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APOSTILA
CRDITOS
Projeto, Autoria do Texto, Reviso e Edio Completa
Francisca LUCIANA Albuquerque BENEVIDES
Excel 2003
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Excel 2003
CAPTULO I.............................................................................................................................. 7
Tema: Introduo ao Excel 2003 ........................................................................................... 7
Histrico do Excel...................................................................................................... 7
A Tela do Excel.......................................................................................................... 8
Salvando ................................................................................................................... 14
Colocando em Prtica o Captulo I ............................................................................... 16
CAPTULO II .......................................................................................................................... 17
Tema: Detalhes sobre frmulas ........................................................................................... 17
Frmulas................................................................................................................... 17
Excel 2003
Funo Mdia........................................................................................................... 46
Funo Mximo........................................................................................................ 46
Funo SE ................................................................................................................ 47
Funo Dias360........................................................................................................ 48
AutoClculo ............................................................................................................. 51
Validar Dados........................................................................................................... 54
Classificar................................................................................................................. 56
AutoFiltro ................................................................................................................. 58
Excel 2003
Comentrios ............................................................................................................. 75
Verificao Ortogrfica............................................................................................ 76
AutoPreenchimento .................................................................................................. 76
AutoConcluso ......................................................................................................... 77
Auditoria de Frmulas.............................................................................................. 78
Comparar Pastas Lado a Lado.................................................................................. 79
Imprimir ................................................................................................................... 86
Colocando em Prtica o Captulo IX ............................................................................ 88
Excel 2003
CAPTULO I
Tema: Introduo ao Excel 2003
Histrico do Excel
Em 1978, um aluno da Escola de Administrao da Universidade de Harvard, chamado
Daniel Bricklin percebeu que seu mestre de finanas gastava muito tempo para modificar e
realizar, no quadro negro, novos clculos, que estavam dispostos em colunas e linhas, criando
desta forma uma tabela e, e quando ele alterava uma varivel, todos o dados referentes
deveriam ser atualizados tambm! Neste momento o professor tinha de calcular cada frmula, o
que provocava bastante demora.
Bricklin, juntamente com seu amigo e programador Robert Frankston, elaborou um programa
que simulava o quadro negro do professor. Tratava-se da primeira Planilha Eletrnica! Os dois
ento fundaram a empresa VisCorp, em que o produto desenvolvido era o VisiCalc.
Naquele momento, os micros eram vistos como brincadeira ou hobbies e suas vendas cresciam
muito pouco, mas com o VisiCalc houve um repentino crescimento nas vendas, pois percebeuse que poderia ser utilizado para assuntos mais srios e prticos do cotidiano.
No s VisiCalc surgiu, mas tambm aparecem outros programas de Planilhas Eletrnicas
disputando espao num mercado em grande expanso. Em 1983 ocorreu o lanamento de um
programa integrado chamado 1.2.3, criado pela empresa Ltus Development Corporation,
hoje pertencente IBM. O 1.2.3 alm de ser planilha gerava Grficos e tratava os dados como
uma ferramenta de base de dados. Desbancou o VisiCalc da sua posio de lder.
Nos anos 80, a Ltus seria a lder de mercado, concorrendo com outras Planilhas (SuperCalc,
Multiplan e Quattro Pro). J nos anos 90, lanado o MS Windows pela Microsoft e, em
seguida, aparece uma Planilha Eletrnica que rodava neste ambiente (MS Excel 3.0) que se
tornou lder em seu segmento, ainda que concorrendo com os posteriores: Quattro Pro for
Windows e Ltus 1.2.3 for Windows.
Excel 2003
A Planilha Eletrnica o programa que impulsionou e revolucionou o mercado da informtica.
Em sua evoluo, a humanidade sempre tentou criar ferramentas para suprir as novas
necessidades que foram aparecendo. Com a Planilha Eletrnica no foi diferente.
Microsoft Excel
A Planilha Eletrnica Microsoft Excel est caracterizada como um dos mais importantes
aplicativos da rea para uso em microcomputadores. O nome Excel vem da abreviatura da
Excelent, ou seja, Excelente. O termo Excel em ingls significa primar, superar, ser superior.
A operao do Microsoft Excel e das demais Planilhas Eletrnicas, mesmo tendo passado quase
20 anos, continua similar. Mas claro que com o passar dos anos, foram acontecendo melhorias,
porm a estrutura principal de operao continua a mesma.
A Tela do Excel
Aps a execuo dos procedimentos descritos anteriormente, aparecer na tela a janela do
Excel. Alm da Barra de Ttulo que identifica o programa e o nome do arquivo, a a tela do Excel
2003 formada pelas reas descritas a seguir:
Excel 2003
A Estrutura do Menu
O menu Excel est definido para mostrar apenas comandos mais utilizados. Caso queira ver
todas as opes de menu, voc dever levar o mouse at o smbolo indicado na figura abaixo,de
de forma que assim ir Expandir o Menu em questo. Esse mesmo procedimento vlido para
expandir Menus Interativos (aqueles que surgem quando clicamos com o boto direito do
mouse).
Excel 2003
Caixas de Dilogo
Quando um comando do menu precedido de reticncias ativado, este o levar a uma Caixa de
Dilogo. Ela nada mais do que um conjunto de opes dispostas numa mesma tela. A maioria
das caixas de Dilogo vem com quatro botes em comum.
Confirma a utilizao do comando, aplicando toda mudana referente caixa.
Usando para sair da caixa. Caso haja feito qualquer alterao, no ser vlida.
Similar ao boto Cancelar.
Quando precisar de Ajuda referente ao comando utilizado.
Barras de Ferramentas
Conjunto de comandos apresentados em forma de cones, usados normalmente para efetuar
uma operao de forma mais rpida. Para apresentar ou ocultar alguma Barra de Ferramentas,
basta proceder com a execuo do processo:
Clicar no Exibir, apontar para Barra de Ferramentas.
Neste momento, basta escolher a barra que dever ser apresentada. Ao clicar, esta
barra ser includa em algum local da sua tela, podendo ser movida para outro local.
O ideal que voc no polua sua rea de trabalho com o excesso de barras. Quando precisar
de alguma, habilite sua exibio e depois de efetuar as operaes, desabilite.
Movendo uma Barra de Ferramenta
Nem sempre a posio em que a barra aprece aquela que se deseja trabalhar. Para fazer a
alterao de posio de uma Barra de Ferramentas, procure localizar, esquerda da barra uma
pequena barra em relevo. Leve o ponteiro o mouse sobre esta barra e perceba que ele ficar no
formato de cruz de quatro setas. Ento clique e arraste-a at a nova posio desejada.
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Excel 2003
Com o uso do mouse, basta clicar numa determinada clula para j estar selecionada;
Usando as setas de movimentao de teclado, voc encontrar maior eficincia do que
no mouse, pois evita que se avance demasiadamente alm dos limites da tela.
Tecla / Combinao
<CTRL> +
<CTRL> +
<CTRL> +
<CTRL> +
<CTRL> + <HOME>
<CTRL> + <PGDN>
<CTRL> + <PGUP>
Ao de Movimento
Posiciona o cursor uma clula direita
Posiciona o cursor uma clula esquerda
Posiciona o cursor uma clula acima
Posiciona o cursor uma clula abaixo
Posiciona o cursor na ltima clula direita
Posiciona o cursor na ltima clula esquerda
Posiciona o cursor na ltima clula acima
Posiciona o cursor na ltima clula abaixo
Posiciona o cursor uma clula 1
Posiciona o cursor Ala de Planilha posterior
Posiciona o cursor Ala de Planilha anterior
Teclas de Funo
Alguns comandos Excel podem ser executados pelas chamadas Teclas de Funo. Estas
teclas vo de <F1> at <F10>.
<F1> (Ajuda): Exibe tpicos de ajuda; se voc apertar esta tecla numa opo de menu, este
responder dvida referente ao ponto selecionado anteriormente pois ele sensvel ao
contexto.
<F2> (Editar): Quando voc posicionar o cursor numa clula e desejar modificar o contedo
(frmula ou dados) dela.
<F3> (Nome): Lista as faixas nomeadas no arquivo. Deve-se utiliza-lo durante a criao de uma
frmula ou durante o uso de Caixas de Dilogo que necessitem de endereamento de clulas.
<F4> (Repetir) / (Ref. Absoluta): Repete a ltima operao (Edio ou Formatao) executada
no Excel, ou fixa o endereo de clula numa frmula para cpia posterior.
<F5> (Ir Para): Permite ir a um endereo de clula qualquer ou a uma faixa nomeada no arquivo.
<F6> (Janela): Permite ir de uma diviso de janela a outra na mesma Planilha.
<F7> (Verificador Ortogrfico): Possibilita corrigir ortograficamente os textos da Planilha.
<F8> (Extenso): Pode ser usado para selecionar clulas
<F9> (Calcular Agora): Quando se opta pelo clculo manual, deixa-se de efetuar o clculo
automaticamente como o seu padro, esperando que se finaliza aps a incluso de todos os
valores e frmulas.
<F10> (Menu): Equivalente ao uso do <ALT> da esquerda do teclado ou ao clicar na Barra de
Menu.
Comandos de Edio
Os comandos de edio esto disponveis quando se aperta a Tecla de Funo <F2>, sobre
alguma frmula, valor ou texto, os quais so descritos em seguida:
Tecla / Combinao
<HOME>
<END>
<BACKSPACE>
Ao de Movimento do Cursor
Move um caractere direita
Move um caractere esquerda
Posiciona-o no inicio da linha
Posiciona-o no fim da linha
Apaga caractere esquerda
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Excel 2003
<DEL>
<ESC>
<CTRL> +
<CTRL> +
Valores
As informaes armazenadas nesta modalidade devem ser introduzidas com algum algarismo
numrico (0 a 9).
Frmulas
Toda frmula, por mais simples que seja, deve ser iniciada com o sinal de Igualdade (=). A
digitao deste sinal prepara o Excel para o incio de um clculo. As informaes armazenadas
nesta modalidade utilizam os seguintes operadores aritmticos:
=2+2
=2^3
Adio[+ ]
Subtrao[ - ]
Multiplicao [ * ]
Diviso[ / ]
Exponenciao[ ^ ]
=2*2
=3*2/4
=2/2
=(3+2)/4
=-2+2
=4+2/4
=3*2+(3-2)
=(-3+2)/4
=2-2
=3+(3^2)
Existe ainda uma enorme quantidade de frmulas que podem ser inseridas no Excel. Alm das
frmulas, que o usurio cria a estrutura inserindo os argumentos necessrios, o Excel tambm
trabalha com Funes, que so frmulas prontas que podem ser digitadas ou inseridas atravs
de um Menu. Posteriormente veremos como trabalhar melhor com frmulas e funes.
