Revista Venezolana de Gerencia (RVG)

Ao 15. N 49, 2010, 125 - 140

Universidad del Zulia (LUZ) ISSN 1315-9984

Sistemas de informacin para la gestin

de mantenimiento en la gran industria
del estado Zulia *
Oliva, Karim **
Arellano, Madelein ***
Lpez, Mara ****
Soler, Karen *****
Resumen
Este trabajo tiene como propsito determinar las caractersticas que distinguen los sistemas
de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del estado Zulia. Este estudio
est basado en una entrevista estructurada aplicada a los gerentes, jefes o encargados de mantenimiento a catorce (14) industrias de la regin seleccionadas de una poblacin de treinta y cuatro
(34) empresas, mediante la cual se determin la condicin de los elementos constitutivos de los sistemas de informacin para mantenimiento a saber, administracin de los equipos, rdenes de trabajo, especialidades de mantenimiento, abastecimiento y control de materiales, informes de desempeo y tecnologas de informacin utilizadas. En los resultados se evidencia que la gestin de
mantenimiento en las industrias encuestadas hace nfasis en la administracin de los equipos y en
la utilizacin de las rdenes de trabajo como mecanismo de planificacin y de control de las actividades de mantenimiento. Se observa heterogeneidad en las caractersticas de los sistemas de informacin que apoyan la gestin de mantenimiento, debido principalmente al empleo dismil de las
tecnologas de informacin. Se concluye que las industrias con mayor nivel de automatizacin
Recibido: 21-01-09 . Aceptado: 10-12-09
*

Este trabajo constituye un avance del Proyecto de Investigacin titulado Informacin para la
Gestin Privada, financiado por El Consejo de Desarrollo Cientfico y Humanstico (CONDESLUZ) y adscrito al Centro de Estudios de la Empresa.
**
Investigadora-Docente de la Facultad de Ingeniera. E-mail: karimoliva@gmail.com
*** Investigadora-Docente de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales. Cursante del Doctorado en Ciencias Sociales, mencin Gerencia. E-mail: marellano@luz.edu.ve. Ingeniera industrial con maestra en Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia y adscritas al Programa
de promocin al investigador del FONACIT.
**** Ingeniera industrial con maestra en Gerencia de Empresas de la Universidad del Zulia y adscritas al Programa de promocin al investigador del FONACIT.
E-mail: marivi260281@gmail.com
***** Ingeniera Industrial. E-mail: karenssissy@gmail.com

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia

Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________
muestran sistemas de informacin ms organizados y con mejores posibilidades para el control de la
gestin de mantenimiento.
Palabras clave:

Sistema de informacin, gran industria, gestin de mantenimiento, estado Zulia.

Information Systems for Managing Maintenance

in the Main Industry of the State of Zulia
Abstract
The purpose of this work is to determine the characteristics that distinguish information systems
for managing maintenance in the principal industry in the State of Zulia. The study is based on a structured interview applied to the managers, heads or those in charge of maintenance for fourteen (14) industries in the region selected from a population of thirty-four (34) companies. The study determined the
condition of the constitutive elements for maintenance information systems, such as equipment administration, work orders, maintenance specialties, material storage and control, performance reports and
information technologies used. Results show that maintenance management in the interviewed industries emphasizes equipment administration and the use of work orders as planning and control mechanisms for maintenance activities. Heterogeneity was observed in the information system characteristics
that support maintenance management, due principally to dissimilar use of information technologies.
Conclusions are that industries with a greater level of automation evidence more organized information
systems with greater possibilities for controlling maintenance management.
Key words:

Information system, main industry, maintenance management, State of Zulia.

1. Introduccin
Para cualquier organizacin industrial el mantenimiento es considerado un
factor estratgico en la bsqueda de incrementar los niveles de productividad,
calidad y seguridad en una empresa. El
desempeo de un sistema de mantenimiento implica un constante y eficiente
manejo de informacin, lo cual permite a
la gerencia integrar las acciones de la
empresa durante el desarrollo de los procedimientos y actividades correspondientes a su entorno productivo.
La presente investigacin ha sido
realizada tomando como base una revisin bibliogrfica sobre la concepcin de
sistemas de informacin (SI), enfocando
su aplicacin a la funcin de manteni-

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miento en grandes industrias. El propsito es determinar las caractersticas que

distinguen los sistemas de informacin
para la gestin de mantenimiento en la
gran industria del estado Zulia, unificando
criterios sobre la estructura y el funcionamiento de los sistemas de informacin,
como elemento fundamental de soporte
para el desempeo de la funcin de mantenimiento. De esta manera, se contrasta
esta caracterizacin con evidencia emprica en las grandes industrias del estado
Zulia.
La gran industria est conformada
por grandes cantidades de capital y de
personas, siendo un factor potencial de
cambio para el desarrollo futuro del sector econmico y diversos beneficios que
otorgan a la sociedad. Particularmente, la

