Trabajo de Investigacin

GESTIN DEL CONOCIMIENTO

CARRERA: ADMINISTRACIN Y
GESTIN DE EMPRESAS

2015

CICL: 8vo VIRTUAL I

PRFESR: SAMUEL HUAMAN
BAND
ALUMN: CLAUDIA ARAMBURU
CAMPS

Trabajo de
Investigacion

GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Claudia Arambur

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Contenido
Contenido
DESARROLLO ..................................................................................................................................................................... 3
INTRODUCCION................................................................................................................................................................. 4
RESUMEN EJECUTIVO ....................................................................................................................................................... 5
ANLISIS DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN....................................................................................................... 6
PRINCIPALES ACTIVOS DE CAPITAL INTELECTUAL DE LA ORGANIZACIN .................................................................... 7
OBJETIVOS ..................................................................................................................................................................... 8
PLANIFICACIN DEL PROYECTO DE GESTION DEL CONOCIMIENTO ............................................................................. 9
AUDITORA DE LA INFORMACIN Y MAPA Y ESTRUCTURA DEL CONOCIMIENTO ..................................................... 10
PRINCIPALES STAKEHOLDERS O GRUPOS DE INTERS ................................................................................................ 10
DESARROLLO DE LA AUDITORA DE LA INFORMACIN .............................................................................................. 11
DESARROLLO DE LA INTRANET DEL CONOCIMIENTO ................................................................................................. 12
EVALUACIN Y SEGUIMIENTO .................................................................................................................................... 13
CRONOGRAMA FINAL ................................................................................................................................................. 13
ANEXOS ....................................................................................................................................................................... 14
CONCLUSIONES ........................................................................................................................................................... 15

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DESARROLLO
Elabora un Proyecto de Gestin del Conocimiento del lugar donde trabajas o de alguno otro. Sigue como modelo el
siguiente de una empresa cubana:
http://dspace.universia.net/bitstream/2024/977/1/ProyectoGC-EmpresaCubana.pdf

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INTRODUCCION
El presente proyecto surge ante la necesidad de gestionar adecuadamente el conocimiento que generaran sus
integrantes da a da y del valor que puede aportar a la hora de cumplir sus objetivos. Se propone la definicin de un
Sistema de Gestin del Conocimiento de una empresa de Ventas de Tecnologa que cubre tres objetivos especficos:
Auditora de la Informacin, impulso de Comunidades de Prctica y creacin de una Intranet del Conocimiento. El
desarrollo del proyecto se basa en el modelo ADDIE (Anlisis, Diseo, Desarrollo, Implementacin y Evaluacin).
La Gestin del Conocimiento es la encargada de reunir, analizar, almacenar y compartir el conocimiento e
informacin de la organizacin. El objetivo principal del proceso consiste en mejorar la eficiencia, reduciendo la
necesidad de redescubrir el conocimiento. La Gestin del Conocimiento contribuye a mejorar la calidad de las
decisiones que se adoptan en una organizacin, al garantizar que aquellos a quien corresponde tomarlas disponen
de informacin segura y fiable. Sin embargo, una organizacin puede tener las herramientas adecuadas para
registrar y organizar los datos, pero los buenos propsitos pueden no llegar a materializarse nunca si no existe una
unidad de Gestin del Conocimiento que impulse, coordine y estructure el proceso para:
Garantizar que el personal hace uso de las herramientas, tanto para registrar como para consultar los datos
disponibles. Evaluar los datos recogidos, velando por que estn permanentemente actualizados.
Analizar las necesidades de informacin de ciertos departamentos y coordinar la correcta transferencia de
conocimiento desde aquellos que poseen los datos.
Estas funciones requieren, de quienes desempean las labores de Gestin del Conocimiento, un entendimiento
profundo de los procesos que se desarrollan en la organizacin, as como una constante monitorizacin del registro,
organizacin y aprovechamiento de los datos.
Los beneficios obtenidos de una correcta Gestin del Conocimiento son numerosos:
No se duplica el trabajo innecesariamente. Si surge un problema que ya se present en el pasado, pueden
recuperarse con facilidad los detalles de la solucin aplicada entonces, ahorrando tiempo y esfuerzo.
Mejor aprovechamiento de los recursos existentes.
Prevencin de situaciones de desinformacin en caso de faltar los propietarios de los datos de acceso a una
aplicacin, de contacto con un cliente, etc.

