AUDITORA DEL SISTEMA DE GESTIN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OHSAS 18001: 2007
LEGISLACIN VIGENTE

Dante Velsquez Aliaga

1

Qu es Auditora?
SEGN ISO 19011

PROCESO
SISTEMTICO,
INDEPENDIENTE
Y
DOCUMENTADO, PARA OBTENER EVIDENCIA Y
EVALUARLA OBJETIVAMENTE, CON EL FIN DE
DETERMINAR EN QU GRADO SE CUMPLEN LOS
CRITERIOS DE AUDITORA

Qu es Auditora?
NO ALEATORIO. ACTIVIDAD PLANIFICADA
Y PROGRAMADA

PROCESO
SISTEMTICO

REVISAR EL SISTEMA DE GESTIN Y SUS

PROCESOS
VERIFICAR CONFORMIDAD CON DIFERENTES
CRITERIOS.

INDEPENDIENTE

AUDITORES INDEPENDIENTES DEL AREA

AUDITADA

DOCUMENTADO

EL PROCESO SE PUBLICA COMO

DOCUMENTO ESCRITO

Qu es Auditora?
SEGN ISO 19011
EVALUAR
OBJETIVAMENTE

COMPARAR LA EVIDENCIA CON LOS

CRITERIOS DE AUDITORA, USANDO
HECHOS ANTES QUE PERCEPCIONES
SUBJETIVAS

EVIDENCIA DE
AUDITORA

REGISTROS, DECLARACIONES DE
HECHOS O CUALQUIER OTRA
INFORMACIN VERIFICABLES

CRITERIOS DE
AUDITORIA

LEGISLACIN
PROCEDIMIENTOS ESCRITOS
NORMAS

CLASES DE AUDITORA
PRIMERA PARTE

SEGUNDA PARTE

AUDITORA INTERNA

AUDITORA EXTERNA

TERCERA PARTE
AUDITORA EXTERNA

COMPRADOR

ORGANIZACIN

OBJETIVOS:
Determinar si el SG SST:
Es conforme con los requisitos
planificados
Se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz
Efectivo para lo que fue creado

OBJETIVOS:
Evaluar la adecuacin para
cumplir
eficazmente
los
requisitos del SG SST del
proveedor.
Verificar la aplicacin de
disposiciones contractuales

OBJETIVOS:
Evaluar la capacidad para
cumplir los requisitos mnimos
de SG SST
Disminuir la necesidad de
efectuar auditora por los
clientes.

Para:

Para:

Para:

Evaluar la eficacia del sistema

de SST
Identificar las oportunidades de
mejoramiento

Evaluar
y
seleccionar
proveedores
Mantener relaciones ganar ganar

CERTIFICACIN
RECONOCIMIENTO
TERCERO

POR

O
UN

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
La independencia es la base para la imparcialidad de la
auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora.
La auditora analiza el funcionamiento del sistema, se busca la
eficacia del sistema a lo largo de un perodo de tiempo.
La auditora busca, a travs del anlisis del pasado,
soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema.
El mtodo racional para alcanzar conclusiones fiables y
reproducibles es el enfoque basado en la evidencia. La
evidencia de la auditora es verificable.

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

AUDITORES
Conducta tica

Cuidado profesional
Presentacin Justa

EJES DE LA AUDITORIA
OBJETIVO
CUMPLIR CON POLITICA
DE S & SO

LO QUE SE QUIERE
LOGRAR

DOCUMENTOS
ESPECIFICACIONES
REQUISITOS DEL CLIENTE
REGLAMENTOS
PROCEDIMIENTOS
PROGRAMA DE S & SO

REALIDAD
PROCESOS
LO QUE SE HACE

LO QUE SE DEBE HACER

8

Auditora del Sistema SST

CRITERIO DE AUDITORIA

Criterio de Auditora:
Conjunto de polticas, procedimientos o requerimientos
usados como referencia

Norma OHSAS 18001: 2007

Documentacin del Sistema propio de la empresa
Requisitos Legales y de Clientes

Auditora del Sistema SST

PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA

AUDITOR

AUDITADO

CLIENTE

10

Informe

Plan de Auditora
Lista de Verificacin
Otros documentos de trabajo.
Asignar trabajo al equipo auditor.Preparacin

Auditora de
Campo

Reunin de apertura

Revisin
Documentaria

Comunicacin.

Funciones guas y observadores.

Recoleccin y verificacin de la informacin

Inicio

Generacin de hallazgos

Preparacin de conclusiones.
Realizacin de la reunin de cierre

Designar auditor Lder.