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gran industria posee mayores fortalezas
desde la perspectiva de disponibilidad de
recursos y organizacin, respecto a la pequea y mediana industria.
Ante la dinmica de un mercado
cambiante y exigente, las industrias se
encuentran sometidas a enormes presiones para ser competitivas y ofrecer una
entrega oportuna de productos con calidad, lo cual requiere la implantacin de
un sistema productivo acorde a estas exigencias y se hace imprescindible la utilizacin y modernizacin de equipos con
cierta tecnologa para el proceso de
transformacin.
Por ello, el uso de nuevas tecnologas para optimizar los procesos de produccin, automatizacin y distribucin son
pilar fundamental para este sector industrial; dado que, por lo general, estas empresas cuentan con tecnologas y sistemas de
punta que les permiten evaluar distintos escenarios y tomar decisiones, de una manera que les ahorra tiempo y dinero1.
Considerando que no hay un criterio nico para definir una gran industria,
se adopt el criterio establecido por el
Instituto Nacional de Estadstica (I.N.E),
que considera como gran industria aquella que tenga en su haber un nmero mayor a cien (100) empleados. Con este criterio, se determin la poblacin de las
grandes industrias ubicadas en el estado

Zulia, totalizando para el ao 2007 una

cantidad de 34 industrias. La muestra estuvo conformada por 14 empresas, seleccionadas mediante la tcnica de muestreo aleatorio simple2, que representan el
41.17% de la poblacin. En las industrias
seleccionadas, se aplic una entrevista
estructurada mediante un cuestionario a
gerentes, jefes o encargados del rea de
mantenimiento de cada industria, con el
fin de obtener evidencia emprica y acercamiento al objeto de estudio relacionado
con las actividades de mantenimiento.

2. Sistemas de informacin
en las organizaciones
Un sistema de informacin acepta
recursos de datos como entrada y los procesa en resultados de informacin como
salida, la cual, a su vez, est constituida
por datos convertidos a un contexto significativo y til para usuarios finales especficos (OBrien, 2001: 42). Particularmente,
Goldratt (1994: 5-6) enfatiza que la informacin slo se puede definir dentro del
marco de la toma de decisiones, estando
este proceso imbricado en el sistema de
informacin. De all, que se plasme que el
contexto y el usuario van a determinar el
proceso de decisin, propio de la gestin
de cualquier tipo de organizacin y relacionado con su sistema de informacin.

Segn cifras aportadas por el Centro Nacional de Tecnologas de Informacin (C.N.T.I.), el desarrollo industrial venezolano se expresa en aproximadamente un 10% de establecimientos de
la gran industria.
El clculo fue realizado considerando la frmula de poblaciones finitas establecida por Sierra
Bravo (1997:227), asumiendo 40% y 60% para p y q, respectivamente, con un nivel de confianza de 95% (2s) y error de 20%.

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Ahora bien, para Oz (2000: 527) en
el plano de la planeacin estratgica se
requiere la declaracin de una misin corporativa que aclara su propsito y sus
metas generales, y que proporcionan un
marco referencial para la formulacin de
los objetivos estratgicos de la organizacin. La misin delinea el propsito de
los sistemas de informacin en la organizacin; de esta manera, vincula la estrategia con el sistema de informacin, determinando el tipo de organizacin y sus
responsabilidades.
En el mbito de la organizacin,
Burch y Grudnitski (1998: 583) consideran dos filosofas relacionadas con la utilizacin de SI: (a) Reactiva, orientada a la
base de la organizacin, y visualiza el sistema de informacin como un arma defensiva tctica y operacional que responde al procesamiento de datos y reportes;
y (b) Proactiva, orientada hacia toda la organizacin, donde el SI representa un
arma ofensiva estratgica. La primera
permite que la organizacin se mantenga
y sobreviva, la segunda ofrece una ventaja competitiva.
Por su parte, Montilva (1999: 55)
refiere que el sistema de informacin de
una organizacin representa un subsistema, que a su vez est conformado por
diferentes subsistemas de informacin
estrechamente interrelacionados, asociados a las reas funcionales, y que
como un todo contribuyen a alcanzar los
objetivos organizacionales.
La configuracin de los sistemas
de informacin se presenta con aspectos
distintivos entre diversos autores, relacionados con: (a) grado de especificidad,
(b) alcance y (c) clasificacin de los elementos que los configuran. Por ello, se

128

analizarn algunas tipologas, para identificar los elementos propios de los sistemas de informacin.
Segn Oz (2001:16) todos los sistemas de informacin operan de la misma
forma, mediante cuatro operaciones principales: Introduccin de datos en el sistema de informacin (entrada), cambio y
manipulacin de los datos en el sistema
de informacin (procesamiento de datos), obtencin de informacin fuera del
sistema de informacin (salida) y almacenamiento de datos e informacin (almacenamiento). As, establece una configuracin bsica que se encuentra relacionada con las funciones de un sistema
de informacin, ms no as con los elementos constitutivos del mismo.
Por su parte, Cohen y Asn (2005:
7-8) refieren que los sistemas de informacin comprenden cuatro actividades bsicas: a) entrada de informacin, proceso
mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para
procesar la informacin; b) almacenamiento de informacin, definida como la
capacidad del sistema para guardar informacin; c) procesamiento de informacin, relacionado con la capacidad del
sistema de informacin para efectuar clculos, que permite la transformacin de
datos fuente en informacin que puede
ser utilizada para la toma de decisiones; y
d) salida de informacin, visto como el
producto del sistema de informacin y relacionado con su capacidad para emitir
informacin procesada o bien datos de
entrada al exterior. stos se corresponden con los procesos principales de todo
sistema de informacin, sin obviar una
funcin de retroalimentacin, que el sistema debe cumplir como mecanismo para

