RESUMEN

Debido a la importancia de la Gestin de Proyectos y de lo til y necesario que es para los

proyectos civiles de gran impacto, el estudio de la Gestin de las Comunicaciones como
uno de los componentes de la Gestin de Proyectos es muy necesaria. En este informe
se describen las tres etapas de la Gestin de las Comunicaciones, la Planificacin de las
Comunicaciones, la Gestin de las Comunicaciones y el Control de las Comunicaciones,
tambin se describen los elementos de Entrada, las Herramientas y Tcnicas y las Salidas
de los tres componentes.

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

INDICE
RESUMEN.......................................................................................................................... 2
INTRODUCCION................................................................................................................ 4
OBJETIVOS.................................................................................................................... 4

OBJETIVOS GENERALES...................................................................................4

OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................4

GESTION DE LA COMUNICACIN DE PROYECTO.........................................................5

A.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones.......................................................7

a.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Entradas.....................................8

b.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas...........9

c.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Salidas......................................13

B.

Gestionar las Comunicaciones...........................................................................15

a.

Gestionar las Comunicaciones: Entradas..........................................................16

b.

Gestionar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas...............................17

c.

Gestionar las Comunicaciones: Salidas.............................................................18

C.

Control de las Comunicaciones..........................................................................20

a.

Controlar las Comunicaciones: Entradas...........................................................21

b.

Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas................................23

c.

Controlar las Comunicaciones: Salidas.............................................................24

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

INTRODUCCION
El manejo de las comunicaciones en los proyectos civiles es una de las actividades que
ms influyen en el desempeo ptimo de los involucrados, la entrega tarda de
informacin o la entrega de la informacin incorrecta puede retrasar el avance de un
proyecto, es por ello que la Gestin de las Comunicaciones de un Proyecto es uno de los
procesos ms importantes dentro del proyecto. El impacto de una buena planificacin,
gestin y control de las comunicaciones es ms visible en las empresas o proyectos
grandes, debido a la gran cantidad de participantes que interactan y que deben de
mantener una comunicacin fluida con los dems miembros de su entorno y sus
superiores.

CONSTRUCIONES 1

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OBJETIVOS

OBJETIVOS GENERALES

Describir los Procesos de la Gestin de las Comunicaciones segn la Gua del

PMBOK.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar la importancia de la Gestin de las Comunicaciones en los proyectos.

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GESTION DE LAS COMUNICACIONES

GESTION DE LA COMUNICACIN DE PROYECTO

La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del proyecto
sean oportunos y adecuados. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su
tiempo comunicndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto,
tanto si son internos (en todos los niveles de la organizacin) como externos a la misma.
Una comunicacin eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener
diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y
diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecucin o resultado
del proyecto.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones: El proceso de desarrollar un

enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la
base de las necesidades y requisitos de informacin de los interesados y de los
activos de la organizacin disponibles.
Gestionar las Comunicaciones: El proceso de crear, recopilar, distribuir,
almacenar, recuperar y realizar la disposicin final de la informacin del
proyecto de acuerdo con el plan de gestin de las comunicaciones.
Controlar las Comunicaciones: El proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar
que se satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del
proyecto.

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

Las actividades de comunicacin incluidas en estos procesos a menudo pueden

presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta,
incluyendo, entre otras:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos,
organizaciones, el pblico);
Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrnicos,
memorandos, discusiones ad hoc);
Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organizacin) y horizontal
(entre pares);
Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales); y
Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal).
La mayora de las habilidades de comunicacin son comunes a la direccin
general y a la direccin de proyectos. stas incluyen, entre otras:

Escuchar de manera activa y eficaz;

Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor
comprensin;
Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que ste pueda ser
ms eficaz;
Investigar los hechos para identificar o confirmar informacin;
Investigar y gestionar expectativas;
Persuadir a una persona, a un equipo o a una organizacin para llevar a cabo
una accin;
Motivar para proporcionar estmulo y confianza;
Orientar para mejorar el desempeo y alcanzar los resultados deseados;
Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes;
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos; y
Resumir, recapitular e identificar los prximos pasos.

