracin:
Planeacin
Organizacin
Integracin de Personal
Direccin
Control

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

ORIGEN
El bilogo austraco Ludwig von Bertalanffy busc afanosamente una explicacin
cientfica sobre el fenmeno de la vida, descubriendo y formalizando algo que ya
haban intuido Aristteles y Herclito: Todo tiene que ver con todo.
Su investigacin marc un salto cualitativo en la comprensin y desarrollo de la teora
de sistemas, entendiendo por sistema a un conjunto de elementos que funciona como
un todo.

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

SU ORIGEN

Asimismo, puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos

ntimamente relacionados que actan e interactan entre s hacia la consecucin
de un fin determinado".

El todo y sus partes

Los logros de Bertalanffy tuvieron el gran mrito de apuntar al todo y sus partes.
Para comprender el funcionamiento de un cuerpo es necesario comprender el
funcionamiento de sus partes, y su rol en el desempeo global. As como el sistema
digestivo y el sistema respiratorio son cruciales para la salud del cuerpo humano, as
tambin la ingeniera o las ciencias polticas son cruciales para comprender a la
sociedad. Este elemento fue el que sac a Bertalanffy de los ejes biolgicos, y lo
traslad al terreno de las organizaciones.

LA TEORA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)

SU ORIGEN
El enfoque sistmico permiti comprender a una organizacin como un conjunto de
subsistemas interactuantes e interdependientes que se relacionan formando un todo
unitario y complejo.

EL ENFOQUE EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos bsicos para su funcionamiento:

Entradas o insumos:
Abastecen al sistema
de lo necesario para
cumplir su misin:
Materiales / RRHH/
Informacin.

Procesamiento:
Es la transformacin de
los insumos
Mquina / Individuo /
Tarea / Programa:
Como se hace.

Salidas o producto:
Es el resultado del
proceso.
Productos / Servicios /
Informacin

Retroalimentacin:
Es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el
producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS

MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACION COMO SISTEMA
Las organizaciones son sistemas abiertos que se necesita gestionar cuidadosamente,
satisfacer y equilibrar sus necesidades internas y adaptarse a las circunstancias cambiantes
del entorno.
Una organizacin recibe insumos de la sociedad como son: personas, materiales, dinero e
informacin, sta los transforma o procesa en salidas que son productos, servicios y
recompensas para sus miembros, lo suficientemente buenas para mantener sus
participaciones en ella.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Enfoque de Sistemas al Proceso Administrativo

El Proceso Administrativo - Concepto
Procesos de la Administracin:
Planeacin
Organizacin
Integracin de Personal
Direccin
Control

Qu es el Proceso Administrativo?

CONCEPTO
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales
se efecta la Administracin. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Planeacin

Control

Direccin

Organizacin

Integracin de
Personal

OPINEMOS

LA PLANEACIN

CONCEPTO
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo; establece las bases
para determinar el elemento riesgo y minimizarlo, para ello, se definen objetivos,
presentando cursos alternos de accin, que permitan elegir la mejor Alternativa o
Estrategia para el futuro de la empresa.
Es decir, se encarga de definir lo que la institucin es en un momento
determinado y lo que desea ser en u perodo futuro.
Riesgos

FUTURO

OBJETIVOS

ELEMENTOS
DEL
CONCEPTO

Eleccin

Cursos
alternos de
accin

PROCESO
Situacin
Actual/Futura

Dnde estamos ahora

y que queremos
lograr?

Definicin de
los objetivos

Hacia dnde
queremos ir?

Alternativas de
Accin

Cules son
los caminos
posibles?

Eleccin de
Alternativa

Cul es el
mejor
camino?

Implementacin
del Plan elegido Cmo lo
y puesta en
recorreremos?
marcha

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN
VISIN
MISIN

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

OBJETIVOS

PLANES

POLTICAS
PROCEDIMIENTOS Y
REGLAS
PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

La misin define al negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que

cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la
empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin.

La visin es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa. El
propsito de la Visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin o al individuo
para alcanzar el estado deseable.