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Excel 2003
Confirmar e Cancelar entrada de Informao na Clula
Para efetuar a introduo de ttulos, valores e frmulas em uma Planilha, devem ser observados
os seguintes passos:
Posicione o cursor na clula desejada.
Digite os dados.
Tecle ENTER ou qualquer uma das setas de movimentao do cursor para dar a entrada
dos dados. Isso confirmar o contedo que estiver sendo inserido. Essa mesma
confirmao pode ser feita pelo boto Confirmar , que fica bem prximo Caixa de
Nome, na parte superior planilha.
Caso voc esteja digitando e queira cancelar a entrada desses dados, tecle ESC ou
clique no boto Cancelar, prximo ao boto Confirmar, No entanto, lembre-se que voc
s ir cancelar o contedo se ele ainda estiver sendo digitado na clula, estando ainda
no modo de edio. Ele no ter efeito caso voc queira apagar o contedo de uma
clula que j tiver tido o contedo confirmado.
Ajuste de Coluna
Todas as colunas de uma planilha sempre so apresentadas num tamanho padro. Da mesma
forma que ocorre com a altura das linhas. Ento, cada clula tem seu prprio espao limitado.
Ao entrar diretamente com dados numa clula, pode ocorrer de o contedo inserido invadir a
clula adjacente, ultrapassando o limite padro da largura da coluna, como mostra a ilustrao
abaixo, onde o texto digitado na clula A1, por ser grande, entrou nos limites da clula B1.
Mas isso no quer dizer que o contedo que voc digitou na clula realmente tenha invadido a
clula vizinha, ocupando tambm seu contedo. Na verdade, trata-se apenas de uma questo
de visualizao.
Voc pode confirmar isso aps posicionar a seleo em cada clula envolvida. Em se tratando
do exemplo ilustrado acima, ao deixar a seleo na clula A1 e observar a Barra de Frmulas,
que fica na parte superior da tela, note que todo o contedo realmente faz parte desta clula.
No entanto, ao posicionar a seleo na clula B1, mesmo vendo parte do texto dentro dela,
observe que a barra de frmulas se encontra vazia, provando que a clula no tem contedo.
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Excel 2003
Para visualizar melhor, voc poder ajustar a largura da coluna. No caso acima, da coluna A.
Para isso, posicione o mouse entre a coluna A e a coluna B, exatamente na linha que
divide as duas. Quando o mouse ficar no formato de seta de duas pontas, clique, segure
e arraste para a direita, a fim de aumentar a largura apenas da coluna A.
Enquanto arraste, note a presena de uma linha pontilhada que acompanha o trajeto,
alm da informao exata da largura que a coluna est tomando numa caixa de
comentrio amarela.
AutoAjuste de Coluna
O AutoAjuste um processo faz com que a coluna fique numa medida exatamente suficiente
para comportar o contedo que est dentro dela. Ao alicar um AutoAjuste, a coluna tanto poder
ser reduzida, como ampliada. Vai depender da quantidade de contedo existente em suas
clulas.
Para aplicar um AutoAjuste largura da coluna, posicione o ponteiro do mouse na linha
que divide a coluna que voc deseja ajustar com a sua vizinha da direita.
Quando o mouse assumir o formato de uma seta preta de duas pontas, d um cliqueduplo.
O AutoAjuste pode no modificar nada na coluna, caso ela j esteja na largura adequada.
Salvando
Conforme j foi explicado, um arquivo no Excel chamado de Pasta. Quando voc salva um
arquivo no Excel, est gravando a pasta com todas as planilhas que esto dentro dela.
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Excel 2003
Voc pode ativar a gravao de sua pasta de diversas formas:
Para gravar, clique no Menu Arquivo, opo Salvar, ou;
Clique no boto Salvar da Barra de Ferramentas;
Ou ainda use o atalho CTRL + B.
Na caixa de dilogo, determine o local onde a pasta ser gravada escolhendo uma pasta ou
unidade de disco na caixa Salvar em, e digite ou aceite a sugesto de nome de arquivo.
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Excel 2003
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Excel 2003
CAPTULO II
Tema: Detalhes sobre frmulas
Frmulas
Frmulas so equaes que executam clculos sobre valores na planilha. Uma frmula sempre
inicia com um sinal de igual (=).
Uma frmula tambm pode conter quaisquer um dos seguintes itens: funes, referncias,
operadores e constantes.
As funes, que so frmulas pr-desenvolvidas, sero estudadas posteriormente. Ento, em se
tratando dos outros elementos que uma frmula pode conter, veremos a explicao de cada um.
=A2*3
REFERNCIA
CONSTANTE
OPERADOR
Referncias
Uma referncia identifica uma clula ou um intervalo de clulas em uma planilha e informa ao
Microsoft Excel onde procurar os valores ou dados a serem usados em uma frmula. Com
referncias, voc pode usar dados contidos em partes diferentes de uma planilha em uma
frmula ou usar o valor de uma clula em vrias frmulas. Voc tambm pode se referir a clulas
de outras planilhas na mesma pasta de trabalho e a outras pastas de trabalho. Referncias s
clulas de outras pastas de trabalho so chamadas vnculos.
Por padro, o Excel usa o estilo de referncia A1, que se refere a interseo da coluna com a
linha. Ou seja, a forma como as clulas so identificadas.
Operadores
Um sinal ou smbolo que especifica o tipo de clculo a ser executado dentro de uma expresso.
Existem operadores matemticos, de comparao, lgicos e de referncia.
Operador Aritmtico
+ (sinal de adio)
- (sinal de subtrao)
- (sinal de negao)
* (sinal de multiplicao)
/ (sinal de diviso)
% (smbolo de percentagem)
^ (sinal de exponenciao)
Operador de comparao
> (sinal de maior que)
< (sinal de menor que)
>= (sinal de maior ou igual a)
<= (sinal de menor ou igual a)
<> (sinal de diferente)
Operador de Referncia
: (dois pontos)
; (ponto-e-vrgula)
Significado
Adio
Subtrao
Negao
Multiplicao
Diviso
Percentagem
Exponenciao
Significado
Maior do que
Menor do que
Maior ou igual a
Menor ou igual a
Diferente
Significado
Operador de intervalo, que produz
uma referncia a todas as clulas
entre duas referncias.
Operador de unio, que combina
diversas referncias em uma clula.
Exemplo
3+3
3-1
3*3
3/3
20%
3^2 (igual a 3*3)
Exemplo
A1>B1
A1<B1
A1>=B
A1<=B1
A1<>B1
Exemplo
B5:B15
SOMA(B5:B15;D5:D15)
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Excel 2003
Constantes
Um valor que no calculado, e que portanto no alterado. Por exemplo, o nmero 210 e o
texto "Ganhos do trimestre" so constantes. Uma expresso ou um valor resultante de uma
expresso no considerado uma constante.
Antes de confirmar, sempre verifique sua frmula para ver se est correta.
Aps a confirmao, visualize o resultado.
Retornando a seleo para a clula que contm o resultado da frmula, observe acima da Barra
de Frmulas que ela mostra o clculo que foi criado para obter aquele resultado. Isso acontece
pra que voc diferencie uma clula onde foi digitada diretamente uma informao de uma clula
onde foi criado um clculo para se obter aquela informao.
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Excel 2003
Alm disso, essa barra pode ser usada para que voc EDITE a frmula. Por exemplo, para
mudar apenas o operador matemtico, alterando de soma para multiplicao:
Editando uma Frmula
Com a seleo na clula que contm o resultado da frmula, clique dentro da barra de
frmula para ativar a edio.
Voc pode clicar ou usar as setas de movimentao do teclado para posicionar o ponto
de insero do lado direito do sinal de adio.
Confirme o note que o resultado ser atualizado de acordo com a nova operao.
Isso s foi possvel porque voc sou o NOME da clula ao criar a frmula, e no o nmero que
estava dentro dela.
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Excel 2003
Os Nveis de Prioridade de Clculo so os seguintes:
Prioridade 1: Exponenciao e Radiciao (vice-versa)
Prioridade 2: Multiplicao e Diviso (vice-versa)
Prioridade 3: Adio e Subtrao (vice-versa)
Os clculos so executados de acordo com a prioridade matemtica, conforme esta seqncia
mostrada, podendo ser utilizados parnteses ( ) para definir uma nova prioridade de clculo.
Exemplo:
Se voc criar a seguinte frmula dentro de uma clula, obter o resultado 17.
Isso porque, seguindo os nveis de prioridade, primeiro ele executa a multiplicao, obtendo 15,
e depois faz a soma, obtendo 17.
Mas, se voc criar a frmula conforme mostrado a seguir, o resultado ser 21.
Como foram usados parnteses separando as operaes, o Excel primeiro vai executar o clculo
que est dentro destes parnteses, independente de sua escala de prioridade. No caso, somaria
5 +2, obtendo 7. Por ltimo, executa a operao que est fora do parntese, multiplicando o
resultado 7 por 3, tendo como resultado 21.
Experimente outras maneiras de criar frmulas com ou sem parnteses e observe as diferenas
nos resultados.
Sua manipulao permite copiar rapidamente contedo de uma clula para outra, inclusive
frmulas.
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Excel 2003
Abaixo, temos uma planilha de exemplo onde o objetivo somar as vendas mensais de cada um
dos vendedores. Na clula H5, a frmula para obter o somatrio semestral do primeiro vendedor
j foi criada e o resultado est sendo exibido, A estrutura da frmula est na Barra de Frmulas.
Para obter os resultados dos demais vendedores, sem precisar criar a mesma frmula para cada
um deles, faramos o seguinte:
Deixar a seleo na clula que contm a frmula a ser copiada.
Posicionar o ponteiro do mouse na ala de preenchimento, de forma que o ponteiro
assumisse a aparncia de uma pequena cruz preta.
Clicar, segurar e arrastar para as clulas adjacentes, no caso, direcionando baixo, at a
linha do ltimo vendedor.
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Excel 2003
Note que no apenas a frmula foi copiada como teve seus resultados automaticamente
atualizados. Isso porque, ao copiar uma frmula que contm referncias relativas, o Excel
atualiza essas referncias de acordo com os dados existentes em cada linha e coluna, e assim
chegando a diferentes resultados.
