Sei sulla pagina 1di 23

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

GESTIÓN DE COMPRAS.

Concepto de Compras:

Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

Objetivos de las Compras

a) Reducción de costos y obtención de utilidades.

b) Servicio.

c) Control de convenio para obtener financiamiento.

d) Control de tratos comerciales con los proveedores.

e) Obtención de información y asesoramiento.

Plan de Compras: es la programación de las adquisiciones de bienes, obras servicios que la organización planea ejecutar en un año calendario.

Principios básicos de las compras

a) Publicidad

Difundir la información relacionada con los procesos de adquisición y contratación que se desarrollan las Instituciones.

b) Libre competencia

Propiciar la participación dinámica e independiente del mayor número de oferentes en los procedimientos de selección, otorgándoles las mismas condiciones y oportunidades.

c) Igualdad

Otorgar a todos los participantes en los procedimientos de selección y contratación, un trato igualitario de conformidad con la Ley, sin favorecer o discriminar, positiva o negativamente, por nacionalidad, sexo, raza, credo político, religión o de cualquier otra índole.

d) Ética

Principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas y que las orientan al correcto, honorable y adecuado cumplimiento de sus funciones.

e) Transparencia

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Actuar de manera accesible, para que toda persona natural o jurídica que tenga interés legítimo, pueda conocer de los procesos de adquisición y contratación que se desarrollan.

f) Imparcialidad

Actuar con objetividad y sin designio anticipado en favor o en contra de alguien, permitiendo juzgar o proceder con rectitud.

g) Probidad

Actuar con honradez, integridad, rectitud, respeto y sobriedad.

i) Racionalidad del gasto

Utilizar eficientemente los recursos en las adquisiciones y contrataciones de las obras, bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

I.2 La Gestión de Compras

En la gestión de compras deben identificarse dos actores muy importantes:

La Unidad Organizativa Solicitante: que es la encargada de emitir y enviar la solicitud o requerimiento de compra. Dicho requerimiento deberá estar acompañado de las especificaciones técnicas de la compra.

Otras funciones de la Unidad Organizativa Solicitante:

Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, estén incorporadas en el Plan de Compras.

Elaborar la solicitud de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes o servicios, la cual deberá acompañarse de las especificaciones o características técnicas de las mismas.

Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones del mercado que le permitan hacer los análisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad técnica, económica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisición pueda realizarse.

Enviar al Departamento de Compras las solicitudes de las adquisiciones y contrataciones, de acuerdo al Plan de Compra.

Adecuar conjuntamente con el Departamento de Compras, los documentos necesarios para los ofertantes elaboren sus propuestas.

Todo proceso de compras inicia con una solicitud o requisición de compras, la que es emitida por la unidad organizativa que requiere la compra de bienes, obras o servicios.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Los requerimientos de compras son gestionados por el Departamento de Compras, quien es el encargado de contactar a los proveedores para que les suministren el bien, la obra o el servicio requerido.

Departamento de Compras: es la entidad encargado de contactar a los proveedores para que les oferten el suministro del bien, la obra o el servicio requerido.

Dicho Departamento debe estar conformado por un responsable y los gestores de compras necesarios de acuerdo a la magnitud de la organización.

Funciones del Departamento de Compras:

Ejecutar los procesos de adquisiciones para lo cual llevará un expediente de todas sus actuaciones, del proceso de contratación, desde el requerimiento de la unidad solicitante hasta la liquidación de la obra, bien o servicio;

Elaborar en coordinación con el Departamento Financiero, el Plan de Compras de obras, bienes y servicios, y darle seguimiento a la ejecución de dicha plan.

Adecuar conjuntamente con la unidad solicitante los documentos necesarios para los ofertantes elaboren sus propuestas.

Realizar la recepción de ofertas.

Mantener actualizada la información del banco de datos de ofertantes y contratistas de acuerdo al tamaño de empresa y por sector económico.

FACTORES A CONSIDERAR PARA LA ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Cada entidad establecerá la estructura del Depto. De Compras, que será la responsable de todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios. El Departamento de compras será organizado según las necesidades y características de cada entidad y dependencia jerárquica que establezca la Alta Dirección.

Dependiendo de la estructura organizacional de la entidad, del volumen de operaciones u otras características propias, las operaciones del Departamento de Compras, se podrán desconcentrar a fin de facilitar la adquisición de obras, bienes y servicios.

La estructura organizativa que tendrá el Departamento de Compras, dependerá de la importancia que se le otorgue dentro de la compañía.

En algunas compañías se puede manejar la entidad organizativa encargada de las compras como Gerencia, Dirección, Departamento, Sección Unidad.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Asimismo dicha entidad puede depender de la Alta Dirección, la Gerencia Financiera, Gerencia Administrativa. No importa el nombre que se le asigne a la entidad de compras, lo más recomendable es que la entidad encargada de las compras, dependa jerárquicamente de la Alta Dirección, porque eso le dará mayor libertad de acción y evitará que se puedan presentar manipulaciones de las compras.