Las Metas u objetivos son los Resultados deseados para individuos , grupos
y organizaciones enteras. () Marcan la direccin de todas las decisiones
administrativas y forman los criterios con los que se miden los logros reales en el
trabajo (Robbins y Couter, 2005)

Los Planes son Documentos en los que se explica cmo se van a alcanzar las
metas, as como la asignacin de recursos, calendarios y otras acciones necesarias
para concretarlas (Robbins y couter, 2005). En otras estrategias, describe las
estrategias a seguir.

Las Estrategias son el Patrn de acciones y recursos diseados para alcanzar

las metas de la organizacin (Baterman y Snell, 2009).

ELEMENTOS DE LA PLANEACIN

Los Programas son el Conjunto de planes de una sola vez (diseados para una
actividad o un perodo especfico) para un proyecto importante dentro de las metas
globales de la organizacin. La alta direccin disea y vigila los programas. Ejemplo:
La construccin de una planta manufacturera o la fusin de dos compaas. (Robbins
y DeCenzo, 2008).

Las Polticas representan directrices generales, destinadas a orientar y enmarcar la

toma de decisiones. (Hernndez, 2012). Establece parmetros generales para quien
decide. (Robbins y Coulter).

Las Reglas (Normas) son la instruccin imperativa sobre el modo en que debe
actuarse, describiendo sin margen alguno de discrecionalidad, qu puede o no puede
hacerse y cmo deber llevarse a cabo. (Hernndez, 2012).

Los Procedimientos son el Conjunto de pasos sucesivos que da el gerente para

responder a un problema estructurado. Por ejemplo, como se realiza la compra de
material. (Robbins y Coulter, 2005).

Los Presupuestos expresan la cuantificacin (normalmente en trminos

monetarios) de los planes. (Hernndez, 2012). Plan numrico que expresa resultados
esperados en trminos monetarios para un perodo especfico; se usa como gua de
planificacin y dispositivo de control.

TIPOS DE PLANES

TIPOS DE PLANES:
Segn Amplitud de Enfoque
Estratgica
Proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la direccin a largo plazo de una entidad
estableciendo objetivos especficos en el desempeo, tomando en cuenta circunstancias
internas y externas para llevar a cabo los planes de accin seleccionados.
Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo; se planifica a
largo plazo ms de 5 aos.

Tctica
La parte tctica es un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano,
racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones. Es una tcnica cclica
que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta. Es dinmica e interactiva con
los dems. Se planifica menos de 5 aos.

Operativa
Se da en los empleados, en el nivel ms bajo de la organizacin. Realiza un
microplaneamiento de las organizaciones de carcter inmediato, que detalla cmo
debern alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la planeacin se
dan en el nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la
parte tctica, la obtencin de resultados.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones. Se trabaja a corto plazo
generalmente a menos de 1 ao.

TIPOS DE PLANES:
Segn el plazo

Largo Plazo
De 5 aos a ms.

Mediano Plazo
De 2 a 5 aos

Corto Plazo
Menos de 1 ao

Se debe considerar la duracin de los compromisos futuros y al grado de

variabilidad que afronten las organizaciones.

TIPOS DE PLANES:
Segn su especificidad

Planes Especficos
Este tipo de planes tienen objetivos definidos con claridad. No hay lugar para las
ambigedades ni para los malos entendidos. No obstante, requieren una claridad y
capacidad de pronstico que casi nunca existe.

Planes Direccionales
Cuando hay mucha incertidumbre y la gerencia debe conservar su flexibilidad para
responder a cambios inesperados, los planes de direccin son preferibles.

Los planes direccionales establecen lineamientos generales. Presentan un punto focal,

pero no atan a los gerentes a objetivos especficos ni a cursos especficos de accin.

TIPOS DE PLANES:
Segn su frecuencia

Planes nicos
Plan que sirve para satisfacer las necesidades de una situacin particular o singular.

Planes Permanentes
Plan que no tiene fin y ofrece una gua para las acciones de la organizacin que se repiten
una y otra vez.

ELEMENTOS DE LA
PLANEACIN

VISIN y MISIN

MISION/VISIN

Cul es su misin?

