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Auditora Interna
6, 7 y 8 de Noviembre de 2012
.Pgina 1
Informacin de la Empresa
Nombre de la Empresa
CONSTRUCTORA RF S.A.C
Direccin
N de Telfono
01-3513356
Pgina Web
---
N Contrato
CL 1170676/12
N Fax
Direccin e-mail
gfernandezr@minvu.cl
N de Telfono
01-3513356
Informacin de la Auditora
Normas auditadas
ISO 9001:2008
Alcance
37(85.59)
Nivel Central: Serrano N15, Santiago, R.M.
Seremi Metropolitana: Avenida Libertador Bernardo OHiggins N874, piso
8. Santiago, R.M.
Sitios Auditados
Tipo de Auditora
Certificacin
Recertificacin
Seguimiento
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Resumen de la Auditora
Objetivos de la auditora
Los objetivos de esta auditora son:
a) Verificar que el sistema de gestin de la organizacin cumple con los requisitos de las normas
auditadas.
b) Verificar que la organizacin efectivamente ha realizado las actividades planificadas para el
perodo.
Resumen Auditoria
La auditora se llev a cabo los das 6, 7 y 8 de Noviembre de 2012, bajo los estndares de la(s)
Norma(s)
ISO 9001:2008
ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007
NCh 2728:2003
Subsecretara de vivienda y urbanismo, seala
El alcance del sistema, est dado respecto de los procesos de negocio asociados al Programa
Concursable de Espacios Pblicos, entendindose dentro de estos: Planificar, Gestionar la
disponibilidad presupuestaria, Gestionar postulacin, Gestionar seleccin, Monitorear la pre-inversin,
Controlar fsica y financieramente la inversin y Fiscalizar y monitorear la calidad de la inversin
determinndose la secuencia e interacciones entre estos, as como los criterios y mtodos necesarios
para asegurar que tanto la operacin como el control del procesos identificados, sea eficaz y asegure la
disponibilidad de recursos e informacin necesarios para su operacin y seguimiento.
De este modo, en el Sistema de Gestin de Calidad se han definido herramientas que permiten realizar
el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, implementando las acciones necesarias
para alcanzar los resultados planificados y garantizar as la mejora continua de los mismos
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Reunin de Inicio
La reunin inicial se desarroll en la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo a Nivel Central y en las
Seremi. En ella se trataron los temas definidos en el protocolo de Bureau Veritas Certification, entre
otros el objetivo y alcance de la auditora, metodologa de trabajo, confidencialidad, canales post-venta,
clasificacin de los hallazgos, y su tratamiento como temas relevantes. Se confirm el plan de auditora
enviado con anticipacin.
Desarrollo de la Auditora
El equipo auditor ha llevado a cabo un proceso de auditora basado en una muestra de los procesos
de la Organizacin. Las fuentes de informacin revisadas incluyeron procedimientos, registros y
entrevistas con el personal responsable de los diferentes procesos auditados, debido a lo anterior, se
deja constancia que puede haber desviaciones que durante la auditora no fueron detectadas, lo cual
no exime a la organizacin de su responsabilidad en la verificacin permanente del cumplimiento y
una constante atencin a las exigencias de la normativa y la legislacin aplicable al sistema de
gestin.
Documentacin
La Organizacin ha desarrollado un manual de gestin, en el cual se describen los diferentes
procesos, la interaccin entre ellos y la referencia a los principales documentos y registros. Tambin
se han establecido los procedimientos obligatorios solicitados por los requisitos normativos.
El Manual de Gestin de Calidad auditado corresponde a la versin 4 del 26.10.2012.
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La Organizacin posee todo el sistema documental en sistema electrnico, teniendo todo el personal
acceso a ellos. Por otra parte, la documentacin posee todas las restricciones necesarias para evitar
la utilizacin de documentos obsoletos. En los casos particulares que el personal no tiene acceso a la
documentacin electrnica, la Organizacin proporciona las copias fsicas correspondientes.
Auditoras Internas
Se ha definido un programa anual de auditoras internas, el cual abarca todos los procesos de la
Organizacin. Se evidencia que la ltima auditora interna fue realizada los das 17 al 19 de Julio
2012, y en ella se detectaron 10 no conformidades, 24 observaciones y 7 oportunidades de mejora,
como se pudo establecer en el correspondiente informe de auditora.
Acciones Correctivas/preventivas
La Organizacin ha tomado las acciones necesarias derivadas de: reclamos de clientes, incidentes,
hallazgos de auditoras internas y de no conformidades internas surgidas del monitoreo de los
procesos. Sin embargo, existe debilidad en determinar las acciones correctivas.
Se pudo evidenciar que la Organizacin ha implementado las acciones necesarias para solucionar las
no conformidades detectadas, pero estas no se han cerrado y/o no se ha establecido la eficacia de
las mismas.
