LA ORGANIZACIN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Supervisor

Jorge Sarmiento Sicos

Direccin de Normas
Archivsticas (DNA)
1

CONCEPTOS BSICOS

Qu es DOCUMENTO?

Todo escrito o materia donde se

registra informacin.
Ejemplo:

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

SOPORTE: Es la parte material o
fsica (arcilla, madera. pergamino,
lienzo, papel, pelcula, disco, etc.)
MEDIO: Es el vehculo de la
informacin, utilizado para fijar el
contenido (escritura, grficos,
colores, smbolos, notas
musicales etc.)
CONTENIDO: Es la informacin
el mensaje (pago de impuestos,
proyectos.)

QU ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

Qu es ARCHIVO?

Conjunto de documentos producidos o

recibidos por toda persona natural o

jurdica durante el ejercicio de sus
actividades cotidianas y que son
administrados, organizados y conservados
para difundir la informacin contenida en
ellos.

CARACTERSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Nace dentro de un
proceso natural
de las actividades

Se constituyen en series
responde a la materializacin de una
actividad concreta

Se refiere a una
persona o asunto
diferente

Carcter seriado
unidos por la
misma funcin

Espontneamente
testimonio de las
funciones

nico
no puede repetirse
fuente primaria

DOCUMENTO
ARCHIVISTICO

LAS UNIDADES DE ARCHIVAMIENTOCONSERVACIN

Carpeta o flder
Sobre
Volumen (empastado)
Legajo
Paquete
Caja
CD, DVD, USB

LAS AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Son :
los fondos

las secciones
las series documentales

Las piezas documentales

LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIN

FONDO

SECCIN
NORMAS ARCHIVSTICAS
SERIE

SUPERVISIONES
PIEZAS DOCUMENTALES.

OFICIO

INFORME

DIAGNSTICO

OFICIO

FUNCIN:Supervisar los archivos integrantes del SNA

Qu es el tipo documental?
Es la unidad menor indivisible de una
serie documental, que puede ser simple o
compuesta.
SIMPLE.Formado por un tipo
documental cuyo contenido mantiene una
unidad de informacin: El oficio, la carta, el
informe, la solicitud, el memorando, recibo,
etc.
COMPUESTA.- Formado por dos o ms
documentos o tipos documentales que se
sustentan, cuyo contenido mantienen una
unidad de informacin. Se le conoce
comnmente expediente.
Ejemplo: el
legajo de personal, la historia clnica, etc.

TIPOS DOCUMENTALES

El
expediente
Se
forma
mediante
la
agregacin
sucesiva
de
diferentes tipos documentales.
Los documentos se deben
ordenar y foliar siguiendo la
cronologa de los hechos

Historia Clnica

Legajo de
Personal
TIPOS DOC.
(EXPEDIENTES)

Comprobante
de pago
Licitacin

Qu es la serie documental ?
CONJUNTO DE PIEZAS DOCUMENTALES
PRODUCIDAS POR UN SUJETO EN EL
DESARROLLO DE UNA MISMA ACTIVIDAD
ADMINISTRATIVA, REGULADO POR LA
MISMA
NORMA
JURDICA
Y/O
PROCEDIMIENTO. SE DENOMINA POR LO
GENERAL EN PLURAL

PLANILLAS

ACTAS

INVENTARIOS

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organizacin de
los fondos documentales:

ORDEN ORIGINAL
Cada documento debe Es mantener el orden
interno de cada fondo
conservarse en el
fondo documental al manteniendo la
estructura que tuvo
que naturalmente
durante el servicio
pertenece.
activo.
PROCEDENCIA

NIVELES DE ARCHIVO
Segn la Norma General del Sistema Nacional de Archivos SNA
001, Administracin de Archivos, aprobada por R.J. N073-85AGN-J

Existen dos Niveles:

1. NIVEL CENTRAL:
rgano de Administracin de Archivo,
Archivo Perifrico,
Archivo de Gestin

2. NIVEL DESCONCENTRADO

1. NIVEL CENTRAL:
1.1 rgano de Administracin de Archivos.-

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir,

normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivsticas a nivel institucional, as
como de la conservacin y uso de la
documentacin proveniente de los archivos de
gestin y perifricos. e intervenir en la
transferencia y eliminacin de documentos en
coordinacin con el archivo General de la Nacin.

1. NIVEL CENTRAL:
1.2 Archivo Perifrico.-

Es el responsable del mantenimiento y uso de la

documentacin proveniente de los archivos de
gestin y de transferirlos al rgano de
Administracin de Archivos o al Archivo Intermedio
del Archivo General de la Nacin, previa
coordinacin con el rgano de Administracin de
Archivos. Se constituir cuando la complejidad de
funciones, nivel de especializacin y ubicacin
fsica de las unidades orgnicas as lo requieran.

2. Nivel Desconcentrado:
rgano de Administracin de Archivos
Desconcentrados.Es el encargado de las actividades archivsticas en
los rganos desconcentrados a nivel regional zonal
o departamental de organismos y reparticiones del
Sector Pblico. Coordinar sus actividades con el
rgano de Administracin de Archivos del nivel
central y el Archivo Departamental correspondiente
y de no existir ste con el Archivo General de la
Nacin.

