MANUAL

DO SISTEMA
DE GESTO

Elaborado:
Aprovado:
Reviso:

D0

Data:

____-____- 2010
De acordo com as disposies da NP EN ISO 9001:2008

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
i - NDICE
i ndice

ii Acrnimos e Abreviaturas

iii Promulgao do Manual do Sistema de Gesto

1. APRESENTAO DA ESCOLA SUPERIOR DE EDUCAO DE
COIMBRA
1.1 Identificao e Apresentao

1.2 Nota Histrica

1.3 Servios Prestados pela ESEC e seus Clientes

11

1.4 Estrutura Organizacional

13

1.5 Poltica da Gesto

15

2. GESTO DO MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

2.1 Estrutura do Manual do Sistema de Gesto

17

2.2 Reviso do Manual do Sistema de Gesto

19

2.3 Distribuio do Manual do Sistema de Gesto

19

2.4 Conceitos e Definies

20

3. SISTEMA DE GESTO
3.1 Sistema de Gesto

22

3.1.1 Requisitos Gerais

23

3.1.2 Requisitos da Documentao

25

3.2 Responsabilidade da Gesto

29

3.2.1 Comprometimento da Gesto

29

3.2.2 Focalizao no Cliente

30

3.2.3 Poltica de Gesto

30

3.2.4 Planeamento

30

3.2.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicao

31

3.2.6 Reviso pela Gesto

31

3.3 Gesto de Recursos

33

3.3.1 Proviso de Recursos

33

3.3.2 Recursos Humanos

33

3.3.3 Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

34

3.4 Realizao do Produto / Prestao do Servio

35

3.4.1 Planeamento da Realizao do Servio

35

3.4.2 Processos Relacionados com o Cliente

35

3.4.3 Concepo e Desenvolvimento

36

3.4.4 Compras

36

3.4.5 Produo e Fornecimento do Servio

37

3.5 Medio, Anlise e Melhoria

39

3.5.1 Generalidades

39

3.5.2 Monitorizao e Medio

39

3.5.3 Controlo de No-Conformidades

41

3.5.4 Anlise de Dados e Melhoria

41

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

ii - ACRNIMOS E ABREVIATURAS
AC

rea Cientfica

ACs

Aces Correctivas

Adm

Administrador

ADISPOR

Associao dos Institutos Superiores Politcnicos Portugueses

ADSE

Direco geral de Proteco Social aos Funcionrios e Agentes da Administrao Pblica

AE

Associao de Estudantes

AJ

Assessoria Jurdica

APs

Aces Preventivas

AR

Assembleia de Representantes

BI

Bilhete de Identidade

CA

Conselho Administrativo

CT-C

Conselho Tcnico-Cientfico

CCA

Conselho Coordenador de Avaliao

CCG

Contabilidade e Controlo de Gesto

CCISP

Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politcnicos

CCPFC

Conselho Cientfico-Pedaggico da Formao Contnua

PRES

Presidente

CDI

Centro de Documentao e Informao

CeMeiA

Centro de Meios Audiovisuais

CGA

Caixa Geral de Aposentaes

CIC

Centro de Informtica e Comunicaes

CNAES

Comisso Nacional de Acesso ao Ensino Superior

CP

Conselho Pedaggico

CPLP

Comunidade de Pases de Lngua Portuguesa

Dep

Departamento

DGAEP

Direco Geral da Administrao e Emprego Pblico

DGES

Direco Geral do Ensino Superior

DR

Dirio da Repblica

DSD

Distribuio do Servio Docente

ECTS

European Credit Transfer System

ESEC

Escola Superior de Educao de Coimbra

ETI

Equivalente a Tempo Inteiro

GQEP

Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos e de Estudos Prospectivos

GRI

Gabinete de Relaes Internacionais

Im

Impresso

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
IPC

Instituto Politcnico de Coimbra

ID

Indicador de Desempenho

IT

Instruo de Trabalho

Lic

Licenciatura

Mes

Mestrado

Mod

Modelo

MSG

Manual do Sistema de Gesto

N.

Nmero

N/A

No Aplicvel

NC

No-Conformidade

N/E

No Existente

GAA

Gabinete de Apoio ao Aluno

GCRP

Gabinete de Comunicao e Relaes Pblicas

NDSiM

Ncleo de Desenvolvimento de Sistemas Interactivos Multimdia

NESP

Ncleo de Estgios e Sadas Profissionais

NIB

Nmero de Identificao Bancria

Obs

Observao

OC

Oramento e Contas

OE

Oramento de Estado

OM

Oportunidade de Melhoria

PALOP

Pases Africanos de Lngua Oficial Portuguesa

PSG

Procedimento do Sistema de Gesto

Proc

Procedimento

Proj

Projecto

PT

Procedimento de Trabalho

BAC

Boletim de Aco Correctiva

BAP

Boletim de Aco Preventiva

RG

Regulamento

SAGA

Servios de Apoio Gesto e Administrao

Sec

Secretrio

SGA

Servios de Gesto Acadmica

SAL

Servios de Apoio Logstico

SGP

Servio de Gesto Patrimonial

SCTB

Servio de Contabilidade

SG

Sistema de Gesto

SIADAP

Sistema Integrado de Avaliao de Desempenho na Administrao Pblica

SRH

Servio de Recursos Humanos

SGF

Servio de Gesto Financeira

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
TSR

Tesouraria

UAP

Unidade de Apoio a Projectos

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
iii - PROMULGAO

DO MSG

O presente Manual do Sistema de Gesto (MSG) descreve o Sistema de Gesto (SG) da

Escola Superior de Educao do Instituto Politcnico de Coimbra, de acordo com as
disposies da Norma NP EN ISO 9001:2008.
O Manual do Sistema de Gesto de cumprimento obrigatrio por todos os
colaboradores da ESEC na realizao das tarefas e responsabilidades que lhes esto
cometidas, e que estejam abrangidas pelas disposies do Sistema de Gesto (SG).
igualmente de cumprimento obrigatrio na relao:

com a tutela (ou seja, com o Ministrio Tutelar do Ensino Superior e com o Instituto Politcnico
de Coimbra - IPC);

com os clientes em qualquer fase ou etapa da prestao de servios (clientes e servios

esto discriminados no presente Manual do Sistema de Gesto)

por parte da ESEC;

com os fornecedores (seja na fase de aprovisionamento, seja na recepo dos produtos

fornecidos, ou ainda na avaliao e seleco dos mesmos).

Constitui responsabilidade de todos os colaboradores referidos no segundo pargrafo

da presente pgina a implementao das disposies do Manual do Sistema de Gesto,
de forma a constituir uma base slida para a melhoria contnua da Qualidade dos
servios prestados.
Atravs do cumprimento das disposies do Manual do Sistema de Gesto, evidencia-se a
existncia de uma organizao com meios humanos e materiais capazes de transmitir
confiana aos seus clientes, atravs dos servios prestados que satisfazem por um lado, os
requisitos da Qualidade legalmente exigidos e por outro lado, as necessidades expressas pelos
clientes.
O Presidente da ESEC constitui-se como o primeiro responsvel por cumprir e fazer cumprir as
disposies do Sistema de Gesto da ESEC, de acordo com as determinaes constantes
deste Manual.
Este Manual, em conjunto com os Processos do Sistema de Gesto, os Procedimentos de
Trabalho, Instrues de Trabalho e demais documentos do Sistema de Gesto, utilizado
como documento de referncia nas auditorias internas (ao Sistema de Gesto).
As disposies do Manual do Sistema de Gesto entram de imediato em vigor.
O Presidente

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

1. APRESENTAO DA ESCOLA SUPERIOR DE EDUCAO DE COIMBRA

1. 1 Identificao e Apresentao

Nome: Escola Superior de Educao de Coimbra

Morada: Praa Heris do Ultramar Solum
3030 - 329 Coimbra
Contactos: Tel.: 239 793 120
Fax: 239 401 461
Home page: www.esec.pt
E-mail: geral@esec.pt

Unidade Orgnica em que se insere: IPC - Instituto Politcnico de Coimbra

reas de Formao, Investigao e Prestao de Servios: Educao, Formao de

Formadores e Educadores, Gerontologia Social, Turismo, Lazer, Artes, Comunicao, Cincias
Organizacionais e demais reas tcnico-cientficas das Cincias Sociais.