MISIN/VISIN

y su visin?

MISIN/VISIN
La misin

define al negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que

cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y
la imagen pblica de la empresa u organizacin.

Para qu existe la organizacin?

En el caso de un individuo, la misin es lo que quiere hacer, que lo hace feliz

Para evaluar el enunciado de la Misin:

Claro y comprensible para todo el personal
Breve (para facilitar el recordarlo)
Especfico de acuerdo con el negocio u organizacin de que se trate
Contundente, es decir, que identifique las fuerzas que impulsan la visin estratgica
Refleja la ventaja competitiva
Flexible, pero que bien enfocada
Sirve de modelo y medio para tomar decisiones gerenciales
Refleja los Valores, Creencias y Filosofa de la organizacin
Es realista
Sirve como fuente de energa y punto de unin para la organizacin

MISIN/VISIN
La visin

es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa . El

propsito de la Visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin o al individuo para
alcanzar el estado deseable.
Qu queremos que sea la organizacin o quienes queremos ser en los prximos
aos?

La declaracin de la visin debe responder a las siguientes preguntas:

Qu tratamos de conseguir?
Cules son nuestros valores?
Cmo produciremos resultados?
Cmo nos enfrentaremos al cambio?
Cmo conseguiremos ser competitivos?

MISION/VISIN

MISIN
Somos una empresa que brinda soluciones financieras de calidad
que promueven el xito de los emprendedores del Per.

VISIN
Ser una empresa lder en calidad de servicio y rentabilidad en el Per y
Latinoamrica.

MISION/VISIN
Nuestra misin es: Brindar una experiencia cinematogrfica de
excelencia a todos nuestros clientes.

Mientras nuestra visin es: Ser una de las 3 cadenas de cines ms

grandes de Sudamrica que se diferencia por su buen nivel de
servicio"

CUL ES TU
MISIN Y VISIN?
(PERSONAL)

ELEMENTOS DE LA
PLANEACIN

Qu son los Objetivos?

Planear consta de 2 elementos importantes:
Los objetivos son los resultados deseados para individuos, grupos y organizaciones
enteras. Son los cimientos de la planeacin:

Marcan la direccin de todos las decisiones administrativas

Forman los criterios con los que se miden los logros reales en el trabajo.

Clases de Objetivos
Objetivos Generales
Objetivos Especficos

Qu son los Objetivos?

Caractersticas de los objetivos

Caractersticas de objetivos bien diseados

Estn escritos en trminos de resultados, ms que de acciones.

Deben reflejar lo que dice la misin
Son cuantificables.
Sealan claramente los plazos
Son difciles pero asequibles. Evaluar los recursos disponibles.
Se ponen por escrito.
Se comunican a todos los miembros de la organizacin

Cmo se formulan un objetivo?

Los objetivos se redactan empezando con un verbo en infinitivo (ar er ir):

Qu son los Objetivos?

De conocimientos
Analizar, conocer, describir, enumerar, explicar, verificar, relacionar, resumir,
etc.
De Habilidades
Aplicar, construir, demostrar, elaborar, experimentar, hacer funcionar,
manejar, usar, planificar, etc.
De actitudes

Aceptar, Apreciar, preferir, respetar, sentir, valorar, etc.

Ahora, redactemos

Cmo se redacta?
Curso: Diseo en Madera
Objetivo: Difundir el avance tecnolgico sobre el diseo y construccin en
madera.
Es correcto?

Administracin Por Objetivos (APO)

DEFINICION DE ADMINISTRACIN POR OBJETIVO (APO)
La Administracin por Objetivos es el establecimiento participativo de metas. Es decir,
aprovechar las metas para motivar a la gente en vez de controlarla.
El atractivo de la APO radica en su insistencia en convertir los objetivos generales de la
organizacin en objetivos concretos para sus unidades y miembros.

Arriba

Abajo
El resultado es una jerarqua de objetivos que vincula los de un nivel con los del
siguiente.
Asimismo, la APO otorga objetivos personales a los empleados o colaboradores, de
modo que cada quien, tiene una contribucin concreta para el desempeo de su
unidad.

