Guía Tecnica GCS

ASOCIACIN DE MUNICIPALIDADES ECUATORIANAS
GESTION COMERCIAL DE SERVICIOS
Configuracin del men principal
Usuarios del sistema:

Los perfiles vienen precargados en el sistema con los siguientes cargos:
1. Administrador(a) del sistema; tiene acceso a todas las opciones del sistema y deber ser el
Tcnico en sistemas de cada Institucin.
2. Tesorero(a)
3. Recaudador(a)
4. Catastro Sera el encargado de ingresar y actualizar los datos de los usuarios del servicio
Ame Matriz: Agustn Guerrero E5-24 y Jos Mara Ayora / Quito Ecuador
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
5. de agua potable, y a su vez ingresar las lecturas mensuales es este usuario el responsable
6. directo de elaborar los informes tcnicos previos para la anulacin de facturas por errores
de digitacin.
7. Rentas procesos de emisin mensual, total o parcial
Ficha de registro de emisor:
Contiene la informacin necesaria para el registro del emisor de acuerdo a la ficha para la emisin
de comprobantes electrnicos emitida por el SRI.
La opcin parmetros est individualizada para cada perfil y usuario.
Herramientas
En el Men herramientas se mantiene la opcin de preparar cortes y el reporte respectivo, para la
opcin del inters por mora tenemos configurado para la aplicacin del inters conforme la tabla
publicada en el SRI.
El sistema est configurado para que, una vez que inicie la facturacin electrnica este afectar
nicamente a los registros que se convierten en facturas es decir estn autorizados y tienen su
nmero de autorizacin que fue cargado por el sistema mediante el archivo generado en la
aplicacin web de la Plataforma.
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Se agregaron a la ficha del catastro los campos para el ingreso del correo electrnico y el tipo de
documento, as como tambin se valida el digito verificador de la cdula.
Con esta opcin se pueda generar el reporte para validacin de informacin del catastro de usuario
o clientes registrados.
El usuario puede generar el archivo cuantas veces sea necesario para que pueda validar al 100%
todos los usuarios.
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Como se indica en la pantalla de confirmacin las carpetas donde se graban los archivos se crean
automticamente y le indica claramente la ubicacin de los mismos.
Ejemplo de Archivo:
Contenido:
0200056216;VELASCO RIBADENEIRA ANGEL OCTAVIO;010010
1001757713;BARRAGAN PEALOZA MARIA ISABEL;010020
0200209286;CORONEL LOMBEIDA LUIS ROBERTO;010030
1791720512001;ASOCIACION DE IGLESIAS BERENEAS DEL ECUADOR;010040
0200171288;ESPINOZA VARGAS LIVIA MARINA;010050
0200213197;ALUISA ANALUISA ANGEL SEGUNDO;010060
0200129419;GUZMAN GARCIA WILSON GABRIEL;010070
0200070902;DEL POZO GUAQUIPANA MARIO GUILLERMO;010080
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Lecturas:
Para esta opcin est habilitado el control en cada uno de los reportes que deben ser generados
luego del ingreso de lecturas mensuales, esto debido a que es necesario reducir el nmero de
errores por la digitacin de valores en las lecturas mensuales como consecuencia generar facturas
con errores, hacerlo de forma correcta evitar generar notas de crdito y todo el proceso de
reclamos y anulacin de la misma.
El reclamo por facturas con errores deber ser ingresado por escrito al departamento, o rea
correspondiente este solicitar al rea tcnica que se elabore un informe en el cual se debe hacer
constar el motivo o razn del mismo indicando tambin la solucin ms pronta, para hacer el ajuste
de lecturas correspondiente el usuario del catastro ingresa al men lecturas pero, no podr en lo
posterior y luego de hacer la actualizacin del sistema ingresar ningn tipo de cambio en ellas
como se muestra a continuacin:
Para dar efecto a este requerimiento se debe solicitar la clave de acceso a la autoridad respectiva
quien tendr el perfil del tesorero o el administrador esta opcin se la agrego porque no es
recomendable que el mismo usuario que ingreso las lecturas haga los cambios a las mismas dando
como resultado que se pierda el historial de los cambios y no exista ningn control en la emisin de
nuevas facturas por errores de digitacin.
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Una vez que se ingrese al sistema con el perfil adecuado se presenta la siguiente pantalla:
En el caso de que el digitador cometa errores involuntarios de digitacin de igual manera deber
solicitar a su jefe inmediato la modificacin de la misma todos estos cambios se registran en el
reporte del historial de lecturas y este podr ser generado mensualmente con el objeto de crear
una bitcora y control de cambios
Facturas:
Se alerta al usuario antes de hacer la emisin y previo el registro y carga del archivo xml que
contiene los registros a autorizar, este se lo realiza una nica vez
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
A partir del uso de la nueva versin se genera automticamente el nmero de secuencial por tipo
de documento emitido.
UNA VEZ QUE GENERE LA EMISION ES IRREVERSIBLE Y NO ES POSIBLE HACER
RELIQUIDACIONES PORQUE LOS NUMEROS DE SECUENCIALES SERIAN ALTERADOS.
Emisin parcial:
Esta opcin se la realiza solo para hacer una emisin cuando se ha anulado una factura con la
emisin de una nota de crdito.
Registro de Autorizaciones:
La opcin para cargar el registro de autorizaciones se la realiza con el archivo plano que nos
entrega la aplicacin de la Plataforma y tiene el siguiente formato:
Ejemplo de Archivo Plano:

A;010010;01;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010020;01;001001000000002;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010030;01;001001000000003;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010040;01;001001000000004;05/03/2015;999121234242343243242342434888
A;010050;01;001001000000005;05/03/2015;999121234242343243242342434888
N;010060;01;001001000000006;05/03/2015;FECHA DE FALLECIMIENTO
A;010010;04;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888
N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Detalle del Archivo:

1. Primer campo: A/N Autorizado, No autorizado.
2. Segundo campo: numero nico-para el Gcs es el nmero de cuenta.
3. Tercer campo: tipo de comprobante: 01.- Facturas / 04.- Notas de Crdito /05.- Notas de
Dbito.
4. Cuarto campo: nmero de secuencial: contiene punto de emisin y establecimiento
5. Quinto campo: fecha de autorizacin y/o fecha de registro
6. Sexto campo: nmero de autorizacin / Motivo del error generado
Notas de Crdito:
La emisin de notas de crdito se la genera nicamente cuando se registra un reclamo por error de
consumo, ingreso de lecturas mensuales para el efecto se presenta la siguiente pantalla donde se
busca al usuario por los siguientes criterios:
Cuando un registro no se ha convertido en una factura no es posible emitir una nota de crdito:
Si est autorizada podr visualizar la informacin de la misma y generarla mediante la siguiente

pantalla:
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
En su defecto tambin se puede confirmar su estado mediante el reporte de facturas autorizadas
En el lado Izquierdo puede visualizar la informacin de la Factura por anular, en el lado derecho
puede visualizar la informacin de la nota de crdito a generar esta se genera cuando se graba la
transaccin.
El motivo por el cual se genera la Nota de crdito es un campo requerido para la emisin de la
misma:
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
En este momento la factura cambia de estado y se graba un nuevo registro en la base de datos, a
la espera de su autorizacin respectiva mediante el proceso anterior.
El proceso para generar los archivos xml de las notas de crdito y dbito es similar y se lo puede
generar con los siguientes criterios:
Cada vez que genera un archivo xml se indica su ubicacin y nombre del mismo para su posterior
ingreso a la aplicacin de la plataforma:
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Los procesos de recaudacin se habilita cuando estn autorizados los registros y se convierten en
facturas, la verificacin de valores est deshabilitada porque no es posible aumentar rubros a una
factura luego de su autorizacin.
Se automatizo para el efecto el reporte de notificaciones mensuales
Para la impresin total o parcial ya sea en formato pre impreso de forma total o parcial se cre un
reporte que se detalla a continuacin.
Los reportes son abiertos y personalizables los mismos que se adaptan a cualquier tipo y tamao
de papel e impresora.
Para Imprimir todas las facturas correspondientes al ao y mes no es necesario ingresar el nmero
de cuenta.
Tambin se puede exportar a formato pdf para crear un histrico de los mismos.
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Nuevos reportes Integrados al sistema:
En general se puede generar reportes de todos los comprobantes emitidos con la siguiente opcin:
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705
RECOMENDACIONES GENERALES:
Todas las actualizaciones estn a disposicin en la pgina web de la Institucin www.ame.gob.ec
Para actualizar el sistema:
1. Descargue la ltima actualizacin
2. Descomprima los archivos en una carpeta temporal
3. Copie todos los archivos que contiene esta carpeta en el directorio de origen: C:\Program
Files\Archivos de programa\Nombre predeterminado de la compania\setupgcs\
4. Crear un acceso directo a la nueva aplicacin GCS.EXE identificada con el siguiente icono:
5.
ANTES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA
Cambiar en la configuracin regional y de idioma para el smbolo decimal el punto(.) y para el
separador de miles la coma(,) est configuracin est igual que el sistema Sgame.
El sistema GCS ha sido probado en Windows 8
DESPUES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA
1. El administrador del sistema tiene la opcin en el men principal que le permite ingresar la
informacin bsica de la Institucin:
2.
3. Est opcin permite actualizar los campos y tablas en la base de datos del sistema de forma
transparente para el usuario, es decir no necesita de ninguna intervencin manual o tcnica
para hacerlo.
4. Depurar la informacin del catastro de usuarios al 100%.
5. Cada archivo generado se crea con el nombre del proceso y la fecha del sistema.
6. Cambiar de claves a todos los usuarios y reasignar los perfiles de usuario.
7. Una vez que inicie con la facturacin electrnica no es posible hacer reliquidaciones ni cambiar
o agregar ms rubros a las facturas
8. El proceso de emisin es irreversible antes de generarlo asegrese de tener todas las lecturas
mensuales y por lo menos validarlas con un reporte.
9. No manipular la base de datos con el objeto de hacer ajustes de valores o reliquidaciones.
10. Para procesar cualquier comprobante es necesario que estn autorizados y se cargue el
nmero y fecha de autorizacin
Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705

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En su defecto tambin se puede confirmar su estado mediante el reporte de facturas autorizadas

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