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Rimac
Seguros y Reaseguros
INDICE
INTRODUCCIN
1.
DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Definiciones
1.2. Polticas generales
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
2.
Del Directorio
De la Alta Gerencia
Comit de Prevencin del Lavado de Activos y del Financiamiento del
Terrorismo
Del Oficial de Cumplimiento
De Auditora Interna
De Auditora Externa
De las Divisiones Comerciales y Unidades de Negocio
Del rea de Gestin y Desarrollo Humano
PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIN
2.1. Controles internos implementados por la empresa
2.1.1.
2.1.2.
2.1.3.
Al momento de su vinculacin
Durante la relacin comercial
Operaciones o Conductas Inusuales Relativas a los Clientes de las
Empresas
2.9.
3.
INTRODUCCIN
Objeto
El presente documento tiene por objeto brindar el marco general de los procedimientos y
actividades que debe desarrollar Rimac Seguros y Reaseguros (la Empresa o Rimac
Seguros) con relacin al cumplimiento de las disposiciones legales vigentes sobre el tema
de la Prevencin contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo (PLA&FT).
El Manual para la Prevencin del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo
(Manual para la PLA&FT), constituye una gua para el desarrollo normal de las actividades de
todos los funcionarios y personal al servicio de Rimac Seguros.
El Manual para la PLA&FT se encuentra fundamentado en las disposiciones legales que el
Gobierno ha establecido, a travs de los dispositivos legales que tienen como objetivo
prevenir y detectar el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Ha sido adaptado
teniendo en consideracin los avances desarrollados en la actividad bancaria y los
planteamientos de la Asociacin Internacional de Supervisores de Seguros.
Asimismo, contiene una gua de diversas polticas y normas internas sobre la materia.
El Manual para la PLA&FT debe convertirse en un medio de consulta permanente para los
funcionarios y empleados de la empresa, por consiguiente se debe dar a conocer desde el
mismo momento en que stos se vinculan a la Empresa.
1.
DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Definiciones
El lavado de activos, tambin denominado lavado de dinero, blanqueo o legitimacin de
capitales, constituye uno de los fenmenos ilcitos ms graves que puede afectar al
sistema financiero, y en nuestro caso particular, la industria aseguradora; sin dejar de
mencionar a la economa y a la seguridad nacional.
Tradicionalmente, el lavado de dinero ha sido abordado desde la perspectiva del
negocio del narcotrfico, considerndolo como el mecanismo a travs del cual las
ganancias ilcitas del negocio son invertidas en negocios lcitos, para darles apariencia
de legalidad. En trminos generales, consiste en el procedimiento de ocultacin,
conversin, trasferencia de fondos o introduccin de dinero de origen ilegal dentro del
circuito financiero legal; ya sea en moneda nacional o extranjera, o por medio de otro tipo
de activos. Constituye tambin un procedimiento que puede extenderse a otras
modalidades delictivas, como por ejemplo: el trfico de influencias, el secuestro, el trfico
de armas, el hurto, el asalto bancario, etc.
Finalmente, se puede referir a la actuacin dolosa del funcionario o miembro de la
Empresa que participa en las actividades antes descritas y los subsiguientes actos de
sobreposicin. El lavado de activos generalmente implica un conjunto de transacciones
mltiples para disfrazar el origen de los ingresos financieros de tal manera que los
delincuentes puedan utilizarlos sin comprometerlos.
Por otro lado, el terrorismo se puede definir como: Cualquier acto destinado a causar
muerte o lesiones corporales a un civil o a cualquiera que no participe directamente en
las hostilidades, o a causar daos a la infraestructura pblica o privada, siendo el
propsito de dicho acto, intimidar a una poblacin u obligar a un gobierno o a una
organizacin internacional a realizar un acto o abstenerse de hacerlo.
El financiamiento del terrorismo consiste en proporcionar o recolectar fondos, de una
manera ilcita y deliberada, con la intencin que se utilicen o a sabiendas que sern
utilizados para cometer un acto terrorista.
Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos en la
lucha contra el delito, frente al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo. El
sistema financiero y asegurador en su conjunto juegan un importante papel al lado del
que les corresponde a las autoridades de supervisin, en la valoracin idnea y
apropiada de los mecanismos que permiten a las entidades del sector prevenir y detectar
mecanismos utilizados para estos fines.
Con miras a perfeccionar los sistemas jurdicos contra el lavado de activos y el
financiamiento del terrorismo, y fortalecer la cooperacin internacional, las entidades que
conforman el sector asegurador deben apuntar hacia los siguientes aspectos
sustanciales:
Conocimiento del Cliente.
Conocimiento del Personal.
Control de operaciones.
Deteccin de operaciones
sospechosas.
Capacitacin.
inusuales
determinacin
de
operaciones
Para evitar que las instituciones sean utilizadas por la delincuencia organizada, todos los
funcionarios vinculados a la Empresa deben conocer cul es su participacin para evitar
que se lleven a cabo actos delictivos.
1.2. Polticas generales
1.2.1.
1.2.2.
Adems de los controles previos que se lleven a cabo por la naturaleza de las
prcticas controladas, Auditora Interna incluir dentro de sus programas de
evaluacin de cumplimiento y de control interno, lo relativo a las prcticas y usos
aqu sealados.
1.2.5.
Cdigo de Conducta
Del Directorio
1.3.2
De la Alta Gerencia
1.3.3
adems cuando sea necesario para analizar las operaciones inusuales, las cuales luego de haber sido analizadas por el rea encargada de la prevencin del lavado de
activos y del financiamiento del terrorismo- tengan indicios de ser operaciones
sospechosas y cuando algn miembro del Comit considere necesario discutir temas
que a su juicio, lo ameriten. Sin embargo, el Oficial de Cumplimiento es el nico que
puede calificar la operacin como sospechosa y proceder con su comunicacin a la
UIF-Per, conforme a Ley.
El Comit de PLA&FT ser un rgano de apoyo al Oficial de Cumplimiento, en el
desempeo de las funciones de prevencin del lavado de activos y del financiamiento
del terrorismo.
1.3.4
10
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
1.3.5
De Auditoria Interna
11
De Auditora Externa
12
Procedimientos de Prevencin
2.1. Controles Internos Implementados por la Empresa
A continuacin, se describen los controles que se deben cumplir:
2.1.1.
Rimac Seguros no efectuar operacin alguna con personas sobre las cuales se
tenga conocimiento oficial que han sido declarados judicialmente culpables de
un delito.
Lo anterior incluye abstenerse de establecer vnculos mediante los productos y
servicios que ofrece Rimac Seguros y de realizar operaciones que se canalicen
a travs de la red de oficinas de la Empresa.
Para tal efecto se verificar que el solicitante no figure en la lista distribuida por
las autoridades de tutela.
Para la evaluacin que hace Rimac Seguros de sus clientes, la Empresa basar su
juicio teniendo en consideracin los siguientes elementos:
Identificacin plena de la identidad del cliente y toda la documentacin que se
presente o se le solicite.
Conocimiento de sus actividades laborales, econmicas, sociales, y de cualquier
otra ndole que sean de utilidad para la evaluacin del cliente.
Solvencia moral.
Clasificacin de clientes entre nuevos y antiguos.
Cruce de informacin con otras empresas del sistema de seguros o del sistema
financiero.
Naturaleza de los servicios que presta el cliente.
Rimac Seguros podr establecer por adelantado un perfil de la actividad de su
cliente, la naturaleza de sus acciones, y/o determinar si amerita realizar una
investigacin ms detallada o actualizar la informacin para llegar a un acertado
diagnstico del cliente.
2.1.2.
13
Planes de Auditora
Rimac Seguros dar las facilidades para que el rea de Auditora Interna lleve a
cabo sus procedimientos de control segn los procedimientos de auditora
generalmente aceptados.
Se deber elaborar un informe de Auditora Externa sobre la gestin del Sistema
de PLA&FT de acuerdo a los dispositivos legales, realizada por un equipo
auditor distinto al que realiza la auditora de los estados financieros de la
Empresa.
