Normas Generales Del Sistema Gubernamental

NORMAS GENERALES
DE LOS SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SECTOR PBLICO
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II
Alumna: Carolina Beteta Lasteros
NORMAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA

DE CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
Dichas normas fueron aprobadas en la resolucin ministerial N801-81 EFC/76

de fecha 17 de septiembre de 1981.
Las normas del Sistema administrativo contable son:
01. METODOLOGIA
CONTABLE
02. USO DE
FORMULARIOS
PRENUMERADOS
03. DOCUMENTOS
SUSTENTATORIOS
04. VERIFIACION
INTERNA
05. VALUACION Y
DEPRECIACION DE
ACTIVO FIJO
06. CONCILIACION
DE SALDOS
01. METODOLOGA CONTABLE

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es el conjunto de procedimientos que son utilizados por las entidades
usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en lo que se refiere a la
aplicacin de sus normas, paralelamente con las propiedades de su
funcionamiento para que pueda producir informacin expresada en
unidades monetarias de las operaciones financieras ejecutadas.
II.
OBJETIVO O FINALIDAD:
Con el fin de uniformizar los juicios en la tcnicas y procedimientos
contables, esta entre sus objetivos establecer por escrito los
procedimientos de autorizacin, ejecucin, revisin y control de las
operaciones financieras. As como tambin poder establecer el
ordenamiento, el significado y la dinmica de las cuentas.
III.
ACCIONES A DESARROLLAR:
1. Las direcciones generales de administracin u oficinas o que
hagan de esta, debern adecuar sus procedimientos contables
segn lo establecido por el Sistema de Contabilidad
Gubernamental Integrada y el sistema Uniforme de Contabilidad
para Empresas.
2. Para que se pueda cumplir con lo establecido, se tendr que
nombrar comisiones de trabajo con personal especializado para
que se elabore los manuales de contabilidad que sirvan de modelo
de organizacin contable, estos deben estar basados en
principios uniformes y adaptados en su aplicacin a casos
particulares u operaciones propias de la entidad.
3. Cada entidad asumir la responsabilidad de redactar los
manuales, en los que se detallara los procedimientos especficos
a seguir, flujogramas, etc. Teniendo en consideracin los
procedimientos, libros, formularios, cuentas, estados financieros,
e informes de gestin estn de acuerdo a lo establecido en las
normas del sistema, los principios generalmente aceptados y las
normas legales vigentes.

4. Vigilar que las centrales contables de los entes que alcanza el
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y Sistema
Uniforme de Contabilidad para Empresas difundan a sus
diferentes niveles contables las normas emitidas.
5. Difundir entre los usuarios o interesados la solucin de casos

especiales, que sirva para poder aclarar y ampliar los conceptos
contenidos de las normas y directivas emitidas.
6. Con el fin de lograr exactitud de los datos contables, la adecuada
presentacin de la situacin financiera y el resultado de sus
operaciones a una fecha determinada, las entidades debern
efectuar los asientos de ajuste pertinentes.
7. Los ajustes de carcter significativo debern ser previamente

aprobados por la mxima autoridad de la entidad o por algn
funcionario designado a hacerlo. Los de menor cuanta podrn ser
autorizados directamente por el contador general, dando cuenta
al director o gerente general de administracin o quien haga sus
veces de este. Se requiere conservar la documentacin
sustentatoria respectiva.
IV.
ALCANCE:
Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas;
Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobierno Locales y empresas
Pblicas.
V.
MECANISMO DE CONTROL:
1. En concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades
propias de los Sistemas, se propiciara la actualizacin contable de
las normas prescritas.
2. Las entidades del Sector Pblico Nacional decretaran las
disposiciones internas que permitan la implementacin y
cumplimiento de las normas emitidas.
CONCLUSIN:
Es el conjunto de procedimientos que sern utilizados por las
entidades usuarias del Sistema de Contabilidad, en lo que engloba a
la aplicacin de sus normas. Esto se da con el fin de poder
uniformizar los juicios en las tcnicas y procedimiento contables,
tambin poder establecer el ordenamiento, el significado y la
dinmica de las cuentas.
Las direcciones generales de administracin u oficinas, debern
adecuar sus procedimientos contables segn lo establecido por el
Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el sistema
Uniforme de Contabilidad para Empresas.
02. USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
La prenumeracin es asignar a los formularios una numeracin
correlativa en original y copia, en forma simultnea a su impresin.
II.
Lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones,
manteniendo registros de operaciones especficas para evitar el uso de
formularios en forma indebida.
III.
1. Se establecer el uso permanente de registro y formularios
prenumerados que sustenten toda operacin financiera o
administrativa que incida contablemente.
2. Se apertura registros especiales para operaciones que se consideren
significativas, tales como subvenciones o subsidios.
3. En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresin y
distribucin de los formularios se coordinara con la Central de
Procesamiento Automtico de Datos.

4. Se aperturar un registro de control de formularios prenumerados a
cargo de un funcionario responsable de uso y custodia.
5. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las caractersticas
sealadas por cada sistema administrativo.
6. En caso de requerir las modificaciones o sustitucin de un formulario,
se debe coordinar previamente con el sistema administrativo
respectivo.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
Publicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no pblicas que
utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por
subvenciones y subsidios.
V.
MECANISMOS DE CONTROL:
Se debe controlar los registro y la emisin de formularios mediante la
implementacin de los mecanismos ms apropiados; siendo
responsable de su deterioro o extravo, el encargado de su custodia.
Las entidades efectuaran verificaciones posteriores de la numeracin
correlativa.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
La prenumeracin consiste en asignar a los formularios una numeracin
correlativa en original y copia, en forma simultnea a su impresin.
Para as poder lograr un orden en el desarrollo de las operaciones y
evitar errores.
Se aperturar un registro de control de formularios prenumerados a
cargo de un funcionario responsable de uso y custodia.
A su vez se deber controlar el registro y la emisin de formularios
mediante la implementacin de mecanismos apropiados.
03. DOCUMENTACIN SUSTENTATORIA

I.
CONCEPTO:
Es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la
naturaleza, finalidad y resultados de la operacin o traduccin con los
datos suficientes para su anlisis.
II.
Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de las
operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia
contable.
III.
1. Las directivas generales de administracin u oficinas que hagan a
sus veces de esta, comprendidas dentro del alcance de la norma,
tienen que reflejar en los
manuales de
procedimientos
administrativos y contables, los documentos que sustentan toda
operacin financiera o administrativa
que tenga incidencia
contable.
2. Los documentos sustentatorios sern archivados adecuadamente
siguiendo un orden cronolgico y/o correlativo procurando su fcil
acceso y explotacin. La documentacin sustentatoria se
mantendr archivada durante el periodo de tiempo que determinen
las disposiciones legales vigentes.
3. Se organizara y mantendr debidamente actualizado el archivo de
la documentacin sustentatoria de las operaciones que efectu las
entidades con fondos pblicos.
4. La documentacin sustentatoria de las operaciones que deben
remitirse a los organismos competentes, as como la que deba
permanecer en la institucin , se ordenara siguiendo un orden
correlativo y/o cronolgico, que asegure su conservacin y facilite
su utilizacin posterior.
5. Se aplica la categora de clasificacin de seguridad, segn las
denominaciones que se le asigne a los documentos en funcin de
su naturaleza y las restricciones que son necesarias poner en su
difusin.
IV.
ALCANCE:
Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones
Pblicas; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobierno Locales
y empresas Publicas; asimismo, esta norma alcanza a las
entidades no pblicas que utilizan fondos del Estado, en lo
referente a la documentacin sustentatoria sobre fondos pblicos
recibidos en calidad de subvenciones o subsidios.
V.
1. Los documentos fuentes o sustentatorios de uso interno deben
adecuarse a los formatos establecidos en armona con las normas
vigentes.
2. La mxima autoridad ejecutiva deber proveer de los recursos
necesarios para mantener la integridad de la documentacin,
protegindola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio,
inundaciones, etc.). Estando bajo responsabilidad el rgano de
documentacin y archivo el manejo de la referida documentacin.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
La evidencia es un elemento que nos permite conocer la finalidad y
naturaleza de una operacin financiera o administrativa, con los datos para
su respectivo anlisis.
Las directivas generales de administracin debern reflejar en los manuales
de procedimientos administrativos y contables, los documentos que
sustentan toda operacin financiera o administrativa que tenga incidencia
contable. Estos documentos debern ser archivados debidamente.
04. VERIFICACIN INTERNA

I.
CONCEPTO:
Son las medidas que se toman en el anlisis de las operaciones
antes de su autorizacin y que se ejerce como una funcin inherente
al proceso de direccin y gerencia.
II.
Sealar las acciones a seguir a fin de practicar el control interno en
todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que
tienen incidencia contable.
III.
1. Las entidades que estn comprendidas dentro del alcance de la
presente norma, tienen que orientar sus actividades para
establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas
las operaciones del proceso de contabilidad.
2. Para que se pueda cumplir con lo establecido, se deber sealar
en los manuales de procedimientos, las Unidades o Jefaturas
encargadas de dar conformidad a cada operacin.
3. Se aplicara el control interno previo, considerando los lineamientos
siguientes:
3.1 Verificacin de la correcta emisin de los documentos que
sustentan cada operacin contable comprobando la veracidad
de datos, su exactitud y visacin de funcionarios responsables
en cada fase del procedimiento.
3.2 Aplicar la normatividad vigente en el anlisis del contenido o
naturaleza de la operacin.
3.3 Constatar que los datos consignados en la operacin estn
debidamente respaldados con documentacin sustentatoria.
3.4 Verificar la autenticidad de la informacin mediante pruebas de
correccin.
3.5 Aplicar principios tcnicos de acuerdo a la naturaleza de la
operacin.
IV.
ALCANCE:
Pblicas.
V.
1. Los sistemas de contabilidad aplicados en las entidades referidas
en el alcance, guardaran armona con las Normas Tcnicas y los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. Los funcionarios que son responsables de las operaciones en sus
diferentes fases, debern estampar sus firmas y el sello
correspondiente, debiendo ser dichas operaciones aprobadas por
el funcionario competente, antes de proceder a su ejecucin.
3. Dejar constancia escrita del control efectuado.
4. En la autorizacin, el responsable utilizara sellos restrictivos que
impidan la duplicacin de la operacin.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
Son medidas que se tomaran en cuenta en el anlisis de las operaciones antes
de su autorizacin y que se ejerce como una funcin inherente al proceso de
direccin y gerencia. Se deber sealar acciones a fin de cumplir con practicar
el control interno en todo el proceso de las operaciones financieras y
administrativas. Los funcionarios que son responsables de las operaciones
debern dejar constancia escrita del control efectuado.
05. VALUACIN Y DEPRECIACIN DEL ACTIVO FIJO:

I.
CONCEPTO:
Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que
posee una entidad para su uso.
La valuacin es una operacin administrativa contable, que se refiere
a la determinacin del valor monetario correspondiente a los bienes
materiales que no cuentan con documentacin sustentatoria. Se vala
para establecer una referencia monetaria que sirva para realizar
posteriormente operaciones contables. El valor de los bienes adems,
sirve como elemento de juicio para incluirlos o no como parte del activo
fijo.
La depreciacin est referida a la prdida o disminucin del valor
monetario del bien respectivo, debido al uso, a la accin del tiempo, a
la obsolescencia u otros, y su registro tiene el propsito de mantener
una provisin para sustituir o reemplazar al bien.
II.
Tener informacin real, referencial y/o actualizada del valor monetario
de los bienes considerados dentro del activo fijo.
III.
1. Se deber considerar en relacin con la valuacin, control
contable, mtodos y porcentajes de depreciacin, lo prescrito en
las disposiciones vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro.
2. En la determinacin del valor del bien material a considerarse como
activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos
capitalizables que aumenten el valor en libros del activo fijo y los
no capitalizables que afectan a la gestin del ejercicio.
3. Los registros que por cada unidad o especie se lleva para control
fsico de los bienes que forman parte del patrimonio, guardaran
correspondencia con los saldos registrados en los rubros
correspondientes del libro mayor.
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IV.
ALCANCE:
Pblicas.
V.
1. La valuacin de los bienes deber efectuarse con participacin de
personal de contabilidad y abastecimiento.
2. El Contador General o funcionario que haga sus veces de este,
deber dar conformidad a la valuacin de los bienes del activo fijo.
3. El mtodo y los porcentajes de depreciacin que se apliquen en los
bienes de activo fijo, se efectuaran teniendo en cuenta la
actualizacin que se dicten al respecto.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una
entidad para su uso. La valuacin es una operacin administrativa contable, que
se refiere a la determinacin del valor monetario correspondiente a los bienes
materiales que no cuentan con documentacin sustentatoria.
La depreciacin est referida a la prdida o disminucin del valor monetario del
bien respectivo, debido al uso, a la accin del tiempo, a la obsolescencia u otros.
Esta norma tiene como objetivo tener informacin real, referencial y/o
actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo.
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06. CONCILIACIN DE SALDOS:

I.
CONCEPTO:
Consiste en la realizacin de acciones que estn relacionadas entre s
y dispuestas en forma permanente o en periodos determinados, para
poder establecer la concordancia de las cifras mostradas en los
registros contables con lo realmente disponible o existente.
II.
Asegurarse a travs de pruebas de comprobacin y verificacin de
saldos, la utilidad o confiabilidad de la informacin financiera
producida.
III.
1. Las Jefaturas Centrales Contables de los organismos
comprendidos dentro del alcance de la presente norma, debern
establecer la metodologa y las fechas de ejecucin de las
conciliaciones de saldos pertinentes, asimismo debern disponer
la prctica de pruebas de comprobacin de los saldos de las
cuentas del libro mayor que muestren los informes financieros, a
fin de asegurar su exactitud y veracidad.
Para sustentar la informacin que se remita al rgano
correspondiente se aplicara los procedimientos siguientes en su
caso:
Arqueo de fondos y valores

Conciliaciones bancarias
Conciliaciones de cuentas por cobrar
Inventario fsico de materiales
Conciliacin de las cuentas de enlace
Conciliacin del marco legal del presupuesto.
Una verificacin de saldos es la localizacin de errores y la adopcin de

medidas correctivas o ajustes.
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2. El establecimiento de estos procesos de comprobacin y
conciliacin exige la necesidad de elaborar directivas internas en
cada entidad, las mismas que estarn de acuerdo con lo normado
por los Sistemas Contables, los principios de contabilidades
generalmente aceptados y las normas vigentes.
3. Es condicin indispensable para realizar la verificacin de saldos
que esta sea ejecutada por personal distinto al encargado de
efectuar los registros contables.
4. Las conciliaciones que se realicen respaldaran los saldos de las
cuentas respectivas, debiendo al personal que lo practique y el
Contador General dejar constancia escrita del trabajo efectuado.
IV.
ALCANCE:
Pblicas.
V.
Los funcionarios responsables supervisaran las acciones de
verificacin de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento
y mejorar las tcnicas o procedimientos empleados.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
Esta norma consiste en la realizacin de acciones que estn relacionadas entre
s y dispuestas en forma permanente o en periodos determinados, para poder
establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con
lo realmente disponible o existente.
Tiene como objetivo asegurarse a travs de pruebas de comprobacin y
verificacin de saldos, la utilidad o confiabilidad de la informacin financiera
producida.
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NORMAS GENERALES
GENERALES DEL SISTEMA DE
TESORERIA
NGT-01 Unidad de Caja
NGT-02 Manejo de fondos del Tesoro Pblico a travs de subcuentas
NGT-03 Facultad para el manejo de Cuentas y Sub-cuentas bancarias
NGT-04 Apertura de Cuentas y Sub-cuentas bancarias
NGT-05 Uso del fondo para pagos en efectivo
NGT-06 Uso del fondo fijo para caja chica
NGT-07 Reposicin oportuna del fondo para pagos en efectivo y del fondo de
caja chica
NGT-08 Arqueos Sorpresivos
NGT-09 Transferencias de fondos
NGT-010 Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos
NGT-011 Cheques a nombre de la entidad
NGT-012 Cambio de cheques personales
NGT-013 Uso del sello fechador pagado
NGT-014 Conciliaciones de Sub-cuentas del Tesoro Pblico
NGT-015 Fianza de servidores
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NGTNGT-01. UNIDAD DE CAJA

I.
CONCEPTO:
La unidad de caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos

financieros en la entidad y ponerlos a disposicin de la tesorera.
II.
-
III.
OBJETIVOS:
OBJETIVOS:
Lograr la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y
facilitar el proceso de toma de decisiones financieras.
Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos.
Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos.
DESARROLLAR:
En las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el principio de

Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento diferentes a Tesoro
Pblico ser aplicado en las etapas de programacin y de registro
respectivamente, mediante informacin a la Direccin general del Tesoro
Pblico de los ingresos y egresos de la entidad.
En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director general de
Administracin, o quien haga sus veces, debern centralizar el manejo de los
recursos financieros.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno Central,

Gobiernos Regionales, Instituciones Pblicas, Gobiernos Locales,
Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.
V.
CONTROL:
Se verificar la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorera, o quien

haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la
entidad.
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NGTNGT-02 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PBLICO A TRAVS DE

DE
SUBCUENTAS
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Sub-cuenta del Tesoro Pblico es aquella que se apertura en el Banco de la

Nacin como parte de la Cuenta nica del Tesoro Pblico para el uso de
fondos del Tesoro Pblico.
II.
OBJETIVOS:
OBJETIVOS:
Evitar presiones financieras al Tesoro Pblico debido a la dispersin

incontrolado de fondos y desconcentrar la funcin de pago hacia las
entidades que mantienen relacin directa con el beneficiario o acreedor del
Estado.
III.
-
IV.
DESARROLLAR:
Las Sub-cuentas se denominarn con el nombre institucional, seguido de
un cdigo establecido por la Direccin general del tesoro Pblico.
Las Sub-cuentas no podrn recibir abonos, slo cargos.
No se autorizar la apertura de Cuentas Corrientes para el manejo de
ALCANCE:
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central,

Gobiernos Regionales e Instituciones Pblicas que manejan fondos del
Tesoro Pblico.
V.
CONTROL:
Se constatar la utilizacin de recursos asignados por el Tesoro Pblico a

travs de Sub-cuentas autorizadas por la Direccin General del tesoro
Pblico.
NGTNGT-03 FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUBSUB-CUENTAS

BANCARIAS
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
La facultad para el manejo de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias cosiste en

autorizar a uno o ms funcionarios a asumir la representacin de la entidad
ante el Banco de la Nacin.
16
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad.
III.
DESARROLLAR:
En las Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia

Pblicas y Seguro Social del Per, el Director General de Administracin, el
Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarn ante el Banco de
la Nacin durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulare y/o
suplente, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo
de fondos.
La vacancia de funcionarios autorizados ser comunicada al Banco de la
Nacin dentro de las veinticuatro horas de producido en caso.
El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a travs de la
Direccin General del tesoro Pblico, ser comunicado a dicha Direccin
General, para su autorizacin al Banco de la Nacin.
Para la apertura de nuevas Cuentas y Sub-cuentas ser requisito
indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la
entidad. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, lo
efectuarn a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico.
El Banco de la Nacin no tramitar ninguna transaccin de las entidades que
no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.
IV.
ALCANCE:
LCANCE:

Gobiernos Regionales, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos
Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.
Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal
y Asociada
V.
CONTROL:
Se verificar que la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin,

recae en funcionarios que no ejercen labores de:
-
Manejo de Ingresos de Caja.

