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CONTENIDO
INTRODUCCION.......................................................................................................................................2
SEGUIMIENTO EN EL PSA......................................................................................................................2
DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS CRONOGRAMAS.............................................................2
ROLES EN EL PSA....................................................................................................................................5
ANEXO CODIGOS Y NOMBRE DE CRONOGRAMAS.........................................................................5
ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA DE INTERVENCION (MUNICIPIO)...........................................6
ESTRUCTURADE CRONOGRAMA DE PLAN DE INTERVENCION...................................................8
CAMPOS EDITABLES Y EXCLUSIVOS................................................................................................11
LNEA BASE 0.........................................................................................................................................11
LNEA BASE 1.........................................................................................................................................12
INTRODUCCION
El propsito del presente documento es definir parmetros para realizar el seguimiento a los proyectos
elegidos para ejecutar el Programa nacional de reubicacin y reconstruccin de viviendas para la
atencin de hogares damnificados por el fenmeno de la Nia 2010-2011, postulacin No.187, aprobado
por el Consejo Directivo del Fondo Adaptacin, el 24 de noviembre de 2011. La herramienta definida por
el Fondo para el seguimiento a los proyectos es el PSA (Project Administration Server), una plataforma
basada en las mejores prcticas del PMI (Project Management Institute).
Con el presente se orienta al operador zonal en la implementacin de la herramienta que el Fondo
Adaptacin ha definido para el seguimiento a los proyectos de los sectoriales, obligacin que se encuentra
en el manual operativo y los contratos para la ejecucin del sector de vivienda
SEGUIMIENTO EN EL PSA
Con el fin de efectuar el seguimiento necesario al desarrollo del Programa Nacional de Vivienda, el
Fondo Adaptacin desarroll un esquema en el PSA con el cual se hace el seguimiento por una parte a la
ejecucin de los contratos de Operadores Zonales, conforme a los compromisos establecidos; y por otra
parte, un seguimiento especfico al desarrollo de la ejecucin del programa en cada uno de los municipios
y departamentos del pas en los cuales se proveer soluciones de vivienda. A continuacin se presenta a
manera de esquema:
Sector
Vivienda
Con este esquema se busca establecer el avance y cumplimiento de los compromisos contractuales, desde
la verificacin, hasta la ejecucin de los planes de intervencin. Tiene como ventaja que cada uno de los
operadores actualiza su avance y la Interventora revisa y valida la informacin, y segn sea el caso
aprueba los pagos a que haya lugar.
Con esta estructura se efecta un monitoreo a la cobertura municipal, departamental y nacional alcanzada
por el Programa Nacional de Vivienda, y por cada operador conforme a sus obligaciones contractuales.
A medida que se establecen contratos con nuevos operadores, se crear en el sistema la(s)
estructura(s) de seguimiento respectiva(s). Es importante anotar que el desarrollo del
Programa Nacional de Vivienda considera, adems de Operadores Zonales, otros actores con
los cuales interacta de forma directa el Fondo Adaptacin; para efectos de seguimiento en
el PSA, se ha creado la figura de un operador llamado Intervencin Directa FA, que recoge
estas iniciativas.
1
Cronograma de gestin: en el lenguaje del PSA, se denomina as, al cronograma de cada uno de los
contratos con los operadores zonales de vivienda y a otros contratos por medio de los cuales el Fondo
Adaptacin desarrolla el Programa Nacional de Vivienda.
Como se observa en la imagen, cada una de las intervenciones tiene asociado un cdigo o id registro que
es nico (8-187-1-0679) y un nombre de proyecto (187-0679-Vivienda Albn). Adicionalmente en el
campo id espacial se incluye el cdigo DANE correspondiente al municipio (52019 Albn, Nario).
El cdigo id registro es muy importante adicionalmente porque permite establecer una relacin directa
con el sistema de recursos financieros del Fondo - SRI Sistema de Recursos de Inversin- y ser necesario
presentarlo para obtener CDR para transferencias originadas en los planes de intervencin del respectivo
municipio y para el pago de los mismos.
inversin. Las fases y las etapas constituyen el ciclo de proyecto que permite evidenciar la planeacin
y el avance de la gestin.
A continuacin se muestra la estructura base de un cronograma de intervencin (municipio):
Etapa 5 Ejecucin: en esta etapa se insertan, como subproyectos, los cronogramas de los Planes de
Intervencin aprobados y contratados en el municipio respectivo. La informacin a incluir en los PI,
debe ajustarse a lo estipulado en el Anexo 6 Formato Plan de Intervencin, del Manual Operativo.