Un representante de la Alta Dirección debe ser el encargado de adjudicar las compras a los proveedores que han ofertado. Esto brindará más garantía para que se realicen las adquisiciones de forma transparente.

Como se mencionó al inicio, la conformación de la entidad encargada de las compras dependerá del volumen de transacciones que realice la compañía.

Por ejemplo toda entidad encargada de las compras deberá tener un jefe o responsable. Asimismo deberá tener los gestores de compras, quienes se recomiendan que puedan tener las siguientes especialidades:

Especialista en la adquisición de obras de construcción remodelación

Especialista en la adquisición de bienes

Especialista en la adquisición de servicios (para el funcionamiento institucional y de consultoría)

Especialista en trámites de importación

Otra clasificación muy importante que debe tomarse en cuenta al estructurar la entidad encargada de las compras, es definir un área para compras inmediatas y otra área para compras complejas. Esto permitirá a los gestores de cada área especializarse en el tipo de compras que realiza, hablando de cantidades en términos monetarios.

Es necesario señalar que la entidad encargada de las compras debería de contar con la sistematización informática del proceso de compras. Esto permitirá obtener información de manera muy rápida y a la vez omitir el uso de registros manuales que pueden afectar la gestión de compras.

Lo anterior permitirá solicitar y recibir las ofertas “on line”, realizar las evaluaciones de las ofertas de forma sistematizada, llevar un banco de proveedores actualizado, elaborar las órdenes de compras o los contratos.

El jefe o responsable de la entidad encargada de las compras debe tener robustas características como las siguientes: liderazgo, trabajo en equipo, manejo y solución de conflictos, planificación, etc

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

El personal de la entidad encargada de las compras, no son trabajadores de escritorio, sino que deben ser investigadores permanentes de técnicas actualizadas de compras.

Otros aspectos importantes que se deben valorar para estructurar entidad encargada de las compras, aparte de los conocimientos académicos y experiencia que pueda tener el personal, son los principios universales que rigen los procesos de compras y entre los que se pueden mencionar y que se presentan con su respectiva definición:

a) La Ética

Principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas y que las orientan al correcto, honorable y adecuado cumplimiento de las funciones públicas.

b) Transparencia

Actuar de manera accesible, para que toda persona natural o jurídica que tenga interés legítimo, pueda conocer de los procesos de adquisición y contratación que se desarrollan y que las actuaciones del personal sean apegadas a los reglamentos y normas de la compañía.

c) Imparcialidad

Actuar con objetividad y sin designio anticipado en favor o en contra de alguien, permitiendo juzgar o proceder con rectitud.

Quiero subrayar que el Principio de Probidad es fundamental que todo el personal que conformará la entidad encargada de las compras lo cumpla, ya que características como la honradez y la integridad, pueden ser fácilmente quebrantadas en el ejercicio de sus funciones.

Frecuentemente la administración del Almacén (bodega) de una compañía, depende del Depto. De Compras, Sin embargo no es recomendable ya que la mala administración del mismo, puede ser ocultada por el responsable del Depto. De Compras, y podría estar actuando como juez y parte.

Finalmente es importante mencionar que la entidad encargada de las compras debe contar con alguien que sirva como enlace con el resto de unidades organizativas, especialmente con los departamentos de producción, a efecto de conocer de primera mano las necesidades que se van presentando en cada departamento.

MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD ENCARGADA DE LAS COMPRAS.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

JEFE ENLACE Gestor de Gestor de Gestor de Especialista en Compras Obras Compras Bienes Compras
JEFE
ENLACE
Gestor de
Gestor de
Gestor de
Especialista en
Compras Obras
Compras Bienes
Compras Servic.
Importaciones

RELACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS UNIDADES ORGANIZATIVAS DE LA COMPAÑÍA.

COMPRAS CON OTRAS UNIDADES ORGANIZATIVAS DE LA COMPAÑÍA. Clientes Internos. A partir de un par de

Clientes Internos.

A partir de un par de décadas atrás se empezó a identificar que no solamente era importante

satisfacer las necesidades del cliente externo, sino también las del cliente interno. Se presenta a

continuación una definición sobre cliente interno:

El cliente interno es aquel miembro de la organización, que recibe el resultado de un proceso

anterior, llevado a cabo en la misma organización, a la que podemos concebir como integrada

por una red interna de proveedores y clientes. Yo soy proveedor de quien recibe el producto de

mi trabajo, y cliente de quien me hace llegar el producto del suyo.