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RESUMEN EJECUTIVO
Los activos intangibles estn presentes en todas las empresas. Por otra parte, los servicios, en esencia intangibles,
son el producto principal que la institucin genera, ms aun cuando hablamos de ventas de Software.
Una correcta gestin del conocimiento aportar: reduccin de costes, reutilizando conocimientos y difundiendo las
mejores prcticas; fomentar el aprendizaje de los Gerentes e implicacin en la Gestin del Conocimiento, a travs de
programas que fomenten la innovacin y la creatividad; motivacin de los empleados, ya que se tienen ms en
cuenta sus opiniones y experiencia. El objetivo del proyecto es la implantacin de un SGC que ayude a gestionar
correctamente la informacin y los conocimientos que obtiene y genera la organizacin para ponerlos en valor y
mejorar los servicios ofrecidos a los clientes, reduciendo costos tanto salariales como de formacin del personal. El
SGC establecer procesos, servicios y polticas activas de apoyo al ciclo de generacin de conocimiento en base al
modelo SECI de Nonaka y Takeuchi: Socializacin, Externalizacin, Combinacin e Internalizacin. Este modelo incide
en cmo el conocimiento es creado por las personas y potencia la generacin de conocimiento organizacional
mediante el apoyo a los individuos y a los procesos de creacin y transformacin de conocimiento.
Empresa: Datco Peru SAC
Empleados: 50
Ubicacin: San isidro
Rubro: Asesora y Venta de Tecnologa.

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ANLISIS DE NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN

La misin de DATCO Per es ofrecer un servicio de calidad, dando una respuesta eficaz, eficiente a las necesidades
de sus clientes, en igualdad de acceso, con el objetivo de solucionar sus problemas. Al tratarse Datco Per de una
empresa de ventas la cual se rige por arduos parmetros de competitividad respecto a los que podran utilizarse en
una empresa familiar son distintos. Datco Per provee servicios en el que la rentabilidad obtenida se mide por su
relacin coste/beneficio en trminos monetarios. La correcta Gestin del Conocimiento mejorar la prestacin de los
servicios y ahorrar costes. La implantacin de este proyecto en DATCO contribuir a mejorar su imagen respecto a
otras empresas.
Datco Per cuenta actualmente con la suficiente conectividad y equipamiento para cumplir los objetivos propuestos.
Todos los empleados tienen acceso a un puesto de trabajo conectado en red y tiene capacidad suficiente para
acoger una nueva Intranet. Por otra parte el personal involucrado en la implantacin de la gestin de conocimiento
cuenta con el equipamiento y las herramientas adecuadas para la correcta realizacin de sus tareas.