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A. Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Planificar la Gestin de las Comunicaciones es el proceso de desarrollar un enfoque y
un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las
necesidades y los requisitos de informacin de los interesados y de los activos de la
organizacin disponibles. El beneficio clave de este proceso es que identifica y
documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera
ms eficaz y eficiente.
Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el xito final de
cualquier proyecto.
Una planificacin incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales
como demoras en la entrega de mensajes, comunicacin de informacin a la
audiencia equivocada, o comunicacin insuficiente con los interesados y mala
interpretacin o comprensin del mensaje transmitido.
En la mayora de los proyectos, la planificacin de las comunicaciones se realiza de
forma muy temprana, por ejemplo durante el desarrollo del plan para la direccin del
proyecto. Esto permite la asignacin de los recursos adecuados, tales como tiempo y
presupuesto, a las actividades de comunicacin. Una comunicacin eficaz significa
que la informacin se suministra en el formato adecuado, en el momento preciso, a la
audiencia correcta y con el impacto deseado. Una comunicacin eficiente implica
proporcionar exclusivamente la informacin necesaria.
Si bien todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin sobre el
proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin pueden variar
ampliamente. Adems, durante este proceso se han de tener en cuenta y documentar
adecuadamente los mtodos de almacenamiento, recuperacin y disposicin final de
la informacin del proyecto. Las consideraciones importantes que puede ser necesario
tener en cuenta incluyen, entre otras:
o Quin necesita qu informacin y quin est autorizado para acceder a
ella;
o Cundo van a necesitar la informacin;
o Dnde se debe almacenar la informacin;
o En qu formato se debe almacenar la informacin;
o Cmo se puede recuperar la informacin; y
o Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y
consideraciones interculturales.
Los resultados del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones deben
revisarse con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse segn sea necesario
para asegurar la continuidad de su aplicabilidad.

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Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestin de las

Comunicaciones

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a. Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre cmo se

ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto.

Registro de Interesados

El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar la

comunicacin con los interesados del proyecto.

Factores Ambientales de la Empresa

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones est estrechamente vinculado

con los factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organizacin
tendr un efecto considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.
Todos los factores ambientales de la empresa que se describen en la Seccin 2.1.5 se
utilizan como entradas para este proceso, ya que es preciso adaptar las
comunicaciones al entorno del proyecto.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Se utilizan como entradas del proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones.

Entre stas, las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular
importancia puesto que pueden proporcionar conocimiento tanto respecto a las
decisiones tomadas en asuntos de comunicacin como a los resultados de dichas
decisiones en el marco de proyectos similares anteriores. Se pueden utilizar como
informacin orientativa para planificar las actividades de comunicacin del proyecto en
curso.

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b. Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Herramientas y

Tcnicas

Anlisis de Requisitos de Comunicacin

El anlisis de los requisitos de comunicacin determina las necesidades de

informacin de los interesados del proyecto. Estos requisitos se definen combinando
el tipo y el formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de dicha
informacin. Los recursos del proyecto se deben utilizar nicamente para comunicar
informacin que contribuya al xito del proyecto o cuando una falta de comunicacin
pueda conducir al fracaso.
El director de proyecto tambin debe considerar la cantidad de canales o vas de
comunicacin potenciales como un indicador de la complejidad de las comunicaciones
de un proyecto. El nmero total de canales de comunicacin potenciales es igual a
n(n-1)/2, donde n representa el nmero de interesados. Por ejemplo, un proyecto con
10 interesados tiene 10(10-1)/2 = 45 canales de comunicacin potenciales. Por lo
tanto, un componente clave de la planificacin de las comunicaciones reales del
proyecto es la determinacin y delimitacin de quin se comunicar con quin, y de
quin recibir qu informacin.
Las fuentes de informacin normalmente utilizadas para identificar y definir los
requisitos de comunicacin del proyecto incluyen, entre otras:
o Organigramas;
o Relaciones de responsabilidad de la organizacin del proyecto y de los
interesados;
o Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el
proyecto;
o Logstica del nmero de personas que participarn en el proyecto y en
qu ubicaciones;
o Necesidades de informacin interna (p.ej., comunicaciones dentro del
mbito de las organizaciones);
o Necesidades de informacin externa (p.ej., comunicaciones con los
medios, el pblico o los contratistas); y
o Requisitos de informacin y comunicacin de los interesados
provenientes del registro de interesados.