A ESEC procura por um lado, alargar o seu mbito de interveno na regio em que se insere,
e por outro impor-se enquanto Instituio de referncia no Pas e na Europa. Para alcanar
estes objectivos as novas reas de formao desempenham cada vez mais um papel
primordial face tradicional rea de formao em Educao.

com base neste pressuposto que a ESEC tem procurado aumentar o nmero e a diversidade
dos cursos que oferece/disponibiliza aos seus pblicos. Desde 1999, o nmero de cursos
ministrados aumentou e actualmente j se encontram todos adaptados de acordo com as
normativas de Bolonha.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
Assim, presentemente a ESEC disponibiliza doze (12) Cursos de 1 Ciclo - Licenciaturas,
nomeadamente: Animao Socioeducativa, Gerontologia Social, Comunicao Social,
Comunicao Organizacional, Educao Bsica, Lngua Gestual Portuguesa, Msica, Arte e
Design, Comunicao e Design Multimdia, Desporto e Lazer, Teatro e Educao e Turismo.

A ESEC tem, ainda, em funcionamento trs (3) licenciaturas s quais j no possvel aceder
uma vez que esto em processo de extino, designadamente: Educao de Infncia,
Professores do 1 Ciclo do Ensino Bsico e Professores de Educao Musical do Ensino
Bsico.

A ESEC disponibiliza tambm onze (11) Cursos de 2 Ciclo Mestrados, a saber:

- Educao Especial;
- Educao e Lazer;
- Ensino do Portugus;
- Educao de Adultos e Desenvolvimento Local;
- Ensino de Educao Musical do Ensino Bsico;
- Educao Pr-Escolar;
- Ensino Bsico 1 Ciclo;
- Educao Pr-Escolar / Ensino Bsico 1 Ciclo;
- Ensino Bsico 1 e 2 Ciclo.

A ESEC vai ainda ministrar dois Mestrados em colaborao com outras Unidades Orgnicas do IPC:
Mestrado em Educao para a Sade (com a ESTES) e Marketing e Comunicao (ESTGOH).

Uma das preocupaes da ESEC privilegiar a multidisciplinaridade cada vez mais exigida no
mercado empregador, imprimindo-a assim na formao que ministra, de modo a que esta
realidade seja espelhada atravs da pluralidade da formao acadmica do corpo docente que
abrange reas desde as Cincias da Educao Matemtica, da Informtica ao Marketing, dos
Audiovisuais ao Portugus, do Teatro Psicologia, da Histria Sociologia, da Economia ao
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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
Desporto, da Msica s Relaes Internacionais, da Filosofia Pintura, do Turismo
Escultura, entre outros.

O investimento sistemtico numa crescente qualificao do corpo docente, na formulao de

protocolos de cooperao com Entidades da comunidade, nacionais e estrangeiras, na
disponibilizao de formao ps-graduada e na mobilidade de alunos e de docentes,
espelham o crescimento e o esforo da ESEC na promoo da melhoria contnua e na
qualidade do ensino.

1. 2 Nota Histrica
Nos finais dos anos 70 do sculo XX emerge uma nova rede nacional de escolas, no mbito do
projecto de Ensino Superior Politcnico, que tinham como objectivo dar resposta s
necessidades de recursos humanos qualificados de nvel superior, em reas carenciadas de
formao de professores.
A Misso ou finalidade das Escolas Superiores de Educao era, no incio do projecto (1977),
formar Educadores de Infncia e Professores do Ensino Primrio, apoiar a formao em
servio que, a partir da reformulao feita na Assembleia da Repblica em 1978, passou a
contemplar a organizao de cursos de aperfeioamento e de actualizao dos docentes e
desenvolver a investigao educacional.
Por Decreto-Lei de 26 de Dezembro de 1979, as Escolas do Magistrio Primrio do origem s
Escolas Superiores de Educao.
Sob a presidncia da Dr Maria Alice Nobre Gouveia, a Comisso Instaladora lana, no ano
lectivo de 1985/86, as suas primeiras actividades de formao, com o projecto de Formao
em Servio de Professores do Ensino Bsico e Secundrio. Paralelamente extino da
Escola do Magistrio Primrio e da Escola de Educadores de Infncia, sedeada em Coimbra, e
correlativa transferncia de alguns dos seus docentes para a nova Escola Superior de
Educao, deu-se incio aos necessrios procedimentos para a criao dos primeiros projectos

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
de formao inicial de Educadores de Infncia e de Professores do Ensino Bsico. Com a
publicao em Dirio da Repblica da Portaria n572/87, de 8 de Julho, na qual se aprovam os
planos de estudos dos cursos de bacharelato em Educao Pr-Escolar e de Licenciatura nas
variantes de Portugus-Francs e de Educao Musical dos cursos de Professores do Ensino
Bsico (1 e 2 ciclo), a Escola Superior de Educao de Coimbra inicia o seu primeiro ano
lectivo em 1987/88.
Em 24 de Abril de 1997 so publicados os Estatutos da ESEC, desencadeando a eleio dos
rgos de Gesto da Escola. A 17 de Junho de 1997 eleita a primeira Assembleia de
Representantes, que toma posse a 26 de Junho desse ano, sendo empossada a Mesa da
Assembleia, pelo Presidente do Instituto Politcnico, a 7 de Julho. O primeiro Conselho
Directivo tomou posse a 29 de Julho de 1997, marcando o fim do perodo de instalao.
A 10 de Setembro de 2007 publicado o novo Regime Jurdico das Instituies do Ensino
Superior (RJGIES) originando assim profundas alteraes que se traduziram, entre outras
coisas, no fim dos Estatutos em vigor e consequentemente, na elaborao de novos Estatutos
da ESEC que foram publicados no Despacho n 18158/2009 de 05/08/09.
Por sua vez, os novos Estatutos desencadearam todo um processo de eleies de todos os
rgos de gesto da ESEC.
Os novos rgos de gesto foram eleitos e tomaram posse nas seguintes datas: a Assembleia
de Representantes a 28/10/09, com tomada de posse a 20/11/09; o Conselho Pedaggico a
24/11/09, e os Directores de Curso, com tomada de posse a 16/12/09; o Conselho TcnicoCientfico e Presidentes de Departamento a 02/12/09, com tomada de posse a 16/12/09; os
Coordenadores das Comisses Cientficas dos Departamentos, bem como o Presidente do
Conselho Tcnico-Cientfico a 22/12/09.
De acordo com os termos do Artigo 18 dos Estatutos da ESEC, a eleio de Presidente para o
quadrinio 2009/2013, realizou-se a 17 de Fevereiro de 2010 e a cerimnia de tomada de
posse decorreu no dia 01 de Maro de 2010.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

1. 3 Servios Prestados pela ESEC e seus Clientes

Os principais servios prestados pela ESEC tm como principal objectivo a transmisso de
conhecimentos e de competncias nas suas reas de excelncia e de especializao, atravs
de Cursos de 1 Ciclo e Cursos de Ps-Graduao.

Cursos de 1 Ciclo Licenciaturas:

o

Animao Socioeducativa

Animao Socioeducativa (Regime Ps-Laboral)

Arte e Design

Comunicao e Design Multimdia

Comunicao Organizacional

Comunicao Social

Desporto e Lazer

Educao Bsica

Gerontologia Social

Lngua Gestual Portuguesa

Msica

Teatro e Educao

Turismo

Cursos de 2 Ciclo Mestrados

Cursos de Ps-Graduao/Especializao

Formao ao Longo da Vida, nomeadamente: disciplinas isoladas e

Cursos de Formao Contnua.

Os principais Clientes da ESEC so todos os estudantes/formandos inscritos na totalidade dos

Cursos que esta Instituio oferece/disponibiliza.