2.2. Sistema para conocimiento e identificacin del cliente
En la poltica CONOZCA A SU CLIENTE, Rimac Seguros adoptar las siguientes
medidas de prevencin:
2.2.1.
Al momento de su vinculacin:
14
15
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
16
2.3.1
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
17
El cliente debe tener una antigedad prudencial, por lo menos dos (2) aos en
el sistema asegurador o en empresas de la misma naturaleza, y un (1) ao
como cliente de Rimac Seguros antes de ser excluido del Registro de
Operaciones
Los importes transaccionales del cliente debe superar con cierta frecuencia los
montos mnimos requeridos para el Registro de Operaciones.
El cliente debe ser residente en el pas.
El cliente no debe tener registrados antecedentes por operaciones sospechosas.
Para la correcta elaboracin de la lista de clientes excluidos, Rimac Seguros deber
contar con un amplio conocimiento de stos, tomando en cuenta su perfil de actividades
y un conocimiento suficiente, actualizado y debidamente justificado que permita conocer
la licitud de sus actividades. Tambin se deber contar con informacin relacionada al
origen de sus ingresos.
El Oficial de Cumplimiento es el responsable de aprobar o no la exclusin de los clientes
del Registro de Operaciones. Para su evaluacin, el Oficial de Cumplimiento se apoyar
en el Comit de PLA&FT, en los funcionarios encargado de mantener contacto con el
cliente, y en la Gerencia Comercial respectiva.
Actualmente, la exclusin del Registro de Operaciones se restringe a las entidades bajo
la supervisin directa de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.
2.6. Procedimiento para la Exclusin del Registro
Para la exclusin de clientes del Registro de Operaciones, se deben aplicar los
siguientes procedimientos:
Se deber utilizar un formulario apropiado, con el cual se documentar el
proceso de autorizacin y la revisin peridica de los criterios considerados para
la exclusin de cada cliente. Esta informacin se mantendr en un archivo
centralizado que estar a disposicin de la SBS y de la UIF-Per, de ser el caso.
Evaluar de forma previa e individualmente la exposicin y riesgo de los clientes
excluidos, teniendo en cuenta los fines descritos en las Normas
Complementarias para la Prevencin de Lavado de activos y Financiamiento de
Terrorismo y dejar evidencia de ello en el formulario o registro antes sealado.
La aprobacin del Oficial de Cumplimiento deber sustentarse, cuando menos,
en dos (2) opiniones favorables e independientes, una de las cuales deber ser
de la persona encargada de mantener contacto directo con el cliente.
Como mnimo, efectuar una revisin de los clientes excluidos una (1) vez cada
semestre del ao, de manera de poder verificar si los mismos continan
satisfaciendo los criterios aplicados para su exclusin. Se debe dejar evidencia y
proporcionar comentarios sobre la revisin en el formulario o registro
correspondiente.
2.7. Rgimen de procedimientos reforzados:
2.7.1
18
2.7.2
e)
f)
g)
h)
i)
j)
2.7.3
2.7.4
d)
e)
f)
19
2.7.5
a)
20
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
Pago de la prima por medio de cheque u orden de pago por terceros sin
aparente relacin con el tomador y/o asegurado.
Pago de siniestros sin documentacin sustentatoria de la ocurrencia.
Emisin de plizas cuyo riesgo ya ocurri.
Emisin de plizas para cobertura de bienes o personas inexistentes.
Emisin de plizas para cobertura de personas fallecidas.
Pago de indemnizacin sin relacin a la cobertura del contrato de seguro.
Pago de indemnizacin a terceros no indicados como beneficiarios o
reconocidos como legtimos herederos conforme a ley o sin aparente relacin
con el asegurado.
Pago de indemnizacin por valor superior al capital declarado en la pliza.
El solicitante desea tomar prestado el valor real mximo de la pliza de prima
nica poco despus de haberla abonado.
2.8.2.
