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SEMANA 6
[ AUDITRORA OPERATIVA ]
LECTURA
SEMANASEIS
PROCESODELAAUDITORAOPERACIONAL
Objetivosespecficos
Competencias
DesarrolloTemtico
6.Procesodelaauditoraoperacional
1.
Introduccin
1. PreparacindelaAuditora
2. ProcedimientosdeAuditoraOperacional
3. RelevamientodeInformacin
4.Evaluacindelaeficienciayeficaciadelasoperaciones
2. AdministracindelaAuditoriaOperacional
1. PlanificacindelaAuditoriaOperativa
2. OrganizacindelaAuditoriaOperativa
3. ElProcesodelaAuditoriaOperacional
4. PlaneacindelaAuditoraOperacional
1. FasedePlaneacin
o
Procedimientosaseguir
o
Personaldeauditoria
o
Definicindeplazos
o
Alcancedelaplanificacin
o
Planeacinpreliminar
o
Planeacindelenfoquedeauditoria
o
Objetivosdelaauditoriaoperacional
2. Familiarizacin
o
Estudiopreliminar.
o
FasedeComprensindelaEntidadAuditada
o
FasedeSeleccindereasCrticasoDbiles
o
FasedelExamenDetalladodelasreasCrticas
3. AnlisisdeRiesgosdeAuditoria(Inherente,DeteccinyControl)
4.Programasdeauditora.
o
Plandeauditoria
o
Programadefamiliarizacin
o
ProgramadeAuditoriaOperacional
5. Estudioyevaluacindelsistemadecontrolinterno.
6.Documentacindelaplaneacin
o
ElaboracindelmemorandodeAuditora
o
Elaboracindeotradocumentacinparaelauditor
5. EjecucinyControldelaauditoriaoperacional
1. Aspectosatenerencuentaensuejecucin
2. Familiarizacin
o
EstudioAmbiental
o
EstudiodelaGestinAdministrativa
o
VisitaalasInstalaciones
3. Investigacinyanlisis
o
Entrevistas
o
Evaluacindelagestinadministrativa
o
Examendeladocumentacin
4.Diagnstico
5. ControlsobrelaMarchadeltrabajodeauditoria
6. Hallazgosenlaauditoriaoperacional
7. Informesdelaauditoriaoperacional
1. ContenidodelInforme
o
SntesisoResumen
o
InformacinIntroductoria
o
ResultadosdelaAuditora
o
Sugerenciasparamejorarlaeficiencia
o
Anexos
o
Comentariosydifusindelinforme
Resumendelaunidad
Glosario
Bibliografautilizada
BibliografaComplementaria
[ AUDITORA OPERATIVA ]
6.PROCESODELAAUDITORA
OBJETIVOSESPECIFICOSDELAUNIDAD
ObjetivoEspecifico:
Identificar la importancia de la planeacin de la auditoria operacional, las diversas
fasesdelaauditoriaquelaconforman:Planeacin,Ejecucinyelinforme.
Identificaralascaractersticasdelprocesodeunaauditoraoperacional.
Respecto al informe de la auditora operacional podr identificar las partes que lo
conforman y las recomendaciones para mejora del proceso que debe sugerir el
auditor.
COMPETENCIAS
Elestudianteestarencapacidaddeentenderyexplicarelprocesodeunaauditora
operacional:
1.Identificalafasedeplaneacindelaauditoraoperacional.
2.IdentificalafasedeejecucindeunaAuditoriaOperacional.
3.IdentificalafasedelinformedeunaAuditoriaOperacional
DESARROLLOTEMTICODELAUNIDAD
1.Introduccin
Se ha descrito suficientemente en los captulos anteriores sobre la esencia de la
funcindelaauditoriaoperacional,porloquesupropsitoincluyeporloregular,la
intencin de valorar el desempeo de una organizacin, una funcin o conjunto de
actividades en lo particular. Este extenso enunciado, no obstante, tiene que
expandirse para especificar de manera precisa el alcance de la auditoria y la
naturaleza del informe. Los auditores tienen que determinar qu polticas y
procedimientos en lo especfico van a evaluarse y cmo se relacionan con los
objetivosespecficosdelaorganizacin.Enestaunidadveremoslorelacionadoconla
auditoriaoperacional,paraidentificarsuproceso,desdeeliniciodelaauditoriahasta
la finalizacin de la misma con la entrega del informe. Se vern aspectos que van
desde la planeacin, la ejecucin, evidencia y el informe, para luego identificar el
seguimientoalasmejoraspropuestasporelauditor.
1.PreparacindelaAuditora
Lapreparacindeunaauditoraoperacionalimplicaelcumplimientodevariastareas,
talescomoelrelevamientodeinformacinparadeterminarelgradodeauditabilidad
que respecto a esta clase de auditora tiene la entidad que se va auditar, la
determinacindelostrminosdereferenciadelamismaoplangeneraldeltrabajo,la
asignacindelequipodeprofesionalesquelaefectuaryelcronogramageneraldela
ejecucin.
2.ProcedimientosdeAuditoraOperacional
SonelconjuntodetcnicasaplicablesaunaOperacinoActividaddeterminada,para
determinar si de hecho existe un problema o una situacin que afecta la eficacia,
economaoeficiencia(HallazgodeAuditoraOperacionalHAO)ydeseras,elcamino
a seguir para establecer su causa y efecto, que conduzcan a identificar la solucin
pertinente.
3.RelevamientodeInformacin
Antes de iniciar el desarrollo de las fases de una auditora operacional, el Auditor
Gubernamentaldebeobtenerdatosgeneralesdelaentidaduorganismopblicoque
seauditarysobreestabaseapoyarlaelaboracindelosTrminosdeReferenciade
laAuditora.Dichosdatospuedenobtenerseespecficamenteparaestefinotomarse
del relevamiento de informacin, en el caso que la Contralora lo haya efectuado
comobaseparalaprogramacinanualdeoperaciones.
4.Evaluacindelaeficienciayeficaciadelasoperaciones
En el anlisis anterior se plante que la auditora ha venido evolucionando en el
transcursodeltiempoyqueunodesusobjetivosprimordialesenlaactualidadesla
evaluacin de las operaciones para determinar y aumentar su grado de eficacia,
economayeficiencia;criteriosestosconocidosenlacienciaadministrativacomolas
tresEsdelaGerencia.
Talescriteriossonlosquemanejalaauditoraoperacional,peroconunalcanceque
transciende los propsitos de la tradicional auditora financiera. Es conveniente por
tanto, que antes de analizar el concepto o definicin de esta especialidad de la
auditora,elauditorgubernamentaltengaclaroelsignificadodelostrminoseficacia,
economayeficiencia.
4.1.EficaciaoEfectividad
En una concepcin elemental, clara y sin eufemismos la efectividad, tambin
denominadaeficacia,consisteenlograroalcanzarlosobjetivospropuestos,lasmetas
programadas, o los resultados deseados. De tal forma que una actividad, una
operacin, un proyecto, un programa o una gestin, segn sea el grado de alcance
queseled,sernefectivasenlamedidaenquelospropsitos,metasoresultados
seanobtenidos,alcanzadosologrados.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
Autor:
Elgradodeamplituddeltrabajopuedevariardesdelaorganizacinensutotalidady
sinotralimitacinquelaimpuestaporlosdueos,hastadeterminadossubsistemas.
Se puede modificar la orientacin de la auditoria si al finalizar la etapa de estudio
general del modelo metodolgico usado, se ve la necesidad de investigar ciertas
reas.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
2.OrganizacindelaAuditoriaOperativa
Paraeldesarrollodelaauditoriaesindispensabledefinirdosaspectosimportantesen
la auditoria: Seleccin del equipo de trabajo y la asignacin de tareas para cada
equipo.
2.1.SeleccindeEquipos
Laauditoriaposeeunaconnotacinfuertementecualitativa,porloquenobastacon
hacerunlistadodelosconocimientosqueelauditordebeposeer,porelcontrariose
requieredeunaconjuncindefactores,losquesepuedenrepresentarpor:
Quinesvanarealizarlaauditoriaoperativa?
Quedebensaber?
Queexperienciaycondicionesdebentener?
Culdebesersuperspectivaymotivacin?
Encuantoalaprimerapreguntadepuedenadvertirdosgrupos:
Auditores, que por su formacin profesional y experiencia estn en
condicionesdeconduciryrealizareltrabajoenformaptimaencadaunadelas
etapas.