Toda persona interviene en un proceso generador de resultados (productos o servicios), que

son entregados a un cliente. Si éste se encuentra en la misma organización (cliente interno),

utilizará los productos resultantes del proceso anterior como entrada (recursos) para su propio

proceso. A su vez, éste último elaborará las salidas oportunas (productos) que serán utilizadas

por otro cliente interno, o que llegarán hasta el mercado, dirigidas a clientes externos.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

La idea de Calidad, expresada anteriormente, es de aplicación en este esquema proveedor -

cliente interno (también llamado cadena de Deming). Por ello, el proveedor interno deberá

satisfacer las necesidades de su cliente, de igual modo que la organización deberá satisfacer a

sus clientes externos.

Evidentemente, es necesario que la calidad a lo largo de una cadena sea uniforme y máxima al

mismo tiempo ya que, de otro modo, se producirán fluctuaciones y rupturas en la calidad del

resultado. Basta con que falle un eslabón, para que la cadena se "quiebre" y no se alcancen los

objetivos.

Cliente Interno Proveedor Interno

Un concepto fundamental dentro de la gestión por procesos para que éste se lleve a cabo con

la máxima eficiencia es el concepto “cliente interno – proveedor interno”.

Cada persona dentro de la organización tiene unas funciones y responsabilidades definidas

dentro del proceso al que pertenece. Al destinatario de este “trabajo” se le denomina “cliente

interno”.

De igual manera, a “todo lo que provoca” que esa persona tenga que desarrollar un trabajo le

denominará “proveedor interno”.

Una vez todas las personas integrantes de la organización estén orientadas a sus clientes y

proveedores internos, la empresa estará en disposición de orientarse al cliente externo; dicho

de otro modo, si cada uno de los miembros de la organización, no están orientados a los

clientes-proveedores que se tienen más cerca, con los que se trabaja en todo momento, los

compañeros de trabajo, difícilmente podrá estar la empresa orientada en su conjunto al cliente

externo.

Requisitos previos al concepto “cliente interno – proveedor interno”

Cada integrante de la organización ha de conocer perfectamente, no sólo el funcionamiento su proceso, sino de todos aquellos a los cuales puede influir su trabajo.

Ha de tener elementos de medición (generalmente indicadores y feedback con el cliente interno) que le permitan conocer el grado de calidad de su trabajo, si cumple los estándares exigidos por el proceso y el nivel de satisfacción de su cliente interno.

Ha de tener perfectamente definidas sus funciones y responsabilidades, como ha de actuar ante desviaciones, qué criterios utilizar, hasta dónde puede llegar, etc.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Características que ha de cumplir el proveedor interno

Debe conocer el proceso de su cliente interno.

Debe saber cuales son sus necesidades y expectativas, es decir, debe saber que valor ha de

añadir a su trabajo para que sea apreciado por su clienteTiene objetivos comunes con su

cliente.

Tiene mecanismos para medir tanto la satisfacción del cliente como la calidad de su trabajo.

Tiene mecanismos para corregir las desviaciones aparecidas.

Es responsable de su trabajo-proceso y colabora en la mejora del mismo.

Características que ha de cumplir el cliente interno

Comunica sus necesidades a su proveedor interno.

Acuerda con el proveedor interno los estándares de calidad exigidos.

Soluciona las desviaciones conjuntamente con él.

Colabora en la mejora de los procesos de su proveedor proporcionándole información

(feedback).

Es igual de exigente con su proveedor interno que respetuoso con los requisitos de su cliente

interno.

Situación

El responsable del Departamento de compras necesita un nuevo gestor de compras. Solicita la

contratación del mismo al responsable de RRHH. Acuerdan las características que han de

cumplir los candidatos, las fechas de incorporación, etc. Llega el día esperado y el nuevo

trabajador se incorpora a la 08:00 a su puesto de trabajo.

En una estructura tradicional, la función de RRHH ha concluido.

En una organización que le brinda importancia a la relación entre clientes internos, la función

de RRHH no ha hecho más que comenzar.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

La colaboración entre el Depto. De compras y el proceso de RRHH, continua el tiempo

necesario hasta que el nuevo trabajador está completamente integrado en su puesto de trabajo

y sea

complementaria, que el trabajador no se adapte, etc.

Se puede dar el caso de que se haya necesitado una formación

eficiente.

Hasta que el Depto. de compras (cliente interno) no esté satisfecho, es decir, se hayan cumplido

todos sus requisitos, la colaboración continuará.

El departamento de compras no necesita solo de un nuevo gestor a secas, necesita un nuevo

gestor integrado y a pleno funcionamiento.

En el caso de los requerimientos que recibe el Departamento de Compras, se presenta la

siguiente situación:

El Departamento de Compras no es experto en cada área de la organización, eso significa que la

calidad de lo que se compre dependerá exclusivamente de la Unidad Organizativa que hizo e

requerimiento.

En muchas organizaciones, se busca culpar a compras por bienes o servicios de mala calidad

que se adquieren y no es responsabilidad del Depto. De Compras.

