1.

Tendo em conta as caractersticas especficas dos eventos, explique o papel que

estes podem desempenhar no mbito da oferta turstica/ Que papel podem os
eventos desempenhar ao nvel da estruturao da oferta turstica?
Atravs de um evento, podemos atribuir um carcter nico e singular a qualquer
componente da oferta turstica, seja este natural ou cultural, criando uma memria
positiva cujos efeitos se podem prolongar no tempo. O papel dos eventos no mbito
da oferta turstica depende de vrios factores, sendo um deles a motivao que se
divide em animao e atraco, quando os turistas se deslocam a um local por
atraco, significa que se deslocam de propsito para um determinado local, seja por
motivos naturais ou artificiais. A animao, so actividades que complementam a
atraco, uma vez que o turista no est espera. Outro factor em que os eventos
afectam a oferta turstica a criao da imagem do destino turstico, seja esta
negativa ou positiva. Ainda tem um papel fundamental no que diz respeito
notoriedade do destino turstico a nvel internacional.
2. O Plano Estratgico Nacional do Turismo estabelece os Eventos como um dos 11
projectos fundamentais para a execuo das linhas de orientao estratgica, tanto
ao nvel dos mega - eventos, como da animao local. Comente a afirmao, tendo
em conta o papel dos eventos no panorama do turismo.
Os eventos so um forte potenciador do aumento dos fluxos tursticos, devido s suas
caractersticas que fazem com que os turistas se desloquem para participarem. Devido
a isso, o PENT define como necessria a realizao de 1 ou 2 mega - eventos por
dcada para melhoria da oferta e notoriedade do destino e, a promoo de um
calendrio nacional de eventos, composto por 10 a 12 eventos de projeco
internacional que contribuam para uma melhoria da imagem de marca do destino.
Dever tambm ser assegurada animao local nas principais zonas tursticas para
finalizar o turista.
3. Explique a relevncia do planeamento estratgico para o sucesso de um evento,
apresentando as diferentes fases que compem.
O planeamento estratgico bastante decisivo para o sucesso de um evento, visto
determinar o que deve ser feito e como deve ser feito, identificando as metas e os
objectivos e estabelecendo os meios para os atingir. Deve estabelecer a misso e
viso do evento, bem como formular todos os objectivos SMART (especficos,
mensurveis, aprovveis, realsticos e delimitados no tempo). Deve tambm conter
uma anlise ao ambiente interno e externo do evento, ou seja, todos os factores que
podem influenciar o evento, como o pblico-alvo pontes fortes e fracos. No final deve
ser definida uma estratgia para o evento que inclua o tipo e dimenso do evento, o
local onde este vai ser realizado, a data e durao e os elementos que o iro tornar
singular.
4. Qual a importncia da realizao e actualizao de uma analise interna e externa
durante o perodo de planeamento de um evento.
importante a realizao de uma anlise interna e externa no planeamento de um
evento para identificarmos todos os factores de todas as reas significativas para o
evento, que o possam influenciar, especialmente os negativos, de forma a podermos
fazer frente a estes, minimizando os seus impactos.

