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Aclassificaocomofunomatricial

da
gestodedocumentos
por
RenatoTarcisoB.deSousa
renasou@unb.br

Qual a funo social do arquivista?

Garantir o acesso informao.

Qualacondioparaoacessoinformao?

informaoorganizada
(classificada,avaliadaedescrita).

GestodeDocumentos
Conjuntodeprocedimentoseoperaestcnicas
referentesproduo,tramitao,uso,avaliaoe
arquivamentoemfasecorrenteeintermediria,
visandoaeliminaoeorecolhimentodos
documentosparaguardapermanente
(Lein8.159/1991)

GestodeDocumentos
Processos
ISO15489
1.

Incorporao (criao) de documentos

2.

Registro

3.

Organizao lgica para a recuperao: classificao e indexao

4.

Classificao para a segurana e acesso

5.

Armazenamento

6.

Rastreabilidade

7.

Disposio

GestodeDocumentos
InstrumentosdeGestoEspecficos
ISO15489 eARQBrasil
1.

Plano de classificao de documentos e


informaes;

2.

Tabela de temporalidade de documentos e


informaes;

3.

Manual de gesto arquivstica de documentos;

4.

Dicionrio de termos controlados.

Funes Arquivsticas
Classificao

Criao

Avaliao

Conceito
das

Descrio

Arquivstica
Trs Idades
Preservao

Aquisio
Difuso

Espao Interdisciplinar

As bases da Arquivstica

A funo matricial da Classificao

Configurao da Tabela de Temporalidade


Referem-se ao tempo
necessrio para
arquivamento dos
documentos nas
fases corrente e
intermediria.

Informaes
complementares e
justificativas
necessrias correta
aplicao da tabela.

Neste campo so
apresentados os conjuntos
documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente
distribudos de acordo com o
Cdigo de classificao de
documentos.

Neste campo registrada a


destinao estabelecida que
pode ser a eliminao,
quando o documento no
apresenta valor secundrio
ou a guarda permanente,
quando as informaes
contidas no documento so
consideradas importantes
para fins de prova,
informao e pesquisa.

Arquivo Carlos Lacerda


Descrio Nvel Srie
Exemplo

Srie:
Cdigo:
Datas:
Dimenso:
Contedo:

Produo Intelectual
PI
1912-1977
4,22 metros lineares
os documentos versam sobre a produo jornalstica,
literria, teatral, as tradues de livros e peas de teatro,
as adaptaes de contos e romances para o rdio-teatro,
biografias etc.

Sistema de
Classificao: a srie foi subdivida nas seguintes subsries: Discursos,
Palestras e Conferncias, Jornalismo, Literatura, Teatro,
Traduo, Biografias.

A Situao

A realidade arquivstica brasileira sob a tica das trs grandes funes


Classificao

1 - no existe um plano preestabelecido. Ausncia de plano


de classificao;

pg. 14

A realidade arquivstica brasileira sob a tica das


trs grandes funes
Classificao
2 classificao pelo ato de recebimento ou
expedio;
Por exemplo:
ofcio expedido;
ofcio recebido;
fax recebido;
fax expedido.
pg. 15

A realidade arquivstica brasileira sob a tica das


trs grandes funes
Classificao
3 por inmeros assuntos e dossis fragmentrios sem qualquer
orientao sistemtica.
Por exemplo:
equipamentos de informtica;
tratamento mdico;
previdncia complementar;
recesso.

pg. 16

A realidade arquivstica brasileira sob a tica das


trs grandes funes
Classificao
4 Por espcie documental
Por exemplo:
convite;
relatrio;
projeto;
pareceres;
convnio.
pg. 17

A realidade arquivstica brasileira sob a tica das


trs grandes funes
Classificao
5 Em ordem numrica quando se trata de processos;
6 - a denominao dos dossis e dos conjuntos documentais
criada aleatoriamente e dissociada dos elementos que
representam.
Por exemplo:
informaes gerais;
relquia;
bochecho;
documentos diversos;
arquivo Sheila.
pg. 18

7 A estrutura de diretrios e subdiretrios no utilizada


para a organizao dos documentos eletrnicos;

pg. 19

8 A denominao dos arquivos eletrnicos no segue nenhum


tipo de rotina formalizada;

pg. 20

A classificao e seus ngulos

A classificao e seus ngulos

LeituraDirigida

Classificao

Classificarumaatividadehumana;
Oshomensclassificamsemquetenham
conscinciadessaoperao;
Nohumaclassificaoabsolutaaser
descoberta;
Nodescobrimos,maselaboramos
classificao.