Especialistas, que estn relacionados con la materia a auditar, se integran en
formapermanenteotransitoria.
Lasegundapreguntasobreelconocimientodelaspersonas,estasepuedeagrupar
endosgrupos:
Conocimientos sobre administracin general, contabilidad, costos, teora de
decisiones, teora de la organizacin, finanzas, produccin, comercializacin,
personal,polticayestrategiadeempresa.
Estos conocimientos dan el contexto para el desarrollo y aplicacin de la
auditoriaoperativa.
Conocimientos especficos de las particularidades de la empresa y de sus
funciones,paraestarencondicionesdeconcretareltrabajoenformaobjetiva,
pragmticayflexible.
La tercera pregunta busca definir que experiencias deben tener los auditores, es
fundamental que hayan vivido los problemas, conocer la organizacin, como por
ejemplo su giro, tamao, patrimonio, sector al que pertenece. Adems deben saber
trabajarenequiposycomprenderlospuntosdevistadelosotrosespecialistas.
2.AsignacindeTareas
Definidoslosobjetivos,determinadoslosplanesyconformadoelequipo,seprocede
aasignarlashorasylastareas.
Paraelloesnecesarioconsideraralgunoscriterios:
Conocimientoqueposeecadaunodelosmiembrosdelgrupo.
Habilidadesycapacidadespersonales.
Experienciasvividas.
Preferenciasquepuedenteneryqueseancompatiblesconotroscriterios.
Complejidad,importanciayrequerimientosdecadatarea.
Ladireccindelequiposiempredebeserejercidaporprofesionalesquetenganalta
capacidadtcnica,humanayconceptual,deacuerdoa,lalaborqueseefecta.
La estructura interna del equipo debe ser clara y debe mantener una estabilidad
durantelaauditoria.
2. ElProcesodelaAuditoriaOperacional
TodotrabajodeauditorasedebedesarrollardeacuerdoalasNormasdeAuditoria
Generalmente aceptadas, cualquiera que sea su objetivo y lo que se persiga, la
auditoria siempre se divide en tres grandes partes a saber: Estudio y Planificacin,
Ejecucindelexamen,eInformedeAuditora.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
Cuadron.2
PROCESODEAUDITORAOPERACIONAL
COMIENZA
ARCHIVO
CORRIEN
TE
10
ARCHIVO
PERMAN
ENTE
PROGRAMADE
LAFASEI
FASEI
ESTUDIO
PRELIMINAR
PAPELESDE
TRABAJO
PROGRAMADE
LAFASEII
FASEII
COMPRENSINDE
LAENTIDAD
PROGRAMADE
LAFASEIII
FASEIII
IDENTIFICACINY
SELECCINDE
REASCRTICAS
PROGRAMADE
LAFASEIV
FASEIV
EXAMEN
DETALLADODE
REASCRTICAS
PROGRAMADE
LAFASEV
FASEV
COMUNICACINDE
RESULTADOS
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3. PlaneacindelaAuditoraOperacional.
Lasegundanormadeauditora,relativaalaejecucindeltrabajo,prevqueeltrabajo
del auditor debe ser tcnicamente planeado y debe ejercerse una supervisin
apropiada sobre los asistentes, si los hubiese. Igualmente establece la obligatoriedad
del estudio y evaluacin del control interno existente para definir la extensin y
oportunidaddelosprocedimientosdeauditora.
La planificacin en la auditora comprende el desarrollo de una estrategia global con
base el objetivo de la auditora, el alcance del trabajo y la forma en que espera
responder la organizacin. Esto depender del tamao y complejidad de la entidad.
Debe considerar la comprensin del sistema, los procedimientos de la empresa y
normasdelamismarespectoalaparteadministrativaycontable,igualmenteelgrado
deeficienciayeficaciadelaorganizacin,comotambinsuconfianzasobreelcontrol
interno.
La Planeacin de una auditoria operacional es similar a la que ya se plante en una
auditora financiera. Al igual que los auditores de los estados financieros, el auditor
operacional debe determinar el alcance del compromiso y comunicarlo a la unidad
organizacional.Tambinesnecesarioproveerelpersonalnecesarioparacumplircon
el compromiso, obtener la informacin histrica de la unidad organizacional, y
entenderelcontrolinterno,ydecidirculevidenciaesconvenienteacumular.
La principal diferencia entra la planeacin de una auditoria operacional y una
financiera es la extrema diversidad de las auditorias operacionales. Debido a esa
diversidad, a veces es difcil decidir los objetivos especficos de una auditora
operacional. Los objetivos se basaran en los criterios desarrollados para el
compromisodeauditora.Porejemplo,losobjetivosdeunaauditoriaoperacionalde
laefectividaddeloscontrolesinternosobrelacajamenorpodranserdrsticamente
diferentes en relacin con los de una auditoria operacional de le eficiencia de un
departamentodeinvestigacinydesarrollo.
Otradiferenciaesqueladotacindepersonalesamenudomscomplicadaenuna
auditoriaoperacionalqueenunafinanciera.Unavezms,estosedebealadiversidad
de compromisos, No solo las reas son diversas; por ejemplo, el control de
produccin, publicidad y planeacin estratgica, sino los objetivos dentro de esas
areas con frecuencia requieren habilidades tcnicas especiales. Por ejemplo, el
auditor puede necesitar conocimientos de ingeniera para evaluar el desempeo de
unproyectograndedeconstruccin.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
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Lapresupuestacindeltiempoainsumirenlaejecucindeunaauditoraoperacional
esdeporsdifcil;peroloesanmscuandosetratadeunaprimeraauditorapara
una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la
cantidad de Horas/Hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No
obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado
global para la ejecucin de cada una de las cinco fases del proceso de auditora
operacional,comoresultadodelaplaneacingeneraldeltrabajoquedioorigenalos
TrminosdeReferencia.
1.1Fasesdelaplaneacin
Dentro de la planeacin en la auditora es indispensable identificar las fases de la
planeacin,estasson:
Conocimiento del negocio y de las fuentes de informacin para conocer la
empresa,
Definicindelosprocedimientosaseguirporpartedelauditor,
Laidentificacindelnmeroycapacidaddelpersonalpararealizarlaauditora,
Ladefinicindelosplazospararealizareltrabajo.
Conocimientodelnegocioydelasfuentesdeinformacin
Es de suma importancia para el auditor tener conocimiento del negocio en que va a
llevaracabosutrabajo,ascomolasposiblesfuentesdeinformacin.
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Conocimientodelnegocio
Todo el personal que intervenga en la ejecucin de la auditora deber conocer la
industria, actividad y organizacin de la empresa, adems se debe tener un
conocimiento suficiente de los factores ambientales, operativos y organizativos
importantes que afectan la actividad del centro de cmputo para llevar a cabo la
auditoraconefectividad.
El conocimiento de estos factores tambin ayudar a comunicarse mejor con la
Direccin del centro de cmputo, para evaluar la confiabilidad de las estimaciones y
declaracionesdelaadministracinyparajuzgarsilosprocedimientoseinformaciones
contablessonadecuados.
Fuentesdeinformacinparaconocimientodelaempresa
Unconocimientodelnegociodelaempresasepodradquirirapartirdelassiguientes
fuentes:
Las actas de las Juntas de Socios o Asambleas de Accionistas de las Juntas
Directivas,olosConsejosdeAdministracinydelosdemsComitsimportantes.
Larevisinanalticadecualquierinformefinancierodelaadministracin
Losinformesdelosauditoresinternosymanualesdeprocedimientos.
Conversacionesconladireccinypersonaldelaempresa.
Consideracin del estado de la economa y su efecto en la actividad de la
empresa.
Visitaalasinstalacionesdelcentrodecmputo.
Estosprocedimientosderevisinanaltica,debernponerderelievelosaspectosque
requieren profundizacin durante la auditora tales como, relaciones inusuales,
cambiosinesperadosoausenciadecambiosprevistos.
Cuando se revisan los papeles de trabajo del ao anterior, se debe prestar especial
atencin a los temas que exijan una consideracin particular y decidir si pudiesen
afectar el trabajo a efectuar, durante el perodo en curso. Los datos y notas sobre
planeacin del ao anterior, en el evento que los hubiese, podrn resultar
particularmentetilesparaalcanzaresteobjetivo.