SISTEMA DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO PARA DATCO PERU

El Sistema de Gestin de Conocimiento que se implantar en Datco Per, tomar como modelo el de Nonaka y
Takeuchi que incide en cmo el conocimiento es creado por las personas y potencia la generacin de conocimiento
organizacional mediante el apoyo a los individuos y procesos de creacin y transformacin de conocimiento. Nonaka
y Takeuchi (1995) clasifican el conocimiento en tcito y explcito. El conocimiento explcito es aquel que puede ser
estructurado, almacenado y distribuido, y el tcito es aquel que forma parte de las experiencias de aprendizaje
personales de cada individuo y que resulta sumamente complicado, si no imposible, de estructurar, almacenar y
distribuir. Est cercano al talento, al arte o a un determinado modelo mental, y se compone de actitudes,
capacidades y de la mayora de los conocimientos abstractos, complejos o sofisticados de las personas. Se debe
prestar especial atencin a los procesos que rigen la transformacin del conocimiento de un tipo a otro, ya que es la
va clave tanto de transmisin como de consolidacin del conocimiento dentro de la organizacin y, tambin, hacia
el exterior. No olvidemos que el conocimiento es un activo intangible que tiene un valor que no debemos
desperdiciar. La espiral del proceso del conocimiento propuesta por Nonaka y Takeuchi describe los cuatro procesos
que dan lugar a las diferentes transformaciones del conocimiento. Se denomina la espiral SECI (Socializacin,
Externalizacin, Combinacin e Internalizacin):

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PRINCIPALES ACTIVOS DE CAPITAL INTELECTUAL DE LA ORGANIZACIN

Con el modelo Intelec (Euroforum, 1998) pueden utilizarse una serie de elementos, determinados por cada
organizacin en funcin de la estrategia, para medir los tres bloques del capital intelectual: capital humano,
estructural y relacional. Adems establece que los indicadores tratarn de dar una imagen de la organizacin tanto
en el presente como en el futuro. Para DATCO Per se definen los siguientes indicadores:
CAPITAL HUMANO
Plantilla de trabajadores (Nmero de trabajadores % de nuevos contratos anuales)
Sustituiblidad del personas (% personas clave % personas con baja sustituibilidad)
Rotacin de personal ( N incorporaciones/n de salidas)
Cualificacin del personal ( % licenciados % diplomados) y (% con estudios secundarios % con estudios
primarios)
Formacin trabajadores (Horas formacin persona/ao)
CAPITAL ESTRUCTURAL
Procedimientos (N de procedimientos Duracin x procedimiento % procedimientos documentados)
Calidad Certificaciones obtenidas
Tecnologa N de ordenadores / plantilla N de impresoras / plantilla % Acceso a banda ancha N de bases de
datos % de personal con correo electrnico interno
CAPITAL RELACIONAL
Base de usuarios N de usuarios
Lealtad de usuarios % de usuarios que adquiere los servicios
Satisfaccin de usuarios ndice de satisfaccin (mediante encuestas)
Feedback N de reclamaciones N de sugerencias
Reputacin N de referencias positivas en los medios N de referencias negativas en los medios
Notoriedad en redes sociales N de contactos en redes sociales N de mensajes recibidos / enviados en redes
sociales
Web Posicionamiento en buscadores N de visitantes / ao Porcentaje medio de rebote Porcentaje medio de
retorno Media de pginas vistas / visita

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OBJETIVOS
El objetivo del proyecto es la implantacin de un Sistema de Gestin del Conocimiento que ayude a gestionar
correctamente la informacin que recoge y genera la organizacin y los conocimientos obtenidos por la misma, para
ello se definen los siguientes objetivos especficos:
Inventariar y auditar los activos del conocimiento de la organizacin mediante una Auditora de la Informacin.
Promover la creacin de comunidades de prcticas en el seno de la organizacin.
Establecer y promover una Intranet del conocimiento como herramienta de repositorio y difusin
La ejecucin de estos objetivos dar lugar a una serie de servicios, procesos y recursos accesibles para el usuario
clasificados dentro del ciclo SECI:
SOCIALIZACIN
Encuentros de brainstroming entre los miembros de diferentes reas para compartir y discutir ideas.
Espacio de descanso comn donde los trabajadores, adems de relajarse o tomar un caf, puedan relacionarse
libremente e intercambiar experiencias.
Nuevas redes de comunicaciones entre los empleados.
Grupos de trabajo con objetivos y compromisos comunes.
Comunidades de prcticas en la organizacin, de forma que los integrantes puedan obtener ayuda de las mismas y
se promueva la transmisin del conocimiento.
EXTERNALIZACIN
Posibilidad de realizar y compartir informes sobre su experiencia en los proyectos donde participan.
Inventario de los conocimientos clave para la organizacin.
Identificacin de las fuentes principales de informacin y conocimiento.
Definicin de procesos para almacenar y estructurar conocimiento.
Mapa del conocimiento de la organizacin.
Infraestructura tecnolgica de almacenamiento y recuperacin del conocimiento.
COMBINACIN
"Lecciones aprendidas" en la realizacin de proyectos en base a los informes que se han ido redactando a lo largo
de su desarrollo.
INTERNALIZACIN
Promocin del trabajo en grupo entre los integrantes de la organizacin.
Polticas de rotacin de personal para compartir conocimiento entre expertos y aprendices.
Cultura organizacional que motiva a los trabajadores a compartir la informacin.