5. Apresente as caractersticas que devem ter os objectivos de um evento,

explicando a sua importncia para o sucesso da fase de operacionalizao.
Os objectivos de um evento devem possuir todas as caractersticas SMART, ou seja,
devem ser especficos, mensurveis, aprovveis (tanto para o cliente como para o
gestor), realsticos e determinados no tempo. Estes objectivos iro orientar o
procedimento do planeamento do evento bem como avaliar os aspectos e evoluo
deste, de forma a garantir o sucesso da fase de operacionalizao, e depois
podermos avaliar o sucesso deste ou no.
6. A surpresa um dos aspectos que pode gerar mais emoes nos participantes de
um evento. Comente a afirmao, tendo em conta a importncia da criatividade nas
diferentes fases de planeamento.
Quando algum se desloca a um evento, espera obter diversas sensaes (emoo,
diverso, ) e participar em experiencias sociais para sair da rotina. Quando
pensamos em organizar um evento devemos ser o mais criativo possvel para o
tornarmos nico e singular e captar o maior nmero de pessoas. A criatividade um
aspecto bastante importante no planeamento de um evento pelo que devemos
tentar sempre fazer algo nico que fique na memria dos participantes. Para
desenvolver um projecto criativo em equipa, poderamos optar por um brainstorming
ou pela experiencia de cada um, anotando todas as ideias (por mais absurdas que
sejam) para chegar a um conceito criativo.
7. Indique os prs e os contras de contratao de servios de outsourcing para a
produo de um evento.
Quando se contratam servios de outsourcing para um evento temos de ter em conta
vrios aspectos. A favor esto os custos com pessoal, uma vez que no existe contrato
remunerado, o que implica que o trabalhador esteja o ano inteiro ligado empresa e
assim mais custos associados, tambm pode ser um ponto positivo a parte da
especializao por parte dos servios de outsourcing. Pelo lado negativo a questo
da motivao do trabalhador, existe pouco tempo para motivar uma vez que no
lidamos todos os dias com as pessoas. Outro contra o facto de no haver tempo
para escolher os colaboradores com as caractersticas necessrias para o evento.
8. O marketing mix aplicado aos eventos apresenta caractersticas muito prprias,
decorrentes da especificidade desta actividade. Apresente as reas de interveno
que devem ser tomadas em linha de conta, tanto no planeamento estratgico como
no operacional.
Marketing Mix:

Process (processos) devem ser adaptados ao target e ao conceito do

evento

People pessoas que trabalham no evento

Physical Evidence (evidncias fsicas) se tudo estiver ligado ao evento

permite uma continuao com a imagem do evento inicial (ex:cor)

Product (produto) disponibilizar actividades especficas para um

determinado target (ex: casamento espao para crianas)

Placement (distribuio) convites preciso saber como podem

reagir distribuio e confirmar presenas

Promotion (promoo) que tcnicas usar

Price (preo) os servios tm de ser pensados consoante o target e

consoante o preo que estes esto dispostos a pagar
9. Que aspectos deve ter em conta ao realizar um plano de marketing para um
concerto de musica popular.
Para realizar um plano e marketing para um concerto de msica popular, devemos
tentar perceber, em primeiro lugar se existe pblico-alvo para o evento. Devemos
ponderar bem os pontos fortes e fracos, e tambm as oportunidades e as ameaas.
Devemos estabelecer objectivos para o plano de marketing, nesta fase no so os
objectivos do evento. Determinar o pblico-alvo para o evento e estabelecer alguns
pontos de marketing mix. Por fim temos de averiguar se os objectivos do plano de
marketing esto a ser cumpridos, se a ideia que se quer transmitir est a ser percebida
e se a promoo e distribuio esto a resultar.

10. Que pontos em comum encontra entre o marketing mix de um evento e o seu
planeamento estratgico e operacional? Explique a relevncia do estreito
relacionamento entre estas 3 reas.
O marketing mix uma ponte entre o planeamento estratgico e o planeamento
operacional. No planeamento estratgico definimos vrios pontos em relao ao
nosso evento, que nos ajudam a programar na parte operacional, uma vez que
definimos os objectivos que queremos atingir. O marketing mix faz a ponte, o que
significa que, quando estamos a entrar na parte do planeamento operacional, o
marketing mix, ajuda-nos a estabelecer vrios parmetros que temos de seguir para
que no planeamento operacional, as nossas aces vo de encontro ao estabelecido
no planeamento estratgico. Ex: Se estamos a organizar um evento para crianas, e
um dos objectivos dar a conhecer um brinquedo e fazer com que este fique
esgotado nos 3 meses a seguir ao evento. No marketing mix podemos estabelecer por
exemplo no ponto da distribuio, distribuir os convites nos centros comerciais aos
casais com filhos, e assim conseguimos encaminhar o nosso evento para o pblicoalvo que queremos atingir, quando formos realizar o planeamento operacional j
conseguimos definir como podemos atingi os objectivos estabelecidos no
planeamento estratgico.
11. Usando a sua imaginao no que diz respeito aos pormenores, escreva uma carta
a uma empresa ou instituio solicitando um patrocnio para o seu evento.
Boa tarde,
Venho por este meio mostrar o meu interesse em t-los como patrocinadores num
evento desportivo, a realizar no Aerdromo da Maia, nos dias 5 e 6 de Setembro de
2009. Desde j aguardo um contacto para detalhes.
Responder para o contacto abaixo indicado:
E-mail: mendes.filipa.89@gmail.com
tel.: 96 850 18 59
Sem outro assunto de momento
Filipa Mendes
12. Usando a sua imaginao no que diz respeito aos pormenores, escreva uma carta
a um fornecedor solicitando a prestao de um servio.
Exmo. Sr. ou Sr.:
Venho por este meio requerer um oramento para passeios em Bales de ar quente,
para um evento desportivo a realizar no dia 5 de Setembro de 2009, no aerdromo da
Maia.
Gostaria de saber se fazem este tipo de servio, pois pretendia 2 Bales por hora a
transportar no mximo 4 pessoas em cada, para a durao mxima de 6 horas.

