Concepto de Sistema de Informacin

Un sistema de informacin se puede definir tcnicamente como un conjunto de componentes

relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la
toma de decisiones y el control en una organizacin.
Actividades de un Sistema de Informacin
Hay tres actividades en un sistema de informacin que producen la informacin que esas organizaciones
necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o
servicios. Estas actividades son:

Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organizacin como de su
entorno externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma ms significativa.
Salida: transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las actividades para las que
se utilizar.

Factores del Entorno de un Sistema de Informacin

Un sistema de informacin contiene informacin sobre una organizacin y su entorno. Dentro de este
entorno figuran clientes, proveedores, competidores, accionistas y agencias reguladoras que interactan
con la organizacin y sus sistemas de informacin

Diseo de sistemas
El diseo de sistemas es convertir los requerimientos en soluciones que los satisfagan.

Para disear un sistema se deben especificar los requerimientos de la aplicacin, anteriormente se

nombraron y explicaron herramientas para especificar estos requerimientos. Estos mtodos o
herramientas son de gran ayuda para la documentacin del sistema, pero no realizan el anlisis necesario
para identificar los requerimientos del sistema. El analista de sistemas es el responsable de identificar
estos requerimientos. Los requerimientos del sistema se formulan a partir del resultado del anlisis
Para determinar los requerimientos del usuario y revisar los hechos de un sistema se puede seguir el
siguiente marco de referencia:
1. Capacidad: se refiere a la capacidad que tiene el sistema existente para alcanzar sus metas y
cumplir con sus objetivos. Esta capacidad viene dada por personas, equipo, espacio y
procedimientos. El problema esta cuando estas personas o equipos, etc; no satisfacen los niveles
de rendimiento esperados. Las soluciones son las siguientes:
Aumentar el personal, equipo u otros recursos necesarios para satisfacer las
necesidades requeridas.
Reducir los requerimientos de efectividad, esto se puede lograr aumentando el
espacio de tiempo de cada tarea a realizar.
Cambiar el grado de exigencia de las actividades
2. Control: es un conjunto de mecanismos que se utilizan para aumentar la probabilidad de que las
tareas de una empresa u organizacin se lleven a cabo de la manera deseada. Hay varias preguntas
que el analista debe hacer cuando evala el control de los procedimientos como por ejemplo Los
pasos del proceso se realizan en forma apropiada?, Existe la posibilidad de que se estn
efectuando pasos no autorizados?, Se pueden duplicar actividades?, La gerencia esta al tanto
de tareas no realizadas?, Existe verificacin de datos, cdigos de procedimientos, etc? Las
soluciones a un problema de control de procedimientos pueden ser las siguientes:
Disear el sistema de manera que los fallos en los controles estn prohibidos y de esta
forma se neutralizan los eventos que no pueden ocurrir.
Disear detectores de errores o fallos que los identifiquen y los notifiquen para que la
persona autorizada los corrija.
Disear correctores de fallos en los controles, una vez detectados se puede
proporcionar al sistema con una rutina que emprenda las acciones correctivas
necesarias.
3. Accesibilidad de la Informacin: ya sea por que no existe o por que su acceso es muy difcil, se
pueden producir problemas con el acceso a la informacin necesaria para realizar una labor. Para
evitar este problema existen varias estrategias:
Eliminar la necesidad de informacin rediseando el sistema de una forma en la cual
las reglas y procesos de decisin formen parte de l.
Facilitar el acceso a la informacin.
Disminuir la necesidad de procesamiento, esto se puede lograr almacenando los
detalles mas utilizados o accesados por el usuario en una forma en la que si se vuelve
a utilizar no se requiera procesarlo.
Mejorar la presentacin
4. Complejidad: cuando las tareas son muy complejas es mas fcil que la persona la evite que la
realice, entonces es probable que esta tarea no se realice. Para reducir la complejidad se debe
considerar lo siguiente:
Simplificacin: se obtiene eliminando pasos innecesarios, registros que no se utilizan,
etc.

Dividir los procesos complejos en tareas separadas.

