Clculo de los saldos de efectivo deseables.

El objetivo de la gerencia debe ser mantener saldos de efectivo para

transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a
mejorar el valor de la empresa.
Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la
rentabilidad de la empresa ser menor que si se mantienen en niveles
ptimos. Las empresas pueden establecer clculos cuantitativos o
procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de
efectivo para transacciones. Ej. Un modelo subjetivo podra ser mantener un
saldo transaccional equivalente a un 10% de las ventas pronosticadas para
el mes siguiente, si la cantidad pronosticada de ventas es de 500.000, la
empresa mantendra un saldo de efectivo de 500.000(0.10)= 50.000.
Operaciones en el rea del control de efectivo
El rea de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el
dinero que entra o entrar y programar todas las salidas de dinero, actuales
o futuras, de manera que jams quede en la empresa dinero ocioso, que
nunca se pague dems y que nunca se tengan castigos o se paguen
comisiones por falta de pago.
Esta rea debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la
empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y
cuentas por pagar, adems debe procurar la mayor visin hacia el futuro de
por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad de
problemas de liquidez o de tendencias de posibles prdidas, por reduccin
del margen de utilidad. Y para esto ltimo debe ser participante activo en la
definicin de polticas de precios.
Las operaciones que el rea de control de efectivo maneja son en general,
las siguientes:
Area funcional
Operaciones que realizan
Control
de Recibe:
efectivo
Depsitos en bancos
Vencimiento de inversiones
Depsitos en caja (facturas cobradas)
Facturas por cobrar
Facturas por pagar
Gastos por efectuar

Pagos realizados (facturas pagadas)

Entregas de prstamos
Cobro de prstamos
Entrega:
Pagos a proveedores
Pagos de nmina
Pagos de prestaciones
Pagos de Gastos generales
Inversiones realizadas
Depsitos en bancos

Funciones generales de Control de Efectivo

Las funciones que el rea de control de efectivo realiza son en trminos
generales las siguientes:
Funciones generales de Control de Efectivo
- Verificacin de depsitos en bancos
- Autorizacin de los pagos a realizar.
- Negociacin de pagos pendientes.
- Inversin de excedentes.
- Control de vencimiento de inversiones y reinversiones.
- Concilia cobrado contra depsitos
- Concilia pagos contra montos de cheques
Participa en los comits de precios.
Concilia cuentas de bancos
- Concilia presupuestos de gastos
- Concilia presupuestos de ventas.

Partidas que no forman parte del efectivo

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de

efectivo, no cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para la
liberacin de deudas u obligaciones por parte de la empresa.
En trminos generales, no deber ser tratado como efectivo lo siguiente:
No ser Efectivo en Caja:
Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un
arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o
respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser
mostrados ms bien como cuentas por cobrar.
Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy
variado, los casos ms corrientes provienen de los siguientes hechos:
1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta
corriente pero, como para ese momento no tiene fondos, lo
emite con fecha posterior, pidindole al cajero que se lo cambie
por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja
hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo
en
un
banco.
2) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado.
Este es un caso similar al anterior. El cajero deber mantener
en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser
cobrado
o
depositado.
En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo
y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo
de cuentas por cobrar respectivas.
Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por
terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos
despus de haber sido depositados en un banco.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas.
Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes,
dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto.
1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el
cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya
que la no disponibilidad de fondos en el banco as lo exige.
2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no
disponibilidad de fondos: En oportunidades, un cheque es
devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos.
Tales seran los devueltos por endoso defectuoso, firmas
defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los
cheques devueltos podran ser considerados como efectivo y
presentados como tal, siempre que la causa por la que el
cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son

aceptadas como un sello comn de pagos. Por ello, deben ser separadas del
efectivo y ser presentadas en el balance general como "existencia de
estampillas" en la seccin de gastos prepagados del activo circulante.
No ser Efectivo en Bancos:
o Depsitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa
hace cualquier depsito de dinero en una institucin financiera a plazo
fijo, significa que no podr disponer de esos recursos hasta tanto
venza
el
plazo
convenido.
Por supuesto, si el plazo fijo es menos de un ao, el monto de esos
depsitos deber mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro
diferente a efectivo. En caso de que el plazo sea mayor de un ao,
ser presentado fuera del activo circulante, en el grupo de inversiones
permanentes o a largo plazo.
o Depsitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una
empresa mantienen depsitos de dinero en instituciones financieras
que se hayan declarado en suspensin de operaciones, o9 hayan sido
intervenidas por las autoridades competentes. Casos representativos
de este tipo de depsitos son aquellos que cualquier empresa
mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento Comercial, los
cuales fueron intervenidos y, hasta la fecha de publicacin de este
texto, permanecan en ese estado.
o Depsitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la
empresas crean fondos especiales a travs de depsitos en bancos,
con el objetivo de hacer frente a cualquier obligacin futura tal como
adquisicin de activos fijos, amortizacin o reembolso de bonos u
obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los
costos de un juicio que est pendiente de sentencia, en caso de que
se pierda. Estos depsitos especiales debern ser presentados en el
grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos
vayan a ser utilizados antes de un ao en los fines previstos. En este
caso, sern mostrados dentro del activo circulante, pero siempre
segregados del efectivo.
Depsitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depsitos en
bancos de otros pases y por diferentes razones est restringida la
disponibilidad de esos fondos, deber tambin segregarse del efectivo el
monto que corresponda, y ser presentado ms bien como otros activos.
Unidad de medida
Los bienes que integran el patrimonio de cada empresa deben ser reducidos
a un comn denominador. Para ello se utiliza la moneda, suponiendo que la