Tecnologa de la Comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir informacin entre los interesados del proyecto
pueden variar considerablemente. Por ejemplo, un equipo de proyecto puede utilizar
como mtodos de comunicacin tcnicas que vayan desde conversaciones breves
hasta reuniones prolongadas o desde simples documentos escritos hasta materiales

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GESTION DE LAS COMUNICACIONES

extensos (p.ej., cronogramas, bases de datos y sitios web) a los que se pueda
acceder en lnea.
Los factores que pueden influir en la seleccin de la tecnologa de comunicacin
incluyen, entre otros:
o La urgencia de la necesidad de informacin. Es preciso tener en
cuenta la urgencia, la frecuencia y el formato de la informacin a
comunicar, ya que pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre
las etapas de un mismo proyecto.
o La disponibilidad de la tecnologa. Es necesario asegurar que la
tecnologa requerida para facilitar la comunicacin es compatible, est
disponible y es accesible para todos los interesados a lo largo de la vida
del proyecto.
o Facilidad de uso. Es necesario asegurar que la seleccin de las
tecnologas de comunicacin es adecuada para los participantes del
proyecto y que se planifican los eventos de capacitacin adecuados,
cuando sea pertinente.
o Entorno del proyecto. Es necesario determinar si el equipo se va a
reunir y operar cara a cara o en un entorno virtual, si van a estar
ubicados en una o varias zonas horarias, si van a utilizar varios idiomas
para la comunicacin, y finalmente, si existe cualquier otro factor
ambiental del proyecto, como la cultura, que pueda afectar a las
comunicaciones.
o Sensibilidad y confidencialidad de la informacin. Es preciso
determinar si la informacin a comunicar es sensible o confidencial y si
se necesita adoptar medidas adicionales de seguridad.
Tambin debe tenerse en cuenta la manera ms adecuada de comunicar la
informacin.

Modelos de Comunicacin

Los modelos de comunicacin utilizados para facilitar las comunicaciones y el

intercambio de informacin pueden variar de un proyecto a otro y tambin entre las
diferentes etapas de un mismo proyecto.
El medio se refiere al medio tecnolgico e incluye el modo de comunicacin, mientras
que el ruido incluye cualquier interferencia o barrera que pueda comprometer la
entrega del mensaje. La secuencia de pasos de un modelo bsico de comunicacin
es la siguiente:
o Codificar. Los pensamientos o ideas se traducen (codifican) en
lenguaje por parte del emisor.
o Transmitir el Mensaje. Esta informacin es luego enviada por el emisor
a travs de un canal de comunicacin (medio). La transmisin de este
mensaje se puede ver comprometida por diversos factores (p.ej., la
distancia, la falta de familiaridad con la tecnologa, una infraestructura
CONSTRUCIONES 1

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inadecuada, la diferencia cultural y la falta de informacin contextual). A

estos factores en su conjunto se los denomina ruido.
o Descodificar. El mensaje es traducido de nuevo por el receptor en
pensamientos o ideas con significado.
o Confirmar. Una vez recibido un mensaje, el receptor puede indicar
(confirmar) la recepcin del mismo, lo que no significa necesariamente
que est de acuerdo con l o que lo comprenda.
o Retroalimentacin/Respuesta. Una vez descodificado y comprendido
el mensaje recibido, el receptor codifica pensamientos e ideas en un
mensaje y posteriormente lo transmite al emisor original.
Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo bsico de comunicacin a la
hora de considerar las comunicaciones del proyecto. En el marco del proceso de
comunicacin, el emisor es responsable de la transmisin del mensaje, asegurando
que la informacin que est comunicando es clara y completa y confirmando que la
comunicacin es comprendida correctamente. El receptor es responsable de
cerciorarse de que la informacin sea recibida en su totalidad, comprendida
correctamente y confirmada o respondida adecuadamente.
Existen numerosos desafos en la utilizacin de estos componentes para comunicarse
de manera eficaz con los interesados del proyecto, tales como los que implica un
equipo de proyecto multinacional y altamente tcnico. La comunicacin satisfactoria
de un concepto tcnico de un miembro del equipo a otro miembro del equipo en un
pas diferente podra requerir codificar el mensaje en el idioma adecuado, enviar el
mensaje mediante la utilizacin de diversas tecnologas y aguardar a que el receptor
descodifique el mensaje hacia su propio idioma y posteriormente responda al mismo o
proporcione retroalimentacin. Cualquier ruido que se produzca en el camino puede
poner en peligro el significado original del mensaje. En este ejemplo, existen
numerosos factores que pueden conducir a una comprensin o a una interpretacin
incorrectas del significado del mensaje.