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Definicindeprocedimientosaseguir
Dependiendodelascaractersticasdeltrabajoarealizaresindispensablequeenesta
fasesedefinanlosprocedimientosaseguireneltrabajo,yaseaqueeltrabajoseapor
primeravezoqueestesearecurrente,variaranlosprocedimientosaseguir.
Identificacindelnmeroycapacidaddelpersonaldeauditora
En esta fase, el auditor debe evaluar las caractersticas del personal a utilizar en el
desarrollo del trabajo. El auditor debe considerar si los asuntos en potencia tienen
muchaimportanciaparalograrlaparticipacindepersonalespecializado,ysiasujuicio
debesolicitarlosserviciosdeunespecialista,ingenierodesistemas,abogado,actuarios,
etc.
Definicindeplazospararealizareltrabajo
Lautilizacineficazdelpersonalconstituyeunfactorclaveparalaplaneacindeuna
auditora.Enconsecuencialospresupuestosdetiemposonpiezaimportantedentrode
laplaneacin.Enconsecuencia,yaseabiencomopartedelprogramadeauditoraode
otraforma,lapreparacindeunpresupuestodetiempoparatodoslostrabajosesde
sumaimportancia.
Alcancedelaplanificacin
Elalcancedelaplanificacinvaradeacuerdoaltamaoylacomplejidaddelaempresa.
Estelepermitiralauditoridentificarcualserllmitedesutrabajoyhastadondele
esposiblellegarensutrabajo.
Tiene por objeto determinar en qu medida y hasta dnde va la responsabilidad del
trabajodelauditorconrelacinalcompromisoadquirido.
Planeacinpreliminar
Laactividaddeplaneacinpreliminarconsisteenlaobtencindeunacomprensindel
negocioysuprocesocontable,larealizacindeprocedimientosanalticospreliminares,
la determinacin de la importancia relativa planeada y la precisin monetaria y el
desarrollodeobjetivosdeltrabajoarealizar.Lamayoradeestasactividadesimplican
reunirinformacinquenospermitaevaluarelriesgoaniveldecuentayerrorpotencial
ydesarrollarunplandeauditoraadecuado.Adicionalaloanterior,eselesfuerzopor
estarconsientesdelaspreocupacionesdenegociosdealtagerencia,enrespuestaalo
cualsevanadesarrollarlosobjetivosconelauditado.
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Sedebecomprenderelnegocioconsuficientedetallepara:
Identificarlosfactoresinternosyexternosquepuedantenerefectoimportante
sobrelosprocesosenunaorganizacin.
Proporcionarunabaseparalaevaluacindelriesgo.
Estarenteradosdelaspreocupacionesdelagerencia.
Reconocer la estructura organizacional e identificar los procesos usados por la
gerencia para planear, supervisar y controlar las actividades del negocio de la
entidadysuprocesocontable.
Se debe tener una comprensin de alto nivel del proceso contable, que sea
suficiente para que permita identificar los riesgos asociados con el proceso
contableydesarrollarunplandeauditoraadecuado.
DefinicindeobjetivosdelaAuditoriaOperacional
El establecimiento de objetivos por parte del auditor se puede comparar con el
establecimiento de metas u objetivos en cualquier componente de una empresa. El
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auditor,comoendichoscasossimilares,estlimitadoporlosparmetrosdeltrabajo.Si
se conoce la fecha lmite de finalizacin de la auditora debe ser consciente de los
objetivosdeapoyonecesariosparaelapoyoglobal.
Dentrodelcontextodelaauditorasepuedendefinirdostiposdeobjetivos:Generales
yespecficos.
Objetivosgenerales
Permitenidentificarlascaractersticasqueenformageneralsehanplanteadoparael
trabajodelauditor.Porejemplo:
Evaluar el proceso de Cuentas por Pagar y verificar la razonabilidad de los
procesos utilizados por la compaa y sugerir en el informe final de la
auditoria los cambios a realizar para que este proceso cumpla con los
principiosdeeficiencia,eficaciayeconoma.
Determinarsilosprocedimientosutilizadosylasmedidasdecontrolinterno
estn de acuerdo a las normas que le son aplicables y si dicho
procedimientoestoperandodemaneraefectiva,sisonadecuadosallogro
delobjetivodelacompaa.
Objetivosespecficos
Dentrodelosobjetivosgeneralesseplanteancaractersticasdelcontextoglobal,enlos
objetivos especficos se quiere llegar a definir una o unas caractersticas a lo que se
quierellegar.Porejemplo:
2.Familiarizacin
Antes de iniciar una auditoria operacional, los auditores tienen que obtener un
conocimiento integral de los objetivos, de la estructura organizacional y de las
caractersticas operativas de la unidad que se est auditando. Este proceso de
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MarcoLegal
o Disposicinlegaldecreacin
o Estatutos
o Reglamentos
o PactooConvenioLaboral
o Leyes,decretosydemsnormasdecarcterlegalexternoquetengan
incidenciadirectaeneldesarrollodelasoperacionesdelaentidad,
organismooempresa.
Organizacin
o Organigrama
o AsignacindeResponsabilidad
o Delegacindeautoridadogradodeautonoma
o ManualesdeFunciones
o ReglamentoInternooManualGeneralAdministrativo
Operaciones
o Operacionesactividadesdeimportancia
o Manualesdeprocedimiento
Financiamiento
o FuentesdeFinanciamiento
o Presupuesto
ControlInterno
o ManualdeAuditoraInterna
o Manualesespecficosdecontrol
InformacinAdicional
o Lademsinformacindecarcterinternooexterno,quetengarelacin
conlanaturalezadelasoperacionesoactividadesdelaentidad,
organismooempresayqueseconsideredeimportanciaoutilidadpara
laAuditoraOperacional.
2.FasedeComprensindelaEntidadAuditada
Enestaetapaelauditordebeexaminarlainformacinrecopiladaenlaetapaanterior
conlafinalidaddedeterminaryanalizarlosobjetivos,polticasynormasdelaentidad,
organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa determinar los
objetivosprincipalesdelenteauditado,laautoridaddelegadaporlaJuntaDirectiva,
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4.FasedelExamenDetalladodelasreasCrticas
Elalcancedelexamendetalladoestarrelacionadoconlosrecursosdisponiblespara
efectuarelexamenyladisponibilidaddecriteriosdemedicinydeinformacinsobre
losresultadosobtenidosenlaejecucindelasoperacionesoactividadesaexaminar,
por lo tanto tambin podr reducir su examen a las operaciones o actividades ms
importantes del rea crtica seleccionada para efectuar su evaluacin en un tiempo
razonable.
Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene por
objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas crticas
seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economa y
eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho
grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditora son limitados para
examinarendetalletodaslasoperacionesdelreaoexistenlimitacionesdetiempo
para la ejecucin del examen detallado, el alcance del trabajo se podr limitar a
algunas de las operaciones ms significativas, de tal forma que se puedan obtener
resultadosenuntiempoprudencial.
Alterminarelexamendetalladodelasreascrticasodbiles,elauditoroperacional
tendr identificados plenamente los hallazgos de auditora que sean significativos y
tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que
vaaproponerensuinforme.
ParapoderidentificarlasreasDbilesoCrticas,elauditoroperacionaldebeelaborar
unamatrizquelepermitaverdeunamaneraobjetivaelimpactoquelasdesviaciones
odeficienciasdeloscontrolesinternostienenenlossistemasdeadministracinyen
lasreastantodeadministracincomosustantivas.
3.
AnlisisdeRiesgosdeAuditoria(Inherente,DeteccinyControl)
Las entidades siguen estrategias para lograr sus objetivos y de acuerdo con la
naturalezadesusoperacioneseindustria,elentornoderegulacinenqueoperan,as
comosutamaoycomplejidad,seenfrentanaunadiversidadderiesgosdenegocios.
Laadministracinesresponsabledeidentificarestosriesgosyderesponderaellos.
El auditor obtiene y evala evidencia de auditora para obtener seguridad razonable
sobre si los si los procedimientos y el control establecido en las organizaciones. El
concepto de seguridad razonable reconoce que hay un riesgo de que la opinin de
auditoraseainapropiada.
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Elriesgodequeelauditorexpreseunaopinindeauditorainapropiada,enunaforma
deimportanciarelativa,seconocecomoriesgodeauditora.Elauditordeberplanear
ydesempearunaauditoraparareducirelriesgoaunnivelaceptablementebajo,que
seaconsistenteconelobjetivodeunaauditora.
