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SESIN I

INTRODUCCIN A MICROSOFT ACCESS 2010

En este Sesin trataremos los siguientes temas:


1. Conceptos fundamentales de sobre una base de
datos
2. Entorno de trabajo de Access
3. Creacin de una base de datos
4. Creacin de tablas
5. Ingresar registros a una Tabla
6. Guardar una base de datos

Prof. Lic. Richard Perez Vega

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1. Conceptos Bsicos:
1.1. Qu es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados y relacionados que se encuentra agrupada
o estructurada para un uso determinado y un conjunto de programas.
Los datos se organizan en tablas.
Por ejemplo, un hospital maneja una gran cantidad
de informacin (Datos de los pacientes y mdicos)
toda esa informacin organizada y relacionada forma
una base de datos.

Un gestor de base de datos es un programa que


permite introducir, almacenar, ordenar, y manipular
los datos. Los programas gestores de base de datos
ms usados son: Access, SQL server, ORACLE, ETC.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el
modelo de gestin de bases de datos relacional.
1.2. Tipos de base de datos
I. Segn la variabilidad de la base de Datos.
a) Bases de datos estticas
Son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que
posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del
tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar anlisis de datos para inteligencia empresarial.
b) Bases de datos dinmicas
stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo
operaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de
consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de un
supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.
II. Segn el contenido.
a) Bases de datos bibliogrficas
Slo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro
tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin,
editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la
publicacin original, pero nunca el texto completo.
b) Bases de datos de texto completo
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una
coleccin de revistas cientficas.
c)

Directorios

Un ejemplo son las guas telefnicas en formato electrnico.

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d) Bases de datos o "bibliotecas" de informacin qumica o biolgica


Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de informacin proveniente de la qumica, las ciencias
de la vida o mdicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Las que almacenan secuencias de nucletidos o protenas.

Las bases de datos de rutas metablicas.

Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales

Bases de datos clnicas.

Bases de datos bibliogrficas (biolgicas, qumicas, mdicas y de otros campos)

1.3. Modelos de base de datos


Un modelo de datos es bsicamente una "descripcin" de algo conocido como contenedor de datos (lugar en
donde se guarda la informacin). Los modelos de datos no son cosas fsicas: son abstracciones que permiten la
implementacin de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos
matemticos.
Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos son:
a)

Bases de datos jerrquicas


stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una estructura
jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde
un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raz, y a los
nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran
volumen de informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran
rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la
redundancia de datos.

b) Base de datos de red


ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la modificacin del
concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el
modelo jerrquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al problema
de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad que significa administrar la informacin en una base de
datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por
usuarios finales.
c)

Bases de datos transaccionales

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Son bases de datos cuyo nico fin es el envo y recepcin de datos a grandes velocidades, estas bases son
muy poco comunes y estn dirigidas por lo general al entorno de anlisis de calidad, datos de produccin e
industrial, es importante entender que su fin nico es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad
posible, por lo tanto la redundancia y duplicacin de informacin no es un problema como con las dems
bases de datos, por lo general para poderla aprovechar al mximo permiten algn tipo de conectividad a
bases de datos relacionales.
d) Bases de datos relacionales
ste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos
dinmicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios
IBM en San Jos (California),
El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query
Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado por los principales motores o
sistemas de gestin de bases de datos relacionales.
Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como
normalizacin de una base de datos.
1.4. Base de datos relacionales. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las
tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, los pedidos
realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de
clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.

