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Actualmente, las bibliotecas que han sido automatizadas disponen de bases de datos
donde se encuentran catalogadas las colecciones bibliogrficas. Los sistemas permiten,
a travs de ndices, realizar bsquedas de informacin con base en ciertos criterios. Sin
embargo, el acceso a estos catlogos se realiza, todava en muchos casos, a travs de
interfaces rudimentarias de tipo textual, complejas para aquellos no familiarizados con
estos servicios. Una vez realizada la bsqueda se obtienen las fichas bibliogrficas de
los documentos que cumplen con los parmetros especificados. Posteriormente, ser
necesario desplazarse al edificio en donde se encuentren dichos ejemplares y solicitarlos
al encargado, si tenemos suerte, encontraremos ejemplares disponibles de documento.
Lo importante ahora, es permitir la recuperacin total o parcial de los documentos, es
decir una copia digital del documento deseado, no tan slo su descripcin bibliogrfica
y su posible ubicacin fsica.
Dispositivos de almacenamiento
Los dispositivos de almacenamiento digital son el sustituto de los estantes que
encontramos en los largos pasillos de una biblioteca. Ahora, en lugar de almacenar
libros y otros objetos, almacenamos los archivos que contienen los documentos que
forman la coleccin de la biblioteca digital.
El almacenamiento digital se utiliza para guardar datos y despus procesarlos y usarlos
como programas o informacin de cualquier tipo. Hay dos formas de guardar la
informacin para despus poder leerla, estos son los discos o unidades de
almacenamiento magntico que guardan la informacin en una superficie de metal
dirigido magnticamente y los discos o unidades de almacenamiento ptico que surgen,
algunas dcadas despus, con el descubrimiento del lser.
La tendencia general de todos los dispositivos de almacenamiento masivo de
informacin se dirige, por un lado, al incremento continuo de la capacidad y, por otro, a
obtener dispositivos ms rpidos, ms econmicos, de menor tamao y ms fiable que
los que estn disponibles en la actualidad. De hecho, todo dispositivo que pretenda
llegar a convertirse en un estndar, deber tener un precio razonable, rapidez,
versatilidad y una gran capacidad de almacenamiento.
El espacio de almacenamiento adecuado para nuestro ambiente de produccin puede
proporcionarlo discos duros de alta capacidad, un disco instalado en el servidor de una
red, medios pticos, cintas, dispositivos de bancos de memoria especial, o su
combinacin.
El tipo de formato y el dispositivo de almacenamiento son de fundamental
consideracin; la tecnologa cada vez es ms bondadosa con los medios de
almacenamiento y es posible mantener ms informacin en los medios electrnicos a
ms bajo precio, pero as mismo cada vez existe ms informacin por almacenar. Para la
decisin de nuestros dispositivos de almacenamiento se debe considerar el volumen de
informacin que se tienen de inicio y sus proyecciones de crecimiento a corto, mediano
y largo plazo. Tambin se debe considerar el nmero de accesos que se harn a los
documentos y la rapidez con que stos deben ser recuperados.
Sistemas de bsqueda
Un sistema o motor de bsqueda es el mecanismo por el cul la informacin
almacenada puede ser recuperada por el usuario, mediante una interfaz provista para
comunicarlo con la base de datos y realizar operaciones para extraer la informacin que
se solicita.
En una biblioteca digital no es cuestionable la utilizacin de un motor de bsqueda. El
principal servicio es la consulta de informacin y como no se puede tener toda la
coleccin en lnea al mismo tiempo, por muy pequea que sea, siempre ser necesario
hacer una revisin y extraccin slo de los materiales que cumplen con los intereses del
usuario. En muchos casos se requiere ms de un motor de bsqueda para una coleccin
de cinco documentos grandes, que en una coleccin de 20 documentos pequeos bien
definidos.
Los cientficos de la informacin y los bibliotecarios han estudiado por dcadas los
hbitos de bsqueda de los usuarios. Recientemente, estos estudios se refieren a los
sistemas de informacin tradicionales, tales como encontrar un patrn para encontrar las
necesidades de informacin, o cmo hacer sistemas sencillos para la bsqueda de
informacin en servicios en lnea de catlogos bibliotecarios u otras bases de datos.