RiesgodeAuditora:ConceptoyComponentes.
Respecto a la aplicacin de esta norma de auditora, para efectos de la auditoria
operacional,seasimilanalgunostrminos.DeacuerdoconloqueestablecelaNIA200
ObjetivosyPrincipiosqueGobiernanlaAuditoradeEstadosFinancieros,cuandoun
auditor independiente emite una opinin acerca de la razonabilidad de los estados
financieros de una entidad, ste siempre se enfrentar a la posibilidad de que su
opinin sea inapropiada, a esta probabilidad de error se le conoce comoRiesgo de
auditora.
El riesgo de auditora es la posibilidad de que se emita un informe de auditora
inadecuado,pornohabersedetectadoerroreseirregularidadessignificativasatravs
delprocesodeauditora.Enesenciaelriesgodeauditoraeslaposibilidaddequeun
auditor establezca o interprete errneamente los procesos y el control que puedan
afectar las cifras de los estados financieros presentan razonablemente la posicin
financiera, los resultados de operacin y los flujos de efectivo de una entidad por un
perodo determinado, cuando en realidad dichos estados financieros no estn
preparados ni presentados de forma razonable, o por el contrario, que el auditor
dictamine que las cifras de los estados financieros de una entidad no presentan
razonablemente su situacin financiera, sus resultados de operacin y sus flujos de
efectivo cuando en realidad dichos estados financieros si estn adecuadamente
preparadosypresentados.
Paralograrsuobjetivo,elauditordebedeplanificaryejecutarsutrabajodetalforma
que se reduzca el riesgo de auditora a un nivel aceptable; es decir, el auditor debe
planificaryejecutarsutrabajodetalformaquesereduzcalaposibilidaddeemitiruna
opinin inadecuada. La evaluacin del riesgo de la auditora es una parte crtica del
procesodeauditora.Debidoaqueafectaladecisindeaceptareltrabajo,siseacepta,
afecta tambin las decisiones de planeacin de la auditora, se evala el riesgo de la
NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORA (International Standards on Auditing, ISA)emitidas por IAASB son
respaldadasporlaFederacinInternacionaldeContadores(InternationalFederationofAccountants),LasNIAaplicanel
marco de referencia en el contexto de una auditora de estados financieros y contienen los principios bsicos y
procedimientosesenciales,juntoconloslineamientosrelativos,paraaplicarseenesaauditora.
Website:http://www.ifac.org
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pueslaauditoraconsisteenconseguirevidenciarespectoalasafirmacionesmateriales
contenidasenlosestadosfinancieros.
Enlaprctica,varioscomponentesdelriesgodeauditorararavezsecuantifican.Porel
contrario,losauditoressuelenutilizarcategorascualitativascomopocoriesgo,riesgo
moderadooriesgomximo.Considerandirectamenteelriesgodeerroresmaterialeso
consideran por separado sus componentes de riesgo inherente y de control. Las
normasprofesionalespermitenunenfoquecuantificadoonocuantitativo,peroincluye
lasiguienteformulaconlacuallasrelacionesentreriesgodeauditora,elinherente,el
decontrolyeldedeteccinsedan2:
RA=RIXRCXRD
Donde:
RA=Riesgodeauditora
RI=RiesgoInherente
RC=Riesgodecontrol
RD=Riesgodedeteccin.
Es importante aclarar lo siguiente: aunque los auditores renen evidencia a fin de
evaluarelriesgoinherenteyeldecontrol,lohacenparalimitarelriesgodedeteccin
apropiado.Ambostiposderiesgodependendelclienteydesuambienteoperacional.
Elriesgodedeteccindependedirectamentedelauditor.
4.
Programasdeauditora.
EsmuyimportanteparaelAuditoraoperacionalplanificareltrabajogeneral,adems
esdebeserunaguadelastareasdelexamenenformaprecisayorientadasahechos
oreasespecificas,conexplicacindeloquedebehacerse.
Elprogramadeauditoraesunenunciado,lgicamenteordenadoyclasificado,delos
procedimientosdeauditoraquehandeemplearseyenquoportunidadseaplicaran.
1. PlandeAuditora
Es el resumen general de una auditora preparado en la etapa de planeacin. Suele
incluir cosas como los objetivos del trabajo, su naturaleza, riesgos importantes de
2WHITTINGTON,O.RayyPANY,Kurt.PrincipiosdeAuditora.14Edicin.Mxico.McGrawHill,2008.p.119a121.
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auditoraydefraude,uncronogramadelastareascentralesydelaterminacin,as
comonecesidadesdepersonal.
Desarrollodeunplangeneraldeauditora
Despusdeprepararlosprocedimientosyconsiderarfactoresimportantes,elauditor
est en condiciones de preparar el programa de auditora (Plan para obtener la
evidenciajustificativaocontradictoriadelasafirmacionesdelosestadosfinancieros).
Primero se deben considerar las condiciones del trabajo, incluyendo las
responsabilidades legales de los auditores, luego la naturaleza y calendario de los
informesuotrascomunicacionesalclientequesepreveandentrodeltrabajo.
El conocimiento de la industria, actividad y organizacin del cliente ayudar a
desarrollarunplanglobaldeauditora,incluyendoentreotroslossiguientestemas:
Identificacindelasreasimportantesydealtoriesgodeauditora.
Determinacindelosnivelesdeimportanciarelativaparalaauditora.
Existencia de controles contables internos, y el grado esperado de nuestra
confianzaenellos.
Naturalezayamplituddelasevidenciasdeauditoraaobtener.
Coordinacindelosprocedimientosdeauditoraaaplicar.
Participacindelosauditoresinternos.
Participacindeotrosauditoresenauditoradefilialesosucursales.
Participacindeotrosespecialistas.
Temas administrativos, tales como la ayuda del cliente, supervisin, personal y
presupuestosdetiempo.
El conocimiento de la actividad del cliente debe permitir identificar las reas
dondeexistaaltoobajoriesgodeerroresmaterialesfraudes,ascomolasreas
crticas,especificandolasolucindeauditoraqueconvieneencadacaso.
El auditor no debe preocuparse por reas insignificantes. Para asegurarse de
queelprogramadeauditoraestdebidamenteperfiladoyquelaatencinest
concentradaenlasreasdeimportancia,sedebernconsiderarlasestimaciones
preliminares de niveles de importancia relativa, cuando se prepare el plan
generaldeauditora.
Elaboracindelosprogramasdeauditora
Una vez concluido el plan general de la auditora se elaboran los programas de
auditora donde se indicar la naturaleza, amplitud y oportunidad de laspruebas de
auditora.Losprogramasdeauditorasonunaguadelamaneracomodebepracticarse
laauditorayunmediodecontrolsobrelaejecucindelamisma.
26
3. ProgramasdeAuditoraOperacional
Los programas de Auditora Operacional describen especficamente como se debe
llevaracabolaejecucindeunaAuditora.Contienenlarelacinordenadadeforma
secuencialylgicadelasdiferentesactividadesparadesarrollarlosprocedimientos.
Los programas de auditora tienen suma importancia pues son los medios que
relacionalosobjetivospropuestosparaunaauditoraespecficaconlaejecucinreal
deltrabajo.
Generalmentelosprogramasdeauditorapresentaninicialmenteunarelacindirecta
conlosmotivosyobjetivosdelaauditorarespectivaeidentificanlainformacinque
debe reunirse y los pasos ms importantes para la evaluacin ya sea de la eficacia,
economaodelaeficiencia.
Esnecesariodestacarquelosprogramasdetrabajodebendeconduciradesarrollar
las evidencias que se obtengan, de tal forma que se puedan formular
recomendacionesvalidasypertinentes,productoesencialdelaauditoraoperacional.
Por lo tanto los programas de auditora deben planificarse con el mximo cuidado
profesional, pero sin llegar a una rigidez absoluta, pues en auditora operacional se
requiere mantener una actitud mental despierta y amplia que permita cambiar de
rumbo en la ejecucin de un programa cuando las circunstancias as lo aconsejen.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
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28
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
[ AUDITORA OPERATIVA ]
29
Controldecalidad.Serefierealavigilanciaquedebehacerseparacomprobar
una calidad especfica tanto en materias primas como en los productos
terminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color,
acabado,composicin,volumen,dimensin,resistencia,etc.
