PROTOTIPO

PARA EL GERENCIAMIENTO
DE PROYECTOS DE INVERSIN
MANUAL DEL USUARIO
Ing. Jos Antonio Tern Carren

CONTENIDO
2. DISEO DE FORMATOS

2.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS

3
2.2 PROCESOS Y CONTENIDOS
5
2.3 FORMATOS ADOPTADOS EN VERSIN PROTOTIPO
7
2.3.1 FORMATO 1 - REGISTRO Y PROGRAMACIN DEL PROYECTO
7
2.3.2 FORMATO 2 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO CONDICIONES
TDRS Y DBC
8
2.3.3 FORMATO 3 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO PROCESO
LICITACIN- CONTRATACIN
9
2.3.4 FORMATO 4 - REGISTRO DE CONTRATOS Y GARANTAS
9
2.3.5 FORMATO 5 - INICIO DE OPERACIONES
10
2.3.6 FORMATO 6 - REGISTRO DE DESEMBOLSOS DE PROGRAMAS NACIONALES Y CONTRAPARTE
LOCAL 10
2.3.7 FORMATO 7 - PROGRAMACIN DE EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS
11
2.3.8 FORMATO 8 - EJECUCIN FSICA Y FINANCIERA INFORMES DE EJECUCIN
11
2.3.9 FORMATO 9 AVANCE EN EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS
11
2.3.10 FORMATO 10 AVANCE EN EJECUCIN FINANCIERA DE SERVICIOS
11
2.3.11 FORMATO 11 CAMBIOS EN EL PROCESO DE EJECUCIN
12
2.3.12 FORMATO 12 CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
12
2.4 REPORTES GENERADOS POR EL PROTOTIPO
12
2.4.1 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO
12
2.4.2 REPORTE DE EJECUCIN FSICA
13
2.4.3 REPORTE DE EJECUCIN FINANCIERA
13
2.4.4 GRFICOS DE CONTROL DE EJECUCIN
13
2.4.5 CONTROL DE PLAZOS DE EJECUCIN SEGN ETAPA DE DESARROLLO DE CADA SERVICIO 13
2.4.6 REPORTE DE CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y LEGAL
14
2.4.7 REPORTE POR DEPARTAMENTO
15
2.4.8 DETALLE DE PROYECTOS Y MONTOS COMPROMETIDOS POR FINANCIADOR
15
2.4.9 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE ASIGNADOS POR PROGRAMA
15
2.4.10 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR EJECUTOR
15
2.4.11 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR SUPERVISOR
16
2.4.12 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS POR MUNICIPIO
16

2. DISEO DE FORMATOS
2.1

DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS

Con base en estas relaciones, el diagrama de flujo incluye:

Actividades

1. Identificacin y
suscripcin de
acuerdos para la
prestacin de Servicios

GAD/GAM

Secretara de
Planificacin

Secretara de
Infraestructura

Secretara
Administrativa
Financiera

Programacin para la
Prestacin de
Servicios

Programacin de Cartera de
Proyectos Estratgicos

2. Programacion de
Proyectos Estratgicos

Contratistas y
Supervisores de
Proyectos

1"

Prepara y aprobacin
de DBCs y TDRs

3. Preparacin de
DBCs y TDRs para
Supervisin y Gestin
del Servicio

Prepara y Procesa
Invitaciones Pblicas

4. Aprobacin de DBCs
Supervisores y
Contratistas

Desarrolla Invitaciones Pblicas

2"

5. Publicacin proceso
de Contratacin
Supervisores y
Contratistas

Participan en Proceso Competitivo

6. Evaluacin,
Calificacin y Seleccin
Supervisores y
Contratistas

Evala, Califica y Selecciona Supervisores

y Contratistas

7. Contratacin
Supervisores y
Contratistas

Contrata Supervisores y Contratistas

Actividades

GAD/GAM

8. Solicitud y Registro
de la Demanda de
Servicios

Secretara de
Planificacin

Secretara de
Infraestructura

Aplicacin de
Registro del Servico
en Sistema M&E

3"
9. Revisin y
Aprobacin de Registro
de Solicitudes

10. Asignacin de
Supervisor y Operador
de Servicios

11. Solicitud de Pagos

y Desembolsos de
Contraparte

Secretara
Administrativa
Financiera

Contratistas y
Supervisores de
Proyectos

Confirmacin de
Aplicacin de Registro
del Servicio en Sistema
de M&E

Comunicacin Oficial de Asignacin

de supervisor y Operador de
Servicios
Emisin de
notificacin para
Desembolso de
Financiador y
Aportes de
Contraparte Local