El Registro en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad.
Proceso de Control Previo
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NGTNGT-04 APERTURA DE CUENTAS Y SUBSUB-CUENTAS BANCARIAS

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
La apertura de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias, es la accin que le

corresponde a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de
cheques.
II.
-
III.
OBJETIVOS:
OBJETIVOS:
Permitir un mejor control del movimiento de fondos.
Evitar la dispersin incontrolado de fondos.
DESARROLLAR:
La apertura de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias se efectuar

exclusivamente en el Banco de la Nacin.
No se proceder a la apertura de Cuentas Bancarias a plazo fijo, por

ningn concepto, con fondos del Tesoro Pblico (*).
Los Gobiernos Locales, Sociedades de beneficencia Pblica, Empresas

Pblicas y Seguro Social del Per, podrn solicitar la apertura de una
Cuenta Corriente Bancaria especfica para el manejo de fondos del
Tesoro Pblico, de la que no se podr trasladar a otras Cuentas
Corrientes.
Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, para la

apertura de Cuentas y/o Sub-cuentas Bancarias, solicitarn la
autorizacin correspondiente a la Direccin General del Tesoro Pblico,
nicamente por intermedio del Director General de administracin, o quien
haga sus veces en la Oficina Central de la entidad.
La Direccin general del tesoro Pblico autorizar la apertura de las

Cuentas Corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno
Central e Instituciones Pblicas, que considere pertinentes en funcin a la
naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante.
Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn

solicitar la apertura de una Cuenta Corriente Bancaria por cada fuente de
financiamiento diferente a Tesoro Pblico.
Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que recibirn

prstamos y/o donaciones, podrn solicitar la apertura de Cuentas
18

Corrientes Bancarias especficas, si los respectivos contratos o convenios
as lo establecieran.
-
IV.
Ninguna Oficina del banco de la Nacin proceder a la apertura de

Cuentas Corrientes Bancarias de entidades del Gobierno Central e
Instituciones Pblicas, si no estn autorizadas por la Direccin general del
Tesoro Pblico.
ALCANCE:
LCANCE:

Gobiernos Regionales, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Seguro
Social del Per, estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma
la Banca estatal y Asociada.
V.
CONTROL:
Se mantendrn debidamente archivadas las Solicitudes de apertura de

Cuentas y Sub-cuentas Bancarias.
NGTNGT-05 USO DEL FONDO

FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
El fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carcter nico, por
dinero en efectivo con recursos del Tesoro Pblico de monto variable o fijo
establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Racionalizar el uso de dinero en efectivo.
III.
DESARROLLAR:
Su manejo ser centralizado en el Encargado nico de cada Oficina

Giradora, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los
cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de
cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de Oficinas
ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos
en efectivo.
Las Oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas
en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harn como parte del Fondo para
Pagos en efectivo, asignado al encargado nico.
19

Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin
del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en
cuenta el flujo operacional de gastos menudos.
Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago,
debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en
efectivo.
Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y
urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos;
as como el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no
programables, debidamente autorizados.
La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima
autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su
responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o rbrica de los
documentos sustentatorios del gasto.
Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada
de la utilizacin, por lo menos de la penltima entrega, a la Direccin General
de Administracin u Oficina que hagan sus veces, en el formato, Rendicin
del Fondo para Pagos en efectivo (Directiva N 8-74-EF/73.15)
La Resolucin de la Direccin General de Administracin aprobatorio del
Fondo para Pagos en Efectivo, deber contener:
a) Nombre del funcionario Encargado nico de su manejo.
b) Nombre de los funcionarios de Oficinas distantes de la Oficina Giradora a
cuyo nombre se giren cheques para el fondo.
c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte
del Fondo asignado al Encargado nico.
d) El monto mximo del fondo, segn sea variable o fijo, en cada nivel de
manejo de fondos en efectivo.
e) El monto mximo de cada pago en efectivo.
f) El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las
Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente Norma.
g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima
entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.
Se informar peridicamente al Tesoro Pblico del movimiento del Fondo,
mediante el envo del Informe Mensual del Gasto (T-2)
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras del Gobierno Central, Gobiernos Regionales e

Instituciones Pblicas, que manejen fondos del Tesoro Pblico.
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V.
-
CONTROL:
Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del Fondo.
El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de
aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.
Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de
aprobacin o modificacin del Fondo.
NGTNGT-06 Uso del fondo fijo para caja chica

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico, por
dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de
la entidad.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Racionalizar el uso de dinero en efectivo.
III.
ACCIONES A DESARROLLAR
Su manejo ser centralizado en el Encargado nico de cada Tesorera a

nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la
constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre
de otros funcionarios slo cuando se trate de Oficinas ubicadas en lugar
distante de la Tesorera y requieran efectuar pagos en efectivo.
Las Oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas
en el mismo lugar de la Tesorera, lo harn como parte del Fondo Fijo para
Caja Chica, asignado al Encargado nico.
Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin
del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en
cuenta el flujo operacional de gastos menudos.
Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago,
debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en
efectivo.
Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y
urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos,
as como, el pago de jornales de servidores letrados y viticos urgentes no
programables, debidamente autorizados.
La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima
autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su
21

responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o rbrica de los
documentos sustentatorios del gasto.
Para poder recibir nuevos Fondos en Efectivo, se rendir cuenta
documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega a la
Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el
formato que para el caso utilice la entidad.
La Resolucin aprobatorio del Fondo Fijo para Caja Chica, deber contener:
a) Nombre del funcionario Encargado nico de su manejo.
b) Nombre de los funcionarios u Oficinas distantes de la Tesorera, a cuyo
nombre se giran los cheques para el fondo.
c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiendo el manejo de parte
del Fondo asignado al Encargado nico.
d) El monto mximo del Fondo, en cada nivel de manejo de fondos en
efectivo.
e) El monto mximo de cada pago en efectivo.
f) El tipo de gastos a ser atendidos por el Fondo
g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima
entrega, para recibir nuevo fondos en efectivo
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras de los Gobiernos Locales, Sociedades de

Beneficencia Pblica, empresas Pblicas y Seguro Social del Per, y al
Gobierno Central, Gobiernos Regionales e Instituciones Pblicas para fondos
que no sean del Tesoro Pblico.
V.
-
CONTROL:
Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del Fondo.
El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de
aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.
Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o
similares, de aprobacin o modificacin del Fondo.
22
NGTNGT-07 Reposicin oportuna del fondo para pagos en efectivo y del

fondo de caja chica
I.
CONCEPTO:
ONCEPTO:
La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos

efectuados, de acuerdo a lo determinado en su caso, en Normas generales
de Tesorera NGT-05 y BGT-06, previa verificacin de la documentacin
sustentatoria.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para
pagos en efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.
III.
DESARROLLAR:
Su oportuna reposicin se har mediante solicitud escrita que formular el

custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que
hagan necesarias nuevas habilitaciones.
En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado
por los Decretos Leyes Ns. 19350 y 19463, la solicitud de reposicin estar
acompaada del Formato Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo.
(Directiva N 8-74-EF/73.15).
La Unidad correspondiente proceder previa verificacin a reponer el Fondo
dentro de las cuarentaiocho (48) horas de recibida la solicitud de reposicin.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
Comprende a las Tesoreras de la entidades del Gobierno Central, Gobiernos

Regionales, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales,
Sociedades de beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.
V.
CONTROL:
Se verificar la existencia de solicitudes de reposicin del Fondo.

Se verificar el cumplimiento del plazo establecido para la reposicin del
Fondo.
23
NGTNGT-08 Arqueos Sorpresivos

Se realizarn arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, adems de los
arqueos habituales de operacin
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el

saldo en libros est de acuerdo con la existencia de fondos y valores.
II.
OBJETIVOS:
OBJETIVOS:
Determinar la correccin y oportunidad de las operaciones y registros.
III.
DESARROLLAR:
Se realizarn arqueos sorpresivos y simultneos de todos los fondos y

valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentran en poder de
los cobradores o agente.
Se levantarn Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su
conformidad o disconformidad, las que sern firmadas por los responsables
y los funcionarios que intervengan en el arqueo.
Se comunicar por escrito cualquier anormalidad al Titular de la Entidad, con
la celeridad necesaria para la accin correctivo correspondiente.
Los arqueos sorpresivos se efectuarn por lo menos una vez al mes.
En los manuales y otros documentos administrativos se deber fijar los
cargos que tendran responsabilidad para la realizacin de los arqueos.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.
V.
-
CONTROL:
El rgano Interno de Control de la entidad, efectuar arqueos y adems
revisar las actas de arqueo efectuadas por la administracin.
En el caso de Organismos obligados a llevar la Contabilidad
Gubernamental Integrada, el saldo deber estar de acuerdo con el que
figura en Libros y en el Informe Mensual del Gasto (T-2) para el caso del
Fondo para Pagos en Efectivo.
24

-
Se verificar en los Manuales y Organizacin y Funciones y de

Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los
arqueos sorpresivos.
Se verificar la existencia de Actas de Arqueos.
NGTNGT-09 Transferencias de fondos