Ao posicionar a seleo numa outra clula de resultado e observar a Barra de Frmulas,
veramos as referncias dessa frmula diferentes da frmula original que foi copiada.
Referncias no Excel
Ao Copiar Frmula, possvel perceber que as referncias contidas nas frmulas copiadas so
automaticamente alteradas. Isso acontece porque, em frmulas comuns, o Excel trabalha com
Referncias Relativas.
Existe uma maneira de criar uma frmula com Referncia Absoluta ou mista (uma parte relativa
e outra absoluta). O uso do caractere $ (dlar) no incio de uma referncia, a torna absoluta.
Como exemplo, temos a planilha que mostra as vendas de produtos diferentes no mesmo ms.
A cada item vendeu uma quantidade. Logo abaixo, foi somado o total de vendas do ms..
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Excel 2003
O objetivo determinar quanto cada produto representou em vendas no ms, percentualmente
falando. A frmula para obter o percentual seria dividir a quantidade individual vendida de cada
produto, pelo total vendido do ms de setembro, e depois aplicar um formato de porcentagem na
clula do resultado.
O problema seria que, quando voc cria referncias relativas nas clulas, ao copiar a frmula
para as demais, o resultado seria incorreto, tendo em vista que todas as referncias das clulas
seriam modificadas.
Nesse caso em especfico seria preciso atribuir clula do Total de vendas do ms uma
propriedade que a tornasse uma referncia Absoluta, de forma que, ao copiar a frmula, a
referncia desta clula ficasse fixa.
Na clula do primeiro resultado, criaramos a frmula conforme exemplificado abaixo, ou
seja, inserido o caractere dlar antes de cada parte que compe a referncia da clula
que desejamos fixar. No caso, a clula B13.
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Excel 2003
Como apenas a clula do total de vendas foi fixada, a cpia da frmula atualizou somente as
referncias relativas, que correspondiam as clulas com vendas de cada produto.
Posicionando o mouse em qualquer outra clula de resultado, veramos na Barra de Frmulas a
frmula apenas com a referncia relativa modificada.
Propriedade
No fixa nem linha, nem coluna
Fixa apenas a coluna, permitindo variao da linha
Fixa apenas a linha, permitindo variao da coluna
Fixa a linha e a coluna
Voc tambm pode mover frmulas arrastando a borda da clula selecionada para a clula
superior esquerda da rea de colagem. Os dados existentes sero substitudos.
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Excel 2003
2) Na clula G5, crie uma frmula que some todas as sadas de brindes referentes ao bon
na 1, 2, 3 e 4 semana, e depois multiplicando pelo custo. Mas ateno: Voc dever
inserir parntese no lugar correto para que o Excel mude o nvel de prioridade,
realizando primeiro a soma e s depois a multiplicao (o resultado correto ser 654,24).
3) Aps criar a frmula, copie para as clulas adjacentes de forma a calcular os custos
totais dos demais brindes.
4) Na clula G13, calcule o total geral somando todas as clulas onde esto os CUSTOS
TOTAIS.
5) Na clula H5, crie uma frmula que divida o custo total do Bon pela soma de todos os
custos totais (que voc criou na clula G13), mas lembre-se de tornar a referncia da
clula G13 uma referncia absoluta.
6) Ao obter o resultado na clula H5, posicione a seleo nela e aplique um estilo de
Porcentagem na clula.
7) Copie a frmula da clula H5 para as clulas adjacentes abaixo, de forma a obter os
percentuais de todos os brindes.
8) Salve sua planilha com o nome BRINDES SEU NOME e encerre o Excel.
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Excel 2003
CAPTULO III
Tema: Formatao de Clulas
Seleo com o Mouse
Assim como nos demais programas que j foram estudados, no Excel tambm h a necessidade
de selecionar aquilo que desejamos alterar.
Por enquanto, voc viu como fazer para destacar uma clula individualmente. Ou seja,
posicionando o quadro de destaque sobre ela. Mas para trabalhar melhor e com mais rapidez,
voc precisar aprender a destacar grupos de clulas, alm de aprender mtodos para fazer
selees em intervalos contnuos e alternados.
O segredo para uma seleo correta e eficiente comea na observao da aparncia do ponteiro
do mouse. Voc j deve ter percebido que ele se modifica de acordo com a posio dele na
clula ou na planilha. Vejamos:
Marca de Seleo: Quando posicionamos o mouse dentro da rea de uma clula, ele assume o
formato de cruz branca. a indicao do formato de seleo de uma ou mais clulas.
Marca de Preenchimento: o formato de cruz preta que aparece ao posicionar o mouse na
ala de preenchimento da clula. Sua funo copiar o contedo para clulas vizinhas.
Mover Contedo: Ao posicionar o ponteiro na borda que contorna a seleo de uma clula, o
formato ser de seta do mouse acompanhada de uma cruz de quatro setas. Este formato
permite que o contedo de uma clula seja movido para outra.
Portanto, para realizar tarefas de seleo, fique atento ao formato de cruz branca, que a
aparncia que permite selecionar uma ou mais clulas.
Selecionar Intervalo Contnuo
Chamamos de Intervalo duas ou mais clulas em uma planilha. Ele pode ser adjacente ou no.
Clulas adjacentes, como j vimos anteriormente, so clulas vizinhas. A seleo de um
intervalo de clulas adjacentes destaca clulas vizinhas umas das outras. Um intervalo de
clulas adjacentes tambm conhecido como contnuo.
Para realizar seleo de clulas adjacentes, de forma a criar um intervalo de seleo contnuo,
execute um dos procedimentos abaixo:
Clique na clula inicial, segure o boto do mouse e arraste at a clula final. Quando
soltar o ponteiro, todo o intervalo ficar em destaque, ou;
Clique na clula inicial do intervalo e solte. Segurando a tecla SHIFT, clique na clula
final do intervalo e solte.
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Para fazer uma seleo alternada preciso combinar o uso da tecla CTRL enquanto faz o
destaque. Ou seja, para selecionar A4 e C8, sem destacar as clulas entre elas, clique na A4 e
solte. Segure CTRL e clique depois na C8.
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Excel 2003
Quadro de Resumo da Seleo
Para selecionar
Uma nica clula Clique na clula ou pressione as teclas de direo para ir at a clula.
Clique na primeira clula da faixa e arraste at a ltima clula, ou mantenha
pressionada a tecla SHIFT enquanto pressiona as teclas de direo para
Um intervalo de
expandir a seleo.
clulas adjacentes
Voc tambm pode selecionar a primeira clula do intervalo e pressionar
F8 para estender a seleo usando as teclas de direo.
Clique na primeira clula do intervalo, e mantenha a tecla SHIFT
Um grande
pressionada enquanto clica na ltima clula do intervalo. Voc pode rolar a
intervalo de clulas
pgina para que a ltima clula possa ser vista.
Todas as clulas
de uma planilha
Intervalos de
clulas no
adjacentes
Uma linha ou
coluna inteira
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Excel 2003
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Excel 2003
1) Alinhamento de texto: Altera o alinhamento horizontal ou vertical do contedo da clula,
com base nas opes escolhidas. Selecione uma opo na caixa de listagem Horizontal
para alterar o alinhamento horizontal do contedo da clula. Por padro, o Microsoft
Excel alinha texto esquerda, nmeros direita e valores lgicos e de erro no centro. O
alinhamento horizontal padro Geral. Selecione uma opo na caixa Vertical para
alterar o alinhamento vertical do contedo da clula. Por padro, o Microsoft Excel alinha
texto verticalmente na parte inferior da clula. A caixa Recuo, recua o contedo da clula
a partir de qualquer borda, dependendo da opo escolhida em Horizontal e Vertical.
Cada incremento na caixa Recuo equivale largura de um caractere.
2) Controle de Texto: Selecione opes para ajustar a forma como voc deseja que o texto
aparea em uma clula. Quebrar texto automaticamente quebra o texto em vrias
linhas em uma clula. O nmero de quebras de linha depende da largura da coluna e do
comprimento do contedo das clulas. Reduzir para caber diminui o tamanho aparente
dos caracteres para que todos os dados em uma clula selecionada caibam na coluna. O
tamanho dos caracteres ser ajustado automaticamente se voc alterar a largura da
coluna. O tamanho de fonte aplicado no alterado. Mesclar clulas combina duas ou
mais clulas selecionadas em uma nica clula. A referncia de clula para uma clula
mesclada a clula superior esquerda no intervalo selecionado original.
3) Da direita para a esquerda: Selecione uma opo na caixa Direo do texto para
especificar a leitura e o alinhamento. As opes so Contexto, da esquerda para a direita
e da direita para a esquerda.
4) Orientao: Selecione uma opo em Orientao para alterar a orientao do texto nas
clulas selecionadas. As opes de rotao podero no estar disponveis se outras
opes de alinhamento estiverem selecionadas.
Guia Fonte
Atravs desta guia voc poder escolher um modelo de fonte diferente, aplicar um estilo,
modificar tamanho, determinar um modelo de sublinhado, alterar a cor da fonte e ainda aplicar
um dos trs efeitos. Embora as opes desta guia no sejam to completas quanto a formatao
de fonte no Word, so suficientes para modificar a aparncia do contedo nas clulas.
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Excel 2003
Guia Borda
As linhas de grade que dividem as clulas na planilha s so visualizadas na tela do
computador. Se imprimir a planilha do jeito que est, nenhuma linha de separao de clulas
seria impressa.
Para determinar e personalizar contornos para uma ou mais clulas da planilha, use as opes
desta guia.
31
Excel 2003
Guia Proteo
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Excel 2003
Bloquear clulas ou ocultar frmulas no tem efeito algum a menos que a planilha esteja
protegida. Para proteger uma planilha, aponte para Proteger no menu Ferramentas, clique em
Proteger planilha O uso de senha opcional.
da
clula
selecionada
em
33
Excel 2003
34
Excel 2003
CAPTULO IV
Tema: Formatao e Manipulao de Planilhas
Adicionar Linhas e Colunas
Voc pode incluir linhas e colunas na planilha, o que altera o comportamento das adjacentes.
Inserir Linhas
Para inserir uma linha inteira, posicione o ponteiro na identificao da linha desejada.
Clique com o boto direito e escolha Inserir no menu interativo. A nova linha ser
adicionada acima da que voc selecionou.
35
Excel 2003
Da mesma forma que ocorre com as linhas, voc pode usar o Menu Inserir para incluir no
apenas uma, como mltiplas colunas.