Controldeinventarios.Seencargaderegularenformaptimalasexistencias
enlosalmacenestantoderefaccionescomodeherramientas,materiasprimas,
productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos
innecesariosporacumulamientoofaltadeexistenciasenelalmacn.
Control de compras. Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades
como:
Seleccinadecuadadelosproveedores,
Evaluacindelacantidadycalidadespecificadasporeldepartamento
solicitante,
Controldelospedidosdesdeelmomentodesurequisicinhastala
llegadadelmaterial,
Determinacindelpuntodepedidoyreorden,
Comprobacindeprecios.
Control de mercadotecnia. Se efecta mediante el estudio de informes y
estadsticasdondeseanalizasilasmetasdemercadeosehancumplidoono;
comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos, distribucin,
publicidadypromocin.
Control de ventas. Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales
paraelestablecimientodeestecontrol.Lafuncindeestesistemasirvepara
medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas
pronosticadasyadoptarlasmedidascorrectivasadecuadas.
Controldefinanzas.Proporcionainformacinacercadelasituacinfinanciera
de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos,
departamentosyactividadesquelaintegran.
Controlderecursoshumanos.Sufuncineslaevaluacindelaefectividaden
laimplantacinyejecucindetodosycadaunodelosprogramasdepersonaly
del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la
evaluacinalreclutamientoyseleccin,capacitacinydesarrollo,motivacin,
sueldosysalarios,seguridadehigieneyprestaciones.
5.1.4 TcnicasDeControl
Tcnica: Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad
conqueseutilizanesosprocedimientos.Mtodohabilidad,tctica
30
Tomandoencuentaladefinicindelapalabratcnica,sepuededefiniralastcnicas
del control como todos los procedimientos o mtodos usados en una organizacin
paracontrolarosupervisarunprocesoautomatizadooactividadhumana.
Existendiferentestcnicasdeplaneacincontrolqueusaunejecutivo.Porejemplo,
lasnormasadministrativasquesonuntipodeplaneacinimportante,tambinseusa
para propsitos de control. En forma similar los presupuestos son planes, y su uso,
adecuadamentellamadoformulacindepresupuestos,esesencialmenteunafuncin
de control, as como los estudios de evaluacin de personal estn realizados de
acuerdoconelprocesodecontrol.
Sinoexisteningunodelosindiciosmencionadossedeberecurriralaevaluacindel
sistemadecontrolinternoparaestablecerlasreascondebilidadesenelsistemade
control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una
unidad,rea,operacinoactividadquepresentedeficienciadecontrolesinternos,el
logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos
(economicidad)yconsecuencialmentelaeficiencianoserptima.
Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin
dereascrticas,reducelasubjetividadygarantizalaindependenciadelaaccinde
auditora.Deotraparte,silosauditoresharealizadoauditorafinancierapreviamente
alaauditoraoperacionalquesepracticar,laevaluacindelcontrolinternoquese
haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera
utilizadoenlaauditoriaoperacional,evitandorepetirdichotrabajoypermitiendoque
enestafasesereduzcaalaseleccindelreaaexaminaryevaluar.
Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control
internoqueseefecteenelejerciciodelaauditoraoperacional,nosoloseenfoquea
los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar
resultadostilesafuturasauditorasoperacionales.
Denoseras,enestafaseoetapadelprocesodeauditoraoperacionalserevisaray
evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades
importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la
accindeauditoraoperacional.
Alfinalizarlaevaluacindelcontrolinterno,elauditorconbaseenlosresultadosde
esta evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentan
debilidades de control interno y seleccionar dentro de stas las de mayor
importanciarelativayquetenganlascondicionesnecesariasparaorientarhaciaellas
losesfuerzosdeauditoraoperacional.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
31
5.2.Mtodosparaevaluarelcontrolinterno
Para la obtencin y documentacin del conocimiento del control interno, el auditor
utiliza procedimientos para obtener un conocimiento, lo cual incluye la reunin de
evidencia sobre el diseo de controles internos y si se han puesto en operacin, y
despusutilizalainformacincomobaseparalaauditoriaintegrada.Porlogeneralse
utilizantresmtodosparaobtenerydocumentarsuconocimientoydiseodecontrol
Interno:1.Lasnarrativas,2.Losdiagramasdeflujoy3.Loscuestionariosdecontrol
interno.
5.2.1Cuestionariosdecontrolinterno.
Enuncuestionariodecontrolinternosehaceunaseriedepreguntasreferentesalos
controlesencadareadelaauditoriacomomedioparaindicaralauditorlosaspectos
delaestructuradelcontrolinternoquepuedanserinadecuados.Enlamayoradelos
casos, los cuestionarios requieren una respuesta como si o no, en donde una
respuestaconNOindicadeficienciaspotencialesdecontrolinterno.
5.2.2DiagramasdeFlujo.
Un diagrama de flujo de control interno es una representacin simblica y en
diagrama de los documentos del cliente y su flujo secuencial en la empresa. Un
diagrama de flujo adecuado incluye las mismas cuatro caractersticas identificadas
para las narrativas. Los diagramas de flujo representan una ventaja, principalmente
porque proporcionan una idea concisa del sistema del cliente, lo cual es til para el
auditorcomoinstrumentoanalticoenlaevaluacin.
5.2.3Narrativas.
Es una descripcin por escrito de la estructura del control interno del cliente. Una
narrativa adecuada de un sistema de contabilidad y los procesos de control
relacionadosincluyecuatrocaractersticas:
Elorigendecadadocumentoyregistroenelsistema.
Comosellevaacabotodoelprocesamiento.
Ladisposicindecadadocumentoyregistrodelsistema.
Una indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la
evaluacindelriesgodecontrol.
32
6.
DocumentacindelaPlaneacin
Eneldesarrollodeunaauditora,tantoenlafasedeplaneacincomodelaejecucin,
surgendocumentosquesonimportantes,tantoparaelAuditorcomoparaelcliente.
Estos pueden ser: Memorando de planeacin, Plan de Auditora, Programas de
auditorayCuestionariosdeevaluacindelControlInterno,entreotrosquehansido
elaboradosconanterioridaddeldesarrollodelaauditoria.
Con estos documentos, se cumple lo establecido en las normas de auditora: La
planeacindebequedarporescrito.
1. ElaboracindelmemorandodeAuditora
Laelaboracindeunmemorandodeplaneacindeauditoraesdesumaimportanciaa
findeque:
Elmemorandodeplaneacindeauditoraproporcionaevidenciadequehatenidolugar
un proceso apropiado de planeacin y que se han tomado en consideracin asuntos
significativosqueafectanlaauditora.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
33
MemorandodeplaneacinDefinicin
El memorando de planeacin es un medio efectivo para comunicar los puntos claves
conrelacinalaauditora.Proporcionaevidenciadequesehaefectuadounproceso
de planeamiento apropiado y que se consideraron las cuestiones significativas que
afectanlaauditora.
Objetivosdelmemorandodeplaneacin
Documentar los cambios significativos en la organizacin respecto a sus
procedimientos automatizados y el efecto en sus sistemas contables y el
ambientedecontroldelaempresa.
Exponerlasconclusionesconrespectoalosriesgosparalaauditora.
Registrar los riesgos especficos de error en la empresa de los datos en el
procesamiento o en la salida de la informacin, dentro y fuera del centro de
cmputo.
Resumirnuestrarespuestaplaneadaariesgosidentificados.
Registrar otras cuestiones significativas en relacin con la administracin del
negocio.
Contenidodelmemorandodeplaneacin
El auditor debe determinar la forma y contenido del memorando de planeacin de
auditora. La naturaleza y alcance de la informacin contenida en el memorando,
variaraconeltamaoycomplejidaddeltrabajo.Comomnimo,elmemorandodeber
aplicarsealossiguientesasuntos:
Cuestionessignificativasquesurjandelaactividadpreliminar,
Laevaluacindelriesgoylasrespuestasplaneadasariesgosespecficos,
Lasestrategiasparadirigirseaerrorespotenciales,
Identificacin de asuntos como procedimientos adicionales como el uso de la
auditora interna, inclusin de especialistas y la remisin de trabajo de los
colaboradores.
Dentrodelconceptodecuestionessignificativaspodranestar:
34
Cambiosenelnegociodelauditadoquepuedaafectarlaauditora,
Cambiossignificativosenelprocesocontable,
Laclasificacindelusodecomputadoresporpartedelauditadoy
Objetivosdelauditorconrespectoaltrabajo.
