PRCTICA 2: Microsoft Word 2007

GUIA DE PRCTICA
Combinar Correspondencia
La opcin "Combinar Correspondencia" permite escribir la misma carta, fax, correo electrnico,
etc. a varias personas, cambiando cada vez los nombres. Puedes lograr lo mismo escribiendo un
nombre, imprimiendo la carta, sustituyendo el nombre por otro, volviendo a imprimir, etc.
Ejemplo:
Necesitamos dos documentos:
1.- La carta modelo para los clientes, con espacios donde se insertar la informacin variable. En
este caso, la informacin variable podra ser el nombre del cliente, la direccin, etc.
2.- La informacin variable (origen de datos) que se insertarn en la carta modelo. Esta
informacin estar, en nuestro caso, en una tabla de Word (puede ser de Excel, Access, u otro
formato), con varias columnas.
Al final, combinaremos los dos documentos en un tercer documento, el documento combinado.
Dicho documento tendr una copia de la carta para cada cliente.
Pasos:
1. Crea un documento con el siguiente texto:
DIRECCIN
Estimad(HM) NOMBRE APELLIDOS
Nos es grato comunicarle que el prximo mes de marzo celebraremos nuestro 251
aniversario, ocasin que queremos aprovechar para invitar a nuestros mejores clientes a
un espectculo extraordinario. El lugar y la fecha exacta del evento los comunicaremos
con suficiente antelacin a travs de su correo electrnico.
Atentamente,
Timoteo Suarez
Director Comercial

2.
3.

Guarda el documento como "Carta.docx

Crea otro documento que contenga la siguiente tabla:
H/M

NOMBRE

APELLIDOS

DIRECCIN

Ral

Prez

Av. Grau 450

Ana

Snchez

Calle 5 Rimac

Eva

Daz

Av Leoncio Prado 520

1

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o

Manuel

Gmez

Jr. Mariano Melgar 320

Ivn

Romn

Punta Cana 385

Gracia

Lpez

Av. Menceyes 5

Silvia

Garca

Calle Nueva Amrica 204

Elena

Soto

Av. Elas 720

Juana

Aydillo

Jr. Albniz 581

Ricardo

Rodrguez

Calle El Sol 681

Francisco

Jimnez

Av. Maestu 120

Eduardo

Acosta

Av Brasil 126

4.
5.

Guarda el documento como "combinar correspondencia.docx

A partir del documento Carta.docx tiene que crear un
documento combinado con los datos contenidos en el fichero
combinar correspondencia.doxc. Para ello ubique el cursor en la
banda Combinar correspondencia

6.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento

que queremos generar (cartas, mensajes de correo
electrnico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en
Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

7.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el

documento que contiene la parte fija a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicacin de la opcin
seleccionada en este momento.

Dejar seleccionada la primera opcin y hacer

clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
2

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8.

9.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como

ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente
(una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en
otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista
nueva.
Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente
aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para
buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los
contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece
la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en
ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva
en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear...,
hacer clic en ella para introducir los valores en la
lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin
Examinar... Al hacer clic en la opcin Examinar... se
abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de
origen de datos en el que indicaremos de dnde
coger los datos:

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo
de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y aadimos los
campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el
cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo
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de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos
insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo...,
Franqueo electrnico... (si tenemos la utilidad instalada), o
Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la
lista de todos los campos del origen de datos y podremos
elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en
Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.

10. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirn

con los valores concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos
Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario
(en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios...
para corregir algn error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.