Formalizacin de
Adjudicacin de
Servicios

Deposita Aportes
de Contraparte
Local

4"

Certifica
Desembolsos de
Programa y
Aportes de
Contraparte Local

Formalizacin de Adjudicacin de
Servicios

Emite Orden de
Proceder

Acuerdan Plan de Ejecucin,

Productos, Hitos y Parmetros de
Programacin Fsica y Financiera

12. Notificaciones y
Orden de Proceder
Registra y Evala Plan
de Ejecucin
13. Inicio de
Actividades de
Ejecucin

Inicio de
Actividades FI y
DESCOM

5"
Aprueba y Comunica
Plan de Ejecucin

Actividades

Secretara de
Planificacin

GAD/GAM

Secretara de
Infraestructura

14. Solicitud de
Anticipo y Entrega de
Garantas

6"

15. Registro de
Garantias y
Desembolso Anticipo

16. Presentacin
Primer Informe de
Logro de Productos

19. Procesamiento de
Pago y Desembolso
Segundo Informe de
Logro de Productos

Actividades

Recepcin
Oficial de
Informacin
sobre Garantas
y Anticipos

Revisin de
Aplicacin de
Registro del Servicio
en Sistema de M&E

Contratistas y
Supervisores de
Proyectos
Presentacin de
garantas de buena
ejecucin y de
anticipo

Presentacin de
Primer Informe
Logro Productos
Aprobacin y
Desembolso de
Anrticipo

Desembolso de
Anticipos

Aprobacin Primer
Informe Logro
Productos

Presentacin de
Segundo Informe
Logro Productos

Desembolso Primer
Pago de Productos

7"

Desembolso
Segundo Pago de
Productos

Comunicacin
Pagos por Informe
Logro Productos

GAD/GAM

Aprobacin
Segundo Informe
Logro Productos

Certificacin de
Registro de
Informacin de
logro Productos

Secretara de
Planificacin

Secretara de
Infraestructura

Secretara
Administrativa
Financiera

Contratistas y
Supervisores de
Proyectos
Presentacin de
Informe Final Logro
Productos

Aprobacin Informe
Final Logro
Productos

20. Presentacin
Informe Final de Logro
de Productos

21. Procesamiento de
Pago y Desembolso
Informe Final de Logro
de Productos

Revisin de
garantas de buena
ejecucin y de
anticipo

Certificacion y
Registro de
Garantas

17. Procesamiento de
Pago y Desembolso
Primer Informe de
Logro de Productos

18. Presentacin
Segundo Informe de
Logro de Productos

Secretara
Administrativa
Financiera

Certificacion y
Registro Informe
Final Logro
Productos

Revisin de
Aplicacin de
Registro del Servicio
en Sistema de M&E

8"

Aprobacin y
Desembolso Pago
Final de Productos

22. Cierre de Servicios

y Cierre de Contratos

Desembolso
Pago Final de
Productos

Comunicacin
Pagos por Informe
Logro Productos
Procede con Cierre Tcnico, Administrativo, Financiero y Legal

Comunicacin
Oficial de Cierre de
Servicios

9"
Recepcin y Cierre

Recepcin y Cierre
Procesa Archivos Electrnicos y Cierra Carpetas de Archivo Fsico

2.2

PROCESOS Y CONTENIDOS

El diagrama de flujo permite identificar los contenidos de los formatos, las actividades clave
a considerar y los resultados esperados del proceso.
No.

Contenido

Actividades Claves que Cubre

Resultados del Proceso

Programacin de
Servicios

1) Identificacin y suscripcin de
acuerdos para la prestacin de
servicios
2) Programacin de servicios de
FI, DESCOM y AT
3) Aplicacin de registro del
servicio en sistema de M&E
4) Suscripcin de convenios
interinstitucionales para la
cofinanciacin

1) Programacin de Cartera con

MAAyA y acuerdos
interinstitucionales
2) Programacin financiera y
organizacin para la ejecucin
3) Determinacin de presupuesto y
financiamiento
4) Cartera Registrada en el sistema
de M&E
5) Convenios de cofinanciacin
suscritos