LA ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
CLASIFICAR

Base para la toma de

decisiones en la
Administracin:
Gestin y Control

ORDENAR

Para los
ciudadanos

SIGNAR
Para la ciencia
la investigacin
y la cultura

LA ORGANIZACIN:
La organizacin de documentos es
un proceso archivstico que consiste
en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar,
ordenar y signar los documentos
de cada entidad.
SNA 02

FINALIDAD DE LA ORGANIZACIN:
1. Establecer criterios uniformes para la
organizacin de los documentos en los
archivos del Sector Pblico.

2. Mantener organizada la documentacin de

manera integral y orgnica como producto de
las actividades de la Administracin Pblica.
3. Facilitar la localizacin de los documentos para
la recuperacin inmediata de la informacin.

 La

organizacin consta de tres etapas:

Clasificacin

Signacin

Ordenacin.

ORGANIZACIN:
Tareas de
clasificacin y
ordenacin

Archivo desorganizado

Instalacin de la
documentacin una vez
organizada

CLASIFICAR
<<Consiste en establecer clases o grupos
de documentos, nicos y diferentes entre s,
de modo que queden integrados formando
parte de la estructura de un todo>>.
Esta separacin por grupos documentales
se efecta segn el principio clave de la
Archivstica: el respeto a la procedencia de
los fondos documentales

CLASIFICAR.Es separar o dividir

un conjunto de elementos en
clases o grupos susceptibles de subdivisiones.
Debemos distinguir dos grandes bloques de documentos:
Aquellos que se reciben y generan con inters
informativo
Aquellos que se derivan de las funciones y actividades
de la oficina.- Generalmente forman expedientes, se
caracterizan por ser nicos, son aquellos que forman las series
documentales de la oficina

FONDO DOCUMENTAL

ADMINISTRACION

PLANIFICACIN Y
PRESUPUESTO PLAP /00

ADMI/00
CONTROL INSTITUCIONAL

IMAGEN INSTITUCIONAL

COIN/00

IMIN/00

SERIES
RECURSOS
HUMANOS

TESORERIA
TESO/00

SECCION

CONTABILIDAD
CONT/00

ARCHIVO CENTRAL
ARCE/00

MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION

DE DOCUMENTOS
CONT/00 CONTABILIDAD
01. Auxiliar Standard
02. Libros Contables
01. Diario
02. Mayor
03. Caja Bancos
03. Balance
01. General
02. Comprobacin y Estados
Presupuestarios
03. Constructivo
04. Evaluacin Fsica Financiera
............

Ejemplo de como identificar series

documentales
FUNCION

ADMINISTRACIN
DE BIENES Y
SERVICIOS

ACTIVIDADES
Ejecucin de compras y
suministros de bienes as
como la prestacin de
servicios.
Almacenamiento y
distribucin de los bienes
estableciendo las medidas
de previsin para mantener
la existencia de materiales
de almacn.
Control permanente de los
bienes y materiales.
Gestin Administrativa.

GRUPO DOCUMENTAL

(Series)

Ordenes de Compra
Ordenes de servicios.
Guas de entrada
Guas de salida

Reportes de inventario
Mensual, semestral, anual

Autorizaciones de salida

Correspondencia.

FUNCION

ACTIVIDADES

Control de
Asistencia,
permanencia y
puntualidad.
ADMINISTRAC.
DE RECURSOS
HUMANOS

GRUPOS DOCUMENTALES
(Series)

Reportes de Asistencia.
Papeletas de Permiso
Registros de Refrigerio
Rol de vacaciones.
Evaluaciones
Anuales

Semestrales,

Evaluacin del
comportamiento
Programas de Capacitacin.
laboral.
Programa de Charlas
Capacitacin de
personal.
Legajos de Personal
Escalafn

ORDENAR
Una vez efectuada la clasificacin

damos paso a la ordenacin, <<que

consiste en unir y relacionar los
distintos elementos de cada clase o
grupo creados inicialmente, de
acuerdo con una unidad-orden
establecida de antemano>>.

ORDENAR.- Es unir y relacionar los elementos de

cada grupo, mediante el sistema ms conveniente.

Tipos de ordenamiento:
Ordenamiento alfabtico.- Consiste en la
utilizacin del alfabeto, como criterio para la
ordenacin.
Ordenamiento numrico.- Se utiliza el nmero
correlativo para la ordenacin de expedientes.
Ordenamiento cronolgico.- Es aquel en el que
se utiliza la fecha de tramitacin del documento.

 Habitualmente los trminos

"clasificar" y "ordenar" se
emplean de manera indistinta en
el lenguaje coloquial.
Desde el punto de vista
archivstico existen muchas y
muy importantes diferencias que
hay que conocer.

SIGNAR
SIGNAR.- Es asignar smbolos de
codificacin. Pueden ser letras o nmeros o la
combinacin de ambos para su identificacin. Dichos smbolos
representan a los nombres o ttulos facilitando su inmediata
localizacin.
Ejemplo:
OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES
SEGE/03

ORDEN DE LA SERIE
SECCIN
GERENCIA DE PERSONAL
PERS/01
PRIMERA SERIE DE PERSONAL
SECCIN PERSONAL