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PLANIFICACIN DEL PROYECTO DE GESTION DEL CONOCIMIENTO

El primer paso ser establecer un equipo de trabajo, designando a un Coordinador de Proyecto, personal de apoyo y
determinar las personas encargas como enlaces con las diferentes reas de Datco Per.
El siguiente paso ser realizar un anlisis de la situacin existente: inventariar las infraestructuras actuales, estudiar
los objetivos estratgicos de la organizacin y alinear estos objetivos con los objetivos esperados de la implantacin
de la Gestin del Conocimiento. En esta etapa se auditaran los activos de conocimiento de la organizacin. La
siguiente etapa sera disear la infraestructura de Gestin de Conocimiento en funcin de los objetivos especficos y
de las necesidades presentes y futuras establecidas en etapa anterior.
Se establecer un plan de adaptabilidad y progresin del sistema de GC en previsin de los posibles cambios en el
futuro. Una vez definido lo anterior, ya es posible comenzar a implantar y desarrollar el sistema de GC, coordinando
a las personas y realizando los esfuerzos necesarios para el desarrollo de todo el proyecto.
Finalmente se realizar peridicamente una evaluacin y control de las acciones tomadas para ajustar el sistema en
funcin de las necesidades y los resultados. Esta etapa es sumamente importante para conocer los resultados tanto
en trminos de rendimiento real como en la percepcin de los resultados por parte del resto de la organizacin y los
usuarios.

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AUDITORA DE LA INFORMACIN Y MAPA Y ESTRUCTURA DEL CONOCIMIENTO

La Auditora de la Informacin (AI) ser el paso previo y necesario para establecer un Sistema de Gestin del
Conocimiento en la organizacin.
El objetivo principal de la auditora que se plantea es identificar las necesidades de informacin, recursos, flujos y
procesos de Datco, lo que ser tambin necesario para realizar su mapa del conocimiento.
Para ello la AI:
Identificar los recursos de informacin existentes dentro de Datco
Determinar qu recursos y servicios son claves para lograr los objetivos estratgicos.
Revelar las necesidades de informacin clave, tanto interna como externa, del personal.
Establecer que tipo de informacin se produce dentro de la organizacin y los flujos internos y hacia el exterior
de la misma.
Indicar cul es el nivel de importancia que los distintos responsables dan a al recurso informacin y la necesidad
de establecer polticas de gestin del conocimiento.
Indicar el nivel de uso de las tecnologas de la informacin en la organizacin.
Se propondrn una serie de mejoras y recomendaciones para mejorar la eficacia y la eficiencia de la gestin de la
informacin y el conocimiento en la organizacin. La auditora planteada tendr un alcance global a la organizacin y
afectar a todos los departamentos. Datco cuenta con 3 reas funcionales: rea Comercial, Administracin de
Ventas, rea de Servicios Profesionales. Todas las reas hacen uso intensivo de la informacin y sus objetivos
especficos deben estar alineados con los objetivos estratgicos de la Administracin.