Procesos Principales
Los principales procesos de la organizacin corresponden a procesos PEEPP; Gestin de Recurso:
Gestin de personas; Gestin de recursos fsicos y Servicios (RRHH y Compras). En ellos se pudo
evidenciar que son ejecutados de acuerdo a lo establecido
Aspectos Generales
Tambin se pudo observar que en la prxima vigilancia de tercera parte sern auditadas otras
SEREMI.
Centro Empresarial Benavides Av. Benavides N 4887 Surco, Lima
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Resultados de la Auditora
El resultado de esta auditoria se resume en el siguiente cuadro:
N de No Conformidades Mayores
N de No Conformidades Menores
N de Observaciones
N de Oportunidades de Mejora
Fortalezas y Debilidades
A continuacin se presentan las fortalezas y debilidades detectadas por el equipo auditor:
Fortalezas:
Debilidades:
Acciones correctivas
De acuerdo a los hallazgos del presente reporte
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Reunin de Cierre
La reunin de cierre de la auditora se desarroll en la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo a Nivel
Central y en las SEREMI. En ella se sigui el protocolo establecido por Bureau Veritas Certification. Los
temas tratados fueron: agradecimientos, resultados de la auditora, plazos para el cierre de no
conformidades, plazos para el envo del certificado, fortalezas y debilidades observadas por el equipo
auditor.
Oportunidades de Mejora
Codificacin: 01/FLS
Area: Representante de la direccin (SGC) Nivel Central
Descripcin: Indicar en reporte de auditora interna la regin en que fue evidenciado el hallazgo y el
proceso asociado (como regla general), para mayor claridad y trazabilidad.
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Codificacin: 02/FLS
Area: Procesos de PEEPP Nivel Central
Descripcin: Se recomienda redefinir objetivo de calidad Seleccionar y financiar acorde con el
reglamento, a lo menos un proyecto de espacios pblicos postulado por cada regin, en virtud que
existen regiones que poseen alta densidad de comunas y realidades de vulnerabilidad dismiles, no
garantizando la representatividad de equidad en la adjudicacin de proyectos postulados. La frmula del
clculo est definida como n de regiones con proyectos financiados / n de regiones con proyectos
postulados al programa *100).
Detalle Procesos o Areas Auditadas Audito FLS (A1)
rea / Proceso: Alta Direccin Nivel Central
Participantes:
Sr. Manuel Jos Pau Jefe de gabinete del subsecretario
Sra. Vania Navarro Jefa dpto. planificacin y control / Representante de la direccin
Sra. Ximena Gutirrez Encargada seccin gestin de procesos / comit tcnico del SGC
Sr. Gonzalo Fernndez Coordinador nivel central
Sra. Claudia Elgueta Analista de procesos / miembro comit tcnico
Requisitos Auditados: Ver Informe Resumen Auditoria
Procedimientos:
Muestra/ Documento:
Poltica de la calidad vers. 8 octubre 2012
Objetivos de calidad (3) transversales: i) Mejorar la satisfaccin de los clientes (municipios,
respuestas y plan por resultados); ii) mejorar la eficacia a travs de la ejecucin oportuna; iii)
proyecto de un espacio pblico por regin.
Revisin gerencial n2 de nivel 3 del 24.10.2012
Resultados: Conforme, sin hallazgos la muestra.
rea / Proceso: Representante de la direccin (SGC) Nivel Central
Participantes:
Sra. Vania Navarro Jefa dpto. planificacin y control / Representante de la direccin
Sra. Ximena Gutirrez Encargada seccin gestin de procesos / comit tcnico del SGC
Sr. Gonzalo Fernndez Coordinador nivel central
Sra. Claudia Elgueta Analista de procesos / miembro del comit tcnico
Requisitos Auditados: Ver Informe Resumen Auditoria
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Procedimientos:
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Muestra/ Documento:
Ord. N1805 del 7.09.2012 seala a responsable de espacios pblicos de regin de OHiggins
Req. Legales Decreto 312, Resolucin exenta 285 del 15.1.2010, resolucin 1685 del 10.3.2010
(deroga r.ext. 2128 de 2008).