A compras le corresponde, mantener actualizado un banco de proveedores, gestionar para que

los bienes o servicios comprados, lleguen a tiempo a la organización, que los precios de la

compra sean de acuerdo a los precios que se manejan en el mercado, etc.

Las funciones anteriores, si son responsabilidad del Depto. De Compras.

Por lo anterior se puede concluir en lo siguiente:

Dentro del proceso interno de compra, existen cuatro actores principales.

a) La Unidad Organizativa que solicita la compra: es quien identifica la necesidad de un

bien o servicio que se requiere comprar.

b) El Departamento de Compra: es la entidad que gestiona ante los diferentes

proveedores, el bien o servicio que se requiere adquirir

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

c) La persona encargada de autorizar la compra: es quien otorga el VoBo. de la compra a

realizar, después que la unidad solicitante ha revisado que la oferta cumple con los

requerimientos y es quien autoriza también el pago por dicha compra.

d) El administrador de la compra: es el encargado de dar seguimiento a que el bien o

servicio adquirido, sea entregado dentro del tiempo establecido y que funcione

perfectamente al momento de ser recibido.

Dichos actores son fundamentales para que el “proceso interno” de compra funcione lo mejor

posible.

Tanto las Unidades Organizativas solicitantes como los Administradores de la Compra, pueden

ser las diferentes organizaciones que integran la compañía, en ese sentido, la relación del

Depto. De Compras debe ser armoniosa, profesional, respetuosa, etc.

Proveedores.

Los proveedores, son las personas naturales o jurídicas que suministran a la organización, las

obras, bienes o servicios requeridos por ésta.

Las mejores prácticas establecen la importancia que los Departamentos de Compras, lleven un

Banco (o Registro) de Proveedores, que podría tener la siguiente estructura:

Nombre o razón social

Nombre comercial

Dirección

Teléfono

Fax

Correo Electrónico

Persona de Contacto

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

NIT

Tipo de Bien o Servicio que Provee

Historial de contratos ejecutados con la compañía

La estructura anterior es un modelo de lo que podría contener un Banco de Proveedores.

Es importante mencionar que el Departamento de Compras, debe mantener excelentes

relaciones con los proveedores, lo que no significa que cuando de debe sancionar a algún

proveedor por incumplimiento, no se deba hacer. El Departamento de Compras, debe tener el

cuidado de que no se malinterprete la relación con los proveedores y que esto pueda dar lugar

al incumplimiento de algunos principios universales que tiene las compras, como lo son: la

transparencia, la publicidad, la libre competencia, etc.

Se debe buscar una relación “GANAR-GANAR”, lo que incidirá en el cumplimiento de metas por

parte de la organización.

EL NUMERO DE COMPRAS POR AÑO

La cantidad de bienes o servicios a ser adquiridos por una compañía en un año, depende de las

necesidades, proyectos y el presupuesto que la compañía tenga para dicho periodo.

A efecto de llevar un mejor control en las compras a realizar, se vuelve imprescindible, contar

con una Programación Anual de Compras, que consolide todas las necesidades de bienes y

servicios de la organización. El Departamento de Compras será el responsable de la elaboración

de la programación, documento que será el plan de trabajo o la hoja de ruta a seguir por el

Departamento de Compras, en lo que se refiere a las adquisiciones y contrataciones de la

organización.

Con base a lo anterior se desarrollarán diferentes temas relacionados con las cantidades de

compras a realizar en un año.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES

El departamento de compras deberá desarrollar un "programa de compras anuales" para los

productos y servicios necesarios. Además de la descripción de los productos, este programa

incluye generalmente un cronograma con plazos y fechas para solicitar servicios y productos,

permitir y presentar ofertas o propuestas, y otorgar contratos.

Los departamentos de compras y de usuarios deben trabajar juntos para verificar que se

satisfagan las necesidades del producto/servicio al menor costo total posible. En el mercado

complejo y rápidamente cambiante de hoy en día, esto significa, por ejemplo, ponerse de

acuerdo sobre niveles de calidad aceptables, decidir cómo y cuándo comprar, determinar si es

conveniente llevar un elemento en inventario, y evaluar si prestar un servicio en particular

dentro o fuera de la empresa. Las organizaciones pueden mejorar su planeamiento y

programación de las compras a través de la consolidación de los requisitos, la administración de

los inventarios, la investigación de mercado, los análisis de valor y la programación de las

adquisiciones.

Proceso de Compra

la investigación de mercado, los análisis de valor y la programación de las adquisiciones . Proceso

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

CONSOLIDACIÓN DE LAS NECESIDADES

En general, las compras por cantidad obtienen un mejor precio y una mejor respuesta por parte

de los vendedores. Aun así, un departamento de usuarios con frecuencia no consolida sus

necesidades de productos que, como departamento individual, usa en forma repetitiva. Una

práctica todavía menos frecuente es la compra conjunta por parte de los departamentos de

usuarios de productos similares o idénticos usados por cada uno.

