AUDITORIA DE GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS DE UNA

ORGANIZACIN

rea de Auditoria de la Gestin

de Recursos Humanos
Definicin
La Auditora de la Gestin de Recursos Humanos es una funcin de
soporte al proceso de toma de decisiones de la Direccin General, las
jefaturas de recursos humanos, as como para autoridades de las
instituciones. Realiza estudios de evaluacin sobre el uso y aplicacin de
la normativa y tcnicas propias, la deteccin de carencias y limitaciones,
recomendando acciones preventivas y correctivas, a fin de poner a
derecho actos que no estn acordes con la normativa, o mejorar
procedimientos tcnicos de acuerdo con los avances administrativos.
Asimismo los usuarios de los servicios, pblico o servidores en general
pueden presentar informacin sobre situaciones irregulares del mbito
de la aplicacin del Estatuto de Servicio Civil y su normativa conexa, las
cuales se constituyen en fuente para la planificacin de estudios de
auditora o de anlisis de situaciones especficas.

Funciones

Evaluar el uso y aplicacin del marco regulador y la efectividad de

los instrumentos tcnicos de la Administracin de Recursos
Humanos en el Rgimen de Servicio Civil.

Investigar denuncias sobre irregularidades en el desempeo de los

funcionarios pblicos y brindar las recomendaciones respectivas a
las autoridades competentes.

Realizar diagnsticos e investigaciones en la gestin de Recursos

Humanos.

Valorar los productos emitidos por las Unidades Especializadas de

Recursos Humanos de la gestin en relacin con su oportunidad y
efectividad.

Evaluar la efectiva utilizacin de los Recursos Humanos y el uso de

las tecnologas de Administracin de Recursos Humanos
disponibles en el Rgimen de Servicio Civil.

Establecer y mantener mecanismos de coordinacin que permitan

el suministro oportuno y confiable de la informacin estratgica
para la toma de decisiones.

Estructura Orgnica interna

No tiene subdivisiones internas, el rea est constituida por un amplio y
experimentado equipo de auditores y auditoras.

Objetivos estratgicos
Contribuir a minimizar errores y deficiencias en la aplicacin de la
normativa propia de la Administracin de Recursos Humanos en el
Rgimen de Servicio Civil, mediante la identificacin de deficiencias y la
recomendacin de las medidas correctivas y preventivas pertinentes.
Determinar la efectividad de los sistemas de control aplicados en las
operaciones desarrolladas en las Unidades Especializadas de Recursos
Humanos del Rgimen de Servicio Civil.

Promover el uso efectivo de los recursos y la aplicacin de los procesos

y normas adecuados en la gestin de recursos humanos en el Rgimen
de Servicio Civil.

Competencias relevantes
Atiende denuncias y ordena auditoras de la gestin de recursos
Humanos en las Instituciones del Rgimen de Servicio Civil, quedando
obligadas a suministrar la informacin que se les solicite sobre la
materia, lo mismo que debern atender con diligencia las
recomendaciones que surjan de los estudios realizados.

Proyectos especiales en ejecucin

Actualizacin de normas de aplicacin en el proceso de gestin de
Recursos Humanos para garantizar el conocimiento sobre cada tema y la
transparencia en la accin.

Productos y Servicios
Como resultado de los estudios que realiza se emiten informes, los
cuales son remitidos a las instituciones que fueron objeto de estudio,
con el propsito de que las jefaturas de recursos humanos procedan a
efectuar las correcciones que sean necesarias, o en su lugar brindar
explicacin sobre los actos que fueron considerados como deficientes o
errneos. Con posterioridad la Auditoria de la Gestin de Recursos
Humanos efecta un estudio de seguimiento sobre cada auditora
realizada, con el fin de corroborar que las correcciones indicadas en los
informes respectivos fueron realizadas a cabalidad.

Servicios en lnea

Atencin de consultas que los usuarios de los servicios pblicos o

servidores pblicos presenten. Algunas pueden ser atendidas de
inmediato por la persona a quien se dirige, otras podrn ser tomadas
como denuncias o posibles estudios por realizar.