Quando voc oculta linhas ou colunas da planilha voc no est removendo, apenas
escondendo momentaneamente. Embora no esteja vendo ela continua ali, entre as linhas ou
colunas adjacentes. O que indica a existncia uma linha um pouco mais grossa separando as
adjacentes onde a ocultada est no meio.
Reexibir
Para reexibir uma linha ou coluna oculta, selecione as duas adjacentes (anterior e posterior) e
clique com o boto direito do mouse. Ento, escolha o comando Reexibir..
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Excel 2003
As operaes de Ocultar e Reexibir podem ser efetuadas atravs do Menu Formatar, comando
Linha ou Coluna (dependendo do elemento selecionado) e opo Ocultar ou Reexibir.
Formatao condicional
Este recurso do Excel 2003 aplica formatos a clulas selecionadas que atendem a critrios
especficos baseados em valores ou frmulas que voc especificar. Os formatos condicionais
continuam aplicados clula at que o usurio os remova, mesmo que nenhuma das condies
seja atendida e os formatos das clulas especificadas no sejam exibidos.
37
Excel 2003
Imagine que, para a planilha anterior, voc quisesse destacar em vermelho os produtos que
venderam quantidades abaixo do valor mnimo, que seriam 350 unidades. E ainda destacar de
azul os que superaram as metas, ultrapassando 900 unidades. Observe:
Selecione a faixa de clulas que tero os valores analisados, a fim de obter uma
formatao por condies. No caso, a faixa de clulas com as quantidades vendidas de
todos produtos.
Depois, no menu Formatar, selecionar a opo Formatao Condicional.
Na caixa de dilogo, estabelecer a primeira condio, que seria determinar o critrio para
as clulas com valor menor do que 350.
Para inserir mais uma condio de teste na faixa de clulas selecionada, clique no boto
Adicionar e determine o prximo critrio. No caso, clulas com valor maior do que 900.
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Excel 2003
A formatao condicional permite aplicar at 3 condies para uma mesma faixa de clulas
destacada.
Para remover todos os formatos condicionais, alm de todos os outros formatos de clula para
uma seleo, aponte para Limpar no menu Editar, e clique em Formatos.
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Excel 2003
Na guia Geral, insira a quantidade desejada na caixa Nmero de Planilhas da nova
pasta. O mnimo 1, e o mximo 255 planilhas.
Outra forma de apagar atravs do Menu Editar, opo Excluir Planilha. Para incluir novas
planilhas, use tambm o Menu Inserir, opo Planilha.
Renomear Planilha
Para alterar o nome de uma planilha, d um clique-duplo sobre sua ala, ou clique com o
boto direito sobre ela e escolha renomear. O nome vai ficar em destaque.
Depois, s digitar o novo nome e teclar ENTER para confirmar.
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Excel 2003
Caso queira retirar o contedo para colocar em outro local, use o boto Recortar
Para colar, deixe a seleo na clula desejada e clique no boto Colar
AutoFormatao
O comando AutoFormatao plica uma combinao interna de formatos, denominada
autoformatao, a um intervalo de clulas. Se uma nica clula for selecionada, o Microsoft
Excel selecionar automaticamente o intervalo limitado por clulas em branco e aplicar a
autoformatao a esse intervalo. Se a seleo for parte de um relatrio de tabela dinmica, a
tabela inteira, exceto os campos de pgina, ser selecionada e formatada. Este comando no
estar disponvel se a planilha estiver protegida.
Para ativar esta funo, selecione a faixa de clulas desejada e clique em
Autoformatao, no Menu Formatar.
Na caixa de dilogo, escolha um dos modelos disponveis e, se desejar, determine que
itens das clulas sero formatados pelo modelo, atravs das caixas seletores que voc
pode visualizar na parte inferior da caixa ao clicar no boto Opes.
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Excel 2003
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Excel 2003
CAPTULO V
Tema: Funes
Conceito e Estrutura
Funes so frmulas predefinidas que efetuam clculos usando valores especficos,
denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funes podem ser
usadas para executar clculos simples ou complexos.
Assim como as frmulas, as funes tambm possuem uma estrutura, conforme ilustrado
abaixo:
=SOMA (A1:B2 )
NOME
ARGUMENTOS
A estrutura de uma funo comea com um sinal de igual (=), seguido do nome da funo, um
parntese de abertura, os argumentos da funo separados por vrgulas e um parntese de
fechamento.
NOME DA FUNO: Todas as funes que o Excel permite usar em suas clulas tem um nome
exclusivo. Para obter uma lista das funes disponveis, clique em uma clula e pressione
SHIFT+F3.
ARGUMENTOS: Os argumentos podem ser nmeros, texto, valores lgicos, como
VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como #N/D ou referncias de clula . O
argumento que voc atribuir deve produzir um valor vlido para esse argumento. Os argumentos
tambm podem ser constantes, frmulas ou outras funes.
Um outro detalhe interessante numa funo a Dica de ferramenta Argumentos. Trata-se de
uma dica de ferramenta com a sintaxe e argumentos que automaticamente exibida medida
que voc digita a funo. Por exemplo, ao comear a digitar =SE( numa clula, voc ver:
Note que o Excel mostra a dica com a sintaxe completa da funo e os argumentos que podem
ser inseridos dentro dela.
Embora sejam muito teis, vale lembrar que as dicas de ferramenta so exibidas somente para
funes internas.
Tipos de Funo
No Excel, as funes so organizadas por tipos. Vejamos a seguir todos os tipos e alguns
exemplos de funes para cada um deles.
Banco de Dados
O Microsoft Excel contm funes de planilha que analisam dados armazenados em listas ou
bancos de dados. Cada uma dessas funes, chamadas coletivamente de Dfunctions, utiliza trs
argumentos: banco de dados, campo e critrio. Esses argumentos referem-se aos intervalos da
planilha que sero utilizados pela funo.
Exemplos: BDCONTAR (conta as clulas que contm nmeros em um banco de dados), BD
MAX (Retorna o valor mximo de entradas selecionadas de um banco de dados), DAVERAGE
(Retorna a mdia das entradas selecionadas de um banco), BDSOMA (Adiciona os nmeros
coluna de campos de registros do banco de dados que correspondem ao critrio).
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Excel 2003
Data e Hora
Exemplos: DATA (Retorna o nmero de srie de uma data especfica), DIA (Converte um
nmero de srie em um dia do ms), HORA (Converte um nmero de srie em uma hora),
AGORA (Retorna o nmero de srie da data e da hora atuais).
Externas
Estas funes so carregadas com programas suplementares (um programa suplementar
adiciona comandos ou recursos personalizados ao Microsoft Office).
Exemplos: EUROCONVERT (Converte um nmero para euros, converte um nmero expresso
em euros para uma moeda membro do euro ou converte um nmero expresso em uma das
moedas membro do euro para outra, utilizando o euro como valor intermedirio), SQL.REQUEST
(Conecta com uma fonte de dados externa e executa uma consulta a partir de uma planilha, em
seguida apresentando o resultado como uma matriz, sem a necessidade de programao de
macro).
Engenharia
Exemplos: BESSELY (Retorna a funo de Bessel Yn(x)), BIN2DEC (Converte um nmero
binrio em um decimal), BIN2HEX (Converte um nmero binrio em um hexadecimal), BIN2OCT
(Converte um nmero binrio em um octal), COMPLEX (Converte coeficientes reais e
imaginrios e um nmero complexo).
Financeira
Exemplos: ACCRINT (Retorna os juros acumulados de um ttulo que paga uma taxa peridica
de juros), ACCRINTM (Retorna a taxa de juros acumulados de um ttulo que paga juros no
vencimento), AMORDEGRC (Retorna a depreciao para cada perodo contbil usando o
coeficiente de depreciao), AMORLINC (Retorna a depreciao para cada perodo contbil).
Informaes
Exemplos: CL (Retorna informaes sobre formatao, localizao ou contedo de uma
clula), TIPO.ERRO (Retorna um nmero correspondente a um tipo de erro), INFORMAO
(Retorna informaes sobre o ambiente operacional atual) CL.VAZIA (Retorna VERDADEIRO
se o valor for vazio).
Lgica
Exemplos: SE (Especifica um teste lgico a ser executado), NO (Inverte o valor lgico do
argumento), OU (Retorna VERDADEIRO se um dos argumentos for VERDADEIRO).
Pesquisa e referncia
Exemplos: ENDEREO (Retorna uma referncia como texto para uma nica clula em uma
planilha), REAS (Retorna o nmero de reas em uma referncia), ESCOLHER (Escolhe um
valor a partir de uma lista de valores).
Matemtica e Trigonometria
Exemplos: ABS (Retorna o valor absoluto de um nmero), ACOS (Retorna o arco cosseno de
um nmero), COS (Retorna o cosseno de um nmero), COSH (Retorna o cosseno hiperblico de
um nmero), GRAUS (Converte radianos em graus).
Estatstica
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Excel 2003
Exemplos: MDIA (Retorna a mdia dos argumentos), DISTBETA (Retorna a funo beta de
distribuio acumulada), CORREL (Retorna o coeficiente de correlao entre dois conjuntos de
dados), CONT.NM (Calcula quantos nmeros h na lista de argumentos).
Texto e Dados
Exemplos: ASC (Altera letras do ingls ou katakana de largura total (bytes duplos) dentro de
uma seqncia de caracteres para caracteres de meia largura (byte nico)), BAHTTEXT
(Converte um nmero em um texto, usando o formato de moeda (baht)), CARACT (Retorna o
caractere especificado pelo nmero de cdigo), TIRAR (Remove todos os caracteres do texto
que no podem ser impressos).
A variedade de funes no Excel realmente muito grande. Explicar todas as funes
praticamente impossvel, pois a grande maioria delas direcionada para tarefas especficas e
exige conhecimentos tcnicos e matemticos em diversas reas, como trigonometria,
engenharia, estatstica, etc.
Mesmo assim, isso no quer dizer que um usurio iniciante no possa aplicar funes prticas
para auxili-los em algumas tarefas na planilha.
A seguir, veremos como utilizar as funes mais comuns, mas bastante teis no Excel.
Funo Soma
J vimos que fazer um somatrio numa clula muito simples. Mas para evitar de ficar inserindo
cada referncia num somatrio de vrias clulas, de uma por uma, voc pode aplicar a funo
SOMA. Veja o exemplo na planilha abaixo, para somar o total de produtos:
Primeiro, digite o sinal de igualdade e o nome da funo SOMA.
