Realizaremos la combinacin de correspondencia a partir de una carta modelo.
Crearemos una carta y a su vez realizaremos una base de datos que utilizaremos para la creacin de correspondencia.
I.
En la Barra de Herramientas, nos dirigimos a la opcin Correspondencia;
II.
Para comenzar nuestro proyecto de Correspondencia nos dirigimos a
Iniciar combinacin de correspondencia y seleccionamos Cartas.
III.
Escriba en su carta el siguiente texto.
IV.
Luego de escribir la carta hacemos vamos a la opcin Seleccionar
Destinatarios y elegir la opcin Escribir Nueva Lista.
NOTA: Si ya tuviramos creada una
base de datos o poseemos ms de una base de datos, la seleccionamos de la opcin Usar Lista Existente y poder realizar la combinacin correspondencia..
V.
Si la lista de direcciones tiene ms campos de los que necesitamos o
necesitamos cambiar alguno de estos campos, pulsamos Personalizar Columnas.
VI.
Podemos eliminar cualquier campo que no necesitemos, seleccionndolo
y pulsando el botn eliminar. Podemos adems, cambiar el nombre de alguno de los cambios en la opcin Cambiar Nombre.
En nuestra carta eliminaremos los campos Tratamiento, Campo de Direccin 2.
Provincia o estado, telfono Privado y colocamos Aceptar
VII.
A continuacin, comenzamos a introducir los datos de nuestros
destinatarios para nuestra carta.
Nota: Para agregar un nuevo destinatario en nuestra base de datos presione la
opcin Nueva Entrada y si quiere eliminar un destinatario, va a la opcin Eliminar Entrada. Luego de Ingresar los datos de nuestros destinatarios, coloque Aceptar. VIII.
A continuacin debemos guardar nuestra base de datos, Word nos lleva
por defecto a la carpeta Mis archivos de origen de datos, podemos elegir cualquier otra carpeta, pero en nuestra carta nos quedaremos la carpeta por defecto.
Y llamaremos a nuestra base de Datos Agenda y luego presionamos Guardar.
IX.
A partir de este paso, lo que debemos hacer es insertar los cambios
combinatorios en la base de datos en los lugares del texto donde corresponda.
Para ello, vamos a la opcin Escribir e Insertar Campos y vamos a Insertar
campo combinado.
X.
Colocamos el cursor en el lugar del texto donde queremos insertar el
campo y en insertar campos combinados pulsamos el campo que queremos agregar en esa posicin. COMO POR EJEMPLO:
Repetimos esta accin con los dems campos.
XI.
La carta modelo, ya se encuentra conectada con la base de datos, ya
que hemos insertado los campos de combinacin en ella. Podemos revisar nuestro trabajo con la pestaa Vista Previa.
XII.
Para finalizar la combinacin debemos ir a la opcin Finalizar y
combinar, elegimos la opcin Editar documentos individuales.
XIII.
Combinamos Todos los registros y pulsamos Aceptar.