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ejercer control sobre aquellos procedimientos a los cuales soporta el sistema
de informacin.
Por su parte, Burch y Grudnitski
(1998: 58-61,64,66) conforman los sistemas de informacin en seis componentes
estructurales, a saber: a) entrada, esquemas que le permiten al usuario comunicarse con el sistema mediante una combinacin de preguntas y respuestas, comandos, teclas de funcin, mens, entre otros;
b) modelos, los cuales utilizan la entrada
y datos almacenados, para producir los resultados deseados; c) salida, como el producto del sistema de informacin, con caractersticas de calidad y plasmada en documentos para todos tipo de usuario;
d) tecnologa, la cual reduce el tiempo y el
espacio entre el usuario y el sistema, y
est conformada por: computadora y almacenamiento auxiliar, telecomunicaciones y software; e) base de datos, lugar en
donde se almacenan todos los datos necesarios para atender a las necesidades
de los usuarios; y, finalmente, f) controles, que proporcionan a los usuarios un
sistema confiable y el tipo de acceso que
necesiten para realizar sus tareas o sostener un dilogo con el sistema.
Para Cohen y Asn (2005: 7) los elementos que conforman un sistema de informacin incluyen: a) equipo computacional, computadoras o cualquier otro dispositivo (hardware) necesario para que el sistema de informacin pueda operar; b) recurso humano, refiere aquellas personas que
interactan con el sistema de informacin;
c) datos o informacin fuente, aquello
que se introduce en el sistema para generar como resultado la informacin que desea; d) programas, aquellos ejecutados
por las computadoras, que hace que los

datos de entrada introducidos sean procesados y generen los resultados que se

esperan; e) telecomunicaciones, que a
su vez se conforman de equipo computacional y programas, pero especficamente
relacionados con aquellos que facilitan la
transmisin de texto, datos, imgenes y
voz en forma electrnica; y f) procedimientos, que incluyen las polticas y reglas
de operacin, tanto en la parte funcional del
proceso de negocio, como los mecanismos
para hacer trabajar una aplicacin en la
computadora.
Estas tipologas difieren significativamente, dado que Burch y Grudnitski incluyen la entrada y salida como componentes, cuando realmente se identifican
como procesos del sistema de informacin; adems su identificacin de las bases de datos como un lugar de almacenamiento se contrapone a lo planteado por
Oz cuando identifica el almacenamiento
como una operacin de los sistemas de
informacin. Por otra parte, los componentes designados como modelos y controles, se corresponderan, en un sentido
ms amplio, con la definicin de procedimientos dada por Cohen y Asn. As, coincidimos con Burch y Grudnitski, slo en la
designacin de tecnologas como un
elemento de los sistemas de informacin.
El contraste entre estos planteamientos, radica en ver las tecnologas
como un elemento de los sistemas de informacin y no que debido a sus potencialidades, las TIC se presenten excediendo el desarrollo y funcionalidad del
sistema de informacin.
Los aportes de Burch y Grudnitski
(1998: 63-64) permiten visualizar la tecnologa informtica como un factor de interconexin que forma parte de la infraes-

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia

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tructura de una organizacin para coordinar sus operaciones. Esto permite que
los sistemas no estn funcional y espacialmente separados del lugar de trabajo,
sino que se presenten como una red interconectada de trabajo.
En este caso, partiremos del concepto de tecnologas de informacin
planteado por Barros (1998:11-12), quien
las identifica con la denominacin moderna dada al conjunto de elementos computacionales3 en el cual se instalan aplicaciones4, las cuales permiten coordinar
esos elementos y dirigir su funcionamiento para generar un determinado servicio a
un usuario final. Se incluyen adicionalmente las comunicaciones por medio de
redes, capaces de interconectar computadores y aplicaciones5.
Tal como lo plantea Carr (2005: 12)
la importancia estratgica de las tecnologas de informacin y comunicacin (TIC)
no es creciente, como muchos afirman o
suponen, sino decreciente. A medida que
stas llegan a ser ms poderosas, ms
estandarizadas y ms accesibles, dejan
de ser tecnologas propietarias que las
compaas pueden usar como una ventaja sobre sus rivales, para convertirse en
tecnologas infraestructurales que todos

3
4
5

130

los competidores comparten. Las TIC se

convierten en un factor de produccin
que permite a las organizaciones mantenerse en el mercado, pero no asegura su
sobrevivencia.
Barros (1998:16) asevera que el
papel de la tecnologa est totalmente determinado por cmo se realicen las actividades humanas del sistema -en cuanto a
mtodos, prcticas, tcnicas y procedimientos- y su ejecucin est determinada por las posibilidades de las tecnologas. Por ello, de acuerdo a lo planteado
por Cohen y Asn, otro de los elementos
que conforman un SI son los procedimientos. As, Barros plantea una inseparabilidad entre cmo hacer las actividades humanas y el uso las tecnologas de
informacin, por ello, se establece como
fundamental la organizacin administrativa del quehacer humano, y su registro
permitir realizar una adecuacin de los
procedimientos al promover alguna iniciativa de automatizacin. Asumimos que
los otros dos elementos constitutivos de
un SI son: las personas que interactan
con l y los datos, partiendo de la definicin de Goldratt en cuanto a que la informacin se conforma como resultado o
producto del sistema.