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Excel 2003
Finalmente, feche o parntese para completar a estrutura da funo e tecle ENTER para
obter o resultado.
Funo Mdia
Esta funo calcula a mdia de uma determinada faixa de clulas contendo nmeros. Para tal,
efetua o clculo somando os contedos dessas clulas e dividindo pela quantidade de clulas
que foram somadas.
Para calcular uma mdia numrica, digite o sinal de igualdade = e o nome da funo.
Abra o parntese e selecione ou digite o intervalo de clulas desejado.
Feche o parntese antes de teclar ENTER e obter o resultado.
Caso o valor retornado pelo clculo da mdia contenha muitos nmeros depois da
vrgula, voc pode reduzir o nmero das casas decimais usando o boto da Barra de
Formatao
Funo Mximo
Esta funo busca entre as clulas com valores numricos selecionadas, o valor mais alto,
retornando este resultado.
Digite o sinal de igualdade e o nome da funo (com ou sem acento, no tem
importncia).
Abra o parntese e selecione o intervalo de clulas onde deseja localizar o valor mximo.
Feche o parntese e confirme para obter o resultado.
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Excel 2003
Funo Mnimo
Executa a ao contrria a funo Mximo, ou seja, retorna o menor valor dentro da faixa de
clulas selecionada.
Digite o sinal de igualdade e o nome da funo.
Abra o parntese e selecione o intervalo de clulas.
Feche o parntese e tecle ENTER para obter como resultado o menor valor dentre as
clulas selecionadas.
Funo SE
A funo lgica SE verifica uma condio que pode ser Verdadeira ou Falsa. Se a condio for
verdadeira, a funo retornar um valor; se for falsa, a funo retornar outro valor.
A funo possui trs argumentos: a condio a ser verificada (chamada de teste_lgico), o
valor a ser retornado se a condio for verdadeira (valor_se_verdadeiro) e o valor a ser
retornado se a condio for falsa (valor_se_falso), onde:
Teste_lgico: qualquer valor ou expresso que pode ser avaliada como VERDADEIRO ou
FALSO.
Valor_se_verdadeiro: o valor fornecido se a condio verificada for VERDADEIRA. Se esse
argumento for omitido na sintaxe, a funo retorna VERDADEIRO.
Valor_se_falso: o valor fornecido se o teste_lgico for FALSO. Quando no especificado, a
funo retorna FALSO, caso a condio verificada tenha esse resultado.
Vejamos um exemplo de aplicao da funo SE:
Imagine que, no caso da planilha a seguir que mostra os totais de vendas de cada ms de todos
os vendedores, voc precise determinar o tipo de prmio que cada um receber, de acordo com
o total vendido no semestre.
Por exemplo, os vendedores que venderam um total acima de 3.000 itens, receberia como
PRMIO uma TV de 29 polegadas. Enquanto que aqueles que venderam abaixo deste valor,
receberiam um aparelho de DVD.
Observe como aplicar a funo:
Na clula onde deseja obter o resultado, digite o sinal de igualdade, o nome da funo e
abra o parntese.
O primeiro passo da estrutura da funo inserir o teste lgico. No caso, seria
especificar a condio para receber como prmio a TV de 29". Esta condio que a
clula tenha um valor acima de 3.000. A clula que contm o total do vendedor H5, e o
teste seria H5>3000.
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Excel 2003
Digite novamente o ponto e vrgula para separar o prximo argumento, que ser o Valor
se Falso. No caso, se a clula do total no tem um valor maior que 3000, o prmio seria
um DVD Player. Lembre-se que essa informao deve ser inserida entre aspas.
Quando concluir, feche o parntese e verifique a funo. Confirme se estiver tudo OK.
Depois de obter o resultado, copie a funo da mesma maneira que copia frmulas para clulas
adjacentes. Observe que o Excel executa automaticamente o teste lgico em cada clula do total
e retorna o valor de acordo com o resultado do teste: Verdadeiro ou Falso.
Funo Dias360
Retorna o nmero de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses de
30 dias). Use esta funo para ajudar no clculo dos pagamentos, se o seu sistema de contbil
estiver baseado em doze meses de 30 dias.
Para descobrir o nmero de dias, com base em doze meses de 30 dias, tendo como
base duas datas (uma inicial e outra final), insira a igualdade e o nome da funo.
Depois, clique na clula que contm a data inicial.
Use ponto e vrgula para separar da data final e clique ou digite a referncia da data final.
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Excel 2003
Outras Funes
ARRED
Descrio: Arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos.
Sintaxe: ARRED(nm;nm_dgitos)
Nm o nmero que voc deseja arredondar, podendo ser uma referncia-clula.
Nm_dgitos especifica o nmero de dgitos para o qual voc deseja arredondar nm.
Exemplos:
=ARRED(2,15;1) Resultado seria igual a 2,2
=ARRED(2,149;1) Resultado seria igual a 2,1
HOJE
Descrio: Retorna um nmero que representa a data de hoje, no cdigo Data-Hora do
Microsoft Excel, a fim de que seja possvel realizar clculos envolvendo esses valores. Quando a
funo HOJE inserida em uma clula, o Excel formata o nmero como uma data.
Sintaxe: HOJE()
AGORA
Descrio: Retorna o nmero de srie da data e hora atual. O nmero de srie o cdigo de
data-hora usado pelo Excel para clculos de data e hora.
Sintaxe: AGORA()
INT
Descrio: Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo.
Sintaxe: INT(nm)
Nm o nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro.
Exemplos:
INT(8,9) Resultado seria igual a 8
MOD
Descrio: Retorna o resto da diviso aps um nmero ter sido dividido por um divisor.
Sintaxe: MOD(nm;divisor)
Nm1 o nmero para o qual voc deseja encontrar o resto.
Divisor o nmero pelo qual voc deseja dividir o nmero. Se este divisor for 0 (zero), a
funo retornar o valor de erro #DIV/0!.
Exemplos
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Excel 2003
MOD(3;2) Resultado seria igual a 1.
MOD(20;5) Resultado seria igual a 0
MULT
Descrio: Multiplica todos os nmeros fornecidos como argumentos e retorna o produto.
Sintaxe: MULT(nm1;nm2...)
Nm1; nm...2 so de 1 a 30 nmeros que voc deseja multiplicar.
Exemplos
Se numa planilha, o intervalo de clulas de A2 at C2 contiver respectivamente os nmeros 5,
15, e 30, ento poderamos aplicar as seguintes funes:
MULT(A2:C2) Resultado seria igual a 2.250.
MULT(A2:C2;2) Resultado seria igual a 4.500.
Procure por uma funo: Neste campo voc pode digitar uma descrio que voc est
tentando fazer, ou seja, o tipo de clculo que est querendo executar. til quando voc no
sabe exatamente qual funo tem que usar.
Selecione uma categoria: Clique nesta lista para visualizar as categorias de funo.
Selecione uma funao: Nesta caixa, o Excel lista as funes da categoria que foi selecionada
no campo anterior. Alm disso, ao selecionar uma funo nesta lista, voc v logo abaixo uma
explicao rpida sobre ela.
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Excel 2003
Aps escolher a funo desejada e confirmar no boto OK, voc ver a tela especfica
para determinar seus argumentos.
Como abaixo, por exemplo, na funo SE, cujos campos que voc deve inserir se referem ao
teste lgico, Valor Se verdadeiro e Valor se falso. Uma das vantagens de usar esse mtodo
que ele realiza pequenas correes. Como se voc digitar um texto dentro de um argumento, ele
automaticamente insere as aspas se voc esquecer.
AutoClculo
Voc pode usar o recurso de AutoClculo para visualizar rapidamente resultados para uma
determinada faixa de clulas selecionada.
Por exemplo, ao selecionar um intervalo de clulas que contm nmeros, voc poder observar
na Barra de Status o resultado imediato da soma do contedo delas:
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Excel 2003
Alm da soma, voc pode obter outros resultados clicando com o boto direito do mouse sobre
esse local da Barra de Status e escolher uma das opes disponveis:
O AutoClculo apenas EXIBE o resultado. Ele no executa a funo dentro de uma clula como
quando usamos uma funo ou frmula.
Funo AutoSoma
, o Excel identifica a
Ao acionar a funo AutoSoma, cujo boto fica na barra de Ferramentas
faixa de valores e insere automaticamente a frmula, com o intervalo de clulas de referncia.
Esse intervalo pode ser reconhecido facilmente por voc porque ele fica destacado por uma
borda preta pontilhada, em movimento.
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Excel 2003
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Excel 2003
CAPTULO VI
Tema: Organizando Dados
Validar Dados
A Validao de Dados permite que voc determine condies para restringir os dados a serem
digitados numa ou mais clulas. Dessa forma, tornando sempre vlidas as informaes numa
planilha.
O usurio pode restringir dados a um determinado tipo, como nmeros inteiros, nmeros
decimais ou texto, e definir limites para as entradas vlidas.
Por exemplo, imagine que na planilha de vendas, nas clulas onde seriam inseridas as
quantidades vendidas, voc quisesse bloquear a entrada de nmeros "quebrados" (com casas
decimais), permitindo somente a entrada de nmeros inteiros. Observe:
O primeiro passo selecionar as clulas onde deseja aplicar uma determinada restrio.
Em seguida, clique no Menu Dados e escolha Validao. Ser aberta uma caixa de
dilogo com trs guias.
Guia Configuraes
Permitir: Clique em uma opo de validao de dados na caixa Permitir para aplicar restries
entrada de dados nas clulas selecionadas na planilha. Clique na opo Personalizar para
inserir uma frmula, usar uma expresso ou fazer referncia a um clculo em outra clula para
determinar entradas vlidas.
Dados: Clique no operador de comparao que voc deseja usar. Os operadores disponveis
dependem do tipo de dados escolhido na caixa Permitir.
De acordo com as opes escolhidas, itens adicionais diferentes sero exibidos na guia.
Guia Mensagem de Entrada
A mensagem exibe a informao especificada no momento da entrada de dados. Seu objetivo
dar uma orientao a quem est operando a planilha, informando-o sobre os critrios existentes.
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Excel 2003
Voc poder ver a Mensagem de Alerta sendo exibida a qualquer momento que posicionar
seleo sobre qualquer uma das clulas onde foram aplicados os critrios.
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Excel 2003
O alerta de erro, por sua vez, ser mostrado quando algum tentar inserir um dado que no se
adequa a condio.