Contratacin de
Ejecutores para
servicios FI, DESCOM y
AT

1) Preparacin de DBCS y TDRS

para supervisin y gestin del
servicio
2) Aprobacin de DBCS
supervisores y Ejecutores
3) Publicacin proceso de
contratacin supervisores y
Ejecutores
4) Evaluacin, calificacin y
seleccin supervisores y
Ejecutores
5) Contratacin supervisores y
Ejecutores
6) Confirmacin de aplicacin de
registro del servicio en sistema
de M&E

1) Servicios FI, DESCOM y AT

contratados de forma individual
o por paquete
2) Servicios confirmados en sistema
de M&E

Inicio de operaciones

1) Comunicacin oficial de
asignacin de supervisor y
Ejecutor de servicios
2) Formalizacin de adjudicacin
de servicios
3) Emisin de orden de proceder

1) Servicios de ejecucin y
supervisin asignados
2) Orden de proceder emitida

Registro de
Desembolsos de
Programas Nacionales

1) Formalizacin de adjudicacin
de servicios
2) Emisin de notificacin para
desembolso de aportes de
programas nacionales
3) Verificacin de deposito de
aportes de programas
nacionales
4) Certificacin desembolsos de

1) Aportes de programas nacionales

comprometidos
2) Programacin de pagos con
aportes de Programas nacionales
registrados en sistema de M&E

No.

Contenido

Actividades Claves que Cubre

Resultados del Proceso

aportes de programas
nacionales
5) Registro de aporte de
programas nacionales en
sistema de M&E
Registro de
Desembolsos de
Contraparte Local

1) Formalizacin de adjudicacin
de servicios
2) Emisin de notificacin para
desembolso de aportes de
contraparte local
3) Verificacin de deposito de
aportes de contraparte local
4) Certificacin desembolsos de
aportes de contraparte local
5) Registro de aporte local en
sistema de M&E

1) Aportes locales comprometidos

por entidades locales,
depositados en cuentas de la
institucin
2) Programacin de pagos con
aportes locales formalmente
registrados en sistema de M&E

Registro de Contratos y
Garantas

1) Registro de contratos en
sistema de M&E
2) Registro de garantas en el
sistema de M&E
3) Desembolso de anticipos

1) Contratos registrados
4) Garantas registradas
5) Anticipos desembolsados

Programacin y
Ejecucin Fsica de
Servicios

1) Preparacin programacin de
ejecucin, productos y
parmetros de programacin
fsica
2) Aprobacin y registro de de
programacin y ejecucin en
sistema de M&E

1) Programacin y ejecucin fsica

aprobada
2) Programacin y ejecucin fsica
registrada en sistema de M&E

Programacin y
Ejecucin financiera de
los servicios

1) Programacin de pagos
registrada en sistema de M&E
2) Aprobacin de informe de logro
productos
3) Desembolso pagos por logro de
productos
4) Registro de pagos en sistema
de M&E

1) Avance financiero programado,

registrado en sistema de M&E
2) Avance financiero ejecutado,
registrado en sistema de M&E
3) Pagos por producto logrado
concretados
4) Comunicacin pagos por logro
productos a financiadores y
entidades locales

Cierre tcnico,
financiero,
administrativo y legal

1) Registro de archivos tcnicos

del servicio en el sistema de
M&E
2) Registro de archivos financieros
del servicio en el sistema de
M&E
3) Registro de archivos
Administrativos del servicio en
el sistema de M&E

1) Cierre tcnico, financiero,

administrativo y legal
2) Comunicacin de cierre y
registro de archivos a
financiadores y entidades locales

No.

Contenido

Actividades Claves que Cubre

Resultados del Proceso

4) Registro de archivos legales del

servicio en el sistema de M&E

2.3

FORMATOS ADOPTADOS EN VERSIN PROTOTIPO

Los formatos diseados para cumplir con los procesos adoptados, estn trabajados en
formato Excel, de manera que los mismos fueron testeados y ajustados en funcin a la
aplicacin real en proyectos de inversin pblica.
La estrategia de implementacin considera a los siguientes puntos:
1) Diseo de formatos que, con base en los procesos y procedimientos estndar del
sector pblico, para gestionar los proyectos por etapas en el proceso de ejecucin.
2) Los formatos son diseados en Excel y articulados en un archivo inteligente,
establecindose un prototipo en Excel que permita la gestin de proyectos de cada
programa ejecutado por la institucin.
3) Realizacin de ejercicios piloto en programas en ejecucin, con el objeto de testear y
ajustar procesos y formatos, pero tambin con el objetivo de generar hbitos de uso
y nuevas prcticas institucionales, en relacin a la gestin de informacin y el
gerenciamiento de proyectos.
4) Con base en el prototipo Excel optimizado, PADEM/Solidar Suiza contrat el diseo
conceptual y el desarrollo del software de un sistema para funcionamiento en lnea y
tiempo real.