El departamento de compras, o en su ausencia un departamento principal, debe recolectar,

mantener y analizar regularmente datos históricos como por ejemplo cantidades compradas,

frecuencia de las compras, precios unitarios por operación, y comportamiento del vendedor

para determinar los métodos de compra apropiados y su oportunidad. En consecuencia,

compras puede programar una o más compras por cantidad, con fechas de entrega y puntos de

entrega preestablecidos durante el año. Alternativamente, puede establecer un contrato a

plazos.

La contratación a plazos es una técnica de compras que establece una o más fuentes de

suministro para un producto o servicio de uso repetido "por un período de tiempo específico."

Los contratos a plazos pueden tener diversos arreglos, pero es típico que dispongan el

suministro de una "cantidad estimada o definitiva, con la posibilidad de necesidades adicionales

más allá del mínimo, todo a un precio unitario predeterminado." Este enfoque generalmente da

lugar a mejores precios y a un servicio total como resultado de las mayores cantidades y los

mayores beneficios involucrados. También elimina el esfuerzo y el gasto administrativo de

"preparar y emitir invitaciones para presentar ofertas para el mismo producto, y de recibir,

procesar y evaluar las ofertas recibidas repetitivamente." Asimismo, la contratación a plazos

permite que unos pocos miembros del personal manejen grandes volúmenes de compras.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

No importa quién sea, alguien en la organización deberá tener la responsabilidad de

mantenerse actualizado en el mercado en cuanto a los productos y servicios más primordiales.

A esta persona se le deberá requerir que, entre otras cosas, se mantenga al día sobre las

mejoras de los productos y sobre los nuevos productos. También se le deberá pedir que

verifique las condiciones del mercado para poder recomendar si los recursos para un producto

se deberán solicitar para un contrato a plazos o para una compra única. Esta responsabilidad es

compartida generalmente por compras, los departamentos de usuarios y los analistas

económicos.

ANÁLISIS DE VALOR

El

análisis de valor (AV) es una técnica analítica para estudiar funciones dadas para determinar

el

costo total más bajo para realizar tales funciones, "al costo total más bajo

compatible con

los requisitos de desempeño, confiabilidad, calidad, y mantenimiento."

Mucho más que una reducción de costos, o también, una técnica de compras, el AV es un

medio por el cual una organización puede ahorrar dinero sin sacrificar cumplimiento o niveles

de servicio. El análisis de valor, en esencia, contempla un producto, servicio o función y formula

cuatro preguntas:

1. ¿Cuál es la función que se debe cumplir?

2. ¿Cómo está siendo cumplida ahora, y a qué costo?

3. ¿Cuáles son los medios alternativos para lograr la función requerida, y cuánto costaría

cada uno de ellos?

4. Considerando el costo del enfoque corriente y el costo proyectado de las alternativas,

¿qué enfoque sería elegido para cumplir con la función requerida al costo total más

bajo?

Existen varias áreas en las que se puede usar el AV. En términos generales, sin embargo, la

técnica es usada para:

Excluir mercadería de calidad inferior para su compra, de modo que no sea ni siquiera

considerada, incluyendo estándares de desempeño así como requisitos de diseño en las

especificaciones de la licitación (análisis de requisitos).

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Facilitar la compra de bienes y servicios de mayor calidad, y a veces de mayor precio,

adjudicando contratos sobre la base del costo total más bajo (conforme se define en la

invitación particular a presentar ofertas), más que el precio inicial más bajo (evaluación

del costo del ciclo de vida en la oferta).

Recompensar a los vendedores en la evaluación de las licitaciones por ofrecer productos

o servicios que contaminen menos que las licitaciones públicas (evaluación de la oferta

con respecto a la compra de valor).

Determinar si un servicio deberá ser prestado dentro de la empresa o por contrato

(decisiones acerca de prestar o comprar servicios).

Decidir si determinado equipo debe ser arrendado o comprado.

La inclusión de requisitos de desempeño (por ejemplo, 28 millas por galón) en las

especificaciones y la adjudicación de las compras sobre la base de algo más que simplemente el

precio de adquisición inicial (por ejemplo, costos de combustible sobre una vida proyectada) se

ha incrementado significativamente en los últimos años. Sin embargo, estos cambios han sido

impulsados más por la industria y los funcionarios de los departamentos de usuarios que por el

personal de compras. El personal de compras ha tendido más a reaccionar ante los intereses del

usuario y a imitar a sus pares en otras jurisdicciones que a desarrollar y utilizar requisitos de

desempeño y fórmulas propias de evaluación de ofertas con respecto al costo total.

De igual modo, en la década del ochenta, muchos gobiernos locales consideraron en mayor

grado la privatización de servicios. Un resultado importante de tal escrutinio fue una mejora

total sobre el costo y la calidad de los servicios, independientemente de si los servicios eran

contratados afuera o prestados dentro de la empresa. Pareciera que el factor de una mayor

competencia brindaba incentivos para una mayor productividad.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS.

