Hojas Electrnicas

Son programas de aplicacin que permiten realizar clculos numricos y operaciones

lgicas. Las hojas electrnicas pueden incluir objetos variados como textos, grficos,
sonidos, video, animaciones y otros. Tambin se puede generar grficos relacionados
con el tipo y magnitud de datos que manejan.

La primera hoja de cculo que se creo a finales del 70, fue el programa VisiCalc
(Calculadora Visual) creado por Dan Bricklin y Bob Frankston, algunas otras hojas de
clculo se muestran a continuacin:

Lotus 1-2-3, integrada en Lotus SmartSuite

Gnumeric forma parte del Gnome

Kspread forma parte del KOffice para Linux

Calc forma parte del paquete

OpenOffice

Quattro Pro forma parte de Corel

Wordperfect Office

Ingreso a la hoja electrnica Excel.

La hoja de clculo Excel forma parte del paquete de Office de Microsoft. Para hacer
uso de la hoja electrnica Excel, previamente instalado, podemos seguir la siguiente
ruta:
Inicio / Programas / Microsoft office/ Microsoft Excel.

Otra forma de accesar a Excel es crear un Acceso Directo a Excel en el Escritorio o

escribiendo el nombre Excel.

Guardar un libro con otro formato de archivo

El formato de archivo con el cual se guarda de forma predeterminada es .xlsx. Sin
embargo, puede guardar un libro en otro formato de archivo, tal como en el formato
de una versin anterior de Excel, un archivo de texto o un archivo PDF o XPS.
Cuando se guarda en otro formato algunos datos y caractersticas pueden no
almacenarse.
Para guardar el libro que desee guardar, se realiza lo siguiente:

Haga clic en Archivo > Guardar como.

En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a la ubicacin deseada.

En la lista Guardar como tipo, haga clic en el tipo(formato) de archivo deseado.

Haga clic en las flechas para desplazarse a los formatos de archivo que no se vean en la
lista.

Formatos de archivo de Excel

FORMATO

EXTENSIN DESCRIPCIN

Libro de Excel

.xlsx

Formato de archivo XML predeterminado para Excel

2007 a 2013. No puede almacenar cdigo de mcros
de Microsoft Visual Basic para Applications (VBA) ni
hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Hoja de clculo .xlsx

Open
XML
estricta

Versin ISO estricta del formato de archivo de libro de

Excel (.xlsx).

Libro de Excel .xlsm

(cdigo)

Formato de archivo basado en XML y habilitado para

macros de Excel 2007 a 2013. Almacena cdigo de
macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0
(.xlm).

Libro binario de .xlsb

Excel

Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2007 a

2013.

Plantilla

Formato de archivo predeterminado para una plantilla

.xltx

de Excel de Excel 2007 a 2013. No puede almacenar

cdigo de macros de VBA ni hojas de macros de Excel
4.0 (.xlm).
Plantilla (cdigo)

.xltm

Formato de archivo habilitado para macros de una

plantilla de Excel en Excel 2007 a 2013. Almacena
cdigo de macros de VBA u hojas de macros de Excel
4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xls

97 a Excel 2003

Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003

(BIFF8).

Plantilla de Excel .xlt

97 a Excel 2003

Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003

(BIFF8) para una plantilla de Excel.

Libro
de .xls
Microsoft Excel
5.0/95

Formato de archivo binario de Excel 5.0/95 (BIFF5).

Hoja de clculo .xml

XML 2003

Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003

(XMLSS).

Datos XML

Formato de datos XML.

.xml

Complemento de .xlam
Excel

Formato de complemento basado en XML y habilitado

para macros de Excel 2007 a 2013. Un complemento
es un programa adicional diseado para ejecutar
cdigo adicional. Admite el uso de proyectos VBA y
hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Complemento de .xla
Excel 97 a 2003

Complemento de Excel 97 a 2003. Se trata de un

programa adicional diseado para ejecutar cdigo
adicional. Admite el uso de proyectos VBA.

Libro de Excel .xlw

4.0

Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo hojas

de clculo, hojas de grficos y hojas de macros. Puede
abrir un libro de este formato en Excel 2013, pero no
puede guardar un archivo Excel en este formato.

Formatos de archivo de texto

FORMATO
Texto
formato
(delimitado
espacios)

EXTENSIN DESCRIPCIN
con .prn

Formato delimitado por espacios de Lotus. Guarda

solo la hoja activa.

por

Texto (delimitado .txt

por tabulaciones)

Guarda un libro como un archivo de texto deliminato

por tabulaciones para poder usarlo en otro sistema
operativo de Microsoft Windows. Garantiza que los
caracteres de tabulacin, los saltos de lnea y otros
caracteres se interpretan correctamente. Guarda solo la
hoja activa.

Texto
(Macintosh)

Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo
Macintosh. Garantiza que los caracteres de tabulacin,

.txt

los saltos de lnea y otros caracteres se interpretan

correctamente. Guarda solo la hoja activa.
Texto (MS-DOS)

.txt

Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por tabulaciones para usarlo en el sistema operativo
MS-DOS. Garantiza que los caracteres de tabulacin,
los saltos de lnea y otros caracteres se interpretan
correctamente. Guarda solo la hoja activa.

Texto Unicode

.txt

Guarda un libro como texto Unicode, un estndar de

codificacin de caracteres desarrollado por Unicode
Consortium.

CSV (delimitado .csv

por comas)

Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por comas para usarlo en otros sistemas operativos de
Windows. Garantiza que los caracteres de tabulacin,
los saltos de lnea y otros caracteres se interpretan
correctamente. Guarda solo la hoja activa.

CSV (Macintosh)

.csv

Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por comas para usarlo en el sistema operativo
Macintosh. Garantiza que los caracteres de tabulacin,
los saltos de lnea y otros caracteres se interpretan
correctamente. Guarda solo la hoja activa.

CSV (MS-DOS)

.csv

Guarda un libro como un archivo de texto deliminado

por comas para usarlo en el sistema operativo.
Garantiza que los caracteres de tabulacin, los saltos
de lnea y otros caracteres se interpretan
correctamente. Guarda solo la hoja activa.

DIF

.dif

Formato de intercambio de datos. Guarda solo la hoja

activa.

SYLK

.slk

Formato de vnculo simblico. Guarda solo la hoja

activa.

NOTA Si guarda un libro en cualquier formato de texto, se pierden todos los

formatos.
Otros formatos de archivo
FORMATO
EXTENSIN DESCRIPCIN
DBF 3, DBF 4

.dbf

dBase III i IV. Estos formatos de archivo se pueden

abrir en Excel pero no se puede gaurdar un archivo de
Excel en el formato dBase.

Hoja de clculo .ods

de
OpenDocument

Hoja de clculo de OpenDocument. Puede guardar

archivos de Excel 2010 de modo que se puedan abrir
en aplicaciones de hoja de clculo que usan el formato
de hoja de clculo de OpenDocument, tal como
Google Docs y OpenOffice.org Calc. Tambin puede
abrir las hojas de clculo en formato .ods en Excel
2010. Es posible que se pierda algo del formato al
guardar y abrir archivos .ods.

