Adm On Tiempo

Harvard ManageMentor PLUS | Cmo administrar su tiempo | Imprimir todo el tema
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Resumen del tema

Este tema contiene informacin pertinente sobre cmo:

analizar el modo en que utiliza su tiempo actualmente y sealar

oportunidades para mejorarlo
identificar cules son las tareas ms importantes para lograr
sus
objetivos a largo plazo
planificar su tiempo eficientemente valindose de herramientas
de programacin
controlar las prdidas de tiempo
hacer funcionar su agenda, evaluarla sobre la marcha y realizar
las modificaciones que sean necesarias.
ndice del tema

Introduccin al tema
Qu hara usted?
En qu debe concentrarse?
ndice del tema
Resumen del tema
Acerca de los mentores
Uso del tema
Conceptos bsicos
La finalidad de administrar su tiempo
Comprender cmo utiliza su tiempo
Los objetivos como hitos
Cmo programar su tiempo
Cmo controlar las prdidas de tiempo
Cmo hacer funcionar su agenda
http://contenidos.amas.tcorp.telefonica.es/CursosAmas/HMM_Plus/ES/7159/time/print.htm 26/11/2008
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Preguntas ms frecuentes
Pasos
Pasos para administrar su tiempo
Consejos
Consejos para programar el tiempo
Consejos para atenerse a su agenda
Consejos para controlar las prdidas de tiempo
Prctica
Instrucciones
Situacin
Herramientas
Cuadro de registro del tiempo diario
Cuadros de prdidas de tiempo y soluciones
Lista de tareas a realizar
Lista de control: Cmo evaluar su agenda
Hoja de trabajo para dividir los objetivos en tareas
Pngase a prueba
Instrucciones
Preguntas
Para profundizar el tema
Artculo de Harvard en la Web
Acerca de los mentores

David Stauffer ha desempeado puestos tales como el de director de publicaciones en la
Cmara de Comercio de los Estados Unidos. Ha escrito artculos sobre administracin para el
Wall Street Journal, para la American Management Association y para la revista Harvard
Management Update. Como presidente de Stauffer Bury, Inc., nos ofrece informacin acerca de
las tendencias y tcnicas para lograr mejoras en nuestros negocios y en nuestra administracin
personal. Durante los ltimos 12 aos ha trabajado como escritor y editor de Executive Memo,
una revista acerca de la administracin de personal.
Nick Morgan ha desempeado trabajos como escritor de discursos para lderes polticos,
empresariales y educativos. Asesor a compaas y universidades en el rea de comunicacin
efectiva y, dado que cuenta con un doctorado en retrica, ense oratoria pblica en las
Universidades de Lehigh y Princeton. Ha editado artculos en publicaciones regionales y
nacionales incluyendo The Philadelphia Inquirer y la revista Fast Company. Actualmente es
presidente de Public Words y editor del boletn Harvard Communications Update.
Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha ayudado a los
directores a crear condiciones para una gestin eficaz en las organizaciones de hoy, cada vez
con menos niveles jerrquicos intermedios y ms diversificadas. Adems, es profesora y
presidenta de la Iniciativa de Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es
autora del best-seller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en
contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados programas
interactivos de Harvard Business School Publishing.
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Qu hara usted?
A las .cinco de la tarde, Marisol mir por encima del escritorio y vio que sus colegas se
preparaban ya para irse a sus casas. Al paso que iba, estara en la oficina hasta la medianoche.
Cuando repas la lista de "tareas a realizar", suspir consternada. An quedaban pendientes
tres tareas muy importantes. Qu haba estado haciendo durante todo el da y por qu no
haba realizado esas tareas? Repas las acciones del da. Haba dedicado la maana a
conversar con Antonio sobre los informes mensuales. A la hora de la comida se haba
contestado a ms de 20 mensajes de correo electrnico. Y pas la tarde atendiendo un pedido
de servicio para un cliente que otra persona debera haber sido gestionado. De qu servan
las listas de "tareas a realizar" y la planificacin cuidadosa si no poda dedicarse al trabajo que
realmente deba hacer? Qu hara usted?
Qu podra hacer usted?
Marisol debe comenzar a revisar sus metas a largo plazo en la empresa. Al evaluar y priorizar
sus objetivos principales, Marisol podr comprobar dnde debe y dnde no debe perder el
tiempo. El prximo paso es desglosar sus metas en tareas factibles y enumerar todos los pasos
necesarios para lograr cada tarea. A continuacin, deber calcular el tiempo que demanda cada
una de las tareas o actividades y fijarse fechas lmite para la finalizacin. Debera destinar gran
parte del tiempo de su agenda a asegurarse de tener tiempo de cumplir con estas tareas. Ms
importante an, deber hacer todo lo posible para evitar interrupciones que le hagan perder
tiempo o la desven de sus objetivos principales.
En este tema, aprender a identificar los trabajos que son ms y menos importantes, a centrar
su tiempo en las tareas fundamentales y a evitar prdidas de tiempo. Una vez analizadas las
ideas de este tema, haga clic en la seccin "Prctica" donde puede participar en una situacin
interactiva, tomar decisiones y recibir comentarios inmediatos de sus elecciones.
En qu debe concentrarse?
En qu debe concentrarse? es un ejercicio interactivo en lnea que lo ayuda a identificar las
reas del programa en las que podra concentrarse. Si desea obtener ms informacin, visite el
sitio del ejercicio.
Uso del tema

