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3. CORRESPONDNCIAS
3.1. Ofcio e Ofcio-circular
O ofcio e ofcio-circular constituem modalidades de correspondncia oficial
praticamente idnticas. Exatamente por serem documentos da correspondncia oficial, s podem
ser expedidos por rgo pblico, em objeto de servio. Seu destinatrio, no entanto, alm de
outro rgo pblico, pode ser um particular.
A diferena entre ofcio e ofcio-circular que o primeiro enviado somente para
um rgo e o segundo enviado para diversos rgos ao mesmo tempo, apesar de ambos terem o
mesmo contedo.
Os ofcioscirculares devem ser redigidos com muito tato, reunindo em sua
redao e apresentao as mesmas caractersticas e as qualidades das correspondncias oficiais
ou pessoais.
O destinatrio gosta de ser bem tratado, no como um simples nmero ou mero
componente de grupo. Para isso, necessrio dar aos ofcios-circulares um toque personalizado,
colocando nome do destinatrio no prprio ofcio e no apenas no envelope.
necessrio, tambm, assinar ou rubricar cada cpia.
Use truques que possam tirar do ofcio seu aspecto impessoal, tornando-o o mais
possvel individualizado, com resultados altamente positivos.
Se o contedo das correspondncias for interessante, prender a ateno de
pessoas estranhas Instituio, que se sentiro mais ligadas a ela.
A nica carta circular realmente boa a que cada um dos destinatrios
pensa que foi cuidadosamente escrita apenas para ele, s para ele, entre todas as
pessoas do mundo. (Sherwin Cody)
d) Data Um espao simples abaixo do ndice, do lado direito do papel. No se coloca zero
antes dos nmeros de 1 a 9. O nome do ms escreve-se com letra minscula e, aps o ano,
coloca-se ponto final, pois trata-se de uma frase nominal. O primeiro dia do ms ser
indicado pelo algarismo 1, seguido do smbolo de nmero ordinal (1).
CERTO
ERRADO
No se usa vrgula, porque no se inicia o texto da carta com letra minscula. Tambm no se
usa ponto, porque h continuidade entre o vocativo e o corpo do ofcio. Portanto, o sinal de
pontuao mais adequado dois-pontos (:).
Nas invocaes da redao oficial no devem constar termos como prezado, estimado ou
caro, aceitveis unicamente na correspondncia social do administrador ou executivo, vale
dizer, naquela de carter social emitida em razo do cargo ou funo. O vocativo adequado :
Senhor Presidente:
Senhor Chefe:
Senhor Diretor:
Em comunicaes dirigidas a reitores de universidades, os vocativos correspondentes so:
Magnfico Reitor:
Magnfico Vice-Reitor:
f) Corpo do texto Do vocativo ao corpo do texto, usar dois espaos simples. O pargrafo de
2,5 cm da margem do papel. o contedo a informao que se deseja transmitir ao
destinatrio, obedecendo s caractersticas da redao oficial citadas nas pginas 2 e 3. Deve
ser digitado em espao simples. Entre os pargrafos, usa-se o espaamento de 6 pontos, ao
qual voc tem acesso atravs da opo Formatar Pargrafo, na Barra de Menu, conforme
a janela a seguir.
Respeitosamente,
Atenciosamente,
ERRADO
2) Senhora
Fulana de Tal
Diretora da -----
ATENO!
j) Envelope O endereo deve ser digitado sempre no meio do envelope em relao altura,
mais para a esquerda em relao largura. Copiar os itens do destinatrio e acrescentar o
endereo completo (Rua, n, Bairro, Cidade, Estado, CEP).
O endereo completo do destinatrio no precisa constar no ofcio, s no
envelope.
Ateno!
CEP Formas Incorretas
1.
No sublinhar os algarismos do
CEP
90035-100 PORTO ALEGRE (RS)
2.
No escrever a sigla CEP
CEP 90035-100 PORTO ALEGRE (RS)
3.
CEP
PORTO ALEGRE (RS) 90035-100
4.
No pontuar o CEP
90.035-100 PORTO ALGRE (RS)
5.
No espacejar o CEP
90 035-100 PORTO ALEGRE (RS)
IMPORTANTE !
ateno de
Escreve-se ateno de quando se deseja que a correspondncia seja vista por
algum em particular.
Ex.: Departamento de Letras
ateno do Sr. Fulano (at. do Sr. Fulano)
Rua ......
Em mos
Escreve-se Em mos ou E/M quando o documento encaminhado ao destinatrio
mediante portador, sem a utilizao dos servios do Correio.
Aos cuidados de
Aos cuidados de ou A/C quando a correspondncia entregue ao destinatrio
atravs da Instituio (unidade, rgo ou setor).
Ex.: Ao Senhor
Fulano de Tal
A/C da Universidade .....
(Endereo)
Caixa Postal
Os nmeros de caixa postal e de telefone no devem ser precedidos de vrgula,
mesmo quando se omite a abreviatura n, nem levam ponto quando superiores a 1000.
Ex.: Caixa Postal n 1025
Caixa Postal 1025
conveniente colocar o endereo completo (rua e nmero), quando h dvidas sobre a
atualidade da caixa postal.
Anexos
A palavra anexo deve ser colocada no canto esquerdo do ofcio, 5 ou 6 espaos da
assinatura; tem a finalidade de apontar, de forma simplificada, a incluso de outros documentos.
Como ela tem por objetivo a conferncia dos documentos inclusos, no faz sentido o uso j
disseminado da expresso os citados, pois a pessoa teria de ler todo o texto para, s depois, saber
se os documentos esto de acordo. Portanto, embora no se tenha esse costume, o mais lgico
colocar o nome do documento citado. Existe ainda a opo de colocar apenas o quantitativo dos
documentos anexados, quando citados no corpo do ofcio.
Ex.: Anexos: Comunicado AMB n 7
Tabela de Professores com titulao
Anexo: 01