UNIDAD 6.

MANEJO DE LOS ALMACENES

6.1 FUNCIONES DEL ALMACN
Su funcin bsica es la de almacenamiento, entendiendo como tal la introduccin
de datos o productos en un archivo o lugar fsico para ser guardados all hasta el
momento de su utilizacin. Por tanto, el almacn se utiliza, en primer lugar, para
guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma
ordenada,

manteniendo

siempre

una

cantidad

mnima

que

asegure

la

comercializacin de los productos y el consumo y uso de los materiales y

herramientas all depositadas. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de materiales.
Registro de entradas y salidas del almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios

y contabilidad.
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas
de recepcin, almacenamiento, registro, revisin. Despacho y ayuda en el
control de inventarios.
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin y control de
produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el
nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su

ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjeras

correspondientes de registro y control.
Los inventaos fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al
almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados debern ser fciles de ubicar
El rea ocupada por los pasillos respecto de ala del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeo como lo
permitan las condiciones de operacin.

6.2 LOCALIZACIN DE LOS ALMACENES

La localizacin de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geogrfico
para realizar las operaciones de una empresa. Los gerentes de organizaciones de
servicios y de manufactura tienen que sopesar muchos factores cuando evalan la
conveniencia de un sitio en particular, como la proximidad a clientes y
proveedores, los costos de mano de obra y los costos de transporte. Seis grupos
de factores dominan las decisiones de localizacin en el caso de nuevas plantas
manufactureras: clima laboral favorable, proximidad a los mercados, calidad de
vida, proximidad a proveedores y recursos, proximidad a las instalaciones de la
empresa matriz, y costos aceptables de servicios pblicos, impuestos y bienes
races.
Los factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros
tambin se aplican a los proveedores de servicios con una importante adicin: el
impacto que la localizacin puede producir sobre las ventas y la satisfaccin del
cliente. De ordinario, a los clientes les interesa saber cun cerca de ellos se
encuentran las instalaciones de servicios, principalmente si el proceso en cuestin
requiere un grado considerable de contacto personal.

Entre los factores que dominan las decisiones de localizacin en el caso de

nuevas bodegas de los proveedores de servicios son: proximidad a los clientes,
costos de transporte y proximidad a los mercados, localizacin de los
competidores y factores especficos del lugar, tales como el nivel de actividad al
menudeo, la densidad residencial, los flujos de trnsito y visibilidad del local.
Como en el caso de la localizacin de la planta, es muy importante la seleccin de
los lugares de almacenamiento y bodegas. Son obvias algunas conclusiones
bsicas. Si el almacn contendr principalmente productos terminados, debe estar
cerca de los clientes. Si el material guardado se va a usar en la manufactura, la
instalacin de almacenamiento deber estar cerca de la planta de produccin. El
lugar debe tener terreno suficiente y un buen medio de transporte; cerca de
proveedores y de mercados; en una zona adecuada, de acuerdo con las
autoridades locales; tener buena proteccin de policas y bomberos, y los servicios
necesarios y la mano de obra requerida. El lugar debe tener el tamao suficiente
como para dar cabida a cualquier expansin en el futuro; como regla general debe
tener unas cinco veces mayor que lo dictan las necesidades actuales.
Los factores a considerar en la construccin de un edificio de bodega o de
almacn deben comprender: Localizacin, tamao del lugar, emplazamiento de la
construccin, carreteras de acceso y espuelas de ferrocarril; distribucin, lugar de
carga y descarga, y reas de recepcin y despacho; distribucin de las columnas y
altura libre necesaria para el almacenamiento vertical; distribucin de los pasillos y
ancho, cantidad, tamao y arreglos de las pilas; el que se va usar para el manejo
de materiales, e iluminacin, tuberas de calefaccin y acondicionamiento del aire.
Las decisiones sobre la distribucin implican determinar dnde ubicar las reas del
almacn, los grupos de trabajo de esas reas, los equipos de manejo de
materiales y los puntos de inventario dentro de una instalacin de almacn. El
objetivo es arreglar esos elementos en forma tal que permita un flujo de recepcindespacho de materiales ininterrumpido en una fbrica o un patrn determinado de
trfico en una organizacin de servicio.
Consideraciones de la distribucin de la construccin