Estructura del tema
El contenido de Cmo administrar su tiempo se divide en las secciones que se enumeran a
continuacin. En la parte superior de su pantalla, encontrar los vnculos a estas secciones.
Introduccin al tema
Haga clic en Introduccin al tema para ver una descripcin general del mismo.
Revise una situacin hipottica, Qu hara usted?, seguida de una respuesta,
Qu podra hacer usted? El breve ejercicio, En qu debe concentrarse?, lo
ayudar a identificar las reas en las que podra concentrarse. El ndice del tema
proporciona un "mapa del sitio" con vnculos a todos los elementos del tema.
Conceptos bsicos
Haga clic en Conceptos bsicos para ver una presentacin completa de las
principales ideas de este tema. Aprender cmo preparar y llevar a cabo una
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sesin eficaz de coaching y cmo aprovechar el proceso para poner a punto las
aptitudes que le permitirn ejecer de tutor.
Pasos
Haga clic en Pasos para llevar a cabo una sesin de coaching que resulte
efectiva.
Consejos
Haga clic en Consejos para ver sugerencias prcticas sobre cundo actuar como
tutor, cmo mejorar sus condiciones de tutor y cmo evaluar cada sesin de
coaching.
Prctica
Haga clic en Prctica para tomar parte en una situacin interactiva en la que
desempear el papel de director, tomar decisiones y recibir comentarios
acerca de sus elecciones de forma inmediata.
Herramientas
Haga clic en Herramientas para ver e imprimir formularios que pueden ayudarlo a
recabar la informacin necesaria, a desarrollar un plan de accin y a evaluar la
sesin de coaching.
Pngase a prueba
Haga clic en Pngase a prueba para evaluar su progreso en el aprendizaje sobre
cmo guiar el proceso de coaching. Recibir comentarios inmediatos acerca de
sus elecciones. Una hoja de resumen le brinda vnculos al material de referencia.
Para profundizar el tema
Haga clic en Para profundizar el tema si desea leer un artculo relacionado con
este tema. Tambin encontrar una lista comentada de artculos y otros recursos.
Navegacin del tema
Para recorrer el tema, haga clic en los vnculos ubicados en la parte superior y en la parte
izquierda de la pantalla. Al hacer clic en un vnculo de la parte superior de la pantalla, los
vnculos de la parte izquierda cambian.
Primeros pasos
En funcin de sus necesidades y del tiempo disponible, puede examinar el tema en el orden
deseado. A continuacin se explican dos posibles rutas para recorrer el programa. Si no cuenta
con mucho tiempo, la primera opcin consiste en centrar el aprendizaje en determinados
puntos. La segunda opcin consiste en recorrer el tema ms en detalle de una forma lineal.
Ruta centrada en determinados puntos

Haga clic en Introduccin al tema en la parte superior de la pantalla. Haga clic en En

qu debe concentrarse?
Complete el ejercicio En qu debe concentrarse?.
Imprima los resultados.
Revise los Conceptos bsicos recomendados.
Ruta completa

Visite cada seccin del tema haciendo clic en los vnculos de la parte superior de la
pantalla, de izquierda a derecha.
Repase la informacin de cada seccin haciendo clic en los vnculos ubicados en la
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izquierda, de arriba hacia abajo.

En la seccin Prctica, haga clic en Siguiente para continuar con la situacin. Cuando
llegue a un punto en el que deba tomar una decisin, haga una eleccin y lea los
comentarios. Despus, examine las otras posibilidades para obtener ms informacin.
Una vez ms, haga clic en Siguiente para continuar.
En la seccin Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede
imprimir una copia de la herramienta para utilizarla off-line. O puede completar la
herramienta en lnea y guardarla en su disco duro.
Para finalizar, complete el cuestionario en Pngase a prueba y lea el Artculo de Harvard
en la Web en Para profundizar el tema.
La finalidad de administrar su tiempo

Qu es la administracin del tiempo?
Tiene que ver con el proceso de controlar su vida mediante el uso del tiempo. Todos
contamos con las mismas 168 horas por semana. Cuando administra su tiempo de
manera proactiva, est definiendo lo que valora en su vida profesional y personal y puede
utilizar sus esfuerzos en consecuencia.
Fases de la administracin del tiempo
Cuando domina la administracin del tiempo, aprende a equilibrar muchas limitaciones de
tiempo y, aun as, a alcanzar sus objetivos. Esto tambin ayuda a evitar el agotamiento y
el estrs y le permite ser ms eficaz. Recuerde que la administracin del tiempo es un
proceso personal: slo usted puede juzgar si est utilizando su tiempo con sensatez.
El proceso de administracin del tiempo tiene tres fases. Al principio seguir las fases en
orden, pero luego repasar las fases en las que deba trabajar ms. Las tres fases son las
siguientes:
Anlisis. Estudie cmo pasa su tiempo, prestando particular atencin a los motivos
que lo llevan a utilizar su tiempo de esta manera. En algunos casos descubrir
interrupciones que puede administrar mediante estrategias especficas. En otros
casos, los factores de tiempo son menos controlables pero pueden responder a un
patrn manejable.
Planificacin. Revise sus objetivos, defina las tareas necesarias para alcanzarlos
y determine cunto tiempo asignar a cada tarea. Es igualmente importante
identificar las tareas que no sirven de apoyo a sus objetivos y asignarles una
prioridad baja. Una vez que comprende cules son sus tareas principales, puede
programar su tiempo utilizando una agenda u organizador diario. Tambin puede
desarrollar estrategias para tratar ladrones de tiempo tales como las reuniones
frecuentes. Si su trabajo se ve afectado por factores que estn fuera de su control,
como es, por ejemplo, el mercado de valores, elabore planes de contingencia con
anterioridad a fin de estar preparado para los imprevistos.
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Seguimiento y evaluacin. Despus de haber cumplido su plan durante un