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11

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

Consideramos ainda que so clientes da ESEC outras entidades, designadamente:

Ministrio da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior;

Ministrio da Educao;

Cmara Municipal de Coimbra;

Comunidade Envolvente.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

1. 4 Estrutura Organizacional
ASSEMBLEIA DE REPRESENTANTES

PRESIDENTE

CONSELHO ADMINISTRATIVO

CONSELHO PEDAGGICO
CONSELHO TCNICO - CIENTIFICO

SECRETRIO

SERVIOS DE APOIO
GESTO E
ADMINISTRAO

Servio de Gesto
FInanceira
Servio de
Contabilidade
Tesouraria
Unidade de
Apoio a
Projectos

CENTROS DE APOIO
CIENTFICOPEDAGGICO

GABINETES DE APOIO
TCNICO

Centro de
Documentao e
Informao

Gabinete de Apoio
ao Aluno

Centro de Meios
Audiovisuais

Gabinete de
Comunicao e
Relaes Pblicas

Centro de
Informtica e
Comunicaes

Gabinete da
Qualidade e
Estudos
Prospectivos
Gabinete de
Relaes
Internacionais

Servio de Gesto
Patrimonial

Servio de
Aprovisionamento,
Economato e
Patrimnio

Servio de Gesto de
Recursos Humanos

Servio de Gesto
Acadmica

Ncleo de
Desenvolvimento
de Sistemas
Informticos
Multimdia

DEPARTAMENTOS

Departamento de
Artes e Tecnologias
Comisso
Cientfica
Comisso
Pedaggica
Director de
Curso

REAS CIENTFICAS

Artes Visuais
Msica
Teatro
Informtica
Psicologia e Cincias
da Educao

Departamento de
Comunicao e
Cincias
Empresariais
Comisso
Cientfica

Pratica Pedaggica EI
Prtica Pedaggica
1CEB

Comisso
Pedaggica

Matemtica e Ensino
da Matemtica

Director de
Curso

Cincias Sociais

Departamento de
Educao

Cincias
Experimentais, do
Ambiente e da Sade
Lnguas Estrangeiras

Servios
Acadmicos

Comisso
Cientfica

Lngua Portuguesa

Ncleo de
Estgios e
Sadas
Profissionais

Comisso
Pedaggica

Educao Fsica e
Desporto

Servios de
Secretariado

Director de
Curso

Cincias da
Comunicao, das
Organizaes e dos
Mdia

Servios de Apoio
Logstico
Reprografia
Manuteno e
Segurana
Auxiliares de
Aco
Educativa

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

As Competncias de cada um dos rgos de Gesto, Unidades Cientfico-Pedaggicas esto

de acordo com o definido nos novos Estatutos da ESEC, publicados no Despacho N
18158/2009 de 05/08/09 N 150, 2 Srie do Dirio da Repblica ou em regulamentos
prprios.
As Competncias dos Servios de Apoio Gesto e Administrao e dos Gabinetes de Apoio
Tcnico devem encontrar-se definidos em Regulamentos Internos.

Todos os Colaboradores
responsabilidade de todos os colaboradores participarem na implementao, na
manuteno e na elaborao de propostas de melhoria do Sistema de Gesto, realizando
as vrias actividades que lhes esto cometidas nesse domnio, em conformidade com o
descrito no Manual do Sistema de Gesto, nos Procedimentos do Sistema de Gesto,
nos Procedimentos de Realizao de Servio, nos Procedimentos de Trabalho, nos
Regulamentos e demais documentao do Sistema de Gesto.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

1. 5 Poltica da Gesto
MISSO:
PROMOVER UMA FORMAO DE ELEVADO NVEL ADAPTADA S NECESSIDADES DA
SOCIEDADE MODERNA VISANDO UM DESEMPENHO PROFISSIONAL DE SUCESSO.
VISO:
PENSAR GLOBALMENTE E AGIR LOCALMENTE.
VALORES DE ACTUAO:

Acesso universal ao conhecimento para todos aqueles que tm capacidade, motivao

e preparao;

Fomento de conhecimentos e competncias numa perspectiva de formao ao longo

da vida;

Utilizao de variadas formas de interveno de forma a satisfazer as necessidades de

todos;

Formao de cidados activos, responsveis e solidrios;

Promoo de uma cultura de responsabilidade social;

Desenvolvimento de uma cultura de paz e de respeito para com as diferenas culturais,

tnicas, religiosas, polticas e outras;

Construo de parcerias activas com outras instituies de ensino superior e com

outras organizaes sociais;

Desenvolvimento

de

mtodos

de

gesto

baseados

na

autonomia

na

responsabilidade;

Desenvolvimento dos colaboradores baseado na procura constante da sua valorizao,

motivao e actualizao;

Participao no desenvolvimento social e econmico da regio onde est inserida;

Promoo de uma cultura de rigor, transparncia e confiana.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
OS PILARES ORIENTADORES DA POLTICA DE GESTO:

Promoo do sucesso escolar e da integrao profissional, fomentando a satisfao

dos nossos pblicos;

Desenvolvimento das reas de formao, procurando solues adequadas s

necessidades dos nossos pblicos;

Avaliar sistematicamente a actividade da ESEC;

Preocupao com uma cultura organizacional capaz de estimular a motivao, o

envolvimento e a formao dos colaboradores;

Promoo da investigao e desenvolvimento (I&D), visando a qualificao do corpo

docente e o reforo de investigao aplicada;

Fomento de ligaes e parcerias tendo em vista o desenvolvimento da cooperao com

a comunidade nacional e internacional;

Melhoria das infra-estruturas, dos recursos materiais e tecnolgicos;

Cumprimento dos requisitos (legais, regulamentares e normativos) e melhoria contnua

da eficcia do Sistema de Gesto.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
2. GESTO DO MANUAL DO SISTEMA DE GESTO

2. 1 Estrutura do Manual do Sistema de Gesto

Este Manual do Sistema de Gesto descreve o Sistema de Gesto da ESEC, constituindo

assim um documento de referncia, quer na implementao, quer na manuteno e
melhoria desse Sistema.

O Manual do Sistema de Gesto preparado sob a responsabilidade do Gabinete da

Qualidade e Estudos Prospectivos, com a contribuio de qualquer colaborador; verificado
pelo Gestor da Qualidade e aprovado pelo Presidente.

O Manual descreve assim o campo de aplicao do Sistema de Gesto, os Procedimentos

documentados e/ou referncia aos mesmos, bem como a descrio da interaco entre os
Processos do Sistema de Gesto. Este Manual ainda enriquecido com outro tipo de
informao relevante sobre a Instituio constituindo-se assim, no seu todo ou apenas parte
dele, tambm como um Manual de Acolhimento.

A capa do Manual do Sistema de Gesto possui um rodap que indica a referncia do

documento e o seu estado de reviso, constituda por uma letra maiscula (referente edio,
tendo comeado em A) e um nmero [referente ao nvel, tendo comeado em 0 (zero)]. Figura
ainda, a rubrica de quem elaborou o elaborou e a rubrica do Presidente aprovando-o.
As restantes pginas do Manual apresentam no cabealho apenas o logotipo da ESEC e o
descritivo do documento e no rodap a referncia ao modelo que utilizado para escrever o
Manual do Sistema de Gesto (Im-05-01), e tambm numerao das pginas.

Quando na reviso do Sistema de Gesto, efectuada anualmente, identificada a necessidade

de rever o Manual do Sistema de Gesto, procede-se referida reviso de modo a que este
documento descreva, de forma actualizada, o Sistema de Gesto da ESEC.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

Adicionalmente, sempre que se torne necessrio, o Presidente ou ainda, o Gabinete da

Qualidade e Estudos Prospectivos, podem desencadear a realizao de uma reviso
extraordinria.

O Manual de Sistema de Gesto pode ser revisto na ntegra ou proceder-se a revises

pontuais/parcelares, de acordo com a necessidade.

No caso de uma reviso integral, a edio de reviso incrementada para a letra

imediatamente a seguir. Neste caso, o nvel recomea em 0 (zero).

A identificao do nvel de reviso em vigor ser efectuada no rodap da capa do Manual, no

campo [Reviso].

O Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos mantm em arquivo os originais obsoletos,

em pasta devidamente identificada.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
2. 2 Reviso do Manual do Sistema de Gesto

REGISTO DAS REVISES AO MSG

MSG

Edio

Data

MSG (EM SECES)

A0

09-08-2005

MSG (EM SECES)

C0

17-03-2008

MSG (INTEGRAL)

D0

26-03-2010

2. 3 Distribuio do Manual do Sistema de Gesto

Tendo em vista potenciar a divulgao deste Manual, de forma a estimular o envolvimento e a
motivao de todos os colaboradores, a ESEC disponibiliza o Manual do Sistema de Gesto na
sua pgina da Internet, (http://www.esec.pt/gq/esecweb1st.htm) em livre acesso.

O Gabinete da Qualidade e Estudos Prospectivos assume o compromisso de manter

actualizada a informao on-line, relativamente s revises que vierem a ser efectuadas.

O nico exemplar do Manual do Sistema de Gesto em formato papel encontra-se no Gabinete

da Qualidade e Estudos Prospectivos.

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MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

2. 4 Conceitos e Definies
Produto definido como resultado de um processo.
Processo definido como um conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes
que transformam entradas em sadas.
Qualidade Grau de satisfao de requisitos dado por um conjunto de caractersticas
intrnsecas.
(1) O termo qualidade pode ser usado com adjectivos como fraca, boa ou excelente.
(2) O termo Intrnseco por oposio a atribudo, significa existente em algo, enquanto
caracterstica permanente.
Cliente Interno Qualquer indivduo ou grupo, pertencente organizao, a quem so
fornecidos produtos ou servios realizados por outros dentro da mesma instituio.
Satisfao do Cliente Percepo do cliente sobre o nvel de satisfao dos seus requisitos.
(1) as reclamaes dos clientes constituem um indicador usual de um nvel de satisfao fraco,
mas a sua ausncia no implica necessariamente um nvel de satisfao elevado, por parte
dos clientes.
(2) mesmo que os requisitos do cliente tenham sido acordados e satisfeitos, isso no assegura
necessariamente um nvel elevado de satisfao do cliente.
Conformidade Satisfao de um requisito.
No-Conformidade No satisfao de um requisito.
Aco Preventiva Aco para eliminar a causa de uma potencial no-conformidade ou de
uma potencial situao indesejvel;
(1) pode existir mais do que uma causa para uma potencial no-conformidade;
(2) as aces preventivas tm lugar para prevenir ocorrncias, enquanto

que as aces

correctivas tm como objectivo evitar recorrncias.

Aco Correctiva - Aco para eliminar a causa de uma no-conformidade detectada ou de
outra situao indesejvel.
(1) pode existir mais do que uma causa para uma no-conformidade;
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20

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
(2) as aces correctivas tm lugar para evitar recorrncias, enquanto que as aces
preventivas, tm como objectivo prevenir ocorrncias.
Convm distinguir a aco curativa ou correco da aco correctiva.
Correco Aco para eliminar uma no-conformidade detectada.
(1) uma correco pode ser efectuada em conjunto com uma aco correctiva;
(2) uma correco pode ser, por exemplo, um reprocessamento ou reclassificao.
Parte Interessada Pessoa ou grupo com interesse no desempenho e/ou sucesso de uma
organizao. Exemplo: Clientes, proprietrios ou accionistas, colaboradores, fornecedores,
entidades pblicas estatais, entidades bancrias, governamentais, sociedade, etc..
Defeito - No satisfao de um requisito, relacionado com uma utilizao pretendida ou
especificada.
(1) a distino entre os conceitos de defeito e no-conformidade importante devido s
suas implicaes legais, particularmente associadas segurana do produto. Por isso, o termo
defeito dever ser usado com extrema precauo.
(2) a utilizao pretendida, tal como a desejada pelo cliente, podem ser afectadas pela
natureza da informao emitida pelo fornecedor, designadamente instrues de funcionamento
e/ou de manuteno.

NOTA: Conceitos e Definies segundo a NP EN ISO 9000:2005 Fundamentos e Vocabulrio.

Im-05-01_D0
21

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

3. SISTEMA DE GESTO

3. 1 Sistema de Gesto
Estrutura do
Manual do
Sistema de Gesto

REQUISITOS DA NORMA NP EN IS0 9001:2008

4.1

4.2

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

6.1

6.2

6.3

6.4

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

8.1

8.2

Promulgao do Manual
do Sistema de Gesto
Mensagem do Presidente
Identificao e
Apresentao
Nota Histrica
Servios Prestados pela
ESEC e seus Clientes
Estrutura Organizacional
Poltica da Gesto
Estrutura do Manual do
Sistema de Gesto
Reviso do Manual do
Sistema de Gesto
Distribuio do Manual
do Sistema de Gesto
Definies e Abreviaturas
Requisitos Gerais
Requisitos da
Documentao
Comprometimento da
Gesto
Focalizao no Cliente
Poltica da Gesto
Planeamento
Responsabilidade,
Autoridade e
Comunicao
Reviso pela Gesto
Proviso de Recursos
Recursos Humanos
Infra-estruturas e
ambiente de trabalho
Planeamento da
realizao do servio
Processos relacionados
com o cliente
Concepo e
Desenvolvimento
Compras
Produo e Fornecimento
do Servio
Controlo de
Equipamentos de
Monitorizao e Medio
Generalidades
Monitorizao e Medio

Im-05-01_D0
22

8.3

8.4

8.5

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
Estrutura do
Manual do
Sistema de Gesto

REQUISITOS DA NORMA NP EN IS0 9001:2008

4.1

4.2

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

6.1

6.2

6.3

6.4

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

8.1

8.2

8.3

8.4

8.5

Controlo de NoConformidades
Anlise de Dados e
Melhoria

Manual do
Sistema de
Gesto e
Procedimentos

REQUISITOS DA NORMA NP EN IS0 9001:2008

4.1

4.2

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

6.1

6.2

6.3

6.4

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

8.1

8.2

8.3

Procedimentos
PSG-01 Planeamento,
Reviso e Melhoria do
SG
PSG-02 Concepo e
Reviso da Formao
PSG-03 - Gesto de
Recursos Humanos
PSG-04 -Realizao de
Aprovisionamento
PSG-05 - Sistema de
Informao e
Documentao
PSG-06 - Infraestruturas e Ambiente
de Trabalho
PSG-07 Gesto
Oramental

3. 1.1 Requisitos Gerais

O Sistema de Gesto adoptado segue as disposies da Norma NP EN ISO 9001:2008 e
tem como objectivo organizar e sistematizar as actividades da ESEC - respeitantes s
reas de interveno capazes de assegurar e demonstrar a sua capacidade para fornecer
servios que cumpram sistematicamente as disposies aplicveis, decorrentes quer da
legislao aplicvel, quer das necessidades/requisitos dos clientes.

A ESEC, atravs do seu Sistema de Gesto cria condies do ponto de vista organizativo, da
gesto dos seus recursos humanos e materiais e dos seus processos e mtodos de trabalho
para, no cumprimento das disposies legais aplicveis, obter e manter a satisfao dos seus
diversos pblicos.

Complementarmente, atravs do tratamento dos dados e ocorrncias associados ao

funcionamento da ESEC, cria condies participao activa dos seus colaboradores no

Im-05-01_D0
23

8.4

8.5

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
Sistema, como forma de gerar processos de melhoria contnua (da qualidade) dos servios
prestados e do seu desempenho global e prevenir a ocorrncia e/ou recorrncia de NoConformidades.

O mbito do Sistema de Gesto da ESEC :

EDUCAO SUPERIOR EM:
FORMAO DE PROFESSORES, ARTES, ANIMAO SOCIOEDUCATIVA,
COMUNICAO, DESIGN MULTIMDIA, DESPORTO E LAZER, LNGUA GESTUAL PORTUGUESA E
TURISMO.

Neste contexto, a ESEC aplica a totalidade dos requisitos da norma NP EN ISO 9001:2008
prestao dos servios que legalmente lhe compete assegurar, e que esto descritos
neste Manual do Sistema de Gesto, com excepo dos seguintes requisitos:

7.5.2 Validao dos processos de produo e fornecimento do servio, uma vez que,
os processos de fornecimento de servio feitos pela ESEC podem ser sempre
avaliados durante a prestao do mesmo, sendo assim passveis de medio e/ou
monitorizao sistemtica, relativamente a informao que diga respeito percepo
do cliente, quanto ESEC ter ido ao encontro dos seus requisitos/necessidades. Os
mtodos para a obteno e a utilizao desta informao devem ser determinados.