Se corresponde con el hardware o componentes fsicos monitor, CPU, memoria principal

(RAM), disco duro, perifricos, etc. el computador en s.
Compuesto por el software sistema operativo o programas de aplicacin , o sea, las instrucciones en lenguaje computacional.
Barros refiere cualquier otro componente como parte de una aplicacin computacional, lo cual
parece ambiguo. Asumimos los elementos computacionales como tecnologa dura (hardware)
y las aplicaciones como tecnologas blandas (software), cualquier otro componente, exceptuando los comunicacionales, pertenece a estas categoras.

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3. Gestin de mantenimiento
en la gran industria
El funcionamiento de un equipo origina un desgaste, que en el tiempo produce efectos en su operatividad ocasionando interrupciones al proceso productivo,
desde el incumplimiento de compromisos
adquiridos o escasez, inclusive hasta
perjuicios legales. Tambin un mantenimiento adecuado contribuye a minimizar
riesgos de trabajo. Por ello, el funcionamiento de los equipos es una garanta
para las exigencias de produccin y depende, principalmente, de un adecuado
sistema de mantenimiento, ya sea con
base en un sistema de informacin tradicional o un sistema acorde a los avances
tecnolgicos de esta era informacional.
El mantenimiento es un servicio
que agrupa una serie de actividades mediante las cuales un equipo, mquina,
construccin civil o instalacin, se mantiene o se restablece a un estado apto
para realizar sus funciones, siendo importante en la calidad de los productos y
como estrategia para una competencia
exitosa.
Los esfuerzos realizados en el rea
de mantenimiento consisten en reducir al
mnimo el efecto de las averas de los
equipos y de las instalaciones, y proporcionar informacin relacionada con la experiencia y conocimiento a los departamentos relacionados con el proceso productivo, a fin de reducir el trabajo de mantenimiento, el tiempo improductivo y sus
costos.
Para Dounce (1984) el objetivo bsico del mantenimiento es maximizar la
disponibilidad de los equipos e instalaciones para las actividades de produccin, y

para ello propone los siguientes objetivos

especficos: a) asegurar el funcionamiento confiable y eficiente de los equipos e
instalaciones, acorde a los patrones establecidos de seguridad, proteccin ambiental
e imagen de la empresa; b) evitar el deterioro acelerado de los equipos e instalaciones;
c) proporcionar los servicios necesarios
para la continuidad operacional de las instalaciones, y el bienestar de la comunidad.
Entre las funciones de mantenimiento destaca la diferenciacin de tres
grandes grupos: administrativas, tcnicas y de operacin. Las administrativas
comprenden: (a) poltica y organizacin
del mantenimiento, (b) planificacin y
programacin de las actividades de mantenimiento, (c) anlisis y evaluacin econmica y de presupuesto, (d) necesidades y capacitacin del personal, (e) registro de subcontratistas, (f) registros e informes para el control de mantenimiento,
(g) control de partes de repuestos y de
herramientas.
Las funciones tcnicas estn referidas a: (a) anlisis de rendimiento de los
equipos, (b) estudio de las causas de fallas, (c) preparacin de normas e instrucciones de inspeccin, exploracin, reparacin y anlisis de sustituciones. Finalmente, en las funciones de operacin se incluyen: (a) la inspeccin (rutinaria, peridica y
de aceptacin), (b) operaciones de preparacin (lubricacin, ajuste y reparacin),
(c) trabajos de ingeniera (maquinado, soldadura, acabado, entre otros)6.
El cumplimiento de estas funciones
implica la aplicacin de criterios y mtodos innovadores, tanto en el rea de la ingeniera como en el rea de informtica.
En consecuencia, y en concordancia con
lo expresado por Garca (1998), el diseo

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia

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de la organizacin y los procesos de mantenimiento deben estar soportados por un
sistema de gestin de la informacin que
posibilite la incorporacin de modificaciones derivadas de la innovacin tecnolgica, y la integracin de informacin con la
perspectiva de una gestin global de la
organizacin.
Por ello, se requiere una clara definicin de los procesos asociados al mantenimiento, identificando responsabilidades y perfiles de acceso a la informacin
adecuados que garanticen tanto la seguridad del sistema como la pertinencia de
la informacin introducida y emitida.
Duffuaa, Raouf y Dixon (2000:302303), establecen dos elementos fundamentales para el funcionamiento eficaz de
un sistema computarizado de administracin del mantenimiento: (a) capacidad
para apoyar las principales actividades en
el proceso del mantenimiento, (b) capacidad de configuracin del software y el
hardware en trminos de su confiabilidad,
facilidad de uso, calidad de la informacin
y procesamiento oportuno.
Al incrementarse la capacidad de
procesamiento de la informacin, los sistemas de informacin en mantenimiento han
evolucionado para utilizar las nuevas tecnologas que generan ciertos beneficios.
De esta manera, Garca (1998) afirma que
algunos de los beneficios derivados incluyen: a) la reduccin de costos y el aumento
de la eficacia de la funcin de mantenimiento; b) mejora de la fiabilidad y disponibilidad y alargamiento del ciclo de vida de

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las instalaciones; c) aumento de la seguridad integral; d) reduccin de stocks en

la gestin de aprovisionamientos; y
e) mejora en la disponibilidad de informacin adecuada sobre mantenimiento para
la toma de decisiones empresariales.
Si bien la incorporacin al rea de
mantenimiento de un sistema asistido por
computadora no es un requisito indispensable para lograr una gestin de mantenimiento eficaz, su implementacin facilita y
simplifica significativamente dicha gestin
cambiando el funcionamiento de las organizaciones. Las organizaciones deben estar dispuestas a una comprensin de los
sistemas de informacin y aprehender una
cultura informtica para el desarrollo de
este tipo de proyectos.