Gestin de la inversin:
Ordinario n0034 de 7.3.2012 Programa espacios pblicos- informa procedimiento de
postulacin y seleccin de proyectos del programa espacios pblicos 2013 (control documental
intranet)
Circular n0005 -informa llamado a concurso para el programa espacios pblicos 2013 y enva
Res. Exenta n242 de 14.3.2012 (plazos para postular vence 27.3.2012 hasta 13:30 hrs),
distribuido a 33 comunas
Ord. N 423 del 15.3.2012 requiriendo a Director Serviu tabla de precios unitarios; respuesta de
Dir. Serviu Ord. 1490 del 23.4.2012
E-mail a municipios informa de tabla precio unitario del 23.4.2012
Gestin postulacin:
16.5.2012 se debe enviar nmina de preseleccin (listado de proyectos priorizados por la regin
Lista de proyectos que cumplen muestra con 7 proyectos Mejoramiento centro cvico Sta. Cruz
Calificacin tcnicas de la propuesta con firmas de la comisin evaluadora
Ord. N868 del 16.5.2012 de evaluacin tcnica informando al Sub. secretario de minvu (por
Res. 285 al destinatario sealado)
Ordinario n977 del 29.5.201 a Alcalde Quinta Tilcoco informa resultados de seleccin de
proyectos PCEP- : desfavorable por documentos no acompaados por Ds 285
Ord. 1198 29.6.2012 resultado favorable Municipalidad Santa Cruz Mejoramiento centro cvico
de Sta. Cruz
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Ord. N 1684 requiriendo a Municipalidad aprobado proyecto Sta. Cruz BIP 30101226-0 (se
requiere carta Gantt, presupuesto dl diseo, certificado. factibilidad y certificado de espacio a
intervenir)
Ord. N 1386 del 25.7.2012 a Min. Des. Social de L.B OHiggins, sealando, por parte de Seremi
OHiggins los proyectos ingresados a carpeta digital del BIP (6)
RS bip 30101226-0 (Santa Cruz) web Mideplan
Reporte Auditora interna de fecha 17.7.2012 al 19.7.2012
Resultados: Conforme, sin hallazgos la muestra.
rea / Proceso: Gestin de Recursos (RRHH Compras) Seremi OHIGGINS
Participantes:
Sra. Mabel Lpez Faras Jefe seccin administracin y finanzas
Requisitos Auditados: Ver Informe Resumen Auditoria
Procedimientos:
Muestra/ Documento:
Intranet del SGC
Poltica de RRHH Res. Exenta 2918 del 30.7.2012
Resolucin exenta n1899 aprubese plan anual de capacitacin- de 5.3.2012 $5.675.000. E-mail enero 2012 respuesta necesidades de capacitacin
PAC 2013
Curso Excel intermedio avanzado para ejecutarse junio- julio 2012 (40 personas); licitacin res.
Exenta 872 del 9.8.2012; evaluacin de percepcin de capacitados; libro de clases.
Evaluacin curso auditor interna jornada nacional de gestin de calidad 3 participantes
evaluados nov.2012; tabulacin encuesta de efectividad 2012 (todos sobre 95%)
Evaluacin de proveedores servicio de aseo de octubre 2012 Droguet & Droguet (categora
Insuficiente, medianamente satisfecho y satisfactorio) resultado medianamente satisfecho.
Formulario Perfil de cargo Encargado de espacios pblicos: informacin a nivel central
Resultados: Conforme, sin hallazgos la muestra.
Nota auditor: Seguimiento en prxima vigilancia efectividad de capacitaciones
rea / Proceso: Proceso de PEEPP Nivel Central
Participantes:
Sra. Luz Castillo Gonzlez Encargada espacios pblicos
Sr. Gonzalo Fernndez Coordinador nivel central
Sra. Claudia Elgueta Analista de procesos / miembro comit tcnico
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Muestra/ Documento:
Ord. N096 del 3.2.2011
Listado base consolidado nacional de proyectos priorizados espacios pblicos 2012
Planificacin:
Listado de proyectos preseleccionados (con costo total y aporte de municipios % por tabla)
Gestin disponibilidad presupuestaria:
E-mail 19.4.2012 para Control RS en regin de Tarapac, comuna de Alto Hospicio (con 2
proyectos BIP 30110059-0 BIP 30110060-0) y Pica (con 1 proyecto BIP 30104474-0); Ord.
N0497 del 4.7.2012, Mat: Responde sobre solicitud de modificacin de cartera de inversin del
programa de espacios pblicos 2012 BIP 30110059-0.
Ord. N0502 del 31.7.2012, Mat.: Responde sobre solicitud de modificacin presupuestaria de la
cartera de proyectos 2012 del PEP., Biobo (antecedentes no suficientes para acoger)
Monitoreo de la pre-inversin:
Decreto n1392 del 20.10.2012 de la Dipres
Informe avance fsico y financiero (obras con arrastre y obras nuevas)
Informe nacional control de gestin Fsico-Presupuestario Sept.2012 (Espacios pblicos con
25,5% al mes de Septiembre 2012)
Resultados: 01 Oportunidad de Mejora
rea / Proceso: Gestin de recursos (RRHH y COMPRA) - Nivel Central
Participantes:
Sr. Hugo Solari Jefe dpto. estudios y desarrollos DIVAN
Sr. Miguel Ancamil Analista de estudios
Sra. Ivonne Valdivia Analista de estudio
Sra. Eliana Canelo Encargada de unidad del desempeo
Srta. Natalia Rebolledo Robert Encargada de personal
Sra. Cristina Ojeda Flores Encargada de capacitacin / Supervisora chilecompra
Sra. Julian Paredes Jefe dpto. compras y servicios generales / Adm. chilecompra
Sra. Emilia Bustamante Encarga seccin planificacin y presupuestos
Requisitos Auditados: Ver Informe Resumen Auditoria
Procedimientos:
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Muestra/ Documento:
Minvu Colabora, diccionario de competencias (identifica nivel de dominio)
Resolucin exenta n1899 del 5.3.2012 PAC 2012
Planilla control de capacitaciones
Actualizacin en programa y normativa habitacional (jornada de difusin de subsidio DS1),
para 40 participantes, ejecutada desde 31 de Julio hasta 7 de Agosto, nivel central,
Curso Adaptacin al cambio ejecutado desde 4 al 10 de Julio 2012; 50 participantes; Ord. 83
del 2.11.2012 solicita contestar evaluacin de efectividad actividades capacitacin 2012 para la
divisin Jurdica de 3 funcionarios.