(Ejemplo de una base de datos relacional)


1.5. Modelo de entidad relacin
Cuando se utiliza una base de datos para gestionar informacin, se est plasmando una parte del mundo real en
una serie de tablas, registros y campos ubicados en un ordenador; crendose un modelo parcial de la realidad.
Antes de crear fsicamente estas tablas en el ordenador se debe realizar un modelo de datos.
Se suele cometer el error de ir creando nuevas tablas a medida que se van necesitando, haciendo as el modelo
de datos y la construccin fsica de las tablas simultneamente. El resultado de esto acaba siendo un sistema de
informacin parcheado, con datos dispersos que terminan por no cumplir adecuadamente los requisitos
necesarios.
Entidades y Relaciones
El modelo de datos ms extendido es el denominado ENTIDAD/RELACIN (E/R) En el modelo E/R se parte de una
situacin real a partir de la cual se definen entidades y relaciones entre dichas entidades:

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Entidad.- Objeto del mundo real sobre el que queremos almacenar informacin (Ej: una persona). Las
entidades estn compuestas de atributos que son los datos que definen el objeto (para la entidad
persona seran DNI, nombre, apellidos, direccin,...). De entre los atributos habr uno o un conjunto de
ellos que no se repite; a este atributo o conjunto de atributos se le llama clave de la entidad, (para la
entidad persona una clave seria DNI). En toda entidad siempre hay al menos una clave que en el peor de
los casos estar formada por todos los atributos de la tabla. Ya que pueden haber varias claves y
necesitamos elegir una, lo haremos atendiendo a estas normas:
Que sea nica.
Que se tenga pleno conocimiento de ella.- Por qu en las empresas se asigna a cada cliente
un nmero de cliente?.
Que sea mnima, ya que ser muy utilizada por el gestor de base de datos.
Relacin.- Asociacin entre entidades, sin existencia propia en el mundo real que estamos modelando,
pero necesaria para reflejar las interacciones existentes entre entidades. Las relaciones pueden ser de
tres tipos:
Relaciones 1-1.- Las entidades que intervienen en la relacin se asocian una a una (Ej: la
entidad HOMBRE, la entidad MUJER y entre ellos la relacin MATRIMONIO).
Relaciones 1-n.- Una ocurrencia de una entidad est asociada con muchas (n) de otra (Ej: la
entidad EMPERSA, la entidad TRABAJADOR y entre ellos la relacin TRABAJAR-EN).
Relaciones n-n.-Cada ocurrencia, en cualquiera de las dos entidades de la relacin, puede estar
asociada con muchas (n) de la otra y viceversa (Ej: la entidad ALUMNO, la entidad EMPRESA y
entre ellos la relacin MATRCULA).
Representacin grfica de Entidades y Relaciones

La utilizacin de estos elementos dar como resultado lo que se denomina el esquema entidad-relacin de la
base de datos.

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1.6. Elementos De Una Base De Datos

1. Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
informacin sobre un tema o asunto particular, pueden ser: clientes, pedidos,
artculos, etc.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin, etc. y al conjunto de campos
para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro.
Campos
Registro 1
Registro 2
Registro 3
Registro 4

Cdigo
1
2
3
4

Nombre
Luis
Marta
Francisco
Mara

Apellidos
Grande Lilos
Fran Dardeno
Juan Lpez
Huesca Buevo

Direccin
C/ Germanas, 23
C/ Mayor, 34
C/ Valle, 56
C/ Franciscano, 67

C.P.
46723
46625
46625
46521

2. Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. El uso ms comn es para
seleccionar los datos de las tablas que cumplen ciertas condiciones.
3. Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los
datos de las tablas.
4. Informes.
Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos
seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.
5. Macros.
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea
que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento
de un formulario.

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2. Iniciar Access.
2.1. Ingresar al programa
Existen diferentes formas de ingresar al programa, podemos usar el icono de acceso directo que se encuentra

en el escritorio
1.
2.
3.
4.

, si no se encuentra el icono en el escritorio podemos seguir los siguientes pasos:

Hacer clic en el botn inicio


Clic en todos los programas
Microsoft office
Clic en Microsoft Access 2010

Otra forma de ingresar al


programa es pulsando las
teclas

Escribir MSACCESS y clic en aceptar


VENTANA PRINCIPAL DE ACCESS

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2.2. Entorno de trabajo

Elementos bsicos de Access 2010


Barra de acceso
Rpido
B

Cinta de opciones

Barra de ttulo

Pestaa Archivo

rea de objetos

1. La barra de Ttulo

Barra de estado

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento
actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar

, maximizar/restaurar

y cerrar

2. La barra de Acceso rpido


La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar

o Deshacer

.
3. La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una
pestaa
accederemos a
su ficha que
contiene
los
botones
y
mens, organizados en categoras o grupos.