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
La transferencia de fondos consiste en el traslado de recursos financieros de

una Cuenta a otra mediante Cartas-rdenes.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Lograr un adecuado uso de las Cuentas Corrientes Bancarias.
III.
DESARROLLAR:
Se cursarn Cartas-rdenes al Banco de la Nacin para transferir fondos de

una Cuenta a otra.
Cuando se trate de fondos de Tesoro Pblico podr transferirse fondos a
otras Cuentas slo cuando se trate del pago de una obligacin directa de la
Sub-cuenta hacia una Cuenta Corriente. En este caso, procede el giro de
cheques.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per. Estn
exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y
Asociada.
V.
CONTROL:
Se verificar que se encuentren debidamente archivadas las copias de las

Cartas-rdenes cursadas al Banco de la Nacin para la transferencia de
fondos de una Cuenta a otra.
25
NGTNGT-010 Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de

fondos
Todo cheque girado as como el traslado de fondo de un lugar a otro, demandar
la toma de medidas de seguridad, cindose a requisitos y condiciones preestablecidas.
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la

entidad, con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos
riesgos previstos.
II.
OBJETIVO:
BJETIVO:
Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.
III.
DESARROLLAR:
Los titulares y/o suplentes revisarn cuidadosamente y visarn los

documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondo que
autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan.
No se autorizar la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada.
Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente
la utilizacin del rotulado protector de cheques.
Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por montos
significativos, la entidad reforzar sus medidas de seguridad.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

V.
-
CONTROL:
Se verificar que el encargado de los depsitos o retiros de fondos
bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los
registros contables.
Se verificar que el encargado de girar los cheques sea una persona
distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables.
Se verificar la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y
traslado de fondos.
26
NGTNGT-011 Cheques a nombre de la entidad

entidad
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Cheques a nombre de la entidad, son aquellos que identifican

nominativamente a la entidad como nica beneficencia del monto girado.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.
III.
DESARROLLAR:
La recepcin y custodia de cheques para la entidad debe efectuarse bajo

medidas de seguridad pre-establecidas.
Los cheques aceptados por la entidad sern inmediatamente cruzados a su
reverso con el sello restrictivo de depsito, para ser depositado en la cuenta
corriente n. del banco de la nacin, indicando tambin el
nombre de la entidad.
Los cheques sern depositados en el Banco de la Nacin al siguiente da til
de su recepcin.
Los cheques de montos significativos, es preferible estn previamente
certificados por el Banco contra el cual se giran.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

exceptuadas del cumplimiento de la Presente Norma la Banca Estatal y
Asociada.
V.
CONTROL:
El rgano Interno de Control de la entidad revisar los cheques recibidos por

depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta
de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.
27
NGTNGT-012 Cambio de cheques personales

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Cambiar un cheque Personal significa hacer efectivo el importe del mismo

utilizando los recursos de la entidad.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles.
III.
DESARROLLAR:
La norma incluye a cheques tanto de personas que laboran en la entidad

como de terceras personas ajenas a sta.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y
Asociada.
V.
MECANISMOS DE CONTROL
CONTROL:
NTROL:
El rgano Interno de Control de la entidad revisar los cheques recibidos por

depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta
los hechos que contravengan a la Norma.
NGTNGT-013 Uso del sello fechador pagado

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
El sello fechador Pagado es el instrumento de control que estampado en un

documento, indica el hacerse cancelado una obligacin.
II.
OBJETIVOS:
OBJETIVOS:
Prevenir la duplicidad de presentacin del comprobante para un nuevo pago.
III.
DESARROLLAR:
El sello resaltar la palabra Pagado y tendr espacios para anotar la fecha

y el nmero del cheque girado, nmero de Sub-cuenta o Cuenta Corriente y
Banco.
28

La entidad aplicar el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso
o de girar el cheque. Este sello ser en forma simultnea a la cancelacin por
el acreedor.
No se archivar como documento fuente contable de egreso ningn
documento que no tenga dicho sello.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per
V.
CONTROL:
Se verificar que todo documento original que sustente el desembolso de

dinero en cheque o en efectivo lleve estampada la palabra Pagado y la
fecha de cancelacin del mismo.
NGTNGT-014 Conciliaciones de SubSub-cuentas del Tesoro Pblico

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Conciliacin Bancaria consiste en determinar la concordancia de los saldos,

segn libros, de las Sub-cuentas Bancarias componentes de la Cuenta nica
del Tesoro Pblico a una fecha dada con los que se desprenden del estado
bancario, proporcionado por el Banco de la Nacin, a la misma fecha.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.
III.
DESARROLLAR:
Las conciliaciones bancarias sern practicadas por personal de la Tesorera,

distinto al Cajeo y/o al que gire, registre o firme cheques.
Las Conciliaciones Bancarias debern efectuarse mensualmente,
presentando a la Direccin General del Tesoro Pblico las correspondientes
al antepenltimo mes.
Las conciliaciones cuando mnimo deben contener los siguientes datos.
Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques.
Monto pagado, cargado a las Sub-cuentas por el Banco de la Nacin.
Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relacin de cheques en
trnsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar.
29

Mensualmente, deber
presentarse
la
Conciliacin
actualizada
correspondiente al antepenltimo mes de Sub-cuenta de presupuestos
anteriores, en tanto el Banco de la Nacin contine cargando los cheques en
trnsito y termine de regularizar los cargos indebidos correspondientes a
dichos ejercicios presupuestales.
Las conciliaciones sern firmadas por el Tesorero y el Contador General y
visados por el Director General de Administracin, o quien haga sus veces.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

Gobiernos Regionales e Instituciones Pblicas que mantengan fondos del
Tesoro Pblico.
V.
-
CONTROL:
El rgano Interno de Control de la entidad examinar las Conciliaciones
Bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los
efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso.
NGTGT-015 Fianza de servidores
I.
CONCEPTO:
La fianza solvente y suficiente es aquella garanta que permite a la entidad

resarcirse de una prdida sin demora y cubrir razonablemente las prdidas
mximas estimadas en un periodo.
II.
OBJETIVO:
OBJETIVO:
Salvaguardar al mximo el manejo de los recursos pblicos.
III.
DESARROLLAR:
La entidad determinar los cargos especficos del personal obligado a tener

fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la
presente Norma.
30
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

V.
CONTROL:
Se verificar la existencia de registros internos indicando la cobertura de la

fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y periodo
de la misma.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
Estas Normas Generales del Sistema de Tesorera nos indican que:

La unidad de caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos
financieros en la entidad y ponerlos a disposicin de la tesorera.
La Sub-cuenta del Tesoro Pblico es aquella que se apertura en el Banco de
la Nacin como parte de la Cuenta nica del Tesoro Pblico para el uso de
La facultad para el manejo de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias cosiste en
autorizar a uno o ms funcionarios a asumir la representacin de la entidad
ante el Banco de la Nacin.
La apertura de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias, es la accin que le
corresponde a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de
cheques.
El fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carcter nico, por
dinero en efectivo con recursos del Tesoro Pblico de monto variable o fijo
establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.
El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico, por
dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de
la entidad.
Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el
saldo en libros est de acuerdo con la existencia de fondos y valores.
31

DE ABASTECIMIENTO
SA.01:
APLICACIN DE
CRITERIO DE
EFICIENCIA
SA.02:
SA.03:
NTEGRIDAD DE
ADMINISTRACIN
DEL
ABASTECIMIENTO
ACTUALIZACIN Y
UTILIZACIN DE
INFORMES PARA
EL
ABASTECIMIENTO.
SA.05:
SA.04:
UNIDAD EN LAS
ADQUISICIONES
UNIDAD EN EL
INGRESO FSICO Y
CUSTODIA
TEMPORAL DE
BIENES.
SA.06:
AUSTERIDAD DEL
ABASTECIMIENTO.
SA.07:
VERIFICACIN DE
ESTADO Y
UTILIZACIN DE
ByS.
32
SA.01: APLICACIN DE CRITERIO DE EFICIENCIA

I.
CONCEPTO:
El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la

organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bienes y
servicios (eficiencia), as como a conseguir los objetivos propuestos
(eficacia) del mejor modo posible.
Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla mediante
criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre
muchos, el Sistema de Abastecimiento selecciono y priorizo, en orden de
importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores
siguientes:
II.
CANTIDAD: magnitud, todo aquello capaz de aumento o

disminucin y, por consiguiente, puede medirse y
numerarse.
CALIDAD: conjunto de propiedades o cualidades que
definen el carcter, cualidad, importancia o valor de algo.
OPORTUNIDAD: condicin, medida en trminos de
tiempo, para que los hechos ocurran en el momento ms
conveniente, (puntual).
LUGAR: porcin de espacio o referencia espacial donde
ocurre algn evento (espacio que ocupa un objeto).
COSTO: valor monetario que se asigna a un hecho como
resultado de sumar, aritmticamente o algebraicamente,
el precio de cada componente.
OBJETIVO:
Establecer mecanismos que garanticen la contribucin de
Abastecimiento, a la consecucin de los resultados institucionales.
Adems de rodear de garantas y pautas de medicin.
III.
ACCIONES
1. Las funciones bsicas o generales de cada dependencia (tambin

denominado rgano o unida orgnica) y el planeamiento que realice para
desempearlas, constituyen requisito para prever, solicitar y
posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de
bienes y/o servicios.
2. Al efecto, el rgano de Abastecimiento proporcionar a las dependencias
usuarias los instrumentos (tambin denominados documentos de gestin
administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para
33

facilitar la aplicacin de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de
abastecimiento.
3. El rgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias
usuarias y los rganos competentes, peridicamente conducir el ajuste
(conciliacin o compatibilizacin) de las previsiones y solicitudes, con:
a.
b.
c.
d.
Disponibilidad presupuestal
Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado
Disposiciones en materia de austeridad del abastecimiento; y
Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.
4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y/o solicitudes, el

rgano de Abastecimiento suministrar los bienes y/o servicios sin
introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.
5. El rgano de Abastecimiento establecer los periodos mnimos de
anticipacin con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a
fin de suministrarlos oportunamente. Los casos que no se sujeten a dichas
normas, no derivan en responsabilidad para el rgano de Abastecimiento.
6. A solicitud del rgano de Abastecimiento las dependencias usuarias
subsanarn las deficiencias que se les comunique. La falta de
subsanacin paraliza el trmite.
7. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de
lnea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin las medidas de
simplificacin de procedimientos para hacer ms econmicas la
obtencin, el suministro, administracin, etc., de viene y/o servicios.
8. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de
lnea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin de la respectiva entidad
las normas y orientaciones de poltica para aplicar los criterios de
eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin

Pblica.
V.
CONTROL:
1. El Director General de Administracin, o quien hagan sus veces,

verificar peridicamente los instrumentos e instrucciones para establecer
las condiciones de eficiencia-eficacia.
34

2. El rgano de Abastecimiento informar, peridicamente, a la Direccin
General de Administracin o quien haga sus veces y al rgano de Control
Interno, los casos de imprecisin u omisin de criterios de eficiencia y
eficacia.
3. Al momento de realizar acciones de control y evaluacin de la gestin, se
tomarn en cuenta los casos frecuentes de imprecisin u omisin de
criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DEL ABASTECIMIENTO

El planeamiento, organizacin, direccin y control del Abastecimiento abarcar
tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a travs de los procesos
tcnicos
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una

organizacin social. Se orientan a suministrar o proporcionar los elementos
materiales (denominados bienes) y las actividades complementarias para la
operacin de dichos de dichos elementos en estado ptimo o garantizado
(denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean para la
produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a
travs de las distintas entidades que constituyen la Administracin Pblica.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados
procesos tcnicos, relativamente autnomos e interdependientes. Son
procesos tcnicos de Abastecimiento: catalogacin, registro de proveedores,
programacin, registro y control, adquisicin, recuperacin de bienes,
almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribucin y disposicin final.
Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando las
fases del proceso administrativo.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que
conforman una entidad pblica, de uno u otro modo, por tanto la integridad
de la funcin no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el
rgano d Abastecimiento.
35
II.
FINALIDAD:
Imprimir unidad y racionalidad a la funcin de Abastecimiento.
III.
DESARROLLAR:
1. En todas las entidades de la Administracin Pblica existir un rgano

responsable, bsicamente del desarrollo y conduccin de los procesos
tcnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El
rgano se denominar Abastecimiento.
2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el rgano de
Abastecimiento, es recomendable que forme parte de la Direccin
General de Administracin o quien haga sus veces, tanto a nivel central
como desconcentrado.
3. El nivel, denominacin genrica, estructuracin interna y cantidad de
cargos que adopte dicho rgano, depende de la complejidad de las
operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o
servicios, cantidad de personal, dispersin territorial de actividades de la
entidad, etc.
Es conveniente que dependa directamente del Director General de
Administracin o funcionario equivalente.
4. Con fines de racionalidad se agrupar el desempeo de los procesos
tcnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captacin, clasificacin,
conservacin, actualizacin y divulgacin de INFORMACION para
optimizar las decisiones del Abastecimiento; a travs de:
a.
b.
c.
d.
La Catalogacin de bienes y servicios.

El Registro de Proveedores de bienes y servicios.
La Programacin del Abastecimiento; y,
El Registro y Control en el Abastecimiento.
5. El rgano de Abastecimiento evitar duplicar esfuerzos para negociar y

concretizar, en razn a los intereses del Estado, la obtencin o adquisicin
de bienes y servicios. La misma regla se aplicar en accione de
recuperacin de bienes.
6. El rgano de Abastecimiento optimizar su intervencin en la
movilizacin, utilizacin, conservacin y custodia de bienes y de servicios
a travs de una estrecha coordinacin y agrupacin de acciones para
a.
b.
c.
d.
El abastecimiento, en todas sus formas:

El mantenimiento
La seguridad integral
La distribucin racional de bienes y servicios; y
36

e. La disposicin final.
7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni inconveniente que se
constituya una dependencia por cada proceso tcnico en el rgano de
Abastecimiento.
8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones,
necesidades de control, cercana territorial con la colectividad usuaria, alto
nivel de especializacin, u otras, hubiera necesidad de desconcentrar
algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgnicas
especializadas, estas ltimas sujetarn su actuacin a las normas que
formule o adece el rgano de Abastecimiento que opere a nivel central.
9. El rgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva
entidad, adecuar las normas tcnicas de carcter general y formular las
que sean necesarias a las caractersticas institucionales. Tambin
estudiar y propondr las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en
forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.
10. Las normas formuladas por el rgano de Abastecimiento sern aprobadas
por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarn por el
propio rgano a nivel central, por rganos desconcentrados, por los
rganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento,
cuando las situaciones as lo exijan o apliquen alguno de sus procesos
tcnicos.
IV.
ALCANCE

Pblica.
V.
1. Se verificar su existencia, funciones y estructura del rgano de

Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la funcin.
2. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de
gestin en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o
interpretacin que pueda romper l integridad de la funcin de
Abastecimiento.
3. Se revisar las medidas de creacin de nuevas dependencias o
desdoblamiento de las existentes para evitar la atomizacin o proliferacin
de las unidades orgnicas dentro de las de Abastecimiento.
37

4. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan
estar sustituyendo o duplicando algunas labores del rgano de
Abastecimiento. En todo caso se les asignar tareas de coordinacin, de
liberacin, seleccin de alternativas o supervisin delegada.
SA.03 ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE INFORMACIN PARA EL

ABSTECIMIENTO
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Informacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo

conocimiento o incremento el actual, sobre la realidad en que opera una
entidad.
El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y
racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos. Para que sea confiable la
informacin debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los
fenmenos que ocurren en el momento presente.
Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen
obligatoriamente la informacin en toda accin de abastecimiento, siguiendo
las pautas y previsiones contenidas en las normas tcnicas del Sistema.
II.
FINALIDAD:
1. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier

nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa.
2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades
pblicas.
III.
DESARROLLAR:
1. La informacin del Abastecimiento se origina y emplea en todos los

procesos tcnicos, tanto por el rgano responsable de esa funcin como
de cualquier dependencia de una entidad pblica que necesita bienes y
servicios y a las cuales se denomina usuarios.
2. La informacin de Abastecimiento se procesa, bsicamente, mediante los
procesos tcnicos de catalogacin, programacin, registro de
proveedores y, de registro y control.
3. Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin contenida
de los instrumento, tambin llamados documentos de gestin
administrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes:
38

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios

Presupuesto Valorado, de bienes o servicios
Plan de Obtencin
Cuadro de Adquisicin
Cuadro de Suministro
Formularios de Estadstica de Abastecimiento (en la actualidad
para Programacin, Adquisicin y Distribucin).
Ficha de descripcin del bien
Catlogo de bienes y de servicios
Listados de Proveedores idneos
Formulario de Evaluacin de proveedores
Informes estadsticos del Abastecimiento
Cuadros de Orientacin de Previsin y Distribucin
Informes de verificacin peridica sobre estado y utilizacin
4. El rgano de Abastecimiento adecuar, cuando sea necesario, los

aspectos que sobre el particular contengan las normas tcnicas emitidas
por la Direccin Nacional de Abastecimiento, o las formularn cuando no
existan. Dicha normatividad institucional contendr plazos, situaciones en
que procede, procedimientos y responsabilidades para la actualizacin y
utilizacin de la informacin de Abastecimiento.
5. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces
coordinar para que en los campos de su respectiva competencia,
provean permanentemente de informacin actualizada al rgano de
Abastecimiento, principalmente los siguientes:
a. Planificacin, especialmente sobre orientaciones de poltica;
prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc.
6. El rgano de Abastecimiento instruir peridicamente a los rganos o
personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca
de la interpretacin y empleo de los instrumentos que proporcionan
informacin.
IV.
ALCANCE
ALCANCE:
CE:
La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin

Pblica.
V.
CONTROL:
1. El Director de Administracin, o quien hace sus veces establecer pautas

o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de
actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento.
39

2. En coordinacin con el rgano de Racionalizacin, cuando menos una
vez al ao, se evaluar la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento
para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas,
programadas o repetitivas), tcnicas (especializadas de apoyo o de
servicio) y/o polticas (estratgicas, interpretativas, de proyeccin, etc.).
3. El rgano de Abastecimiento analizar los problemas que se presenten
en la transmisin de informacin nueva o actualizada y en su actualizacin
para adecuar los instrumentos e instrucciones hacindolos ms simples,
integrados y eficaces.
SA.04 UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
La adquisicin es un proceso tcnico de Abastecimiento, de ah la facultad

exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO
ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pblica
en representacin del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de
utilizacin de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal,
derivndose o no una obligacin de pacto.
En cada entidad opera un rgano especializado a cargo de la funcin de
Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad, dicha funcin se
puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada.
Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisicin, para
evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que dificultaran el control.
II.
FINALIDAD:
a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propsito.

b. Garantizar el desempeo tcnico y armnico de la actividad.
c. Facilitar el control.
III.
DESARROLLAR:
1. Por principio, las actividades necesarias para la obtencin de bienes y/o

servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de
Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado.
2. La norma se aplica a cualesquiera de las formas de obtencin siguientes:
compra, alquiler (locacin, conduccin, o de locacin de servicios no
personales), donacin, transferencia, intercambio, prstamo o comodato,
produccin o construccin; o cualquier otra que judicialmente exista o se
establezca.
40