Normativa vigente
a. Normativa que debe cumplir: Para el cumplimiento de sus
funciones se requiere la aplicacin de toda la normativa del
derecho administrativo, desde la Constitucin Poltica, hasta los
oficios, circulares y jurisprudencia. Asimismo se requiere el
dominio de normativa que ya no est vigente, pero que sirvi de
fundamento a los actos emitidos por la administracin.
b. Normativa que emite: No emite normas, solo criterios producto
de sus estudios

Requisitos bsicos para la presentacin de

una denuncia annima o con indicacin de
nombre
y
nmero
de
cdula
del
denunciante
1. Descripcin de hechos: Presentar por escrito (mediante correo
electrnico u oficio), una descripcin de los hechos que se
consideran irregulares: especificando qu sucedi?, indicar el
nombre de las personas involucradas, cmo se dieron los
hechos?, lugar de los actos (Institucin y Departamento) y,
porqu sucedieron los hechos?.
2. Pruebas documentales: Aportar las pruebas documentales o de
otro tipo, que sustente los hechos descritos en la denuncia.

3. Informacin del denunciante: Indicar el nombre del

denunciante, lugar, correo electrnico, o nmero telefnico para
solicitar ms informacin en caso de requerirla o para notificar. En
caso de que la denunciae se presente de forma annima, para
efectos de su admisibilidad, debe contener elementos de
conviccin suficientes y aportar pruebas, que permitan realizar
una valoracin adecuada de los hechos expuestos.
4. Lugar donde presentar la denuncia: La denuncia puede ser
remitida al correo electrnico agutierrez@dgsc.go.cr, al apartado
postal 3271-100 San Jos, Costa Rica, o presentarse en Oficinas
Centrales en el rea de Auditoria de la Gestin de Recursos
Humanos, segundo piso.
Un departamento de Recursos Humanos no puede asumir que todo lo que hace es
correcto, pues puede cometer errores. Las polticas asumidas en un perodo dado
puede que se tornen obsoletas y al evaluarse as mismo el departamento detecta los
problemas antes que stos se conviertan en algo serio para la organizacin.
Tal situacin demanda la necesidad de un control estricto de todos los procesos y
polticas, que asume una empresa determinada en un espacio temporal definido y es
precisamente en este entorno donde la auditora como herramienta de control y va
eficaz para obtener la retroalimentacin necesaria, entra a jugar su verdadero
cometido.
Por qu es necesaria una auditora?
Estas nos indican que, en general, una organizacin no puede cambiar tan de prisa
como exige el mercado; las empresas deben estar ajustando su estrategia y
reformulando su estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditora un
recurso auxiliar vital.
Los objetivos de una auditora de recursos humanos son tan amplios como el propio
campo de la gestin de estos. La auditora es una reunin y clasificacin de los datos
que corresponden a las funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y
profundidad necesaria para los fines de anlisis, estudios y previsiones.
Entre los objetivos de la misma tenemos:
Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el nmero de
sus componentes y sus caractersticas.
Evaluacin de los procesos de reclutamiento y seleccin llevados a cabo.
Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la
organizacin.
Administracin de salarios y planes de incentivos.

Estadsticas de accidentes y bajas laborales.

ndice de rotacin de personal y coste del mismo.
Control de presencia e ndice de ausentismo.
Evaluacin de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones
consecuentes con ellas.
Anlisis y descripcin de los puestos de trabajo o cargos existentes en la
empresa.

ETAPA no. 1. DETERMINACION DE INDICADORES PARA LA REALIZACIN DE

AUDITORAS DE LA GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS.
ETAPA no.
ETAPA

no.

2. DEFINICIN DE PATRONES.
3.

POSICIONAMIENTO

DE

LA

ORGANIZACIN

EN

SU

ENTORNO

COMPETITIVO.
ETAPA no. 4 PROYECCIN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS.
AMBITO: Adquisicin
AREA: Estructura actual de los recursos humanos
INDICADORES:
1. Plantilla por categora ocupacional y cientfica.
2. Nivel profesional.
3. Edad.
4. Sexo.
5. Cubrimiento de la plantilla por categora ocupacional.
6. Jvenes (35 aos o menos)/ plantilla total.
7. Dirigentes / plantilla total.
8. Tcnicos / investigadores.
9. Investigadores / plantilla total.
10. Personal de servicio y apoyo / tcnico e investigadores.
AMBITO: Adquisicin
AREA: Anlisis, descripcin y valoracin de puesto.
INDICADORES:
1. Puestos con descripcin y profesiogramas actualizados / total de puesto.
2. Calificadores de cargo que no se corresponden con descripcin y
profesiogramas.
3. Nivel de utilizacin de descripciones y profesiogramas para acciones de gestin
de recursos humanos.
4. Puesto con valoracin actualizada / total de puestos.

