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ADMINISTRATIVA
FUNCION
ADMINISTRATIVA
TEORIA ADMINISTRATIVA
TEORIA ADMINISTRATIVA
TEORIA ADMINISTRATIVA
INTRODUCCION
Una vez que la empresa ha sido creada debe dotarse de una estructura
organizativa, es decir, debe establecerse una organizacin, dividiendo y
distribuyendo el trabajo entre personas o departamentos que colaboren
entre s para conseguir los fines propuestos. Para que la organizacin
sea eficaz deben estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar,
as como las funciones y actividades que se deben desarrollar para
alcanzar dichos fines.
Una buena organizacin debe ser flexible, y esto se consigue a travs de
la coordinacin y la comunicacin entre todos los elementos de la
empresa.
TEORIA ADMINISTRATIVA
INDICE
FUNCION ADMINISTRATIVA
LA ORGANIZACIN
CONCEPTO..Pg.4
OBJETIVOS Y METASPg.4
POLITICAS PROCEDIMIENTOS.Pag.5
MANUALES ADMINISTRATIVOS.Pag.5
IMPORTANCIA.Pag.5
CARACTERISTICAS...Pag.6
PRINCIPIOS.Pag.7
ESTRUCTURA ORGANIZACIONALPag.9
TIPOS...............Pag.11
NIVELES...Pag.13
GRAFICO 1..Pag.16
GRAFICO 2.....Pag.17
ORGANIZACIN FORMAL E INFORMAL..Pag.18
VISION..Pag.19
MISION Pg. 20
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FUNCIN ADMINISTRATIVA
LA ORGANIZACIN
1. CONCEPTO
2. OBJETIVOS Y METAS
Guillermo Gmez Ceja afirma que los objetivos y las metas estn ligados
y no pueden concebirse los unos sin los otros. Mientras que los objetivos
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3. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Para Guillermo Gmez Ceja las polticas tienen por objeto orientar la
accin, por lo cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas
concretas. La importancia de stas en la administracin es decisiva, ya
que son indispensables para lograr una adecuada delegacin de
autoridad. 9 El mismo autor define los procedimientos como una serie de
labores concatenadas, que constituyen una sucesin cronolgica y el
modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado
4. MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales constituyen parte del proceso de comunicacin en la
empresa, sirven para cumplir la funcin unificadora de las partes de la
organizacin, y preponderantemente la de una de ellas: la organizacin
formal. 11 Para el autor Enrique Franklin: Los manuales administrativos
son documentos que sirven como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten registrar y transferir en forma ordenada y
sistemtica, informacin de una organizacin, (antecedentes, legislacin,
estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.), as como
las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeo de sus tareas. 12
5. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
Es de carcter continuo (expresin, contraccin, nuevos
productos).
Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los
objetivos.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las
actividades eficientemente, con el mnimo de esfuerzo.
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6. CARACTERSTICAS
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7. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Los autores Stephen Robbins y Mary Coulter, citan seis elementos claves
de la organizacin, estos constituyen los principios de organizacin que
se detallan a continuacin:
ESPECIALIZACION EN EL TRABAJO: El concepto de especializacin
del trabajo puede ser rastreado un par de siglos en el pasado hasta la
exposicin de Adam Smith sobre la divisin del trabajo y su conclusin de
que est contribua a incrementar la productividad del empleado. Hoy
empleamos el trmino especializacin del trabajo, o divisin del trabajo,
para describir el grado en que las tareas de una organizacin estn
divididas en trabajos separados. El aspecto esencial de la
especializacin del trabajo es que en ella no se asigna la realizacin de
todo un trabajo a un solo individuo, sino que se divide en varios pasos,
cada uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente. Los
empleados se especializan individualmente en una sola parte de
determinada actividad, y no en la actividad completa. En la actualidad, la
mayora de los gerentes consideran la especializacin del trabajo como
un mecanismo importante de organizacin, pero no como una fuente de
inagotables incrementos en la productividad
DEPARTAMELIZACION: Una vez que los trabajos han sido divididos
mediante la especializacin del trabajo, es preciso volver a agruparlos
para que sea posible coordinar las tareas comunes. La base sobre la
cual se agrupan los trabajos a fin de alcanzar las metas organizacionales
se conoce como departamentalizacin. Toda organizacin cuenta con su
propia forma especfica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo.
La departamentalizacin, puede ser: Funcional, de acuerdo con las
funciones; por Productos, segn el tipo de producto que elabore la
organizacin; Geogrfica, segn el territorio; por Procesos, donde las
actividades estn agrupadas de acuerdo con el flujo de productos o
clientes y por ltimo la departamentalizacin puede ser por Clientes, que
se basa en el tipo particular de clientes que la organizacin intenta atraer.