Las adquisiciones que demandan pago con fondos pblicos se sujetan a
licitacin o concurso pblico y a las modalidades o excepciones que norme
la Direccin Nacional de Abastecimiento, con sujecin a las disposiciones
legales.
3. La adquisicin se origina en necesidades programadas con anticipacin.
Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la
entidad y en reas de almacenamiento.
4. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por
el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtencin que
formula el rgano de Abastecimiento.
5. El rgano de Abastecimiento propondrn al Director Superior a cargo
similar, las normas de adquisicin necesarias para establecer
procedimientos simples, breves y giles; determinar responsabilidades; e
implementar mecanismos de informacin y control.
6. Por excepcin., para casos especiales motivados por la distancia,
especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir
mayor celeridad a la adquisicin, la alta Direccin autorizar que ciertas
acciones adquisiciones las realice un rgano distinto del de
Abastecimiento, previa opinin favorable de ste ltimo. La autorizacin
sealar expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que
faculta, as como el periodo de vigencia; en ningn caso ser permanente
o renovada consecutivamente.
7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada
realicen adquisiciones se sujetarn a las normas genricas o especificas
en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizarn de las
actividades que realicen, informando al rgano de Abastecimiento en la
forma y periodos que este seale.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin

Pblica.
V.
CONTROL:
1. El rgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informar

a la Direccin General de Administracin y al rgano de Control sobre
cualquier transgresin de esta norma.
2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera, no dar curso a
documentos de adquisicin, de bienes y/o servicios, tramitados por
rganos no autorizados.
41

3. La Direccin General de Administracin llevar un registro de
autorizaciones temporales para adquisicin de bienes y/o servicios e
informar de su vigencia a los rganos pertinentes.
SA.05 UNIDAD EN EL INGRESO FSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE

BIENES
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a

establecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes
en cualquier rea fsica acondicionada con ese fin.
La custodia temporal se inicia con la adquisicin y la recuperacin de bienes,
las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde
fuera de ella hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El
ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo,
acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son
bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables,
intercambiables y tiles.
Hay acciones tcnicas propias al ingreso fsico y custodia temporal garantiza
acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio
contable de Unidad de Almacn.
II.
FINALIDAD:
1. Establecer un solo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes

adquiridos a la entidad.
2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas
que realizan custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia,
mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.
III.
DESARROLLAR:
1. El rgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contar con

reas
fsicas
acondicionadas
especialmente
para
custodiar
temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comnmente se
denomina almacn.
42

2. La ubicacin, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso,
equipamiento y personal de almacn sern planificados atendiendo a las
necesidades y posibilidades de la entidad.
3. Slo el almacn del rgano de abastecimiento, a nivel central o
desconcentrado, se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o
recuperados.
4. Los bienes con caractersticas especiales (caso semoviente, alimentos
frescos, productos crnicos, equipos voluminosos, combustibles,
productos radioactivos, reactivos qumicos, valores, granos, etc.)
ingresarn:
a. Fsicamente por el rea de custodia que rena las condiciones
adecuadas aunque estuviera a cargo de otro rgano, el mismo que
asume las responsabilidades.
El titular del almacn de abastecimiento verificar el hecho y
tramitar los documentos.
b. Fsicamente a los lugares de custodia contratados especialmente.
El titular del almacn de Abastecimiento personalmente realiza o
constata la entrega en custodia y tramita los documentos.
5. Aquellos bienes que no puedan ingresar fsicamente por ningn almacn
de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconmicas (es
el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados,
etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, vveres,
ropa en casos de emergencia, se asignarn directamente a los
encargados de su utilizacin quienes se responsabilizan del ingreso fsico.
El almacn de Abastecimiento canaliza los documentos previa
constatacin.
6. Los bienes ingresan con la Gua respectiva; comprobndose los datos que
contenga: cantidad, peso, nmeros de serie, estado, funcionamiento y
otros si fuera pertinente; se dejar constancia del acto de ingreso y de
cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicacin de normas del Sistema de Contabilidad, se
consideran del Activo Fijo luego del ingreso sern codificados por el
almacn de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El cdigo
contendr bsicamente datos sobre; la entidad, cdigo que corresponde
segn el Catlogo de Bienes aprobado, nmero correlativo, cdigo de la
Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Ser colocado en lugar
visible del propio bien, de manera indeleble, los cdigos sern
43

comunicados a la Direccin General de administracin, responsable de
coordinar el control de todo tipo de patrimonio.
8. El rgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formular normas
especficas de almacenamiento que tendrn aplicacin en todas la reas
destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cmaras
frigorficas, silos, reas de exhibicin, zonas oficiales de estacionamiento,
reas de reparacin, libreras, farmacias, depsitos, cajas de seguridad,
establos, almacenes de venta perifricos o el convencional de dicho
rgano, etc.
Las normas incluirn procedimientos, responsabilidades, condiciones e
informaciones que deben proporcionar al almacn del rgano de
abastecimiento.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:
La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin

Pblica.
V.
CONTROL:
1. El rgano de Contabilidad no registrar bienes ingresados sin intervencin

del Almacn del rgano de abastecimiento.
2. El rgano de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de
custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus
caractersticas, ubicacin y responsables.
3. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente a la Direccin
General de Administracin o quien haga sus veces, las irregularidades
que detecte en la tramitacin de ingresos de bienes o en el cumplimiento
de disposiciones especficas.
4. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para
permitir un flujo regular de ingreso fsico de bienes.
5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan
formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.
44
SA.06 AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimacin de

necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados
recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combinacin para
obtener ms y mejores resultados (productos materiales y servicios pblicos),
en beneficio de la colectividad en general.
La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su aplicacin
corresponde a todos los rganos de una entidad.
Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y
funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la entidad los
criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de austeridad, referidas
tanto a bienes como a servicios. Estos criterios sern recogidos, coordinados
y proporcionados, principalmente, a los rganos de lnea de la entidad.
II.
FINALIDAD:
1. Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios materiales

que disponen las entidades.
2. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados.
III.
DESARROLLAR:
1. El rgano de Abastecimiento implantar el tratamiento estadstico de la

informacin que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio
para orientar la austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional los
criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N 002-79INAP/DNA Normas para la Programacin del Abastecimiento. En casos
necesarios establecer nuevos criterios.
3. Las orientaciones de Poltica que el rgano de abastecimiento proponga
a la Alta Direccin en los respectivos planes (Plan de Accin, Plan de
Obtencin, etc.) se orientarn e implementarn las medidas de
austeridad.
4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el rgano
de Abastecimiento coordinar bsicamente con los de Lnea,
Planificacin, Presupuesto, Racionalizacin y Estadstica, la realizacin
45

de estudios conjuntos y/o sincronizacin de esfuerzos.
procura, adems, evitar que se presenten discrepancias.
La medida
5. Para orientar la austeridad el rgano de Abastecimiento producir y

proporcionar instrumentos e instrucciones; entre otros:
a. Estandarizacin de bienes y servicios, para disminuir su excesiva
variedad.
b. Relacin de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se
pueden prescindir.
c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros
de Necesidades.
d. Establecer cantidades mximas que pueden programarse por cada
bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a
la funcin, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc.
e. Divulgar los impedimentos o limitaciones as como las prioridades.
f. Informacin de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a
verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos.
g. Planeamiento para mejor uso de vehculos, imprenta, duplicadoras,
fotografa, etc.
6. Todos los titulares de rganos son responsables de supervisar la
aplicacin de pautas de austeridad del Abastecimiento en el mbito de su
competencia.
7. La aplicacin de medidas de austeridad no significa interferir el
funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad.
8. Peridicamente el rgano de Abastecimiento conducir y coordinar la
evaluacin de resultados y de aplicacin de medidas de austeridad, con
el fin de proponer su perfeccionamiento.
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

Pblica.
46
V.
CONTROL:
1. El Director General de Administracin o quien hace sus veces supervisar

las labores del rgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad,
los criterios de austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente las situaciones de
irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la
inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento.
3. Los titulares de rganos en sus acciones de control y supervisin pondrn
especial nfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan
a pautas de austeridad.
4. En casos de incumplimiento reiterado el rgano de Abastecimiento
aplicar directamente las pautas de austeridad en las necesidades y
solicitudes del rgano infractor; comunicando la medida al propio rgano
al del Control Interno y a la Direccin General de Administracin.
5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del
Abastecimiento aprobadas por la Alta Direccin o nivel que haya
delegado.
SA.07 VERIFICACIN DEL ESTADOS Y UTILIZACIN DE BIENES Y

SERVICIOS
SERVICIOS
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas en

representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la
constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes
como a los servicios.
La verificacin constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre
bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarios.
Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos siguientes: existencia o
presencia real del bien o del servicio (visto como accin o resultado); estado para
apreciar el grado de conservacin o deterioro del bien as como el resultado del
servicio; y condiciones de utilizacin, para constatar en que se emplea, lugar,
habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo
el empleo en beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines oficiales).
47
II.
FINALIDAD:
1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.

2. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar
un Abastecimiento ms eficaz.
3. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios
para la entidad.
III.
DESARROLLAR:
1. El rgano de Abastecimiento formular normas especficas de aplicacin

institucional para efecto de verificacin de bienes y servicios precisando
calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades.
2. El inventario fsico es una forma de verificacin. Bsicamente hay dos
tipos: general y de almacn.
a. El Director General de Administracin o quien hace sus veces es
responsable de disponer y aprobar los inventarios fsicos generales
de bienes en uso, por lo menos una vez al ao.
b. El titular del rgano de Abastecimiento hace lo propio con
inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el
almacn de su responsabilidad. Estos inventarios sern ms
frecuentes. Los resultados sern informados al Director General de
Administracin o quien hace sus veces. Adems, establece pautas
para inventariar bienes en todas las reas fsicas para custodia
existentes en la entidad, sea cual fuere su denominacin.
3. Es principio general que el acto de inventario no intervenga el personal
encargado de la custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia
para facilitar la identificacin y constatar el acto por inters individual.
4. Para realizar la verificacin denominada inventario fsico general, el
responsable constituir equipos especiales con personal de:
a. Contabilidad, para proporcionar informacin sobre los bienes
registrados (caractersticas, valor de adquisicin, depreciacin,
etc.) posteriormente.
b. Abastecimiento, para verificacin en unidades fsicas (ubicacin,
conservacin, unidades de medida), a fin de atender necesidades
de servicios.
c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.
48

d. Representante de la Direccin General de Administracin que lleva
el registro de cdigos identificatorios individuales de bienes, su
ubicacin y cargos de afectacin.
5. La verificacin ser realizada permanentemente por todos los titulare de
rgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la
entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo
documento fuente, procede la valuacin, aplicando las orientaciones del
Sistema de Contabilidad. La valuacin ser realizada por los rganos de
Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta.
7. El rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizar
verificaciones por muestreo a los bienes y servicios crticos con que
cuenta la entidad. El informe de los resultados ser remitido a los
siguientes:
a. Titular del rgano, responsable del bien y/o servicio para que
adopte las medidas necesarias.
b. El rgano de Control Interno
c. El Director General de administracin o quien hace sus veces.
8. Tal verificacin se orientar bsicamente, a constatar que los bienes y
servicios sean utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o
creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de
trabajadores de la entidad, y en condiciones que no signifique peligro para
el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.
9. La calificacin del estado de inutilidad del bien o servicio para el
funcionamiento de la entidad es otra forma de verificacin. El rgano de
Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado,
constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias. Al efecto
aplicar los criterios claros e inequvocos que haya establecido.
10. Para facilitar la verificacin toda afectacin de bienes o entrega de los
mismos se har constar en un documento a manera de cargo donde
figurarn los mismos se har del bien el Cdigo individual y nombres de
quienes reciben y entregan.
49
IV.
ALCANCE:
ALCANCE:

Pblica.
V.
CONTROL:
1. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces

supervisar el cumplimiento de los calendarios de verificaciones.
2. Las acciones de verificacin que asuma el rgano de Abastecimiento se
incluirn en el Plan de Actividades de la entidad.
3. Verificacin de la existencia y cumplimiento de normas sobre verificacin.
4. El titular del rgano respectivo y el servidor al que se asign el bien son
solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente
de la prdida, dao, deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de su
dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicacin
de disposiciones sobre verificacin fsica de bienes y servicios.
5. Todos los vehculos de propiedad del Estado llevarn pintado, en lugar
visible, un crculo con el nombre de la entidad que es afectado. Slo por
autorizacin expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales,
previamente fundamentados, se liberar de esa obligacin.
6. Se oficiar a las autoridades de trnsito para que informen de la
circulacin de vehculos del Estado fuera del horario establecido o que se
guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados
expresamente por el Titular de la entidad.
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
Las normas establecidas en los sistemas de Abastecimiento, su aplicacin nos
permitir:
Establecer controles internos, al momento de la adquisicin, ingreso y custodia
temporal de los bienes.
Racionalidad, a travs de la correcta distribucin de los bienes a las entidades.
Evitar la multiplicidad de esfuerzo realizando solo una adquisicin y
estableciendo un solo canal de ingreso y custodia de bienes las cuales
posteriormente sern enviadas a las entidades solicitantes.
50
NORMAS GENERALES
GENERALES DEL SISTEMA
DE PERSONAL
Estas normas fueron aprobadas mediante la Resolucin Jefatura N 052-80INAP/DNA el 21 de Marzo de 1980, el cual estipula que la Direccin Nacional de
Personal es la encarga de dictar las disposiciones que aseguren una ejecucin,
as como la necesidad de tener normas que regulasen aquellos hechos y
circunstancias que afecten o que tuviesen que ver con el Personal.
Por ese motivo, dentro de la resolucin se aprob lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ingreso de Personal
Declaracin Jurada de Bienes y Rentas
Control de Asistencia y Permanencia de Personal
Registro de Personal
Desplazamiento de Personal
Evaluacin del Comportamiento Laboral
Capacitacin de personal
Reglamento interno de Personal
51
01. INGRESO DE PERSONAL (*)

El ingreso de personal como empleado de carrera o como empleado
eventual ser mediante concurso; pudiendo ser este de conocimiento,
mritos u otros, que aseguren la seleccin de personal idneo para el
desempeo de los cargos.
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es el proceso por el cual el postulante, despus de haber superado los
requisitos del concurso de seleccin y segn orden de mritos alcanzado,
es nombrado o contratado, por resolucin de la autoridad competente, en
el nivel y lnea correspondiente. El cuadro de mritos contenido en el
proceso de seleccin tendr vigencia de seis (6) meses, considerndose
como candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual o similar
a la cual concursaron cuando no haya alcanzado plaza vacante.
II.
FINALIDAD:
Atraer y seleccionar personal idneo para el desempeo honesto, eficaz
y eficiente de la funcin pblica.
III.
ACCIONES A REALIZAR:
REALIZAR:
1.1 requerimiento de personal por los rganos que necesitan cubrir
plazas;
1.2 Designacin de la Comisin de Concursos de Ingreso
1.3 Elaboracin y aprobacin de las Bases para el Concurso
1.4 Convocatoria pblica de postulantes al Concurso;
1.5 Inscripcin de postulantes y recepcin de documentos
1.6 Estudio y verificacin de las solicitudes e informacin sustentatoria,
para determinar quines renen los requisitos mnimos exigidos
1.7 Calificacin del Currculum Pruebas de conocimientos; psicolgicas y
entrevista personal;
1.8 Elaboracin del Cuadro de mritos;
1.9 Publicacin de los resultados parciales y finales del Concurso;
1.10 Nombramiento o contrato del postulantes y/o postulantes,
segn orden de mritos.
1.11 Posesin del cargo e integracin del ambiente laboral
52

1.12 Evaluacin del periodo de prueba
IV.
ALCANCE:
La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la
administracin pblica excepto empresas a cargo del estado, bajo
responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las Oficinas
de Personal o de las que hagan sus veces.
V.
CONTROL:
Hojas de Verificacin sobre:
Concurso de Ingreso
Nombramiento de Personal
Contrato de Personal
Evaluacin de Personal
(*) Sustituye:
N.T.C N 150.01 "Seleccin de Personal" Res. Jet'. N 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar.
80.
02. DECLARACION JURADA DE BIENES (*)

Los trabajadores declararn los bienes y rentas que poseen
independientemente de su haber, permitiendo evaluar y comparar su
posicin financiera.
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es la accin administrativa de personal mediante el cual, el trabajador de
la administracin pblica, que corresponda declarar notarialmente los
bienes que posee, y rentas que percibe.
II.
OBJETIVO Y FINALIDAD:
FINALIDAD:
Determinar la situacin econmica del Servidor antes, durante y despus
del desempeo de sus cargos.
III.
REALIZAR:
1.1 La Oficina de Personal distribuir a los trabajadores, que corresponda
el formato para que declaren sus bienes y rentas en los plazos
determinados por la normatividad especfica,
1.2 Las Oficinas de personal, en los casos que se sealan, analizarn los
datos contenidos en dichas declaraciones.
53

1.3 Las Oficinas de Personal organizaran el archivo correspondiente a
esta informacin.
1.4 El incumplimiento o la presentacin dolosa de las declaraciones
juradas dar lugar a la aplicacin de las sanciones que pudiera
corresponder.
IV.
ALCANCE :
administracin responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes
de las Oficinas o de los que hagan sus veces.
V.
CONTROL:
Hoja de verificacin sobre declaracin jurada de bienes y rentas.
(*) Sustituye:
N. T. C, No 150.06 Obligatoriedad de Declaracin de Bienes y Rentas"
Res, Jef. N 052-80-INAP-DNP del 21. MAR 80.
03. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL (*)

Las entidades regularan y controlarn la asistencia y permanencia de los
trabajadores en su centro de trabajo.
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es la accin administrativa de personal mediante la cual se regula la
asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo, de
acuerdo con la jornada y horario establecido, y el control de cumplimiento
correspondiente.
II.
OBJETIVO Y FINALIDAD:
FINALIDAD:
Garantizar el cumplimiento de las horas efectivas de labor de cada
servicio, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas
vigentes.
III.
REALIZAR:
1.1
Las Oficinas de Personal elaborarn la Reglamentacin interna

sobre Asistencia y Permanencia ele los Trabajadores,
1.2
Las Oficinas de Personal mantendrn actualizados los Registros de

Control de Asistencia y Permanencia,
54

1.3
IV.
Los Jefes de las unidades orgnicas o funcionales de las Entidades

participaran en el proceso de control de la Asistencia y
Permanencia de los Servidores bajo su dependencia.
ALCANCE :
Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares,
y de los jefes de las Oficinas de Personal o de las que las hagan de
sus veces.
V.
CONTROL:
Hoja de Verificacin sobre Control de Asistencia y Permanencia.
(*) Sustituye:
N.T.C., N 150.07 Control de Asistencia de Personal Res. Jef. N 052-80-INAP-DNP
del 21.MAR.80
04. REGISTRO DE PERSONAL (*)