Mtodos de Comunicacin

Existen varios mtodos de comunicacin que se emplean para compartir la

informacin entre los interesados del proyecto. De manera general, estos mtodos
pueden clasificarse en:
o Comunicacin interactiva. Entre dos o ms partes que realizan un
intercambio de informacin de tipo multidireccional. Resulta la manera
ms eficiente de asegurar una comprensin comn entre todos los
participantes sobre temas especficos, e incluye reuniones, llamadas
telefnicas, mensajera instantnea, videoconferencias, etc.
o Comunicacin de tipo push (empujar). Enviada a receptores
especficos que necesitan recibir la informacin. Esto asegura la
distribucin de la informacin, pero no garantiza que efectivamente
haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de
comunicacin incluye cartas, memorandos, informes, correos
electrnicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.
CONSTRUCIONES 1

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o Comunicacin de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volmenes

de informacin o para audiencias muy grandes, y requiere que los
receptores accedan al contenido de la comunicacin segn su propio
criterio. Estos mtodos incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual
(e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los
repositorios de conocimiento, etc.
Puede resultar necesario que los interesados del proyecto discutan y acuerden los
mtodos de comunicacin a utilizar en el mismo, sobre la base de los requisitos de
comunicacin, las restricciones de tiempo y costo, y la familiaridad y disponibilidad de
las herramientas y recursos requeridos aplicables a los procesos de comunicacin.

Reuniones

El proceso Planificar la Gestin de las Comunicaciones necesita del debate y del

dilogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera ms adecuada de
actualizar y comunicar la informacin del proyecto, y de responder a las solicitudes de
dicha informacin por parte de los interesados.
Dichos debates y dicho dilogo normalmente se facilitan a travs de reuniones, que se
pueden llevar a cabo de manera presencial o en lnea desde diferentes ubicaciones,
como por ejemplo las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las
instalaciones del cliente.
Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir comunicaciones
relativas al proyecto. La mayora de las reuniones de proyecto consisten en juntar a
los interesados con objeto de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los
debates informales se pueden considerar como reuniones, la mayora de las
reuniones de proyecto tienen un carcter ms formal, con hora, lugar y agenda
acordados previamente. Las reuniones tpicas comienzan con una lista de asuntos a
discutir, la cual se hace circular con anterioridad, acompaada de un acta y de
informacin adicional especfica para cada reunin. Dicha informacin luego se
distribuye a otros interesados adecuados, segn sea necesario.

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c. Planificar la Gestin de las Comunicaciones: Salidas

Plan de Gestin de las Comunicaciones

El plan de gestin de las comunicaciones es un componente del plan para la direccin

del proyecto y describe la forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y
controlarn las comunicaciones del proyecto. El plan contiene la siguiente
informacin:
o Los requisitos de comunicacin de los interesados;
o La informacin que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el
formato, el contenido y el nivel de detalle;
o El motivo de la distribucin de dicha informacin;
o El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida y
para la recepcin de la confirmacin o respuesta, si corresponde;
o La persona responsable de comunicar la informacin;
o La persona responsable de autorizar la divulgacin de informacin
confidencial;
o La persona o los grupos que recibirn la informacin;
o Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la informacin,
tales como memorandos, correo electrnico y/o comunicados de
prensa;
o Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, incluidos
el tiempo y el presupuesto;

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GESTION DE LAS COMUNICACIONES

o El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena

de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que
no puedan resolverse a un nivel inferior;
o El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las
comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
o Un glosario de la terminologa comn;
o Diagramas de flujo de la informacin que circula dentro del proyecto, los
flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de
informes y los planes de reuniones, etc.; y
o Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de
una legislacin o normativa especfica, de la tecnologa, de las polticas
de la organizacin, etc.
El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir guas y plantillas para
las reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del
proyecto, las reuniones electrnicas y los mensajes de correo electrnico. Se puede
incluir asimismo el uso de un sitio web y de un software de gestin del proyecto si se
han de utilizar en el marco del proyecto.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

o Cronograma del proyecto, y
o Registro de interesados.