FundamentosTericosdaClassificao

Classificao
Latimclassis
(gruposemquesedividiaopovoromano)

+
LatimFacere
(fazer)

Classificao aspectosiniciais

Existemsistemasdeclassificaomaisemenoselaborados:

Distinesdicotmicas(menoselaborados):
Pessoasricasepobres;
Polticosdedireitaoudeesquerda.

Distinesmaiselaboradas(refinamentodapercepodos
objetos):
Classemdia,classemdiaalta,classemdiabaixa;
Polticosdecentro,decentroesquerda,decentrodireita;
Msicaerudita,msicapopular,msicadaculturademassa.

Classificao

Classificao:oestadodaarte

ParaJorgeLusBorgesosanimaisdividemse
em:

a)pertencentesaoimperador;
b)embalsamados;
c)amestrados;
d)lees;
e)sereias;
f)fabulosos;
g)cessoltos;
h)includosnestalista;
i)queseagitamcomoloucos;
j)inumerveis;
k)desenhadoscomumpincelfinssimodeplodecamelo;
l)queacabamdepartirojarro;
m)quedelongeparecemmoscas.

ClassificaoCientficadosSeresVivos
Lineu(1735)

Reino (Animalia)
Filo (Chordata)
Classe (Mammalia)
Ordem (Artiodactyla)
Famlia (Giraffidae)
Gnero (Giraffa)
Espcie (GirafaeOcapi)

Classificao
TabelaPeridicadeElementosQumicos
Mendeleev(1869)
1A

8A

2A

3A

4A

5A

6A

7A

He

Li

Be

Ne

Na

Mg

3B

4B

5B

6B

7B

8B

8B

8B

1B

2B

Al

Si

Cl

Ar

Ca

Sc

Ti

Cr

Mn

Fe

Co

Ni

Cu

Zn

Ga

Ge

As

Se

Br

Kr

Rb

Sr

Zr

Nb

Mo

Tc

Ru

Rh

Pd

Ag

Cd

In

Sn

Sb

Te

Xe

Cs

Ba

La

Hf

Ta

Re

Os

Ir

Pt

Au

Hg

Tl

Pb

Bi

Po

At

Rn

Fr

Ra

Ac

Db

Ji

Rf

Bh

Hn

Mt

|-----------ELEMENTOS DE TRANSIO-------------|

Osprincpiosdeclassificao

aclassificaoumarepresentaoda
realidadeecomotalumaaproximao.

avidarealumarealidadedemasiadamentevastaebastantecomplexapara
sercaptadaemsuatotalidadepelamentehumana.
(Marcondes,2001)

necessriodefinirnveisdetolerncia;

Inesgotabilidade (nenhumaclassificaotoexaustiva
quesercapazdeenglobartudo);
Provisoriedade.

Osprincpiosdeclassificao

aclassificaopersegueumobjetivo;

aclassificaopresumeumagenteclassificador;

aclassificaotemportrsummecanismoclassificadorque
executaasoperaesnecessrias(denominao,hierarquia,
subordinao);

aqualidadeouoatributoescolhidoparaservirdebase
classificaooudivisochamasecaracterstica ouprincpio
declassificao ouprincpiodediviso;

PrincpiosdeClassificao

existemtantasclassificaesquantasforemascaractersticas
possveisdeseremempregadascomobasedadiviso;

serprecisodecidir,quandohouvernecessidadedese
trabalharcommaisdeumprincpiodeclassificao,qual
delesserutilizadoemprimeirolugar,qualoprincpioque
sermaistil;

PossibilidadesdeClassificar

Coleo de Livros

Caracterstica de Classificao: Tamanho


Livros de 20 centmetros
Livros de 30 centmetros
Livros de 40 centmetros

Caracterstica de Classificao: Cor


Livros azuis
Livros vermelhos
Livros marrons

PossibilidadesdeClassificar

Coleo de Livros

Caracterstica de Classificao: Lngua do Texto


Livros em ingls
Livros em francs
Livros em portugus

Caracterstica de Classificao: Assunto


Livros sobre Matemtica
Livros sobre Fsica
Livros Qumica

PrincpiosdeClassificao

oprincpiodeclassificaonaturalquando
inerenteouinseparveldoobjetoaclassificar;

oprincpiodeclassificaoartificialquando
ocasional,acidentalevarivel;

umaclassificaoartificialbaseiaseem
caractersticassuperficiaisefceisdeobservar,mas
quenorepresentamrelaesverdadeiras.uma
classificaomenosperene.

