Qu es un sistema Administrativo?

Es la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado

tendentes al logro de los fines de una organizacin. Esto quiere decir que un
conjunto

de

procedimientos

relacionados

dentro

de

determinadas

condiciones, constituyen un sistema. As, el sistema de control de produccin,

por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de
materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control,
etctera.
Son aquellos creados para dar apoyo a los administradores, que tienen un
objetivo especfico. Son ms que todo un conjunto de partes interdependientes
que actan en forma conjunta. Un sistema administrativo comprende todas las
funciones administrativas como la planificacin, direccin, coordinacin,
ejecucin y control.
El conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en
actividades los 'objetivos de una empresa y adems generar informacin para
el control de los resultados alcanzados (Cilli, 1998, 30). E
ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjunto de elementos y equipos ubicados en los niveles medio e inferior. Se
ocupan de captar, guardar, procesar o transmitir informacin.
Un conjunto de soportes en donde se documentan decisiones especficas, se
transmiten, conservan y registran. Pueden ser formularios, registros, pginas
web, etc.
Una red de canales por donde fluye la informacin. Esta red est previamente
definida y diseada.
ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS

En todo sistema encontramos como mnimo cuatro elementos para su

existencia y relacin entre ellos:

1): Insumos: Son los que abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su
misin.

2) procesos: Que son las transformaciones de los insumos de acuerdo con los
mtodos de la tecnologa del sistema.

3) Productos: Es el resultado del proceso

4) Retroalimentacin: Respuesta de los sistemas que recibieron como insumo el

producto de otro sistema.

Los sistemas se componen de subsistemas, como el cuerpo humano que es

sistema que requiere de subsistemas como nervios, muscular, seo o
circulatorio. Una empresa es un sistema conformado por finanzas, produccin,
recursos humanos, ventas, etc.; que requieren de un conjunto de
procedimientos especficos de transformacin que comprende etapas definidas
de cmo de hace; en el caso de una empresa se le llaman normas, polticas o
procedimientos.

Los insumos son los que alimentan a un sistema; (materia prima, dinero,
recursos humanos, etc.) Y se aade la unidad de entrada que es por donde
inicia el proceso pre produccin.

La unidad de procesos una vez que recibe los insumos, son organizados y
transformados de acuerdo a su finalidad.

La unidad de procesos requiere de subsistemas que son:

Unidad de Direccin (UD) o subsistema gerencial.

Su funcin es la toma de decisiones para conducirlo conforme a lo programado.

Unidad de control (UC) y alarma:

Cuando el proceso no cumple con los requisitos, la unidad de control, cuya

finalidad es mantener el proyecto dentro de las indicaciones, se encarga de

sealar, a travs de la unidad de alarma, las desviaciones, mediante

mecanismos especficos con el fin de corregir la marcha de proceso.

Unidad de memoria:

Su propsito es registrar lo acontecido. Solo los sistemas con memoria pueden

aumentar su eficiencia a travs del tiempo.

Productos y unidad de salida:

Es el resultado en unidades del un proceso de transformacin de los insumos.

Los productos no son necesariamente materiales finales tangibles, son tambin

los servicios considerados como productos. En las empresas son bienes y
servicios y se registran con remisiones y facturas.

Unidad de retroalimentacin:

O tambin llamada de informacin, su funcin es analizar.

FUNCIONES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Se realizan rutinariamente en casos individuales las polticas dictadas por la
alta direccin.
Es eficiente cuando:
Los actos y procesos son realizados en trmino.
El costo es acorde a la naturaleza de la tarea y debe dejar margen de ganancia.
Los actos se desarrollen con alto grado de seguridad.
Provea un cuadro informativo.

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

1) SISTEMAS DE PRODUCCION: Estos sistemas manejan y controlan todas las
operaciones que se generan dentro del proceso productivo.
Planificacin de la produccin: El objetivo principal del subsistema de
planificacin de la produccin ser el de poder determinar lo que se va a
producir en funcin de un presupuesto estimado de ventas, en trminos de
cantidad, costo y recursos a utilizar, sean estos materiales o de recursos
humanos.

