IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PARA LAS

EMPRESAS

I.

Introduccin

En la actualidad podemos notar que todas las empresas exitosas utilizan un

proceso administrativo para manejar sus operaciones ya que este proceso
compuesto por la planeacin, organizacin, direccin y control son los procesos
sistematizados necesarios para lograr lo que se proponen. El proceso
administrativo es extremadamente importante en todo tipo de empresas ya que
el uso de este proceso evita improvisaciones en los momentos ms difciles y
en la toma de decisiones importantes.
II.

Proceso administrativo

Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la

funcin de administracin e involucra diferentes actividades tendientes a la
consecucin de un fin a travs del uso ptimo de recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos.
El proceso administrativo tuvo su origen en la teora clsica de la
administracin, con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los
diferentes niveles administrativos. Fue una de las primeras personas en
escribir un libro especfico sobre administracin, y fue considerado como el
padre de la Teora Clsica.
Adems fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, estableci
catorce principios de la administracin los cuales se encuentran consignados
en la ORT Organizacin Racional del Trabajo, dividi las operaciones
industriales y comerciales en seis grupos que son llamadas funciones bsicas
de la empresa, se debe tener en cuenta que la funcin administrativa no es lo
mismo que el proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones
bsicas de la empresa para ver sus diferencias:

Funciones Tcnicas: Estn relacionadas con la produccin de bienes y

servicios de la empresa.

Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o intercambio

entre las empresas, proveedores y clientes.

Funciones Financieras: Se relaciona con la bsqueda y gerencia de

capitales.

Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la proteccin y conservacin

de los bienes de las personas.

Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros,

balances y estadsticas.

Funciones Administrativas: Son la integracin de las otras cinco

funciones, estn encargadas de coordinar y sincronizar las dems funciones
de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.

III.

FUNCIONES ADMINISTRATIVOS

Las funciones administrativas se definen como el acto de administrar: Planear,

organizar, dirigir, coordinar, y controlar.
1. La Planeacin, es el primer paso del proceso administrativo, en
esta etapa visualizamos el futuro y se traza el programa de
accin.
Prever o planear aqu, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo:
Prever ya es obrar Dvila C. (1996) citado por Fayol, 1961:183).
En la planeacin se encuentran dos componentes, el pronstico y la
preparacin del pronstico, El concepto que se tiene de planeacin es muy
importante, pero no estn elaborados los supuestos que lo sustentan.
Hay que sealar la necesidad de planear y no solo en la empresa sino en toda
nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos a Henry Fayol, a pesar de
sus debilidades, la planeacin ha avanzado en especial en cmo enfocarla y

realizarla con las contribuciones hechas por otros sectores diferentes al

fayolismo. Dvila C. (1985). Veamos lo que piensan otros autores:

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de

seguirse, estableciendo los principios, la secuencia de operaciones y la
determinacin

de

tiempo

nmeros

necesarios

para

su

realizacin. Ponce Reyes A.

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes,

procedimientos y cuenta con un mtodo de retroalimentacin de
informacin para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
Scanlan B.

En la etapa de la planeacin siempre se debe fijar unas metas y unos objetivos

claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe saber el
gusto de los clientes a los que se les ofrecer el producto o el servicio, al igual
que hay que prever otras alternativas porque si una no funciona estar la otra
para llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea a corto,
mediano y largo plazo.

Actividades importantes de planeacin

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el
trabajo.
d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.
f. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.

g. Anticipar los posibles problemas futuros.

h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
Despus de ya haber planeado o haber realizado un pronstico de lo que se
quiere conseguir se debe organizar las ideas,