Una construccin para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe
tomar en consideracin que el edificio deber ser lo bastante grande como para
manejar los requisitos actuales y las demandas esperadas en el futuro. Se ha
demostrado que una forma cuadrada de edificios es muy eficiente, y permite
tenerla distancia promedio mnima por recorrer durante las operaciones de toma y
distribucin, cuando se almacenan uniformemente por todo el piso las unidades
que tienen ms o menos la misma demanda. Sin embargo, con frecuencia el
tamao del terreno suele dictar un edificio rectangular.
En un almacn son necesarios los pasillos o corredores para permitir que el
equipo de manejo de materiales llegue a las distintas reas de almacenamiento.
No obstante, desde otro punto de vista, los pasillos tambin son espacio
desperdiciado, que no se usa para el objeto principal de la bodega, que es
almacenar el material en espera de su embarque. Para reducir al mnimo esta
prdida, las bodegas tienen dos clases de pasillos: los principales o secundarios.

6.3 SELECCIN DE MOBILIARIO, MAQUINARIA Y EQUIPO DE ALMACN

El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los
materiales. Estos pueden exigir, como mobiliario y equipo, una simple estantera o
diablo hasta sistemas totalmente automatizados, que involucran grandes
inversiones y avanzadas tecnologas de informacin. La eleccin sistema ptimo
de almacenamiento de materiales (artculos o mercancas), componentes,
subensambles y productos terminados debern tomar en consideracin factores
como el espacio disponible de la bodega, tipos de materiales, nmero de artculos
guardados, velocidad de atencin y tipo de embalaje.
Si el espacio de un almacn es muy limitado o critico por el crecimiento de sus
operaciones, puede pensarse una mejor colocacin de los medios de
almacenamiento (estantes y tarimas); un nuevo diseo de estantera, de tipo
flexible, que aproveche mejor el espacio existente; una distribucin y colocacin
de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento

diversificado; un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos,

tapancos o estanteras de varios niveles, y reduccin de pasillos con la utilizacin
de sistemas de estanteras compacta, movible o en bloque.
Para guarda artculos individuales y/o pequeos, se disponen de varios
mobiliarios. Casi todos los almacenes y bodegas utilizan uno o ms de ellos,
cuando la instalacin es ordenada.
A continuacin se describen los ms comunes:
a) Sistemas de cajas metlicas: Se emplea para almacenar artculos pequeos y
facilitar su control. El sistema no requiere estantera. Las cajas son apiladas
unas sobre otras. El ahorro de espacio es su principal ventaja.
b) Armarios: En la mayor parte de los casos se usan armarios de acero o de
madera para almacenar cargas no entarimadas o artculos grandes. Los
armarios de acero simplemente son lminas metlicas que se han fijado a
postes verticales. Por lo general, los postes permiten la flexibilidad en el ajuste
de la altura de los entrepaos, y de los espacios verticales.
c) Apilamientos o pilas: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas o
recipientes que permite aprovechar al mximo el espacio. Las cargas unitarias
entarimas o cajas, sacos o costales son apilados una sobre otras, obedeciendo
una distribucin equitativa de cargas que reduce la necesidad de divisiones en
las estanteras, ya que en la prctica, forman un gran y nico estante.
d) Almacenamiento con transportador: Los anaqueles para transportador pueden
ser un eficaz accesorio de almacenamiento. Son una serie de transportadores
de rodillos o de ruedas de deslizamiento, colocados uno sobre otro en pilas
adyacentes, con inclinacin desde la entrada hasta la salida. Los artculos se
deben guardar en cajas o bandejas.
e) Anaqueles o estantes: Los artculos que ms se usan para almacenar son los
estantes. El objeto de los estantes es facilitar el almacenamiento y la