Los formatos en detalle se presentan en el Anexo en el Archivo Excel del Prototipo diseado.
El archivo adjunto en Anexo se denomina SISTEMA GERENCIA PROYECTOS V10.
2.3.1
No.

FORMATO 1 - REGISTRO Y PROGRAMACIN DEL PROYECTO

No.
Dato

Informacin
Requerida

1
2
3

Nmero
Cdigo SISIN
Nombre proyecto

Descripcin proyecto

Registro y
Programacin
del Proyecto

5
6
7

Pestaa
Prototipo
1_REG

Departamento
Municipio
Comunidad
Tipo de Proyecto
intervencin

Formato

Sector

10

Alcance del Proyecto

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

pre inversin/inversin

Informacin archivada en
BD

Agua
potable/alcantarillado
sanitario
Asistencia tcnica,
Desarrollo Comunitario,
Fortalecimiento
institucional

No.

Formato

No.
Dato

Informacin
Requerida

11

Cantidad de Beneficiarios

12

Magnitud del Proyecto

13

Unidad Ejecutora

14

Datos requeridos al
usuario
Registrar unidad y
magnitud principal
Registrar unidad y
magnitud principal
Instancia responsable de
la ejecucin del proyecto
dentro de la Institucin.

Cuando se ingresa este

dato el proyecto es
considerado EN
PROGRAMACIN.

Fecha ingreso solicitud

Fuentes de
financiamiento del
proyecto.
Registro en archivo
fsico, ubicacin fsica y
observaciones de
comunicacin o
instructivo escrito de
registro de proyecto

15

16

17

Fecha de registro

18

Responsable - Cargo

Acciones Base de
Datos BD

Seleccin de fuentes de
financiamiento del
proyecto.

Informacin archivada en
BD

Ingresa registro de
localizacin en el archivo
fsico institucional.

Informacin archivada en
BD
Cuando se ingresa este
dato el proyecto es
considerado EN
FINANCIAMIENTO.

Datos del personal

responsable de esta etapa

Informacin archivada en
BD

2.3.2 FORMATO 2 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO
CONDICIONES TDRS Y DBC
No.

Formato

No.
Dato

Informacin
Requerida

Nmero
Resultados y productos
planificados segn DBC
y TDR
Indicador de resultado
programado
Indicador de productos
programados del
proyecto
Plazo estimado de
ejecucin del Proyecto
Plazo estimado de
ejecucin de cada
producto
Cantidad de producto

2
3
3
4
Contratacin de
Ejecutores
2

Pestaa
Prototipo
2_TDR

5
6

Datos requeridos
al usuario

Acciones Base de
Datos BD

Registra datos de los

TDR y/o DBC segn
proyecto aprobado.

Informacin archivada en
BD

Precio Unitario Bs. Del

producto

Total por producto Bs.

Se calcula el costo total por

producto

Total proyecto aprobado

Bs.

Se calcula el costo total del

proyecto aprobado.

10

Estructura de
financiamiento por
actividad.

11

Tipo contratacin

Ingresa
montos
por
actividad y fuente de
financiamiento
Detalla si servicios de
Ejecutor/supervisor
sern terciarizados o
ejecutados
por
administracin directa.

Informacin archivada en
BD
Informacin archivada en
BD

No.

Formato

No.
Dato

Informacin
Requerida

Datos requeridos
al usuario

12

Registro en archivo
fsico, ubicacin fsica y
observaciones de
certificacin de
recursos, DBCs y TDRs,
convenios
interinstitucionales y
actas de aprobacin.

Ingresa
registro
de
localizacin
en
el
archivo
fsico
institucional.

13

Fecha de registro

Fecha de registro

14

Responsable - Cargo

Responsable - Cargo

Acciones Base de
Datos BD

Informacin archivada en
BD

Cuando se ingresa este

dato
el
proyecto
es
considerado
como
EN
LICITACION.
Informacin archivada en
BD

2.3.3 FORMATO 3 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO PROCESO
LICITACIN- CONTRATACIN
No.

Formato

Contratacin de
ejecutores y
supervisores
3
Pestaa
Prototipo
3_LICIT

No.
Dato

Informacin
Requerida

Tipo de proceso

No. proceso

3
4
5

Responsable de
proceso
nombre
Responsable de
proceso
cargo
Fecha conclusin
proceso
Registro en archivo
fsico, ubicacin fsica
y observaciones de
publicaciones, actas,
designacin de
responsables,
evaluaciones y
adjudicaciones .