Se pueden definir los Principios como reglas o normas que rigen una acción o actividad. Nuevamente, se menciona que el proceso de compras no está exento de la aplicación de principios fundamentales para hacer más eficiente su acción.

Es importante señalar que los principios que se expondrán a continuación son totalmente diferentes a los Principios con los que debe contar el personal del Departamento de Compras. Esos principios eran transparencia, equidad, integridad, lealtad, etc.

Se menciona lo anterior para establecer la diferencia entre los dos tipos de principios.

Las personas que tienen a su cargo la labor de compras, debe buscar siempre utilizar los recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa; para ello deberá observar con toda atención los siguientes principios:

a) Las mejores prácticas en el mundo de las compras deberán aplicarse en su trabajo para suplir las necesidades de la empresa, sea esta comercial, industrial o de servicios; por ejemplo, la industria hotelera tiene necesidades muy propias de bebidas y alimentos, que son muy distintas a las de las empresas que comercializan ropa, calzado y otros. Sin embargo, estos principios aplican para cualquiera de ellas.

b) Las compras deberán hacerse con base en un examen minucioso de las características de las mercancías y los servicios ofrecidos por los proveedores, es decir utilizar criterios técnicos y económicos para evaluar las ofertas.

c) La decisión sobre lo que debe comprar y el momento de hacerlo la toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado.

d) Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios postventa.

e) El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolución futura del mercado.

Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales:

1)

Establecer con claridad lo que la empresa necesita.

2)

Localizar a los proveedores que tienen los materiales necesarios, dentro o fuera del país.

3)

Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad cantidad, condiciones de entrega y de pago, así como servicios de posventa.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Complementado la información anterior, en las compras se deben considerar los siguientes aspectos como reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los aspectos básicos:

Calidad: La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artículo sea de calidad lo que implica es que ese artículo satisfaga la necesidad que se tenga. Si lo que se necesita es un material con una duración intermedia, por más que existan materiales de mayor duración, estos materiales no tendrán la calidad que se busca pues no satisfacen las necesidades. A lo anterior se le llama conveniencia, es decir que el producto tenga las características que convienen, dentro de estas características se encuentra el costo del material. Otro elemento que va implícito dentro de la calidad es la disponibilidad, es decir que el material o servicio sea fácil de encontrar y adquirir. Un factor que entra en escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del comprador es el Control de la Calidad, en este caso se habla del control de la calidad desde el punto de vista del comprador, y es que éste es responsable de verificar que los artículos que adquiere cumplan con las especificaciones y características acordadas.

Cantidad: La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la cantidad no se debe olvidar que generalmente el comprar por mayoreo se reducen los costos de la mercancía pues se generan economías de escala, pero no hay que dejarse influenciar siempre por este supuesto ahorro pues debemos ser conscientes de que se debe justificar la cantidad que se adquiere, teniendo que analizar si es realmente la que se utilizará o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la compra como es el almacenaje de la mercancía, costo que puede ser eliminado o reducido comprando solo lo que se requiere y en el momento en el que se requiere. El simple hecho de realizar un pedido ya es un costo para la organización. Existen métodos que se pueden utilizar para saber cuál es la cantidad ideal de materia prima que se debe pedir en cada orden y cada cuando realizar las ordenes. Un factor a considerar también para la cantidad a comprar son las condiciones y tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el lapso de incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda disminuir las mismas.

Precio: El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte de los proveedores, los cuales pueden ofrecer descuentos o promociones para mejorar el trato.

Servicio: El servicio se refiere al extra que brinda un proveedor, se puede ejemplificar lo que el servicio significa exponiendo el caso de una automotriz X, la cual si se le compra una flotilla de automóviles otorgará revisiones semestrales el primer año de forma gratuita y hará un descuento los siguientes dos años del 20% si realizamos los chequeos automotrices

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

con ellos. Todo aquel plus que otorga el proveedor con la compra que no se refiere al precio conforma al servicio. Muchas veces se debe elegir no al proveedor que dé el mejor precio a la hora de comprar, sino aquel que ofrezca aparte de un buen precio, el mejor servicio, en todo caso esta elección recae en el criterio del solicitante de la compra, el cual deberá ponderar los pros y contras al realizar su elección para después poder justificar la misma ante la organización.

EL PROCESO DE COMPRAS.

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.

El proceso de compras sigue una secuencia de pasos que deben cumplirse para lograr su objetivo. En una organización se pueden presentar diferentes modalidades de compras, en ese caso se mencionarán algunas que son utilizadas por diferentes tipos de organizaciones:

Compras nacionales (proveedores nacionales): son las que realiza la organización dentro de su propio país, con proveedores nacionales.