PrincpiosdeClassificao
Natural

Animais Racionais
Homem

Mulher

Princpio de Classificao
Sexo

PrincpiosdeClassificao
Artificial
Mulher
Leves

Pesadas

Princpio de Classificao
Peso

Caractersticas da Diviso
Diferenciao umacaractersticadevefazera
diferenciaodealgumasdesuasentidades,ouseja,
devedarorigemapelomenosduasclasses;
Relevncia umacaractersticausadadeveserrelevante
paraopropsitodaclassificao;

CaractersticasdaDiviso
Verificabilidade umacaractersticadeveserdefinitivae
verificvel.Umuniversodeentidadespodetermuitas
caractersticasrelevantes.Masnemtodaselassopassveisde
verificao.Apenasascaractersticasverificveisdevemser
escolhidasparadivisodouniversodeentidades;
Permanncia umacaractersticausadacontinuaasermantida
enquantonohouvermudananopropsitodaclassificao;

CaractersticasdaDiviso
Concomitncia duascaractersticasnopodemser
concomitantesnumesquemaassociadodecaractersticas;
SucessoRelevante asucessodecaractersticasnoesquema
associadodecaractersticasdeveserrelevanteparaopropsito
daclassificao;

Osprincpiosdeclassificao

a classificao exercida sobre um conjunto finito de


elementos. Ela provm de um nico ponto de partida
(conjunto inicial);

Alunos

Masculino
18 25
anos
PlanoPiloto

Cidade

Feminino
26 30
anos

PlanoPiloto

Cidade

18 25
anos
PlanoPiloto

Cidade

26 30
anos
PlanoPiloto

Cidade

Osfundamentostericosdaclassificao

acaracterstica
(princpio)dediviso
deveproduzirno
mnimoduasclasses;

Alunos
Masculino

Feminino

Osfundamentostericosdaclassificao

podemexistirquantas
caractersticas
(princpiosdediviso)
quantasforem
necessrias,masapenas
umprincpiodediviso
deveserusadodecada
vezparaproduzirclasses
ousubclasses;

Alunos

Masculino
18 25
anos

Feminino

2641anos

Princpiodeclassificao:FaixaEtria
Princpiodeclassificao:Sexo

RefernciaCruzada

Alunos
Masculino

18-25 anos

Doisprincpiosdeclassificao
SexoeFaixaEtria

Feminino

OrdemdeConstruo

Aordemdeaplicaodasvriascaractersticasutilizadasna
classificaodenominaseordemdeconstruo.
Aordemdeconstruodeterminaasequnciaemquesero
utilizadososvriosconceitospresentes.
Porexemplo:aLingustica apresentaacaractersticalngua ea
caractersticaproblemalingustico.
Qualdeveserutilizadoprimeiro?

Caracterstica Lngua

Lingustica

Etimologia

Portugus

Francs

Sintaxe

Morfologia

Ingls

Caracterstica ProblemaLingustico

Lingustica

Portugus

Etimologia

Sintaxe

Francs

Ingls

Morfologia

Osfundamentostericosdaclassificao

as divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a


totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de
classificao;
Alunos

Masculino

18 25anos

PlanoPiloto

Cidade

Feminino

26 30anos

PlanoPiloto

Cidade

18 25anos

PlanoPiloto

Cidade

26 30anos

PlanoPiloto

Cidade

Osprincpiosdeclassificao

aclassificaotemcomoresultadoumproduto:o
instrumentodeclassificao.

Alunos

Masculino
18 25
anos
PlanoPiloto

Cidade

Feminino
26 30
anos

PlanoPiloto

18 25
anos
Cidade

PlanoPiloto

Cidade

26 30
anos
PlanoPiloto

Cidade

Classificao
Aclassificaoparaserealizar,parase
materializarnecessitadeuminstrumento;

Traduovisualdasrelaes
hierrquicaseorgnicasentreas
classes

InstrumentodeClassificao
Estruturadervore
Conjunto

Nvel 1
Nvel 2
Nvel 3

Unidade

Unidade

Unidade

Unidade

Unidade

Unidade

Unidade

Unidade

UnidadedeClassificao:conjuntoreunidodeacordocom
umcritrioouprincpiodeclassificao.
NveldeClassificao:osvriosgrausdedivisodo
instrumentodeclassificao.Aposiodaunidadede
classificaoemrelaoaoconjunto.

Osprincpiosdeclassificao

arelaoentreosvriosnveis(relaoentreosconceitos)
nopodeseresumiraomodelognero/espcie;

Alunos
Masculino
18 25
anos
Plano
Piloto

Cidade

Feminino
26 30
anos

Plano
Piloto

Cidade

18 25
anos
Plano
Piloto

Cidade

26 30
anos
Plano
Piloto

Cidade

Relaes entre Conceitos

Relao hierrquica (gnero/espcie) se dois conceitos diferentes


possuem caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica
a mais do que o outro, ento entre eles se estabelece a relao
hierrquica ou gnero/espcie.

rvore

rvore
Frutfera

macieira

pessegueiro

rvore de
Nozes

amendoeira

nogueira

Relaes entre Conceitos

Relao partitiva (todo/parte) a relao partitiva


existe entre um todo e suas partes.

rvore

Razes

Tronco

Galhos

Folhas

Relaes entre Conceitos

Relaes Funcionais aplicam-se,


sobretudo, a conceitos que expressam
processos.