Las entidades organizarn y mantendrn permanentemente actualizado
el Registro de Trabajadores.
I.
CONCEPTO
Es la accin administrativa de personal mediante la cual y a travs de un
conjunto de procedimientos se registran datos de los trabajadores que
ingresan al Sector Pblico archivando la documentacin sustentatoria
correspondiente.
II.
FINALIDAD:
Contar con la informacin administrativa de cada servidor, y posibilitar su
desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en
forma oportuna.
III.
REALIZAR:
3.1
Las Oficinas de Personal registrarn los datos de los servidores de

su entidad y los conservarn en forma ordenada y de fcil
identificacin a fin de utilizarlos adecuadamente en las diferentes
acciones de personal y de proporcionar la informacin que se
requiera.
55

3.2
Las Oficinas de Personal elaborarn las estadsticas

correspondientes y mantendrn actualizadas las fechas y los
legajos personales.
3.3
La Oficina Central de Sistema de Personal llevar el Registro

General de los Trabajadores de la Administracin Pblica.
IV.
ALCANCE :
Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares,
y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.
V.
CONTROL:
Hoja de Verificacin sobre Registro de Personal.
(*) Sustituye:
N.T.C. No 150.09 Organizacin del Archivo de Personal Res. Jef. N 052-80-INAPDNP del 21.MAR.80
05. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL (*)

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es la accin administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un
trabajador permanente de la Administracin Pblica a desempear otras
funciones compatibles con el cargo que tenia o del cual es titulado, segn
sea el caso.
II.
FINALIDAD:
Elevar y ampliar los conocimientos y experiencia del servidor pblico para
una administracin eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo
personal.
III.
REALIZAR:
1.1
En cada entidad se analizarn las evaluaciones del cumplimiento

de metas cuya realizacin es de responsabilidad de los
trabajadores, asimismo, se analizar su calificacin y la evaluacin
del comportamiento laboral de los mismos, as como, las
recomendaciones de sus jefes inmediatos, para cuando
corresponda, determinar su desplazamiento, por Resolucin del
nivel pertinente.
1.2
El desplazamiento de debe realizarse peridicamente y en funcin
56

de los requerimientos de cargos compatibles con la especialidad y
con el nivel de carrera del trabajador.
1.3
IV.
El trabajador que deba desplazarse har la respectiva entrega de

cargo, segn las disposiciones vigentes sobre el particular.
ALCANCE :
Administracin Pblica bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y
de los Jefes, de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.
V.
Hoja de verificacin sobre Desplazamiento de Personal.
(*) Sustituye:
N.T.C. No 150.09 Organizacin del Archivo de Personal Res. Jef. N 052-80-INAP-DNP
del 21.MAR.80
06. EVALUACION DEL COMPORTAMIENTO LABORAL

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es el proceso tcnico de personal a travs del cual en forma integral
sistemtica y continua, por parte de los jefes inmediatos, se valora el
conjunto de actitudes, aptitudes, rendimiento y comportamiento social del
trabajador de la Administracin Pblica en el cumplimiento de sus
funciones, en trminos de oportunidad, calidad y cantidad de los bienes,
servicios producidos, y de armona laboral.
II.
OBJETO O FINALIDAD:
FINALIDAD:
Valorar con la mayor objetividad posible en el comportamiento laboral del
trabajador, para lograr un mejor desarrollo personal e institucional en la
Administracin Pblica.
III.
REALIZAR:
1.1
Elaboracin de normas y mtodos para efectuar la evaluacin del

comportamiento laboral de los trabajadores de la Administracin
Pblica.
1.2
Formalizacin peridica de a Evaluacin de comportamiento

laboral de los trabajadores de la Administracin Pblica.
57

1.3
IV.
Desarrollo
de
planes
de
capacitacin,
incentivacin,
desplazamiento y otras acciones de personal que coadyuven al
mejor desarrollo personal en la funcin pblica.
ALCANCE:
La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la
Administracin Pblica, bajo responsabilidades de sus respectivos
titulares y de los Jefes de la Oficinas de Personal o de las que hagan sus
veces.
V.
CONTROL:
Hoja de verificacin sobre evaluacin del Comportamiento Laboral.
Sustituye:
N.T.C. No 150.09 Rotacin de Personal Res. Jef. N 052-80-INAP-DNP del 21.MAR.80
07. CAPACITACION DEL PERSONAL (*)

Se promover el perfeccionamiento de los trabajadores de la
Administracin Pblica, a fin de contribuir a su desarrollo personal, para
un mejor desempeo de la funcin Pblica.
I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es el proceso sistemtico de perfeccionamiento y/o adquisicin de
conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificacin y un
mejor ejercicio de la funcin pblica.
II.
OBJETIVO O FINALIDAD
FINALIDAD:
NALIDAD:
Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la
Administracin Pblica para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor
ejercicio de la funcin pblico.
III.
REALIZAR:
1.1
establecimiento de polticas institucionales de capacitacin.
1.2
Establecimiento de normas y mtodos para efectuar

capacitacin de los trabajadores de la Administracin Pblica.
1.3
Participacin en la elaboracin del plan institucional de acciones de

capacitacin a corto y mediano plazo.
la
58

1.4
Participacin en la ejecucin del plan institucional de capacitacin

previa las coordinaciones con los centros de capacitacin estatales
y no estatales.
1.5
Informe final de cada una de las acciones de capacitacin.
1.6
Evaluacin del cumplimiento del Plan de capacitacin.
IV.
ALCANCE:
La presente norma ser la aplicacin en todas las entidades de la
Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares
V.
CONTROL:
Hoja de verificacin sobre evaluacin del Comportamiento Laboral.
Sustituye:
N.T.C. No 150.09 Honestidad de los Servidores Res. Jef. N 052-80-INAP-DNP del
21.MAR.80
08. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL (*)

I.
CONCEPTO:
CONCEPTO:
Es el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones
laborales dentro de la Entidad, los deberes y derechos correspondientes,
as como las competencias jerrquicas organizacionales, para la normal
marcha administrativa.
II.
FINALIDAD:
Lograr comportamientos laborales adecuados al cumplimiento de los
objetivos de la Entidad.
III.
REALIZAR:
1.1
Las Oficinas de Personal elaborarn los Reglamentos Internos de

Personal, que sern aprobados por Resolucin del Titular de la
Entidad o el funcionario autorizado por delegacin.
1.2
El Reglamento se adecuar a la normatividad legal y administrativa

vigente, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la
organizacin.
59
IV.
1.3
Las Oficinas de Personal difundirn los reglamentos Internos de

Personal a todos los servidores de la Entidad para su adecuado
cumplimiento.
1.4
Las Oficinas de Personal evaluarn peridicamente, el grado de

cumplimiento e introducirn las adecuaciones pertinentes.
ALCANCE :
Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares
V.
MECANISMO DE CONTROL
Hoja de Verificacin sobre evaluacin del Comportamiento Laboral.
(*) Sustituye
N.T.C. No 150.09 Reglamento Interno de Personal Res. Jef. N 052-80-INAP-DNP del
21.MAR.80
CONCLUSIN:
CONCLUSIN:
Las normas establecidas en los sistemas de Personal, su aplicacin nos
permitir:
Seleccin eficiente y eficaz del Personal, a travs de una previa evaluacin de
seleccin con la finalidad de reclutar al personal idneo.
Optimizacin del personal, un seguimiento posterior a su ingreso y el
desplazamiento de reas de la entidad con la finalidad de ampliar su
conocimiento y experiencia.
Comportamientos adecuados dentro de la entidad, a travs de la aplicacin de
un control de asistencia y permanencia, un registro de personal y un reglamento
interno de Personal.
60
61

DE CONTABILIDAD
0.5 VALUACIN Y DEPRECIACIN DEL ACTIVO FIJO:

Como ejemplo de esta norma , presentaremos el instructivo N2: CRITERIO
DE VALUACIN DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO,METODO Y
PORCENTAJES DE DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN DE LOS BIENES
DEL ACTIVO FIJO E INFRAESTRUCTURA PUBLICA, en la cual se dar a
conocer la metodologa a seguir para la valuacin y depreciacin de los
bienes del Estado.
62

DE TESORERA
NGTNGT-06 Uso del fondo fijo para caja chica
Como ejemplo de esta norma, presentaremos la Resolucin Directoral
N001-2014-MIMP/OGA en la cual se requiere la aper tura de Caja Chica
para el Ao Fiscal 2014, en el cual estar establecido su monto.
Segn indica esta norma, se atendern pagos en efectivo, cuando se trate
de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y
otros gastos menudos, as como, el pago de jornales de servidores letrados
y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados.
63

DE ABASTECIMIENTO
SA.03 ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE INFORMACIN
INFORMACIN PARA EL
ABSTECIMIENTO
Como ejemplo de esta norma, presentaremos la Resolucin Ministerial N 4482013/MIMSA, del 18 de julio de 2013; en la cual se aprob el Listado de Productos
Farmacuticos para la compra corporativa para el abastecimiento del ao 2014.
La informacin que se presenta es necesaria para que todos los rganos de una
entidad la utilicen en toda accin de abastecimiento, siguiendo las pautas y
previsiones contenidas en las normas tcnicas del sistema.
Y de esta manera permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a
cualquier nivel, se sustenten en el conocimiento previo de la realidad administrativa.
64

DE PERSONAL
08 REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL (*)
Es el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones
laborales dentro de la Entidad, los deberes y derechos correspondientes,
as como las competencias jerrquicas organizacionales, para la normal
marcha administrativa.
Como ejemplo de esta norma, presentaremos el Reglamento Interno de
trabajo del Poder Judicial.
65

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