Organizacin

Concepto, Componentes y Esquema

El Proyecto mejor definido, el ms sencillo, puede fallar si se sita y se realiza dentro de una Organizacin inadecuada.
Tienen que existir al menos unas mnimas Funciones a realizar y unas Reglas que definan sus relaciones.
dos fuerzas opuestas: la lealtad y la oposicin. La medida de ambas y su lmite es una informacin fundamental para
el Project Manager.
La Organizacin establece:

El Poder Jerrquico

Las Responsabilidades

Las Relaciones Formales

Si tenemos suficiente PODER podemos hacer que se haga el trabajo, Si no NO PODEMOS

Influencia: Va con nosotros en cualquier Trabajo de cualquier Empresa. Haciendo favores, podemos llamar a
los que les hemos hecho favores y esto aumenta nuestro poder.
La habilidad de una comunicacin efectiva permite: resolver conflictos, dirigir reuniones, hacer
presentaciones, negociar, tener un liderazgo, nos ayuda a realizar bien el trabajo

Informacin: La Informacin es poder. A menudo las Secretarias y Ayudantes tienen ms poder que el que

les corresponde por su posicin y sueldo, ya que tienen el canal de Informacin con su Jefe
Implicacin: La clave para aumentar la implicacin es realizar una gestin participativa. Alta implicacin es
sinnimo de Alta Calidad, ya que la Propiedad y la Motivacin la producen. TQM es muy participativa. Las
personas soportan aquello que han creado. Un Grupo de Trabajo altamente implicado aumenta el poder del
Jefe del Proyecto y la habilidad para que se haga el trabajo, ya que est apasionado con la Meta y

fuertemente dedicado a obtener los Resultados necesarios para el Negocio.

Delegacin: Significa que delegamos la Autoridad, por lo que deben reportar, explicar o justificar sus
acciones. Supone un acuerdo, un Contrato!!!, no una expectativa, que ambas partes deben suscribir actuando

de acuerdo a los trminos y condiciones pactadas. La Empresa delega en el Jefe del Proyecto.
Autoridad: Si no tienes personas que dependa de TI no tienes Autoridad.

La Estructura de la Organizacin del Proyecto influye en:

La Comunicacin a todos los niveles

El Flujo de Informaciones para tomar Decisiones

Las Informaciones sobre las tareas realizadas

La dedicacin de los Colaboradores al Proyecto

Los Componentes a considerar para decidir la Organizacin de un Proyecto son:

El Producto a desarrollar

El Servicio que se debe facilitar a la Empresa

Los Recursos a usar: Humanos, Tecnolgicos, Metodolgicos

Deben quedar claras las Funciones y Responsabilidades

Quien debe tomar las Decisiones

Quien debe ser informado y de qu

Quien tiene cualquier tipo de Responsabilidad

Quien debe hacer cada tipo de Trabajo

Quien debe ser consultado en la Toma de Decisiones

Debe obtenerse la colaboracin de los Directores de rea y Miembros de los Grupos de Trabajo
Debe permitir una Comunicacin Eficaz mediante:

La correcta Informacin, para las Personas adecuadas y en el momento preciso

El control de la distribucin de la Informacin

La definicin previa de los Canales de Comunicacin

Organizacin. Project Stakeholders

-Son Personas, Empresas y Organizaciones:

Que estn implicados activamente en el Proyecto

Cuyos intereses pueden estar afectados positiva o negativamente por la realizacin del Proyecto, o
que pueden influenciar el Proyecto.

-El Sponsor facilita la lista inicial, pero el Grupo de Trabajo debe identificarlos lo antes posible, y definir cules
son sus necesidades y expectativas, para incluirlas y asegurar el xito del Proyecto.

Su identificacin puede ser especialmente difcil.