Cambiar la secuencia de un proceso puede disminuir la complejidad

El diseo de sistemas tiene dos etapas:

Diseo Lgico:

Especificaciones de Salida.
Especificaciones de Entrada.
Especificaciones de archivos y bases de datos.
Especificaciones de procesamiento.
Requerimientos de datos.

Diseo Fsico:

Entrada de datos.
Soporte para decisiones.
Generacin de Reportes.
Consultas.
Comunicacin.
Mantenimiento de Archivos.
Respaldo.
Archivos de Transaccin, de reporte, maestro, etc..

En general, el analista debe disear el sistema de manera que:

Sea fcil de utilizar.

Este bien validado.
Evite fallas en procedimientos crticos para la empresa.
Sea flexible.
Sea Adaptable.
Sea ergonmico

En la actualidad existen estndares de diseo de sistemas, a continuacin se dan ejemplos de reas

incluidas en estos estndares:

Estndares para datos: modelos a seguir para nombrar a los datos y especificar su longitud y tipo,
esto est contenido en el diccionario de datos.
Estndares de Codificacin: Abreviaturas para describir procesos y entidades dentro de una
organizacin.
Estndares Estructurales: lineamientos para dividir el sistema en mdulos, para la codificacin
estructurada, reutilizacin de cdigo.
Estndares de Documentacin: descripcin de los detalles de la aplicacin

Elementos del Diseo

Flujos de Datos: movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema.

Almacenes de Datos: conjuntos temporales o permanentes de datos.
Procesos: transforma los datos en informacin. Pueden ser manuales o automatizados.

Controles: lineamientos para determinar si los procesos estn siendo ejecutados de forma
correcta.
Funciones del Personal: la interaccin que tiene el usuario con el sistema, entradas de datos, etc.

Diseo de la Salida
El analista debe realizar lo siguiente:
1) Identificar la informacin que desea presentar al usuario.
2) Decidir por que medio ser presentada esa informacin (impresora, pantalla, etc.)
3) La informacin debe ser presentada en un formato aceptable.
Diseo de Archivos
El diseo de los archivos se basa fundamentalmente en los siguientes aspectos:
1) Los datos que deben incluirse en los registros del archivo.
2) La longitud de cada registro.
3) La secuencia en la que se van a almacenar los registros (secuencial, indexada o relativa)
En algunos casos el sistema que estamos diseando interacta con un archivo maestro que ya esta creado,
los detalles de este archivo se incluyen en las especificaciones de diseo del sistema, pero el archivo no
vuelve a disearse.
Diseo de Interacciones con la base de datos
El diseo de las bases de datos es establecido y vigilado por un administrador de bases de datos, l tiene
la responsabilidad de mantener y desarrollar esa base de datos a medida que los requerimientos se lo
exijan. El analista de sistemas no disea la base de datos sino que consulta con el administrador de la base
de datos para establecer las interacciones con la base de datos.
El analista en este caso solo proporciona al administrador de BD la descripcin de los datos que van a ser
ingresados all y las acciones que se efectuaran en esa BD.
Diseo de Entrada
Los analistas de sistemas detallan los siguientes puntos del diseo de entradas:
1)
2)
3)
4)
5)

Datos de entrada.
Recursos que utiliza el sistema para la captura de datos.
La codificacin de los datos.
Dilogos para ayudar a los usuarios a ingresar los datos en el sistema.
Validacin de datos

La ubicacin de las entradas de datos (textbox, combobox, etc) tambin formar parte del diseo de la
entrada de datos, as como tambin los encabezados, los ttulos de los formularios, etc.
Diseo de Controles
Los analistas de sistemas deben predecir los errores creados al momento de que el usuario ingrese datos
errados o cuando solicite la ejecucin de una funcin especifica. Un buen sistema de informacin sabe
como lidiar con este tipo de errores. Los controles de entrada aseguran que slo los usuarios autorizados