Classificar
O comando Classificar, organiza as informaes nas linhas selecionadas ou lista as
informaes em ordem alfabtica, por nmero ou por data.
Para classificar os dados, o Excel segue alguns critrios de prioridade e organizao. Numa
Classificao do tipo Crescente, por exemplo, a ordem a seguinte:
Nmeros: Os nmeros so classificados do menor nmero negativo, ao maior nmero positivo.
Classificao alfanumrica: Quando voc classifica texto alfanumrico, o Excel classifica da
esquerda para a direita, caractere por caractere. Por exemplo, se uma clula contm o texto
B100, o Excel coloca a clula depois de uma clula que contenha a entrada B1, e antes de uma
clula que contenha a entrada B11.
Apstrofos (') e hifens (-): So ignorados, com uma exceo - se duas seqncias de
caracteres de texto forem iguais exceto pelo hfen, o texto com hfen classificado por ltimo.
Valores lgicos: Em valores lgicos, FALSO colocado antes de VERDADEIRO.
Vazias: As clulas em branco so sempre classificadas por ltimo.
Em uma Classificao do tipo Decrescente esta ordem de classificao invertida, exceto para
as clulas em branco, que sero sempre colocadas por ltimo.
Classificao Rpida
Para obter uma classificao rpida selecione as clulas que deseja ordenar e clique num dos
botes de classificao - Crescente
Ferramentas.
ou Decrescente
Quando efetuar esse processo em planilhas cujas clulas selecionadas contm dados
adjacentes, pode acontecer do Excel emitir uma mensagem de alerta.
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Excel 2003
O Excel "suspeita" que as clulas adjacente complementam os dados das clulas selecionadas.
Isso pode ser verdade, ou no, as clulas serem totalmente independentes.
No caso da planilha que est sendo classificada realmente os dados prximos a seleo devem
"acompanhar" as informaes que voc tentou ordenar, pois estas informaes se referem s
quantidades vendidas de cada vendedor. Caso voc no expanda a seleo, vai alterar a ordem
somente dos nomes do vendedores, fazendo com que as quantidades referentes a cada um
mudem.
Portanto, quando isso acontecer, fique atento cada situao e decida se deve Expandir a
Seleo, ou apenas classificar os dados selecionados optando por Continuar com a seleo
atual.
Abaixo, podemos ver o resultado da classificao tento optado por Expandir a Seleo.
Menu Classificar
Em alguns casos, ser preciso estabelecer uma classificao baseada em nveis de prioridade,
de acordo com cada coluna.
Por exemplo, voc pode classificar os dados numa planilha comeando primeiro pelos nomes
dos funcionrios, em seguida, pelos setores que eles trabalham, e por ltimo, pelo seu cgido de
identificao, definindo assim, nveis de prioridade para cada coluna de classificao.
Para obter uma classificao deste tipo, voc deve selecionar os dados que deseja
ordenar e escolher o comando Classificar no Menu Dados. Ser aberta uma caixa de
dilogo:
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Excel 2003
Voc pode classificar com at 3 colunas de prioridade. Para cada uma voc pode estabelecer se
a ordem ser Crescente ou Decrescente. Na parte inferior da caixa, h duas opes para que
voc informe ao Excel se, na seleo que foi feita, existe ou no uma Linha de Cabealho.
Clique em Linha de cabealho para excluir a primeira linha da classificao, se a lista
tiver rtulos de coluna na primeira linha (por exemplo, se na seleo voc tiver destacado
tambm os ttulos de cada coluna NOME, CDIGO e SETOR). Isso vai evitar que as
linhas de cabealho tambm sejam classificadas e, assim, venham a ser retiradas de seu
local original, perdendo a funo de identificao.
Clique em Nenhuma linha de cabealho para incluir a primeira linha na classificao se
a lista no tiver rtulos de coluna na primeira linha.
AutoFiltro
Esse o meio mais rpido de selecionar apenas os itens que voc deseja exibir em uma lista.
Para aplicar o AutoFiltro, no precisa selecionar. Basta deixar a seleo em qualquer
clula da planilha, clicar no Menu Dados, apontar para Filtrar e escolher AutoFiltro.
Automaticamente o Excel identifica as linhas de cabealho das colunas e aplica o
AutoFiltro nestas clulas. Isso fica evidente pelas setas pretas apontando para baixo,
que surgem imediatamente nas clulas que contm os rtulos das colunas.
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Excel 2003
A partir da voc pode controlar a exibio dos itens de cada coluna acessando as
opes referentes a ela atravs da seta. Como por exemplo, exibir somente as
quantidades vendidas de um vendedor.
Incluir Subtotais
O Microsoft Excel pode calcular automaticamente valores de subtotais e totais gerais em uma
lista. Quando voc insere subtotais automticos, o Excel organiza a lista em tpicos para que
voc possa exibir e ocultar as linhas de detalhes de cada subtotal.
Para inserir subtotais, voc primeiro classifica a lista para agrupar as linhas das quais deseja
calcular o subtotal. Em seguida, voc pode calcular subtotais de qualquer coluna que contenha
nmeros.
Como os Subtotais so calculados?
Subtotais: O Excel calcula valores de subtotal com uma funo de resumo, como Soma ou
Mdia. Voc pode exibir subtotais em uma lista com mais de um tipo de clculo de cada vez.
Totais gerais: Os valores de totais gerais so derivados de dados de detalhe, no dos valores
das linhas de subtotal. Por exemplo, se voc usa a funo de resumo Mdia, a linha de total
geral exibir uma mdia de todas as linhas de detalhes da lista, no uma mdia dos valores das
linhas de subtotal.
Reclculo automtico: O Excel recalcula os valores de subtotal e total geral automaticamente
medida que voc edita os dados de detalhe.
Para Aplicar Subtotais
Antes de qualquer coisa, verifique se os dados a serem subtotalizados esto no formato a
seguir: cada coluna tem um rtulo na primeira linha e contm dados semelhantes e no existem
linhas ou colunas em branco dentro do intervalo.
Clique em uma clula na coluna a subtotalizar. Esta coluna dever estar com seus dados
devidamente classificados e ordenados de forma Crescente ou Decrescente. Na
planilha a seguir, por exemplo, o objetivo criar os Subtotais vendidos para cada Loja, e,
portando, essa coluna deve estar devidamente classificada.
No Menu Dados, clique em Subtotais.
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Excel 2003
Remover subtotais de uma lista
Clique em uma clula na lista que contm subtotais.
No menu Dados, clique em Subtotais.
Na caixa de dilogo, clique no boto Remover todos.
Quando voc remove subtotais de uma lista, o Microsoft Excel tambm remove a estrutura de
tpicos e todas as quebras de pgina que foram aplicadas na lista quando voc os inseriu. Voc
pode confirmar isso observando a planilha:
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CAPTULO VII
Tema: Grficos no Excel
Conceitos e Tipos
Lidar com nmeros e estatsticas no fcil. Reunir esses nmeros numa apresentao pode
ser ainda mais complicado.
Uma estratgia muito utilizada para organizar visualmente informaes numricas e valores
estatsticos atravs da criao de Grficos. Grficos tm apelo visual e facilitam, para os
usurios, a visualizao de comparaes, padres e tendncias nos dados. Por exemplo, em
vez de ter de analisar vrias colunas de nmeros de planilha, voc pode ver de relance se as
vendas esto caindo ou subindo a cada trimestre, ou como as vendas reais se comparam s
vendas estimadas. Voc pode criar um grfico como planilha individual, ou como um objeto
incorporado a uma planilha.
Estrutura de um Grfico
No Excel, um grfico vinculado aos dados da planilha em que foi criado e atualizado
automaticamente quando voc altera os dados da planilha.
1) Marcador de dados: Um marcador de dado pode ser uma barra, uma rea, um ponto,
uma fatia ou outro smbolo em um grfico que representa um nico ponto de dados ou
valor que se origina de uma clula de planilha. Os marcadores de dados relacionados em
um grfico constituem uma srie de dados. Cada marcador de dados representa um
nmero da planilha. Os marcadores de dados com o mesmo padro representam uma
srie de dados. No exemplo acima, o marcador de dados mais direita representa o
valor Tri2 real de 99.
2) Linha de grade principal: O Microsoft Excel cria valores de eixo a partir dos dados da
planilha. Observe que os valores do eixo no exemplo acima variam de 0 a 120, o que
compreende o intervalo de valores na planilha. As linhas de grade (linhas que voc
adiciona a um grfico que facilitam a exibio e avaliao de dados) principais marcam
os intervalos principais no eixo. Voc tambm pode exibir linhas de grade secundrias
em um grfico, que marcam os intervalos entre os intervalos principais.
3) Nomes das categorias: O Excel usa ttulos de linhas ou colunas nos dados da planilha
para nomes do eixo das categorias. No exemplo acima, os ttulos de linha Tri1 e Tri2 da
planilha aparecem como nomes de eixo.
4) Nomes de sries de dados do grfico: O Excel tambm usa ttulos de coluna ou de
linha nos dados do grfico para nomes de sries. Os nomes das sries aparecem na
legenda do grfico. No exemplo acima, os ttulos Projetado e Real aparecem como
nomes de sries
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Outro item que pode ser visualizado num grfico so as Dicas de grfico. So comentrios que
aparecem quando voc posiciona o ponteiro sobre um item do grfico. Ento aparece uma dica
de grfico contendo o nome do item. Por exemplo, ao colocar o ponteiro sobre uma legenda,
uma dica de grfico contendo a palavra Legenda aparece.
Tipos de Grfico
Voc pode criar um grfico em sua prpria planilha de grfico ou como um grfico incorporado
em uma planilha. De qualquer maneira, o grfico vinculado aos dados de origem na planilha, o
que significa que o grfico ser atualizado quando os dados da planilha forem atualizados.
Grficos incorporados: Um grfico incorporado considerado um objeto grfico e salvo como
parte da planilha em que foi criado. Use grficos incorporados quando quiser exibir ou imprimir
um ou mais grficos com seus dados da planilha.
Folhas de grfico: Uma folha de grfico uma folha separada dentro da sua pasta de trabalho
que tem um nome prprio. Use uma folha de grfico quando quiser exibir ou editar grficos
extensos ou complexos separados dos dados da planilha ou quando desejar preservar espao
na tela enquanto trabalha na planilha.
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Para criar rapidamente um grfico incorporado, ou seja, inserido junto com a planilha que contm
os dados de origem, mas escolhendo um modelo ao invs de apenas aceitar o que o Excel
insere automaticamente, faa o seguinte:
Primeiro, exiba a Barra de Ferramentas Grfico, atravs do Menu Exibir.