periodo razonable, detngase a reflexionar. Alcanz sus objetivos? Program
bien su trabajo? Qu podra hacer mejor la prxima vez? Utilice su anlisis para
modificar sus estrategias de programacin para el futuro. Luego, comience el
proceso de planeamiento otra vez.
Comprender cmo utiliza su tiempo

En qu se le va el tiempo?
Sabe verdaderamente en qu se le va el tiempo? Con frecuencia la gente desea que el
da tenga ms horas cuando, en realidad, la respuesta est en utilizar el tiempo disponible
ms inteligentemente.
Si sabe exactamente en qu se le va el tiempo, puede ver si lo utiliza de manera eficaz o
lo pierde en actividades que sirven al desarrollo de sus objetivos. La mayora de las
personas subestiman mucho el tiempo que lleva realizar algunas cosas. Por ejemplo, tal
vez se d cuenta de que dedica 15 en lugar de cinco minutos por da a realizar "rpidas"
llamadas telefnicas.
Adems, las personas tienen ritmos diarios diferentes, momentos del da en los que son
ms efectivos. La franja horaria que va entre las 2:00 p.m. y las 4:00 p.m. se destaca por
ser un momento del da difcil para mantener la concentracin. Si comprende en qu
momento logra su punto mximo de energa, podr programar su tiempo ms
efectivamente.
Para evaluar su uso del tiempo, intente registrar sus actividades al menos durante un da,
preferentemente durante una semana entera. Sea lo ms preciso posible al registrar
cunto tiempo dedica a cada actividad. Una vez completado su registro, clasifique sus
actividades en categoras:

llamadas telefnicas
citas programadas
citas forzadas/imprevistas
reuniones
trabajo administrativo
redaccin y anlisis de informes
Cmo encontrar patrones

Una vez que haya clasificado sus actividades por categoras, analice el registro de tiempo
para identificar patrones generales de utilizacin del tiempo. Tal vez dedic mucho tiempo
los lunes por la maana a hablar por telfono o tiene tendencia a recibir visitas
inesperadas despus de la comida. Quiz note que su nivel de energa tiende a decaer
hacia el final de la tarde. Observe lo siguiente:

El uso de su tiempo coincide con sus responsabilidades principales? Pasar la

mayor parte del da hablando por telfono tal vez sea lo correcto si se dedica a las
ventas, pero no si trabaja en el rea de contabilidad.
Cul es el beneficio que obtiene de ello? No querr pasar la mitad de su tiempo
en actividades que le reportarn un beneficio mnimo.
Qu se puede delegar? Recuerde que su rol como gerente es dirigir a su equipo.
Piense si cada actividad realizada serva al desarrollo de sus objetivos y prioridades o si

fue una prdida de tiempo. Entonces podr desarrollar formas de evitar las prdidas de
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tiempo.
Los objetivos como hitos

Los objetivos son fundamentales para el control efectivo del tiempo; le indican cmo
debera utilizar su tiempo. Estableciendo objetivos, sabr qu es lo ms importante
realizar cada da y cada semana. De otro modo, terminar perdiendo todo el da en la
realizacin de tareas urgentes que no contribuyen al logro de sus objetivos principales.
Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe revisar sus objetivos y prioridades
a largo plazo: los objetivos de la empresa, del departamento y los personales (para ms
informacin, consulte la seccin "Cmo establecer objetivos"). Estos objetivos guan su
uso del tiempo de dos maneras:

Le permiten identificar las tareas especficas que necesita realizar.

Ayudan a determinar qu tareas no debera estar realizando. Hgase esta
pregunta, "Esta actividad me ayuda a lograr alguno de mis objetivos a largo
plazo?" Si la respuesta es "no", la actividad no debera estar en su agenda.
Exigirse demasiado
Todos tenemos mucho que hacer. Por eso es importante
reconocer que uno no puede lograrlo todo, incluso sus
objetivos ms prioritarios. Intentar realizar demasiadas tareas
tiene un impacto negativo en todos los aspectos de su vida.
Las siguientes pautas lo ayudarn a evitar caer en esta
trampa:

Conozca sus responsabilidades principales, y concntrese en sus objetivos y

tareas prioritarios.
Pida a su jefe y subordinados directos que le aporten sus comentarios.
Aprenda a delegar.
Intente evitar por todos los medios perseguir objetivos de baja prioridad, ya que
tienen un valor limitado y poca importancia.
Resista el impulso de hacerse cargo de algo porque otros no estn haciendo su
trabajo o no lo estn haciendo segn sus estndares.
No d por hecho que hay que hacerlo todo.
Cmo programar su tiempo