Con frecuencia las organizaciones grandes combinan la mayora de
estas formas de departamentalizacin o todas ellas.
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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Segn Robbins y Coulter es el: Marco formal de la organizacin de
acuerdo con el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan. 14 Al
respecto Stoner, Freeman y Gilbert expresan que es: La forma de dividir,
organizar y coordinar las actividades de la organizacin. 15 Cabe
adicionar que la estructura organizacional debe permitir a los empleados
realizar su trabajo con efectividad, economa y eficiencia, para alcanzar
las metas y objetivos de su unidad y de toda la organizacin al mismo
tiempo
Segn Stoner y otros los tipos de estructuras organizacionales son de
tres formas bsicas: por funcin, por producto-mercado o en forma de
matriz, estas tres formas bsicas se describen a continuacin:
ORGANIZACIN FUNCIONAL
La organizacin por funciones rene, en un departamento a todos los
que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman
funciones, por ejemplo mercadotecnia o finanzas se agrupan en una
unidad.
ORGANIZACIN POR PRODUCTO- MERCADO
La organizacin por producto, organiza una empresa en divisiones que
renen a las personas involucradas con un tipo dado de producto o un
grupo relacionado de productos. La organizacin por mercado , organiza
una empresa en divisiones que renen a las personas involucradas con
un tipo dado de mercado.
ORGANIZACIN MATRICIAL
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9. TIPOS:
ORGANIZACIN LINEAL
Se constituye de la forma estructural ms simple y es la ms antigua:
tiene su origen en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la
organizacin eclesistica de los tiempos medievales. James D. Mooney
concluy que el principio de la autoridad lineal (tambin llamado principio
escalar) es que hay una jerarquizacin de la autoridad, en la cual los
superiores reciben obediencia de sus respectivos subordinados. La
denominacin "lineal" se debe al hecho de que entre el superior y los
subordinados existen lneas directas y nicas de autoridad y
responsabilidad. Es una organizacin simple y de conformacin
piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su rea.
VENTAJAS
Es sencillo y claro.
Los deberes y responsabilidades de los diferentes miembros
y las relaciones entre ellos aparecen claramente definidas.
No hay conflicto de autoridad ni fugas de responsabilidad.
Se facilita la rapidez de accin.
Se crea una firme disciplina, cada jefe adquiere toda la
autoridad ya que para sus subordinados es el nico que la
posee.
Es til en la pequea empresa.
Permite solucionar inconvenientes de manera justa.
DESVENTAJAS:
Carece de especializacin.
No hay flexibilidad para futuras expansiones.
Es muy difcil capacitar a un jefe en todos los aspectos que
debe coordinar.
Se propicia la arbitrariedad de que el jefe observe toda la
responsabilidad de la autoridad.
La autoridad lineal basada en el mando puede tornarse
autocrtica.
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ORGANIZACIN FUNCIONAL
Cada trabajador pasa a responder ante varios supervisores o jefes. Cada
supervisor o jefe solo supervisa a los obreros en los asuntos de su
competencia. Los trabajadores deben recurrir ante una situacin
problemtica al supervisor ms adecuado para resolver su problema,
evitando pasos intermedios con jefes de grupo, cuya atribucin sera
limitada solo a su especialidad.
VENTAJAS:
Proporciona el mximo de especializacin a los diversos
rganos, lo cual permite que cada cargo se concentre
exclusivamente en su trabajo o funcin.
La especializacin en todos los niveles, permite la mejor
supervisin tcnica posible, pues cada cargo responde ante
expertos en su campo de especializacin.
Desarrolla la comunicacin directa sin intermediarios, ms
rpida y con menos interferencias.
DESVENTAJAS:
Subordinacin mltiple: Dado que cada subordinado
responde por sus funciones ante muchos supervisores, cada
uno especialista en una determinada funcin, y dado que
hay funciones que se superponen, existe el peligro de que el
subordinado busque la orientacin del especialista menos
indicado para solucionar un problema.
Tendencia a la competencia entre los especialistas: como los
diversos cargos son especialistas en determinadas
actividades. Tienden a imponer su punto de vista y su
enfoque a la organizacin en los problemas que surgen.
Esto conduce a la perdida de la visin de conjunto de la
organizacin.
Tendencia a la tensin y a los conflictos en la organizacin:
la competencia y la prdida de la visin de conjunto de la
organizacin, puede llevar a divergencias y a multiplicidad
de objetivos que pueden ser opuestos.
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ORGANIZACIN MATRICIAL
Se organiza por dos criterios a la vez: funciones y productos. Esta
estructura puede combinar lo mejor de ambas estructuras. As, las
estructuras matriciales se utilizan con frecuencia a travs de equipos de
empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los
puntos fuertes, as como compensar las debilidades, de las estructuras
funcionales, divisionales y burocrticas donde si no est claro quin es el
responsable surgen importantes controversias.