PDF

.pdf

Portable Document Format (PDF). Este formato de

arcivo conserva los formatos del documento y permite
compartir los archivos. Cuando el archivo de formato
PDF se visualice en lnea o se imprime, conserva el
formato previsto. Los datos del archivo no se pueden
modificar con facilidad. El formato PDF tambin es
de utilidad para los documentos que se reproducirn
mediante mtodos de impresin comercial.

Documento XPS

.xps

Especificacini de papel XML (XPS). Este formato de

archivo conserva los formatos del documento y
permite compartir archivos. Cuando un archivo XPS
se visualiza en lnea o se imprime, conserva el
formato excatamente segn lo previsto y los datos no
se pueden modificar con facilidad.

Formatos de archivo que usan el Portapapeles

Si copi datos en el Portapapeles en uno de los siguientes formatos de archivo, puede
pegarlos
en
Excel
mediante
el
comando Pegar o Pegado
especial (Inicio > Portapapeles > Pegar).
FORMATO

EXTENSIN

IDENTIFICADORES
PORTAPAPELES

DE

TIPO

DEL

Imagen

.wmf o .emf

Imgenes en formato WMF o EMF.

NOTA Si copia una imagen de metarchivos de
Windows desde otro programa, Excel pega la
imagen en un metarchivo mejorado.

Mapa de bits

.bmp

Imgenes almacenadas en el formato de mapa de

bits (BMP).

Formatos
de .xls
archivo
de
Microsoft Excel

Los formatos de archivo binario para las versiones

de Excel 5.0/95 (BIFF5), Excel 97 a 2003 (BIFF8)
y Excel 2013 (BIFF12).

SYLK

.slk

Formato de vnculo simblico.

DIF

.dif

Formato de intercambio de datos.

Texto (delimitado .txt

por tabulaciones)

Formato de texto delimitado por tabulaciones.

CSV (delimitado .csv

por comas)

Formato de valores delimitados por comas.

Texto
formato
(delimitado
espacios)

Formato de texto enriquecido (RTF). Solo desde

Excel.

con .rtf
por

Objeto incrustado

.gif, .jpg, .doc, Objetos de Microsoft Excel, objetos de programas

.xls o .bmp
registrados correctamente que admiten OLE 2.0
(OwnerLink), imagen u otro formato de
presentacin.

Objeto vinculado

.gif, .jpg, .doc, OwnerLink, ObjectLink, vnculo, imagen u otro

.xls o .bmp
formato.

Objeto de dibujo .emf

de Office

Formato de objeto de dibujo de Office o imagen

(formato EMF).

Texto

Texto de visualizacin, texto OEM.

.txt

Pgina web de un .mht, .mhtml

solo archivo

Pgina web

Pgina web de un solo archivo (MHT o MHTML).

Este formato de archivo integra grficos en lnea,
applets, documentos vinculados y otros elementos
compatibles a los que se hace referencia en el
documento.

.htm, .html

Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML).

NOTA Cuando copia texto desde otro programa,
Excel
lo
copia
en
formato
HTML,
independietemente del formato del texto original.
Formatos de archivo que no se admiten en Excel 2013
Los siguientes formatos de archivo ya no se admiten, por lo que no puede abrir ni
guardar archivos en estos formatos.
Para trabajar con los datos del libro en un programa que ya no es compatible, puede
intentar lo siguiente:
Buscar en Internet una empresa que ofrece convertidores de formatos de archivo para
los formatos que no se admiten en Excel.

Guardar el libro en otro formato de archivo que se pueda abrir en otro programa. Por
ejemplo, guarde el archivo en una hoja de clculo XML o en formato de archivo de
texto que el otro programa tambin podra admitir.
FORMATO

EXTENSIN

IDENTIFICADORES DE TIPO DEL

PORTAPAPELES

Grfico de Excel

.xlc

Formatos de archivo de Excel 2.0, 3.0 y

2.x

WK1, FMT, WK2, .wk1, .wk2, .wk3, Formatos de archivo de Lotus 1-2-3
WK3, FM3, WK4
.wk4, .wks
(todas las versiones)
Microsoft Works

.wks

Formato de archivo de Microsoft Works

(todas las versiones)

DBF 2

.dbf

Formato de archivo de DBASE II

WQ1

.wq1

Formato de archivo de Quattro Pro para

MS-DOS

WB1, WB3

.wb1, .wb3

Quattro Pro 5.0 y 7.0 para Windows.

Crear un nuevo libro

Para crear un libro nuevo, haga clic en el botn de Office, y luego en Nuevo.
Aparecer la imagen siguiente:

Para crear un libro nuevo, haga clic en Crear.

Para crear un libro basado en una plantilla instalada de su computador, haga clic en
Plantillas instaladas.
Como cambiar el nmero de hojas de clculo en un libro nuevo
Haga clic en el botn de Office, y luego en Opciones de Excel; aparecer la
figura siguiente:

 Ubicado en Ms frecuentes, en la seccin Al crear nuevos libros, escriba en el

casillero Incluir este nmero de hojas, la cantidad de hojas que desea que
contenga el nuevo libro.

CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

Las hojas se componen de casillas rectangulares, llamadas Celdas. En ellas
escribiremos nmeros, palabras o frmulas. Estas celdas se encuentran distribuidas
en filas (numeradas) y columnas (identificadas por letras). Los botones que dan
nombre a las filas y columnas se llaman cabeceras, las que permiten una rpida
identificacin de los elementos dentro de la matriz. Para diferenciar una celda de
otra debemos pensar en letras (que representan columnas) y nmeros (que
definen filas).

Cuadro de
nombre

Selector ubicado en la celda B3, en el ngulo superior izquierdo, en el Cuadro de

nombres se indica la celda activa.
Seleccin de Filas y columnas
En ocasiones es importante seleccionar una fila, una columna o toda la plantilla.
Esto se realiza muy sencillamente:

Al cliquear en la cabecera de la columna se selecciona la columna. Si arrastramos a

izquierda o derecha seleccionaremos varias columnas.

Cliqueamos en la cabecera de la fila para seleccionarla. Si arrastramos seleccionamos

varias filas.

MOVERNOS DENTRO DE UNA HOJA DE EXCEL

Podemos desplazarnos dentro de una hoja de clculo de diferentes maneras:
- Haciendo clic con el mouse en la celda deseada.
- Mediante las teclas de direccin.
- Escribiendo el nombre de celda en el Cuadro de nombres.
Recordemos que a veces necesitamos recurrir a las Barras de desplazamiento
para localizar alguna celda.
En la parte inferior de la ventana hay unas pestaas grises con el nombre de las
hojas incluidas en el libro en uso. La que est activa se encuentra con fondo
blanco.
Para activar una planilla slo basta hacer clic en la pestaa.

MANEJO DE HOJA DE CLCULO

Cuando iniciamos Excel aparece un libro con tres hojas en blanco (hoja1, hoja2,
hoja3). Si es necesario podemos:
- Agregar, mediante Pestaa Inicio/ Seccin Celdas/ opcin Insertar, en el
men seleccionar Insertar Hoja; de igual manera eliminar una hoja.

- Cambiarle el nombre, haciendo doble clic en el nombre, se seleccionar para poder

cambiarlo.