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

Detallar datos del proceso

de contratacin del
Ejecutor y del supervisor.

Informacin archivada en
BD, cuando se registra la
fecha de conclusin del
proceso de contratacin del
Ejecutor y supervisor el
estado del proyecto se
considera
EN
CONTRATACIN.

Ingresa registro de
localizacin en el archivo
fsico institucional.

Informacin archivada en
BD

2.3.4
No.

FORMATO 4 - REGISTRO DE CONTRATOS Y GARANTAS

Formato

Informacin
Requerida

Costo adjudicado

Registro de
contratos de
ejecutores y
supervisores

Plazo adjudicado

Pestaas
Prototipo
4A_ CONT EJE
4B_CONT SUP

Fecha de firma de
contrato

Periodos definidos
para presentacin de
informes.

Tipo de garanta o
retencin.

No.
Dato

Datos requeridos al
usuario

Detallar datos del contrato

del Ejecutor y Supervisor.

Acciones Base de
Datos BD

Informacin archivada en
BD, cuando se registra la
fecha de contratacin del
Ejecutor el proyecto se
considera EN INICIO DE
EJECUCIN.

Detallar el tipo y datos de la

garanta de cumplimiento de

No.

Formato

No.
Dato

Informacin
Requerida

Datos requeridos al
usuario

Entidad financiera que

emite la garanta.

No. de documento de
garanta.

contrato del Ejecutor y de la

garanta de correcta inversin
de anticipo (si corresponde).

8
9
10
11

12

monto garantizado en
Bs.
Monto garantizado %
con relacin al monto
del contrato.
vlido del (fecha)
vlido al (fecha)
Registro en archivo
fsico, ubicacin fsica
y observaciones de
notas de adjudicacin,
contratos y adendas y
garantas

Ingresa registro de
localizacin en el archivo
fsico institucional.

Acciones Base de
Datos BD

Informacin archivada en
BD

2.3.5
No.

FORMATO 5 - INICIO DE OPERACIONES

Formato

Inicio de
operaciones

No.
Dato

Informacin
Requerida

Fecha de orden de
proceder.

Fiscal

Pestaa Prototipo
5_INI
4

Responsable de
seguimiento.
fsico, ubicacin fsica
y observaciones de
emisin de orden de
proceder y
desembolso de
anticipos

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

Detallar datos de inicio de

ejecucin.

Informacin archivada en
BD, cuando se registra la
fecha
de
orden
de
proceder, el proyecto se
considera
EN
EJECUCIN.

Ingresa registro de
localizacin en el archivo
fsico institucional.

Informacin archivada en
BD

2.3.6 FORMATO 6 - REGISTRO DE DESEMBOLSOS DE PROGRAMAS NACIONALES Y CONTRAPARTE
LOCAL
No.

Formato
Registro de
Desembolsos de
Programas
Nacionales

Pestaa
Prototipo
6A_P FUENTE
Registro de
Desembolsos de
Contraparte Local
Pestaa
Prototipo
6B_REG APORT

No.
Dato

Informacin
Requerida

Precio Unitario Bs. Por

actividad contratada

Estructura de
financiamiento por
actividad contratada

Registro de
transferencia por
fuente en Bs.

Registro de fecha(s)
de transferencia por
fuente de
financiamiento.

Datos requeridos al
usuario
Detallar datos de costos
por
actividad
CONTRATADA
y
relacionarlos
con
la
estructura
de
financiamiento.

Detallar los montos y

fechas de transferencia de
recursos por proyectos.

Acciones Base de
Datos BD

Informacin archivada en
BD.

Informacin archivada en
BD.

10



2.3.7
No.

FORMATO 7 - PROGRAMACIN DE EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS

Formato
Programacin de
Ejecucin Fsica de
Servicios

No.
Dato

Informacin
Requerida

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

Plazo de ejecucin por

actividad

Programacin de la
Ejecucin
/ Periodo.

Detallar
el
plazo
contratado de ejecucin
por
actividad,
incluir
cantidades de ejecucin
por
producto
segn
planificacin de ejecucin
y periodo de control
seleccionado
en
4A_CONT EJE

Informacin archivada en
BD.

