SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Fecha: 05/10/2014

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Combinar Correspondencia
Combinar correspondencia es una herramienta de Word que nos permite combinar dos archivos:
un documento que generalmente es una carta y una lista de destinatarios.
1.

Ingrese a Microsoft Word, en la Ficha Diseo de pgina configure el documento con

Tamao Carta y las siguientes Mrgenes:Superior=4, Inferior=3, Derecho=3,
Izquierdo=3.
Luego aplique Sangra
Izquierda=0, Sangra Derecha=0; Espaciado Anterior=0; Espaciado Posterior=0.

2. En la Ficha Inicio aplique Interlineado=1,0 (o Sencillo) y Alineacin=Justificar. Luego

aplique Fuente=Tahoma, Tamao=12. Escriba la siguiente carta:

FECHA

Bogot, DC, Agosto 24 de 2011

Seor
ALFREDO SUAREZ
Docente FESSJ
Presente

ENCABEZADO

Respetado seor Surez

SALUDO

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones

de Informtica Bsica correspondientes al primer corte, debido a que no
aparecen reportadas en mi sbana de notas.
Gracias por su amable atencin.
DESPEDIDA

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ

C.C. 52.456.846
Contadura Pblica
Primer semestre Nocturno, Grupo A

REMITENTE

T
E
X
T
O

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COMBINAR CORRESPONDENCIA

Donde est el nombre Julia Ins Romero usted debe escribir su nombre y debajo su nmero de
identificacin, su carrera, semestre, jornada y grupo. Los nombres del destinatario y del alumno
van en maysculas fijas y negrilla.
El texto o cuerpo de la carta (que comienza con: Por medio de)
justificada y con interlineado 1,5 lneas, lo dems va en interlineado sencillo.

va con alineacin

Observe que esta carta est personalizada. Va dirigida al seor Alfredo Surez y en el saludo
vuelve a mencionar su apellido. Esta forma de escribir una carta le da importancia a la persona a
quien va dirigida.
En este taller veremos cmo personalizar una carta:
1. Primero observe el encabezado. Est formado por:
a. Tratamiento.
Puede ir: Seor, Seora, Seorita, Doctor, Doctora, Compaero,
Compaera. Nunca escriba: Seor(a) esto es una falta de respeto, pues trata de
indefinida a una persona. Si usted se dirige a un hombre, dgale seor y si es mujer
trtela de seora o seorita.
b. Nombre del destinatario. Este va en maysculas fijas y en negrilla.
c. Cargo. Del destinatario si aplica.
d. Presente

o en sus manos, si se le entrega la carta personalmente.

2. Saludo.
Utilizamos la frase:
Respetado seor Surez.
Si el destinatario es un
hombre, se escribe el Apellido, pero si es mujer, se escribe el nombre.
Ej.
Respetada seorita Martha.
Podemos utilizar tambin:
Estimado, Estimada, Apreciado,
Apreciada, etc.
3. Cuerpo o texto de la carta.
Aqu escribimos el objeto de la carta y va con interlineado
1,5 lneas y con alineacin justificar
4.

Remitente, Nombre (con maysculas fijas) y firma de la persona que enva la carta.

Supongamos que esta misma carta la vamos a enviar a varios profesores. cambiando en el
encabezado de la misma, el nombre del docente, el tratamiento (Seor, Seora, etc.), el saludo
(Respetado seor Surez) y la materia que dicta (Informtica bsica). Estos cuatro datos son los
que cambian para cada profesor, lo dems es igual.
Para esto, Word tiene la opcin de Combinar Correspondencia, que consiste en combinar un
documento de Word con una lista de destinatarios.
Ahora vamos a la ficha Correspondencia en la Cinta de Comandos. De clic sobre el comando:
Seleccionar destinatarios y luego clic en: Escribir nueva lista
Podr ver una tabla que contiene algunos campos donde se escribirn los datos de los
destinatarios a quienes vamos a dirigir la carta, como se muestra a continuacin:

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Ingrese por la opcin:

tabla.

Personalizar columnas, y vamos a cambiar esta

Se ve el cuadro que se muestra al lado

derecho:
Observe que esta tabla de datos est
conformada por unos campos que no
vamos a utilizar, como, Nombre de la
organizacin, direccin, ciudad, etc.
En nuestra carta solo vamos a utilizar los
siguientes campos: Tratamiento, Nombre,
Saludo y Materia.
Elimine todos los campos utilizando el
botn Eliminar pero deje solamente los
campos: Tratamiento y Nombre.

Cuando termine de eliminar todos los campos menos Tratamiento y Nombre, de clic en Agregar
y escriba: Saludo y luego agregue: Materia.
La tabla debe quedar con cuatro campos llamados: Tratamiento, Nombre, Saludo y Materia.
De clic en el botn Aceptar y ver de nuevo la tabla de datos llamada:
Nueva lista de
direcciones, en donde vamos a escribir los datos de los profesores a quienes enviaremos la
carta. Vamos a escribir datos de cinco (5) destinatarios, de manera que se vea como se muestra
a continuacin:

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Lo que ve en la tabla de arriba es un ejemplo. Usted debe escribir sus propios datos. Por favor
utilizar nombres de sus familiares pero conservar la idea que se le plantea.
Para abrir espacio hacia abajo utilice el botn Nueva entrada. Cuando termine de escribir sus
datos de clic en el botn Aceptar, y guarde la lista que acaba de escribir en la carpeta:
Documentos, con su nombre.
Ahora tenemos dos archivos: La carta y la lista de direcciones que usted guard con su
nombre en la carpeta Mis documentos.