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GESTION DE LAS COMUNICACIONES

B. Gestionar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar,
recuperar, y realizar la disposicin final de la informacin del proyecto de acuerdo con
el plan de gestin de las comunicaciones.
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y
eficiente entre los interesados del proyecto.

Salidas

Diagrama de Flujo de Datos de Gestionar las Comunicaciones

Este proceso va ms all de la distribucin de informacin relevante y procura
asegurar que la informacin que se comunica a los interesados del proyecto haya sido
generada adecuadamente, recibida y comprendida.
Tambin proporciona oportunidades para que los interesados realicen solicitudes de
informacin adicional, de aclaracin y de debate. Las tcnicas y consideraciones para
conseguir una gestin eficaz de las comunicaciones incluyen, entre otras:
CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

o Modelos emisor-receptor. Incorporar ciclos de retroalimentacin para

proporcionar oportunidades de interaccin/participacin y eliminar
barreras de comunicacin.
o Eleccin del medio. Descripcin precisa de las situaciones en las que
es preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un
memorando informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara a
cara o por correo electrnico.
o Estilo de redaccin. Uso apropiado de la voz activa frente a la voz
pasiva, estructura de las oraciones y seleccin de palabras.
o Tcnicas de gestin de reuniones. Preparar una agenda y abordar los
conflictos.
o Tcnicas de presentacin. Conciencia del impacto del lenguaje
corporal y el diseo de ayudas visuales.
o Tcnicas de facilitacin. Construir el consenso y superar los
obstculos.
o Tcnicas de escucha. Escucha activa (captar, aclarar y confirmar
comprensin) y eliminacin de barreras que afectan negativamente a la
comprensin.

a. Gestionar las Comunicaciones: Entradas

Plan de Gestin de las Comunicaciones

Descrita en la Seccin 10.1.3.1. El plan de gestin de las comunicaciones describe la

forma en que se planificarn, estructurarn, monitorearn y controlarn las
comunicaciones del proyecto.

Informes de Desempeo del Trabajo

Descritos en la Seccin 4.4.3.2. Los informes de desempeo del trabajo son una
recopilacin de informacin sobre el desempeo y el estado del proyecto que puede
utilizarse para facilitar la discusin y crear comunicaciones. Para optimizar este
CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

proceso, es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estn
disponibles de manera oportuna.

Factores Ambientales de la Empresa

Descritos en la Seccin 2.1.5. Los factores ambientales de la empresa especficos

que pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
o La cultura y la estructura de la organizacin,
o Los estndares y las normativas gubernamentales o industriales, y
o El sistema de informacin para la direccin de proyectos.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Descritos en la Seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que

pueden influir en el proceso Gestionar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
o Las polticas, procedimientos, procesos y guas relativos a la gestin de
las comunicaciones;
o Las plantillas; y
o La informacin histrica y lecciones aprendidas.

b. Gestionar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas

Tecnologa de la Comunicacin

La seleccin de la tecnologa de la comunicacin es una consideracin importante del

proceso Gestionar las Comunicaciones. Dado que esto puede variar
considerablemente de un proyecto a otro y tambin a lo largo de la vida de un
proyecto, el foco se centra en asegurar que la eleccin sea adecuada para la
informacin que est siendo comunicada.

Modelos de Comunicacin

Descrita en la Seccin 10.1.2.3. La eleccin de los modelos de comunicacin es una

consideracin importante de este proceso. Dado que todos los componentes de la
comunicacin contribuyen para lograr un proceso de comunicacin eficaz y eficiente,
el foco se centra en asegurar que el modelo de comunicacin elegido sea adecuado
para el proyecto que se est llevando a cabo y que se identifiquen y gestionen todas
las barreras (ruido).