Los usuarios de sistemas de informacin de no pertenecen a una misma audiencia que
requiere el mismo tipo de informacin, representada y entregada de la misma manera.
Algunos slo requieren informacin mnima, mientras que otros requieren materiales
detallados de todo lo que se tenga sobre un tema. Algunos quieren slo informacin de
alta calidad, mientras que a otros no les interesa ni siquiera la fuente. Algunos requieren
la informacin de inmediato, y otros no tienen problema en esperar a que la informacin
llegue tiempo despus. Bsqueda concreta. Cuando un usuario sabe claramente lo qu
quiere, que la informacin existe y sabe dnde encontrarla, es el problema de necesidad
de informacin ms simple. Si fuera el nico, el trabajo de la arquitectura de las pginas
de Web sera ms fcil.
Bsqueda de existencia. Algunos usuarios saben qu quieren pero no saben cmo
describirlo o s existe una respuesta al tema. Se tiene slo un concepto o idea abstracta y
no se sabe si existe informacin que empate con su necesidad. El xito de una bsqueda
depende entonces de la habilidad de la pgina de Web para comprender la idea del
usuario y proporcionarle la informacin que tenga sobre dicho contexto.
Bsqueda Exploratoria. Otro tipo de bsqueda se presenta cuando el usuario sabe
identificar su cuestionamiento pero no sabe exactamente que est esperando encontrar,
est solo explorando y tratando de aprender ms. En este caso, no se requiere obtener
todo lo que hay sobre un tema, tal vez slo sea necesario encontrar algunos materiales
con buena informacin.
Bsqueda comprehensiva. Algunos usuarios quieren todo que se est disponible sobre
un tema, esta bsqueda est relacionada con fines de investigacin. Los investigadores y
estudiantes de posgrados quieren encontrar disertaciones nicas y originales o
documentos incluso con menciones ocasionales que tengan cualquier relacin con el
tema.
Las necesidades de los usuarios y sus expectativas varan ampliamente, y por tanto, los
sistemas de informacin deben reconocer, diferenciar y complacer los requerimientos de
sus usuarios. Idealmente, para el desarrollo de sistemas de bsqueda debemos
anticiparnos a los tipos de necesidades ms comunes que se presentarn debido al tipo
de usuarios de nuestra biblioteca y debemos asegurarnos que sus necesidades sern
satisfechas. Al menos, debe tenerse contemplado las posibles variaciones y tratar de
disear una interfaz sencilla para futuras modificaciones.
Bases de datos
Una base de datos es una coleccin de datos relacionados y organizados con una lgica
coherente y con significado inherente. Se disea y se construye con un propsito
especfico. Puede ser utilizada por mltiples usuarios para diversas aplicaciones.
Una biblioteca es una forma de bases de datos de documentos, tradicionalmente es lo
que se conoce como catlogos. Las bases de datos pueden ser tan grandes que es muy
importante considerar que deben ser almacenadas tan eficientemente como sea posible.
Para fines de una biblioteca digital, una base de datos de documentos debe ser capaz de
almacenar ms que texto. Las imgenes, usualmente diagramas o fotografas, son parte
importante de cualquier documento. Una base de datos debe contener el texto completo
y las imgenes, o un campo que indique la referencia para tener acceso a ellos.
Hay muchas opciones de bases de datos, algunos ejemplos incluyen Oracle y MSQL. Si
se tiene una PC, se puede utilizar incluso Microsoft Access debido a su compatibilidad
con NT. Cualquiera de los mencionados al inicio es una buena opcin para bases de
datos en UNIX, ya que son manejadores fiables y tienen cierto grado de flexibilidad.
El diseo de una base de datos no es trivial, debe llevarse a cabo un buen anlisis para
definir adecuadamente los campos necesarios y las relaciones que habr entre los
diferentes elementos. Despus de crear una base de datos, si se necesita agregar un
nuevo campo, la base debe ser creada nuevamente en su totalidad. Incluso, en varios
sistemas, el traslado de una base a otra puede resultar difcil y consumir gran cantidad
de tiempo
En trminos de espacio de almacenamiento es importante almacenar los documentos
eficientemente; pero es igual de importante que al momento de hacer bsquedas, la
ubicacin y recuperacin de informacin, sea gil. Lo mejor es combinar tcnicas de
compresin de textos con tcnicas de indizado para cubrir los dos puntos crticos en la
recuperacin de documentos: el espacio necesario para almacenar grandes cantidades de
texto o imgenes y tiempo necesario para buscarlos.