Carpeta Jorge Silva Herreros: perfil del cargo Encargado Espacios Pblicos, nivel 5, certificado
de ttulo PUC Arquitecto, 2008.
Carpeta Luz Castillo: perfil Encargada Espacios Pblicos, nivel 5, fotocopia certificado de ttulo
UCh Arquitecto, 1998; participacin programa nacional gestin de calidad junio 2012. Evaluacin
pendiente para 16.11.2012.
Carpeta Vania Navarro: perfil Analista unidad estratgica, nivel 5, certificado de ttulo Ingeniero
comercial en administracin de empresas -Usach-, 2002; participacin programa nacional
gestin de calidad Junio 2012. Evaluacin pendiente para 16.11.2012, curso ISO 9000 auditor
interno ao 2006; bases llamado concurso interno para provisin de cargo Jefe del dpto. de
planificacin y control de gestin, grado 5.
Plan de compras regin de Los Lagos
Licitacin pblica escalera de emergencia Seremi Los Lagos
Evaluacin de proveedores SherPoint de Regin de Los Lagos (X) y XV Regin
En estos momentos no se han realizado publicaciones del inicio de apertura de difusin del
fondo concursable de espacios pblicos.
Resultados: Conforme, sin hallazgos la muestra.
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01/PRV
Area:
Recursos Humanos
Requisito(s) Normativo(s):
Descripcin:
Se observa lo siguiente:
-
Manual de calidad punto 6.2 Recursos Humanos, no establece el tratamiento para profesionales
a honorarios, los cuales cuentan con Convenio donde se identifican las competencias del cargo
y no perfil de cargo.
Para carpeta de funcionario Jorge Vera se encuentra perfil de cargo desactualizado, de acuerdo
a su cargo desempeado desde ao 2010 (Jefe departamento planes y programas), adems al
solicitar nuevo perfil este no cuenta con campo de experiencia.
Oportunidades de Mejora
Codificacin: 01/PRV
Area: Compras
Descripcin: Se podra considerar una oportunidad de mejora establecer frecuencia para la evaluacin y
reevaluacin de proveedores.
Detalle Procesos o Areas Auditadas A2 Seremi Metropolitana
rea / Proceso: Procesos de PEEPP
Participantes: Andrea Rojas Castro Encargada programa espacios pblicos
Requisitos Auditados: Ver Informe Resumen Auditoria
Procedimientos: Manual de calidad, versin 4, 26-10-2012.
Procedimiento Espacios Pblicos, versin 4, 26-10-2012
Muestra/ Documento: Proyectos ao 2012-2013
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Requisitos legales aplicables: Resolucin exenta N 285 y N 1685 de 2010; D.S N 3112/06
Reglamenta programa concursable de obras de espacios pblicos.
Planificacin:
Serviu entrega: Listado costos unitarios referenciales 2012.
Resolucin exenta N 564, Llamado a postulacin para la seleccin de proyectos de espacios pblicos
para el ao presupuestario 2013. 29 marzo 2012.
Difusin a travs de e-mail y oficio N 1475 a municipios.
Gestin de la postulacin:
Acta comisin regional programa concursable de espacios pblicos 2012, ao presupuestario 2013. 11
mayo 2012.
Oficio N 2657 Informa de proyecto no seleccionados del llamado Concurso del programa de espacios
pblicos 2012. 25 junio 2012. Puente Alto.
Preseleccin:
Orden de servicio N 17, Conforma comisin evaluadora de los proyectos del llamado a postulacin del
programa de espacios pblicos. 14 mayo 2012.
Oficio N 03691 3 mayo 2012, respuesta de Secretaria ministerial metropolitana a comisin evaluadora.
Oficio N 1907, 16 mayo 2012, Lista priorizada de proyectos.
Matriz de evaluacin de proyectos postulados, 16-05-2012.
Seleccin:
A la fecha no se ha informado los proyectos financiados. (revisin presupuesto de ley)
Gestin de la disponibilidad presupuestaria:
RS Recomendacin social
Oficio N 3372, 07 agosto 2012, responde sobre el proceso de postulacin de proyectos al programa,
municipalidad de Colina. Plazo mximo 09 noviembre 2012.
Oficio N 3361, 07 agosto 2012, responde sobre el proceso de postulacin de proyectos al programa,
municipalidad de Pedro Aguirre Cerda. Plazo mximo 09 noviembre 2012.