PRINCIPALES STAKEHOLDERS O GRUPOS DE INTERS

La AI estudiar a los actores que utilizan y producen informacin en la organizacin. En la auditora se identificar
qu lugar ocupa cada uno, a quin reportan y de quin obtienen informacin, su rea de especializacin, qu nivel
de cultura de la informacin tienen y su formacin al respecto, cul es su red de contactos, cmo y con qu finalidad
utilizan la informacin, el valor aadido que les aporta sta y qu relacin tienen con los gestores de la informacin.
En DATCO en particular hemos identificado 03 reas funcionales, los actores principales de cada rea sern:
1. Gerentes (grupo A): son funcionarios responsables del correcto funcionamiento del rea o reas asignadas.
Organizan el rea, controlan la ejecucin del presupuesto, emiten informes, redactan los planes estratgicos a corto,
medio y largo plazo y supervisan el trabajo diario. Son los que ms informacin utilizan y generan en la organizacin.
2. Gerentes de Ventas (grupo B): coordinan el trabajo de los subordinados que tienen a su cargo y redactan
informes. Colaboran en tareas de gestin comercial superior y de gestin operativa.
3. Personal administrativo (grupo C): En esta categora englobamos al personal que realiza tareas administrativas de
gestin, tramitacin y colaboracin con el nivel superior.

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DESARROLLO DE LA AUDITORA DE LA INFORMACIN

PRINCIPALES HALLAZGOS DEL PROCESO

La AI nos permitir identificar informacin crtica para el buen funcionamiento de la organizacin y el cumplimiento
de los objetivos estratgicos de la misma. La auditora dar como resultado una fotografa detallada de lo que la
organizacin hace con la informacin y los objetivos que se pretenden alcanzar, los conocimientos y la informacin
necesaria que es preciso contrastar con la situacin ideal. Los resultados de la auditora respondern a preguntas
como:
Qu recursos de informacin existen en Datco? Cmo se utilizan los recursos de informacin dentro de la
organizacin? Cules son las necesidades de informacin del personal? Qu tipo de informacin se produce en
el Datco? Cules son las necesidades de informacin crticas? Qu procesos utilizan la informacin de forma
eficiente o de forma deficiente y aaden valor a los objetivos organizativos Dnde se almacena la informacin?
Existen duplicidades? Los formatos en los que se guarda la informacin son correctos? Quin/es es/son
responsable/s de crear o gestionar la informacin? Cmo circula la informacin tanto dentro Datco como con su
entorno exterior? Qu valor podemos asignar a la informacin?

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DESARROLLO DE LA INTRANET DEL CONOCIMIENTO

El proyecto requiere la implementacin de un espacio colaborativo donde el personal de la organizacin pueda
compartir experiencias y conocimientos relevantes con el resto de compaeros. El objetivo es fomentar los procesos
de conversin del conocimiento entre los integrantes de la organizacin para mejorar la calidad de los servicios
ofrecidos y fomentar un ambiente creativo y colaborativo del que nazcan nuevas ideas y oportunidades.
BENEFICIOS DE LA INTRANET EN DATCO:
COMUNICACIN INTERACTIVA ENTRE TODOS LOS INTEGRANTES DE LA ORGANIZACIN. Dicho de otra forma,
correo electrnico, grupos de noticias y otras aplicaciones que sirvan para hacer llegar, a todos los implicados en un
proyecto la informacin sobre los acontecimientos de forma rpida y segura.
FORMACIN Y ENTRENAMIENTO. Gracias a las tcnicas multimedia se puede solucionar una amplia gama de
necesidades de formacin, entrenamiento y asistencia tcnica.
VENTAS. Uno de los componentes clave y uno de los que representa los mayores retos tecnolgicos para los
desarrolladores. La prctica demuestra que en este componente las aplicaciones ms comunes son:
1. Demos multimedia sobre productos y servicios.
2. Especificaciones sobre productos y servicios.
3.- Relacin entre competitividad y la cooperacin
EXTRANET E INTRANET DE DATCO :
http://www.grupodatco.net/newsletter/notidatco-agosto.html
http://intranet/grupodtco/datcoperu.introduccion