Agradeo que me envie um oramento o mais brevemente possvel para o contacto

abaixo indicado.
Sem outro assunto de momento, despeo-me com os melhores cumprimentos.
Clia Silva
cuscinhah@hotmail.com
91 82 40 154
13. Ao fazer uma visita de inspeco para a escolha de um
reas que devem ser analisadas?
o Espao
o
o Sinalizao
o
o Decorao
o
o Equipamento
o
o F&B
o
o Catering
o
o Horrio
o
o Tipo de servio (buffet
o
sentado)
o
o Transporte
o
o Acessibilidades
o

venue, quais as principais

Servios shuttle
Estacionamentos
Alojamento
Allotment
Segurana
Alimentar
Sade
Higiene
Espaos
Bombeiros
Policia

14. No processo de seleco de um espao para a realizao de um evento, seja de

que tipo for, quais so os principais aspectos que devem ser avaliados?
Os aspectos a ser avaliados aquando a seleco de um espao devem contemplar
as infra-estruturas, se so ou no adequadas realizao do evento pretendido, a
nvel de estacionamento (se necessrio), a localizao da recepo se existir caso
seja necessrio, se possui sinaltica adequada ao espao, saber se o espao dispe
de vrios equipamentos necessrios ao evento, como por exemplo, luz, som,
audiovisuais, e verificar o estado do mesmo. Analisar o tipo de restaurao, tanto em
infra-estrutura como em qualidade de servios prestados, e confirmar se adequado,
a decorao de todo o espao, bem como os acessos. Averiguar a limpeza e a boa
conservao do espao, como por exemplo, as casas de banho.
Que tipo de segurana oferecida pelo local, em termos de aplices e recursos
humanos, e por fim, verificar se o local compatvel com a disponibilidade financeira
da empresa.
15. Ao realizar uma visita de inspeco para a escolha do destino onde realizar o
prximo Congresso Internacional da Bayer, quais os aspectos que deve ter em conta
no que diz respeito ao planeamento dos transportes?
o
Disponibilidades e horrios
o
Qualidade, capacidade de transporte e acessibilidade (incluindo
condies para pblicos especficos)
o
Autocarros Privados, circuito, formao do condutor e estacionamento
o
Txis - informar as redes locais (forma de promoo do evento)
o
Estacionamento
o
Formao do pessoal
o
reas de estacionamento
o Vips
o Organizao
o Geral
16. Imagine que est a organizar um Congresso Internacional sobre Turismo
Sustentvel. Que requisitos mnimos pediria para o recrutamento das equipas
operacionais?
Na organizao de um Congresso Internacional dobre o turismo Sustentvel, antes de
definir os requisitos mnimos, temos de definir quais so as reas da parte operacional