Por qu necesito programar mi tiempo?
La agenda es un compromiso escrito para cumplir sus tareas dentro de un marco de tiempo
especfico. Tambin le da la posibilidad de tener una visin clara de sus das. Si su agenda se
sobrecarga, tal vez deba repasar sus prioridades. En su agenda slo debe anotar las tareas y
actividades de prioridad mxima.
Herramientas de programacin
Las herramientas de programacin lo ayudan a organizar sus
tareas y actividades fcilmente dentro de un esquema. Le permiten
ver si tiene la posibilidad de enfrentarse a cualquier imprevisto.
Adems a travs de esta lista de tareas comprender cuando no
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podr estar disponible para realizar otros trabajos. Algunas

herramientas de programacin son las siguientes:

listas de tareas a realizar

agenda de citas
organizadores diarios y semanales
software y hardware de administracin diaria (por ejemplo, agendas y asistentes
personales informticos)
calendarios de pared
Tal vez su empresa tenga herramientas de programacin estndar. Aprovchelas a ser posible,
pero recuerde que la programacin es algo personal; si las herramientas disponibles en su
empresa no concuerdan con su estilo, busque otras que s lo hagan.
Cmo fragmentar los objetivos en tareas realizables.
El primer paso para administrar su tiempo es fragmentar sus objetivos en tareas realizables.
Comience por repasar cada uno de sus objetivos individualmente, y enumere todas las tareas
fundamentales necesarias para lograr cada objetivo. Establezca un orden secuencial de tareas.
Luego, calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Si ha realizado una tarea
similar anteriormente, puede basarse en esta experiencia para calcular el tiempo. Si la actividad
es nueva para usted, puede consultar con colegas, con su gerente o con otras personas que
conozcan el proceso para que lo ayuden a calcular el tiempo. Cuando haga el clculo del
tiempo, recuerde dejar un margen de un 1020% de tiempo para otros acontecimientos que
puedan suceder.
Tambin debe establecer un plazo para la concrecin de cada tarea o actividad. Para tareas
ms complejas, establezca hitos en el trayecto para registrar su progreso.
Cuando est satisfecho por haber completado su lista de tareas, asigne prioridades a cada una
de ellas. Las prioridades que asigna deben reflejar la prioridad del objetivo a cuya
implementacin sirve cada tarea:

Prioridad A. Objetivos y tareas de gran valor y de mayor preocupacin.

Prioridad B. Objetivos y tareas de mediano valor y de segunda importancia.
Prioridad C. Objetivos y tareas de poco valor e importancia.
A medida que evale sus tareas, notar que algunas de ellas deben completarse siguiendo un
orden secuencial por lo cual cada una debe estar ms o menos completa antes de que pueda
comenzar la siguiente. Otras actividades no dependen de la concrecin de ninguna otra tarea
en particular o pueden realizarse en cualquier momento antes o despus de alcanzar una etapa
determinada. Anote estas relaciones y recurdelas cuando planifique su agenda.
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Consulte tambin Gestin de proyecto: Conceptos bsicos.

Cmo planificar su agenda
Para elaborar su agenda, escoja las tareas de prioridad alta y ubquelas en periodos de tiempo
a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una herramienta de programacin que le
permita tener una perspectiva diaria, semanal y mensual.

Recuerde lo que ha aprendido acerca de los momentos del da en los cuales su energa
alcanza el punto mximo. El trabajo o las actividades importantes que requieran
creatividad o inteligencia deben programarse para los momentos de mayor atencin. Las
tareas de rutina o montonas deben realizarse durante periodos de baja energa.
Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar crisis o imprevistos.
Combine tareas siempre que sea posible. Mientras enciende el ordenador, puede
aprovechar para abrir su correo.
Rena actividades similares en un solo bloque de tiempo como, por ejemplo, devolver
llamadas, tener citas, arreglar papeles y asistir a reuniones. Por ejemplo, haga todas sus
llamadas telefnicas en un mismo momento programado del da.
Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con tiempo libre imprevisto.
Intente programar hacia atrs. Determine el momento en el que tiene que irse ese da y
luego programe hacia atrs. Cuente primero con las cosas ms importantes.
A medida que transcurra la semana, traslade las tareas prioritarias no realizadas a esos
das todava libres en la semana. Cuando modifique su agenda, asegrese de registrar lo
que verdaderamente ocurri. Si comienza a percibir una tendencia, replantee las partes
futuras de su agenda de modo que esta refleje lo que ha aprendido.
Una vez planificada su agenda, mantngala a mano. Un calendario de pared o de escritorio

siempre debe estar a la vista; una agenda informtica siempre debe estar abierta en su
ordenador. Verifique su progreso a lo largo del da para ver si est cumpliendo sus metas.
Cmo trabajar con listas de tareas a realizar
Una lista de tareas a realizar es una de las herramientas de programacin ms simples y
utilizadas. Incluye todas las tareas que debe realizar a lo largo de un da determinado. Muchas
personas utilizan listas de tareas a realizar combinadas con una agenda semanal o mensual, y
muchos organizadores y agendas informticas cuentan con listas de tareas a realizar. Las listas
le permiten dividir las tareas de su agenda con todos los detalles que necesite. Por ejemplo,
mientras que en su agenda dira directamente "contestar llamadas" en algn momento del
martes, su lista de tareas diarias tal vez incluya cada una de las personas a las que debe
llamar.
Una lista de tareas efectiva incluye lo siguiente:

las tareas por orden de prioridad

las reuniones programadas a las que debe asistir
las decisiones que debe tomar
informacin que est esperando
llamadas que debe hacer o espera recibir
memorandos, cartas y mensajes por correo electrnico que debe escribir
todas las tareas no completadas
Encuentre un momento del da, posiblemente al final del mismo o a primera hora de la maana,
para escribir su lista de tareas a realizar. Repase su lista peridicamente a medida que surjan
los temas del da.
A continuacin se enumeran algunas estrategias para elaborar y utilizar su lista:
Sea realista en cuanto a la cantidad de cosas que puede hacer. Una regla de oro es

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incluir solo la mitad de las cosas que cree poder hacer.

Incluya el tiempo necesario y la fecha de finalizacin para cada tarea.
No se preocupe por anotar las tareas de la lista en un orden determinado.
Tache cada tarea de la lista a medida que la realiza.
Guarde las listas usadas en una caja o cajn. Disfrutar al ver todo lo que ha logrado.
Si no le gusta realizar listas de tareas, practique diferentes formas de registrar las actividades
diarias. Por ejemplo, podra utilizar un programa de grficos de software o notas Post-It en una
gran lmina para crear un mapa mental de sus tareas principales.
Cmo controlar las prdidas de tiempo

Qu es una prdida de tiempo?
Una prdida de tiempo es todo aquello que le impida hacer las cosas que tienen ms
valor e importancia para usted. Las prdidas de tiempo son distintas segn la persona.
Para algunos, una charla con un colega puede ser una prdida de tiempo; para otros, es
una oportunidad de aliviar las tensiones del da.
Identifique sus prdidas de tiempo y luego desarrolle estrategias para tratarlas. Por
ejemplo, en lugar de gestionar personalmente ciertas emergencias, establezca
procedimientos para que otros las resuelvan o para prevenirlas en el futuro.
Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan con su estilo personal. Es
decir, no se comprometa a responder llamadas durante 10 minutos si disfruta del contacto
personal de forma relajada. En lugar de esto, invierta algo de energa en organizar sus
ideas antes de llamar por telfono, de forma tal que concluya sus asuntos con una sola
llamada y no deba hacer otras despus.
Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga aquellas que resulten
efectivas. Adems, informe a sus colegas y subordinados directos de que est intentando
controlar las prdidas de tiempo. Consiga su apoyo y solicite sus comentarios. Pero
recuerde que slo usted puede juzgar si est utilizando su tiempo con sensatez.
Estos son algunos ejemplos tpicos de ladrones de tiempo:

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interrupciones
visitas imprevistas
llamadas telefnicas
papeleo
dilaciones
reuniones
viajes
Cmo manejar las interrupciones

Como gerente, con frecuencia sufrir interrupciones que deban ser atendidas de
inmediato (por ejemplo, las carpetas que necesitaba para su importante reunin no han
llegado).
Por lo general puede delegar la gestin de la interrupcin. Pero en los casos en los que
slo usted puede atender la interrupcin, resulvala rpidamente para poder regresar a
sus tareas prioritarias. Aunque manejar la interrupcin le lleve la mitad del da, concentre
su energa en el momento del da en que interrumpi sus tareas.
Revise los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intente desarrollar planes
de contingencia. Luego autorice a otras personas a que resuelvan los problemas si surgen
de nuevo.
Cmo manejar las visitas imprevistas
No siempre debe estar disponible para sus visitas. En algunos casos, puede ser
adecuado negarse a recibir a una persona sin previa cita.

Determine si su visita imprevista tiene una crisis o un problema inmediato que debe
ser resuelto rpidamente.
Programe otro momento para reunirse con la visita, si es posible. (Por ejemplo,
"Creo que puedo ayudarte, pero justo en este momento estoy ocupado. Podemos
vernos despus de la comida para tratar este tema?")
Derive la visita imprevista a otra persona adecuada, si es posible. (Por ejemplo,
"Ahora mismo no tengo tiempo disponible, pero pregntale a Roberto si l te puede
ayudar. Dganme luego qu decidieron entre los dos.")
Si debe reunirse con una persona, tome nota de lo que est haciendo antes de interrumpir
su trabajo. Regrese rpidamente a su tarea despus de la interrupcin.
Gestione sus llamadas telefnicasno deje que sean ellas las que lo manejen a
usted
Las llamadas telefnicas pueden ser una gran distraccin. Usted dedica tiempo no slo a
recibir la llamada sino tambin a realizar acciones de seguimiento y luego a retomar lo
que estaba pensando o haciendo antes de la interrupcin.
Estas son algunas estrategias para gestionar las llamadas telefnicas:

controlar previamente quin llama, ya sea mediante un asistente o el buzn de voz

derivar la llamada hacia otra persona, cuando sea posible
hacer que la llamada sea breve y especfica en caso de que deba atenderla
(determine cunto tiempo desea dedicar a la llamada con anterioridad y no se
exceda).
mejorar sus aptitudes telefnicas para reducir el tiempo que necesita pasar al
telfono
dedicar una franja horaria del da en la que realizar llamadas telefnicas e

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informar a todos sobre su programacin

trabajar en una habitacin sin telfono
utilizar el correo electrnico en lugar de las llamadas telefnicas cuanto ms mejor
Qu hacer con el papeleo

Intente gestionar el papeleo de una sola vez. Respndalo, archvelo, trasfiraselo a otro o
trelo a la basura.