AMBITO: Adquisicin
AREA: Anlisis de la administracin del personal.
INDICADORES:
1. Nivel de actualidad del contenido del inventario de personal.
2. Nivel de actualizacin de los expedientes laborales y de categora cientfica.
3. Nivel de conocimiento reglamento interno.

4. Realizacin de la evaluacin del potencial humano y su interrelacin con el resto

de las actividades.
AMBITO: Adquisicin
AREA: Anlisis de contratacin.
INDICADORES:
1. Cantidad de contratos / plantilla.
2. Cantidad de contratos / plazas vacantes.
3. Cantidad de contratos que no terminaron perodo de pruebas / total de
contrato.
4. Cantidad de contratados que han repetido contratos con el Instituto.
AMBITO: Adquisicin
AREA: Anlisis de la seleccin e ingreso.
INDICADORES:
1. Utilizacin de descripcin de puestos y profesiogramas / puestos a seleccin.
2. Nivel de utilizacin de pruebas psicomtricas, sociomtricas y de conocimientos
para los candidatos.
3. Cantidad de trabajadores que no superan el perodo de prueba / total de
candidato.
4. Candidatos que abandonaron vnculos antes del plazo acordado / total de
candidatos.
5. Relacin entre pruebas o tcnicas de seleccin y resultados posteriores de las
personas seleccionadas a travs de esas tcnicas.
6. Reserva cientfica o adiestrados por aos de ingreso.
7. Reserva cientfica o adiestrados con resultados satisfactorios / total de la
reserva cientfica o adiestrados.
8. Candidatos vinculados desde pregrado / plazas a cubrir.

AMBITO: Adquisicin
AREA: Estructura actual de los recursos humanos
INDICADORES:
1. ndice de jerarquizacin: Representa el por ciento de mandos existentes en la
plantilla
ndice de jerarquizacin = Total de mandos * 100 / Total plantilla.
AMBITO: Adquisicin
AREA: Anlisis de seleccin
INDICADORES:
1. Procedimiento que se emplean para el reclutamiento y seleccin del personal.
2. Fuentes reclutamiento por categoras de personal.
3. Correlacin entre los resultados de la seleccin y los obtenidos en el trabajo y
conducta de los empleados.
4. Tasas de seleccin (TS)
TS = nmero de candidatos / Nmero de puestos en convocatoria
5. Razn de seleccin (RS)
RS = nmero de candidatos vlidos / Nmero total de candidatos
6. Calidad de las solicitudes (CS)
CS = entrevistas realizadas / Solicitudes recibidas
CS = entrevistas realizadas / Contrataciones efectivas

La segunda plenaria centr su anlisis a la perspectiva de gestin ESTIMULACION.

PC: Cules son los indicadores factibles a utilizar en este mbito?
AMBITO: Estimulacin
AREA: Estructura salarial
INDICADORES:
1. Salario medio.
2. Trabajadores por debajo del porciento de salario medio.
3. Trabajadores en 1ero. y 2do. tridente / total de trabajadores tcnicos.
4. Preparacin de trabajadores por cada forma y sistema de pago (PTFP)
PTFP = total de trabajadores del sistema de pago * 100 / total de plantilla
Otras formas de estimulacin no salarial:
1. Servicios mdicos recibidos.
2. Nivel de satisfaccin con la alimentacin.
3. Convenio asumido por la administracin y el sindicato.
4. Servicios de baos, parqueo y transporte.
5. Nivel de satisfaccin de la estimulacin.
AMBITO: Estimulacin
AREA: Evaluacin del rendimiento y potencial
INDICADORES:
1. Nivel de utilizacin del profesiogramas y el plan de trabajo para evaluar.
2. Nivel de utilizacin de evaluacin anterior para evaluar.
3. Nivel de participacin del colectivo en las evaluaciones.
4. Condiciones de trabajo, calidad de vida laboral y factores ergonmicos.

Trabajadores con horarios variables / total de trabajadores.