Deotraparteesimportanteefectuarunadescripcindelosantecedentesdelaentidad
como historia de la misma, naturaleza del negocio, circunstancias econmicas,
estructura y administracin, tipos de registros (Manual, PED Procesamiento
electrnicodedatos)yprincipalescaractersticascontablesyadministrativas.
Laevaluacindelriesgohacereferenciaalasnecesidadesdeltrabajoydelambientede
control, a los riesgos especficos identificados y a los planes de direccin sobre los
errores potenciales, ya sea a travs de pruebas de controles que atenen los riesgos
especficosolosdetallesdepruebassustantivasenfocadas.
Deestodependelaestrategiadeauditoraautilizar,porloquesedebecontemplarlos
objetivosdeltrabajo,laevaluacindecircunstanciasdecontrol,revisinanalticadelos
estados financieros, la calificacin del riesgo, el enfoque general y l especfico de la
auditora.Otraparteimportanteeslaadministracindeltrabajodeauditoradondese
reflejara el cronograma de trabajo y el personal asignado, presupuesto de tiempo, la
coordinacinconlosdiferentesdepartamentosyotrasdependencias.
Planeacindevisitasalauditado
Elcalendariodelasfasesimportantesdelaauditorayfechaslmitesprovisionalespara
sufinalizacin,debernserdeterminadosenestaetapa.Especialatencinalcalendario
requiere:
Visitaspreliminaresdetrabajoenlasoficinasdelcliente
Reunionesimportantesdelosdirectores,comitdeauditorayaccionistas
Reuninfinaldeauditora
Informesobrelosprocesosevaluados
Cualquierservicioespecial
Cuando un cliente tenga un departamento de auditora interna, la direccin
podrdelegarlealgunasfuncionesdesupervisinespecialmenteconrespectoa
larevisindelcontrolinterno.Estetipodefuncin constituir un componente
por separado del control interno, y podrser adecuado para que se revise los
trabajoseinformesdeldepartamentodeauditorainterna.
Cuando un convenio de auditora implique la auditora de filiales o sucursales,
podrresultarnecesariodelegareltrabajodeauditoraaotrosauditores.
Podr resultar necesario que el auditor sea ayudado por especialistas en
Procesamiento electrnico de datos durante la revisin de los sistemas
contablesylarealizacindelasdebidaspruebasdecumplimientoysubstantivas.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
35
36
Lasfasesclavesenlaejecucindelaauditoriaoperacionalsebasaenlossiguientes
conceptos:Familiarizacin,Investigacinyanlisis,eldiagnostico.
1.Aspectosatenerencuentaensuejecucin.
Alejecutareltrabajoimportatenerpresente:
Tiempoadedicarpersonalmentealtrabajo.
Encaminaresfuerzoshaciaellogrodemayoreficienciaenoperaciones.
o Simplificacindemtodos.
o Disminucindecostos.
o Mejorasenelrendimiento,etc.
Realizareltrabajoconelmximodeobjetividadposible.
Ponderarenformaapropiadalosconceptosdecortoylargoplazo.
Introducirnuevastcnicasyformasdeoperacin(loquenosehahechoy
debehacerse).
Implantacinderecomendacionesdesuinformequedafueradelalcance
delaAuditoriaOperacional.
2.Familiarizacin
Elauditordebefamiliarizarseconlaoperacinuoperacionesquerevisardentrodel
contextodelaempresaqueestauditandoatravsdelestudiode:
(1) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en
que se desenvuelve la empresa y que inciden en la administracin de la
operacinqueserevisa.
(2) La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la
administracin de la operacin (planeacin, organizacin, direccin y
control),y
(3) Losantecedentesrespectodedeficienciasdetectadasatravsdecartasde
sugerenciasuotrosinformesemitidosenelpasadoporauditoresinternos,
externosoconsultores.
En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor sistematizar
susesfuerzosparafamiliarizarseconlaEmpresaengeneralyconlaoperacinquese
revisarenloparticular.
A)
EstudioAmbiental
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientada de gran vala
quepermitaalauditordiagnosticarlasoperacionescrticas.Elgradodeprofundidad
[ AUDITORA OPERATIVA ]
37
en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor. Los principales
aspectosainvestigarsernlossiguientes:
a) Laimportanciaqueparalaempresarepresentalaoperacinqueseaudita,
medidadeacuerdoalasrepercusionesfinancierasquetendrasisemejorara
sueficiencia;
b) Indicadorestalescomorotaciones,razonesfinancieras,etc.;
c) Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se
revisa;
d) Reglamentacinlegal,querigelasprcticasdemanejodelaoperacin;
e) Informacindelaformacomolacompetenciaresuelvelosproblemasdeuna
operacinsimilar.
B)
EstudiodelaGestinAdministrativa
VisitaalasInstalaciones
38
3.Investigacinyanlisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la
operacinencuestin.
Enestafase,enlaqueserealizanpruebasdedetalledemuydiversandole,utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo
estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al
respectoesrecomendablequeaqullasseanverificadasantesdeserutilizadas.
Enelcasodequelaempresacarezcadeinformacinrespectodelacompetenciaode
las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar los
estudioseinvestigacionesnecesariosparaobtenerelementosdejuiciosuficientes.
Eltipodeinvestigacionesoestudiosquesedesarrollenparalogrardichainformacin
puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas
formales,revisindeexpedientes,revisindedocumentacin,observacionesdirectas,
investigacin en las Cmaras de Comercio y Asociaciones Gremiales a los que
pertenezcalaempresa,actualizacindeestadsticas,seguimientoycomparacinde
hallazgos,etc.
Cualquiera que sea el caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones se
planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la
informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin de
eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios
existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con
interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los
elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el
diagnsticofinalsealomsobjetivoposible.
Paralograrlaobjetividadaludidaesrecomendablelautilizacindetcnicascomolas
queenseguidaseexplican:
A) Entrevistas:
Las entrevistas formales son una de las tcnicas de mayor uso en la auditora
operacional, toda vez que a travs de ellas se obtiene la informacin de primera
manorespectodelaoperacin.
Cuandoseutilizaestaherramientadebercuidarse:
[ AUDITORA OPERATIVA ]
39
Planearlasentrevistasparaobtenerinformacinsobrelaejecucinprcticade
laspolticasyprocedimientos.
Desarrollarcuestionariosyseleccionarlastcnicasdeencuestamsapropiadas
al tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamao de la
muestraylaoportunidaddelaentrevista.Efectuarentrevistasconelpersonal
ejecutivoqueadministralasprincipalesactividadesascomoconelpersonalde
lnea,asegurndosedehaberobtenidounaopininverazysignificativadelo
queocurreenlaoperacin.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como
opiningeneral.
B) Evaluacindelagestinadministrativa
Habindose realizado en la fase de familiarizacin el estudio preliminar de la
planeacin, organizacin, direccin y control de la operacin bajo examen en esta
fase se proceder a evaluar en detalle su efectividad y eficacia. De la planeacin
deberestudiarsefundamentalmenteelgradodeefectividadlogradoparaanticipar
problemas y programar actividades eficientemente; en cuanto a la organizacin, de
especial inters es la crtica detallada de la estructura de la organizacin, la clara
definicin de lneas de autoridad y responsabilidad, la coordinacin del o los
departamentos encargados de la operacin entre s y con otras operaciones de la
empresa, as como los niveles jerrquicos y actitud aparente de los empleados y
funcionariosencargadosdelaoperacin;respectodeladireccininteresanalauditor
operacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la
efectividaddelsistemadeinformacinquerespaldelasdecisionesdeladireccinyla
oportunidaddestas;encuantoalcontrol,quenoesmsquelacomparacindelo
planeado con lo ejecutado, especial inters tienen para el auditor operacional los
mecanismos de programacin y presupuestacin as como su contenido y
oportunidadcomoinstrumentosdeevaluacin.
C) Examendeladocumentacin
Lafinalidaddeestatcnicaescoadyuvaralaverificacinobjetivadelainformacin
sujetaaanlisisobienlaobtencindealgunosdatosespecficos.