VENTAJAS:
Los individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las
necesidades del proyecto.
El uso de equipos de proyectos que son dinmicos y
capaces de ver los problemas de una manera diferente,
como especialistas.
Los gerentes de proyecto son directamente responsables de
completar el proyecto dentro de un plazo especfico y
presupuesto.
DESVENTAJAS:
Conflictos de lealtad entre los responsables jerrquicos y
gerentes de proyecto sobre la asignacin de los recursos.
Los proyectos pueden ser difciles de controlar si los equipos
tienen mucha independencia.
Los costos pueden aumentar si ms directivos (gestores de
proyectos) se crean mediante el uso de equipos de proyecto.
10. NIVELES:
La existencia de un nmero determinado de niveles de organizacin
empresarial va a depender directamente de la dimensin de la empresa,
as como de nmero de subordinados que tenga a su cargo el jefe.
NIVEL INSTITUCIONAL
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NIVEL INTERMEDIO
Tambin se denomina MEDIADOR O GERENCIAL y est situado entre el
nivel institucional y operacional, se encarga de elegir y captar los
recursos necesarios, as como de distribuir y colocar productos de la
empresas en los diversos segmentos del mercado. Este nivel debe
adecuarse las decisiones del nivel instituciones a las operaciones
realizas en el nivel operacional generalmente, el nivel intermedio est
compuesto de la administracin media de la empresa, esto es, las
personas u rganos que transforman las estrategias elaboradas para
alcanzar los objetivos empresariales en programas de accin.
Administra el nivel operacional y se encarga de la toma de decisiones
relacionada con el dimensionamiento y la distribucin de los recursos
necesarios para ejecutar las actividades de la empresa en los niveles
departamentales.
NIVEL OPERACIONAL
Tambin denominada NIVEL TECNICO O NUCLEO TECNICO, est
localizado en las reas tcnicas de la empresa y se relaciona con los
problemas asociados a la ejecucin cotidiana y eficiente de las reas y
operaciones de la empresa, se orienta exclusivamente hacia las
exigencias impuesta por la naturaleza de la tarea tcnica que debe
cumplirse, los materiales que deben procesarse, y la cooperacin de
numerosos especialistas requeridos en la ejecucin del trabajo. Es el
nivel donde se ejecutan las tareas y se realizan las operaciones: incluye
el trabajo bsico relacionado directamente con la fabricacin de
productos o la prestacin de servicios de una empresa.
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Presidente
NIVEL
INSTITUCIONA
L
Director
Superintendente
Gerente de
Divisin
NIVEL
INTERMEDIO
Gerente de
Departamento
Jefe
NIVEL
OPERACIONAL
Operaciones o tareas
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NIVELES
Institucional
Intermedio
Operacional
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VENTAJAS:
Los
VENTAJAS:
Los superiores estn obligados a delegar.
Se deben establecer polticas claras.
Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados.
DESVENTAJAS:
Tendencia de que los superiores en exceso de trabajo se
conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones.
Peligro de que lo superiores pierdan el control.
Se requiere administradores de una calidad excepcional.
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VENTAJAS:
Supervisin estricta.
Control estricto.
Comunicacin rpida entre subordinados y superiores.
DESVENTAJAS:
Los superiores tienden intervenir demasiado en el trabajo de
los subordinados.
Muchos niveles de administracin.
Altos costos debido a numerosos niveles
TEORIA ADMINISTRATIVA
La organizacin
informal y la formal
Organizacin
formal
conviven en las
Organizacin
informal
empresas. Para
comprender el
funcionamiento de la
empresa, el lder
debe conocer
perfectamente
ambas. de
En El fondo, toda la organizacin se crea ara cumplir la finalidad
ofrecer un producto o un servicio a la sociedad. La misin representa
esta finalidad o propsito. En otras palabras, la misin es la razn
esencial de ser y existir de la organizacin y de su papel en la sociedad.
La misin organizacional no es definitiva ni esttica, pues experimenta
cambios a lo largo de la existencia de la organizacin. IBM nacin de un
negocio de artculos de oficina que se desplaz con la lentitud hacia la
LIDERAZGO FORMAL:
informtica. En la actualidad la misin de IBM no es producir
computadoras, sino ofrecer a sus clientes soluciones rpidas y creativas
Preestablecido por la organizacin.
a problemas de gerencia de la informacin. Los computadores son solo
los medios y los instrumentos con que ella cuenta para cumplir su
finalidad.
LIDERAZGO INFORMAL:
Emergente en el grupo.
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