Para las respuestas rpidas, comunquese personalmente, por correo electrnico o

por telfono. Tambin puede responder directamente en el memorando recibido.
Evite devolver un papel con el comentario "analicmoslo". En lugar de eso,
establezca un horario especfico para reunirse.
Combata las dilaciones

Las dilaciones le impiden concretar actividades de prioridad
alta y adems ponen en peligro sus objetivos a largo plazo.
Pueden manifestarse de distintas formas:

Exceso de planes: tal vez usted prolongue el proceso

de planeamiento para evitar el inicio del trabajo.
Perfeccionismo: las tareas nunca se realizan por
completo y le impide seguir con la prxima actividad.
Aburrimiento: las tareas no le resultan placenteras ni
interesantes y, por lo tanto, se retrasa.
"El sndrome del plazo": Algunas personas se sienten motivadas trabajando con
plazos muy ajustados. Cuando retrasa el trabajo para desencadenar este torrente
de adrenalina, es posible que los proyectos fracasen debido a la falta de tiempo.
Para combatir las dilaciones, evale cundo y por qu tiende a postergar las actividades.
Formlese las siguientes preguntas: "Puede hacer otra persona estas cosas? Puedo
dividir los proyectos en unidades ms pequeas con plazos para cada unidad?"
Si le resulta difcil comenzar, establezca un inicio arbitrario y siga a partir de all. Si la
tarea es desagradable o tediosa, invente algo para motivarse: piense en una recompensa
que se dar a s mismo cuando complete la tarea.
Cmo gestionar las reuniones
Unas pocas estrategias pueden ayudarlo a optimizar el tiempo que dedica a las
reuniones:
Antes de asistir a una reunin, decida si usted es el mejor representante. Si

realmente decide que vale la pena asistir, asegrese de que se hayan definido
objetivos claros y resultados propuestos para la reunin.
Si no ha recibido un orden del da para la reunin, solictelo para verlo con
anterioridad. Informe a los dems de que no puede enviar a la persona ms
adecuada hasta saber cul es la finalidad de la reunin.
Acuerde asistir slo a la parte de la reunin que le compete.
Haga que el tiempo de viaje sea productivoSi usted dirige la reunin, enve con
anterioridad el orden del da y los puntos a ser considerados. De esta forma asegura la
optimizacin del tiempo de los participantes y lo ayudar a mantener el desarrollo lgico
de la reunin.
Cuando planifica viajar para mantener una reunin, asegrese de que sea
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verdaderamente necesario celebrar la reunin preferentemente cara a cara antes que

mediante conferencia telefnica. Luego, asegrese de que usted es la persona ms
adecuada para hacer el viaje. De lo contrario, enve a otra persona.
Cuando viaje, intente que el tiempo que deba transcurrir en espera y en trnsito sea lo
ms productivo posible.

Organice sus materiales antes del viaje; revise toda la informacin complementaria
que pueda necesitar.
Lleve un maletn bien organizado.
Contemple la utilizacin de un telfono mvil para mantenerse en contacto.
Contemple la utilizacin de un ordenador porttil para mantenerse al da con la
correspondencia y enviar mensajes de correo electrnico mientras est en trnsito.
Lleve una batera de repuesto y todos los accesorios necesarios para comunicarse
y conectarse.
Tal vez descubra que comprando un billete de avin de una clase superior obtiene un
ambiente de trabajo ms efectivo. El trabajo extra que pueda realizar tal vez valga una
inversin adicional.
Cmo hacer funcionar su agenda

Implemente su agenda
Una vez que haya analizado y programado su tiempo y que haya estudiado sus prdidas
de tiempo, estar listo para implementar su agenda. Estas son algunas estrategias:

Revise su agenda la noche o la tarde del da anterior.

Cumpla con su agenda al mximo posible. Maneje las tareas inesperadas
rpidamente y regrese a sus tareas prioritarias.
A medida que se producen cambios en su agenda, modifique la agenda semanal
para compensar.
Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la agenda, son difciles de
adoptar al principio. Cuanto ms lo haga, ms automtico se convertir.
Controle y evale su agenda

Compare su progreso con su agenda por lo menos una vez al da.

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana?