Produo Produto Produtor Comprador

Relaes entre Conceitos


Relao de Oposio

as relaes de oposio se aplicam a conceitos que


expressam propriedades

Contradio presente/ausente
Contrariedade preto/branco

A classificao e seus ngulos

O Problema.

Consideraes sobre Classificao


Literatura arquivstica
Arranjo x Classificao

a confuso terminolgica entre os dois termos


(arranjo e classificao) expe uma quebra entre
arquivos correntes e permanentes, que no existe;
so fases de um mesmo processo;
o tipo de uso que se faz dos conjuntos
documentais altera-se com as idades;
questo a ser resolvida por uma outra funo
arquivstica: a descrio.

Os Nveis de Classificao

No existe consenso sobre as


denominaes dos nveis de classificao.

Classe 000 Administrao Geral


010 Organizao e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e Finanas
060 Documentao e Informao
070 Comunicaes
080 Pessoal Militar
090 Outros Assuntos

Nvel de Classificao: Subclasse

Unidades de classificao

Cdigo de Classificao de Documentos


Conarq

Princpio de classificao adotado: funes vinculadas s atividades-meio

64

Denominao dos Nveis de Classificao


Conarq, 1996

Seis nveis:

Classe;
Subclasse;
Grupo;
Subgrupo;
Diviso;
Subdiviso.
65

Denominao dos Nveis de Classificao


NOBRADE, 2006

Cinco nveis:

Seo;
Srie;
Subsrie;
Dossi/Processo;
Item documental.

66

Denominao dos Nveis de Classificao


Daise Oliveira, 2001

Trs nveis:

Grupo;
Subgrupo;
Srie.

67

Denominao dos Nveis de Classificao


Bellotto, 2004

Quatro nveis:

Grupo ou Seo;
Subgrupo ou Subseo;
Srie;
Subsrie.

68

Consideraes sobre Classificao


Literatura arquivstica
Falta de clareza na utilizao de trs conceitos:
classificao, ordenao e arquivamento

Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo


Trs conceitos

Organizao

Classificao

Ordenao

Arquivamento

Classificao de Documentos de Arquivo

Determinao das categorias ou dos

grupos entre os quais devem ser


distribudos logicamente e
sistematicamente os dossis em grupos
ou categorias de assuntos segundo uma
ordem para facilitar a utilizao.

Processo de Organizao dos Documentos de


Arquivo
Trs conceitos
Ordenao

a disposio metdica dos documentos


dentro da unidade de classificao

Ordenao

A definio do mtodo de ordenao


depende do uso que dado aos
documentos

Mtodos de Ordenao

Ordenao alfabtica seqncia das letras


do alfabeto;
Ordenao cronolgica sucesso temporal
(data);
Ordenao geogrfica unidades territoriais
(pases, estados, municpios, distritos, bairros
etc.);
Ordenao numrica seqncia numrica
atribuda aos documentos.

Processo de Organizao dos Documentos de Arquivo


Trs conceitos
Arquivamento

a operao fsica de colocar


os documentos em pastas ou caixas
orientada pelo esquema de classificao
e pela ordenao definida.

Consideraes sobre Classificao


Literatura arquivstica

Confuso entre funo e assunto.

Assunto x Funo
9As funes so atribuies prprias ou naturais de uma
organizao;
9Os assuntos so divises artificiais, ligados s reas do
conhecimento humano, so as matrias de que tratam os
documentos;
9A confuso se estabelece por contarmos com palavras
idnticas para designar a funo e o assunto.
Por exemplo:
Sade pode significar rea administrativa de um Governo ou o tema,
a matria sade, mas, se, enquanto tema poder estar presente em
diversos fundos, enquanto funo est ligada aos rgos ou setores
que a desempenham.

Consideraes sobre Classificao


Literatura arquivstica
Supervalorizao do Cdigo

Cdigo
Conjunto de smbolos que, mediante conveno,
representam um dado
O objetivo da codificao operacionalizar o
processo de classificao, transformando termos
(ttulos das unidades de classificao) em
smbolos para agilizar a classificao, ordenao
e arquivamento dos documentos.

Cdigo

Numrico;
Alfanumrico;
Cdigo Decimal de Dewey;
Bloco-Numrico de origem canadense.