Compras Internacionales (Proveedores internacionales): Son las que realiza la organización con proveedores fuera del país. Generalmente este tipo de compras se realiza o cuando no existe algún suministro dentro del país de la compañía o cuando se obtienen mejores precios, comprando los bienes o servicios fuera del país que haciéndolo con proveedores nacionales.

Compras inmediatas o urgentes : son las que se realizan para suplir necesidades urgentes dentro de una compañía, por ejemplo algún repuesto de maquinaria que se arruinó y es necesario sustituirlo con urgencia. Generalmente se establece un piso y un techo en términos monetarios para realizar este tipo de compras (hasta por un rango, 200 salarios mínimos de un país)

Compras complejas (licitaciones: son las que requieren de un nivel de preparación más técnico y exhaustivo, ya que se deben elaborar bases de competencia, criterios de evaluación y todas las condiciones administrativas que se deben cumplir para la ejecución de un contrato. Generalmente se utiliza este tipo de compras para suplir necesidades de bienes o servicios por grandes cantidades o que son de bienes o servicio de tracto sucesivo. Usualmente el piso de este tipo de compras inicia cuando las adquisiciones serán mayores al monto establecido como techo de las compras inmediatas (más de 200 salarios mínimos de un país).

Orden de compra (para legalizar la compra inmediata o urgente): Es un instrumento legal que generalmente se emite en el Departamento de Compras y que en las compras inmediatas o

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

urgentes, puede sustituir al contrato. Esto se realiza con el objetivo de agilizar el proceso de contratación.

Contrato (para legalizar la compra compleja): es el instrumento que legaliza los procesos de compras. La emisión de un contrato, requiere de muchos más formalismos que una orden de compra. Generalmente se utilizan los contratos para legalizar las compras por cantidades grandes de dinero y también para aquellos bienes y servicios que su entrega o prestación serán de tracto sucesivo.

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES.

Para una organización, una necesidad es aquello que precisa para cumplir o alcanzar un objetivo determinado.

Por ejemplo, una compañía de limpieza de césped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un producto, en este caso una podadora.

Por tratarse de una necesidad, se infiere que es de suma importancia para la organización, por consiguiente, el proceso de compra debe hacerse con eficiencia y en el menor tiempo posible. Para poder actuar de esa manera, el Depto. De Compras debe contar con toda la información que facilite solicitar las ofertas y al proveedor elaborar su oferta.

Es necesario resaltar que en las mejores prácticas de los procesos de compras, las unidades organizativas de una compañía, deben ser las responsables de identificar las necesidades y solicitar las compras.

Haciendo una descripción del proceso que puede llevar la identificación de necesidades, se puede mencionar lo siguiente:

Formulación del Presupuesto del Año siguiente.

Identificación de necesidades de bienes o servicios para el siguiente año.

Definición de nuevos proyectos a ejecutarse el siguiente año.

Definición del Plan de Compras del Siguiente Año.

Ejecución del Plan de Compras

Con base a lo anterior, cada unidad solicitante cuando identifica o define las necesidades de bienes o servicios para el siguiente año, debe definir también las especificaciones técnicas de lo que requerirá que le compren.

En ese sentido es necesario que realice acciones como las siguientes:

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Realizar investigaciones del mercado.

Análisis de la viabilidad técnica.

Análisis de la viabilidad económica.

Análisis de la viabilidad financiera.

Análisis de la viabilidad social.

Análisis sobre el medio ambiente y el Patrimonio del Estado.

Obtener de las autoridades competentes los dictámenes, permisos, licencias, derechos de propiedad intelectual y demás permisos necesarios.

Una vez identificada la necesidad, se debe emitir un requerimiento de compras al Departamento encargado, enfatizando que en dicho requerimiento deberá adjuntarse las especificaciones técnicas de lo que se solicita.

El Departamento de Compras, al recibir un requerimiento debe seguir los siguientes pasos para realizar la compra:

Asignar el requerimiento a un gesto de compras

Identificar en el banco de proveedores, los potenciales proveedores que pueden suplir determinado requerimiento.

Solicitar las cotizaciones u ofertas

Recibir las cotizaciones u ofertas

Trasladar las cotizaciones u ofertas a las unidades solicitantes para su análisis

Recibir de las unidades solicitantes la recomendación de la mejor oferta

El responsable nombrado en la compañía, adjudica la compra

El Departamento de Compras, con toda la documentación que se haya generado en el proceso, emite la Orden de Compra y la notifica al ofertante que resultó ganador.

Como se observa en los pasos anteriores, la unidad solicitante es quien juega un papel fundamental en la identificación y suministro de las necesidades de una organización.

En toda compañía se elabora un presupuesto (El presupuesto es un plan de acción dirigido para que se cumplan las metas previstas. Estas metas se deben expresar en valores y términos financieros, y se necesitan realizarlas en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. La formulación de un buen presupuesto implica la responsabilidad de todas las áreas

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

de la empresa). A partir de la proyección de ingresos, se puede planificar las necesidades de bienes, obras o servicios para el próximo año. En ese momento es necesario que se definan las especificaciones técnicas de lo que se planea comprar.