Definicin Objetivos, alcance y criterios.
Determinacin viabilidad.
Conformacin equipo auditor.
Contacto inicial con auditado
11

Plan de Auditora
Lista de Verificacin
Otros documentos de trabajo.
Asignar trabajo al equipo auditor.

Preparacin

Informe
Auditora de
Campo
Reunin de apertura
Comunicacin.

Funciones guas y observadores.

Revisin
Documentaria

Recoleccin y verificacin de la informacin

Generacin de hallazgos

Preparacin de conclusiones.

Inicio

Realizacin de la reunin de cierre

Designar auditor Lder.

Definicin Objetivos, alcance y criterios.
Determinacin viabilidad.
Conformacin equipo auditor.
Contacto inicial con auditado
12

DEFINICION DEL ALCANCE DE LA AUDITORIA

M

actividad principal

Qu es lo que la organizacin ofrece principalmente a los clientes?.

Ej. Diseo y Fabricacin de barcos de pasajeros

Actividades
nacionales

Qu otra cosa puede ofrecer tambin a los clientes?

Ej. Reparar todo tipo de naves marinas.

Aclaracin y
limitaciones

En ocasiones es necesario aclarar la descripcin

Ej. Diseo y fabricacin de barcos de pasajeros hasta 10,000 tons.
Reparacin de todo tipo de naves marianas hasta x tons.

Las actividades asociadas de OH&S con el diseo, ventas, produccin e

instalacin de supresores de flama para usar en tuberas que transportan gases
explosivos o inflamable.
13

Consideraciones de un plan de auditoria

Asignacin de auditores

Procesos Claves
Departamentos y patrones de trabajo
Clusulas de la norma

Lugar, etc.
Comunicaciones
Uso efectivo del tiempo

Pistas de auditorias

14

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

FECHA:

Pg.

PLAN No.:

de

Objetivo
Alcance
Criterios

HORA

ACTIVIDAD

PREPAR - AUDITOR LIDER -

AGENDA
DIA 1
AUDITADO
LUGAR

REQUISITO

LIDER

EQUIPO

RECURSOS

APROB - AUDITADO 15

IDENTIFICACIN DE FALLAS Y EVALUACIN DE RIESGOS

ETAPA DE
AUDITORIA

POSIBLES
FALLAS

CONSECUENCIA

SEV

PROB

Niv
Riesgo

CONTROLES

16

LA LISTA DE VERIFICACIN

Herramienta
Identificar
PROCESOS

REQUISITOS
APLICABLES

INTERRELACIONES

DOCUMENTOS

RECURSOS

Verificar
IMPLEMENTACIN
EFICACIA SG SST

MEJORA SG SST

17

LA LISTA DE VERIFICACIN
UTILIDAD:
Ayuda a la gestin del tiempo, indica lo que ha de cubrirse
en cada proceso.
Facilita el abarcar cada actividad, obteniendo respuestas
para los requerimientos.
Permite recopilar las evidencias de la auditora en orden
lgico.
Permite visualizar la estructura de la evaluacin a efectuar.

18

LA LISTA DE VERIFICACIN
PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR
TIPO DE PREGUNTAS

TIPO DE
RESPUESTAS

EFECTO

QU, PORQU, DNDE

ABIERTAS (larga)

ABREN LA
CONVERSACIN

QUIN, CUANDO

CORTA

CIERRAN EL
INTERCAMBIO

DE ACUERDO A LOS
RIESGOS PRIORIZADOS
CUALES SON LOS
CONTROLES?

ABIERTAS, DAN
LUGAR PARA
EXPRESARSE

GUIAN AL AUDITADO
SIN CONTROLARLO

Ejercicio Grupal
Describir las desventajas del uso de Check List
19

LA LISTA DE VERIFICACIN Respuestas modelos

Requisito

Preguntas por hacer

Evidencia

Auditoria Interna (4.5.5)

Realizar auditorias en los
intervalos planeados

Cmo planea sus auditorias?

Vea el programa de auditoria. Tome

muestras de los reportes de auditoria
para asegurar que se realizan segn el
plan

Planear el programa basado en

los resultados de la evaluacin
de riesgos y los resultados de
las auditorias previas

Cmo decide qu necesita

auditora y con qu frecuencia?

Tome muestras del programa de auditoria

y los resultados de la evaluacin de
riesgos . Busque la correlacin entre la
frecuencia de las auditorias y los
resultados de la evaluacin de riesgos.
Igual en los resultados de auditorias
previas.

Cmo usa el plan de resolucin

del consejo de planear el
programa de auditoria?
Qu cambios se han hecho al
programa desde que se public la
primera vez?

Compare el plan de accin con el

programa.

Cmo mantiene el programa?