Manipulacin de hojas, celdas, filas y columnas

Insertar una nueva hoja al libro:

Para lograr estos pasos mediante lo siguiente:

*Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opcin Insertar lo
cual mostrar una nueva ventana donde debers seleccionar la opcin General
> Hoja de clculo y pulsar el botn Aceptar.
*Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas Mays + F11 para insertar
una nueva hoja.

Cambiar el nombre de una hoja:

Excel nos permite nombrar las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. Es
por ello que ser ms fcil localizar los datos que necesitamos consultar si
colocamos un nombre apropiado a la hoja. Para cambiar el nombre de la hoja
debes hacer doble clic sobre su etiqueta.

Los nombres de las hojas no pueden excederse de los 31 caracteres. Tambin es

posible cambiar el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre su etiqueta
y seleccionando la opcin de men Cambiar nombre lo cual tendr el mismo
efecto que haber hecho doble clic sobre la etiqueta.

Cambiar el color de la etiqueta de una hoja:

Podemos organizar e identificar fcilmente las hojas de acuerdo a su color. Para
hacer este cambio debes hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la
opcin Color de etiqueta y elegir el color adecuado:

Copiar o mover hojas:

Antes de copiar o mover hojas realizamos una copia en donde se creara un
respaldo de los datos antes de manipularlos con frmulas de Excel. Para hacer

la copia de una hoja debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y
seleccionar la opcin Mover o copiar y se mostrar el siguiente cuadro de
dilogo:

Previamente asegurarse de que la caja de seleccin Crear una copia est

marcada y al pulsar el botn Aceptar se crear una copia de la hoja. Un atajo
para copiar una hoja es arrastrar la etiqueta de la hoja a la izquierda o derecha
mientras pulsamos la tecla Ctrl. Si en lugar de copiar solo deseamos mover de
posicin la hoja, entonces podemos utilizar el cuadro de dilogo Mover o copiar
y seleccionar la posicin hacia donde deseamos mover la hoja.

Eliminar una hoja:

Al igual que las acciones anteriores debemos hacer clic derecho sobre la
etiqueta de la hoja que vamos a eliminar y seleccionar la opcin Eliminar:

Introduccin y Edicin de datos

Edicin de Datos:

Describe la manera de introducir nmeros, texto, fechas, entre otros en un documento de

la hoja de clculo Excel, introduciendo el concepto de frmula. Tambin se explican
varias ayudas que pueden ser tiles a la hora de rellenar las celdas de una hoja de
clculo.
Edicin de una hoja:
Explica la manera de modificar los datos introducidos en las celdas de una hoja de
clculo del programa Excel: edicin de los datos, copiar, cortar y pegar, insertar y
eliminar celdas. Tambin se describe el proceso de bsqueda y reemplazo en Excel y el
modo de deshacer y rehacer acciones.
Introduccin de Datos:
Para introducir textos o nmeros
*Situarse en la celda en la cual se quiere introducir el dato, bien con el ratn o con el
teclado.
*Introducir el texto o nmero correspondiente.

Tipos de series
Podr llenar automticamente varios tipos de series arrastrando directamente en la hoja
de clculo o usando el comando Series (men Edicin, Llenar).
Hora
Una serie de horas puede contener los incrementos de das, semanas o meses que se
especifiquen, o tambin sucesiones repetitivas, como das de la semana, nombres de
meses o los trimestres del ao. Por ejemplo, las selecciones de hora inicial de la
siguiente tabla dan como resultado las series que se muestran:
Seleccin inicial

Serie extendida

9:00
Lun
Lunes
Ene
ene-92, abr-92
ene, abr
15-ene, 15-abr
1991, 1992

10:00, 11:00, 12:00

mar, mi, jue
martes, mircoles, jueves
feb, mar, abr
jul-92, oct-92, ene-93
jul, oct, ene
15-jul, 15-oct
1993, 1994, 1995

Lineal

Cuando se crea una serie lineal, Microsoft Excel incrementa o reduce los valores con un
factor constante, como se muestra en la tabla siguiente:
Seleccin inicial
1, 2
1, 3
100, 95

Serie extendida
3, 4, 5
5, 7, 9
90, 85

Geomtrica
Cuando se crea una serie geomtrica, Microsoft Excel multiplica los valores por un
factor constante, como se muestra en la tabla siguiente:
Seleccin inicial
2 (incremento: 2)
2 (incremento: 3)

Serie extendida
4, 8, 16
6, 18, 54

Autollenado
La funcin Autollenado extiende varios tipos de series, como se muestra en la tabla
siguiente:

Seleccin inicial
Tri3 (o T3 o Trimestre3)
1er Periodo
Producto 1
Producto 1: entregado
1, 3, 4

Serie extendida
Tri4, Tri1, Tri2
2do Periodo, 3er Periodo
Producto 2, Producto 3
Producto 2: entregado, Producto 3: entregado
5,66, 7,16, 8,66

En la tabla anterior, el ltimo ejemplo es una tendencia de ajuste perfecto. En el

ejemplo previo se muestra cmo Microsoft Excel extiende parte de una seleccin
(Producto 1) y copia el resto (entregado).

Como llenar rpidamente datos repetidos en una columna

Si los primeros caracteres que usted escriba en una celda, coinciden con los datos
existentes en otra celda de esa columna, Microsoft Excel llenar automticamente los
restantes caracteres en la celda que usted est escribiendo. Al iniciar la escritura en una
celda, tome en cuenta lo siguiente:
Para aceptar los datos, presione la tecla ENTRAR.
Los datos coincidirn exactamente con el diseo de letras maysculas y minsculas
de las entradas existentes en las otras celdas.

 Para reemplazar los caracteres introducidos automticamente, siga escribiendo.

Para eliminar los caracteres introducidos
automticamente, presione la tecla RETROCESO.
Si Microsoft Excel no puede determinar la entrada
correcta que debe llenar, puede seleccionar una
entrada. Escriba al menos un carcter en la celda. A
continuacin, haga clic en la celda con el botn
secundario del ratn para ver una lista de entradas
que ya estn en la columna (figura adjunta). A
continuacin, haga clic en Elegir de la lista
desplegable del men contextual.

Autosuma: para sumar los datos

Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rpido
de hacerlo es mediante Autosuma.
Seleccione la celda a la derecha o debajo de los nmeros que desea agregar.
Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=

Compartir y exportar libros

Compartir libros:
Excel nos ofrece la posibilidad de Compartir libro, y nosotros como propietarios del
libro compartido, podremos administrarlo controlando el acceso a ste y resolviendo los
cambios que estn en conflicto. Despus de incluir todos los cambios, podremos dejar
de compartir el libro.
Estos pasos se pueden lograr la pestaa Archivo y se desplaza una lista donde
encontramos Compartir nuestro documento.

Exportar libros:

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel:
puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos
externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar
como.
Adems, modificas el nombre y la ubicacin de guardado de un archivo escogiendo en
la ficha Archivo, la opcin Guardar como. El cuadro de dilogo Guardar como se
exhibe. Navega hasta la nueva ubicacin de almacenamiento deseada y modifica el
nombre del archivo.
Los archivos de otros programas guardados en forma nativa pueden perder sus atributos
de formato de origen, mientras que un archivo creado en una hoja de clculo
determinada puede poseer caractersticas que no estarn disponibles en otros programas.