Para el caso de los bienes se debe tomar en cuenta lo siguiente: tipo de bien y cantidades requeridas, tiempo de entrega, servicio post venta, proveedores extranjeros, bodegas de resguardo de los bienes, vida útil, sustentabilidad con el medio ambiente, etc.

Para el caso de las obras se debe tomar en cuenta lo siguiente: experiencia de los proveedores en la ejecución de las obras requeridas, obtención de permisos y licencias para construir, sustentabilidad de la obra con el medio ambiente, protección al patrimonio nacional, tipo de materiales a utilizar, etc.

Para el caso de los servicios se debe tomar en cuenta lo siguiente: tipo de servicio, plazo para la prestación del servicio, calificación del personal que prestará el servicio, etc.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del

proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el producto suministrado haya

podido generar en el proceso de producción.

2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor

de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una

entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.

3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.

4. Fiabilidad de la información. Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: la calidad de

sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturación.

5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los

productos suministrados por el proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia para cada empresa.

Una posible ponderación sería la siguiente:

· Calidad suministros

50%

· Fiabilidad suministros

20%

· Flexibilidad proveedor

20%

· Flexibilidad información

5%

· Competitividad

5%

CALIFICACIÓN Y DESEMPEÑO DE CADA PROVEEDOR.

7 criterios de selección de Proveedores

Se presenta una lista de criterios para tener en cuenta a la hora de contratar a un nuevo proveedor o repensar la relación con uno existente:

Evaluar la importancia del insumo para el negocio. El salmón para un restaurante de sushi o el lúpulo para una cervecería artesanal tienen relevancia estratégica y requieren mucha más atención que las servilletas o el detergente para platos. La importancia del insumo decidirá en gran parte los requisitos hacia el proveedor: ¿queremos que sea un aliado estratégico (y que nos respete como tal, aun si es una pequeña empresa), o el insumo es poco relevante y es suficiente con tener un vendedor que entregue en tiempo y forma (y que pueda reemplazarse con facilidad)?

Analizar el perfil general del proveedor. ¿Es reconocido en su actividad? ¿Cuál es su trayectoria? ¿Cuál es su capacidad de respuesta? Esto incluye considerar su ubicación geográfica, su tamaño, su experiencia en el rubro, su reconocimiento y su cumplimiento con estándares de calidad. Puede realizarse este análisis para preseleccionar algunos proveedores aun antes de ponerse en contacto.

Referencias y clientes. En los negocios, frecuentemente, uno es lo que los demás dicen que es; por eso, siempre conviene investigar con clientes actuales o previos de nuestro

FEPADE MATERIAL DE APOYO SEMINARIO “GESTIÓN DE COMPRAS”

candidato a proveedor y buscar referencias específicas. Para esto, a veces alcanza con una búsqueda en internet: ¿tiene clientes grandes y reconocidos?, ¿ha habido cambios recientes de clientes a otro proveedor? En otros casos, pueden realizarse llamados o enviarse mail, o bien pedir opiniones a conocidos, asesores o colegas. Las referencias personales pueden permitir ir más allá de lo que la empresa dice ser, y conocerla en acción.

Tecnología, infraestructura y logística. ¿Es el proveedor de computadoras un revendedor que opera a pedido desde su oficina móvil o cuenta con un local dedicado, personal y máquinas en exposición para pruebas y demostraciones? ¿Cuenta el proveedor de frutas para mermelada con vehículos propios, tiene un acuerdo con un transportista o nos entrega la mercadería en su fábrica y deja todo el flete en nuestras manos? Se trata de datos que en ciertos insumos pueden afectar los costos, la gestión y la calidad final. En caso de proveedores estratégicos puede resultar valioso visitar sus instalaciones para obtener información de primera mano.

Filosofía y forma de trabajo. Resulta difícil trabajar en red con empresas con las que no se comparte la filosofía del trabajo. Analice los aspectos como la orientación al cliente, la importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos requerimientos o el grado de informalidad.

Postventa. El servicio posterior a la venta cuenta mucho sobre la seriedad del proveedor. En los rubros tecnológicos, las garantías extendidas, el servicio técnico y la atención de consultas las 24 horas son factores de extrema importancia y en general ameritan un gasto extra. En otros casos, puede ser relevante el asesoramiento productivo (como en el caso de materias primas) o la opción fluida de cambio o devolución de mercadería.

Precio y cuestiones financieras. El precio, lógicamente, no es un factor menor, pero en muchos casos, la importancia de los demás ítems es más relevante a mediano y largo plazo. Además del precio hay que evaluar las posibilidades de pago y no olvidarse de comparar los requisitos de cobranza del proveedor con nuestro propio ciclo de ventas.