tengan acceso al sistema, determinar si faltan datos de entradas importantes, validan los datos para
verificar que sean correctos.
Diseo de Procedimientos
Los procedimientos determinan las tareas que deben efectuarse al utilizar la aplicacin y especifica
quienes son los responsables de realizarlas. Los procedimientos mas importantes son:
1) Procedimientos para entrada de datos: captura de datos.
2) Procedimientos durante la ejecucin: pasos que realizan los usuarios del sistema para llegar a los
resultados deseados.
3) Procedimientos para el manejo de errores: acciones que realiza el sistema al momento de ocurrir
algn error.
4) Procedimientos de seguridad y respaldo: acciones que toma el sistema para proteger sus recursos
de posibles daos o ataques.
Diseo de Especificaciones para programas
Describen cmo transformar las especificaciones de diseo del sistema (salidas, entradas, archivos, etc)
en software de computadora. El diseo del software asegura que: los programas finales realicen todas sus
tareas en la forma establecida, la programacin modular permita probar y validar el sistema para verificar
si los procedimientos son acertados, las actualizaciones del sistema se puedan llevar a cabo de forma
eficiente.
Carpeta de Descripcin del diseo del sistema
Ningn diseo esta completo sin la carpeta de diseo ya que esta contiene toda la informacin detallada
acerca del sistema, sus procesos, datos, etc.
La informacin contenida en esta carpeta se desglosa de la siguiente manera:
1) Propuesta de desarrollo.
2) Diagramas de flujo de datos.
3) Cuadros de despliegue: describe las entradas y salidas, y muestra la ubicacin detallada de los
reportes que aparecern, documentos y pantallas.
4) Estructuras de los registros: describe los datos almacenados en los archivos maestros y de
movimientos y tambin contiene los diagramas relacionados con la BD.
5) Sistemas de codificacin: describe los cdigos que explican o establecen los tipos de transacciones,
clasificaciones y categora de eventos o entidades.
6) Especificaciones de programas: son cuadros, tablas, grficos, etc que explican todos los mdulos
del sistema y establecen la relacin entre ellos.
7) Especificaciones de procedimientos: son los procedimientos planificados para instalar y operar la
aplicacin cuando este culminado.
8) Plan de desarrollo: cronograma de actividades de los analistas, programadores y dems personal
involucrado con el desarrollo del sistema.
9) Costo del paquete: gastos anticipados para el desarrollo del sistema clasificados en categoras
como personal, equipo, etc.
Participacin de los usuarios

Para disear un buen sistema de informacin que satisfaga todas y cada una de las necesidades del
usuario, ste debe participar en el diseo del mismo porque de esta manera se asegura que los usuarios
tengan un punto de vista no tcnico de lo que hace y de lo que no hace el sistema. El sistema no se disea
para ser usado por el analista de sistemas sino para ser usado por personas que no tienen los mismos
conocimientos que tiene un analista, por lo tanto esas personas (usuarios) deben participar en el
desarrollo del sistema.
Manejo de sistemas desarrollados por usuarios finales
Estos sistemas deben estar bien manejados y apoyados en forma apropiada para que tengan xito, de lo
contrario podran ser perjudiciales para la organizacin. Los usuarios y los analistas tienen
responsabilidades en el manejo de estos sistemas:
Responsabilidades de los usuarios en el diseo
1)
2)
3)
4)

Comprender el problema que va a ser solucionado por el sistema a implantar.

Conocer los datos necesarios para el desarrollo de este sistema.
Saber manejar el software.
Apegarse a los estndares establecidos

Responsabilidades del Analista

Transformar las necesidades de datos en requerimientos

Impartir educacin y entrenamiento a los usuarios
Apoyar al usuario en el diseo y proceso de desarrollo del sistema
Asistir al usuario en la parte de deteccin y correccin de errores

Lineamientos para el manejo del desarrollo hecho por los usuarios finales
a) Descarga de datos: es copiar una parte del archivo o BD desde un sistema ajeno.
b) Evitar que los usuarios ingresen datos: esto impide la entrada de errores en la base de datos o la
modificacin de los datos ya validados.
c) Estandarizacin: para obtener consistencia y uniformidad en el desarrollo.
d) Documentacin del Diseo: explica la forma en la cual esta diseado el sistema y como utilizarlo.
e) Revisin de las especificaciones de diseo: para aumentar la confiabilidad de las aplicaciones
desarrolladas por los usuarios, stas tienen que estar en constante revisin
Diseo de salida del sistema de computo