Monitoreo de la pre-inversin:
A la fecha no se cuenta con monitoreo de acuerdo a los plazos establecidos.
Control fsico y financiero de la inversin:
Ejemplo ao 2011: Oficio N 0725 municipalidad de Renca, Informa resultado de la seleccin de
proyectos del programa concursable.
Poltica de calidad ao 2012; Objetivos, indicadores y metas ao 2012; Objetivo N 3, Seleccionar y
financiar de acuerdo a normativa al menos 1 proyecto en el ao. Meta 100%.
Auditora Interna: Informe auditora interna de calidad fecha 17, 18 y 19 julio 2012. 01 Observacin - N
33 a Proyecto de municipalidad de Colina.
Resultados: Conforme, sin observaciones.
rea / Proceso: Gestin de Recurso: Gestin de personas y Gestin de recursos fsicos y
Servicios (RRHH y Compras)
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Compras:
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A la fecha no se han gestionado compras asociadas al PEEPP Procesos de compras conforme a Ley
19.886.
Resultados: 01 Observacin y 01 Oportunidad de Mejora
Reunin de Cierre
Iquique:
1.- Lourdes Ramrez Gmez, Coordinadora Logstica
2.- Mnica Madariaga Bobadilla, Jefe Departamento Planes y Programas (s)
3.- Julio Cmara Corts, Jefe Administrativo
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Codificacin: 01/RSA
Area: Procesos Programa de Espacios Pblicos Arica
Requisito(s) Normativo(s): 5.4.1
Descripcin: No se evidencia seguimiento de los 3 Objetivos de calidad Programa concursable de
espacios pblicos, establecidos en el manual de calidad, pgina 6, punto 1.2 y la forma de imput que
entregan al nivel central respecto del logro de stos.
Nota: Se informa que el seguimiento de los objetivos son llevados a nivel central.
Oportunidades de Mejora
Codificacin: 01/ RSA
Area: Procesos Programa de Espacios Pblicos
Descripcin: Se sugiere evaluar la factibilidad de identificar en el procedimiento Espacios Pblicos, Rev.
04 del 26.10.12, especficamente a quien corresponde ciertas actividades, vale decir al Ejecutantes
Encargado/a Programa Espacios Pblico del nivel central o de la Regin.
Codificacin: 02/RSA
Area: Procesos Programa de Espacios Pblicos
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Descripcin: Se sugiere evaluar la factibilidad de fiscalizar las obras realiazadas a travs de los
programas concursables de espacios pblicos, en trminos de especificaciones tcnicas, calidad,
presupuesto, durante el proceso de construccin y su recepcin final, puesto que estos son otorgados al
SERVIU, quin licita los proyectos externamente
Codificacin: 03/RSA
Area: RRHH
Descripcin: Se sugiere evaluar la factibilidad de que la SEREMA Regional, elabore su propio programa
de capacitacin de acuerdo a sus necesidades y a las funciones y tareas que desempea dentro de la
institucin y del sistema de gestin de la calidad cada funcionario, puesto que se observa que se enva
una plantilla con un listado de cursos elaborados en el nivel central y las jefaturas de reas sealan
acorde a una reunin con su personal cuales son los cursos que podran ser relevantes. Cabe destacar
que los cursos que en el programa de capacitacin realizado a nivel central, no se consider ninguno de
los cursos propuestos por las Jefaturas de la Seremi de Tarapac.
Nota: misma oportunidad de mejora Arica
Codificacin: 04/RSA
Area: Procesos Programa de Espacios Pblicos Arica
Descripcin: Se sugiere evaluar la factibilidad, que de acuerdo al presupuesto establecido para la
Regin se realice el proceso de postulacin a los programas de espacios pblicos, puesto que se
observa que el ao 2010 se postularon y seleccionaron 4 proyectos para ejecutarse durante el 2011,
stos obtuvieron la recomendacin favorable RATE (Recomendacin tcnica econmica), RS
(Recomendacin satisfactoria), pero por problemas de recursos de parte del Ministerio, se declar la
propuesta desierta.
Codificacin: 05/RSA
Area: Compras Arica
Descripcin: Se sugiere evaluar a los proveedores internos, Ej. Depto compras-Depto. Desarrollo
Urbano
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Mejoramiento Parque y Plaza Pblica, localidad de Cuya, Comuna de Camarones, etapa de diseo,
proceso presupuestario 2012, BIP: 30109320-0 (introduccin, identificacin del problema, antecedentes
generales de regin-comuna, diagnstico de la situacin actual: identificacin de rea de estudio y rea
de influencia, ubicacin geogrfica, imagen urbano, espacio pblico, representacin local, identificacin
de la poblacin objetivo, proyeccin de la poblacin; evaluacin econmica de las alternativas segn
normas S.N.I. 2011: identificacin de alternativas, descripcin de alternativa N 1, descripcin de
alternativa N 2, anlisis econmico de las alternativas, presupuesto del diseo base, evaluacin
econmica de las alternativas)
ORD N 0334, de SEREMI Ministerio de V y U, Regin Arica y Parinacota., a SEREMI de Planificacin y
Coordinacin Regin de Arica y Parinacota, ANT Res. Ex. N 285 (V y U) del 15.01.10 que fija el
procedimiento para aplicacin prctica del programa de espacios pblicos, MAT Remite proyectos
postulados al programa espacios pblicos llamado 2012 e invita a reunin tcnica de la Comisin
Regional para el proceso de seleccin de los proyectos, ADJ Copia 3 carpetas proyectos postulados
2012.