Mtodos de Codificao

Mtodo Duplex
A documentao dividida em classes principais. Cada Classe
representada por um nmero. As divises das classes so
representadas, tambm, por um nmero. A relao entre as
partes indicada por um trao de unio.
A documentao de uma determinada instituio foi dividida nas
seguintes classes principais:
0 - Administrao Geral
1 - Pesquisas
2 - Cursos
3 - Assistncia Tcnica
4 - Documentao e Informao
A classe 2 Cursos foi subdividida da seguinte forma:
2-1 Formao
2-2 Especializao
2-3 Ps-Graduao

2-3-1 Mestrado
2-3-2 Doutorado

Mtodos de Codificao
Mtodo Alfanumrico (USP)
Este mtodo adotado no plano de classificao da Universidade de So Paulo
identifica as classes principais por uma letra e as subdivises por um
nmero composto por cinco algarismos.
Utilizando o exemplo anterior, teramos a seguinte codificao:
A00000 Administrao Geral
B00000 Pesquisas
C00000 Cursos
D00000 Assistncia Tcnica
E00000 Documentao e Informao
A classe C00000 Cursos foi subdividida da seguinte forma:
C10000 Formao
C20000 Especializao
C30000 Ps-Graduao
C30100
Mestrado
C30200
Doutorado

Mtodos de Codificao
Mtodo Decimal
O mtodo decimal baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey
(1876).
As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes,
subclasses, e, a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos,
sees, subsees etc.
Utilizando o exemplo anterior, teramos a seguinte codificao:
000
100
200
300
400

Administrao Geral
Pesquisas
Cursos
Assistncia Tcnica
Documentao e Informao

A classe 200 Cursos foi subdividida da seguinte forma:


210 Formao
220 Especializao
230 Ps-Graduao
231 Mestrado
232 Doutorado

Mtodo de Codificao
Bloco-Numrico de Origem Canadense
Plano de
Classificao

001 a 999

Atividades-Meio

Atividades-Fim

Srie

Srie

Subsrie

Subsrie

Subsrie

1.000 a 9.999

Subsrie

000-0
Srie
Subsrie

Mtodo Duplex

Mtodo Alfanumrico
USP

Mtodo Decimal

Mtodo BlocoNumrico

0 Administrao Geral

A00000 Administrao Geral

000 Administrao Geral

0100 Administrao Geral

1 Pesquisas

B00000 Pesquisa

100 Pesquisa

1000 Pesquisa

2 Cursos

C00000 Cursos

200 Cursos

2000 Cursos

2-1 Formao

C10000 Formao

210 Formao

2000-0 Poltica

2-2 Especializao

C20000 Especializao

220 Especializao

2000-1 Generalidades

2-3 Ps-Graduao

C30000 Ps-Graduao

230 Ps-Graduao

2000-2 Formao

2-3-1 Mestrado

C30100 Mestrado

231 Mestrado

2000-3 Especializao

2-3-2 Doutorado

C30200 Doutorado

232 Doutorado

2000-4 Ps-Graduao
2000-4-01 Mestrado

2000-4.02 Doutorado

3 Assistncia Tcnica
4
Documentao
Informao

D00000 Assistncia Tcnica


e

E00000
Documentao
Informao

300 Assistncia Tcnica


e

400
Documentao
Informao

3000 Assistncia Tcnica


e

4000
Documentao
Informao

Tamanho e
Complexidade

Cdigo

Mtodos de Codificao
Schellenberg
1 o sistema deve ser simples sempre que o
volume de documentos seja pequeno e
restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os
smbolos (notao/cdigo) aumentam em
importncia medida que o volume e a
complexidade dos documentos aumentam;
2 o sistema deve ser flexvel;

Mtodos de Codificao
Schellenberg

3 o sistema deve admitir expanses,


possibilitando a insero de novas unidades
de classificao para atender aos documentos
que resultem de novas atividades, bem como
permitir a diviso das unidades de
classificao medida que os documentos
relativos s unidades se tornem mais
complexos.

Classificao de Documentos de Arquivo


A classificao para se realizar, para se
materializar necessita de um instrumento;

Traduo visual das relaes


hierrquicas e orgnicas entre
as classes definidas para a
organizao da documentao
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificao
denominaes

Plano de classificao;
Quadro de classificao;
Quadro de arranjo;
Cdigo de classificao;
Arranjo;
Tabela de classificao;
Sistema de classificao;
Esquema de classificao.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Conceitos vinculados ao Instrumento


de classificao

Estrutura;
Hierarquia;
Distribuio lgica;
Roteiro;
Nvel;
Projeto.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificao
denominaes

Quadro 17 significados, nenhum deles


traduzem
com
perfeio
as
caractersticas do instrumento;
Situao, panorama, conjunto de
empregados, rea limitada, armao de
bicicleta,

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificao
denominaes

Tabela tem o sentido de rol, de uma


lista. A noo de estrutura no muito
clara;
Quadro em que se registram nomes de
pessoas ou objetos, lista com horrio,
relao de preos, placa de vidro
(basquete), troca rpida de passes.
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificao
denominaes

Cdigo

sistema
de
sinais
convencionais ou secretos utilizados em
correspondncias ou comunicaes.
Coleo de leis, conjunto de normas,
sistema cifrado de linguagem, senha.