7.6 Controlo do equipamento de monitorizao e de medio, uma vez que a ESEC,

no possui equipamentos desta natureza, no exerccio da sua actividade.

Os processos necessrios adequada realizao das actividades da ESEC, no contexto do

seu Sistema de Gesto, esto detalhadamente descritos nos Processos do Sistema de Gesto,
nos Procedimentos de Trabalho e Instrues de Trabalho explicitando a sequncia de
actividades, os critrios e mtodos, a informao que necessria para que possam ser
efectuados, a monitorizao e o modo de avaliao de forma a assegurar que se obtm os
melhores resultados.

Im-05-01_D0
24

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
3.1.2 Requisitos da Documentao
O Presidente da ESEC assegura ainda, atravs do cumprimento do definido no PSG-05
Gesto do Sistema de Comunicao, Informao e Documentao, que os documentos que
suportam o Sistema de Gesto so aprovados (pelo prprio ou em quem ele delegue) antes de
serem emitidos, so sujeitos a reviso e actualizao sempre que se justifique, esto
disponveis de forma actualizada em todos os locais onde so necessrios. Mantm-se legveis
e disponveis para utilizao durante um perodo de tempo adequado s necessidades da
ESEC e aos seus compromissos com clientes e outras entidades que assim o determinem, e
finalmente que os documentos que ficam obsoletos so prontamente retirados de circulao e
identificados quanto ao seu estado de obsolescncia.
Para alm disso, o Presidente da ESEC assegura que os documentos de origem externa,
relevantes para a qualidade dos servios prestados pela ESEC, so devidamente identificados
e registados e que a sua circulao, no interior da ESEC, feita de forma controlada,
conhecendo-se a sua distribuio e respectivos detentores.
De forma semelhante, o Presidente da ESEC assegura que os registos fazem evidncia do
funcionamento do Sistema de Gesto e os resultados obtidos so controlados quanto sua
identificao inequvoca, sua manuteno em adequadas condies de conservao, sua
proteco contra danificao provocada por uso indevido, sua conservao por um perodo
de tempo compatvel com os compromissos da ESEC com clientes e outras entidades,
nomeadamente no domnio da Gesto da Qualidade, e finalmente sua destruio de forma
apropriada a evitar a difuso indevida de informaes de carcter reservado ou de interesse
exclusivo da ESEC. O processo de assegurar estas condies em termos de quem, o qu,
quando e como est definido no referido Procedimento do Sistema de Gesto.
A ESEC estruturou o seu Sistema de Gesto suportando-o atravs de um conjunto
hierarquizado de documentos que se descrevem na Figura 1; bem como os processos que
sustentam o Sistema de Gesto podem ser representados sob a forma que apresentada na
Figura 2.

Im-05-01_D0
25

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
Os procedimentos que descrevem as actividades, no mbito do Sistema de Gesto da ESEC,
esto listados, de forma estruturada, no seguinte Quadro de Procedimentos.

Poltica
de Gesto

Nvel 1

Objectivos de
Gesto

Define o compromisso e responsabilidades

da organizao perante a tutela, os clientes
e os seus colaboradores

Legislao
Manual do Sistema de
Gesto

Nvel 2

Procedimentos do
Sistema de Gesto

Define globalmente quem, o qu, quando e como

Procedimentos de Realizao de
Produto/Prestao de Servio

Regulamentos

Processos de Trabalho
Instrues de Trabalho
Planos de auditoria, de formao, de manuteno,...

Os Procedimentos do Sistema de Gesto

incluem os processos de suporte e os de gesto
global do Sistema.
Os
Procedimentos
de Realizao
de
Produto/Prestao de Servio definem os
processos de prestao de servios aos clientes
Os Regulamentos e os Processos de Trabalho
definem outras actividades decorrentes da
Legislao Aplicvel

Nvel 3
Define detalhadamente quem, o qu,
quando e como

Nvel 4

Registos

Evidncias necessrias ao
funcionamento do Sistema
Figura 1

Im-05-01_D0
26

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

Concepo e Realizao da Formao

ENTRADA: Nova Legislao,
Novos Regulamentos ou
Orientaes

C.Tcnico-Cientfico/ Presidente/
Presidentes dos Departamentos

PSG - 02

SADA: Acta de Reunio,

Plano de Melhorias e
seguimento da realizao

ENTRADA: Legislao,
Tutela, Avaliao Anual,
Poltica e Objectivos de
Gesto

Planeamento, Reviso e Melhoria do

Sistema de Gesto

ENTRADA: No Conformidades
Reais ou potenciais;
Oportunidades de melhoria

ENTRADA: Planos de
Auditorias

SADA: Reviso ou Elaborao de

Novos Processos e Projectos

SADA: Aces Correctivas e

Preventivas. Planos de Aces
de Melhoria e seu seguimento

PSG - 01

Presidente

SADA: Relatrio de Auditorias,

Planos de Aces, Aces
Correctivas realizadas

PROCESSO-CHAVE
(PRESTAO DE SERVIO)
ENTRADA: Necessidade de aquisio
de conhecimentos

PSG - 02
Concepo e Realizao da
Formao
Presidente
Conselho Pedaggico
ConselhoTcnico-Cientfico
Departamentos

PROCESSOS DE SUPORTE

ENTRADA: Requisitos de
competncia e necessidades
de formao
SADA : Recursos
Humanos formados,
motivados e integrados

ENTRADA: Necessidades
Bens e Servios.
PROCEDIMENTOS E INSTRUES DE
TRABALHO, relativos a:
Distribuio de Servio Docente e
Elaborao de Horrios
Equivalncia e Reconhecimento de
Habilitaes
Equivalncia de Unidades Curriculares
Concursos e Regimes Especiais de Acesso
ao Ensino Superior
Matrculas, Inscries e Pagamento de
Propinas
Candidaturas e Seleco dos Candidatos
Processos de Estgio
Sadas Profissionais
Certides, Diplomas e Certificados
Gesto Acadmica dos Alunos
Acompanhamento Geral de Alunos
Registo de Sumrios e Assiduidade
Mobilidade de Alunos e Docentes
Elaborao e Controlo de Programas
Procedimentos de Apoio Formao

SADA: Avaliao da Satisfao do

Cliente

SADA: Encomendas. Bens e

Servios verificados

Gesto de Recursos Humanos

 Necessidades
 Recrutamento e Seleco
 Formao
 Avaliao de Desempenho
 Comunicao
 Avaliao da Satisfao
PSG - 03

Realizao do Aprovisionamento
 Compras
 Seleco, qualificao e avaliao
de Fornecedores
 Recepo bens e servios
 Avaliao de Fornecedores de
Prestao de Servios de Apoio
Tcnico
PSG - 04

ENTRADA: Necessidade de
documentos e registos.
Dados produzidos
SADA: Documentos e
dados distribudos.
Registos Arquivados

SADA: Realizao
Manuteno, Controlo do
Ambiente de Trabalho

ENTRADA: Necessidades
Gesto Recursos Financeiros
SADA: Recursos Financeiros
geridos. Contas Prestadas

Presidente

Gesto do Sistema de Informao

e Documentao
 Controlo de documentos
 Controlo de Registos
 Controlo da Legislao
 Segurana da Informao
 Comunicao Interna e Externa
PSG - 05

ENTRADA: Necessidades
Operacionais

Presidente
C. Tcnico-Cientifico

Presidente

Infra-estruturas e Ambiente de
Trabalho
 Identificao necessidades
 Manuteno da Infra-estruturas
PSG - 06






Presidente

Gesto Oramental
Gesto da Receita
Gesto da Despesa
Gesto da Tesouraria
Prestao de Contas