Planificacin de la materia prima y otros costos: El primer elemento que debe

manejar la planificacin de un sistema de produccin, est representado por el
clculo de la materia prima necesarias para fabricar los productos.
Podemos resumir las tres reas bsicas a analizar para hacer un sistema de
produccin adecuado>
Ventas
Inventarios (materia primas, y materiales)
Produccin (Mano de obra y personal de produccin y maquinarias, etc)

Control de la produccin: Existen varios sistemas de control del manejo de la

produccin, pero el sistema de costos estndar permite el control y
comparacin entre lo que se espera sea la produccin y lo que realmente ha
incurrido o consumido.

** 2) Sistema de Ventas: Se basa en la actividad de un negocio, lo constituye el

sistema de ventas.
Facturacin y cobranzas
Control de los canales de distribucin

 Mercadeo.

SISTEMA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

Est representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones
CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA.
Algunos de los sistemas de una empresa, que podamos identificar como de
administracin y finanzas:
Manejo de inversiones *Inventarios
Cuentas por pagar *Bancos
Compras *Recursos humanos
Activos Fijos *Contabilidad

Caractersticas:
Repeticin de las tareas sin aporte positivo. La solucin es una visin de
conjunto del sistema.
Cada individuo intenta formarse su propio entorno.
Es difcil medir las tareas administrativas en el tiempo. Supone detectar tareas
rutinarias y eventuales.
La automatizacin de tareas es avanzada en ciertos sectores de la industria
pero no en administracin de organizaciones. Se debe a lo difcil de la tarea de
recopilar datos.
La respuesta de la organizacin para modificar un sistema administrativo no es
inmediata.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

La administracin de una organizacin consiste fundamentalmente en la

capacidad de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En
nuestros das observamos cmo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran
importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede
afirmar que los procedimientos, formas y mtodos para llevar a cabo las
actividades son elementos componentes del sistema. Para la prctica
administrativa, adecuada y actualizada, sern los sistemas utilizados los que
as lo determinen. stos sern por tanto realistas, objetivos y flexibles, de
modo que vayan acordes con el momento histrico y la situacin en que sean
implantados. Es necesario tambin que sean claros y que den la posibilidad a
cambios estructurales, pero no de esencia. La administracin es en s una
metodologa efectiva aplicable a las actividades y a las relaciones humanas,
siendo los sistemas un medio de accin y de resultados. Mediante ellos se evita
que se pierdan de vista los objetivos primordiales de la empresa, pues de no
ser por ellos se caera en divagaciones. Los sistemas que se elaboran sin haber
considerado posibles situaciones de cambio corren el riesgo de quedar
obsoletos e inservibles, por eso ser necesario hacerles modificaciones
paulatinas,

cada

vez

que

aparezcan

factores

que

ameriten

ajustes,

cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a toda la

organizacin. Como ejemplo se puede tomar la organizacin.
Estamos, por tanto, rodeados de sistemas y no tiene mayor importancia el
hecho de que lo sean, o slo se perciban; ello no implica que no se rijan por
normas similares. De la misma manera, el ser humano piensa en trminos
jerrquicos como una forma de reducir su complejo mundo para as formar
entidades ms fciles de abarcar por su mente. Si algn tipo de sistema
necesario no existiera, sera imprescindible inventarlo. Como un sistema, que a
la vez se rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos para
regir una empresa constituye, asimismo, un sistema jerrquico excesivamente
complejo.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes: a) Insumos

Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del
cual se van transformando hasta convertirse en producto (salidas).
b) Procesador Es el componente que transforma el estado original de los
insumos o entradas, en productos o salidas. Factor bsico del procesador ser
la tecnologa utilizada, dependiendo del tipo o clase de sistema. Adems de la
tecnologa, el procesador estar constituido por normas, procedimientos,
estructuras administrativas, etc.. Su forma, composicin y funcionamiento,
estar en relacin del diseo que se elabore. c) Productos Son las salidas o la
expresin material de los objetivos de los sistemas; son los fines y las metas
del sistema. En la administracin los productos sern los bienes, los servicios,
etctera. d) Regulador Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual
que el cerebro en el organismo humano. En la administracin el regulador
estar constituido por los niveles directivos y gerenciales que establecen las
"reglas del juego", por medio de polticas que se instrumentan en planes,
estrategias, tcticas, etctera. e) Retroalimentacin Los productos de un
sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema superior. Mediante la
retroalimentacin los productos inciden en el sistema superior, el cual genera
energa a travs de los insumos que vuelven a entrar en el sistema para
transformarse

nuevamente

en

productos

salidas.

Adems,

la

retroalimentacin mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una

relacin entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o
falta de relacin insumo-producto,