Formato de celdas.
Estas herramientas existen diversas maneras de obtener un formato de celda:
*En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
*En el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio,
repartidos en los grupos Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin podemos
encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic
derecho sobre una celda o rango:

Podemos seleccionar las diferentes opciones que nos aparecen que son:
Numero, alineacin, fuente, borde, relleno y proteger.
Con la finalidad de darnos la oportunidad de aplicar el estilo adecuado a las
celdas de nuestro libro para mejorar la presentacin de los datos y de esta
manera tener una mejor compresin e interpretacin de los mismos.

Ejemplo:

Formatos de las fuentes

Mediante la Pestaa Inicio/Seccin Numero/Fuente accedemos a la ventana de
dilogo al dar un clic en el botn
Tamao y Color.

que nos permite cambiar la Fuente, el Estilo,

Una manera ms rpida de cambiar el formato de una o ms celdas es emplear

Pestaa Inicio/ Cinta de
Opciones.

REFERENCIAS
Las referencias a celdas permiten manipular el contenido de una celda, existen 3 tipos:
Referencias Relativas
Una referencia relativa a una celda permite que al desplazar hacia abajo o hacia la derecha se
incremente en 1 posicin tanto la fila como la columna. Ej: A1
Referencias Absoluta
Una referencia absoluta a una celda permite que al desplazar hacia abajo o hacia la derecha
permanezca la misma posicin tanto la fila como la columna. Ej: $A$1
Referencias Mixta
Una referencia mixta a una celda permite que al desplazar hacia abajo o hacia la derecha se
incremente en 1 posicin la fila como la columna o permanezca la misma posicin tanto la fila
como la columna Ej: $A1 o A$1. Con la tecla Funcional F4 usted obtiene los smbolos $ que
permiten fijar la celda

Funciones y frmulas
Se utiliza las frmulas para realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los
resultados actualizados cada vez que los datos cambien.
Partes de una frmula de Excel

Una frmula puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: operadores,

referencias a celdas, valores, hojas de clculo, funciones y nombres. Para introducir
una frmula en una celda de una hoja de clculo, escriba cualquier combinacin de
estos elementos en la barra de frmulas. Las frmulas deben comenzar con un signo
igual (=).

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto

tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar
encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras

frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que
contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores

matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo *
para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar

funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la
cual podemos incluir como parte de una frmula.

Estructura de una funcin y frmula

La estructura de la funcin debe comenzar por el signo igual (=), luego se coloca el nombre de la
funcin, se abre un parntesis, los argumentos de la funcin deben estar separados por comas y
un parntesis de cierre para finalizar se cierra el parntesis.

Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles,

haga clic en una celda y presione MAYSC+F3.

Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, etc. El

argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo.

Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin sobre

herramientas la cual describe como se emplea la funcin.

Funciones anidadas

Es posible que para realizar una operacin se deba

depender de varias funciones en conjunto:
Resultados vlidos: Cuando se utiliza una funcin
anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Lmites del nivel de anidamiento:

Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.
Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de
segundo nivel.

Insertar formulas mediante asistente

Se debe ubicar en la celda en la cual se desea obtener el resulta, dar clic en men formulas y dar clic en
insertar funcin

Esta opcin nos

permite buscar la
funcin mediante el
nombre, adems se
puede buscar
mediante las
distintas categoras.
En la parte inferior
del cuadro de
dilogo se
encuentra la
descripcin de la
funcin escogida.

Una vez seleccionada la funcin damos clic en el botn

aceptar, por lo cual se abrir otro cuadro de dialogo en
el cual se debern ingresar los distintos datos o
condiciones dependiendo de lo que se desea.

Se debe tener claro los distintos operadores que se pueden utilizar para plantear correctamente una
funcin o formula:

Operadores:
+
*
/
%
^
&
=

Descripcin:
Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Exponente
Concatenar
Igual
Menor
Mayor
Menor igual
Mayor igual
Diferente de

Incorporaciones en Excel 2013

Excel ha mantenido las formulas de la versin 2010 a diferencia que en esta nueva versin ha incorporado
nuevas funciones y formulas:
NOMBRE DE LA
FUNCIN
Funcin ACOT
Funcin ACOTH
Funcin NUMERO.ARABE
Funcin BASE
Funcin
DISTR.BINOM.SERIE
Funcin BIT.Y
Funcin BIT.DESPLIZQDA
Funcin BITOR
Funcin BITRSHIFT
Funcin BIT.XO
Funcin CEILING.MATH
Funcin COMBINA

TIPO Y DESCRIPCIN
Matemticas y trigonometra: Devuelve la arco cotangente de un
nmero.
Matemticas y trigonometra: Devuelve la arcotangente hiperblica
inversa de un nmero.
Matemticas y trigonometra: Convierte un nmero romano en
arbigo.
Matemticas y trigonometra: Convierte un nmero en una
representacin de texto con la base dada.
Estadstica: Devuelve la probabilidad de un resultado de prueba
siguiendo una distribucin binomial.
Ingeniera: Devuelve un Y bit a bit de dos nmeros.
Ingeniera: Devuelve un valor numrico desplazado hacia la izquierda
por los bits de cant_desplazada.
Ingeniera: Devuelve un O bit a bit de dos nmeros.
Ingeniera: Devuelve un valor numrico desplazado hacia la derecha por
los bits de cant_desplazada.
Ingeniera: Devuelve un O exclusivo bit a bit de dos nmeros.
Matemticas y trigonometra: Redondea un nmero hacia arriba al
entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano.
Matemticas y trigonometra:

Funcin COTH

Devuelve la cantidad de combinaciones con repeticiones de una cantidad

determinada de elementos.
Matemticas y trigonometra: Devuelve el coseno hiperblico de un
nmero.
Matemticas y trigonometra: Devuelve la cotangente de un ngulo.

Funcin CSC

Matemticas y trigonometra: Devuelve la cosecante de un ngulo.

Funcin CSCH

Matemticas y trigonometra: Devuelve la cosecante hiperblica de un

ngulo.
Fecha y hora: Devuelve la cantidad de das entre dos fechas.

Funcin COT

Funcin DIAS
Funcin CONV.DECIMAL
Funcin ENCODEURL
Funcin FILTERXML
Funcin
MULTIPLO.INFERIOR.MAT
Funcin FORMULATEXT

Matemticas y trigonometra: Convierte una representacin de texto

de un nmero con una base dada en un nmero decimal.
Web: Devuelve una cadena de URL codificada
Web: Devuelve datos especficos del contenido XML usando el XPath
especificado.
Matemticas y trigonometra: Redondea un nmero hacia abajo al
entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano.
Bsqueda y referencia: Devuelve la frmula en la referencia dada como
texto.

Funcin GAMMA

Estadstica: Devuelve el valor de la funcin Gamma.

Funcin GAUSS

Funcin IM.COSH

Estadstica: Devuelve un 0,5 menos que la distribucin acumulativa

normal estndar.
Lgica: Devuelve el valor que se especifica, si la expresin se convierte
en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresin.
Ingeniera: Devuelve el coseno hiperblico de un nmero complejo.