Diario La Estrella de Arica del 20.03.12 publicacin de licitacin de los diseos, de proyectos
seleccionados, de la SEREMI V y U Regin Arica y Parinacota, financiamiento aprobado mediante ORD
N 1014 del 09 de diciembre de 2011 comuna Camarones, etapa de diseo, proyecto Reposicin plaza
localidad de Cobija, costo total $14.080.000; Mejoramiento zona de juegos y plaza localidad de Cuya,
Camarones, $ 12.116.000, Reposicin calle y pasarela de procesin, Guaacagua, $12.364.000
ORD N 236/2012 del 30.01.12, de Director SERVIU Regin de Arica y Parinacota a Jefa Div.
Desarrollo Urbano, ANT Proceso Presupuestario 2012, MAT Solicita identificacin presupuestaria del
proyecto nuevo que se indica.
Reporte ficha IDI, proceso 2012, postula diseo, Proyecto Camarones 30109304-0 Reposicin calle y
pasarela de Procesin, Guaacagua
Carta Gantt Programa Espacios Pblicos (tareas del Encargado de Espacios Pblicos.
Resultados: 01 observacin y 01 Oportunidad de Mejora
rea / Proceso: Gestin de recursos, Gestin de personas y Gestin de recursos fsicos y
servicios (RRHH, Compras, SHSYMAT)
Participantes:
Cecilia Caete Paredes, Encargada de Compras
Catherine Didier Apaz, Analista DUI y Encargada de Calidad
Jeannette Parra Segovia, Encargada SHYSMAT
Requisitos Auditados: Ver Informe Resumen Auditoria
Procedimientos:
Manual de procedimientos del sistema de compras y contrataciones MINVU, enero 2012
Constitucin y funcionamiento de comit paritario, Rev. 3.0 del 02.09.12
Ejecucin y seguimiento del plan y programa de trabajo SHSYMAT, Rev. 3.0 del 02.09.12
Muestra/ Documento:
Compras:
Formulario de compras <10 del 21.03.12, unidad solicitante Depto. Desarrollo Urbano, publicacin diario
La Estrella Arica, Resolucin llamado 2012 Programa espacios pblicos, publicacin das 27 y 28.03.12
Centro Empresarial Benavides Av. Benavides N 4887 Surco, Lima
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Codificacin: 3 OBS/ANL
Area: Recursos Humanos
Requisito(s) Normativo(s): 7.5.3
Descripcin: Conforme a lo indicado en el procedimiento de capacitacin, seala que las
capacitaciones debern contar con una encuesta de opinin y una evaluacin del servicio prestado. De
lo anterior para el curso de conduccin realizado en marzo del 2012, no se evidencian estos registros.
Codificacin: 4 OBS/ANL
Area: Infraestructura
Requisito(s) Normativo(s): 6.3
Descripcin: Conforme a lo indicado en la Ley 19.284, articulo 21 seala que se debern Las nuevas
construcciones, ampliaciones, instalaciones, sean stas telefnicas, elctricas u otras y reformas de
edificios de propiedad pblica o privada, destinados a un uso que implique la concurrencia de pblico,
as como tambin las vas pblicas y de acceso a medios de transporte pblico, parques, jardines y
Centro Empresarial Benavides Av. Benavides N 4887 Surco, Lima
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plazas, debern efectuarse de manera que resulten accesibles y utilizables sin dificultad por personas
que se desplacen en sillas de ruedas. Sin embargo, en la oficina de la SEREMI, Regin de Los Lagos,
esta se encuentra en un 3 piso y no existen facilidades para el acceso a las personas con discapacidad.
NOTA: Se deja constancia de que si esta situacin no es resuelta durante la prxima auditoria, podr
ser declarar una no conformidad.