Vea ejemplos del programa

Revise que el programa sea actual
20

Plan de Auditora
Lista de Verificacin
Otros documentos de trabajo.
Asignar trabajo al equipo auditor.

Informe
Auditora de
Campo

Preparacin
Reunin de apertura
Comunicacin.

Revisin
Documentaria

Funciones guas y observadores.

Recoleccin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos

Inicio

Preparacin de conclusiones.
Realizacin de la reunin de cierre

Designar auditor Lder.

Definicin Objetivos, alcance y criterios.
Determinacin viabilidad.
Conformacin equipo auditor.
Contacto inicial con auditado
21

REUNIN DE APERTURA
OBJETIVO
Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista.
Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos bsicos de la
auditoria.
Confirmar la logstica.

CONTENIDO
PRESENTACIN DE LOS EQUIPOS AUDITOR Y AUDITADO
OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORA
RECOFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR

RECORDAR FECHA DE REUNIN DE CIERRE

VALIDAR LOS MEDIOS LOGSTICOS
METODOLOGA DE LA AUDITORA

CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIN
SEGURIDAD Y EMERGENCIA
FUNCIONES PARTICIPANTES
22

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN
Entrevista, Observacin, etc.

INFORMACIN
Recoleccin mediante muestreo

EVIDENCIA
Verificacin

Evaluacin vs.. Criterios

HALLAZGOS
Revisin
Conclusiones de Auditora
23

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

LA ENTREVISTA
ESCUCHAR

OBSERVAR

PREGUNTAR
ANALIZAR

REGISTRAR

EVALUAR

24

Enfoque de las 6 etapas

LA ENTREVISTA
Estructura

Enfoque de las 6 etapas

Habilidades claves

Inicio

Establecer escena

Construir confianza

Confirmar lo bsico

Interrogatorio
Escuchar
Entender los negocios

Establecer el proceso

Escuchar
Sondeo
Comprender el propsito

Buscar la evidencia objetiva

Interrogatorio
Muestreo
Observacin
Toma de notas
Gestin del tiempo
Evaluar la evidencia

Revisar

Planeacin

Cierre

Toma de decisiones
Retroalimentacin

Medio

Fin

25

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

EJEMPLOS DE EVIDENCIAS
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
CONDICIONES DE OPERACIN

REGISTROS

ESTADSTICAS

ACTOS
SUBESTNDARES

26

EVIDENCIAS

27

EVIDENCIAS

28

29

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

FUENTES DE INFORMACIN

Personas

Criterios

Procesos

Operaciones
Almacenes
Mantenimiento

Responsabilidad
Entrenamiento
Competencia
Autoridad
Interrelaciones

Manual de SST
Procedimientos
Instrucciones
Registros
Reglamentos

30

CONSIDERACIONES PARA LA AUDITORIA

Reuniones:

Reuniones de apertura
Reuniones de equipo
Reuniones de revisin de equipo

Reuniones internas durante la auditoria

Reuniones de cierre

31

REUNIN DE CIERRE

Presentacin de los resultados de la auditora:

Procesos auditados, interacciones, niveles de

organizacin

Hallazgos y conclusiones de la auditora

Solucin y accin correctiva

Fechas tentativas para las acciones correctivas

Eventualmente acuerdos sobre la precisin de las

No Conformidades

32

REUNIN DE CIERRE

INFORME
CONTENIDO
OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS

FECHAS Y LUGARES DE REALIZACIN DE

LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORA

PROCESOS AUDITADOS

RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES

33

Plan de Auditora
Lista de Verificacin
Otros documentos de trabajo.
Asignar trabajo al equipo auditor.

Preparacin

Informe
Auditora de
Campo
Reunin de apertura
Comunicacin.

Funciones guas y observadores.

Revisin
Documentaria

Recoleccin y verificacin de la informacin

Generacin de hallazgos

Preparacin de conclusiones.

Inicio

Realizacin de la reunin de cierre

Designar auditor Lder.

Definicin Objetivos, alcance y criterios.
Determinacin viabilidad.
Conformacin equipo auditor.
Contacto inicial con auditado
34

REUNIN DE CIERRE

INFORME
CONTENIDO

PERSONAL ENTREVISTADO
AUDITOR LIDER, EQUIPO AUDITOR

ASPECTOS FAVORABLES
ASPECTOS DEBILES

SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

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REPORTE DE AUDITORIA Y NO CONFORMIDADES

Propsito del reporte o informe de auditoria:

1. Identificar la no conformidad
2. Calificar o evaluar las no conformidades

3. Redactar reportes o notas de no conformidad

4. Contenido adicional para el reporte o informe de auditoria
5. Reporte verbal de la auditoria

36

1. IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD
La definicin de una no conformidad es el incumplimiento
de un requisito
El requisito est en los criterios de auditoria:
OHSAS 18001
Propio de la organizacin y su sistema de SST.
Regulatorio o estatutario.
37