Cada PI deber incluir la siguiente informacin base:
- Modalidad de intervencin:
i. reconstruccin.
ii. reubicacin en proyecto de vivienda existente.
iii. reubicacin en vivienda usada.
iv. reubicacin en proyecto de vivienda nueva.
- Localizacin:
Trabajamos en la Reconstruccin gestionando el Riesgo de Desastres
www.fondoadaptacion.gov.co / Calle 75 No 5 - 88 Piso 3, Bogot D.C. Colombia / Tel: +57 (1) 5082054
i. rural disperso.
ii. rural centro poblado.
iii. urbano cabecera municipal.
iv. urbano centro poblado.
No. de viviendas a proveer
Valor y programacin de pagos y entregas
Cada plan de intervencin o PI, se identifica con un nombre compuesto de la siguiente manera:
Nombre de la Intervencin -
Etapa 6 Entrega: estn consideradas todas las actividades posteriores a la entrega material de las
viviendas, necesarias para finalizar los expedientes de las familias beneficiarias (registros
documentales digitales y fsicos, etc.).
ROLES EN EL PSA
8-187-2-0007
8-187-2-0008
8-187-2-0009
8-187-2-0010
187-Operador Comfacesar
187-Operador Comfaguajira
187-Operador Comfama
187-Operador Comfandi
8-187-2-0011
8-187-2-0012
8-187-2-0013
8-187-2-0014
8-187-2-0015
8-187-2-0016
8-187-2-0019
Estimado de
viviendas Elegibles
Estimado de
viviendas Elegibles
por modalidad
Estimado de
viviendas Elegibles
por localizacin
Cdigo de Intervencin,
valor ya asignado por
Fondo Adaptacin
Campos Obligatorios,
siempre van los mismos
Los parmetros mnimos que debe tener cada cronograma de intervencin son los siguientes:
As mismo dentro del cronograma de intervencin se debe ingresar como subproyecto los cronogramas de
los Planes de Intervencin
Trabajamos en la Reconstruccin gestionando el Riesgo de Desastres
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Para esto se debe ubicar el cursor en una tarea dentro de la etapa 5 (Ejecucin) para que el cronograma
quede incrustado en dicha etapa.
Luego seleccionar la pestaa Proyecto y el botn Subproyecto.
Mostrara la ventana de proyectos donde cargamos la lista de toods los proyectos y seleccionamos el
cronograma que queremos adicionar
Los operadores deben ingresar obligatoriamente los campos de los Planes de Intervencin indicados
anteriormente en este documento, as como deben ingresar el avance de cada cronograma mnimo una vez
al mes.
As mismo al momento de realizar la actualizacin del avance de cada proyecto se debe actualizar la
fecha de estado del cronograma
LNEA BASE 0
Para llevar una mejor gestin de los proyectos y que se refleje en el sistema todas las tareas previas a la
firma del acta de inicio, el Sector Vivienda del Fondo Adaptacin decidi que todos los proyectos de
ejecucin tengan reflejado las tareas precontractuales en los cronogramas, as mismo para la aprobacin
del Plan de Intervencin debe estar el cronograma cargado en el sistema de gestin de proyectos PSA.
Este cronograma segn el objeto del contrato debe tener al menos las tareas de; Aprobacin de PI,
Solicitud de CDR y firma del Acta de Inicio, con tiempos y fechas tentativas, as mismo debe contener
todo el cronograma tentativo de ejecucin, luego de la firma del acta de inicio se procede a actualizar las
fechas en las que se llevara a cabo las tareas de ejecucin y quemado de lnea base 1.
El siguiente es un ejemplo del cronograma precontractual, donde estn las tareas a realizar previas a la
firma del acta de inicio, cabe anotar que las tareas tienen una duracin de 1 da, esto para que en la tarea
resumen (Precontractual), refleje el avance de la etapa. As mismo la tarea de Ejecucin (lnea 9) debe
contener todas las tareas a realizar indicadas en la solicitud de aprobacin de PI.
LNEA BASE 1
Trabajamos en la Reconstruccin gestionando el Riesgo de Desastres
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La Lnea Base 1, es aquella que da los lineamientos en cuanto a costos, tiempo y alcance de la ejecucin
de los proyectos, estos lineamientos van de la mano con el contrato y se debe quemar al momento de la
firma del acta de inicio, dentro de esta lnea base debe quedar explicito los pagos y duracin de cada
actividad para poder llevar un mejor control y seguimiento en cada uno de los proyectos, as mismo
indica la ruta crtica y nos da los parmetros para la medicin de avance por medio de la gestin de Valor
Ganado (EVM por sus siglas en Ingls), los cambios de esta lnea base debe realizarse por medio de
documentos formales de control de cambios.