Muestra/ Documento: Poltica de calidad, descriptor de cargo, resolucin exenta N 465 sobre la
postulacin de espacios pblicos, proyecto de reposicin de plaza Poblacin Juan Soler, Control de
proyecto Check List N 285 del 2010; Proyecto de construccin Paseo peatonal y mejoramiento de
plazas de la Comuna de Quelln; Proyecto de construccin del parque Entrelagos, Matriz de
evaluacin de proyectos, Proyecto cdigo 30124100; Proyecto N 5 cdigo 30124174; Proyecto N4
cdigo 30124007; Fichas BIP N 30124100- Ficha N 30123905-Ficha BIP 30124163, Ord. N 599
informa de postulacin y seleccin de proyectos programas PEEP del 15-05-2012, Oficio de comit de
evaluacin N 526 del 25-04-2012, lista de participantes del 09-05-2012 Resolucin Exenta N 285 del
2010, Correo electrnico de comisin de seguimiento de proyecto del 24-10-2012; Proyecto de
construccin Costanera en sector Aulen, Rolecha, El Manzano y Pichicolo Proyecto de Mejoramiento
paseo costanera temtica
Resultados: 1 Observacin
rea / Proceso: Gestin de Personas-Compras
Participantes:
.Pgina 28
Resultados: 03 Observaciones
.Pgina 29
desde: 29-10-2012
hasta: 29-10-2012
desde: 6-11-2012
hasta: 8-11-2012
Mayor:
00
Menor:
04
Mayor:
00
Menor:
00
Si
No
No Aplica
Si
No
Procede / Mantiene
Certificacin
Si
No
1)
ISO 9001:2008
3)
2)
4)
Auditores (2,3,4)
2) Paulina Ramrez
Francisco Labra S.
3) Ruth Salinas
4) Andrs Navarro
INN
1
.Pgina 30
Requisitos generales
Requisitos de la documentacin
Compromiso de la Direccin
Enfoque al cliente
Poltica de Calidad
Planificacin
Responsabilidad autoridad y comunicacin
Revisin por la Direccin
Provisin de Recursos
Recursos Humanos
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
Planificacin Realizacin del Producto
Procesos relacionados con el Cliente
Diseo y Desarrollo
Compras
Control de la Produccin y de la Prestacin
del Servicio
Validacin de los Procesos
Identificacin y Trazabilidad
Propiedad del Cliente
Preservacin del Producto
Control Equipos de Seguimiento y Medicin
General
Satisfaccin del Cliente
Auditora Interna
Seguimiento y medicin de los Procesos
Seguimiento y Medicin del Producto
Control del Producto No Conforme
Anlisis de Datos
Mejora Continua
Accin Correctiva
Accin Preventiva
Uso del Logo
X= Revisado
NC= No Conforme
MN: Menor
AM
AM-PM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
7
A
M
X
X
GESTIN DE RECURSOS(OHIGGINS)
6, 7 y 8 de Noviembre de 2012
Fecha:
B
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN /
PROCESOS DE DIRECCIN,
SEGUIMIENTO Y MEJORA
Auditor:
Francisco Labra S. (A1)
Exclusiones
X
X
8
A
M
X
X
7
PM
X
X
X
X
-
X
-
T
O
T
A
L
6-7-8
PM
AM-PM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-
X
-
X
-
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
MY: Mayor
.Pgina 31
Fecha:
06 de noviembre de 2012
Perodo (AM / PM)
4.1
Requisitos generales
4.2
Requisitos de la documentacin
5.1
Compromiso de la Direccin
5.2
Enfoque al cliente
5.3
Poltica de Calidad
5.4
Planificacin
5.5
Responsabilidad autoridad y comunicacin
5.6
Revisin por la Direccin
6.1
Provisin de Recursos
6.2
Recursos Humanos
6.3
Infraestructura
6.4
Ambiente de Trabajo
7.1
Planificacin Realizacin del Producto
7.2
Procesos relacionados con el Cliente
7.3
Diseo y Desarrollo
7.4
7.5.2
Compras
Control de la Produccin y de la Prestacin
del Servicio
Validacin de los Procesos
7.5.3
Identificacin y Trazabilidad
7.5.4
7.5.5
7.6
8.1
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.3
7.5.1
06
AM
X
X
PROCESOS DE PEEPP
Auditor:
Paulina Ramrez V. (A2)
Exclusiones
T
O
T
A
L
06
AM
06
AM
X
X
X
X
X
X
X
N/
A
X
N/A
N/A
X
N/
A
X
N/A
N/A
.Pgina 32
8.4
8.5.1
8.5.2
8.5.3
Anlisis de Datos
Mejora Continua
Accin Correctiva
Accin Preventiva
Uso del Logo
X= Revisado
NC= No Conforme
MN: Menor
MY: Mayor
Fecha:
06 y 07 de noviembre de 2012
Requisitos generales
Requisitos de la documentacin
Compromiso de la Direccin
Enfoque al cliente
Poltica de Calidad
Planificacin
Responsabilidad autoridad y comunicacin
Revisin por la Direccin
Provisin de Recursos
Recursos Humanos
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