7
Pestaa en
Prototipo
7_PLANIF

2.3.8
No.

FORMATO 8 - EJECUCIN FSICA Y FINANCIERA INFORMES DE EJECUCIN

Formato
Ejecucin Fsica de
Servicios
Informes de
Ejecucin
Pestaa en
Prototipo
8_E plazos

No.
Dato

Informacin
Requerida

Fecha entrega
informes ejecutor a
supervisor

Fecha entrega
informes supervisor a
la Institucin

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

Detallar
las
fechas
solicitadas segn cada
informe presentado.

Informacin archivada en
BD. El sistema en base al
No. de informes requeridos
por contrato de ejecutor
calcular el plazo y fecha
de conclusin segn la
entrega del ltimo informe
contractual a supervisin.

2.3.9
No.

FORMATO 9 AVANCE EN EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS

Formato

No.
Dato

Avance en
Ejecucin Fsica de
Servicios
9

1
Pestaa en
Prototipo
9_E fsica

Informacin
Requerida

Cantidades ejecutada
por informe

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

En
base
a
datos
contractuales detallar la
cantidad ejecutada por
producto
contratado,
segn informe presentado.

Informacin archivada en
BD. El sistema calcular el
total parcial y el total por
planilla
o
informe
presentado
para
su
posterior
liquidacin.
Cuando
el
ejecutor
presente su ltimo informe
certificando un avance del
100%, el proyecto se
considera en: EJECUCIN
FISICA CONCLUIDA.

2.3.10 FORMATO 10 AVANCE EN EJECUCIN FINANCIERA DE SERVICIOS
No.

10

Formato
Avance en
Ejecucin
Financiera de
Servicios
Pestaa en

No.
Dato

Informacin
Requerida
Amortizacin por
anticipo

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

En
funcin
de
las
cantidades
ejecutadas
(9_E fsica), el sistema
calcular el total neto
autorizado por ejecutor y
supervisor, en base a lo

El sistema considera la
informacin del nmero de
informes
requeridos
contractualmente.
Cuando se autoriza el
ltimo pago al Ejecutor y

11

No.

No.
Dato

Formato

Informacin
Requerida

Prototipo
10_pagos
2

Otros descuentos

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

establecido
contractualmente,
el
usuario debe proceder
para cada caso a realizar
la
liquidacin
final
considerando
las
deducciones
correspondientes.

supervisor
segn
lo
establecido
contractualmente,
el
proyecto se considera:
CERRADO
OPERATIVAMENTE.

2.3.11 FORMATO 11 CAMBIOS EN EL PROCESO DE EJECUCIN

No.

No.
Dato

Formato

Cambios en el
Proceso de
Ejecucin
11
Pestaa del
Prototipo
11_cambios

Informacin
Requerida

instrumento

Descripcin
modificacin

3
4
5
6

Fecha
Monto modificado
Ejecutor/Supervisor
Fuente

Periodo de
modificacin

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

Ante posibles cambios en

la ejecucin del proyecto
(rdenes
de
trabajo,
rdenes de cambio y/o
contratos modificatorios,
es posible que el usuario
incluya esta informacin
referente a modificaciones
en el costo del proyecto
(independientes
para
ejecutor/supervisor)
y
plazo de ejecucin global
del servicio.

Los datos ingresados se

grabaran en la BD y sern
considerados
en
el
procesamiento
de
liquidaciones de pago y
control
de
plazo
de
ejecucin

2.3.12 FORMATO 12 CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
No.

No.
Dato

Formato

Cierre
administrativo y
Financiero
12

Pestaa del
Prototipo
12_CIERRE ADM
FIN

Informacin
Requerida

Fecha de registro

Responsable

Cargo
Autorizacin de pago
final
Formato
Ubicacin
Observaciones

4
5
6
7

Datos requeridos al
usuario
La
informacin
ser
registrada para la etapa
de
conclusin
del
proyecto.
Los datos a registrar son
Si/No No. de Documento y
lugar de Archivo

Acciones Base de
Datos BD

Los datos ingresados se

grabaran en la BD y sern
considerados en el reporte
de seguimiento al cierre

2.4

REPORTES GENERADOS POR EL PROTOTIPO

2.4.1

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO

Reporte
Resumen Ejecutivo del
Proyecto
Pestaa del Prototipo
Resumen

No. Dato
1
2
3
4
5
6

Informacin Reportada
Datos Generales del Proyecto
Alcance y Beneficiarios
Costos y Plazos de Ejecucin
Costo por Componentes
Financiamiento del Proyecto
Registro y Control Contratos y Garantas