4. Caracterizacin de los
sistemas de informacin para
mantenimiento
La investigacin de campo para la
recopilacin de la evidencia emprica relacionada con las actividades de mantenimiento se estructur con base en las caractersticas especficas de los sistemas
de informacin en la funcin de mantenimiento planteadas por Duffuaa, Raouf y
Dixon (2000: 303). Estas caractersticas
comprenden la informacin bsica que
debe poseer un sistema computarizado
de informacin para mantenimiento, estableciendo cinco mdulos: 1) administracin del equipo; 2) control de rdenes de
trabajo; 3) administracin de las especiali-

Las actividades tcnicas y operativas subyacen al control administrativo, por ello, la evidencia
emprica se recopilar tomando como base las actividades administrativas.

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dades de mantenimiento; 4) abastecimiento y control de materiales; e 5) informes de desempeo7. Para esta caracterizacin se incluy el elemento de tecnologas de informacin como factor primordial
en los sistemas de informacin.
Cabe destacar que todas las empresas encuestadas poseen en su estructura organizativa la funcin de mantenimiento como una funcin diferenciada
de carcter operativo, lo cual implica que
esta funcin es establecida como una gerencia o un departamento con responsabilidades y recursos especficos.
El anlisis estar enfocado particularmente hacia el control de la gestin de
mantenimiento, dada la trascendencia
que posee esta funcin para las actividades de produccin, el cual requiere de un
sistema gil y coordinado de captura y
procesamiento de informacin que permita la toma de decisiones oportunas.
a. Administracin del equipo
La mejora de la eficacia del equipo
requiere la medicin de las prdidas que
afectan la disponibilidad del equipo, su
eficiencia y la calidad del producto. Para
Duffuaa, Raouf y Dixon (2000) la informacin bsica que se debe disponer sobre
los equipos es su identificacin (normalmente asociada a un cdigo), ubicacin,
fecha de instalacin, estado o condicin,
informacin tcnica, historia del equipo
(incluye fallas registradas, tipo de fallas) y
programa de mantenimiento, herramien-

tas especiales y procedimientos de seguridad.

En la Tabla 1 se aprecia la relevancia que las industrias del sector dan a sus
activos; se refleja un alto grado de organizacin en cuanto a la disposicin de archivos de informacin codificada y clasificada sobre la identificacin y las caractersticas tcnicas de los equipos; sin embargo, los sistemas de informacin reflejan debilidad en los registros del historial
de fallas de los equipos y en la existencia
de mecanismos que permitan determinar
la condicin operativa de los equipos, la
cual es una informacin vital para la toma
de decisiones. Se presenta, tambin, deficiencia en la identificacin del equipo
con respecto a: a) su ubicacin, que puede ser en aquellos equipos con facilidad
para su movilizacin y no se realiza su
respectivo rastreo, y b) fecha de fabricacin, que para efectos de depreciacin
del equipo puede ser considerado como
elemento fundamental.
b. rdenes de trabajo (ODTs)
El propsito del sistema de rdenes de trabajo es proporcionar medios
para solicitar por escrito el trabajo que va
a realizar el departamento de mantenimiento, seleccionar por operacin el trabajo solicitado, asignar el mejor mtodo y
los trabajadores ms calificados para el
trabajo, reducir el costo mediante una utilizacin eficaz de los recursos, mejorar la
planeacin y la programacin del trabajo

Para efectos de esta investigacin se consideran estos mdulos relacionados con los Datos de
un sistema de informacin, necesarios para la produccin pertinente de informacin y el control
de gestin del mantenimiento. No se realizar nfasis en los elementos de Personas y Procedimientos, dada la delimitacin del tema.

133

Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia

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Tabla 1. Administracin del

equipo
Caracterstica
Existencia de base de datos
de los equipos

Porcentaje
100%

Informacin contenida
en la base de datos:
- Cdigo
- Especificaciones
- Nmero de serie
- Fabricante
- Ubicacin
- Fecha de fabricacin

100%
92,9%
85,7%
85,7%
57,1%
57,1%

Existencia de historial de vida

de los equipos

57,1%

Existencia de criterios de
jerarquizacin de los equipos

100%

Existencia de archivos de informacin tcnica de los equipos

100%

El sistema suministra informacin sobre la condicin del

equipo en cualquier momento

28,6%

Fuente: Elaboracin propia.

de mantenimiento, y mejorar el mantenimiento en general. Dependiendo del diseo del formato de la ODT, sta puede
ser utilizada como una solicitud de trabajo, un documento de planeacin, un registro histrico, una herramienta para el monitoreo y control, y una notificacin de trabajo completado.
En cuanto a la existencia de las
ODTs, como puede observarse en la Tabla 2, se hace un uso significativo de este
mecanismo de planeacin y de control
para los trabajos de mantenimiento; sin
embargo, an persisten industrias que no
lo utilizan, empleando otros procedimientos poco formales.
La informacin contenida en las
ODTs de las grandes industrias encues-

134

Tabla 2. rdenes de trabajo

Caracterstica
Existencia de formatos
de ODT
Informacin contenida
en la ODT:
- Tiempo consumido en el
trabajo
- Tiempo muerto
- Fecha y hora de culminacin
de los trabajos
- Causa de las fallas
- Consecuencia de las fallas
- Materiales utilizados
- Herramientas utilizadas
Fuente: Elaboracin propia.