Mtodos de Comunicacin

Descrita en la Seccin 10.1.2.4. La eleccin de los mtodos de comunicacin es una

consideracin importante de este proceso. Dado que pueden existir numerosas
barreras y desafos potenciales durante este proceso, el foco se centra en asegurar
CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

que la informacin que ha sido generada y distribuida haya sido recibida y

comprendida para permitir la respuesta y la retroalimentacin.

Sistemas de Gestin de la Informacin

La informacin del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilizacin de

diferentes herramientas, entre las que se cuentan:
o Gestin de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y
comunicados de prensa;
o Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, fax, correo
de voz, telfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y
publicaciones web; y
o Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces
web con software de programacin y de gestin de proyectos, software
de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y herramientas
de gestin del trabajo colaborativo.

Informar el Desempeo

Informar el desempeo es el acto de recopilar y distribuir informacin de desempeo,

incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronsticos. Informar el
desempeo implica recopilar y analizar de manera peridica datos reales y
compararlos con la lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y el
desempeo del proyecto, as como pronosticar los resultados del mismo.
Informar el desempeo debe proporcionar informacin a un nivel adecuado para cada
audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado sencillo hasta informes
ms elaborados, los cuales pueden prepararse con regularidad o de manera
excepcional. Un informe de estado simple puede mostrar informacin de desempeo,
como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada rea (a saber,
el alcance, el cronograma, los costos y la calidad). Los informes ms elaborados
pueden incluir:
o
o
o
o
o
o
o

el anlisis del desempeo pasado,

el anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),
el estado actual de los riesgos e incidentes,
El trabajo completado durante el perodo,
El trabajo a completar en el siguiente perodo,
El resumen de los cambios aprobados en el perodo, y
Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

c. Gestionar las Comunicaciones: Salidas

Comunicaciones del Proyecto

El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para

crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la informacin. Las comunicaciones
del proyecto incluyen, entre otras, los informes de desempeo, el estado de los
entregables, el avance del cronograma y los costos incurridos. Las comunicaciones
del proyecto pueden variar considerablemente y son influenciadas por factores como
la urgencia y el impacto del mensaje, su mtodo de entrega y el nivel de
confidencialidad, entre otros.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El plan para la direccin del proyecto proporciona informacin sobre las lneas base
del proyecto, la gestin de las comunicaciones y la gestin de los interesados. Cada
una de estas reas puede requerir actualizaciones sobre la base del desempeo
actual del proyecto frente a la lnea base para la medicin del desempeo (PMB).
La lnea base para la medicin del desempeo es un plan aprobado del trabajo del
proyecto, con respecto al que se compara la ejecucin del proyecto y se miden las
desviaciones para el control de la gestin. La lnea base para la medicin del
desempeo integra generalmente los parmetros relativos al alcance, al cronograma y
a los costos del proyecto, pero tambin puede incluir parmetros tcnicos y de
calidad.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros:
o Registro de incidentes,
o Cronograma del proyecto, y
o Requisitos de financiamiento del proyecto.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen,

entre otros:

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

o Notificaciones a los interesados. Informacin que puede

suministrarse a los interesados sobre incidentes resueltos, cambios
aprobados y estado general del proyecto.
o Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e
informales, describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones
aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del
proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.
o Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto proporciona
informacin de manera formal o informal a cualquier o todos los
interesados del proyecto. La informacin y el mtodo de presentacin
deben ser relevantes respecto a las necesidades de la audiencia.
o Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir
correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos
que describen el proyecto. Esta informacin debera, en la medida en
que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada. Los
miembros del equipo del proyecto tambin pueden mantener registros
en un diario o registro del proyecto, el cual puede ser fsico o
electrnico.
o Retroalimentacin de los interesados. La informacin relativa a las
operaciones del proyecto que se recibe de los interesados se distribuye
y utiliza para modificar o mejorar el desempeo futuro del proyecto.
o Documentacin de lecciones aprendidas. Esta documentacin
incluye las causas de los incidentes, el razonamiento subyacente a la
accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la
gestin de las comunicaciones. Es preciso documentar y distribuir las
lecciones aprendidas para que pasen a formar parte de la base de
datos histrica tanto del proyecto como de la organizacin ejecutora.