Funcin IMCOT

Ingeniera: Devuelve la cotangente de un nmero complejo.

Funcin IM.CSC

Ingeniera: Devuelve la cosecante de un nmero complejo.

Funcin IM.CSCH

Ingeniera: Devuelve la cosecante hiperblica de un nmero complejo.

Funcin IM.SEC

Ingeniera: Devuelve la secante de un nmero complejo.

Funcin IM.SECH

Ingeniera: Devuelve la secante hiperblica de un nmero complejo.

Funcin IM.SENOH

Ingeniera: Devuelve el seno hiperblico de un nmero complejo.

Funcin IM.TAN

Ingeniera: Devuelve la tangente de un nmero complejo.

Funcin ESFORMULA

Informacin: Devuelve VERDADERO si existe una referencia a una celda

que contiene una frmula.
Fecha y hora: Devuelve el nmero de semana ISO del ao para una
fecha determinada.

Funcin SI.ND

Funcin
ISO.NUM.DE.SEMANA

FUNCIN DE TEXTO

Funcin CONCATENAR
Dicha funcin nos permite unir dos o ms cadenas de texto en una misma celda lo cual
es muy til cuando nos encontramos manipulando bases de datos y necesitamos hacer
una concatenacin.
Concatenar tiene una sintaxis muy sencilla donde cada argumento ser un texto que se
ir uniendo al resultado final.

exto1
(obligatorio): El primer texto que se unir a la cadena de texto final.

Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los

argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Funcin CARACTER
Esta funcin regresa un carcter especfico para un nmero entero que ha sido
proporcionado como argumento. Un computador tiene un juego de caracteres con un
nmero entero asignado y es precisamente ese nmero el que debemos proporcionar
como argumento.
La funcin carcter solamente admite un argumento:

Nmero (obligatorio): Nmero entero entre 1 y 255 que especifica el

carcter que deseamos obtener.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Funcin DIASEM
Dicha funcin nos devuelve el nmero que identifica a un da de la semana, es decir,
nos regresa un nmero entre 1 y 7 el cual indicar qu da de la semana corresponde a
una fecha determinada.
Tiene dos argumentos:

Nm_de_serie (obligatorio): Es la fecha de la cual necesitamos conocer el da

de la semana.
Tipo (opcional): Nos permite configurar el da asignado como primer da de la
semana.

Funcin Ahora
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era
General antes de especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda al mismo
formato de fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora especificada en el
Panel de control. Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda mediante los
comandos en el grupo Nmero de la ficha Inicio de la cinta de opciones.
La funcin AHORA es til cuando se necesita mostrar la fecha y hora actuales en una
hoja de clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese
valor se actualice cada vez que se abra la hoja de clculo.
Funcin Hoy
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de
fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era
General antes de especificar la funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si
desea ver el nmero de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Nmero.
Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la
fecha actual y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.

FUNCIONES LGICAS
Funcin SI

Nos permite evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin
SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba
lgica.
Adems de especificar la prueba lgica tambin podemos especificar valores a devolver
de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si

el resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el
resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la

evaluacin es FALSO.

Funcin O
Devuelve los valores VERDADERO o FALSO despus de haber evaluado las
expresiones lgicas que se hayan colocado como argumentos.
La funcin O nos ayudar a determinar si al menos uno de los argumentos de la
funcin es VERDADERO.

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin.

Valor_lgico2 (opcional): A partir del segundo argumento las expresiones
lgicas a evaluar con opcionales hasta un mximo de 255.

Funcin Y

Nos permitir evaluar varias expresiones lgicas y saber si todas ellas son verdaderas.
Ser suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de
la funcin tambin sea FALSO.
Los argumentos son los siguientes:

Valor_lgico1 (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada por la funcin.

Valor_lgico2 (opcional): Expresiones lgicas a evaluar, opcional hasta un
mximo de 255.

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS

Funcin REDONDEAR

Nos ayuda a redondear un nmero a una cantidad de decimales especificados. La

cantidad de decimales especificados puede ser un nmero positivo, negativo o cero.
Tiene dos argumentos obligatorios:

Nmero (obligatorio): El nmero que va a ser redondeado.

Nm_decimales (obligatorio): La cantidad de decimales a la que se desea
redondear.

 Funcin Suma
Mediante los siguientes pasos puedo realizar una suma de valores ingresados.
Sombreo las celdas con los valores que deseo sumar.
Clic en el botn AUTO SUMA de la
barra de herramienta Estndar.
Y de esta manera me aparece el
de las celdas.

resultado de la suma de los valores

Funcin SUMAR.SI
Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de
esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operacin.
Tiene tres argumentos que explicar a continuacin.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que ser evaluado.

Criterio (obligatorio): La condicin que deben cumplir las celdas que sern
incluidas en la suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea
omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
Funcin RESIDUO
Nos ayuda a obtener el sobrante (residuo) que haya resultado de la divisin de dos
nmeros.
La sintaxis es la siguiente:

Nmero (obligatorio): Nmero que ser dividido. Tambin conocido como

dividendo.
Nm_divisor (obligatorio): Nmero por el cual se sea hacer la divisin.

Funcin ALEATORIO.ENTRE

Devuelve un nmero aleatorio que se encontrar entre el lmite inferior y el lmite

superior especificados. La funcin ALEATORIO.ENTRE siempre devolver un nmero
entero.
Tiene solamente dos argumentos:

Inferior (obligatorio): Lmite inferior del nmero aleatorio generado.

Superior (obligatorio): Lmite superior del nmero aleatorio generado.

FUNCIONES ESTADISTICAS
Funcin Promedio
La Funcin estadstica Promedio se utiliza para determinar la media aritmtica de los
nmeros.
Funcin Min
La Funcin estadstica Min, se utiliza para determinar el valor ms pequeo de un
rango de datos.

Funcin Max
La Funcin estadstica Max, se utiliza para determinar el valor mximo o ms alto de
un rango de datos.
Podemos utilizar esta funcin para determinar el producto de mayor costo, el servicio
con mayor nmero de visitas, etc. La forma de utilizar esta funcin es la siguiente.
Funcin Contar
Se utiliza esta funcin para determinar el nmero de elementos numricos que existen
en un determinado rango de celdas.
=CONTAR(Rango)
Funcin Contar.blanco
Cuenta las celdas vacas existentes en el rango anterior. La frmula devuelve texto
vaco.
Funcin Contar.Si
Cuando existe una lista larga de artculos, con algunos de ellos repetidos (por ejemplo,
una lista de pedido, o el resumen de ventas) a veces es necesario contar cuntas
veces aparece determinado producto en la lista.
Para ello se utiliza la funcin =CONTAR.SI(), cuando se desea contar una lista basada
en un criterio.
Rango. es el rango donde est la lista donde se buscar la palabra o el texto a
contar.
Texto_a_contar: aqu se ubica el criterio, se pueden utilizar operadores como
>, < o =. El texto a compara puede ser un nmero, y en el caso de que vaya
acompaado de un operador, puede escribirse asi: ">200", o bien "<=F7" (si
en F7 hubiera un nmero)

FUNCIONES FINANCIERAS
PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)
El significado de cada uno de los argumentos es el siguiente:

Tasa: es la tasa de inters por perodo.