que necessitamos para o evento. S depois de estar estarem referidas podemos

estabelecer os requisitos, e isso depende do tipo de funes que cada um vai ocupar.
Neste caso, por exemplo, as equipas de som e luz apenas necessitam dos requisitos
necessrios para a montagem, funcionamento e desmontagem dos mesmos. J os
oradores do congresso, necessitavam de estar por dentro do abordado pelo turismo
Sustentvel e sendo um congresso internacional, iria ser necessrio falarem pelo menos
1 ou 2 lnguas estrangeiras.
17. Em que medida pode o briefing das equipas operacionais evitar problemas na
produo de um evento? Apresente a estrutura de base que um briefing deve ter.
o O briefing pode ajudar a evitar problemas, na medida em que um conjunto
de informaes e instrues facultadas, com antecedncia, aos organizadores
e colaboradores do evento sobre os aspectos mais relevantes do evento a ser
organizado.
o
Apresentao do cliente
o
Apresentao do evento (sumariamente)
o
Misso
o
Objectivos
o
Pblico-alvo
o
Programa/estrutura (fundamental)
o
Estrutura organizacional
o
Quem so os responsveis e as suas competncias
o
Contactos (se necessrio)
o
Localizao no espao (onde esto situadas as equipas)
o
Departamento especfico
o
Apresentao pessoal ao responsvel
o
Apresentao da equipa
o
Contactos
o
Job discription
o
O que cada um vai fazer
o
Protocolo
o
Imagem vesturio, cabelo, calado, maquilhagem, etc.
o
Atitude/comportamento
o
Horrios
o
Se h trnsito, que transportes existem, se h estacionamento
o
Que tempo de descanso tm, que tempo para alimentao
o
Entrega da identificao
18. Que aspectos devem ser analisados aquando da escolha dos menus que sero
servidos no decorrer de um evento?
A escolha dos menus deve ter em ateno:
o Pblico-alvo
o Conceito e tipo de evento
o Nmero de refeies a servir (por dia, a quantas pessoas)
o Equilbrio nos alimentos escolhidos, sobretudo quando so muitas refeies por
dia e vrios dias
o Tipo e condies de servio (volante/sentado, interior/exterior, equipamentos
de apoio, etc.)
o Empresa de catering (know how, flexibilidade para alteraes de ltima hora)
o Condies de trabalho (espaos, equipamentos)
o Oramento destinado s comidas e bebidas
o Muita ateno aos contratos
o Devem ter todo o menu e pormenores extra
o Especificar o que est includo e o que no est
o H limite de horas? Qual o valor a pagar pelas horas extra?

19. De que forma podem os meios tcnicos (som, luz e audiovisuais) contribuir para a
decorao de um evento?
Os meios tcnicos so uma forma de decorao hoje em dia, pois uma forma
criativa de inovar e alm disso ajudam a reduzir custos em decorao e criam
ambientes diferentes dos habituais, como por exemplo, a luz ajuda a iluminar o
espao, a decorar, a ambientar e a modificar o espao, bem como destacar pontos
de interesse e destacar o ritmo do evento, o som melhora o ambiente, facilita a
delimitao de zonas e melhora a comunicao, assim estas caractersticas ajudam a
personalizar e singularizar o evento.
20. O controlo de custos uma das questes a que se d mais ateno na
organizao e gesto de eventos. Tendo em conta o ciclo de vida de um evento,
apresente algumas propostas para a reduo de custos.
possvel reduzir os custos atravs de vrios factores, tais como:
Antecipar as reservas de equipamentos e os contactos com fornecedores;
Acordar parcerias e fontes de financiamento como por exemplo a venda de
bilhetes, acordos entre patrocnios ou mecenatos;
Realizar um bom planeamento do evento, visto que quanto mais planearmos
mais capacidade temos para alterar as coisas e assim controlar os custos;
Utilizao de recursos humanos voluntrios.
Planeamento dos horrios para reduzir os custos, em relao a horas de
trabalho
Capacidade para negociar preos de poca baixa
21. Imagine que o seu hotel est organizar a Conferncia Anual da Association
Mondiale pour la Formation Htelire et Touristique. Apresente a estrutura do briefing
que dar s equipas de acolhimento e secretariado.
O briefing ter a seguinte estrutura:
o
Apresentao do cliente;
o
Misso/Objectivos;
o
Pblico-alvo;
o
Programa/Estrutura;
o
Responsveis departamentais e suas competncias;
o
Localizao;
o
Numero estimado de participantes e sua origem geogrfica;
o
Data e durao do evento;
o
Job description;
o
Protocolo;
o
Horrios;
o
Entrega de identificao.
22. Quais os aspectos a considerar na gesto de filas, por forma a minimizar o impacto
negativo que estas podem exercer na imagem de um evento?
As filas produzem um impacto negativo na imagem e na qualidade do servio
prestado, de forma a minimizar esse mesmo impacto deve-se considerar a sinalizao
do local informando o tempo mdio de espera e o local propcio a filas, deve-se
minimizar esse tempo com vrias animaes, por exemplo, vdeos, televiso em
directo, animadores, para que as pessoas no notem o tempo passar. Deve-se
considerar os seguintes aspectos:
o Nmero e dimenso das filas
o Material / Infra-estruturas de delimitao
o Staff
o Formao
o Apoio (voluntariado)
o Stewards
o Revisores
o Seguranas e meios de vdeo vigilncia