Administracin Por Objetivos (APO)

ESCALONAMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Generales
de la Organizacin
Objetivos de la
Divisin
Objetivos del
Departamento
Objetivos Personales

Administracin Por Objetivos (APO)

Hay 04 ingredientes comunes en los Programas APO:
1. Especificidad de las metas: Los objetivos de la APO deben ser enunciados concisos de las
realizaciones esperadas. Deben ser medidos y evaluados.

Ejemplo:
No slo es indicar: Reducir los costos o mejorar el servicio
Reducir los costos del departamento de Produccin en 7%
Procesar todas las rdenes telefnicas en las siguientes 24 horas

2. Toma de Decisiones Conjunta: Los objetivos no son impuestos unilateralmente por el jefe, sino
se determinan de forma participativa. Superior y subordinado lo eligen juntos y acuerdan como
medirlos.
3. Calendario explcito: Cada objetivo tiene que cumplirse en un plazo especfico . (Ejemplo: 3, 6
12 meses).
4. Retroalimentacin sobre el desempeo: La APO ofrece constante informacin sobre el
progreso hacia las metas, para que los empleados puedan supervisar y corregir sus propios
actos. Esta retroalimentacin complementada con evaluaciones peridicas ocurre en todos los
niveles.
Asimismo, se asignan las recompensas con base en dicho avance.

Administracin Por Objetivos (APO)

La APO alienta a los trabajadores a que las metas que se propongan sean ms difciles
Siempre funciona la APO?
Hay casos donde no es as, por factores como:

Expectativas poco realistas, en relacin con los resultados.

Falta de compromiso de la Direccin General
Incapacidad o indisposicin de la Gerencia de conceder recompensas basadas en la
consecucin de objetivos.

PLANEAMIENTO ESTRATGICO

Qu personas?
Cunto dinero?
Cunto tiempo?
Qu plan enfoque?

VISIN
Haca
dnde
vamos?

Nuevas creencias y valores

compartidos

Cul es nuestro
negocio actual?
Qu cambiar?
Oportunidades
Fortalezas

Amenazas
Debilidades

Dnde
estamos?
MISIN

Nuevas estructuras organizativas

Nuevos procesos y sistema de trabajo
Nueva poltica de personas

Nuevos y mejores productos,

servicios y/o mercados

Proceso de Administracin Estratgica

Etapa 1 Misin y objetivos
Identificar la misin y los objetivos de la empresa.

Etapa 2: Anlisis Externo

La competencia, legislacin, oferta de mano de otra.
Las oportunidades se puede explotar / Las amenazas se deben contrarrestar.
Etapa 3: Anlisis Interno
Las fuerzas o fortalezas, son actividades que la organizacin hace bien o recursos exclusivos.
Las debilidades son las actividades que la organizacin no hace bien o recursos que no tiene.
La combinacin de los anlisis externo e interno, conforman el anlisis FODA.
Etapa 4 - Formulacin de Estrategias
Luego del anlisis FODA, los gerentes deben determinar y evaluar alternativas estratgicas y
enseguida, elegir las que:

Aprovechan las fuerzas de la organizacin y explotan las oportunidades del ambiente

Corrigen las debilidades de la organizacin y menguan las amenazas.

Etapa 5 Puesta en marcha de las estrategias.

Etapa 6 Evaluacin y control de las estrategias.

ANLISIS FODA

ANLISIS FODA
Ejemplo: Restaurant de Sushi

MATRIZ EFI
MATRIZ EFI Evaluacin de Factores Internos
Esta herramienta resume y evala las fortalezas y debilidades importantes en las reas
funcionales de la empresa y tambin evala las relaciones entre ellas.
Pasos a seguir:
Paso 1
Elabore una lista de los factores claves. Fortalezas primero, debilidades despus. Sea tan
especfico como pueda.
Paso 2
Asigne a cada factor una ponderacin que abarque desde 0.0 (Irrelevante) hasta 1.0 (Muy
importante); esto indica su importancia relativa con respecto al xito en la industria de la
empresa.