No conformidad o no cumplimiento?
No conformidad = El no cumplimiento de un requerimiento (se
usa para reportar los requisitos de un Sistema de Gestin)

No cumplimiento = Se usa cuando se reporta una infraccin a la

legislacin
La organizacin no ha completado la evaluacin de riesgos antes de

introducir el uso de agentes desengrasantes al rea de produccin, en

consecuencia, la compaa no cumple con la regulacin de COSHH
38

TOMA DE DECISIONES
Antes de reportar una no conformidad, debemos ser capaz de
identificar:
1. El problema Una descripcin muy simple de la naturaleza del problema.

2. La evidencia Detalles especficos de la evidencia que se apreci

llevando a una conclusin de que existe una no conformidad.

3. El requisito Cita Textualmente el requisito incumplido

39

EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD

El problema
El mtodo para controlar los documentos no es completamente efectivo.

La evidencia
Los ingenieros de instalacin estn trabajando con procedimientos no
vigentes. Estn usando el procedimiento para Trabajar en las alturas
versin 3. La versin 4, se liber para su inmediata implementacin hace

dos meses.

El requisito
OHSAS 18001 requiere que versiones relevantes de los documentos
aplicables estn disponibles en los puntos de uso (4.4.5.d)
40

Calificando los reportes de deficiencias - Mayor

1. La ausencia de uno o ms elementos del sistema OHSAS 18001,
o la falla para implementarlos y mantenerlos
2. No cumplimiento de un requisito legal
3. Una situacin que podra, segn la evidencia objetiva, colocar a
un empleado en un peligro claro e inminente.

41

Calificando los reportes de deficiencias - Menor

Un hallazgo que indica una debilidad en el sistema, en un procedimiento, registro
o en la gestin de una actividad particular.

Tambin puede ser una situacin en la cual, si se deja sin una accin correctiva o
atencin por parte de la organizacin podra, segn la evidencia objetiva,
plantear serias dudas sobre la futura capacidad del sistema de gestin para

alcanzar la poltica y objetivos de la organizacin.

42

Proceso de Toma de decisiones

Problema
potencial
identificado

No o no es seguro
Investigar ms, examinar:
Requisitos del sistemas
Legislacin
Evaluacin de Riesgos

Existe un claro incumplimiento de los requisitos?.

OHSAS, legales, criterios, etc.

SI

SI

Se encontr el problema?

NO

SI

Representa un riesgo serio para los

Empleados o la integridad
del Sistema?

Plantee una
NC mayor

Plantee una
NC menor

NO

Anote en el Reporte si existe

una Oportunidad de mejora

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Reporte de Auditoria
Retroalimentacin verbal por el auditor al final de cada
parte de la auditoria

Durante la auditoria, en las juntas diarias de revisin,

reportar sobre:
Progreso
Cambios al programa
Presentacin de hallazgos
El equipo de auditoria considera sobre los hallazgos:
Preparar informe formal de auditoria
Hacer recomendaciones finales.

Junta de cierre:
Presentar un resumen de los hallazgos.
Comunicar las recomendaciones
Acordar las actividades subsecuentes.

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RESPONSABILIDADES
Auditor
Identifica las deficiencias
Escribe el reporte
Discute los hallazgos con el equipo
Propone el grado o la calificacin (de la No Conformidad)
Presenta el reporte o Informe al cliente

Auditor Lider
Modera los hallazgos de auditora y el Informe.
Identifica las tendencias recurrentes y consolida los hallazgos
Aprueba la calificacin del grado de las No Conformidades.

45

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

EDUCACIN
FORMACIN
HABILIDADES
EXPERIENCIA

46

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

ATRIBUTOS PERSONALES

tico, Justo Veraz,

Honesto, Discreto
Verstil

Mente abierta

Observador
Persiste

Perceptivo
Seguro

Decidido

Diplomtico

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COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

DESARROLLO DE HABILIDADES DEL AUDITOR

MANEJO DE DIFICULTADES LGICAS Y SISTEMTICAMENTE

CAPACIDAD PARA COMPRENDER RPIDA Y EFICIENTEMENTE

ESTAR EN CONDICIONES DE VER Y ACEPTAR OTROS PUNTOS

DE VISTA

CAPACIDAD PARA ELABORAR INFORMES CONCRETOS

CAPACIDAD PARA ADAPTAR EL PLAN A CIRCUNSTANCIAS

CAMBIANTES

MANTENER EL CONTROL DE TIEMPO EN TODAS LAS FASES DE

LA AUDITORA

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