4.Diagnstico
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se recopilarn los
hallazgosysesealarlainterpretacinquesehacedeellos,reportndoseaqullos
queseanindiciosdenotoriasfallasdeeficiencia.Elauditordebealejarsedeldetalle,y
conbaseenloshallazgosespecficos,ensayarelresumendelosdemayorrelevancia;
elmtodoqueseexplicaenlosincisosAyB,resultadeutilidadaestepropsito.
40
A) FaseCreativa:
Enestafaseseprecisarsilosproblemasdetectadossoncongruentesconlarealidad
delaempresa.Estafasenorepresenta,deningunamaneralasolucindetalladade
losproblemas(dichasolucincorrespondeauntrabajodeconsultora).
Recopiladosloshallazgosseprocedercomosigue:
a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms
convenga a la empresa para la operacin estudiada de acuerdo con las
circunstanciasquelerodean,compararlosconmodelosyaestablecidos;
b) Precisarlaprioridadquedebedarsealoselementosdelmodeloanterior;
c) Considerarelcostobeneficiodelmodelodiseado.
Este modelo puede ser tan simple como lograr una panormica previa de los
problemasysussolucionesconceptuales,antesdeprecisarlassugerenciasdetalladas.
B) Reverificacindehallazgos:
Elmodelodesarrolladoen"A"sesujetaraunanuevaverificacinparasepararcon
mayorprecisindeloshechosdelasinterpretacionesyavanzarhaciaeldiagnstico
definitivocomosigue:
a) Compararelesquemaconelmodelovigenteyasegurarsequelasdiferencias
sonimportantes;
b) Listarlasexcepcionesencontradasenlaconfrontacinycompararlasconlas
quesehabanlistadoaliniciarselafasecreativa;
c) Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante
comentariosconlaspersonasdirectamenteinvolucradas;
d) Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque
existentcnicasdisponiblesparaello;
e) Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber
detectadoenotrasoperacionesyasegurarsequelasalternativasdesolucin
propuestasnogenerarnmayoresomscomplejosproblemasoagravarn
losexistentes.
5.ControlsobrelaMarchadeltrabajodeauditoraoperacional
Losobjetivosdeunaadecuadaejecucinycontroldeltrabajoson:
Optimizarlacoordinacinylasrelacioneshumanasentreelequipo.
Supervisarlasactividades.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
41
Analizarlosavancesdelprograma,solucionandoenelmomentolasdificultades
quehay.
Evaluarlassituacionesrelevantesquesehayandetectado,yaseannegativaso
positivas.
Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con ms
experiencia,paraquelosjuiciosemitidosseanlosmsacertados.
Controlcuantitativo:enrelacinaltiempoquesedestinaacadafaseyetapa,el
cualnodebesobrepasarse.
Controlcualitativo:enrelacinalavanceycalidaddelodesarrollado.Debeser
peridicayaquesedebeseguirelprograma.
1. DesviacindelosObjetivos
Lgicamente ocurrirn desviaciones entre lo que se desea hacer y lo que ha sido
posible alcanzar en la realidad. Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempo
para intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su impacto. Cabe
considerarlanaturalezadecadadesviacin,sufrecuencia,causasquelooriginarony
enqumedidaentorpecenelcumplimientodelosobjetivos.
Elgrupodebehaberunsistemadeinformacinparaunabuenacoordinacindelos
tiempos, conocer el grado de avance, las dificultades del terreno para as poder
determinar las desviaciones. Adems este sistema de informacin debe ser claro y
expedito.
2. CorreccionesInternas
Del anlisis de las desviaciones se deben concluir las medidas para contrarrestar los
efectos.Asseenmiendaelrumbodeltrabajo,paraasprotegerlacalidaddeltrabajo.
La existencia de un proceso retroalimentador (planificacin ejecucin control
planificacin)permitiratomardecisionesoportunas.
La implementacin hecha por el auditor, para solucionar los problemas, es la que
obviamentepresentaunamayorventaja.Lascorreccionesdansentidoalcontroldela
auditoria, porque constituyen el eslabn intrnsecamente positivo y corrector de la
accin.Estasmedidassoninternasydebentrascenderalcliente.
42
3. ControldelResultadoFinal
Es la ltima etapa del trabajo y es como un control de calidad de un producto
terminado.Elauditoracargoysuequipo,debenpreguntarsesiestnsatisfechospor
elresultadofinalquevanaentregaralcliente.
Enestepuntodelainvestigacinsehadeevaluar,conqueeficaciasellevoacabola
auditoria, es decir, su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides tambin el
rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en relacin a la planificacin. Se
debeevitarlassugerenciasquesedieronentrabajosanteriores,porquelaauditoria
operativaenfrentasituacionessiempredistintasycambiantes.
5. Hallazgosdelaauditoriaoperacional
El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar las
operaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes.Encontrarlas
constituye el Hallazgo de Auditora Operacional que se puede definir como la
operacin o actividad que est afectada negativamente o lesionada en la eficacia,
economaoeficiencia.
Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad,
economa o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditora
operacional.
Encumplimientodelexamendetalladodelasreascrticasodbiles,elauditordebe
evaluardichoshallazgoslocualconsisteendesarrollareidentificarconclaridadcada
unadesuscaractersticas.
Lascaractersticasdelhallazgodeauditoraoperacionalsoncuatroasaber:Condicin,
Criterio,efectoylacausa.
LaCondicin:Estacaractersticaestdadaporlasituacinactualencontradaporel
auditor.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
43
ElCriterio:Elcriterio,estdadoporlasunidadesdemedida,lasdisposicioneslegaleso
normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los parmetros que el
auditorutilizaparacompararomedirlasituacinactual.Puededecirsequeelcriterio
esloquedebeser,esdecirlasituacinideal.
LaCausa:Eselmotivoorazndelasevaluacionesoefectosestablecidosalcompararla
condicincontraelcriterio;eselporqudelefectoodelacondicin.
ConclusionesyRecomendacionessobreloshallazgosdelaauditoriaoperacional
Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las caractersticas de un
hallazgo estar en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a
identificar la mejor solucin, para formular finalmente la recomendacin o
recomendaciones,propsitodesutrabajo.
Finalmente,laevaluacindelhallazgofinalizaconloscomentariosdelosfuncionarios
involucradosenelrespectivohallazgo.
El auditor operacional debe ir comunicando los resultados de su examen,
verbalmenteduranteeltranscursodelacuartaetapa,paraobtenerelpuntodevista
delosfuncionariosdelaempresa,yparadebatirconellosloshallazgosdeauditora.
Igualmente, al final del trabajo el auditor debe tener una conferencia, un ciclo de
conferenciasounseminarioconlosfuncionariosprincipalmenteresponsablesdelas
operacionesexaminadasparacomunicarlesydiscutirlosresultadosdesuexamen.
44
Importancia.
UtilidadyOportunidad
Sustentacinexacta,suficienteyadecuada
Conviccin
ObjetividadyConcisin
Integridad
TonoConstructivo
6. Informedelaauditoriaoperacional
PorlascaractersticasdelaAuditoraOperacional,elinformedebetenerlanaturaleza
equivalenteaundiagnstico,enelcualseplasmenloshallazgosderivadosdeltrabajo,
relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los
problemasdetectados.
Elinformesobreauditoraoperacionaleselproductoterminadodeltrabajorealizado
yfrecuentementeeslonicoqueconocenlosaltosfuncionariosdelaempresadela
labordelauditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas
detectadosenrelacinconlaeficienciaoperativadelaempresayconloscontroles
operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del
examenrealizado.Esteenfoquepermitirasmismo,quedelasolucindadaadichos
[ AUDITORA OPERATIVA ]
45
problemas,surjanoportunidadesquecoadyuvenallogrodemejorasenlaeficiencia
operativayenltimainstancia,enlaproductividad.
Eldiagnosticooinformeconstituyeelproductoterminadodelaauditoria,eslaforma
dedaraconocertantoalGerenteoDirectordelaempresacomoalosfuncionariosy
encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, de todos los
hechosocircunstanciasimportantesobservadasenlarevisin,ascomotambinde
exponerleslassugerenciasdecarctergeneralquepermitanmejorareldesempeo
delasmismas.
Alinformedeauditoraoperacionalseleconocetambincomodiagnostico,porser
esta su verdadera naturaleza, es decir, la de una apreciacin sobre la eficiencia con
que se efectan las operaciones de la empresa, que se acompaa de las
recomendacionesqueseestimannecesariasalcaso,perosinconstituir,porlomenos
actualmente,unaopinintipodictamendeestadosfinancieros,yenigualformalas
sugerenciastampocosondecarcterespecifico,comoporejemplo,enlaconsultora
en administracin en la que se puede considerar como una opinin autorizada, sino
masbiensonrecomendacionesgeneralesparalosproblemasdetectados.