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En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color
atenuado, gris.
La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el trabajo, mostrando
solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para
acceder
a
esa
opcin
sin
la
necesidad
del
ratn.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submen. En tal caso, aparecern nuevos
caracteres para estas nuevas opciones.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Para ocultar y mostrar las fichas de la cinta, si necesitas
disponer de ms espacio de trabajo. Debers hacer doble clic
sobre cualquiera de las pestaas o utilizar el botn situado en
la parte derecha de la cinta
. Las opciones volvern a
mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaa o pulses de nuevo el botn.
4. La pestaa Archivo
La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al
contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de
opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un
men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir. En
versiones anteriores se encontraban en el botn Office.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.
Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir
Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar
ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin
Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que
muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de
estas opciones, se colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que
se trata de la opcin activa.
5. La barra de estado

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La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la
aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (BloqNum), que estamos en la
vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con
los cuatro botones que aparecen a la derecha Creacin de una base de datos

3. Crear una base de datos


3.1. Pasos para crear una base de datos:
1. Clic en el icono base de datos en blanco
2. Escribir el nombre para la base de datos(colegio)
3.

Clic en el icono del folder para seleccionar donde guardar la base de datos

4.
5.
6.

Seleccionar la unidad donde desea guardar


Clic en el boton aceptar
Clic en crear

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Se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Tabla creada
por Access
Panel de Exploracin
de la base de datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir
de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar
todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
A. Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas:
1. Cerrando Access:
a. Ir al Men Archivo y pulsar el botn Salir.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Base de datos.
2. Sin cerrar Access:
a. En el Men Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos.
B. Abrir una base de datos.
Podemos abrir una base de datos ya existente
desde sitios distintos:
Desde el Men Archivo:
Ir al Men Archivo
Elegir la opcin Abrir
Seleccionarla unidad o carpeta donde se
encuentra la base de datos (D)
Seleccionar la base de datos
Clic en abrir.

Desde los documentos recientes del Men


Archivo:
Clic en el men archivo
Haz clic en la que quieras abrir.

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Lista de Base de datos


recientes.

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4. Creacin de tablas
4.1. Pasos para crear una tabla usando el diseador de tablas.
1. Clic en la ficha
crear

2. Clic en diseador
de tablas

3.

rea del diseador de tablas


En esta rea se escribe los
campos que tendr la tabla y
se selecciona el tipo de dato
que usara cada campo.

Fijar los campos y su


respectivo tipo de dato.
Ejemplo Nombre_alu), etc

4.

As quedara nuestra
tabla al terminar de
fijar todos los campos y
su tipo de dato.

Guardar la tabla (Ctrl + G)

5.

Escribir un nombre para la


tabla (Alumno)

6.
7.

Clic e n el botn aceptar

En el mensaje haz clic en no

Cuando ya est creado y


guarda la tabla se muestra
la tabla con el nombre
asignado.

Haz doble clic o pulsa la


tecla enter en la tabla
alumno para visualizar el
contenido.

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8.

Cierra el diseador de tablas


Clic en el icono

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5. Ingresar registros a una Tabla.


Para ingresar registros a una tabla siga los siguientes procedimientos:
1. Haz doble clic en la tabla donde
deseas agregar registros
(Alumno)

Agregar
los
siguientes
registros a la tabla alumno

2. Escribir los datos que se


muestra en la tabla (nombre,
apellidos, etc.)

6. Guardar una base de datos

Para guardar una base de datos puedes pulsar las teclas Ctrl + G

Otra forma es:


Haciendo Un clic en el icono del diskette.

Actividad 01
1.
2.
3.

Agregar 5 nuevos registros a la tabla (inventar los datos)


Guardar los datos
Cerrar la base de datos

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