-En todos los Proyectos estn incluidos: Promotor (Sponsor), Jefe del Proyecto (Project Manager),
Clientes/Usuarios, Realizadores.
-Existen diferentes categoras:

Internos y Externos
Dueos y Fundadores
Proveedores y Contratados
Miembros del G.T. y sus familias
Agencias del Gobierno y Medios de Comunicacin
Ciudadanos y Sociedad en general

-Puede ser difcil gestionar sus expectativas ya que a menudo tienen diferentes Objetivos lo que puede
ocasionar Conflictos en el Proyecto.
Las 2 "preguntas" que existen en la mente de todos los afectados por el Proyecto son:

Cmo me afectar?: Ventajas e Inconvenientes que preveo

Son buenos los Realizadores?: Conocimientos, Capacitacin y Competencia para que logren los
Objetivos que me afectan

Se deben identificar de 5 a 10 Stakeholders "influyentes en el Proyecto y desarrollar un Plan especfico y

personal para:

Conocer sus Objetivos y Necesidades

Comunicarles confianza en el Proyecto
Evaluar los Resultados del el Proyecto

Hay que establecer una buena Comunicacin para lograr

la Motivacin de todos los Stakeholders

"influyentes"
CONDICIONANTES, SUPOSICIONES Y RESTRICCIONES
-A pesar de intentar detallar todo lo que incluye un Proyecto y excluir ciertas cosas todava hay lugar para los
malentendidos

-Se necesita conocer que limitaciones tiene que aplicar el Equipo de Proyecto durante la Vida del Proyecto
-La seccin de Condicionantes, Restricciones y Suposiciones identifica los lmites que se aplican al Proyecto
cubriendo puntos tales como:

Confidencialidad
Acceso a Documentos por el Personal: Interno y Externo
Acceso o utilizacin a Equipos, Maquinaria, Oficinas,...
Gastos de Viaje

-Tiene 2 Beneficios ya que permite que el:

Usuario/Cliente revise los Supuestos realizados por el Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto tenga Informacin sobre los Supuestos que no son ciertos
-Si los Supuestos no se citan y se demuestran equivocados, hay un Riesgo en el Proyecto que puede
provocar un coste adicional y/o un retraso
-El proceso de identificar y explicitar los Supuestos es de vital importancia. Muchos Proyectos tienen
problemas porque alguien asume algo que se demuestra falso a posteriori
Condicionantes
Son factores que pueden influenciar el Entorno del Producto

La Tecnologa usada debe permitir la integracin en el Entorno existente y/o en el propuesto

Inversiones redundantes si se usa ms de una Plataforma

Suposiciones
Son instrucciones usadas para describir el Entorno Actual y Futuro,

Todos los datos (Costos, Carga de Trabajo, Beneficios) se suponen realizables, alcanzables y vlidos
Los Resultados pueden modificarse por unos inadecuados o diferentes datos

Restricciones
Son factores que pueden limitar la realizacin del Producto(s), p.e.:

Toda la Tecnologa usada debe lograr los Requerimientos del Negocio

Las Inversiones sern ineficaces si no son Efectivas para el Negocio

Riesgo de un Proyecto

Riesgo es la posibilidad de que un determinado Resultado, se desve respecto a lo que se espera o se

desea
Los Proyectos son particularmente susceptibles al Riesgo debido a que son nicos. El Riesgo est

implcito en todo Proyecto

La definicin del Riesgo aceptable vara segn los Stakeholders

El concepto de Riesgo est muy unido al concepto de Informacin e incluye todos los Procesos que

maximizan los resultados positivos y minimizan las consecuencias de los eventos negativos
Existen 2 Fuentes de Identificacin de Riesgos: Postulados e Histricos, y 3 Tipos de Riesgos:

Genricos: Preexistentes en un Entorno

Sistmicos: Variaciones dentro de los Sistemas

Discordantes: Desviaciones de las Tareas planificadas

Riesgo de un Proyecto

Es importante hacer el Anlisis de Riesgos lo antes posible y revisarlo a lo largo del Proyecto. Es

esencial para progresar y los fallos constituyen una parte clave del aprendizaje
Algunos Riesgos son inevitables, pero hay que gestionarlos para aprovechar las Oportunidades que
conllevan y evitar los Peligros

Hay una Causa para cada Riesgo y un Efecto si el Riesgo ocurre.

La Causa es la situacin que existe para establecer un Riesgo potencial. Es un Hecho o un
Requerimiento del Proyecto.
El Efecto es la consecuencia razonable si ocurre el Riesgo.
Al identificar el Riesgo hemos de establecer su concepto y no la Causa o el Efecto del Riesgo. El Riesgo
tiene un Grado.
Ejemplo: Hemos de implantar una Solucin en todas las ubicaciones de una Empresa internacional,
incluyendo los pases en vas de desarrollo. Si las Telecomunicaciones no estn actualizadas a tiempo
en todos los pases la Solucin viable en algunas ubicaciones. Causa? Efecto? Riesgo?