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

C. Control de las Comunicaciones

Controlar las Comunicaciones es el proceso de monitorear y controlar las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de informacin de los interesados del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo
ptimo de informacin entre todos los participantes de la comunicacin.
El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar una iteracin de los
procesos Planificar la
Gestin de las Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones. Esta iteracin
ilustra la naturaleza continua de los procesos de Gestin de las Comunicaciones del
Proyecto. Algunos elementos concretos de comunicacin, tales como incidentes o
indicadores clave de desempeo (p.ej., cronograma, costo y calidad reales frente a
planificados), pueden desencadenar una revisin inmediata, mientras que otros no lo
harn. El impacto y las repercusiones de las comunicaciones del proyecto deben
evaluarse y controlarse cuidadosamente para asegurar que se entrega el mensaje
adecuado a la audiencia adecuada en el momento adecuado.

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Comunicaciones

a. Controlar las Comunicaciones: Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto

Descrito en la Seccin 4.2.3.1. El plan para la direccin del proyecto describe el modo
en que se ejecutar, monitorear, controlar y cerrar el proyecto. Proporciona
informacin valiosa para el proceso Controlar las
Comunicaciones, entre la que se encuentra:
Los requisitos de comunicacin de los interesados,
El motivo de la distribucin de la informacin,
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida,
El individuo o grupo responsable de la comunicacin de la informacin,
y
o El individuo o grupo que recibe la informacin.
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Comunicaciones del Proyecto

CONSTRUCIONES 1

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

Descrita en la Seccin 10.2.3.1. El proceso Controlar las Comunicaciones incluye las

actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la informacin y las
comunicaciones, as como para liberarlas a los interesados.
Las comunicaciones del proyecto provienen de mltiples fuentes y pueden variar
considerablemente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de formalidad y
confidencialidad. Las comunicaciones del proyecto pueden incluir, entre otras:
o El estado de los entregables,
o El avance del cronograma, y
o Los costos incurridos.

Registro de Incidentes

Descrito en la Seccin 13.3.3.1. Un registro de incidentes se utiliza para documentar y

monitorear la resolucin de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicacin
y asegurar una comprensin comn de los incidentes. Un registro escrito documenta y
ayuda a monitorear quin es responsable de la resolucin de los incidentes
especficos antes de una fecha lmite. Durante la resolucin de incidentes se abordan
los obstculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Esta informacin
es importante para el proceso Controlar las Comunicaciones ya que proporciona tanto
un repositorio de lo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para la
entrega de comunicaciones subsiguientes.

Datos de Desempeo del Trabajo

Los datos de desempeo del trabajo pueden incluir detalles sobre las comunicaciones
que se han distribuido realmente, realimentacin sobre las comunicaciones,
resultados de encuestas de eficacia de la comunicacin u otras observaciones
identificadas a lo largo de las actividades de comunicacin.

Activos de los Procesos de la Organizacin

Descritos en la Seccin 2.1.4. Los activos de los procesos de la organizacin que

pueden influir en el proceso Controlar las Comunicaciones incluyen, entre otros:
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Plantillas de informes;
Polticas, estndares y procedimientos que definen las comunicaciones;
Tecnologas especficas de comunicacin disponibles;
Medios de comunicacin permitidos;
Polticas de conservacin de registros; y
Requisitos de seguridad.

b. Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Tcnicas

Sistemas de Gestin de la Informacin

Un sistema de gestin de la informacin proporciona un conjunto de herramientas

estndar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los
interesados la informacin relativa a los costos, al avance del cronograma y al
desempeo del proyecto. Algunos paquetes de software permiten al director del
proyecto consolidar informes provenientes de varios sistemas y facilitan la distribucin
de informes a los interesados del proyecto. Los ejemplos de formatos de distribucin
pueden incluir los informes mediante tablas, anlisis en hojas de clculo y las
presentaciones. Las herramientas grficas se pueden utilizar para crear
representaciones visuales de la informacin sobre el desempeo del proyecto.
A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto
de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de accin o intervencin, las
acciones que se deberan emprender, la responsabilidad de emprender dichas
acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El juicio de expertos puede ser necesario
con relacin a detalles tcnicos o de gestin y puede ser proporcionado por cualquier
grupo o individuo con capacitacin o conocimientos especializados, como por
ejemplo:
o Otras unidades dentro de la organizacin,
o Consultores,
o Interesados, incluidos clientes y patrocinadores,
o Asociaciones profesionales y tcnicas,
o Grupos industriales,
o Expertos en la materia, y
o La oficina de direccin de proyectos (PMO).
Luego, el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto, determina
las acciones requeridas para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a la
audiencia adecuada y en el momento adecuado.
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Reuniones

El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del dilogo con el
equipo del proyecto para determinar la manera ms adecuada de actualizar y
comunicar el desempeo del proyecto, y de responder a las solicitudes de informacin
por parte de los interesados. Esos debates y dilogos se facilitan normalmente a
travs de reuniones, las cuales se pueden llevar a cabo de manera presencial o en
lnea y desde diferentes ubicaciones, tales como las instalaciones en que se
desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente.
Las reuniones del proyecto tambin incluyen debates
suministradores, proveedores y otros interesados del proyecto.

el

dilogo

con

c. Controlar las Comunicaciones: Salidas

Informacin de Desempeo del Trabajo

Descritos en la Seccin 4.4.1.5. La informacin de desempeo del trabajo organiza y

resume los datos de desempeo recopilados. Estos datos de desempeo
normalmente proporcionan informacin sobre el estado y el avance del proyecto con
el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados. Esta informacin luego se
comunica a los interesados adecuados.

Solicitudes de Cambio

Descritos en la Seccin 4.3.3.3. El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo

conduce a la necesidad de ajuste, de accin y de intervencin. Como resultado, se
generarn solicitudes de cambio como salidas. Estas solicitudes de cambio se
procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Seccin 4.5)
y pueden dar lugar a:
o Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de actividades,
fechas programadas, necesidades de recursos y anlisis de alternativas
de respuesta a los riesgos;
o Ajustes al plan para la direccin del proyecto y otros documentos;
o Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el
desempeo futuro del proyecto, alinendolo con el plan para la
direccin del proyecto; y
o Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeo negativo futuro del proyecto.

Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar actualizaciones al plan

de gestin de las comunicaciones as como a otros componentes del plan para la
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direccin del proyecto (p.ej. los planes de gestin de los interesados y de gestin de
los recursos humanos).

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado del proceso
Controlar las Comunicaciones.
Estas actualizaciones incluyen, entre otras:
o Pronsticos,
o Informes de desempeo, y
o Registro de incidentes.

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin susceptibles de actualizacin incluyen,

entre otros, los formatos de informe y la documentacin de las lecciones aprendidas.
Esta documentacin puede pasar a formar parte de la base de datos histrica tanto
para el proyecto como para la organizacin ejecutora y puede incluir causas de los
incidentes, razones de la seleccin de las medidas correctivas y otros tipos de
lecciones aprendidas durante el proyecto.

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GESTION DE LAS COMUNICACIONES

CONCLUSIONES
La Gestin de las Comunicaciones permite aumentar la productividad del
proyecto, ayuda a poner en marcha.
La Gestin de las comunicaciones es una herramienta indispensable que nos
permite administrar las informaciones desde que se genera hasta que se
reciba.
La gestin de las comunicaciones siendo una parte de muy importante de la
gestin de proyectos permite realizar un proyecto con el menor tiempo, con el
menor costo y mayor alcance logrando la buena calidad del proyecto.

RECOMENDACIONES

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GESTION DE LAS COMUNICACIONES

Se recomienda la implementacin de oficina de gestin de proyectos

(gestin de las comunicaciones); en todas las entidades de Pasco con el fin
de lograr administrar bien los recursos de estado.

BIBLIOGRAFIA

Project Management Institute, 2013. Gua de los Fundamentos para la

Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin

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