Las salidas del sistema son cualquier informacin que arroje el sistema de informacin, ya se impreso o
por pantalla. El analista para disear estas salidas debe identificar la salida que se necesita para cubrir la
necesidad de informacin, debe especificar los mtodos para el diseo de stas salidas y por ultimo deben
crear los documentos o reportes que contienen la informacin que arroja el sistema.
Objetivos de la Salida
1) Expresar la informacin que tengan relacin con actividades realizadas en el pasado, de estados
actuales o informacin proyectada hacia el futuro.
2) Resaltar eventos de importancia, ya sean problemas, errores o advertencias.
3) Ejecutar acciones.

4) Verificar esas acciones

Las salidas deben ser diseadas tomando muy en cuenta la funcin que stas van a cumplir.
Tipos de Salida
a) Un reporte.
b) Un documento.
c) Un mensaje
Las salidas pueden ser impresas o presentadas por pantalla.
Las fuentes de las salidas pueden ser:

Recuperacin de un almacenamiento de datos.

Paso de mensajes desde un proceso a otro.
Dispositivos de Entrada.

Aspectos importantes de la salida

A travs de las siguientes cinco preguntas se puede comprender mejor lo que debe ser la salida de un
sistema:

Quines recibirn la informacin?

Cul es el uso que se le dar a la informacin?
Cuntos detalles se necesitan?
Cundo se necesita la informacin?
Qu mtodo utilizar?

Cmo presentar la informacin

Existen varios lineamientos para presentar la informacin al usuario, el analista debe utilizar en que mas
le convenga al usuario para hacer uso de esa informacin
Formato Tabular
ste formato debe utilizarse:

Cuando los detalles dominan y no se necesitan muchos comentarios.

Cuando los detalles son presentados en categoras discretas.
Cuando cada categora deba tener una etiqueta.
Cuando es necesario obtener totales o comparar diferentes componentes.
Cuando las entidades dependan del tiempo

Formato Grfico
Como su nombre lo indica utiliza grficos para presentar la informacin. Existen distintos tipos de grficas:
a) De Sectores: describen las distintas partes que conforman un todo, y que tienen relacin con una
actividad determinada.
b) Curvas: muestran cambios en la actividad a lo largo de cierto tiempo.
c) De escalones o superficie: muestran cambios en categoras.
d) Barras y columnas.

e) Mapas: muestran variaciones en distintas zonas geogrficas

Las grficas se utilizan por varias razones:

Para mejorar el entendimiento por parte del usuario de la informacin que sta siendo
presentada.
Para poder manejar mayor volumen de informacin.
Para que la informacin se ajuste a las preferencias del usuario

Estndares para el diseo de grficas

Toda grfica debe incluir un titulo.

Fecha en que se realizo.
Aadir nmeros de pgina.
Deben colocarse etiquetas bien ubicadas y utilizando un tipo de letra que ayuda a que sea legible.
No deben utilizarse abreviaturas

Uso de conos
Los conos son representaciones grficas de entidades, por lo tanto ofrecen una gran ayuda al momento
de acceder rpidamente a la informacin, y tienen un efecto visual que los hace atractivos para el usuario,
ayudndolo as a manejar mejor el sistema
Lineamientos de cuando y como utilizar los conos en un sistema de informacin:

Utilizar conos que sean reconocidos fcilmente por el usuario.

Si no existe algn icono que represente grficamente lo que queremos presentar, es mejor utilizar
etiquetas en vez de utilizar un icono que confunda al usuario.
Utilizar el mismo icono para la misma entidad as ste aparezca en diferentes partes del sistema.
Evitar colocar etiquetas en los iconos, ya que stos por s solos deben comunicar su significado con
claridad.
Distribuir los iconos de forma de que no se agrupen en una zona pequea para evitar la sobrecarga
de imgenes.
Mantener un mismo tamao para todos los iconos

Diseo de salida impresa

Las salidas impresas se utilizan cuando se necesita el fsico de la informacin por cualquier razn que tenga
el usuario: que necesite enviar por correo la informacin, etc.
El analista debe determinar aquellas salidas impresas que sean absolutamente necesarias, por que el
desarrollo de un sistema debe disminuir en lo posible el uso de reportes impresos en la organizacin
Lineamientos:

Los documentos deben estar diseados para ser ledos de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo.
Los datos de mayor importancia deben estar ubicados de tal forma que sean fciles de encontrar.
Todas las pginas deben tener ttulo, nmero de pgina y fecha en que fue impresa.
Todas las columnas deben estar etiquetadas.
No utilizar abreviaturas

Diseo de salida por pantalla

Las salidas por pantalla tienen la desventaja del espacio comparada con las salidas impresas, adems los
usuarios saben buscar la informacin en un reporte impreso (saben voltear las paginas, etc), en cambio no
podemos suponer esto cundo se disean pantallas
En este diseo se incluyen el uso de grficas e iconos, existen diversas formas de presentar la informacin
por pantalla, la ms usada es a travs del uso de ventanas.
Hay ventanas estticas y ventanas de aparicin repentina, las estticas se utilizan para mostrar alguna
informacin que el usuario requiera, en cambio las de aparicin repentina sirven para pedir informacin,
dar advertencias o incluso mostrar errores.
Diseo de Entradas
El diseo de entradas une al sistema con los usuarios. Objetivos del diseo de la entrada:
a) Control de la calidad de entrada: esto se refiere a disminuir los requerimientos de datos en el
sistema debido a que en el proceso se entrada de datos se pierde mucho tiempo, entonces
debemos disminuir estos requerimientos para que el proceso de entrada sea ms rpido.
b) Evitar los cuellos de botella: los cuellos de botella son retrasos que ocurren en el procesamiento,
stos retrasos son producto del proceso de entrada de datos.
c) Evitar los errores en los datos: el analista puede reducir el nmero de errores disminuyendo el
volumen de datos que deben entrar en el sistema.
d) Evitar pasos adicionales: el analista debe disear la entrada de datos de forma que no se tenga
que utilizar pasos o procesos adicionales.
e) Mantener la sencillez del proceso
Lineamientos para la captura de datos
El analista debe disear el sistema de forma que capture slo aquellos datos que deben proporcionarse
como entradas cuando se procesan transacciones:

Datos variables: son los datos que cambian para cada transaccin.
Datos de identificacin: es el dato de identificacin de artculo en cada registro de transaccin.

Tambin es importante resaltar los datos que no deben proporcionarse al sistema:

Datos constantes: por ejemplo la fecha, la cual puede ser obtenida por el sistema a travs del
reloj/calendario del computador.
Detalles que el sistema puede recuperar: son los datos que se encuentran almacenados en un
archivo o base de datos los cuales pueden ser ledos por el sistema.
Detalles que el sistema puede calcular: por ejemplo una diferencia entre una fecha de entrada de
un producto y la fecha de venta del producto

Diseo de documentos fuente

Es la forma en la cual se capturan los datos inicialmente. Para disear estos documentos fuente los
analistas de sistemas debe plantearse las siguientes preguntas:
Los datos que se encuentran en la forma pueden ser ledos por el sistema?
Cul es el mejor mtodo para introducir los datos y que minimice la cantidad de entradas?

Mtodos de codificacin
Es expresar las palabras, ideas o relaciones por medio de un cdigo; esto ayuda al ahorro de espacio,
tiempo y costos, y acelera todos los procesos. Existen varios mtodos de codificacin:
a) Cdigos de clasificacin: los cdigos de clasificacin separan las entidades, eventos, personas u
objetos, colocndolos en grupos distintos que reciben el nombre de clases.
b) Cdigos de funciones: es asignar un cdigo a las tareas o trabajos a realizar por el programa sin
tener que proporcionar todos los detalles.
c) Cdigos en secuencia: son nmeros o letras asignados en secuencia para saber en que orden
ocurrirn los eventos.
d) Cdigos con subconjuntos de dgitos significativos: son varios cdigos organizados
secuencialmente que en conjunto representan la informacin detallada del articulo. Estos
subconjuntos de cdigos indican cada uno por separado aspectos como clase de articulo,
vendedor, etc.
e) Cdigos nemnicos: estos cdigos utilizan nmeros y letras para describir algo en forma visual.
Por ejemplo, un televisor de color de 21 pulgadas se puede traducir en TV-CL-21.
Mtodos de captura de datos
Captura de datos fuente por medio de perforadoras: en la actualidad este mtodo se usa muy rara vez,
consiste en:

Escribir los datos sobre el documento fuente.