Causa: Hemos de implantar una Solucin en todos los pases.

Efecto: La Solucin no ser viable en algunas ubicaciones.

Riesgo: Las Telecomunicaciones no estarn actualizadas a tiempo en todos los pases. Tiene una
Probabilidad y un Impacto.

Gestin de Riesgos: Responsable el Project Manager

La Gestin de Riesgos es la forma de identificar, evaluar y responder a los Riesgos a lo largo de la

vida del Proyecto para cumplir los Objetivos

Est formado por un conjunto de disciplinas y un entorno de decisiones y acciones proactivas para
analizar continuamente lo que puede desviarse, determinar que Riesgos son importantes para
continuar con el Proyecto, reducir la Probabilidad de que ocurran, y adoptar las Estrategias para

minimizar las prdidas y consecuencias. Consta de:

Identificacin de Riesgos: descubrir los Riesgos Potenciales y realizar el Catlogo de Riesgos como

medida preventiva
Cuantificacin de Riesgos: descubrir su naturaleza, como evitarlos, analizar la probabilidad de que

sucedan y valorar el nivel de daos

Plan de Respuestas a Riesgos: Estrategias para combatirlos, Planificacin,
Prevencin y Reaccin (Planes de Contingencia)
Control de Respuestas a Riesgos: Revisin, Control, Acciones,..
Documentacin: recopilar la experiencia adquirida para gestionar los Riesgos de forma medible y
repetible

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Su propsito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se

puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecucin del proyecto se
desve significativamente de su planificacin.
El Control y Seguimiento de la Situacin del Proyecto se encarga de recoger los datos
reales para que aparezcan las desviaciones con respecto a los Planes y facilitar las
Acciones correctivas.
Se deben comparar, en las Fases y Etapas correspondientes:
a. Las previsiones indicadas en el estudio previo del proyecto con el producto final
que se va obteniendo
b. Los requerimientos finales con el producto final
c. El grado de satisfaccin del usuario final con el producto final
d. Los objetivos del proyecto con la situacin actual: plazos, costos y calidad.
El control debe centrarse en las desviaciones que sobrepasan el rango de aceptacin del
riesgo e incertidumbre.
Podemos aceptar un 5% de variacin en alguna de las Actividades del Plan mientras el
Proyecto est en curso, pero NO PODEMOS aceptar un 5% de desviacin en el Proyecto.

PRINCIPIOS PARA UN CONTROL EFECTIVO

Control significa:
1. No ver los Informes de Situacin como algo burocrtico o tedioso. Deben ser los adecuados
para el Seguimiento del Proyecto y fciles de cumplimentar.
2. Compartir el sentimiento de la necesidad del Control por todos los Miembros del Grupo de
Trabajo y todos los implicados. Insistir en que es para poder tomar acciones correctivas y mejorar el
progreso del Proyecto.
3. Definir el criterio de Control antes de que empiece el Proyecto.
Todos los Miembros deben usar el mismo tipo de Informe y debe ser realista, indicando hechos y no
opiniones sin fundamento.
4. Enfocar los Informes de Situacin del Proyecto de cada Miembro a:
Su Plan Individual del Proyecto.
Los Objetivos del Proyecto.
5. Realizar los Informes de Situacin de forma regular:
Actividades: semanal
Hitos: mensual
6. Emprender las Acciones Correctivas en el momento adecuado

Las "Replanificaciones" necesarias para realizar las Acciones Correctivas, deben pasar por los

mismos procedimientos de revisiones y aprobaciones que la planificacin inicial.

La opinin de que "se trata de un pequeo cambio que no tiene que ser comunicado" es una de las
razones principales del descontrol del Proyecto, ya que esta opinin, que es realmente una forma de
trabajar, se aplica continuamente y la acumulacin de los "pequeos cambios" incontrolados

conducen al fracaso del Proyecto.

La constancia documentada de lo que sucede realmente, es totalmente necesaria. Se trata de un
aprendizaje continuo.

Sobre el diagrama de Gantt trazamos una lnea quebrada que:

Comienza y termina en la vertical del da actual.
Los vrtices de sta lnea se sitan en la interseccin de las Tareas no terminadas o en las que ya

deberan haber comenzado pero que an no lo han hecho.

Estimar el % de las Tareas no finalizadas para pasar la lnea por ese punto.