o Sinalizao do local (incluindo informao do tempo mdio de espera)

o Onde ir haver filas? Qual o seu timing (a que horas, durante quanto tempo)?
o Como reduzir a percepo do tempo de espera? (ex: animao de rua,
sistemas udio/vdeo)
o Qual os meios e procedimentos de primeiros socorros previstos para estes
espaos/locais em particular?
o Foram consideradas infra-estruturas de proteco solar, chuva e iluminao?
o Casas de banho, F&B de apoio?
23. Identifique as reas em que pode identificar mais riscos na organizao de um
lanche de aniversrio para crianas.
Em todas as reas necessrio criar planos de preveno ao risco antecipadamente,
de forma a no actuar apenas ao nvel ps-incidente, apesar de no existir segurana
a 100%, pode-se tentar evitar o risco ao mximo. As reas mais afectadas onde se
pode identificar mais riscos so na rea da sade, pois onde o risco est mais
concentrado devido aos riscos associados alimentao, no que diz respeito a
contaminaes alimentares que provocam intoxicaes alimentares, e sendo um
evento infantil, ainda mais perigoso pois uma criana mais sensvel do que um
adulto, deve-se saber tambm se h alguma criana alrgica a algum tipo de
alimento, de modo a prevenir a doena. Na rea do Catering devido ao que
expliquei anteriormente, necessrio ter especial ateno na comida
confeccionada, da ser necessrio uma avaliao pormenorizada da empresa a
seleccionar. Na rea do Staff, preciso fazer uma seleco rigorosa, de modo a
contratar s profissionais, e em nmero suficiente, pois devido ao tipo de evento, nem
todas as pessoas tm capacidade para lidar com crianas. Na rea do
Comportamento dos participantes, esse j instvel, pois as crianas no tm um
comportamento sempre igual, pelo que nesta rea ser uma inconstante. Na rea da
Segurana preciso especial ateno, devido ao comportamento das mesmas,
devido a serem instveis, pelo que necessrio reforar a segurana e proteger a
rea do evento. Por fim, na rea do Equipamento, ser necessrio adquirir
equipamento especial para crianas de forma a no causar um risco para a sade
das mesmas.
24. O Manual de Evento um suporte essencial para a fase de operacionalizao e
monitorizao. Comente a afirmao, apresentando o tipo de informao que este
documento deve conter.
O manual do Evento um manual onde consta todo o planeamento e gesto do
evento. um documento de apoio monitorizao, ou seja, muito importante para
o sucesso do evento. Este manual deve estar sempre no local do evento com os
documentos originais. Est dividido em 2 partes, a do planeamento que deve conter
os contratos laborais, financeiros e de patrocnio ou mecenato, etc, os oramentos e
as licenas. A outra parte da operacionalizao, onde deve constar a estrutura
organizacional, a base de dados dos clientes, fornecedores e recursos humanos,
checklists, cronogramas e cronodiagramas e ainda os procedimentos.
25. Apresente as fases do evento em que se deve fazer uma avaliao do projecto,
bem como as tcnicas que pode utilizar.
A avaliao do projecto deve ser feita nas fases de pr projecto, onde se pesquisa
toda a informao relevante para aferir a viabilidade do projecto, na fase de
acompanhamento ao longo do processo, onde de acordo com o projecto se
comparam o dados analisados com os objectivos que se pretendem. A ltima fase
depois da implementao, onde se faz uma anlise de acordo com a misso e os
objectivos traados e se cruzam com os dados estatsticos.

26. Qual a informao que deve constar num convite para um evento. Explique
porqu.
A informao que deve constar num convite para um evento a seguinte:
O nome da entidade ou da pessoa que convida
O nome do evento
A data, hora e local do evento
Os contactos e a data limite de confirmao
Outras informaes teis (mapas, recomendaes)