Em seguida, clique na seta ao lado do boto Tipo de Grfico desta barra e escolha um
dos modelos.
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Importante lembrar que os grficos inseridos por este mtodo rpido podem ser, posteriormente,
personalizados.
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As opes desta etapa esto distribudas em 2 guias: Tipos Padro e Tipos Personalizados.
Na guia Tipos Padro, do lado esquerdo voc tem uma lista com os tipos de grfico. Ao
selecionar um tipo, do lado direito voc visualiza os Subtipos, que so os modelos disponveis
para cada tipo de grfico. Selecionando um Subtipo, voc v na parte inferior o nome e a
descrio dele.
O boto Manter Pressionado para exibir exemplo serve para que voc veja como o seu
grfico, de acordo com os dados selecionados, ficar de acordo com o modelo que voc est
escolhendo nesta etapa.
A guia Tipos Personalizados exibe os tipos de grfico personalizados definidos pelo usurio ou
internos que so fornecidos pelo Microsoft Excel.
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Aps a escolha do modelo, voc deve Avanar para a prxima etapa, onde informa ou
visualiza dos dados de Origem do Grfico.
Como voc j havia selecionado os dados antes de inserir o grfico, nesta etapa voc estar
visualizando o intervalo de dados destacado. Mas caso no tivesse selecionado, ou desejasse
modificar este intervalo, poderia mudar a referncia da planilha de origem e suas clulas.
O campo Srie refere-se a forma como Excel vai ler o dados para gerar o grfico. Geralmente o
programa automaticamente escolhe a seqncia mais apropriada para o intervalo selecionado e
o tipo escolhido. Mas voc pode perfeitamente visualizar de outra maneira, alternando as opes
entre Colunas ou Linhas para ver como ficaria o grfico.
No exemplo, ao escolher a Srie em Linhas o grfico ficou num visual interessante:
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Continuando a Avanar, passaramos etapa Opes de Grfico. Todas as opes e
guias desse campo so exibidos de acordo com o modelo de grfico que foi escolhido.
Para este modelo de grfico, na guia Ttulo, voc tem a opo de digitar um Ttulo para ser
exibido no topo do grfico. E ainda pode dar nome ao eixo dos valores. No exemplo anterior, o
eixo Y se refere aos nomes dos funcionrios e o eixo X, s quantidades vendidas.
medida que insere informaes nestes campos, a visualizao do grfico direita se
atualiza automaticamente.
Visualize as outras guias desta etapa para personalizar outros itens do seu grfico, como a
Legenda (que pode ser exibida ou ocultada), as linhas de grade (que podem ser removidas),
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Rtulos (para identificar cada parte do grfico com um nome), etc. Use as opes para
Personalizar o grfico e deix-lo da maneira que voc achar melhor.
Lembre-se que, para determinados modelos, mais ou menos guias sero exibidas nesta etapa.
Por exemplo, para o tipo de grfico Pizza, no h opes referentes aos eixos do grfico.
Avance para a ltima etapa, onde voc deve escolher onde o grfico ser inserido: se
ser incorporado a sua planilha de origem, ou colocado numa planilha independente.
O boto Concluir insere seu grfico no local e com todas as caractersticas escolhida por voc.
Para criar grficos cujos dados de origem esto em clulas separadas, ou seja, no-adjacentes,
basta selecionar os dados usando o recurso da tecla CTRL e depois solicitar a criao.
Mover Grfico
Na maioria dos casos, quando um grfico inserido junto de uma planilha, ele fica localizado
frente da mesma.
Para mover o grfico para outro ponto da planilha, clique em sua rea (na parte em
branco), segure o boto do mouse e arraste para outro local. Uma borda tracejada
acompanha o trajeto.
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Se voc tiver dvida se est clicando na rea certa para mover o grfico inteiro, e no uma parte
dele, basta posicionar o mouse numa parte em branco e esperar a Dica de Grfico com o
comentrio rea do Grfico. Isso indica que voc est operando na rea correta.
Redimensionar Grfico
Caso voc precise aumentar ou reduzir o tamanho do grfico, use as alas de
redimensionamento localizadas ao redor dele. Essas alas ficam visveis quando o grfico est
selecionado. A seleo de um grfico feita com um clique na rea do Grfico.
Formatar Grfico
O grfico composto de vrias partes, de acordo com o tipo e as opes definidas em sua
criao. Muitos itens podem ser editados, reposicionados ou at retirados do grfico.
O melhor meio de alterar e formatar o grfico usando a Barra de Ferramentas Grfico. Ela
fica visvel ao selecionar um grfico e seus botes podem estar parcialmente ativados ou
desativados de acordo com o modelo e a rea selecionada.
Objetos de grfico: Exibe a descrio do item que do grfico que est selecionado no
momento. Atravs dela o usurio pode escolher e selecionar outros objetos que o compem.
Formatar Objeto: Abre uma caixa com opes de formatao para o objeto selecionado. O nome
do comando e as opes de formatao disponveis variam de acordo com o item de grfico
destacado.
Tipo de grfico: Modifica o modelo de grfico de uma seqncia de dados individual, de um
grupo de tipos de grfico ou de um grfico inteiro.
Legenda: Adiciona ou remove uma legenda direita da rea do grfico e redimensiona a rea
para acomodar esse item. Se o grfico j possuir uma legenda, e voc clicar neste boto,
automaticamente esta ser removida.
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Tabela de dados: Exibe os valores de cada seqncia de dados em uma grade embaixo do
grfico.
Por Linha e Por Coluna: Alteram o grfico de forma a ativar a seqncia de dados
correspondente (em linhas, ou em coluna). Sempre um dos botes estar ativado, tendo em
vista que todo o grfico criado com uma das duas seqncias.
Girar texto para baixo: Gira o texto selecionado para baixo em um ngulo de 45 graus, para
que voc possa l-lo do canto superior esquerdo para o canto inferior direito.
Girar texto para cima: Gira o texto selecionado para cima em um ngulo de 45 graus, para que
voc possa l-lo do canto inferior esquerdo para o canto superior direito.
Voc tambm pode usar os recursos da Barra de Formatao do Excel para alterar partes do
grfico. Por exemplo, voc pode usar os botes de formatao de fonte para alterar os textos do
grfico, ou os botes de preenchimento para mudar a cor da rea do grfico, ou de outros
componentes. O importante selecionar o item certo para usar as ferramentas apropriadas.
O menu interativo tambm uma maneira prtica de formatar partes de um grfico. Por
exemplo, se voc clicar com o boto direito sobre uma das colunas que formam um grfico de
barras, poder escolher a primeira opo Formatar Srie de dados para abrir uma caixa onde
pode editar aquele item especfico. Como por exemplo, mudar a cor da coluna.
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Menu Grfico
Neste Menu voc encontra opes especficas para editar e trabalhar com grficos no Excel. Ele
se alterna no local onde fica o Menu Dados. Isto : se a seleo estiver numa clula da planilha,
voc ver o Menu Dados. Mas se estiver a seleo em um grfico, ver o Menu Grfico.
Tipo de grfico: Altera o tipo de grfico de uma seqncia de dados individual, de um grupo de
tipos de grfico ou de um grfico inteiro.
Dados de origem: Adiciona seqncias ou pontos de dados selecionados a um grfico ou
modifica os mesmos.
Opes de grfico: Modifica as opes padro do tipo de grfico selecionado. Voc pode
alterar as definies padro de linhas de grade e eixos, alterar eixos e ttulos de grfico e
modificar a exibio dos rtulos de dados.
Local: Organiza o posicionamento de objetos selecionados na planilha.
Adicionar dados: Adiciona seqncias ou pontos de dados selecionados a um grfico.
Adicionar linha de tendncia: Altera o tipo de linha de tendncia ou adiciona linhas de
tendncia a seqncias de dados em grficos de rea, barras, colunas, linhas, bolhas e
disperso (xy).
Exibio 3-D: Controla o ngulo atravs do qual voc visualiza os grficos 3-D. O exemplo de
grfico exibido na caixa de dilogo mostra as configuraes do momento.
Remover um Grfico
Para remover um grfico que est junto da planilha de origem, deixe sua rea
selecionada e tecle DELETE. Ele ser excludo.
Para remover um grfico que est numa planilha independente, voc deve excluir a
planilha inteira onde ele est. Para isso, clique com o boto direito na ala de
identificao da planilha na parte inferior e escolha Excluir.
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CAPTULO VIII
Tema: Recursos Adicionais
Comentrios
Um comentrio uma anotao que voc anexa a uma clula, separado do restante do
contedo da clula. Os comentrios so teis como lembretes para voc mesmo, como anotar
como funciona uma frmula, ou para fornecer observaes a outros usurios.
Os comentrios so identificados pelo nome do usurio para que voc possa saber quem inseriu
cada um deles em uma pasta de trabalho compartilhada para diversos usurios.
Adicionar um Comentrio numa Clula
Clique na clula sobre a qual voc deseja comentar.
No menu Inserir, clique em Comentrio.
Na caixa, digite o texto do comentrio.
Editando um Comentrio
Para editar o texto de um comentrio, posicione a seleo na clula que o contm e escolha
Editar Comentrio, no Menu Inserir. O comentrio entra em modo de edio.
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Remover Comentrio
Para remover o comentrio de uma clula inteiramente (no confunda com apagar o texto da
caixa de comentrio), posicione-se na clula onde ele est. Ento, v ao Menu Editar, aponte
para Limpar e clique em Comentrios.
Verificao Ortogrfica
No Word, voc visualizava os erros ortogrficos por sublinhados vermelhos que serviam de
alertas s palavras no reconhecidas pelo dicionrio.
No Excel, embora voc no veja os sublinhados de alerta, mesmo assim possvel realizar a
Verificao Ortogrfica:
Para verificar a ortografia de sua planilha, clique no Menu Ferramentas e escolha
Verificar Ortografia, ou;
Clique no boto Verificar Ortografia
, da Barra de Ferramentas.
Caso o Excel encontre possveis falhas ortogrficas, voc ver a caixa de dilogo, semelhante a
estudada no Word. Nela voc encontra opes para Adicionar, Ignorar e corrigir o erro.
AutoPreenchimento
Este recurso expande vrios tipos de seqncias, como dias da semana, meses, seqncias
numricas, etc..
Para obter a seqncia automaticamente, digite um componente da seqncia em uma
clula. Por exemplo, um dia da semana.