Trabajadores con horarios nocturnos / total de trabajadores.
Nivel de condiciones de trabajo y proteccin e higiene.
Iluminacin, ruido, ventilacin

AMBITO: Estimulacin
AREA: Comportamiento econmico
INDICADORES:
1. Gastos de salarios / costo total de proyectos
2. Gasto total de RH / costo total de proyectos.
3. Gastos totales de seleccin.
4. Gastos totales de formacin.
5. Gastos en estimulacin no salarial / incrementos mejoras en resultados
AMBITO: Estimulacin
AREA: Estructura de la unidad o rea de atencin de los RH.
INDICADORES:
1. Personal de RH / total de trabajadores.
2. Personal de servicios a los RH (comedor, mdico, chofer, hotel de trabajadores).
3. Esfera de atencin de la GRH / personal en la unidad de RH

La tercera plenaria fue dedicada a estudiar el mbito Desarrollo, sus resultados fueron
los siguientes:
AMBITO: Desarrollo
AREA: Formacin
INDICADORES:
1. Trabajadores con diagnstico de necesidades de superacin / total de
trabajadores.
2. Trabajadores con plan de formacin / total de trabajadores.
3. Actividades de formacin ejecutadas / Actividades de formacin planificadas.
4. Actividades de formacin evaluadas / Actividades de formacin realizadas.
5. Nmero de cursos y horas lectivas/ Categoras y especialidades.
6. Total de doctores y master / Profesionales de nivel superior.
7. Doctores / Titulares y Auxiliares.
8. Profesores Adjuntos / Profesionales de nivel superior.
9. Doctores, Titulares y Auxiliares que dan docencia / Total de doctores, Titulares y
Auxiliares.
10. Doctores, Titulares y Auxiliares que son tutores / Total de doctores, Titulares y
Auxiliares.
11. Titulares, Auxiliares y Agregados con proyeccin a doctores / Total sin ellas.
12. Reserva, Aspirantes y Especialistas con proyeccin a Doctorados y Maestra /
Total sin ella.
AMBITO: Desarrollo
AREA: Plan de carrera y sucesin
INDICADORES:
1. Especialistas y tcnicos con plan de carreras / total de personal que debe
tenerlo.
2. Nivel de cumplimiento del plan de carrera de especialistas y tcnicos.
3. Nivel de cumplimiento del trnsito de los investigadores por las categoras
cientficas.
4. Investigadores sin trnsito a categoras siguiente por categoras.
5. Solicitudes de categoras rechazadas por los tribunales por tipos de causas.
6. Promocin interna / Ingreso externos.
7. Evaluacin de los resultados del trabajo del personal promovido.
AMBITO: Desarrollo
AREA: Comunicacin Interna
INDICADORES:
1. Funcionamiento de las vas de comunicacin descendente, ascendente y
horizontal.
2. Periodicidad o frecuencia del uso de esas vas.
3. Nivel de satisfaccin de los trabajadores.
4. Manuales sobre aspectos relacionados con personal y sus resultados.
AMBITO: Desarrollo
AREA: Clima laboral
INDICADORES:
1. ndice de ausentismo por etapas. Comportamiento.
IA = Horas de ausencias / Horas hombre realmente trabajadas
2. Causas principales de ausentismo.

3. ndice de rotacin.
4. IR = Total de altas y bajas / 2 X (Total de la plantilla)
5.
6.
7.
8.
9.

Causas registradas de la rotacin.

Ausentismo por sexo.
Ausentismo por categora ocupacional.
Rotacin por sexo.
Rotacin por categora ocupacional.

AMBITO: Desarrollo
AREA: Automatizacin
INDICADORES:
1. Actividades de GRH que se registran y procesan automticamente respecto a
las que hacen por va manual.
AMBITO: Desarrollo.
AREA: Sistemas de trabajo.
INDICADORES:
1. Investigadores que presentaron proyectos / Total de investigadores.
2. Investigadores con proyectos aprobados / Total de investigadores.
3. Investigadores en servicio cientficos tcnicos, produccin, comercializacin /
Total de investigadores.
4. Investigadores con resultados reconocidos / Total de investigadores. (Por
categoras).
5. Investigadores con patentes solicitadas y concedidas por categoras.
6. Promedio de publicaciones por investigadores y categoras (Nacionales e
Internacionales).
7. Promedio de presentacin de trabajo en evento cientfico por investigador.
8. Participacin de profesionales en tareas del polo, Proyectos, tribunales y grupo
de especialistas.
9. Nivel profesional de los miembros del consejo cientfico.