y con este se empieza el

segundo paso del proceso administrativo, Construir tanto el organismo material

como el social de la empresa.
2. La

Organizacin,

estas

actividades

componentes

estn

agrupadas y asignadas de manera que un mnimo de gastos o un

mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se
alcance algn objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en
l numero o en la calidad de los miembros administrativos se
procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados
a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin con
el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.
Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es til para su
funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal. Dvila C. (1996)
citado por (Fayol, 1961:198).
Al tener en cuenta que organizacin como entidad social de la empresa es
donde un grupo de personas se renen e interactan entre s para alcanzar un
objetivo especfico. Con esto se quiere decir, que organizacin, son todas las
personas que participan en una empresa, porque como empleados forman una
organizacin formal pues esta se basa en la divisin del trabajo ya que es la
organizacin formalizada oficialmente, y tambin est la organizacin informal
pues es aquella que se forma espontneamente entre un grupo de personas
que tienen temas afines o gustos por algn tema en especial y esta
organizacin no aparece en ningn documento formal de la empresa.
Tambin se tiene la organizacin como funcin administrativa y parte del
proceso administrativo. En este sentido, organizacin significa estructurar e

integrar los recursos y los rganos encargados de su administracin,

relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001).
La organizacin de las empresas cumple un papel muy importante ya que
maneja tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales. El
primer nivel se refiere a la superestructura de la empresa, el formato
organizacional y los procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la
agrupacin de unidades de subsistemas, como lo son departamentos o
divisiones. Y el tercero se refiere a la estructura de las posiciones y las
actividades en los cargos.
Actividades importantes de organizacin
a. Subdividir el trabajo en unidades operativas
b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la
admn.
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
Con la planeacin y la organizacin no se debe descuidar el tercer paso del
proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y orientar al personal de la
empresa y este paso es ms que una obligacin es como un arte ya que est
basado principalmente en las cualidades personales y en los conocimientos de
los principios generales de la administracin. Al dirigir una empresa se trata es
de hacerla funcionar.

3. Dirigir,

para llevar a cabo fsicamente las actividades que

resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario

que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea.
Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el
grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir,
ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le
llama ejecucin.

La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia para la

administracin, puesto que, ante diversas circunstancias, determina el
grado de xito o fracaso de las personas o las organizaciones. (Barajas
Medina J).

Aunque en todo organismo social cada da se toman decisiones importantes,

los subordinados consultan y esperan las decisiones de los jefes para
emprender una tarea. Las decisiones son adoptadas por quien dirige, y quien
dirige es responsable en diversos grados del conjunto de sus decisiones, por
tanto, dirigir y tomar decisiones son acciones fundamentales de la funcin
administrativa.
Se deben tomar las decisiones con racionalidad y as cumplir polticas y reglas
establecidas ya que al tomar decisiones irracionalmente estas pueden ser
impulsivas, emotivas, caprichosas y otras ms habr una tendencia a caer en
errores que ms adelante traern arrepentimientos por haber actuado de esa
manera pero ya no hay nada que hacer despus de haber obtenido los
resultados.
Para que todo este conjunto de funciones acten perfectamente en una
empresa se debe coordinar y empezamos el cuarto paso del proceso
administrativo y se refiere a ligar, unir, o armonizar todos los actos y todos los
esfuerzos colectivos.

La organizacin comienza cuando las personas, aunque solo sean dos

o ms, combinan sus esfuerzos para un fin determinado. (Mooney y
Reiley. Citado por Urwick, 1969:160).

Aunque en la actualidad este paso ha ido pasando a otro nivel y el proceso

administrativo se est basado en cuatro fases planear, organizar, dirigir y
controlar. Hay autores que piensan que este paso es el ms importante de los
propuestos como es (coordinacin, escalar, funcional, y staff).

Actividades importantes de la direccin

1. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por
la decisin.
2. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
3. Motivar a los miembros.
4. Comunicar con efectividad.
5. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
6. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien
hecho.
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el
trabajo.
8. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del
control.
Algunas personas piensan que simplemente la coordinacin se ha abolido del
proceso administrativo pero no es as, simplemente se encuentra ligada a cada
una de las etapas y sirve de unin entre ellas y es aceptada como el ncleo o
esencia de la administracin.