Porcentaje
78,6%

100%
100%
100%
90,9%
81,8%
63,6%
45,5%

tadas est dirigida principalmente a conocer el impacto de las fallas en la produccin y al uso de los recursos de mantenimiento; sin embargo, a este respecto se
presentan deficiencias en cuanto al control de materiales y herramientas utilizadas.
c. Administracin de las especialidades de mantenimiento
El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial
para suministrar a la unidad de planificacin la informacin necesaria para programar las ODTs. El sistema de informacin debe contener informacin referente
a: nombre del personal, fecha de contratacin, especialidad, salario, cargo, cdigo de la especialidad, estado de la especialidad (asignacin, vacaciones, mdico, en servicio), entre otras.
Los resultados del estudio muestran una escasa inclinacin hacia el registro de la informacin de los trabajadores
por parte de la gestin de mantenimiento,
ya que esta responsabilidad se considera

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propia del departamento de recursos humanos, lo cual desde el punto de vista del
manejo de la informacin para la planificacin y el control de las actividades de
mantenimiento representa una gran debilidad, dado que de la administracin apropiada de este recurso depende en gran
medida la eficiencia de la gestin de mantenimiento.

Tabla 3. Administracin de las

especialidades de mantenimiento
Caracterstica

Porcentaje

Existencia de base de datos

de los trabajadores.

35,7%

El sistema permite el registro

de la condicin de los
trabajadores en cualquier
momento.

28,6%

Informacin registrada del

personal de mantenimiento:
- Especialidad
- Cargo
- Direccin
- Aos de servicio
- Fecha de contratacin
- Grado de instruccin
- Salario
Fuente: Elaboracin propia.

100%
80%
80%
80%
60%
60%
20%

d. Abastecimiento y control de
materiales
Un funcionamiento adecuado del
sistema de mantenimiento depende en
gran medida de la administracin de los
inventarios de materiales. De hecho, una
parte significativa del presupuesto de
mantenimiento est representado por
este rubro, lo cual induce a la consideracin de factores econmicos. Si la inversin es excesiva los resultados son elevados costos de mantenimiento de inventario8. Por el contrario, si no se cuenta con
las refacciones y materiales necesarios
para las reparaciones y servicios de los
equipos, el costo de tiempo muerto se
puede incrementar enormemente. Por
ello, los esfuerzos deben estar dirigidos a
lograr un sistema de administracin de inventarios equilibrado.
En el proceso de elaboracin de
una ODT, el planificador identifica los materiales que se requerirn, para lo cual
debe verificar que se cuente con las existencias necesarias. Duffuaa, Raouf y
Dixon (2000: 311) son contundentes al
expresar que la disponibilidad de los materiales9 es decisiva para una planeacin,
programacin y control sin contratiempos
de los trabajos de mantenimiento.

En general, las empresas tienden a reducir sus inventarios, realizando esfuerzos en cuanto a
sus costos operacionales con menores cantidades de pedido y trabajando estrechamente con
sus proveedores. As, se disminuyen tiempos de suministro y se reduce la necesidad de mantener elevados inventarios (Davis; Aquilano y Chase, 2001: 465), bsicamente, porque el costo
de mantenimiento de inventario vara en proporcin directa con el nivel de inventarios.
Esto puede lograrse con la interconexin a las funciones bsicas de un sistema de informacin
de inventario que muestre: disponibilidad de los materiales, materiales solicitados y su estado,
rdenes de compra abiertas, ajustes de inventario, elaboracin de rdenes de compra, entre
otras.

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Sistemas de informacin para la gestin de mantenimiento en la gran industria del Zulia

Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________
En la Tabla 4 se observa que la
condicin de los sistemas de informacin
en relacin a la gestin de los materiales
de mantenimiento es precaria en la mayora de las industrias encuestadas. La
disponibilidad de informacin sobre materiales recae en el departamento de
compras o en el almacn de materiales
(50% de las industrias), mientras que el
sistema de informacin de mantenimiento no cuenta con una base de datos interrelacionada al sistema de inventario.
En relacin a la informacin que se
registra en la base de datos, es significativo el hecho de que en apenas el 42,9%
de las industrias, la funcin de mantenimiento maneja informacin sobre el precio
de los materiales; esto obedece principalmente a que las decisiones de compra
normalmente las toma otro departamento.
Asimismo, la clasificacin de materiales
para las decisiones de las polticas de inventario, tampoco es considerada relevante en la gestin de mantenimiento.
En pocas industrias (21,4%), el sistema de informacin de mantenimiento
puede proporcionar informacin en tiempo
real sobre la condicin del inventario, informacin fundamental para la programacin de las ODTs. Esta deficiencia de informacin dificulta la verificacin de existencias de repuestos en momentos crticos para la operatividad de las plantas.
La disposicin de un directorio de
proveedores de servicios de mantenimiento y fabricantes que contenga su
identificacin y desempeo permite asegurar las mejores decisiones de contratacin; de manera similar, la seleccin de
proveedores de materiales requiere la disponibilidad de esta informacin. Slo el
35,7% de los sistemas de informacin de

136

Tabla 4. Abastecimiento y control

de materiales
Caracterstica
Existencia de base de datos
de materiales y repuestos
para mantenimiento.