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EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
Indicadores de control del proyecto
Una vez se ha establecido la planificacin y los recursos previstos para realizar el proyecto se establecern tres tipos
de indicadores que indicarn cmo se desarrolla y cumple con los requisitos de tiempo, costes y recursos.
Indicadores de tiempo:
Metas marcadas en la agenda del proyecto.
Informes de desarrollo del proyecto.
Cambios en el proyecto, ya sea por peticiones o por decisin del equipo de trabajo.
La lnea base del presupuesto permitir controlar los sobrecostes en el proyecto.
Control de cambios en el presupuesto que modifican la lnea base.
La Auditora de la Informacin da como resultado un informe con una serie de acciones y recomendaciones a
ejecutar en la organizacin. Sobre este punto se nombrar un equipo de seguimiento que controle y documente su
cumplimiento. El encargado de coordinar este seguimiento ser el gerente del conocimiento, bajo la mxima
autoridad en este caso el Gerente General de Datco Per. Adems, una Auditora de la Informacin es un proceso
que debe llevarse a cabo cada cierto tiempo. Para ello, ser incorporada como una actividad ms dentro de los
procesos de gestin de la informacin de la organizacin, realizando auditoras globales con carcter bianual o
trianual y auditoras parciales en reas intensivas en el uso de conocimiento de forma anual.

CRONOGRAMA FINAL

Auditora de la Informacin: 180 das Diseo del SGC: 120 das Desarrollo: 120 das Intranet del Conocimiento:
50 das Implementacin del SGC: 240 das Evaluacin: 60 das

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ANEXOS
Ejemplo de Cuestionario de auditoria de la informacin:

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CONCLUSIONES
La Gestin del conocimiento son mtodos y herramientas que nos permiten identificar, seleccionar, y capitalizar el
conocimiento de modo de beneficio a la organizacin.
El rendimiento de una empresa depende directamente de las competencias, de la experiencia y los conocimientos
comerciales individuales.
Las herramientas de la gestin de conocimiento son repositorios de informacin estructurada que permiten el
enlace entre los grupos de trabajo.
Una ventaja competitiva es ese toque que hace diferente a los productos de otros, as como la marca, el servicio que
da al cliente. Esto mejora la comunicacin interpersonal y la calidad de servicio.
La empresa siempre debe de tratar que los objetivos y los procesos del negocio se alineen al conocimiento
adquirido, esto se da por medio de las estrategias propuestas de acuerdo a la demanda del mercado.
La principal meta de la gestin del conocimiento es la de mejorar los servicios a travs de la captura, difusin y
aplicacin de conocimientos colectivos para tomar decisiones.
Igualmente es importante no dejar de mencionar que el proceso para implantar este tipo de sistemas de
informacin y conocimiento no es nada fcil, ya que presenta un esfuerzo, en el que todas las reas de la
organizacin, as como el compromiso de los integrantes para documentar toda la informacin que pueda llegar a
ser compartida en la base de datos, porque el xito depende en que la informacin est documentada en forma
adecuada, y pueda utilizarse en el futuro.
Estamos convencidos que el xito que se logre con la gestin del conocimiento abrir el camino para que el resto de
los componentes del Capital Intelectual (incluye otros aspectos adems del conocimiento) sean reconocidos y
tengan su lugar en los registros y en los estados contables. De esta forma, la brecha entre el valor contable y el valor
de mercado de los patrimonios se ir cerrando de manera firme y sostenida, permitiendo unificar bajo un mismo
sistema y una misma base de datos toda la informacin necesaria para, en lo interno, tener el control integral de las
organizaciones y de estas hacia afuera, mostrar una situacin patrimonial mucho ms completa y cercana a su valor
de mercado.

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