21
Todas las operaciones realizadas o que se pretendan realizar, que por sus
caractersticas particulares no guardan relacin con la actividad econmica del cliente o
con su perfil, o salen de los parmetros de normalidad vigentes en el mercado o no
tienen un fundamento legal evidente, sern incluidas en el registro de operaciones
inusuales, independiente de su monto.
Cuando un funcionario o empleado detecte una operacin inusual, ste deber
comunicarla inmediatamente al jefe de rea o a la gerencia de divisin correspondiente, y
a su vez reportarla al Oficial de Cumplimiento a travs del correo electrnico
oficialdecumplimiento@rimac.com.pe para que la analice y tome las acciones
correspondientes.
22
Procedimiento de registro
comunicacin a la UIF Per
de
operaciones
sospechosas
de
Toda operacin calificada como inusual y que, en base a la informacin con que cuenta
Rimac Seguros del cliente as como de acuerdo a las seales de alerta, se presuma que
los fondos utilizados en ella proceden de alguna actividad ilcita, ya sea por carecer de
fundamento econmico o legal aparente, sern registradas en el Registro de
Operaciones Sospechosas.
El Oficial de Cumplimiento proceder a comunicar la operacin calificada como
sospechosa a la UIF-Per dentro de los treinta (30) das calendarios posteriores a su
deteccin, utilizando el formato de Reporte de Operaciones Sospechosas.
La comunicacin de operaciones sospechosas a la UIF-Per debe contener, por lo
menos, la siguiente informacin:
23
De acuerdo a las disposiciones legales vigentes el registro debe ser llevado en forma
precisa y completa por los sujetos obligados, en el da en que haya ocurrido la operacin
y se conservar durante diez (10) aos a partir de la fecha de la misma. Para tal efecto,
se utilizarn medios informticos, microfilmacin, microformas u otros medios similares,
que permitan una fcil recuperacin de la informacin para su consulta y reporte interno y
externo a las autoridades competentes conforme a Ley. Asimismo, se debe generar una
copia de seguridad al fin de cada trimestre, la cual se compendiar en perodos de cinco
24
(5) aos. La copia de seguridad del ltimo quinquenio estar a disposicin de la UIF-Per
y/o del Ministerio Pblico dentro de las cuarenta y ocho (48) horas hbiles de haber sido
requerida.
El Registro de Operaciones se deber almacenar, en caso de tratarse de medio
magntico, bajo clave, y en caso sea en medio fsico, en un archivo bajo llave. Similar
tratamiento se aplicar para el Reporte de Operaciones Sospechosas.
2.14. Programas de capacitacin para el personal sobre prevencin de lavado de
dinero
De acuerdo con la normativa de la SBS, el programa de capacitacin de la Empresa
comprende:
a)
b)
ii.
c)
d)
e)
25
Las instrucciones que se imparten, son para el control de todas las operaciones
realizadas por nuestros clientes, exclusivamente para prevenir el lavado de activos y el
financiamiento del terrorismo y no guardan relacin alguna con otras instrucciones
internas relativas a los diversos controles y exigencias sobre las operaciones de seguros,
autonomas de firmas, riesgos, etc., las que debern seguir cumplindose segn las
normativas vigentes.
Los funcionarios y todo el personal en general, debern cumplir estas directivas en forma
estricta y efectuarn los controles con la mayor rigurosidad por tratarse de un tema de
especial importancia y cuidado.
3.
26
ANEXOS
Cliente
Es el usuario ocasional o habitual de los servicios que ofrece Rimac Seguros. De acuerdo a
las Normas Complementarias para la Prevencin del lavado de Activos y Financiamiento de
Terrorismo emitido por la SBS, en el caso de las empresas de seguros, se considerar como
clientes al tomador o contratante, al asegurado y al beneficiario del seguro.
Comit de PLA&FT
Comit de Prevencin del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo.
Cuenta
Corresponde a los cdigos de cliente que utiliza la Empresa para registrar las operaciones
comerciales
Empresa
Rimac Seguros y Reaseguros
GAFI
Grupo de Accin Financiera Internacional
Intervinientes
Son las personas que participan cuando una operacin es llevada a cabo. Estos pueden ser:
Quien realiza la operacin
Por cuenta de quien se realiza la operacin (ordenante) y/o
El beneficiario de la operacin.