Sin importar si es fortaleza o debilidad, se debe asignar las mayores ponderaciones a los
factores que se considera que tienen mayor influencia en el desempeo organizacional. La
suma de todas las ponderaciones debe ser 1.0
Paso 3
Asigne a cada factor una clasificacin de 1 a 4. Si representa:
Debilidad Importante
- Clasificacin = 1
Debilidad Menor
- Clasificacin = 2
Fortaleza Menor
- Clasificacin = 3
Fortaleza Importante
- Clasificacin = 4

MATRIZ EFI
Paso 4
Multiplique la ponderacin de cada factor para su clasificacin y as determinar un
puntaje ponderado x cada variable.
Paso 5
Sume los puntajes ponderados para determinar el total. El puntaje ponderado total
abarca desde 1.0 (Bajo) hasta 4.0 (Alto), siendo el puntaje promedio (2.5)

Mayor a 2.5 - Organizaciones internamente fuertes

Menor a 2.5 - Organizaciones internamente dbiles

MATRIZ EFI
Ejemplo:.

MATRIZ EFE
MATRIZ EFE Evaluacin de Factores Externos
Permite resumir y evaluar informacin econmica, social, cultural, demogrfica, ambiental,
poltica, legal, tecnolgica y competitiva.
Pasos a seguir:
Paso 1
Elabore una lista de los factores claves. Oportunidades primero, amenazas a continuacin.

Paso 2
Asigne a cada factor una ponderacin que abarque desde 0.0 (No importante) hasta 1.0 (Muy
importante); normalmente, las oportunidades reciben una ponderacin ms alta que las
amenazas, lo cual no debe darse.
Paso 3
Indicar que tan eficazmente responden las estrategias actuales de la empresa a cada factor,
donde:

4=
3=
2=
1=

La respuesta es Superior
La respuesta es mayor al promedio
La respuesta es el promedio
La respuesta es deficiente

MATRIZ EFE
MATRIZ EFE
Paso 4
Multiplique la ponderacin de cada factor para su clasificacin y as determinar un puntaje
ponderado x cada variable.
Paso 5
Sume los puntajes ponderados para determinar el total. El puntaje ponderado total abarca desde
1.0 (Bajo) hasta 4.0 (Alto), siendo el puntaje promedio (2.5)

Mayor a 2.5

- Organizacin aprovecha eficazmente las oportunidades y

minimiza los riesgos de la amenaza.
Menor a 2.5 - Organizacin no aprovecha las oportunidades ni evita las
amenazas.

MATRIZ EFE
Ejemplo:.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
Luego de hacer la valoracin ponderada de los aspectos claves del proyecto, se contina con las
estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, a neutralizar, evitar o
minimizar las debilidades y planear detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la
materializacin de las amenazas.
De esta forma se debe construir una matriz de acciones y estrategias que se relacionan con cada
una de las celdas de la matriz FODA, las mismas se deben agrupar as:

(Lista de Oportunidades)

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS
(Lista de Fortalezas)
Estrategias FO

Se basan en el uso de las fortalezas de una

Tienen como objetivo la mejora de las
empresa con objeto de aprovechar las
debilidades valindose de las oportunidades. A
oportunidades. Generalmente las
veces una empresa disfruta de oportunidades
organizaciones usan estrategias DO,FA, o DA
decisivas, pero presenta debilidades que le
para llegar a una situacin en la cual puedan
impiden explotar dichas oportunidades.
aplicar una estrategia FO.

(Lista de Amenazas)

Estrategias FA

AMENAZAS

DEBILIDADES
(Lista de Debilidades)
Estrategias DO

Estrategias DA

Tienen como objetivo denotar las debilidades y

eludir las amenazas. Se intenta minimizar
Se basan en la utilizacin de las fortalezas
debilidades y amenazas, mediante estrategias
de una empresa para evitar o reducir el
de carcter defensivo, pues un gran nmero de
impacto de las amenazas.
amenazas y debilidades pueden llevar a la
empresa a una posicin muy inestable.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Ejemplo:.

RECUERDEN:
CHICOSA PREPARARSE PARA EL
PRIMER PARCIAL