misma constituye un patrn estable de valor. La moneda posee en un

momento determinado cierto poder adquisitivo expresado en trmino de
bienes, pero dicho poder adquisitivo es decreciente en pocas de inflacin.
La moneda no se mantiene estable, est expuesta a efectos inflacionarios
que la desvalorizan y frente a este problema existen tres alternativas.
a) Desentenderse de la cuestin como si la moneda mantuviese su valor
a lo largo del tiempo. Esto implica aceptar estados contables con
ciertas distorsiones. Moneda nominal o heterognea.
b) Efectuar uno o ms ajustes parciales, cuya caracterstica bsica es
corregir una o pocas cifras de los estados contables pero no la
totalidad de los problemas que la inflacin produce.
c) Reexpresar todos los datos contables, de modo que quede en una
unidad de medida homognea. Esto es practicar el ajuste integral por
inflacin, que puede combinarse con cualquier criterio de valuacin.
Moneda constante u homognea.
Moneda constante
Es la moneda expresada en el poder adquisitivo de un momento determinado
(cierre de ejercicio); considera los efectos de la inflacin; (moneda constante,
moneda corriente, moneda de cierre).
La moneda constante puede definirse como "aquella cuyo valor adquisitivo
no cambia con el transcurso del tiempo". Es decir que una determina
cantidad de esa moneda comprar en cualquier momento la misma cantidad
de bienes y servicios.
Sabemos que aunque mnimas, generalmente habr variaciones en los
precios de los bienes y servicios, en un sentido u otro. Por lo que ninguna
moneda es constante en trminos absolutos.
Por lo que cuando se desea presentar informacin en la que se comparen
cantidades monetarias que corresponden a diferentes pocas (por ejemplo,
las del presente ao y las del ao anterior), para que dicha comparacin sea
til en el anlisis debe eliminarse el factor "inflacin/deflacin". Es decir, debe
utilizarse una moneda constante (con el mismo poder adquisitivo).
Generalmente se utilizan ndices de precios para producir la equivalencia de
las cantidades a un momento en el tiempo especfico (a un mes o a un ao
en particular).
El arqueo de caja
Es el anlisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y
si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra
fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para
saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de

caja en fechas no previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de
caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del
libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y
se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta diferencias de caja se deber
cancelar contra la de prdidas y ganancias.
Godoy y Greco (p.139) lo definen como el procedimiento tcnico-contable
que tiene por objeto ponderar la eficacia del control interno sobre las
operaciones de movimiento de fondos. Permite determinar si las personas
encargadas de la administracin de la caja actan con honestidad, eficiencia
y responsabilidad.
Para ellos el arqueo de caja es un inventario material de los fondos
existentes en un momento dado. Consiste en el cotejo de los resultados
obtenidos con los saldos contables si stos se llevan estrictamente al da, es
decir, si las operaciones realizadas se vuelcan sin dilacin en los libros de
contabilidad, el cotejo en s no pasa de ser una sencilla confrontacin de
importes; sin embargo, si de este cotejo aparecen diferencias, entonces, y
especialmente si las discrepancias son importantes, la tarea de determinar
las razones que dieron lugar a las mismas suele ser compleja y requiere
pleno dominio de la tcnica contable y de los principios de organizacin de
empresas. S los libros de contabilidad no se encuentran al da, la labor de
determinar la concordancia de los resultados del arqueo con los saldos que
arrojan aqullos, entraa un procedimiento de ajuste que hace an ms
necesaria la pericia en contabilidad.
Conciliacin bancaria
La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los
valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o
corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto
bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno
de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de
cheques, consignaciones, notas dbito, notas crdito, anulacin de cheques
y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo
llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la
empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se
muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al
ltimo da del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que
la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las
diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como

conciliacin bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno
de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos
en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el
beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun
no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la
empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que
sta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en
el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando
como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario,
pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos
y estado de la cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que
tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:
Saldo del extracto bancario:
XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crdito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
() Errores en el auxiliar
XXX
= Saldo en libros.
XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin
para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien
la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el
cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota
crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la
puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se
suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del
saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se
procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las
inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se
debe hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable,
entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamacin que es un
derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la
conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias
y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y
correcciones.