12

Recursos programados y ejecutados

8
9

Programacin y ejecucin fsica

Resultados programados y ejecutados
Etapas del Proceso de Ejecucin
Cumplidas

10

2.4.2

REPORTE DE EJECUCIN FSICA

Reporte

No. Dato
1
2
3

Reporte de Ejecucin Fsica

Pestaa del Prototipo
Eje FIS

4
5
6
7
8

Informacin Reportada
Avance Fsico Programado en Porcentaje (%)
Avance Fsico Ejecutado en Porcentaje ( % )
Desembolsos Totales Programados ( Bs.)
Avance Financiero Programado en Porcentaje
Acumulado ( % )
Desembolsos Totales Ejecutados (Bs. )
Avance Financiero Ejecutado en Porcentaje
Acumulado ( % )
Programacin y Ejecucin de Conexiones
Programacin y Ejecucin por Poblacin
Beneficiaria

2.4.3

REPORTE DE EJECUCIN FINANCIERA

Reporte

No. Dato
1

Reporte de Ejecucin
Financiera
Pestaa del Prototipo
Eje FIN

2
3
4
5
6
7

Informacin Reportada
Listado de Certificados de Pago
Programacin Financiera Segn Certificados de
Pago
Planillas Ejecutadas y Fechas
Retenciones y Descuentos
Lquido Pagable
Pago Efectivo
Pendientes por pagar

2.4.4

GRFICOS DE CONTROL DE EJECUCIN

Reporte
Reportes Grficos de
Programacin y Ejecucin
Pestaa del Prototipo
FIS, FIN y FF

No. Dato
1
2
3

Informacin Reportada
Comparacin Programacin y Ejecucin Fsica
Comparacin Programacin y Ejecucin
Financiera
Comparacin Ejecucin Fsica y Financiera

2.4.5

CONTROL DE PLAZOS DE EJECUCIN SEGN ETAPA DE DESARROLLO DE CADA SERVICIO

Reporte
Control de Plazos por Etapas
Pestaa del Prototipo
Plazos

No. Dato
1
2
3
4
5

Informacin Reportada
Fechas y plazos en Etapa Programado
Fechas y plazos en Etapa Financiado
Fechas y plazos en Etapa en Licitacin
Fechas y plazos en Etapa en Contratacin
Fechas y plazos en Etapa Ejecucin Fsica
Concluida

13

2.4.6
No.

REPORTE DE CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y LEGAL

Formato

No.
Dato

Informacin
Requerida

Instruccin para registro

del o los proyectos

Certificacin de recursos
por fuente

3
4
5
6
7
8
9
10

Cierre Fsico,
administrativo y
Legal
12

Pestaa del
Prototipo
12_CIERRE FIS
ADM LEG

11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

24

Fechas y plazos en Etapa Cerrado

Operativamente

DBC o TDR del proyecto

Nota/Acta de aprobacin
de DBC y fuentes de
financiamiento
Publicacin o
invitaciones
Acta de consultas y/o
aclaraciones al DBC o
TDR
Acta de recepcin de
propuestas
Designacin
responsables de
evaluacin
Acta de apertura de
propuestas
Acta de evaluacin y
recomendacin final de
contratacin.
Notas de adjudicacin
y/o designacin por
Administracin Directa
Contratos, adendas,
ordenes de trabajo,
ordenes de cambio.
Garantas de
cumplimiento de
contrato
Garantas de correcta
inversin de anticipo
Desembolso anticipo
Emisin orden de
proceder.
Informes de solicitud de
pago Ejecutor
Recomendacin de
pago Ejecutor
Informes de solicitud de
pago supervisor
Informes de
recomendacin de pago
supervisor
Modificaciones
contractuales
Acta(s) de conclusin
del servicio del Ejecutor
Acta(s) de conclusin
del servicio del
supervisor
Libro de ordenes o
correspondencia relativa
a la ejecucin del
proyecto

Datos requeridos al
usuario

La
informacin
ser
registrada para las etapas
de
programacin,
financiamiento, licitacin,
inicio
de
ejecucin,
ejecucin del proyecto,
conclusin del proyecto.

Acciones Base de
Datos BD

Los datos ingresados se

grabaran en la BD y sern
considerados en el reporte
de seguimiento al cierre

Los datos a registrar son

Si/No No. de Documento y
lugar de Archivo

14

No.

