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El presupuesto
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en
trminos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de
una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos
fijados por la alta gerencia.6 Los principales elementos de un presupuesto son:
Es un plan quiere decir que el presupuesto expresa lo que la administracin
tratar de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en
determinado periodo.
Integrador indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la
empresa. Es un plan visto como un todo, pero tambin est dirigido a cada una
de las reas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es
indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es
funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin. A este
proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes
reas que lo integran.
Coordinador significa que los planes para varios de los departamentos de la
empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. Si estos planes
no son coordinados, el presupuesto maestro no ser igual a la suma de las
partes y crear confusin y error.
En trminos financieros manifiesta la importancia de que el presupuesto sea
representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de
comunicacin, ya que de otra forma surgiran problemas en el anlisis del plan
maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisicin de materia prima,
primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y despus en
pesos; el presupuesto de mano de obra, primero en horashombre y despus en
pesos.
Operaciones uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es
determinar los ingresos que se pretende obtener, as como de los gastos que
se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada
posible.
Recursos no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la
empresa tambin debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes
de operacin, lo cual se logra bsicamente con la planeacin financiera, que
incluye al presupuesto de efectivo y al presupuesto de adiciones de activos
(inventario, cuentas por cobrar, activos fijos).
Dentro de un periodo futuro determinado un presupuesto siempre tiene que
estar en funcin de cierto periodo.
Despus de analizar la definicin anterior, se puede afirmar que el presupuesto
consiste en cuantificar en trminos monetarios la toma de decisiones
anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su
efecto en la empresa y sirvan como herramienta de control administrativo. De
acuerdo con estudios realizados, las compaas que usan presupuestos llevan a
cabo cuatro aspectos:
Se comprometen con el presupuesto.
Conectan la planeacin de corto plazo con la de mediano y largo plazos.
Adoptan procedimientos detallados y comprensibles para realizar los
presupuestos. Analizan las variaciones presupuestales y toman acciones
correctivas.7
Hasta hace una dcada era relativamente fcil llevar a cabo ambas partes; se
conoca bien cada empresa, la competencia, los clientes, los proveedores, los
posibles efectos que generara un incremento en el precio; en fin, era fcil
disear las estrategias. Sin embargo, ahora ante la globalizacin de Mxico y
del mundo, no es tan fcil disear las estrategias suponiendo determinadas
variables conocidas, porque ahora la competencia acta de diferente manera
Todas las organizaciones hacen planes. En todas ellas los ejecutivos planean el
futuro de la organizacin, es decir, determinan sus objetivos y el mejor mtodo
para lograrlos. Una empresa que no trabaje sujeta a planes constituye
simplemente una masa amorfa, incoherente, sin direccin alguna.
Aunque la mayora de los directivos elabora planes, hay diferencias
considerables en la forma de planificar. Algunos formulan planes sin que
trascienda la esfera intelectual; otros hacen apuntes y borradores de
estimaciones, sin aplicar tcnicas cientficas; otros ms expresan sus planes en
trminos cuantitativos y los traducen en hechos en forma ordenada y
sistemtica. Esta manera de planificar se conoce como presupuestos. Los que
se estudiarn en este captulo se expresan en trminos monetarios, aunque
hay algunos que se expresan en unidades de producto, nmero de empleados,
unidades de tiempo u otras cantidades no monetarias, que forman parte del
rea de la ingeniera industrial.
Los presupuestos son una excelente herramienta que facilita la administracin
por objetivos, expresados en trminos monetarios, como valor econmico
agregado, tasa de rendimiento sobre inversin, tasa de rendimiento sobre
capital, nivel de endeudamiento, determinada posicin de liquidez, etc. Esto
propicia una evaluacin eficiente durante el periodo presupuestal. Asimismo,
los presupuestos dirigen una empresa mediante la administracin por
excepcin, coadyuvando de esta forma a cumplir los compromisos contrados y
canalizar la energa a las reas ms relevantes que requieren la atencin de la
alta direccin.
2. Marco de referencia de los presupuestos
Al desarrollar el presupuesto maestro es fundamental que se analicen las
variables macro y microeconmicas que afectan a la empresa, as como su
repercusin en los presupuestos de operacin y financiero.
Las variables macroeconmicas o premisas bsicas son una serie de pautas
econmicas, sociales, polticas y financieras que definen un escenario
especfico a corto plazo. Entre las principales premisas que deben ser
estudiadas se encuentran:
a) Crecimiento del producto interno bruto del pas y de los pases con los
que existen relaciones comerciales, as como el de la rama industrial a la
que pertenece la empresa.
b) Inflacin en Mxico y los pases con los que interacta.
c) c) Comportamiento del tipo de cambio.
d) d) Estrategias de financiamiento de las empresas.
e) e) Comportamiento de sueldos, salarios y prestaciones.
f) f ) Relaciones con los sindicatos.
g) g) Polticas respecto a las exportaciones.
h) h) Reglas y aranceles de importaciones y exportaciones de los tratados
de libre comercio, as como el proceso actual de gradualismo.
i) i) Comportamiento del costo del dinero.
j) j) Otras variables.