Porcentaje

50%

Informacin registrada en la
base de datos:
- Cdigo
- Descripcin del material
o repuesto
- Proveedor
- Cantidad en existencia
- Precio
- Clasificacin

100%
85,7%
85,7%
42,9%
42,9%

El sistema permite la consulta

de la condicin del inventario
en cualquier momento.

21,4%

El sistema registra informacin

sobre los proveedores.

35,7%

100%

Fuente: Elaboracin propia.

mantenimiento de las industrias encuestadas poseen estos registros actualizados.

Se observa una gran vulnerabilidad
en este elemento que es primordial para el
buen desempeo de la gestin de mantenimiento, particularmente en aquellas empresas que no poseen sistemas de informacin integrados, y que no tienen la posibilidad de manejar la informacin de disponibilidad de inventario en tiempo real.
Debe existir una relacin muy estrecha entre el departamento de mantenimiento y el
departamento de compras, dado que los
repuestos e insumos que se adquieren
para mantenimiento normalmente poseen
especificaciones tcnicas muy definidas,
que de no cumplirse a cabalidad pueden
afectar seriamente el funcionamiento de
las actividades de produccin.

_______________________ Revista Venezolana de Gerencia, Ao 15, No. 49, 2010

e. Informes de desempeo
El control de las actividades de
mantenimiento debe estar soportado por
un sistema de informacin que permita la
recopilacin de los datos de mantenimiento y permita determinar el estado de
las mismas, as como mostrar el desempeo con relacin a lo planificado.
El departamento de mantenimiento
debe contar con un sistema de informes
regulares que reflejen el estado del mantenimiento, un resumen del trabajo de
mantenimiento realizado, una lista de los
gastos de mantenimiento por centro de
costos o equipos importantes, informes
de trabajos pendientes en trminos de
horas-hombre, informes de inspeccin
del mantenimiento preventivo, tiempo
muerto del equipo principal, informe de
ODTs abiertas, informes de eficiencia
que comparan las horas estimadas contra las horas reales, informes de variacin
del presupuesto mensual de mantenimiento respecto al consumo materiales y
mano de obra, entre otros.
En la Tabla 5 se presentan los resultados del estudio sobre la produccin
de informes mensuales (casi generalizada entre las industrias) de las actividades
de mantenimiento. Sin embargo, la informacin contenida en los informes es limitada y no genera en su totalidad informacin necesaria para la gestin eficiente
de mantenimiento.
Los sistemas de informacin dan
muestras de permitir un monitoreo constante de las actividades mediante el seguimiento de las ODTs, lo cual es importante para la toma de acciones correctivas sobre desviaciones en la ejecucin
de los trabajos. Sin embargo, el 50% de

Tabla 5. Informacin sobre

el desempeo
Caracterstica

Porcentaje

Genera reportes peridicos

sobre la ejecucin de las
actividades de mantenimiento.

85,7%

Informacin contenida en los

informes:
- Fallas
- ODTs atendidas
- Estadsticas de los tiempos
de operacin de los equipos
- Estadsticas de los tiempos
de parada de los equipos
- Costo de los materiales y
repuestos
- Costo de la mano de obra
- Estadsticas de los tiempos
de reparacin

91,7%
66,7%
50%

50%
41,7%
41,7%
25%

Permite conocer el estatus

de las ODTs en cualquier
momento.

50%

Genera indicadores de
desempeo.

50%

Indicadores generados:
- Tiempo medio entre fallas
- Porcentaje de rdenes
satisfechas a tiempo
- Disponibilidad
- Productividad de la mano
de obra
- Confiabilidad
- Mantenibilidad

85,7%
71,4%
42,6%
42,6%
28,6%
14,3%

Fuente: Elaboracin propia.

las industrias utiliza medios informales

para obtener este tipo de informacin.
La generacin de indicadores es
una herramienta fundamental para la
gestin de mantenimiento, proporcionando resultados principalmente de carcter
econmico y gerencial, que permiten observar la coherencia entre el desempeo

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Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________
de la funcin de mantenimiento y los objetivos planteados por la direccin de la empresa. Como se puede observar, el 50%
de las industrias genera indicadores de
desempeo, entre los cuales destacan la
medicin del tiempo promedio entre fallas
de los equipos y la satisfaccin oportuna
de los trabajos requeridos.
Indicadores como disponibilidad,
confiabilidad y mantenibilidad propios
de la gestin de mantenimiento presentan limitaciones para su elaboracin
debido a la deficiencia en los registros
de informacin.
f. Tecnologas de informacin
Si bien no es requisito indispensable, para lograr una gestin eficiente, la
incorporacin al rea de mantenimiento
de un sistema de informacin asistido por
computadora, su implementacin facilita
y simplifica significativamente el desarrollo del control de las actividades de mantenimiento.
La utilizacin de las tecnologas de
informacin en este sector para el manejo
y procesamiento de la informacin de
mantenimiento se encuentra limitada,
como se puede apreciar en la Tabla 6.
Slo el 35.7% de las industrias poseen
sistemas automatizados, mientras que
una porcin similar se conduce mediante
herramientas computacionales como hojas de clculo que permiten llevar la coordinacin y control de las distintas activi-