Formato

No.
Dato
25
26
27

Informacin
Requerida

Datos requeridos al
usuario

Acciones Base de
Datos BD

Autorizacin de pago al
Ejecutor
Autorizacin de pago al
supervisor
Balance financiero final

2.4.7

REPORTE POR DEPARTAMENTO

Reporte

No. Dato
1

Por Departamento
Pestaa del Prototipo
Result 1

2
3
4
5
6

Informacin Reportada
No. de proyectos y beneficiarios por
departamento
No. de proyectos por sector de intervencin y
por departamento
Costo (Bs.) de proyectos por sector de
intervencin y por departamento
Tipo de proyectos segn su intervencin por
departamento
Estado de proyectos s/g ciclo de operacin
Monto de ejecucin de proyectos

2.4.8

DETALLE DE PROYECTOS Y MONTOS COMPROMETIDOS POR FINANCIADOR

Reporte

Comprometido Por Programa

Pestaa del Prototipo
Result 2

No. Dato
1
2
3
4
5
6
7

Informacin Reportada
Detalle de financiadores
No. de proyectos
Monto programado Bs.
Monto contratado Bs.
Monto incrementado Bs.
Monto contratado final Bs.
Monto transferido Total Bs.

2.4.9

NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE ASIGNADOS POR PROGRAMA

Reporte

Recursos Asignados Por

Programa
Pestaa del Prototipo
Result 3

No. Dato
1
2
3
4
5
6
7

Informacin Reportada
Detalle por programa
No. de proyectos
Monto programado Bs. por fuente
Monto contratado Bs. por fuente
Saldo disponible por programa y fuente
Monto incrementado Bs. por fuente
Monto contratado final Bs. por fuente
Monto transferido Total Bs. por fuente

2.4.10 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR EJECUTOR
Reporte
Proyectos por Ejecutor
Pestaa del Prototipo

No. Dato
1
2
3

Informacin Reportada
No. Proyectos
Monto contratado Bs.
Monto modificado Bs.

15

R EJEC

4
5

Monto total Bs.

Monto ejecutado Bs.

2.4.11 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR SUPERVISOR
Reporte

No. Dato
1
2
3
4
5

Proyectos por Supervisor

Pestaa del Prototipo
R SUPERV

Informacin Reportada
No. Proyectos
Monto contratado Bs.
Monto modificado Bs.
Monto total Bs.
Monto ejecutado Bs.

2.4.12 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS POR MUNICIPIO
Reporte

No. Dato
1
2
3
4
5

Proyectos por Municipio

Pestaa del Prototipo
R MUN

Informacin Reportada
No. Proyectos
Monto contratado Bs.
Monto modificado Bs.
Monto total Bs.
Monto ejecutado Bs. y %

16

La aplicacin del Prototipo V10, incluye las etapas secuenciales siguientes:

Registro)y)Programacin))
del)Proyecto)
)
Pestaa)Proto4po)
1_REG))
Registro)de)Desembolsos)de)
Programas)y)Contraparte)
Local))
)
Pestaa))Proto4po)
6A_P)FUENTE)y))6B)6B_REG)
APORT)))

Contratacin)de)Ejecutores)
para)servicios)FI,)DESCOM)y)
AT)
)
Pestaa)Proto4po)
2_TDR)

Contratacin)de)ejecutores)
y)supervisores)para)
servicios)FI,)DESCOM)y)AT)
)
Pestaa)
Proto4po)))))3_LICIT))

Inicio)de)operaciones)))))
Pestaa)Proto4po)
5_INI))

Registro)de)contratos)de)
ejecutores)y)supervisores))
)
Pestaas)Proto4po)
4A_)CONT)EJE)
4B_CONT)SUP))

Programacin)de)Ejecucin)
Fsica)de)Servicios))
)
Pestaa)en)Proto4po)
7_PLANIF))

Ejecucin)Fsica)de)Servicios)
)Informes)de)Ejecucin)
)
Pestaa)en)Proto4po)
8_E)plazos))

Cierre)administra4vo)y)
Financiero)
)
Pestaa)del)Proto4po)
12_CIERRE)ADM)FIN))

Cambios)en)el)Proceso)de)
Ejecucin)
)
Pestaa)del)Proto4po)
11_cambios)

Avance)en)Ejecucin)Fsica)
de)Servicios))
)
Pestaa)en)Proto4po)
9_E)Qsica))

Avance)en)Ejecucin)
Financiera)de)Servicios))
)
Pestaa)en)Proto4po)
10_pagos)

17