Lista OFAC
Lista emitida por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de
los EEUU (Office of Foreign Assets Control OFAC), en la cual se incluyen pases,
personas, entidades, que a criterio de EEUU, colaboran con el terrorismo y el narcotrfico.
Personas expuestas polticamente (PEPs)
Aquellas personas naturales que cumplen o hayan cumplido funciones pblicas destacadas
en los ltimos dos (2) aos, sea en el territorio nacional o extranjero y cuyas circunstancias
financieras puedan ser objeto de un inters pblico.
SBS
Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.
Sistema de PLA&FT
Sistema de Prevencin del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo.
Sujetos Obligados
Las personas naturales y jurdicas obligadas a proporcionar informacin a la UIF-Per,
sealadas en los numerales 1 al 24 del artculo 8 de la Ley 27693.
Operaciones Significativas
Son aquellas operaciones individuales que realiza el cliente de la empresa por importes
iguales o superiores a US $10.000.00 (diez mil dlares de los Estados Unidos de
Norteamrica) o su equivalente en moneda nacional.
27
Operaciones Inusuales
Son aquellas operaciones realizadas o que se pretendan realizar cuya cuanta,
caractersticas y/o periodicidad no guardan relacin con la actividad econmica del cliente,
salen de los parmetros de normalidades vigentes en el mercado o no tienen fundamento
legal evidente.
Operaciones Mltiples Mensuales
Son aquellas operaciones efectuadas por un mismo cliente en una o varias oficinas de la
Empresa. Durante un mes calendario, que en conjunto igualen o superen US $50,000.00
(cincuenta mil dlares de los Estados Unidos de Norteamrica) o su equivalente en moneda
nacional.
Operaciones Sospechosas
Son aquellas operaciones inusuales realizadas o que se pretendan realizar de naturaleza
civil, comercial o financiera que tengan una magnitud o velocidad de rotacin inusual, o
condiciones de complejidad inusitada o injustificada, que en base a la informacin recopilada,
de conformidad con las normas y polticas de conocimiento del cliente, se presuma
procedan de alguna actividad ilcita, o que, por cualquier motivo, no tengan un fundamento
econmico o lcito aparente; y que podran estar vinculadas al lavado de activos y/o al
financiamiento del terrorismo.
UIF-Per
Unidad de Inteligencia Financiera del Per
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Etapa
rea
Cargo
Nombre
Elaboracin /
modificacin
Revisin 1 (contenido)
Gerente de
Cumplimiento
Gerente de Divisin
Legal y Regulacin
Diego Escalante
Revisin 2
(metodologa)
Gerencia de
Cumplimiento
Gerencia de
Divisin Legal y
Regulacin
Transformacin y
Mejora Continua
Amado Moreno
( control y regulacin )
Auditora Interna
Coordinador del
Sistema de Control
Documentario
Auditor General
( riesgo operacional )
Riesgo
Operacional
Gerencia de
Divisin Legal y
Regulacin
Transformacin y
Mejora Continua
Sub Gerente de
Riesgo Operacional
Gerente de Divisin
Legal y Regulacin
Jos Saldaa
Coordinador del
Sistema de Control
Documentario
Amado Moreno
Aprobacin
Publicacin
Javier Venturo
Roberto Len
Javier Venturo
Control de Cambios
Fecha
de
documento
Cambio parcial
creacin
del
Resumen del cambio:
Inclusin de Procedimiento Reforzado.
Nombramiento de rgano encargado
aprobar el contratacin o mantenimiento
de relacin con un cliente incluido en el
Rgimen
de
Procedimientos
Reforzados.
Inclusin de seales de alerta.
Documento anterior:
Nombre : Manual PLA&FT Prevencin
Lavado de Activos y financiamiento del
Terrorismo
Cdigo : Man-026
Versin : 02
Fecha : 14/06/2012
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