10

11

138

Tabla 6. Tecnologas de
informacin
Caracterstica
Posee un sistema de
informacin totalmente
automatizado
Posee un sistema de
informacin semi-automatizado
Posee un sistema de
informacin manual
Tipo de sistema automatizado:
- Integrado
- Aplicacin especfica
de mantenimiento
- Semi-integrado

Porcentaje

35,7%
35.7%
28.6%
40%
40%
20%

Fuente: Elaboracin propia.

dades; el 28,6% de las industrias encuestadas utiliza formatos y fichas como procedimientos manuales para estos fines.
Las industrias que utilizan sistemas
automatizados integrados gestionan todas las reas funcionales de la industria
para el desarrollo de sus operaciones10.
Las empresas con aplicaciones especficas de mantenimiento utilizan programas
que consisten en sistemas modulares
que permiten la planificacin de acciones
de mantenimiento, adems, llevan un
control sobre los activos de una empresa
e interactan nicamente con las reas
estrechamente relacionadas con el mantenimiento como lo son produccin, compras, almacn y recursos humanos11. Finalmente, un 20% de las industrias repor-

Tales como el sistema conocido como Sistema, Aplicaciones y Productos (SAP/R3), que permite conocer la informacin disponible al momento y facilita el intercambio de informacin entre
los entes involucrados.
Entre ellos se encuentran Mximo y Mantenimiento Preventivo.

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taron el uso de aplicaciones creadas para
satisfacer los requerimientos especficos
de informacin y que funcionan de manera aislada.

5. Conclusiones
Entre las industrias estudiadas se
observa un alto grado de heterogeneidad
en el diseo y funcionamiento de los sistemas de informacin de mantenimiento,
que va desde sistemas sencillos con procedimientos informales, como respuesta
a necesidades inmediatas, hasta sistemas ms sofisticados con procedimientos sistemticos y con un alto grado de
automatizacin. Si bien las industrias
muestran cumplimiento de las funciones
de mantenimiento, sus niveles de eficiencia estn estrechamente vinculados a los
mecanismos de control de gestin, los
cuales difieren significativamente en cantidad y en cualidad.
Los sistemas de informacin para
mantenimiento de las grandes industrias
analizadas del Estado Zulia, en general,
poseen una administracin adecuada de
la informacin tcnica de los equipos,
mostrando deficiencias en el historial de
fallas y condicin operativa. Aun cuando
la mayora de las industrias funcionan
con rdenes de trabajo como mecanismo de planeacin y de control para los
trabajos de mantenimiento, algunas emplean procedimientos pocos formales, limitando el control de la gestin. Las funciones relacionadas con las especialidades de mantenimiento y abastecimiento
y control de materiales son consideradas
como propias de recursos humanos y de
compras o almacn de materiales, respectivamente; no se encuentra estipula-

do que estas funciones son para el desarrollo de la funcin de mantenimiento,

ocasionando riesgos de desviaciones
significativas de presupuestos y fallas crticas de equipos.
Por otra parte, aunque existe una
generacin suficiente de reportes peridicos sobre la ejecucin de las actividades de mantenimiento; slo en la mitad
de las industrias son utilizados como
una herramienta para el control de gestin, con ciertas limitaciones en el tipo
de estadstica registrada. Indicadores
propios de la funcin de mantenimiento
an no son registrados con regularidad
en estas industrias, a pesar que un tercio de ellas utilizan sistemas totalmente
automatizados.
Las deficiencias de disponibilidad
de informacin en los sistemas de mantenimiento presentadas en estas industrias
y la falta de sistemas integrados con las
funciones de recursos humanos, de inventario y compras, muestran profundas
brechas en la concepcin de estos sistemas y se limita el control de la gestin de
mantenimiento.
Algunas industrias perciben a los
sistemas de mantenimiento como una
herramienta de carcter utilitario para el
desarrollo de las actividades cotidianas,
posicin cuestionable sobre la prioridad
de este tipo de sistemas para las organizaciones. Otras industrias, realmente,
los conciben como una forma de lograr
una ventaja competitiva. Esta ltima decisin conlleva a una disposicin hacia
la mejora de los procesos en la organizacin. En este caso particular, las industrias con un mayor nivel de automatizacin mostraron sistemas de informacin ms organizados y con mejores po-

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Oliva, Karim; Arellano, Madelein; Lpez, Mara y Soler, Karen ___________________
sibilidades hacia el control de la gestin
de mantenimiento, lo cual muestra que
las tecnologas pueden ser un elemento
potencial para el desarrollo de los sistemas, pero stos junto al accionar de los
gerentes permiten, finalmente, fortalecer
el desempeo de las funciones dentro de
una organizacin.

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