recuperacin de cargas en la bodega. Suelen hacerse con armazones de acero

con postes verticales y barras horizontales que soportan cargas, con
resistencia adicional obtenida con barrotes diagonales o en X. En el mercado
se consiguen distinto tipos de estantes, y la decisin de cul usar depende del
tipo de material que se debe almacenar. Sin embargo, los ms comunes son:
para tarimas, de entrepaos mviles, para llegar y pasar con vehculo, con
voladizo, con gras de apilamiento y estantes porttiles.
f) Tarimas: Este mtodo consiste en colocar sobre una tarima las mercancas a
fin de construir una carga unitaria que pueda ser transportada y apilada con la
ayuda de un aparato mecnico. Sus principales ventajas son: la reduccin de
maniobras y manipulaciones sucesivas en las operaciones de traslado,
almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano de obra; la
posibilidad de utilizar ms racionalmente la altura de almacenamiento, o sea un
mayor aprovechamiento cbico del espacio del almacn; asegura una mejor
conservacin de las mercancas frgiles; facilita el conteo en los inventarios, ya
que cada tarima contiene el mismo nmero de cajas, sacos, o paquetes; el
esfuerzo fsico del hombre es reemplazado por un esfuerzo mecnico, y la
mecanizacin reduce los riesgos de accidentes.

g) Elevador electrnico: El sistema ms avanzado de manejo de mercancas en el

almacn es el elevador electrnico; que consiste en una estructura compacta
de estantera y de varios pasillos angostos dotados de elevadores para colocar
y retirar mercanca, aprovechando el mximo espacio de un almacn. El mstil
del elevador, que alcanza hasta 18 metros de alto, queda suspendido de un riel
gua, en su parte superior, lo que mantiene a plomo y desliza a lo largo del
pasillo. A su vez, est montado sobre un riel en el piso que controla su
estabilidad.

6.4 SISTEMAS DE INFORMACIN

Las nuevas tecnologas y los sistemas de informacin para la Gestin de
Almacenes estn experimentando una vertiginosa evolucin en los ltimos aos,
siendo una de las reas logsticas que mayor integracin han conseguido.
Las actividades que se desarrollan en el almacn no aportan un valor aadido al
producto como lo hacen otras reas de la empresa y por ello, se ha trabajado
intensamente en la automatizacin de las mismas.
Los sistemas de codificacin son necesarios para implantar un Sistema de Gestin
de Almacenes. Estos sistemas funcionan sin necesidad de cambiar la nica
terminologa o codificacin que ya puedan existir dentro de un almacn. Esta
flexibilidad reduce el riesgo de errores en la migracin de los cdigos de un
sistema a otro y permite una implantacin de un Sistema Informtico de Gestin
de Almacenes ms cmoda y accesible que otros softwares.
La seleccin se debe basar en los tipos de ubicaciones de las existencias que
haya en el almacn. Un Sistema de Gestin de Almacenes puede ser integrado en
un ERP y en un sistema de gestin de transporte.
Existes diferentes tecnologas de la informacin, algunos ejemplos de ellos son los
siguientes:
Cdigo de barras: Cdigos pticos, cdigos magnticos, equipos de lectura,
impresin de etiquetas.
Radiofrecuencia: Porttiles de mano, montado en carretillas, comunicacin en
tiempo real.
Ordenadores de a bordo: Ligados a flotas de transporte, posicionamiento,
comunicaciones (satlite/radiofrecuencia).
Terminales

porttiles: Preventa,

telefnica, etc.)
EDI

autoventa,

comunicacin

(radio,

lnea

 Reconocimiento de voz.
Sistemas integrados de gestin logstica.
En los ltimos aos, los sistemas de almacenaje han experimentado avances
espectaculares, en relacin con la evolucin del rol de almacn dentro de las
organizaciones.
Desde la paletizacin convencional ideal para compaas con multitud de
artculos de baja rotacin y de caractersticas heterogneas -, se ha pasado a las
estanteras mviles y actualmente a los almacenes automticos. Estos sistemas
presentan las ventajas en la rentabilidad en la preparacin de los pedidos, a
ahorrar mano de obra, reducir los ciclos de preparacin, su alta fiabilidad y control
de inventario y el ahorro de espacio.