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificao
denominaes

Esquema esboo, resumo de figura ou


diagrama. Esquema de um circuito
eletrnico. Programa. J foi definido o
esquema de segurana para o carnaval.

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Instrumento de Classificao
denominaes

Plano aparece com o sentido de


representao grfica da estrutura ou
da organizao de algo.

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Consideraes sobre Classificao


Literatura arquivstica

Ausncia de mtodo para a coleta de


informaes;
Trata-se de um saber intuitivo e instrumental,
mas no existe instrumentalizao que no seja
sustentada por bases tericas e/ou
metodolgicas;
Distribuio de classes a partir de
caractersticas superficiais e mutveis. O
desconhecimento sobre a Teoria da
Classificao;

Classificao de Documentos de Arquivo

Busca pelos princpios que norteiam


a elaborao de um Plano de
Classificao

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Princpio Arquivstico

Mtodo histrico (Itlia)


Princpio de Procedncia (Alemanha)
Princpio de Respeito aos Fundos (Frana)
Princpio da Provenincia (EUA)
Princpio da Procedncia (Espanha)
Princpio da Provenincia (Canad)

Princpio de Respeito aos Fundos


circular de 24/04/1841

agregar os documentos por fundos, isto ,


reunir todos os ttulos (documentos)
provenientes de um corpo, de um
estabelecimento, de uma famlia ou de um
indivduo, e dispor segundo uma determinada
ordem os diferentes fundos

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Princpio da Provenincia
definio
Princpio segundo o qual o arquivo deveria
conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou famlia que o
produziu
Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica

Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Princpio da Provenincia
Patrimnio Documental

Fundo Fundo Fundo Fundo


Fundo Fundo Fundo FundoFundo
Fundo Fundo Fundo Fundo
Fundo

Fundo Fundo
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Princpio da Provenincia

1 Princpio de Classificao

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Princpio da Provenincia

Fundo de Arquivo
O conceito de fundo dependente e tributrio do princpio
da provenincia, ele s existe quando o princpio foi aplicado.

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Fundo
critrios de identificao
(Proposta Canadense)

uma identidade jurdica: o criador deve possuir sua


prpria denominao legal e ter uma existncia jurdica
prpria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto
etc.);
um mandato oficial: o criador deve ter um mandato
importante claramente definido que deve igualmente ser
enunciado em um documento jurdico ou regulamentar;
uma posio hierrquica definida: o local ocupado pelo
criador na hierarquia administrativa deve ser claramente
estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relaes
com outros nveis superiores da hierarquia devem ser
claramente definidas;

Fundo
critrios de identificao
(Proposta Canadense)

um vasto grau de autonomia: o criador de


documentos deve possuir um rgo executivo
que tenha o poder de tomar decises
independentes, de acordo com o seu nvel
hierrquico. Para ser considerado independente,

um organismo deve ter poder de controlar suas


prprias finanas e seu oramento;

estrutura: o criador deve possuir uma estrutura


organizacional interna oficial;
sistema de gesto dos documentos: o criador
deve possuir um sistema de gesto de
documentos independente.

Subfundo, Seo, Subgrupo, Subsrie


definies
uma subdiviso de um fundo baseada na estrutura do
criador ou da organizao de suas atividades. (Canad
1996/1997)
Subdiviso de um fundo, compreendendo um conjunto de
documentos relacionados, que corresponde a
subdivises administrativas da agncia ou instituio
produtora ou quando tal no possvel, correspondendo
a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou
agrupamentos de documentos similares. ISAD(G)

Subfundo, Seo, Subgrupo, Subsrie


definies
Seo - Subdiviso do quadro de arranjo que
corresponde a uma primeira frao lgica do
fundo, em geral reunindo documentos
produzidos e acumulados por unidades
administrativas com competncias especficas.
(Dicionrio Brasileiro de Terminlogia Arquivstica,
2005)

Subfundo, Seo, Subgrupo, Subsrie


consideraes

So quase fundos, que, em razo do critrio de


autonomia financeira, no se pode atribuir o
status de fundo;
O subfundo um nvel distinto de classificao,
destinado a refletir a autonomia de um
organismo ou de uma estrutura administrativa;
As entidades que sero identificadas como
subfundos dependem de um criador de fundos e
so financiados por seu intermdio.