An cuando la compresin de texto puede ahorrar mucho espacio, no ayuda para las
bsquedas en texto completo ni para la forma en la que la informacin debe ser
organizada. Cuando un texto es comprimido debe dejarse parte del documento sin
compresin, como una referencia para que la informacin pueda ser localizada y
extrada. Esto puede hacerse a travs de la utilizacin de metadatos (explicados en el
siguiente captulo).
Seguridad
El problema de la seguridad de la informacin no es nuevo, casi todas las bibliotecas de
todo el mundo, conscientes de la problemtica por los sistemas de prstamo y la
estantera abierta, tienen implementado un sistema de seguridad para proteger
fsicamente el material documental, principalmente los libros, pues al hacer sus
inventarios detectaban que faltaban libros que en su mayora haban sido sustrados por
los usuarios, adems de la mutilacin de materiales, muchas veces con daos
irreparables.
En una biblioteca digital la seguridad de la informacin es an ms crtica: la
inestabilidad en los servicios informticos depende drsticamente de sus sistemas de
seguridad y por la interconexin de redes el nmero de posibles "usuarios infractores"
aumenta potencialmente.
La tecnologa facilita los ataques a los sistemas pero tambin nos permite detener,
ubicar y atrapar al responsable, aunque con la legislacin vigente no se contempla
perseguir los ataques o crmenes cibernticos con la rigidez que realmente se debera
hacer.
Lo ms importante es proteger nuestros sistemas, fortalecer la infraestructura
tecnolgica de cmputo y comunicaciones, capacitar a los usuarios y al personal
responsable de la seguridad para prevenir estos eventos.
Bsicamente, existen dos tipos de seguridad que debe preocuparnos: la seguridad fsica
y la seguridad de datos. Para cada uno, existen esquemas que garantizan la proteccin
contra intrusos en nuestros sistemas.
Seguridad de Datos. Como consecuencia de la apertura que tiene Internet se han tenido
que desarrollar tecnologas, ms all de las contraseas, como firewalls, encriptores,
proxy servers y autenticadores. Todos con la finalidad de mantener el control de quien
tiene acceso a la informacin y quien no; adems permiten mantener a los intrusos fuera
de nuestro sistema con un grado razonable de confianza.
Seguridad Fsica. Representa la proteccin de reas, equipo e instalaciones que pueden
ser violados personas ajenas con fines perjudiciales. Para este efecto, se debe de contar
con sistemas de acceso restringido, en algunos casos, no slo en el rea de cmputo,
sino en otras reas que se consideren importantes. El acceso se puede controlar
DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del
archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la
ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizar tanto con el
sistema que podr guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
UTILIZADOS EN EL ARCHIVO:
Existen varios elementos de clasificacin y son los siguientes:
CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestaas numricas o un nombre directo. Hay
carpetas con un sistema interior de sujecin y otras con departamentos que se utiliza como
carpetas varios (carpetas de suspensin).
GUA: Es una cartulina gruesa o cartn prensado de forma rectangular con una pestaa que
sirve para separar.
PESTAAS Y SU POSICIN: Las pestaas son una partes salientes que llevan las carpetas,
guas y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestaas de diferentes tamaos
ocupando posiciones distintas. Tambin se pueden utilizar pestaas postizas.
GUAS FALTAS: Es un sistema prctico cuyas pestaas llevan anotada la palabra FALTA de
forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.
INDICADORES: Son pestaas de tamao reducido y de colores diversos. Tambin reciben el
nombre de sealizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar
la atencin y servir de recordatorio sobre algn asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos,
etc.) utilizando un color para cada asunto.
COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocacin de las fichas y carpetas en la
parte delantera del cajn. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones
metlicos.
PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarn las pinzas
para separar los documentos.
FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamao ms o menos grande segn
el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestaas) o CIEGAS (sin
pestaas).
MTODOS DE CLASIFICACIN:
Existen varios maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes
ventajas y desventajas.
Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona,
etc., y despus colocar las carpetas en orden alfabtico. La principal ventaja es que
resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningn tipo de formacin
especial. La desventaja de este sistema, es que podran surgir problemas si el archivo
lo maneja mucha gente, y por tanto, la nica solucin a este problema es que se
encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas
adaptadas.
DOCUMENTACIN :
Se puede definir como todo conocimiento o hecho fijado en forma material, normalmente
escrita, que puede ser utilizado para consulta o prueba.
Los documentos que se han producido por medio de la imprenta, con objetivo de ahorrar
trabajo y conseguir una mejor presentacin, sern los llamados impresos.
Se clasificarn los documentos mercantiles, que sern aquellos documentos relacionados con
la compraventa, con el movimiento de fondos, con el transporte, los seguros, el personal, la
Seguridad Social, los organismos pblicos, los de rgimen interno y los contratos.
Funciones:
Conservar y preservar la documentacin de inscritos y egresados.
Asistir a los investigadores que soliciten informacin.
Divulgar a travs de publicaciones la memoria histrica de la Universidad.
Custodiar, catalogar y conservar los documentos que constituyen el acervo
Histrico de la Institucin.
o
o
o
o
Funciones
FUENTES DE INFORMACIN
Elaborado por: Liliana Garca Ruvalcaba
Tipos de fuentes
Las fuentes de informacin pueden clasificarse de la siguiente forma: :
Tipos de fuentes
Caractersticas
Monografas
Publicaciones peridicas
Son
las
revistas
y
peridicos.
Contienen
datos
de
actualidad.
Las revistas acadmicas especializadas
tienen por lo general un alto valor
cientfico.
Los peridicos ofrecen datos sociales,
econmicos,
polticos
y
culturales
principalmente locales.
Imgenes
audiovisuales
Personas
fotogrficas
Pginas Web.
CD-ROM
Libros
Revistas
peridicos
(diarios)
Entrevista
Wilbur.
La
ciencia
de la
humana,
Encuesta
Archivo
El trmino archivo (latn archvum) se usa comnmente para designar el local donde se
conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la
realizacin de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polismica que se
refiere a:
Archivo de gestin o Archivo de oficina: est compuesto por los documentos en fase
de tramitacin o aquellos que son de uso frecuente. Est gestionado por las propias
unidades administrativas que los producen a fin de facilitar la gestin de actividades
corrientes. La documentacin permanece en esta fase un periodo de cinco aos.
Archivo central: recoge aquella documentacin que deja de ser utilizada de forma
frecuente, aunque su uso es hipottico. La permanencia en esta fase es de 10 aos,
aunque los archiveros pueden establecer menores plazos en funcin de muchos
factores pero teniendo en cuenta la finalizacin de los trmites.
Archivo intermedio: en esta fase la documentacin ha perdido prcticamente en su
totalidad el valor de gestin administrativa. La documentacin se transfiere desde los
archivos centrales para el almacenamiento masivo. Los documentos permanecen en
este archivo 15 aos ms, es decir, hasta alcanzar los 30. Durante esta fase se procede
a su valoracin, seleccin y expurgo para conservar los realmente importantes.
Archivo histrico: la documentacin que alcanza este archivo es conservada de forma
permanente por su valor informativo, histrico y cultural.
Documentacin
Documentacin puede entenderse como conjunto de las disciplinas (Ciencias de la
documentacin) relacionadas con el estudio del documento, como fuente de informacin
para obtener nueva informacin o una toma de decisiones, disciplinas o, si se prefiere, el
estudio de los procedimientos netamente informativos subsiguientes al tratamiento
tcnico de los documentos para la eficaz difusin de los mensajes en ellos contenidos.
Funcin
Preservar la informacin del los documentos y, con su interrelacin, obtener una nueva
informacin.
La Recuperacin de la Informacin
La recuperacin de informacin es un campo donde se realiza una actividad
importante de prctica profesional y, tambin, de investigacin cientfica. Por un lado,
dio lugar a la aparicin de la industria de la informacin, con sus bases de datos y
sistemas de informacin, con un marcado componente prctico y profesional centrado
en el uso de las bases de datos para satisfacer las necesidades de informacin de los
usuarios. Por otro lado, la investigacin cientfica ha estado dirigida hacia el diseo de
sistemas de recuperacin de informacin (SRI) ms eficaces, dando lugar a diversas
teoras, modelos y experimentos en los que la evaluacin ha ocupado un papel central.