1.ContenidodelInforme
En la elaboracin del informe, el auditor operacional deber tener en cuenta lo
previsto en las normas de auditora generalmente aceptadas, en los aspectos
relacionados con el informe sobre los resultados de una auditora operacional o del
desempeo.
Sntesisoresumendelinforme(Resumenejecutivo)
Informacinintroductoria(Introduccin)
ResultadosdelaAuditora(Captulosindividualessobrehallazgosdeauditora)
Anexos(cuandoseanconsideradosnecesarios)
SntesisoResumen(ResumenEjecutivo)
En esta parte del Informe el Auditor deber exponer brevemente las caractersticas
delaauditorarealizadaylasconclusionesyrecomendacionesmssignificativasdesu
trabajo,detalformaquelosejecutivosdelaentidadtomenrpidamenteunavisin
general del trabajo realizado y sus principales resultados y a la vez por la gravedad
motivealosinteresados(Accionistas,Director,Gerente,etc.)ensucuidadosalectura.
46
InformacinIntroductoria
ElAuditordeberincluirensuinformeunaintroduccin,enlacualharreferenciaa
los antecedentes de la entidad, tales como origen y creacin, naturaleza y
determinacin de sus actividades, organizacin y administracin, en trminos muy
generales. Igualmente, manifestar en la introduccin las reas examinadas y la
naturalezayalcancedelexamenpracticado.
Enresumen,enestapartedelinformeseincluircualquierantecedenteydatosque
puedan ser tiles para leer los dems captulos, teniendo especial cuidado de no
presentarinformacininnecesariaquepuedatratarseotrasseccionesquesiguen.
ResultadosdelaAuditora(HallazgosdeAuditoraOperacional)
EnestasseccionesdelInformedebenpresentarsesuficientementesustentadosyen
orden de importancia, respecto a las reas crticas examinadas, los hallazgos
desarrolladosdurantelaAuditora.
Conclusin
a. Condicin
b. Criterio
c. Efecto
d. Causa
Comentariosdelosfuncionariosresponsables
Recomendaciones,incluyendocualquieraccinyatomadaalrespecto
[ AUDITORA OPERATIVA ]
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Sugerenciasparamejorarlaeficiencia
Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que se
sealaronlassituacionesqueafectandesfavorablementelaeficienciadeoperacin.
Dichassugerenciaspodrnserespecficasenloscasosenquesetenganelementos
paraello;enotrasocasioneslasrecomendacionestendrnuncarctergeneral.
Anexos
Finalmente,enelInformeelauditoroperacionalpodradjuntarlosdocumentosque
considereestrictamentenecesariososeaaquellosqueporsunaturalezanopudieron
desmembrarseypresentarseparasuanlisisenlaseccincorrespondiente.Elauditor
operacional debe tener en cuenta que remitir al lector el examen de anexos
presentadosalfinaldelinforme,desmotivaelintersenlalecturadeundocumento.
Comentariosydifusindelinforme
Unavezcomentadoyentregadoelinforme,conelclienteelauditordebeverqueel
informe llegue a todos los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan,
ademsdebecontrolarsusdecisionesparaqueestasnosedesven.
RESUMENDELAUNIDAD
Como la auditoria operativa es una actividad, debe ser planeada y administrada por
loscolaboradores,parallegarenformaeficazyeficientealobjetivo.
A travs de la etapa preliminar del modelo metodolgico propuesto, el auditor se
interioriza de los principales antecedentes y caractersticas de la empresa, lo que
permitedisearunplangeneraldelaauditoria.
Conesteplanelclientedecidesilainvestigacinsehaceono.Siseaceptasedebe
especificaralclientecuantoduraralainvestigacin(conciertaflexibilidad).
Para determinar los objetivos hay que saber que necesidades del cliente se van a
satisfacer.
Junto con la determinacin de los objetivos, una buena planificacin implica dejar
establecidastodaslaspolticas,procedimientosyreglasqueregulanlaconductadel
grupo.
Sisetienenclaroslosobjetivos,alauditornoselepuedenexigirrespuestaquenose
consideraron.
Aldefinirlosobjetivos,tambinhayquedefinirelcampodeaccinqueseevaluara.
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Lainvestigacindeberceirseaunmbitodeaccinlgicamentecorrespondiente
conelobjetivo.
Elgradodeamplituddeltrabajopuedevariardesdelaorganizacinensutotalidady
sinotralimitacinquelaimpuestaporlosdueos,hastadeterminadossubsistemas.
Se puede modificar la orientacin de la auditoria si al finalizar la etapa de estudio
general del modelo metodolgico usado, se ve la necesidad de investigar ciertas
reas.
Enelprocesodeunaauditora,losprocedimientosespecficosvaransegnlaauditora,
no obstante, los pasos fundamentales son esencialmente los mismos casi siempre:
Planeacin,EjecucineInforme.
Lasegundanormadeauditora,relativaalaejecucindeltrabajo,prevqueeltrabajo
del auditor debe ser tcnicamente planeado y debe ejercerse una supervisin
apropiada sobre los asistentes, si los hubiese. Igualmente establecela obligatoriedad
del estudio y evaluacin del control interno existente para definir la extensin y
oportunidaddelosprocedimientosdeauditora.
Dentro de la planeacin en la auditora es indispensable identificar las fases de la
planeacin,estasson:Conocimientodelnegocioydelasfuentesdeinformacinpara
conocerlaempresa,definicindelosprocedimientosaseguirporpartedelauditor,la
identificacin del nmero y capacidad del personal para realizar la auditora, y La
definicindelosplazospararealizareltrabajo.
Dentrodelcontextodelaauditorasepuedendefinirdostiposdeobjetivos:Generales
y especficos. Los Objetivos generales, permiten identificar las caractersticas que en
formageneralsehanplanteadoparaeltrabajodelauditor.LosObjetivosespecficos,
sequierellegaradefinirunaounascaractersticasaloquesequierellegar.
La Fase del estudio preliminar, el objeto de esta fase del proceso de Auditora
Operacional, es el de obtener informacin sobre la entidad, organismo o empresa
pblica, la cual deber servir como instrumento para el desarrollo de las siguientes
etapas del examen y para la ilustracin general del personal de Auditora que sea
agregadoalaejecucindeltrabajo.
ElPlandeAuditora,eselresumengeneraldeunaauditorapreparadoenlaetapade
planeacin.Sueleincluircosascomolosobjetivosdeltrabajo,sunaturaleza,riesgos
importantesdeauditoraydefraude,uncronogramadelastareascentralesydela
terminacin,ascomonecesidadesdepersonal.
[ AUDITORA OPERATIVA ]
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GLOSARIO
CONTROL: El control se puede definir como el proceso para asegurar que las
actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a
DICTAMEN DEL CONTADOR PBLICO: es el documento formal que suscribe el
Contador Pblico conforme a las normas de su profesin, relativo a la naturaleza,
alcanceyresultadosdelexamenrealizadosobrelosestadosfinancierosdelente.
EVIDENCIASUFICIENTEYAPROPIADAENLAAUDITORA:lasuficienciaylapropiedad
estninterrelacionadasyseaplicanalaevidenciaenlaauditoraobtenidatantodelas
pruebas de control como de los procedimientos sustantivos. La suficiencia es la
medida de la cantidad de evidencia en la auditora, apropiada es la medida de la
calidaddeevidenciaenlaauditoraysurelevanciaparaunaparticularafirmacinysu
confiabilidad.
EFICACIA O EFECTIVIDAD: En una concepcin elemental, clara y sin eufemismos la
efectividad,tambindenominadaeficacia,consisteenlograroalcanzarlosobjetivos
propuestos,lasmetasprogramadas,olosresultadosdeseados.
ECONOMICIDAD O ECONOMA: Economa desde el punto de vista de la auditora
operacional o economicidad en el desarrollo de las operaciones, es lograr el costo
mnimoposible,oseagastarsolamentelorazonablementenecesariooprudentepara
alcanzarunobjetivo,unametaounresultadodeseado.
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[ AUDITORA OPERATIVA ]
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BIBLIOGRAFIAUTILIZADA
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