La necesidad de coordinar es aceptada fcilmente, pero se convierte en uno

de los dolores de cabeza para los administradores por la diferencia de
intereses, esfuerzos, enfoques de cada persona que integra la organizacin.
Una coordinacin eficiente para un gerente le evitara un desgaste
extremadamente costoso en tiempo, dinero y esfuerzo.
Se ha llegado a la ltima etapa del proceso administrativo controlar, pero est
estrechamente ligado a la planeacin, ya que sirve de retroalimentacin a
futuros proyectos.
4. Controlar, consiste en establecer sistemas para medir y corregir
las acciones realizadas por los integrantes del organismo social; y
con esto asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando, por
eso cuando se deca que entre ms claros y completos sea lo
planeado ms fcil ser controlar.
El control se aplica a funciones especficas por consiguiente, son comunes en
la produccin, calidad, inventarios, ventas, salario, etc. Y entre los principales
medios de control se tiene: la observacin personal, los presupuestos, las
estadsticas, las auditorias, entre otras.
Los administradores pasan buena parte del tiempo observando, revisando y
evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y los procesos.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de las estrategias,
polticas y directrices (nivel institucional), de los planes tcticos (nivel
intermedio), y los planes operacionales (nivel operacional), se ajusten tanto sea
posible a los objetivos previamente establecidos. Los tres niveles de control
estn interconectados y entrelazados ntimamente. En la prctica, no existe
una separacin clara entre ellos.

Actividades importantes de control

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.

c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medicin.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones
y las variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Para Fayol, las funciones administrativas difieren claramente de las otras

cinco funciones esenciales, es necesario no confundirlas con la
direccin, porque dirigir es conducir la empresa, teniendo en cuenta los
fines y buscando obtener las mayores ventajas posibles de todos los
recursos de que ella dispone, es asegurar la marcha de las seis
funciones esenciales; la administracin no es sino una de las seis
funciones, cuyo ritmo es asegurado por la direccin.

IV.

Conclusin

En conclusin se ha nombrado a cada uno de los pasos del proceso

administrativo. Pero qu importancia tiene este para los administradores
profesionales y los administradores empricos?
Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra
innato en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas, ya que el solo
hecho de pensar y planear una accin siempre estn relacionados con obtener
una meta o un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos

que nos fijamos son motivados por determinados factores que nos impulsan a
orientar el pensamiento y acciones a lo que se desea y queremos lograr.
Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se desea se
puede lograr o hacerlo realidad por muchos motivos externos, pero hay algunas
circunstancias en que las personas son responsables directas. Pero el solo
hecho de que una persona oriente su pensamiento y accin para lograr un
objetivo no quiere decir que este sea un administrador, el solamente realiza un
acto administrativo y estos actos pueden ser eficientes o deficientes, pero
cuando un grupo de personas se convierten en un organismo social, ah si se
dar la administracin, y este grupo tratara de lograr los objetivos que les
dieron origen. Y dentro de este organismo social cualquiera que sea el nivel
que ocupe una persona, este tendr cierto grado de responsabilidad en la
administracin el organismo.
El administrador emprico es aquella persona que se gua por su conocimiento,
experiencias vividas para conducir el grupo, este administrador acta de forma
innata y puede ser eficiente o deficiente por no tener los conocimientos.
El administrador profesional es la persona que debe poseer un conjunto de
conocimientos sistematizados para poder planear, organizar, dirigir y controlar
tcnicamente las actividades del grupo, con el fin de lograr los objetivos. El
conocimiento terico y la experiencia adquirida en su aplicacin, garantizan la
obtencin de una administracin eficiente. Barajas Medina J. (1194).
Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr
los objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya
sea emprico o profesional. Adems el estudio de la administracin sirve para
que las personas mejoren la realizacin de sus actos. Y es aqu donde
encontramos la importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe
estar en su lugar en el momento indicado y no solo como la mente humana lo
adecue, no se puede controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas
de acuerdo a la importancia de cada una de ellas, porque cada persona es
administradora de su propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la

forma como la administre tendr la capacidad de conducir un grupo ya sea

sin o con el conocimiento necesario.
V.

Bibliografa
Barajas Medina J. (1996) Curso introductorio a la administracin, (3ra
ed.) Trillas, Mxico.

Chiavenato I, (2001) Administracin proceso administrativo, (3ra ed.) Mc

Graw Hill, Bogot.

Chiavenato

I,

(2007)

Introduccin

la

teora

general

de

la

administracin, (7a. ed.) Mac Graw Hill, Mxico.

Dvila L. C. (1996) Teoras organizacionales y administracin (ed.

Revisada) Interamericana, Colombia.