A lo largo de la historia no ha existido una relacin muy estrecha entre ambos
componentes, cientfico y profesional, al menos hasta en los ltimos aos en los que
parece haberse producido un cierto acercamiento y una implementacin de las teoras
y modelos experimentales en las aplicaciones comerciales.
La investigacin en recuperacin de informacin ha favorecido sobre todo la
estimulacin de ideas; estas ideas, conforme se han ido explorando y comprobando en
Funcin de un Archivo
Conservar documentos no corrientes que se han evaluado formalmente y que
conservan un valor constante o permanente en tanto que prueba o para fines de
investigacin.
Recuperacin de Archivo
La Recuperacin de Archivo es un instrumento de recuperacin de datos para varios naipes de
destello como Medios Elegantes, Destello Compacto, Palo de Memoria, Unidad de disco Micro, xD
Tarjeta de Destello de Carta de Figura, Tarjeta de ordenador personal, Tarjeta Multimedia, Tarjeta
Digital Segura y memoria de cmara digital. La Recuperacin de Archivo con eficacia recupera
datos corrompidos de medios de almacenaje formateados, daados. Las ayudas de Software de
Recuperacin de archivo en recuperar datos de suma importancia perdidos despus de un formato
casual, fallo del sistema de virus, prdida de particin, funcionamiento defectuoso de software,
borraron el archivo/directorio o hasta sabotear. El Software de Recuperacin de Datos de Disco es
uno del mejor software de recuperacin de archivo borrado que examina su disco duro de daos y
segn el estado, le muestra los archivos que estn presentes en los medios de almacenaje.
La recuperacin de archivo borrada, seleccione los archivos o directorios que han sido daados y
los transfieren sin peligro a los medios secundarios. Fallos del sistema de software, el hardware
falla y algunos CDs pueden tener vidas ms corto que una mosca domstica. Es posible recuperar
archivos de desastres. Para recuperar archivos perdidos, usted necesitar un instrumento de
recuperacin.
Funcin de almacenamiento.
Esta funcin consiste en la custodia de los materiales, con lo que hay que disponer de una organizacin,
clasificacin y disposicin en almacn ptimas para propiciar la salida de los materiales al proceso
productivo de una manera eficaz.
Misin
Desarrollar las polticas archivsticas e implantar un mtodo de gestin documental para el conjunto de los
documentos municipales; as como recoger, conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundir el
patrimonio documental.
Visin
Alcanzar un sistema archivstico innovador y de referencia para los rganos de la administracin
municipal que asegure la gestin, proteccin y transparencia de los documentos en todo tipo de soporte; y
consolidar una red excelente de centros que garantice la preservacin, el acceso y la difusin del
patrimonio documental, en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de
la sociedad del conocimiento.
Valores
Objetivo General
Al terminar el curso el estudiante deber ser capaz de manipular archivos con
distintas herramientas y dispositivos, adems deber poder analizar los
mtodos de almacenamiento y recuperacin de informacin que sean los ms
apropiados para distintas operaciones, como es el almacenar, modificar,
consultar y ordenar.
Objetivos Especficos
Que el alumno sea capaz de:
1) Revisar y evaluar los diferentes medios fsicos para el almacenamiento
de datos
2) Estudiar las tcnicas bsicas para el diseo de archivos
3) Analizar, aplicar y evaluar la organizacin de archivos
4) Analizar las tcnicas para ordenamientos y bsquedas externas
Almacenamiento:
Para cualquier sistema ordenado, las unidades de almacenamiento son aquellas
que permiten guardar fsica o virtualmente archivos de datos de todo tipo.
Ms especficamente en la informtica, las unidades de almacenamiento sern todos aquellos
dispositivos, internos o externos, que almacenan la informacin de un sistema dado. Los
dispositivos diferirn entre s en forma, tamao y uso, pero en conjunto todos contribuyen a
la conservacin de datos relevantes para el usuario en formato digital.
Existen mltiples unidades de almacenamiento disponibles. La ms comn de ellas es el
disco duro, aquella unidad que viene incluida en la mayora de las computadoras u
ordenadores y que, entre otras cosas, almacena la informacin que permite iniciar el sistema
y los programas, adems de archivos de texto, imgenes, audio y video del usuario.