Nper: es el nmero total de perodos de pago en una anualidad.
Va: es el valor actual o la cantidad total de una serie de pagos futuros.
Vf: es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el
ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el
valor futuro de un prstamo es 0).
Tipo: Es el nmero 0 1 e indica el vencimiento de pagos.

Ejemplos:
La siguiente frmula devuelve el pago mensual sobre un prstamo de $10.000 con
una tasa de inters anual del 8% pagadero en 10 meses:

PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -$1.037,03

Usando el mismo prstamo, si los pagos vencen al comienzo del perodo, el pago es:
PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -$1030,16

GRAFICOS DE EXCEL
Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Dependiendo el tipo
de datos que utilicemos se seleccionara el tipo de grfico.

La informacin de cada serie est almacenada en una columna diferente.

Crear un grfico en Excel es tan sencillo como seguir los siguientes dos pasos:
1. Selecciona una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores
numricos
2. Una vez hecha la seleccin, ve a la ficha Insertar > Grficos y haz clic sobre el
botn del tipo de grfico que deseas insertar y se mostrar un men donde
debers seleccionar el grfico deseado.

TIPOS DE GRFICOS

GRFICOS DE COLUMNAS

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en
un grfico de columnas. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un
perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos. En los grficos de
columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en
el eje vertical.

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los grficos de

columnas agrupadas comparan valores entre categoras. Un grfico de columnas
agrupadas muestra valores en rectngulos verticales en 2D. Un grfico de
columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D;
no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

GRAFICOS DE LINEAS

En un grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el

eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje
vertical.

Lnea y lnea con marcadores

Ya sea que se muestren con marcadores o sin ellos, los grficos de lneas son tiles
para mostrar tendencias en el tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando
hay muchos puntos de datos y el orden en que se presentan es importante.

Lnea apilada y lnea apilada con marcadores

Los grficos de lneas apiladas permiten mostrar la tendencia de la contribucin que

hace cada valor a lo largo del tiempo o categoras ordenadas; pero como no es fcil
ver que las lneas estn apiladas, tal vez convenga usar otro tipo de grfico de lneas
o un grfico de reas apiladas.

GRAFICO CIRCULARES

En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila
de una hoja de clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de
una serie de datos, en proporcin a la suma de los elementos.

Piense en utilizar un grfico circular cuando:

Slo tenga una serie de datos que desee trazar.

Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.

Circular y circular en 3D

Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un total con un

formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un grfico circular para
destacarlos.

GRFICO DE BARRAS

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo en
un grfico de barras. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos
individuales.

Piense en utilizar un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.

Los valores que se muestran son duraciones.

Barra agrupada y barra agrupada en 3D

Los grficos de barras agrupadas comparan valores entre categoras. En un grfico

de barras agrupadas, las categoras se suelen organizar a lo largo del eje vertical,
mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal.

GRAFICOS DE REA

Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar
para llamar la atencin hacia el valor total en una tendencia.Al mostrar la suma de los
valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un
todo.

Los grficos de rea tienen los siguientes subtipos de grfico:

reas en 2D y 3D Tanto si se presentan en 2D como en 3D, los grficos de

reas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de
categora. Los grficos de reas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y
profundidad) que se pueden modificar

GRAFICO DE DISPERSIN
Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de
varias series de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de
coordenadas XY.Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra un
conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical
(eje Y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los muestra en
intervalos irregulares o agrupaciones.

GRAFICO DE SUPERFICIE

Un grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos

conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican
reas que estn en el mismo rango de valores.
Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos sean
valores numricos.

Superficie 3D Los grficos de superficie 3D muestran las tendencias de los

valores a travs de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color
de un grfico de superficie no representan las series de datos, sino la distincin
entre los valores.

GRAFICOS DE ANILLOS

En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en

columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico
de anillos muestra la relacin de las partes con un todo pero puede contener ms de una
serie de datos.

Los grficos de anillos tienen los siguientes subtipos de grfico:

Anillos Los grficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada
anillo representa una serie de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas de
datos, cada anillo totalizar el 100%.

Anillos seccionados De manera muy similar a los grficos circulares

seccionados pero pueden contener ms de una serie de datos.

GRFICO DE BURBUJAS

En un grfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en

una hoja de clculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y
los valores y correspondientes y los valores de tamao de burbuja se muestran en
columnas adyacentes.

Burbujas o burbujas con efecto 3D

comparan
conjuntos
de
tres

Ambos tipos de grficos de burbujas

valores
en
lugar
de
dos.

GRFICOS RADIALES
Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de clculo se pueden representar
en un grfico radial. Los grficos radiales comparan los valores agregados de varias
series de datos.

Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos
individuales, los grficos radiales muestran cambios en valores relativos a un
punto central.

ELEMENTOS DE UN GRAFICO

rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del
grfico y que incluye todas sus partes.
Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte
superior.
Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que
representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene
de una celda.

Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un

grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una
o ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente
pueden tener una serie de datos.
Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es
conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es
conocido tambin como el eje horizontal y suele contener las categoras del
grfico.
rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de
datos.
Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes
de manera que faciliten su lectura e interpretacin.
Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje
correspondiente.
Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de
datos.

TABLA DE DATOS
Tabla de una entrada
Este tipo de tablas se utilizan para ver cmo afectan distintos datos o resultados a
una sola variable. Los ejemplos ms comunes son calcular pagos, intereses, como
dos interesen afectan a un pago. Otro ejemplo clsico es analizar una funcin, y
como esta cambia con distintos datos que se le propongan.
Este se encuentra en la ficha Datos, en la seccin Herramienta de Datos dentro de
Anlisis y si

Luego aparece lo siguiente

Solo ingreso un dato en cualquiera de las dos celdas.

Tabla de dos entradas

Este tipo de tabla se utiliza para analizar cmo afectan distintos datos o valores a
dos variables. El ejemplo ms comn es analizar una funcin de x y y, dando
varios valores a x como afectara a y.
Este se encuentra en la ficha Datos, en la seccin Herramienta de Datos dentro de
Anlisis y si

Luego aparece lo siguiente

Ingreso los dos datos tanto de celda de entrada de fila y de columna.

MANEJO DE DATOS: ORDENAR Y FILTRAR

Ordenar datos en una hoja de clculo
Para poder ordenar datos que se encuentran en un rango de celdas o en una tabla de
datos, es necesario seguir los siguientes pasos.
1) Seleccionar el rango de datos que desea ordenar; puede incluir ttulos para poder
reconocer las filas o las columnas.

2) Para ordenar de forma rpida los datos.

Seleccione una celda que se encuentre en la columna que desee ordenar.

D clic en
de la pestaa Datos, para ordenar datos en forma ascendente, o
puede dar clic en
para ordenar datos en forma descendente.

3) Ordenar datos de acuerdo a criterios especficos.