Perforar los datos en tarjetas.
Verificar las tarjetas perforadas volviendo a introducir los datos a la mquina de verificacin, la
cual los compara con los datos ya perforados.
Colocar las tarjetas perforadas en un lote para ser ledas y procesadas por la computadora.
Ir validando los datos mientras la computadora los lee.
Procesar los datos

Captura de datos fuente con dispositivos teclado-almacenamiento:

Escribir los datos sobre el documento fuente.

De ser necesario, los datos del documento fuente se deben codificar en un formato aceptable para
poder ser procesados por la computadora.
Procesar directamente el disco que contiene los datos.
Se debe validar los datos a medida que son ledos por el computador para luego ser procesados.
Procesar los datos

Captura de datos fuente con un scanner: este proceso acelera en un 60% aproximadamente el proceso de
captura de datos. Consiste en:

Escribir los datos en el documento fuente.

Agrupar un lote de documentos fuente y leerlos a travs del lector ptico de caracteres.
La validacin se realiza a medida que se van ingresando los datos en la computadora.
Procesar los datos

Entrada directa a travs de terminales inteligentes: estos terminales tienen la capacidad de procesamiento
de datos, gracias a esto no se necesitan documentos fuente. Este mtodo se puede resumir en los
siguientes pasos:

Proporcionar los datos en el terminal.

Validar los datos a medida que se vayan ingresando en el terminal.
Procesar los datos

Validacin de entrada
Durante el proceso de entrada de datos pueden ocurrir errores que tienen que ser detectados y corregidos
antes de guardar los datos o procesarlos. Para realizar esto existen tres categoras principales de mtodos:
verificacin de la transaccin, la verificacin de los datos de la transaccin y el cambio de ellos.
Verificacin de la transaccin
Cuando se trabaja por lotes, puede ocurrir que las transacciones se acumulen y no se procesen justo en el
momento en que se ejecutan, esto trae como consecuencia un alto riesgo de que alguna de ellas no se
procese correctamente o que sea olvidada. Un mtodo de control de lotes es asignar una cantidad limitada
de lotes, las transacciones se van acumulando por ejemplo en grupos de 50 registros. Cada uno de estos
grupos forma un lote, los lotes indudablemente se van a acumular y es posible que el analista especifique
un nmero de serie para cada lote de manera de identificarlos con facilidad para que ninguno de ellos
pase por alto y no sea procesado.
Verificacin de los datos de la transaccin
Las transacciones validas pueden contener datos invlidos, entonces los analistas deben establecer
mtodos de validacin de datos cuando se desarrollan los procedimientos de entrada.
Pruebas de existencia
Estas pruebas examinan los campos que son necesarios que contengan datos, para que no sean dejados
en blanco o vacos.
Pruebas de lmites y rangos
Validan el mnimo y el mximo de caracteres aceptables para un dato
Pruebas de combinacin
Cuando un solo dato afecta a los dems, por ejemplo al introducir una categora no se puede colocar en
los otros campos datos que no tengan que ver con esa categora, por ello se valida si todos esos campos
tienen relacin
Procesamiento duplicado
Es procesar lo mismo varias veces y comparar los resultados obtenidos para conocer la veracidad de los
mismos
Modificacin de los datos de la transaccin
Esta forma de validacin implica la modificacin automtica de los datos errneos ingresados por el
usuario. Para ello existen los siguientes mtodos:

Correccin automtica
Este mtodo slo implica que el sistema detecte el error y lo corrija automticamente, por ejemplo no se
ingresan ceros en un campo numrico por error del usuario, el sistema lo detecta y agrega los ceros en los
espacios en blanco.
Dgitos de verificacin
Es aadir un nmero automticamente siguiendo un lineamiento especifico al cdigo que el usuario esta
ingresando, de esta manera evitamos los errores de transcripcin y de transposicin.