Subfundo, Seo, Subgrupo, Subsrie


critrios
dois tipos de entidades
Parte 1

Organismos que possuem uma identidade distinta


daquela do criador de fundos. Eles tm um vasto grau
de autonomia e operam distncia do criador de
fundos. Devem apresentar, tambm, uma das
seguintes caractersticas:
a.
b.
c.
d.

Uma denominao legal e uma existncia jurdica prpria


estabelecida em uma lei, decreto etc.;
Uma existncia legal especificada na lei da instituio maior;
Um mandato ou uma existncia mencionada na lei da
instituio maior;
Um mandato ou uma existncia que decorre de uma tal lei sem
mencionar o nome do organismo, mas que implica sua criao
eventual para cumprir a misso descrita na lei.

Subfundo, Seo, Subgrupo, Subsrie


critrios
dois tipos de entidades
Parte 2

Unidades administrativas subalternas ao criador de


fundos, mas que possuem um vasto grau de autonomia
no exerccio de seu mandato ou funo.

A unidade administrativa tem esse nvel de autonomia em


razo de:
Seu
b. Seu
c. Sua
d. Seu
a.

papel nico;
modo de financiamento;
estrutura de responsabilidade;
mandato.

Princpio da Provenincia
desdobramento

Princpio da ordem primitiva;


Princpio da estrutura interna dos fundos;
Princpio da estrutura arquivstica;
Princpio da ordem original;
Segundo grau do princpio da provenincia.

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Princpio do Respeito Ordem Original


consideraes

Todas as definies partem de uma premissa


fundamental: a condio do documento inscrito em uma
realidade especfica, isto , o arquivo como conjunto
orgnico daqueles documentos;
A importncia que a ordem dos documentos tm na
origem;
Ordem natural a necessidade de manter a classificao
estabelecida pelo organismo;
A classificao e no a ordenao, isto , no tem sentido
manter um conjunto desorganizado porque dessa forma
ele chegou idade permanente;
A ordem natural no significa ordem material;
A ordem natural dos documentos considera que a
documentao gerada por uma das unidades que
integram cada um dos fundos deve se manter separada
sem ser misturada.
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Princpio da Ordem Original

no a ordem fsica que os documentos tinham

no setor de trabalho;
o respeito organicidade;
a observncia do fluxo natural e orgnico com
que foram acumulados os documentos.

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Diferena
Ordem Natural

=
Ordem Material

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Princpio da Ordem Original


Arquivo
FunoFunoFunoFuno
FunoFunoFunoFunoFuno
Funo FunoFunoFuno
Funo FunoFuno
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Princpio da Ordem Original

2 Princpio de Classificao

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PrincpiosdeClassificao
InternosdeumArquivo

CategoriasdeFunes(meioefim);
reasFuncionais;
Funo;
Subfuno;
Atividade;
Subatividade;
Tarefa.
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LEVANTAMENTODAPRODUODOCUMENTAL
reaFuncional:
Anlisefiscal/financeiradeentidadesdosetorpblico
Funo:
Acompanhamentodasestataiseentidadesdaadministraoindireta
Subfuno:
CoordenaodosrepresentantesnosConselhosFiscaisdasempresas
Atividade:
Acompanharaempresapormeiodorepresentante
rgo:
DICOF DivisodeAcompanhamentodeConselhosFiscais
Legislao:
Lei6.404/76;Lei8.666/93;Lei9.457/97;IN02,de15/08/96
Tarefas
01 Receberdoconselheiroosdocumentosreferentesreuniodeconselhofiscal.
Expedientedeencaminhamentodedocumentaodaempresaestatal
Dossidedemonstraesfinanceirasdaempresaestatal
Dossidequitaodeobrigaesfiscaisefinanceiras
Estatutosocialdaempresaestatal
Parecerdeconselhofiscalreferentesatividadesdaempresaestatal
Relatriodeconselheirofiscaldeempresaestatal
Relatriodeauditoriadeprestaodecontasdaempresaestatal
Relatriodeauditoriainternaemempresaestatal
Atadereuniodeconselhofiscaldeempresaestatal
Atadereuniodediretoriadeempresaestatal
Memorandodesolicitaodeconsultareferenteaassuntodeinteressedaempresaestatal

(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)
(R)

02 ConsultaroCADIN/SISBACENparaanalisarasituaodeadimplnciadaempresa.
Listagemdeverificaoderegistrodeinadimplncianocadastrodecrditosnoquitados(CADIN)

(R)