Planificacin Realizacin del Producto
Procesos relacionados con el Cliente
Diseo y Desarrollo
Compras
Control de la Produccin y de la Prestacin
del Servicio
Validacin de los Procesos
Identificacin y Trazabilidad
Propiedad del Cliente
Preservacin del Producto
Control Equipos de Seguimiento y Medicin
General
Satisfaccin del Cliente
Auditora Interna
Seguimiento y medicin de los Procesos
Seguimiento y Medicin del Producto
Control del Producto No Conforme
06
06
AM
AM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
07
P
M
X
X
X
X
X
X
X
X
GESTIN DE RECURSOS,
GESTUN DE PERSONA, Y
GESTIN DE RECURSOS FSICOS
Y SERVICIOS
B
GESTIN DE RECURSOS,
GESTUN DE PERSONA, Y
GESTIN DE RECURSOS FSICOS
Y SERVICIOS
PROCESOS PEEPP
Auditor:
Ruth Salinas Avalos (A3)
Exclusiones
T
O
T
A
L
07
6-7
PM
AM-PM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
NA
NA
X
NA
NA
X
NA
X
NA
X
NA
NA
X
NA
NA
X
X
X
X
X
X
X
.Pgina 33
8.4
8.5.1
8.5.2
8.5.3
Anlisis de Datos
Mejora Continua
Accin Correctiva
Accin Preventiva
Uso del Logo
X= Revisado
NC= No Conforme
MN: Menor
MY: Mayor
5.6
6.1
6.2
6.3
6.4
7.1
7.2
Requisitos generales
Requisitos de la documentacin
Compromiso de la Direccin
Enfoque al cliente
Poltica de Calidad
Planificacin
Responsabilidad autoridad y
comunicacin
Revisin por la Direccin
Provisin de Recursos
Recursos Humanos
Infraestructura
Ambiente de Trabajo
Planificacin Realizacin del Producto
Procesos relacionados con el Cliente
7.3
Diseo y Desarrollo
7.4
Compras
Control de la Produccin y de la Prestacin
del Servicio
5.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
Identificacin y Trazabilidad
Propiedad del Cliente
Preservacin del Producto
Control Equipos de Seguimiento y
Medicin
General
Satisfaccin del Cliente
Auditora Interna
Seguimiento y medicin de los Procesos
7.6
8.1
8.2.1
8.2.2
8.2.3
7
A
M
7 7
A P
M M
X X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
REUNION DE CIERRE
Fecha: 07.11.2012
COMPRAS
DE
RECURSOS HUMANOS
7.5.2
VALIDACIN
DE
LOS
PROCESOS
PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
PROCESOS EE.PP
REUNION DE INICIO
T
O
T
A
L
PM
PM
AM-PM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
N
A
NA
N
A
X
X
NA
X
X
X
X
X
X
X
X
X
.Pgina 34
8.2.4
8.3
8.4
8.5.1
8.5.2
8.5.3
X
X
X
X
X
X
X= Revisado
NC= No Conforme
MN: Menor
X
X
X
X
X
X
MY: Mayor
Cantidad de Personas: 40
Otros:
Actividad
Inicial/ Principal
Fecha: 29.10.2012 /
6-7-8.11.2012
Auditor
JNO / FLSPR-RS-AN
N NC
4/0
Mayores
0/0
Menores
Requisitos
4/0
1 Vigilancia
Fecha:
2 Vigilancia
Fecha:
3 Vigilancia
Fecha:
4 Vigilancia
Fecha:
5 Vigilancia
Fecha:
Especial/Followup / Upgrade
Fecha:
Estado Sistema de Gestin (Conclusin del Ciclo en ltima auditora de seguimiento):
.Pgina 35
REF: CL 1170676/12
FECHA: 8.11.2012
SURVEILLANCE
1
5(2)
*
*
*
*
*
*
N de Das Auditor
N de SITIOS
Nota Especial:
.Pgina 36
Comentarios:
Periodos de Vigilancias 1 & 2 preparado por:
NOMBRE:
FRANCISCO LABRA S.
FECHA:
8.11.2012
Comentarios:
FECHA:
Auditor(es)
Referencia BV
CL 1170676/12
Empresa
SUBSECRETARIA DE VIVIENDA Y
URBANISMO
Fecha Auditoria
xx de xxxxxx de 201x
37(85.59)
Alcance:
Contacto:
SR. GONZALO
FERNANDEZ
Direccin(es)
e-mail:
gfernandezr@minvu.cl
Telfono
02-3513356
Horario
Proceso/Departamento/Funcin
Horario
Proceso/Departamento/Funcin
Da 1 (A1) SEREMI
09:00
Reunin de Inicio
09:00
Reunin de Inicio
09:30
Alta direccin
09:30
10:30
Representante de la direccin
11:30
12:00
12:00
Representante
de
la
Gerencia
(Mantencin del SGC Seremi)
13:00
Almuerzo
13:00
Almuerzo
.Pgina 37
14:00
14:00
Trabajo auditor
15:30
15:00
Reunin de Cierre
16:30
Trabajo Auditor
17:00
Reunin de Cierre
Este Programa de Auditora de Vigilancia se ha desarrollado junto con el BV SF17 Plan de Vigilancia y tiene por objetivo asegurar que el
Personal apropiado est disponible y se encuentre para la reunin de inicio y ejecucin de la Auditora. El plan es basado en su organizacin
(Estructura departamental o procesos), pero puede ser modificado por el Auditor Lder durante la reunin de inicio de acuerdo a las
necesidades del equipo auditor o de su organizacin. (FLS)
.Pgina 38