Est progresando o alcanzando sus objetivos? De no ser as, tal vez est
programando demasiadas actividades. Revise las actividades de su agenda y
descarte todas las que no estn relacionadas con sus objetivos prioritarios.
Se siente mejor preparado y ms concentrado?
Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas tareas?
Est evitando las prdidas de tiempo? De no ser as, busque otras soluciones
preguntndole a colegas cmo solucionan ellos este tema. Tal vez sus estrategias
iniciales no fueron adecuadas pero pueden modificarse. Por ejemplo, reducir a
cinco minutos el tiempo que dedica a responder el correo electrnico resulta
imposible, as que intntelo con 10 minutos.
Puede mantener esta agenda?
Pida a su gerente y subordinados directos que le aporten sus comentarios. Utilice estas
observaciones y los resultados de su propio anlisis para mejorar continuamente sus
esfuerzos de programacin.
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La inversin que realice ahora decontrolar y evaluar ser fructfera con el tiempo. Cuanto
ms aprenda acerca de lo que funciona y lo que no funciona en su caso, ms capacitado
estar para programar una agenda precisa y realistay poder respetarla.
Consulte tambin Pasos.
Preguntas ms frecuentes
Cmo puedo aprovechar el tiempo libre imprevisto?
El tiempo libre imprevisto puede presentarse debido a muchos factores: retrasos en los viajes,
reuniones canceladas, citas que comienzan tarde. Generalmente, este es tiempo perdido.
Acostmbrese a tener tareas disponibles para ocupar estos momentos libres.
Tareas sugeridas para ocupar el tiempo libre
Intervalos de 5
minutos
Intervalos de 10 minutos
Intervalos de 30 minutos
Programar una cita
Hacer una breve llamada

telefnica
Hojear revistas y peridicos
Escribir una nota

rpida
Disear el orden del da para

una reunin
Planificar su agenda semanal
Actualizar su agenda Leer y responder el correo

electrnico
Planificar un viaje prximo
Tomar notas para la realizacin de

un informe
Completar un informe de gastos
De qu manera la delegacin de responsabilidades puede contribuir a la administracin

de mi tiempo?
La delegacin de responsabilidades le permite expandir el trabajo que puede lograr en los
plazos que tiene. Evale detenidamente las tareas que desea delegar y elija a la persona
correcta para realizarlas. Si no tiene subordinados directos, tal vez pueda intercambiar la tarea
con algn colega.
Cuando usted delegue una tarea, asegrese de explicar cules son sus expectativas y nivel de
compromiso. Otrguele a la persona la autoridad necesaria para cumplir la tarea. Consulte
tambin.
Cmo delegar responsibilidades: Conceptos bsicos.
Tiene sentido para usted retrasar tareas importantes?
A veces es mejor no trabajar en tareas que requieran de sensibilidad y claridad de pensamiento
si usted est molesto, enfadado o cansado. Tambin quiz sea sensato postergar las tareas
hasta que cuente con la informacin o aptitudes necesarias para realizar un trabajo de forma
apropiada. La delegacin de responsabilidades en estos casos le da tiempo para encontrar una
solucin mejor.
Cmo aprendo a decir que no?
En primer lugar, debe tener claro por qu est diciendo que no. Esto lo ayudar a
mantenerse firme en su decisin y a evitar el sentimiento de culpa. Si lo que se le ha
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pedido no es razonable, pero de todos modos usted desea aceptar la tarea, tal vez
pueda ofrecer una alternativa razonable.
Intente comprometerse slo con aquellas tareas que sirvan al desarrollo de sus propios
objetivos. Si bien puede sentirse tentado de comprometerse con una tarea que no est
dentro de los objetivos establecidos como miembro de un equipo, debera aceptarla slo
si no pone en peligro la conclusin de sus otras tareas. Si no cuenta con el tiempo
necesario para dedicarlo a dicha tarea, no estar ayudando a nadie al adquirir un
compromiso para realizarla.
Aprenda a decir que no a los proyectos no prioritarios, aunque se los presente la
direccin. Enumere los proyectos en los que est trabajando actualmente y solicite a
quien le propuso la tarea que se concentre en las prioridades cuando asigne nuevos
proyectos a sus responsabilidades.
Pasos para programar su tiempo

1. Analice cmo utiliza su tiempo actualmente.
2. Revise sus objetivos.
3. Divida sus objetivos en tareas manejables.
4. Programe su tiempo.
5. Identifique sus prdidas de tiempo y elabore estrategias para
controlarlas.
6. Implemente su agenda.
7. Evale su agenda y realice los ajustes necesarios.

1. Analice cmo utiliza su tiempo actualmente.
Lleve un registro de las cosas que hace durante todo un da o

preferentemente durante una semana. Tome nota de todas las
actividades y del tiempo que le lleva realizarlas.
Clasifique sus actividades en una de las siguientes seis
categoras:
llamadas telefnicas
citas programadas
citas forzadas/imprevistas
reuniones
trabajo administrativo
redaccin y anlisis de informes
Calcule el total de minutos que utiliz por da para realizar las
actividades de cada categora. Divida el resultado por el total de
minutos de un da. (Un da de trabajo de 8 horas tiene 480
minutos.) Obtendr el porcentaje de tiempo que utiliz para
realizar tal actividad.

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Determine si el tiempo dedicado a cada categora coincide con

sus responsabilidades principales.
Evale la utilizacin de su tiempo en cuanto a los beneficios
logrados.

2. Revise sus objetivos

Revise los objetivos de la empresa, del departamento y los

personales.
Tenga en cuenta las prioridades asignadas a cada objetivo y
luego pregntese si no est exigindose demasiado. Si la
respuesta es s, intente ajustar sus prioridades.

3. Divida sus objetivos en tareas manejables.

Revise cada uno de sus objetivos individualmente y enumere

todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada
objetivo.
Establezca un orden secuencial de tareas.
Calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad.
Cuando haga el clculo del tiempo, recuerde dejar un margen
de 1020% de tiempo para los imprevistos.
Establezca un plazo para la concrecin de cada tarea o
actividad. Para tareas ms complejas, establezca hitos en el
trayecto para registrar su progreso.
Asigne prioridades a cada tarea, basndose en la prioridad del
objetivo a cuya consecucin se encamina cada tarea.
Verifique qu tareas deben realizarse en una secuencia y
cules se pueden realizar en cualquier momento antes o
despus de haber alcanzado una determinada etapa.