03 AlimentaroSIMOBcomdadosextradosdoscertificadosecertidesdequitaodedvidasedasinformaesdoCADIN.
Bancodedadosdecontroledeobrigaesfinanceirasdasempresasestatais
(P)
Formulriodecontroledorecolhimentodasobrigaesfinanceirasdaempresa
(P)

Plano de Classificao
Consideraes sobre a elaborao

essencial que as classes sejam formadas numa


base a posteriori, e no a priori;
O tamanho e a complexidade de uma entidade
determinaro quantas classes devem ser criadas
para a classificao de seus documentos;
a complexidade e extenso de uma classe que
vo fundamentar a sua subdiviso. Os documentos
no devem ser ultraclassificados;
importante que haja consistncia quanto aos
sucessivos nveis de subdivises de um sistema de
classificao. Dessa forma, se a diviso primria
feita a partir da funo ento todas as divises
desse nvel devem respeitar esse princpio;

Cdigo de Classificao
Consideraes sobre a elaborao

o fundamento da diviso deve se manter inalterado para


todas as divises realizadas no mesmo nvel;
As divises no devem ser vazias, isto , devem exaurir a
totalidade do domnio (extenso) de cada nvel de
classificao;
O princpio de diviso deve produzir no mnimo duas
classes;
Os ttulos dos nveis ou categorias de classificao devem
refletir as funes ou atividades, ou as operaes s quais
se relacionam. Deve-se evitar ttulos como generalidades
ou miscelneas, pois encobrem grande nmero de
pecados, em geral erros de classificao.

Classificao de Documentos
Procedimentos
o

Passo 1 A classificao do documento


o
o
o
o

Passo 2 O arquivamento do documento


o

Ler o documento;
Identificar a funo e atividade a qual o documento se relaciona;
Localizar o assunto no Cdigo de Classificao;
Anotar, a lpis, no canto superior direito do documento o cdigo de
classificao.
Colocar o documento em um material de acondicionamento (pasta
suspensa, pasta A-Z, caixa-arquivo).

Passo 3 A ordenao do documento


o
o

Verificar o mtodo de ordenao utilizado para o conjunto documental;


Ordenar o documento de acordo com o mtodo definido.

Acondicionamento
(1 momento)

arquivamento dos documentos, de acordo com a ordenao


selecionada, em camisas

As camisas devero ser identificadas com os seguintes dados:


Entidade
cdigo de classificao
ttulo da unidade de classificao
contedo informacional
datas-limite

Acondicionamento
(1 momento)
Modelo

Acondicionamento
(2 momento)

Armazenamento

Perguntas?

Eleespelha,comclareza,oconjuntodeatividadesdo
organismoprodutordearquivo?
Serpossvelidentificaroorganismoprodutora
partirdoexamedasdiversasunidadesdoplano?
Ahierarquizaodasunidadesfoibemrealizada?
Asunidadesdefinidasnosesobrepem,emalguma
medida?

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Roteiro

Hconsistncianadiviso(princpiodeclassificao
adotadoparasubdividirasfunes)?
Asdenominaessomnemnicas?
Humarelaodecoordenaoentreasunidades?
Algumafuno,subfunoouatividadenoaparece
noplano?
Umadeterminadafuno,subfunoouatividade
aindaexiste?

Plano de Classificao
caractersticas

Simplicidade (o plano no deve ser


propriedade de especialistas);
Flexibilidade (ele deve ser flexvel para
integrar funes futuras);
Padronizao (deve favorecer a padronizao
da
classificao,
da
codificao,
da
recuperao e da terminologia).

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Cdigo de Classificao
Denominao das Unidades de Classificao
Deve ser representativa do contedo da unidade de classificao
(mnemnica)
A estrutura no tem verbo, ela nominalizada. O verbo
transformado em substantivo.
Exemplo:
Subfuno: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada

Atividades: Cadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)


Registro de movimentao (de bens patrimoniais)
Relao
Arrolamento e baixa (de bens patrimoniais)
Relao
de
coordenao

de
subordinao

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DenominaodasUnidadesdeClassificao
Comunicabilidade otermoempregadodeverepresentara
linguagemutilizadapelousurio;
Estimulao otermodeveinduzirousurioacriaruma
representaodoconjunto;
Compatibilidade otermoempregadodeverepresentarocampo
queestsendoorganizado.

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DenominaodasUnidadesdeClassificao
regras
9
9
9
9
9
9
9

9
9

Colocarsenolugardousurio;
Selecionarapenasosaspectossignificativos;
Noabreviaraspalavras;
Evitarousodesiglas.Exceofeitaasdeusoconsagrado;
Respeitarasnormascultasdalngua;
Nousargrias;
Semprerepresentaromesmocontedoapartirdosmesmos
termos;
Evitaropreciosismo;
Norepetirinformaes.

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