Una vez seleccionada una celda que se encuentre dentro del rango de datos que
se desean ordenar
En la pestaa Datos, en el grupo que corresponde a Ordenar y filtrar, haga clic
en Ordenar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar, dnde estarn tres listas:

Ordenar por: Seleccione la columna que desea ordenar.

Ordenar segn: Seleccione una de las opciones valores, Color de

celda, Color de fuente o Icono de celda.

Criterio de ordenacin: Seleccione el orden en el que desea aplicar la

operacin de ordenacin: ascendente, descendente o lista personalizada.

Si escoge lista personalizada parecer el cuadro Listas personalizadas,

donde escoger la lista que desee y dar clic en Aceptar.

Pero si ninguna de esas listas satisface sus necesidades, usted puede crear
su propia lista. Para lo cual debe seguir los siguientes pasos.
1. Escribir los valores que conforman la breve lista por los que se
desea ordenar, y en el orden que se desee.

2. Seleccione las celdas que conforman la lista y haga clic en

Archivo, luego en Opciones y despus en Avanzadas.
3. Debajo de General, d clic en Modificar listas personalizadas.
4. Dentro del cuadro Listas personalizadas, d clic en Importar.

Ordenar por fechas

1. Seleccione el rango que incluyen las fechas que desea ordenar.

2. En la pestaa Inicio, d clic en Ordenar y filtrar, luego d clic en Ordenar de ms

antiguos a ms recientes u Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

Fechas ordenadas de forma ascendente, de ms antiguas a ms recientes.

Fechas ordenadas de forma ascendente, de ms recientes a ms antiguas.

Filtrar datos en una tabla Excel

a. Seleccione los datos que desea filtrar, para lograr mejores resultados asegrese
haber editado un encabezado en la tabla, luego en la pestaa Datos d clic en
Filtros.

b. Luego en cada encabezado de la tabla aparecer un filtro.

Para poder filtrar de forma rpida, realice lo siguiente:

I.
Haga clic en la flecha
del encabezado que desea filtrar.
En la lista que puede ser de texto o nmeros, desactive la casilla Seleccionar
todo que se encuentra en la parte superior de la lista y, luego active las
casillas de los elementos que desea que aparezcan en su tabla, y por ltimo
d clic en Aceptar.

Una vez realizado el filtrado, la flecha de la misma, ubicada en el

encabezado de la tabla, cambiar a este icono
para as poder indicar que
se ha aplicado un filtro.
Quitar filtro.
Eliminar filtro de una columna.
D clic en el icono Filtro
que se encuentra junto al encabezado de columna y,
despus d clic en Borrar filtro de <"nombre de columna">.

 Eliminar todos los filtros de una hoja de clculo.

Haga clic en la pestaa Datos y, luego en Borrar.

Aplicacin de filtros de texto, de nmeros, de fecha y por color

Filtros de texto.
Al dar clic en la opcin Filtros de texto se desplegarn varias opciones a elegir como
son:
Es igual a
No es igual a
Comienza por
Termina por
Contiene
No contiene
Filtro personalizado.

Cuando escogemos cualquiera de estas opciones aparecer el cuadro de dilogo

Autofiltro personalizado, que nos ayudar a indicar el detalle que debe tener el filtro que
vamos a aplicar.

Dentro de este cuadro de dilogo podemos dos condiciones para una misma columna y
tambin podemos elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de las
mismas. Al dar clic en Aceptar el filtro se aplicar a los datos.
Filtro de nmeros.
Cuando se desean filtrar datos numricos, se debe dar clic en la opcin Filtros de
nmeros, y se desplegarn las siguientes opciones de filtrado:
Es igual a
Diez mejores
No es igual a
Superior del promedio
Mayor que
Inferior del promedio
Mayor o igual que
Filtro personaliza.
Menor que
Menor o igual que
Entre

Una vez seleccionada una de estas opciones, aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro
personalizado, donde se editarn todos los parmetros que debe cumplir el filtro que vamos
a aplicar; en opciones como diez mejores no es necesario editar parmetros porque se aplica
inmediatamente a los datos.
Filtro de fechas.
A la hora de aplicar un filtro, Excel muestra los criterios de filtrado correspondientes, por lo
cual cuando se desea filtrar fechas, se har visible la opcin Filtros de fecha y al dar clic en
la misma, se desplegarn las opciones: Es igual a, Antes, Despus, Entre, Maana, Hoy,
Ayer, Prxima semana, Esta semana, Semana pasada, Prximo mes, entre otras.

Al escoger una de estas opciones aparecer el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado,

para ayudarnos a indicar los detalles de filtrado; opciones como Hoy se aplican de manera
inmediata sobre los datos.
Filtrar por color
Si en la tabla se ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato
condicional, es posible por los colores o los iconos que se muestran en la tabla.
Si damos clic en la flecha
del encabezado de correspondiente a la columna que tiene el
formato de color o formato condicional aplicado, se mostrar la opcin Filtrar por color y al
dar clic en la misma se desplegarn los colores de celda, los colores de fuente o los iconos
por los que se desea filtrar. Los tipos de colores que aparezcan dependern de los colores
que se han aplicado en la tabla.

Tabla de conjuntos de iconos que se pueden utilizar a la hora de Filtrar por color

Tabla de los diez colores ms factibles a la hora de Filtrar por color.

Subtotales
Sirve para devolver un subtotal de una lista o base de datos, y los valores contenidos o que
toma en cuenta los subtotales son los que han pasado por una ordenacin, filtracin o
restriccin segn el criterio que han sido evaluados.
Funcin subtotales
Una forma de obtener subtotales es mediante la funcin subtotales
Una vez abierto Excel, nos dirigimos a funciones o fx le damos doble clic izquierdo y
enseguida se abrir un men en el cual se encuentran todas las funciones que Excel ofrece a
sus usuarios y buscamos Subtotales.
Sintaxis de la funcin Subtotales

Nm_funcin(obligatorio): Valor numrico (del 1 al 11) que indica el tipo de funcin que
debe ser utilizada en el clculo com Suma, Promedio, Max. Min
Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores
Ref2(opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento es
opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.
En el nmero de funcin tenemos:

NUM_Funcin

Funcin

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

PROMEDIO
CONTAR
CONTARA
MAX
MIN
PRODUCTO
DESVEST
DESVESTP
SUMA
VAR
VARP

Promedio: devuelve el promedio o la media aritmtica del grupo de datos que han sido
previamente seleccionados y ordenados.
Contar: esta funcin cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros.

Contara: esta funcin cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros, letras, celdas
vacias y valores de error.
Max: entrega el valor mximo de un grupo de datos o valores.
Min: devuelve el valor mnimo de un grupo de datos, valores o cantidades.
Producto: esta funcin lo que realiza es multiplicar todas las cantidades contenidas en las
celdas seleccionadas y devolver el producto.
Desvest: calcula la desviacin estndar de una muestra.
Desvestp: esta funcin calcula la desviacin estndar de
la poblacin total determinada por los argumentos.
Suma: esta funcin suma los valores o cantidades que se
encuentran en las celdas que han sido seleccionadas.
Var: Calcula la varianza de una muestra
Varp: Calcula la varianza en funcin de toda la
poblacin.