PSG - 07

Presidente

Im-05-01_D0
27

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

Quadro de Procedimentos
Descritivo do Processo

Processos do
SG

Procedimentos de Suporte:
Planeamento, Reviso e Melhoria do SG

PSG 01

Gesto de Recursos Humanos

PSG 03

Realizao do Aprovisionamento

PSG 04

Gesto do Sistema de Informao, Comunicao e Documentao

PSG 05

Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

PSG 06

Gesto Oramental

PSG 07

Procedimento de Realizao de Servio Processo-Chave:

Concepo e Realizao da Formao

PSG 02

Im-05-01_D0
28

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

3. 2 Responsabilidade da Gesto
3. 2.1 Comprometimento da Gesto
O Presidente o primeiro e principal responsvel por assegurar a manuteno, o
funcionamento, o desenvolvimento e o aprofundamento do Sistema de Gesto, no
sentido de proporcionar condies para o envolvimento de toda a organizao no
processo de melhoria contnua. Neste contexto, este rgo assegura as seguintes
actividades:
0 a definio da Poltica de Gesto, sustentada pelo referencial da legislao aplicvel, e
tendo em conta as necessidades e expectativas dos clientes, bem como os meios
materiais e humanos de que dispe.
0 a divulgao da Poltica de Gesto a todos os colaboradores da ESEC, clientes,
fornecedores, e demais partes interessadas, que entender necessrio e adequado.
0 a definio da Poltica e respectiva proposta de Objectivos de Gesto Anuais para a
ESEC, so formulados tendo em conta o compromisso desta instituio com a
Qualidade e so submetidos aprovao da Assembleia de Representantes, aquando da
aprovao do Plano de Actividades Anual.
0 a monitorizao dos Objectivos de Gesto Anuais atravs de um processo de
seguimento anual, permitindo igualmente verificar se a Poltica de Gesto est a ser
correctamente concretizada e entendida pela organizao. Para alm de verificar se est
a ser correctamente concretizada, o Presidente verifica tambm anualmente se a Poltica
de Gesto mantm a sua actualidade face ao desenvolvimento verificado na ESEC e na
sua envolvente externa (legislao, orientaes da tutela, comunidade envolvente, etc.)
usando para esse efeito o processo de reviso do Sistema de Gesto da Qualidade.
0 a direco, orientao, coordenao de todas as actividades da ESEC, de modo a
imprimir-lhes unidade, continuidade e eficincia, ouvindo e envolvendo assim todas as
partes interessadas relativamente a assuntos especficos que integrem os Objectivos de
Gesto Anuais da Poltica de Gesto.

Im-05-01_D0
29

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

3.2.2 Focalizao no Cliente

O Conselho Tcnico-Cientfico, atravs da satisfao das disposies do PSG-02, assegura
que so analisadas as disposies legais aplicveis actividade da ESEC, bem como as
orientaes da tutela relativamente prestao dos servios sob a sua responsabilidade e que,
em resultado dessa anlise, concebido o modo de assegurar a prestao de cada um dos
servios que competem ESEC e as condies tcnicas, operacionais e da qualidade que lhe
devem estar associadas de modo a satisfazer as disposies legais aplicveis e assegurar as
necessidades adicionais e expectativas dos clientes. Os resultados das anlises e avaliaes,
anteriormente referidas, so usados aquando da reviso do Sistema de Gesto e no processo
global de planeamento da ESEC de acordo com as disposies do PSG-01.

3.2.3 Poltica de Gesto

O Presidente assegura, durante o processo de Planeamento e Reviso do Sistema de Gesto,
que feita a anlise sobre a adequabilidade da Poltica de Gesto e submete a aprovao da
sua reformulao Assembleia de Representantes.

3.2.4 Planeamento
O Presidente e o Conselho Tcnico-Cientfico asseguram dois nveis diferentes e
complementares de planeamento do Sistema de Gesto, conforme indicado nos PSG-01 e
PSG-02.
O primeiro, realizado aquando do processo de Reviso do Sistema de Gesto, lida globalmente
com o Sistema de Gesto, com as necessidades e a satisfao dos clientes, com a
disponibilidade e adequao dos meios materiais e humanos para poder satisfazer a Poltica
de Gesto, os Objectivos de Gesto e as caractersticas requeridas para os servios a
fornecer. Tem como resultado um conjunto de decises, devidamente registadas, relativas ao
reforo da organizao, dos processos, mtodos e recursos da ESEC.
O segundo nvel de planeamento da qualidade realizado ao nvel de cada tipo de servio a
fornecer pela ESEC, visando identificar e planear os processos e suas actividades, meios,
critrios e recursos capazes de assegurar que a realizao do servio ocorre - em etapas

Im-05-01_D0
30

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
devidamente identificadas do processo de realizao de cada tipo de servio - de acordo com
cada Procedimento aplicvel.

3.2.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicao

O Presidente, tendo em considerao as disposies legais aplicveis, assegura a definio de
funes associadas organizao descritas no organigrama da ESEC, em particular no que
diz respeito Qualidade.
O Presidente mantm meios de comunicao adequado, que lhe permitem informar os seus
colaboradores e responder a solicitaes de entidades pblicas e privadas.

3.2.6 Reviso pela Gesto

O Presidente mantm uma ateno constante ao desempenho do Sistema de Gesto, sua
adequao s disposies aplicveis, quer as decorrentes da aplicao da norma NP EN ISO
9001:2008, quer as decorrentes das exigncias legais e das necessidades e expectativas dos
clientes. Verifica ainda, a sua adequao s necessidades e capacidades da ESEC e,
finalmente, a sua eficcia e eficincia, tendo como principais referncias a satisfao dos
clientes, os indicadores de desempenho e a satisfao dos colaboradores da ESEC. Pelo
menos uma vez por ano, e sempre que considerar necessrio, rev o Sistema de Gesto,
visando mant-lo eficaz e criando as condies para que a Poltica de Gesto e os Objectivos
de Gesto Anuais sejam alcanados.
O Relatrio de Avaliao Anual das Actividades da ESEC discutido em reunio com o
Presidente, sendo tomadas as decises que, no entender dos participantes, contribuam para
manter o Sistema de Gesto eficaz e adequado s necessidades da ESEC e s disposies da
norma NP EN ISO 9001:2008.
Estas concluses, e as aces que as permitam concretizar, so descritas em Acta de Reunio
definindo-se igualmente as responsabilidades pela sua concretizao e as datas em que
devem estar concludas.
O Relatrio de Avaliao Anual das Actividades da ESEC usado anualmente, no s para
avaliar o desempenho da ESEC e permitir o seguimento anual dos Objectivos de Gesto, mas

Im-05-01_D0
31

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
tambm como suporte quer deciso sobre aces e processos de melhoria, quer reviso do
Sistema de Gesto.
O modo de preparar e documentar a realizao da reviso do Sistema de Gesto em termos
de o qu, quando, quem e como, est descrito no Procedimento do Sistema de Gesto (PSG01 Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de Gesto).

Im-05-01_D0
32

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

3. 3 Gesto de Recursos
3. 3.1 Proviso de Recursos
O Presidente, atravs das actividades de concretizao dos Objectivos de Gesto Anuais e da
Reviso do Sistema de Gesto detalhadamente descritas no PSG-01, avalia as capacidades e
recursos da ESEC para poder responder eficazmente s disposies legais aplicveis e s
necessidades e expectativas dos clientes, e para poder melhorar os seus processos. Entre as
actividades em avaliao esto:

O equipamento necessrio prestao dos servios e ao apoio da actividade global da
ESEC;

Os servios de apoio actividade da ESEC, tais como a manuteno, as comunicaes e
a limpeza, entre outros;

O hardware e o software de suporte prestao dos servios e ainda o de suporte
administrativo e financeiro;

O lay-out da ESEC;

As condies de higiene e segurana, as condies ambientais e as condies
ergonmicas necessrias para assegurar a conformidade dos Servios/Gabinetes/Centros
com os requisitos aplicveis.