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Use a ala de preenchimento para arrastar para clulas adjacentes, na direo desejada.
medida que arrasta, comentrios informam a seqncia identificada pelo Excel, e que
est sendo copiada.
Se voc digita algo e o Excel no identifica nenhuma seqncia, o uso da ala de preenchimento
far com que voc copie o mesmo termo para as clulas adjacentes.
AutoConcluso
A AutoConcluso oferece sugestes quando voc est digitando dados em uma clula, caso
esses termos tenham pelo menos o incio parecido com outros termos que o Excel identifica em
clulas adjacentes. Voc percebe isso quando comea a digitar:
Voc no precisa aceitar essa sugesto obrigatoriamente. Se ela realmente corresponder ao que
est querendo digitar, tecle ENTER para aceitar. Caso o contrrio, continue a digitar o que
queria e a sugesto ser desativada.
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Auditoria de Frmulas
Auditoria consiste em um exame cuidadoso, sistemtico e independente, cujo objetivo seja
averiguar se as atividades desenvolvidas esto em conformidade com as regras.
A Auditoria de Frmulas do Excel ajuda a rastrear problemas em suas planilhas. Por exemplo,
o valor que voc v em uma clula pode ser o resultado de uma frmula, ou pode ser usado por
uma frmula que produz um resultado incorreto. Os comandos de auditoria exibem graficamente,
ou rastreiam, as relaes entre clulas e frmulas usando setas rastreadoras. Estas setas
apontam o relacionamento entre a clula selecionada e as clulas relacionadas a ela.
Rastrear Precedentes
Este comando desenha setas rastreadoras nas clulas que fornecem valores diretamente para a
frmula na clula ativa. Ou seja, se a clula selecionada contm uma frmula, voc pode
localizar todas as clulas que fornecem dados para ela, conhecidas como precedentes.
Para rastrear precedentes, deixe a seleo na clula que contm o resultado da frmula.
No Menu Ferramentas, aponte para Auditoria de Frmulas e clique em Rastrear
Precedentes. Voc ver a planilha com a aparncia a seguir:
Para rastrear as clulas que fornecem valores indiretamente para a frmula na clula ativa,
clique novamente em Rastrear precedentes.
Rastrear Dependentes
Este comando desenha uma seta rastreadora para a clula ativa a partir das frmulas que
dependem do valor na clula ativa.
Para Rastrear dependentes, posicione a seleo na clula de partida e escolha Rastrear
Dependentes em Auditoria de Frmulas.
Pra adicionar outros nveis de dependentes indiretos, clique de novo em Rastrear dependentes.
Rastrear Erros
Quando a clula ativa tem um valor de erro como #VALOR ou #DIV/0, este comando desenha
setas rastreadoras para a clula ativa a partir das clulas que causam o valor de erro.
Para usar esta opo, posicione-se na clula que contm o valor de erro e escolha
Rastrear Erros em Auditoria de Frmulas.
Para remover as setas rastreadores existentes em uma planilha, selecione Remover todas as
Setas no Menu Auditoria de Frmulas.
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Comparar Pastas Lado a Lado
Com o Excel voc pode comparar pastas de trabalho colocando-as uma ao lado da outra.
Abra as pastas de trabalho que deseja comparar lado a lado.
No menu Janela, clique em Comparar Lado a Lado com... (o comando estar seguido
do nome do arquivo que ser colocado ao lado da pasta de trabalho ativa no momento).
Voc pode mudar a organizao das Janelas clicando no Menu Janela, escolhendo Organizar
Janelas e selecionando na caixa de dilogo como deseja que as pastas sejam dispostas:
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CAPTULO IX
Tema: Impresso de Planilhas
Visualizar Impresso
Antes de imprimir qualquer coisa, altamente recomendvel que voc visualize a impresso
antes. Este comando d uma noo real de como os dados da planilha ficaro dispostos na
pgina, de acordo com as configuraes do Excel.
Para Visualizar a Impresso da Planilha, clique no Menu Arquivo e escolha Visualizar
Impresso.
Se preferir, clique no boto Visualizar Impresso
, da Barra de Ferramentas.
Na Barra de Status, voc pode observar o nmero de pginas geradas para imprimir todos os
dados da planilha, e a pgina que atualmente est sendo exibida na visualizao:
No topo, voc encontra a Barra de Ferramentas Visualizar Impresso, onde v alguns botes:
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Fechar: Fecha a visualizao de impresso, voltando a exibio normal da planilha.
Configurar Pgina
Este comando pode ser ativado pelo boto da Barra de Ferramentas na Visualizao de
Impresso, ou voc pode acess-lo diretamente na exibio normal da planilha atravs do
Menu Arquivo.
A caixa de dilogo Configurar Pgina distribui suas opes em 4 guias. A seguir, a explicao
sobre cada uma delas.
Guia Pgina
Orientao: Nesta seo, voc especifica a orientao da pgina impressa. Voc pode optar por
Retrato (papel em p), ou Paisagem (papel deitado). S em mudar essa orientao, pode
ocorrer do nmero de pginas que seriam geradas para imprimir a planilha, seja modificado.
Dimensionar: Marque a caixa de seleo Ajustar para e insira um nmero percentual na caixa
% do tamanho normal. Voc pode reduzir a planilha a 10% do tamanho normal ou aument-la a
400% do tamanho normal. Para reduzir a planilha ou a seleo quando voc imprime para que
ela caiba no nmero de pginas especificado, marque a outra caixa de seleo Ajustar para,
insira um nmero na caixa pgina(s) de largura por e digite um nmero na caixa de altura. Para
preencher a largura do papel e usar quantas pginas forem necessrias, digite 1 na caixa
pgina(s) de largura por e deixe a caixa de altura em branco.
Tamanho do papel: Clique em Carta, Ofcio ou outra opo de tamanho para indicar o tamanho
no qual deseja imprimir seu documento ou envelope.
Qualidade da impresso: Clique na resoluo desejada para especificar a qualidade de
impresso da planilha ativa. A resoluo o nmero de pontos por polegada (dpi) que aparecem
na pgina impressa. Quanto maior a resoluo melhor a qualidade da impresso em
impressoras que fornecem suporte impresso de alta resoluo.
Nmero da primeira pgina: Insira Automtico para iniciar a numerao de pginas em "1" (se
for a primeira pgina do trabalho de impresso) ou no nmero seqencial seguinte (se no for a
primeira pgina do trabalho de impresso). Insira um nmero para especificar um nmero de
pgina inicial que no seja 1".
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Guia Margens
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Cabealho: Clique em um cabealho interno nesta caixa ou clique no boto Personalizar
cabealho para criar um cabealho personalizado para a planilha. O cabealho interno
copiado para a caixa de dilogo Cabealho, onde voc poder formatar ou editar o cabealho
selecionado.
Ao personalizar, voc v a tela representada a seguir, onde pode especificar em qual das trs
sees o Cabealho vai ficar, ou at mesmo inserir contedos em todas elas.
Rodap: Clique em um rodap interno na caixa Rodap e clique em Personalizar rodap para
criar um rodap personalizado para a planilha. Da mesma forma do cabealho, o rodap interno
copiado para a caixa de dilogo Rodap, onde voc poder formatar ou editar o rodap
selecionado.
Guia Planilha
rea de Impresso: Clique na caixa rea de impresso para selecionar o intervalo da planilha
que ser impresso e arraste pelas reas da planilha que voc deseja imprimir. O boto Recolher
caixa de dilogo
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para que voc insira o intervalo selecionando as clulas na planilha. Quando voc terminar,
poder clicar novamente no boto para exibir a caixa de dilogo inteira.
Imprimir ttulos: Nesta seo, selecione uma opo para imprimir as mesmas colunas ou linhas
como ttulos em cada pgina de uma planilha impressa. Selecione Linhas a repetir na parte
superior se desejar linhas especficas como ttulos horizontais em cada pgina. Selecione
Colunas a repetir esquerda se desejar ttulos verticais em cada pgina. Em seguida, na
planilha, selecione uma clula ou clulas nas colunas ou linhas de ttulo desejadas. Voc pode
usar o boto Recolher caixa de dilogo no canto direito para mover temporariamente a caixa de
dilogo para que voc insira o intervalo selecionando as clulas na planilha.
Imprimir: Especifica que parte da planilha ser impressa, se a impresso ser colorida ou em
preto e branco e define a qualidade de impresso. Marque a caixa Linhas de grade para
imprimir linhas de grade de clula horizontais e verticais nas planilhas. Selecione a caixa de
seleo Preto e branco se tiver formatado dados com cores mas estiver utilizando uma
impressora em preto e branco. Marque a caixa de seleo Qualidade rascunho para reduzir o
tempo de impresso. Quando esta opo selecionada, o Microsoft Excel no imprime nem as
linhas de grade nem a maior parte dos elementos grficos. Clique em Ttulos de linha e coluna
para imprimir nmeros de linha e letras de coluna em um estilo de referncia A1 ou linhas e
colunas numeradas em um estilo de referncia R1C1.
Ordem da Pgina: Clique em Abaixo e acima ou Acima e abaixo para controlar a ordem na
qual os dados sero numerados e impressos quando no couberem em uma pgina. A figura de
exemplo ao lado das opes mostra a direo na qual o documento ser impresso quando voc
selecionar uma delas.
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Para definir a rea de impresso, no modo Visualizar Quebra de Pgina, selecione a
rea que voc deseja imprimir.
Clique com o boto direito do mouse sobre uma das clulas da seleo e selecione o
item Definir rea de Impresso.
Caso deseje definir uma rea de impresso estando no modo de visualizao normal,
basta repetir o processo de seleo e depois acessar o Menu Arquivo, opo rea de
Impresso e depois, Definir rea de Impresso.
Voc pode adicionar clulas a uma rea de impresso, na visualizao de quebra de pgina. Se
as clulas que voc deseja adicionar so adjacentes rea de impresso atual, posicione o
mouse na a borda azul tracejada e quando o ponteiro ficar no formato de seta de duas pontas,
arraste para inclu-las.
Imprimir
Para imprimir dados necessrio que exista uma impressora conectada ao seu computador, ou
compartilhada entre vrios computadores atravs de uma rede, e devidamente instalada.
Antes de executar o processo de impresso, importante acessar a caixa de dilogo Imprimir,
para visualizar e ajustar algumas opes.
Para abrir a caixa de dilogo Imprimir, clique no Menu Arquivo e escolha Imprimir.
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