Insertar campos combinados

Ahora vamos al encabezado de la carta.
pero dejando la lnea en blanco.

Ubquese en la palabra Seor y borre esta palabra,

Vamos a la Ficha Correspondencia y busque el botn: I n s e r t a r campo combinado. De

clic sobre este comando y podr ver los cuatro campos que conforman la lista de direcciones que
acaba de guardar.
Inserte el campo Tratamiento en el espacio donde estaba la palabra Seor que acaba de borrar.
Ahora borre las palabras: ALFREDO SUAREZ en el encabezado de la carta y en su lugar inserte el
Campo combinado llamado Nombre. Borre el saludo (Respetado seor Surez) e inserte en su
lugar el campo combinado llamado Saludo.
Por ltimo, borre la materia (Informtica bsica) y en su lugar inserte el campo combinado
llamado: Materia.

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Nota:
Los datos que est borrando estn siendo reemplazados por
campos de combinacin. Estos campos de combinacin corresponden a los
campos que se encuentran en la lista de direcciones que usted cre con los
datos de los destinatarios.
Word busca en la lista de destinatarios los datos correspondientes de cada
una de las personas que usted aadi es esta lista y los muestra en la carta.

Debe quedar la carta como se ve a continuacin (sin el borde) y con el nombre en negrita:

Bogot, DC, Agosto 24 de 2011

Tratamiento
Nombre
Docente FESSJ
Presente

Saludo

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones

de Materia correspondientes al primer corte, debido a que no aparecen
reportadas en mi sbana de notas.
Gracias por su amable atencin.

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ

C.C. 52.456.846
Contadura Pblica
Primer semestre Nocturno, Grupo A

De clic sobre el botn: Vista previa de resultados, para que pueda ver los datos contenidos
en la lista de direcciones.

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Para ver los dems datos de clic sobre el botn: Reg ist ro siguiente, y para devolverse da clic
en: Registro anterior.
Ahora veamos el ltimo grupo de comandos al lado derecho:
Finalizar.

Editar documentos individuales nos permite combinar en un documento nuevo todas las
cartas. De clic sobre este comando, seleccione Todos y de clic en Aceptar. Word crear un
nuevo documento con las cinco cartas.
Imprimir documentos enva directamente a la
impresora las cinco cartas.
Ahora abra el Explorador de Windows y busque los dos documentos que acaba de crear: l a
carta guardada con su nombre y la lista de direcciones. Estos dos documentos estn ligados.
Se deben copiar juntos.
Si necesita tener una copia por ejemplo en una memoria USB o
enviarlos por correo electrnico, recuerde que debe copiar los dos archivos.
RESUMEN
Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de
documentos, como una carta modelo que se debe enviar a varias personas o una hoja de
etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene la misma informacin, pero se puede
personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada
destinatario se encuentra en las entradas contenidas en un origen de datos llamado: lista de
direcciones.
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto que es comn
para cada destinatario.
2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene
la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y
direcciones de los destinatarios de una carta. Este origen de datos se denomina Lista de
direcciones. Se puede utilizar una lista existente o crear una nueva lista.
3. Preparar la lista de destinatarios. En esta lista escribimos los datos de los destinatarios que
vamos a incluir en el documento principal.
4. Agregar los campos de combinacin de correspondencia en el documento. Insertamos
los
campos combinados dentro del documento principal en el sitio correcto. Cuando realice la

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COMBINAR CORRESPONDENCIA

combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el

archivo de datos.
5. Obtener una lista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener
una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
EJERCICIO PRACTICO A DESARROLLAR

C/ Jaime II, 12
07007 (Palma)

Bogota, 20 de enero de 2011

Nombre
Direccin
Poblacin

Saludo

Nos encontramos en plena campaa de promocin de prendas para el hogar. Queremos hacerle llegar nuestro saludo,
adjuntndole el catlogo actualizado de nuestros productos.

Quedamos a su disposicin

Mirian Ooro
Directora.

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Nombres, direcciones y saludos:

Nombre

Direccin

Poblacin

Saludo

Mara de los ngeles Lzaro

Martnez

Isaac Peral, 1.

28009 - Madrid

Querida
amiga:

Mara del Carmen Castilla

Lope de Rueda, 26. 4

Mlaga

Querida
amiga:

Luisa Martnez Lorenzo

Mxico, 45. 6 A.

Vigo (PONTEVEDRA)

Estimada
amiga:

Mara del Pilar Martnez

Casares

General Aranda, 98. 4 F.

Vigo (PONTEVEDRA)

Muy Sra.
nuestra:

ACTIVIDAD A REALIZAR (y procedimiento):

Combinar correspondencia:
En la oficina te han pasado el borrador de una circular anunciando una oferta especial dirigida a todos
aquellos clientes de la empresa que realizan ms de 10 pedidos al ao. Tu trabajo consiste en hacer llegar
dicha circular a todos esos clientes. Consultas la base de datos de clientes de la empresa y encuentras que
100 clientes cumplen esa condicin. Qu hars?; escribir cien cartas distintas?; escribir una y copiarla 99
veces en otros tantos documentos, habiendo de cambiar a mano nombres, direcciones, etc.?
No es necesario. Si dispones de una lista con todos los datos de los clientes, bastar escribir la carta una
sola vez y combinar la carta modelo con los datos de la lista. Si no tienes esa lista, la puedes crear sin salir de
Word.
Resultado: con slo dos documentos (la carta y la lista) podemos imprimir cuantas copias queramos de la
carta en cuestin.