3.3.2 Recursos Humanos

Adicionalmente o Presidente (para o pessoal no docente) e o Conselho Tcnico-Cientfico
(para o pessoal docente), asseguram a gesto dos recursos humanos para que, tambm por
essa via, sejam afirmadas as condies para fornecer servios conformes de modo a satisfazer
as necessidades dos clientes. A referida gesto realizada, detalhadamente, de acordo com
as disposies do PSG-03, assegurando assim:

A identificao das competncias necessrias para o desempenho de funes com
impacto no Sistema de Gesto, em termos de formao, conhecimentos e experincia, e a
efectiva satisfao dessas competncias no desempenho dessas funes;

A disponibilizao das aces de formao necessrias para poder responder s
necessidades da ESEC em todos os seus domnios de actividade;

A avaliao da eficcia da formao realizada de forma a servir de elemento de deciso
para a realizao de futuras aces e para fundamentar a anlise de competncias para a
realizao de funes;

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33

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

A realizao de aces de sensibilizao e de motivao para a qualidade como forma de
melhorar as capacidades para satisfazer as necessidades dos clientes e atingir os
objectivos da ESEC;

A realizao de aces de avaliao das necessidades e da satisfao dos colaboradores,
de forma a dispor de dados que permitam ESEC gerir de modo eficiente as respectivas
carreiras;

A manuteno de dados actualizados sobre a formao, experincia e qualificaes dos
colaboradores da ESEC.

3.3.3 Infra-estruturas e Ambiente de Trabalho

A gesto das infra-estruturas e do ambiente de trabalho necessria para assegurar que estes
so adequados e mantidos de modo a permitir a prestao do servio em conformidade com os
requisitos aplicveis, e proporcionar aos colaboradores as condies fsicas apropriadas.
realizada de acordo com as disposies do PSG-06.

Im-05-01_D0
34

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO

3. 4 Realizao do Produto / Prestao do Servio

3. 4.1 Planeamento da Realizao do Servio

Antes da prestao de qualquer servio, o Conselho Tcnico-Cientfico e o Presidente
asseguram seguindo para o efeito o definido no PSG-02 e no PSG-05 atravs da
elaborao, reviso e aprovao dos Procedimentos de Gesto relativos prestao de
servios, as seguintes actividades:

Elaborao, aprovao e manuteno de Procedimentos que incluem a descrio das

aces de execuo e de controlo da qualidade a realizar ao longo de todo o ciclo de
prestao dos servios, as respectivas responsabilidades, critrios de deciso,
documentos de referncia e de registo a utilizar;

Elaborao, aprovao e manuteno do planeamento da prestao dos servios,

identificando a sequncia de actividades e os prazos, se aplicvel;

A preparao do trabalho atravs da definio de mtodos apropriados, critrios de

execuo e recursos a afectar.

3.4.2 - Processos Relacionados com o Cliente

O Presidente define as responsabilidades e o processo de comunicao com os clientes, na
fase que antecede a solicitao e prestao dos servios, assegurando junto dos potenciais
clientes, um conjunto de iniciativas que consistem no seguinte:

Divulgao dos seus servios atravs da pgina ESECWEB na Internet;

Sesses de divulgao em Escolas do Ensino Secundrio, Feiras e Exposies;

Divulgao de impressos;

Publicaes, brochuras, folhetos e publicaes na imprensa preparados pelo NCRI em

colaborao com outros servios.

A ESEC assegura igualmente que so promovidas/realizadas iniciativas visando avaliar a

satisfao dos seus clientes, atravs de inquritos e audies a todas as partes envolvidas
(estudantes, docentes, entidades empregadoras e entidades receptoras de estagirios) que
aproveita igualmente para assegurar uma pesquisa continuada das necessidades e
expectativas dos seus clientes. Os mecanismos referidos integram os Questionrios de

Im-05-01_D0
35

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
Satisfao do Cliente, no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de
Gesto.

3.4.3 - Concepo e Desenvolvimento

O processo de concepo e desenvolvimento de novos servios, definido no PSG-02,
efectuado de acordo com as seguintes actividades:

Planeamento das actividades de concepo e desenvolvimento, atravs da

identificao das diversas fases de concepo e das datas a satisfazer para cumprir os
objectivos;

Identificao dos dados necessrios Concepo e Desenvolvimento, obtidos atravs

de informao emanada dos processos de autoavaliao, das disposies legais, das
orientaes da Tutela, ou atravs de levantamento de requisitos;

Reviso da Concepo e Desenvolvimento de modo a avaliar em que medida os

resultados da concepo cumprem os requisitos especificados; identificar problemas
reais ou potenciais e as respectivas aces de correco ou de preveno;

Verificao do Desenvolvimento, de modo a validar os vrios documentos gerados

nesta fase por comparao com os gerados na fase anterior;

Validao da Concepo e Desenvolvimento, de forma a avaliar em que medida que

cada sada da concepo e desenvolvimento satisfaz a respectiva entrada, identificar
problemas reais ou potenciais e as respectivas aces de correco ou de preveno;

Apresentao dos resultados da Concepo e Desenvolvimento, atravs de PSGs, de

PTs e de ITs, (quando necessrio);

Controlo das alteraes Concepo e Desenvolvimento, assegurando-se que cada

alterao revista, verificada e validada.

3.4.4 - Compras
O aprovisionamento de produtos e servios que possam afectar a qualidade dos mesmos
realizado, de acordo com as disposies legais existentes, junto de fornecedores
seleccionados, avaliados e acompanhados periodicamente de modo a garantir a sua
capacidade para que a qualidade requerida pela ESEC seja assegurada. Estes fornecedores
encontram-se identificados na Lista de Fornecedores Qualificados da ESEC.
Os requisitos especificados para cada produto ou servio a aprovisionar so definidos por
escrito, em documentos especficos para o efeito e sujeitos a aprovao antes de serem
emitidos para os fornecedores. Os bens e servios aprovisionados so submetidos a aces de

Im-05-01_D0
36

MANUAL DO
SISTEMA DE GESTO
verificao antes de serem considerados aceites e utilizados. Se no forem considerados
aceites, so devidamente identificados como tal e desencadeado o processo de tratamento
da no-conformidade junto do respectivo fornecedor.
O processo de assegurar o aprovisionamento, a avaliao, qualificao e seleco dos
fornecedores e a recepo de produtos/servios encontra-se descrito no procedimento PSG-04
Realizao do Aprovisionamento e ITs associadas.
A qualificao dos fornecedores tem em considerao as disposies legais existentes, as
caractersticas dos produtos e servios a fornecer, a qualificao tcnica, as caractersticas e
as capacidades dos fornecedores. A manuteno da qualificao depende do desempenho dos
fornecedores no decorrer dos fornecimentos que vierem a efectuar, de acordo com os critrios
de qualificao definidos no procedimento PSG-04 Realizao do Aprovisionamento e ITs
associadas.

3.4.5 - Produo e Fornecimento do Servio

O controlo dos processos de prestao dos servios est descrito no PSG-02 Concepo e
Realizao da Formao, bem como nas Instrues de Trabalho que lhes esto associadas, e
efectuado da seguinte forma:

Disponibilizao de informao necessria para clarificar os requisitos aplicveis e

assegurar a sua obteno;

Disponibilizao de Procedimentos de Trabalho e Instrues de Trabalho ao nvel das

actividades e tarefas de prestao de servios, sempre que tal seja considerado
necessrio;

Manuteno dos equipamentos e das infra-estruturas de apoio, de modo a assegurar a

sua disponibilidade e fiabilidade;

Identificao, caracterizao e utilizao de indicadores de medio e monitorizao

dos processos de prestao de servios;

Mtodos de identificao do estado de execuo dos servios em realizao;

Mtodos de identificao do estado de adequabilidade e de aceitao do servio

realizado;

Processo capaz de assegurar a identificao de servios no-conformes, de analisar

as causas das no-conformidades, de definir os processos de recuperao e de
efectuar a sua verificao (ps recuperao), de acordo com as disposies do PSG01 Planeamento, Reviso e Melhoria do Sistema de Gesto;

Meios que assegurem a rastreabilidade dos servios prestados;

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Meios que assegurem a qualidade dos produtos fornecidos pelo cliente que forem
utilizados ou incorporados no servio prestado, seja em termos da sua identificao,
verificao e proteco, seja na comunicao de ocorrncias que os tornem
inadequados para utilizao e no respectivo processo de deciso;

Processos que assegurem o manuseamento, o arquivo e a proteco dos itens

associados prestao dos servios.