Subtotales de una base de datos

Otra forma de obtener subtotales, realizamos lo siguiente:
1.- Se debe organizar la informacin: En el ejemplo quiero saber el promedio de ventas por
local, entonces lo primero que debo de hacer es ordenar la columna Local. Ordenas segn
como quieras de ascendente o descendente o viceversa.

2.- Nos ubicamos dentro de la base de datos, nos dirigimos a Datos le damos doble clic y
luego en Subtotales.

3.- Se nos abrir una ventana llamada Subtotales la cual se debe llenar:
a. Para cada cambio en: se le indica a Excel como se agrupara la informacion. (En nuestro
caso ser la columan local)
b.- Usar funcin: aqu indicamos que funcin si utilizara sumar, max, min, promedio, etc.
En este paso usaremos Promedio.
c.- Agregar subtotal a: aqu indicamos que columnas deben llevar subtotales y aqu seria
en Ventas. Y finalmente damos clic en Aceptar.

Y obtenemos el resultado requerido.

TABLA DINAMICA
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando
la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

CREAR UNA TABLA DINAMICA

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y
grficos dinmicos.
Teniendo previamente seleccionados los datos que deseamos formen parte de
nuestra Tabla Dinmica y estando en la ficha "Insertar"

El cuadro de dilogo que aparece es:

En esta ventana, Excel le solicita que confirme el rango (y nombre de hoja), que crear
la Tabla Dinmica de la Lista o Base de Datos que seleccion anteriormente. Presione
el botn Aceptar; adems Excel le pide la celda inicial (y si Ud. lo prefiere, la hoja
nueva), en donde se crear su Tabla Dinmica; aparecer la siguiente figura:

 Aqu. Excel espera que coloque los botones (a su derecha), que representan los campos
de la Base de Datos, en las diferentes reas (fila, columna, datos o campos de pgina).
Como disear la tabla dinmica, arrastrando un campo
Para cambiar el diseo de una tabla dinmica arrastrando un campo, en la seccin derecha
de su pantalla (siguiente figura), haga lo siguiente:

En Lista de campos de tabla dinmica, seale con el ratn el nombre del elemento
o del campo de la tabla dinmica que desee mover.
Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre la celda o el botn de campo hasta
Rtulos de columna, Rtulos de fila o Filtro de Informe; los campos a calcular
los ubica en Valores.
Campos de Pgina
Un campo de pgina de tabla dinmica, es un campo en donde los datos, se muestran de
uno en uno en una Tabla Dinmica.

Los campos de pgina de una Tabla Dinmica, situados dos filas sobre el cuerpo central en
la columna ubicada ms hacia la izquierda, pueden utilizarse para mostrar datos de campo
independientes de otros campos de la Tabla Dinmica. Cuando seleccione un elemento de
un campo de pgina, cambiarn los datos mostrados en la Tabla Dinmica.
Puede situar cada pgina en una hoja individual para imprimir datos o trazar grficos
independientes de otros datos de la Tabla Dinmica. Tambin puede combinar todos los
datos de las pginas en una sola Tabla Dinmica para crear un grfico general o realizar
clculos de resumen en todo el rango de datos.
Para mostrar los elementos de un campo de pgina en una tabla dinmica:

Haga clic en la flecha situada junto al elemento de campo de pgina; aparecer una
figura similar a la siguiente:

Haga clic en el elemento que desee mostrar.

Buscar Objetivo
Para buscar una solucin especfica a una frmula, haga lo siguiente:

En el grupo Herramientas de datos y en la ficha Datos haga clic en el botn

Anlisis Y si; y seleccione la opcin Buscar objetivo; aparecer la siguiente
figura:

En el cuadro Definir la celda, introduzca la referencia o el nombre de la celda que

contiene la frmula para la que desea encontrar una solucin especfica. Puede escribir
la referencia o el nombre, o seleccionar la celda en la hoja de clculo.

En el cuadro Con el valor, introduzca el valor deseado.

En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca el nombre de la celda que contiene

el valor que va a cambiarse en la resolucin hasta alcanzar el resultado deseado.
Asegrese de introducir la referencia de una celda que contenga un valor del que
depende la frmula original, ya sea directa o indirectamente. No introduzca la
referencia de una celda que contiene una frmula.

Elija el botn Aceptar. Aparecer un cuadro de dilogo indicando el estado de la

bsqueda del objetivo.

Elija el botn Pausa para detener la bsqueda del objetivo.

Elija el botn Paso a paso, despus de elegir el botn Pausa, si desea continuar la
bsqueda paso. Si no ha sido posible obtener la solucin deseada, Microsoft Excel
muestra un mensaje.

Si Microsoft Excel obtiene la solucin deseada para la frmula, elija el botn Aceptar
para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo. Para restaurar los
valores originales elija el botn Cancelar.

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis
Y si.
Con Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de una celda, denominada
celda objetivo.
Solver trabaja con el grupo de celdas que estn relacionadas, directa o indirectamente, con
la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores de las celdas variables que se
especifiquen, denominadas celdas ajustables, para obtener el resultado especificado en la
frmula de la celda objetivo.

Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el
modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la frmula
de la celda objetivo.
Como cargar el complemento Solver
El complemento Solver es un programa de complemento de Excel que est disponible
cuando instala Microsoft Office o Excel. Sin embargo, para utilizarlo en Excel primero lo
debe cargar.

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de

Excel.

Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione

Complementos de Excel; como en la siguiente figura:

Haga clic en Ir.

En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificacin Solver

y, a continuacin, haga clic en Aceptar; como en la siguiente figura:

Como resolver un problema con Solver.

En la ficha Datos, en el grupo Anlisis, haga clic en Solver. Aparecer la siguiente

figura:

En el cuadro Celda objetivo, escriba o seleccione una referencia de celda para la celda
objetivo. La celda objetivo debe contener una frmula.

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el valor mximo o mnimo posible, haga
clic en Mx o en Mn, respectivamente.

Si desea que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valores de y, a
continuacin, escriba el valor en el cuadro.

En el cuadro Cambiando las celdas, escriba un nombre o referencia para cada celda
ajustable. Separe con comas las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben
estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse
200 celdas ajustables como mximo.

En el cuadro Sujeto a las restricciones, especifique todas las restricciones que desee
aplicar.

En el cuadro de dilogo Sujeto a las siguientes restricciones, haga clic en

Agregar. Aparecer la siguiente figura:

En el cuadro Referencia de la celda, escriba la referencia de celda para los que desee
restringir el valor.

Haga clic en la relacin ( <=, =, >=, int o bin ) que desee que haya entre la celda a la
que se hace referencia y la restriccin. Si hace clic en int, en el cuadro Restriccin
aparecer entero. Si hace clic en bin, en el cuadro restriccin aparecer Binario.

En el cuadro Restriccin, escriba un nmero, una referencia de celda, un nombre o una

frmula.

Para aceptar una restriccin y agregar otra, haga clic en Agregar; o, para aceptar la
restriccin y volver al cuadro de dilogo Parmetros de Solver, haga clic en Aceptar.

Finalmente, haga clic en Resolver. Aparecer la siguiente figura:

Para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo, haga clic en Utilizar
solucin de Solver en el cuadro de dilogo Resultados de Solver.

Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.