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3. 5 Medio, Anlise e Melhoria

3. 5.1 Generalidades
O Presidente estabeleceu um processo global de medio da sua actividade, de anlise dos
dados da resultantes e da consequente definio de aces de melhoria, que associa ao
planeamento e reviso do Sistema de Gesto.
Este processo baseado em dados objectivos recolhidos de vrias fontes e processos da
ESEC, analisados com a colaborao de vrias reas e competncias, tendo como
consequncia a definio de aces a desenvolver, de diversa natureza e mbito de aplicao,
incluindo a definio de responsabilidades pela sua execuo e as datas de realizao, sendo
divulgados no interior da ESEC e para o seu exterior, quando apropriado.

3.5.2 Monitorizao e Medio

O planeamento global da actividade da ESEC, realizado de acordo com as disposies do
PSG-01 permite assegurar a realizao das seguintes actividades:

Anlise e tratamento dos dados relevantes associados ao Sistema de Gesto, no sentido
de caracterizar a sua importncia e identificar oportunidades e necessidades de melhoria;

Identificao das actividades de medio e monitorizao dos servios prestados, as quais
so descritas e concretizadas nos Procedimentos e no Painel de Indicadores de
Desempenho;

A identificao das tcnicas estatsticas a utilizar e a definio das condies tcnicas e
operacionais (formao e enquadramento dos recursos humanos) para a sua utilizao.
O Presidente planeia e assegura a realizao anual de auditorias ao Sistema de Gesto da
ESEC, de acordo com as indicaes detalhadas da IT-01-03 Auditorias Internas, no mbito
do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG.
Posto isto, o Presidente assegura:

A seleco e a frequncia das auditorias em funo dos resultados de auditorias
anteriores e do grau de importncia de cada um dos processos e actividades a serem
auditados;

O mbito de cada auditoria;
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A metodologia de realizao das auditorias;

As responsabilidades pela realizao de cada auditoria, tendo em conta que os auditores
so independentes das reas a auditarem.
O referido Procedimento estabelece tambm os requisitos que os auditores devem satisfazer
para poderem dispor de condies para realizarem auditorias, de modo a garantirem a sua
competncia neste domnio.
Os resultados das Auditorias, relatados nos respectivos Relatrios de Auditoria, so analisados
pelo Presidente e pelos responsveis das reas auditadas, no caso de Auditorias ao Sistema
de Gesto; no caso de Auditorias aos Processos, so analisados pelo Gabinete da Qualidade e
Estudos Prospectivos e pelos responsveis das reas auditadas, procedendo-se identificao
das aces correctivas, preventivas e/ou aces de melhoria, eventualmente necessrias, ao
planeamento da sua execuo quer a anlise feita aos Relatrios das Auditorias, quer aos
Boletins de Aco Correctiva e/ou Boletins de Aco Preventiva e/ou Oportunidades de
Melhoria, so remetidos ao Presidente que as analisa e reencaminha, sendo o seguimento da
sua realizao feito pelo executante definido de forma a verificar a eficcia das aces
tomadas.
Os processos usados pela ESEC para fornecer aos seus clientes os servios por eles
solicitados so objecto de medio e monitorizao, recorrendo-se para o efeito do que a
seguir se descreve:
1) anlise efectuada pelo Presidente, pelo Conselho Tcnico-Cientfico e pelo Conselho
Pedaggico, dependendo do mbito de interveno de cada um, sobre os dados
recolhidos e tratados relativamente a indicadores, aplicveis a todo o ciclo de
fornecimento do servio. Os referidos Indicadores so identificados de acordo com o
PSG-01 e consubstanciados num painel de indicadores integrados no Plano de
Actividades e Oramento, que pode ser eventualmente redefinido e aprovado durante o
Processo de Reviso do SG, bem como no Mapa de Caracterizao de Questionrios
de Satisfao do Cliente, do qual consta um conjunto de questionrios, cuja
periodicidade de aplicao se encontra definida no mesmo.
O referido Painel de Indicadores inclui o seguinte:
a) Um conjunto de Indicadores de resultados, associados a metas a atingir, que
permitem recolher, tratar e analisar os dados que possibilitam a comparao dos
resultados obtidos com as metas definidas;

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b) Um outro conjunto de Indicadores de monitorizao, para os quais no so
definidas metas a atingir, e que so considerados como relevantes, pelo
Presidente para o acompanhamento da gesto corrente da ESEC.
O Presidente analisa e decide, nas suas reunies, sobre eventuais propostas/sugestes de
melhoria consequentes da anlise deste conjunto de indicadores.
2) Ao recurso a Auditorias a Processos, efectuadas de acordo com o definido na IT-0103 Auditorias Internas no mbito do PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do
SG e usando-as, deste modo, como ferramentas de monitorizao dos processos.
A satisfao das disposies dos Procedimentos aplicveis a cada tipo de servio permite a
medio e a monitorizao das caractersticas do servio consideradas relevantes para a
satisfao da legislao aplicvel e dos requisitos do cliente. Estas actividades, e seus
resultados, so evidenciados atravs dos registos associados e referidos nos Procedimentos,
sendo igualmente possvel assegurar que o servio s entregue ao cliente depois de,
satisfatoriamente, finalizadas todas as actividades especificadas.

3.5.3 Controlo de No-Conformidades

De acordo com a IT-01-04 Aces Correctivas, Preventivas e Reclamaes, no mbito do
PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG, o tratamento dado s no-conformidades
detectadas internamente, ou pelo cliente e reportadas sob a forma de reclamaes, permite
assegurar:

Que o servio no-conforme identificado e controlado de forma a prevenir o seu uso ou
entrega involuntrios;

A anlise do problema e das correces a efectuar com vista a eliminar a noconformidade;

A realizao das correces e posteriores verificaes de conformidade.

3.5.4 Anlise de Dados e Melhoria

O Presidente assegura que os dados relativos a:

Satisfao dos clientes,

Desempenho dos fornecedores,

Conformidade dos servios com as disposies aplicveis e

Desempenho dos processos,
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so recolhidos, analisados de forma a ser identificada a eficcia do Sistema de Gesto e
servirem de suporte tomada de decises sobre os processos de melhoria contnua da ESEC,
conforme descrito no PSG-01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG.
O processo de melhoria contnua do Sistema de Gesto existente na ESEC baseia-se nas
seguintes actividades:

Comparao das exigncias legais e do desempenho actual da ESEC com as disposies
e orientaes contidas na Poltica de Gesto;

Comparao entre as disposies e orientaes contidas na Poltica de Gesto e a forma
como os objectivos anuais asseguram a concretizao daquela Poltica;

Anlise dos resultados das auditorias efectuadas ao Sistema de Gesto e eficcia das
aces correctivas tomadas para eliminar eventuais no-conformidades;

Anlise dos dados relativos satisfao dos clientes;

Anlise dos dados relativos ao desempenho dos fornecedores;

Anlise dos dados relativos conformidade/no-conformidade dos servios com as
disposies aplicveis;

Anlise dos dados relativos ao desempenho dos processos comparativamente com os
objectivos estabelecidos;

Anlise dos dados relativos s Aces Correctivas;

Anlise dos dados relativos s Aces Preventivas.
Os resultados destas anlises realizadas aquando da actividade de planeamento global da
actividade da ESEC para garantir, quer a qualidade dos seus servios, quer a reviso do
Sistema de Gesto pelo Presidente conduzem, quando tal necessidade identificada,
realizao de aces correctivas ou aces preventivas de acordo com as disposies
detalhadas na IT-01-04 Aces Correctivas, Preventivas e Reclamaes, no mbito do PSG01 Planeamento, Reviso e Melhoria do SG.
O Sistema de Gesto da ESEC baseia-se assim na anlise de um conjunto significativo
de dados e indicadores, na utilizao da Poltica de Gesto, nos Objectivos da Gesto,
nos resultados das Auditorias, nas Aces Correctivas e/ou Aces Preventivas e/ou
Oportunidades de Melhoria e da Reviso pela Gesto, de modo a que a ESEC melhore
continuamente a eficcia dos seus Processos e consequentemente do seu Sistema de
Gesto, sendo este um garante de um Servio com Qualidade.

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