4. Programe su tiempo.
Escoja las tareas de prioridad ms alta y ubquelas en periodos de
tiempo a lo largo de varias semanas o meses, utilizando una
herramienta de programacin que le permita tener una perspectiva
diaria, semanal y mensual. Tenga en cuenta los recursos disponibles y
prevea algn tiempo extra para los posibles retrasos, excesos, fallas
en la entrega, etc.

Programe realizar el trabajo o actividades importantes que

necesitan de su creatividad e inteligencia en los periodos de
mayor energa.
Programe slo parte de su da, dejando tiempo para afrontar
crisis o imprevistos.
Combine las tareas y las actividades similares, cuando sea

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posible.
Identifique las tareas en las que trabajar cuando cuente con
tiempo libre imprevisto.
Utilice listas de tareas a realizar para dividir las tareas diarias
en ms detalle.
Tenga siempre la agenda a su alcance. Verifique su progreso a lo

largo del da para ver si est cumpliendo sus metas.

5. Identifique sus prdidas de tiempo y elabore estrategias
para controlarlas.

Revise su registro e identifique qu tipo de cosas le impiden

cumplir con su programacin.
Trabaje con una nica prdida de tiempo cada vez.
Para cada prdida de tiempo, genere estrategias que coincidan
con su estilo personal.
Ponga a prueba las estrategias que desarrolle y mantenga
aquellas que resulten adecuadas.
Asegrese de agregar aquellas prdidas de tiempo que no
puede controlar a su agenda.

6. Implemente su agenda.
Una vez que haya analizado su tiempo y sus prdidas de tiempo, y
que tambin haya programado su tiempo, estar listo para
implementar su agenda.

Lleve consigo su lista de tareas a realizar durante el da.

Consltela cuando sea necesario para asegurarse de que al
menos complet sus tareas principales durante el transcurso
del da.
Revise su agenda al final del da. Felictese por las tareas
cumplidas y realice los ajustes necesarios en la agenda para el
resto de la semana.
Gestione las tareas inesperadas rpidamente y regrese a sus
tareas prioritarias.
A medida que surjan cambios, modifique su agenda semanal
para compensarlos.
Recuerde que los nuevos hbitos, como el de respetar la
agenda, son difciles de adoptar al principio. Cuanto ms lo
haga, en ms automtico se convertir.

7. Evale su agenda y realice los ajustes necesarios.
Despus de haber estado utilizando herramientas de programacin
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durante un mes, controle la implementacin y los resultados de su

programacin. Formlese las siguientes preguntas:

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana?

Est progresando o alcanzando sus objetivos? Se siente
mejor preparado y ms concentrado?
Qu consecuencias tuvo el hecho de no realizar algunas
tareas?
Est evitando las prdidas de tiempo?
Puede mantener esta agenda?
Si ha tenido inconvenientes para realizar las actividades a tiempo,

solicite comentarios de su gerente o subordinados directos. Incorpore
sus observaciones a sus continuas mejoras. Modifique su agenda
basndose en su anlisis.
Consejos para programar su tiempo

Considere una perspectiva tanto a largo como a corto plazo:
programe las actividades de cada da y programe varias semanas
e incluso meses a la vez.
Cuando programe cambios, anote lo que realmente ocurri en su
da para que sirva como referencia futura.
Aprenda cules son sus momentos de "alta energa" y de "baja
energa" y programe su da en consecuencia.
Equilibre sus actividadesprograme su tiempo de forma tal que
pueda relajarse. Incluya tiempo para dedicarlo a realizar ejercicios
fsicos, actividades recreativas y sociales.
Recuerde la Ley de Parkinson: El trabajo tiende a expandirse
hasta llenar el tiempo asignado.
Consejos para atenerse a su agenda

Anote sus objetivos y tngalos siempre a la vista.
Compile ideas y herramientas para ahorrar tiempo. Agregue
nuevos consejos mensualmente a los que ya tiene.
Tmese un momento del da de hoy para prepararse para las
tareas prioritarias del de maana. Si puede encontrar el archivo,
revise los plazos o destaque los temas fundamentales y as podr
ahorrar tiempo cuando comience el da prximo.
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Planifique el concederse recompensas por utilizar el tiempo de

forma efectiva.
No luche por alcanzar la perfeccin. Si logra el 90% de su objetivo
del da, ha tenido xito.
Consejos para controlar las prdidas de tiempo

Programe una hora de tranquilidad en la que no pueda ser
interrumpido.
Informe a sus colegas y subordinados directos que est
intentando controlar las prdidas de tiempo. Consiga su apoyo.
Prevea por lo menos una hora por da de tiempo no programado
para poder estar preparado para las prdidas de tiempo.
Establezca horarios de finalizacin para las citas a fin de poder
concentrarse en la reunin.
Tenga en cuenta cunto tiempo le cuesta una prdida de tiempo
para que le sirva de incentivo para evitarla en el futuro.
Prctica
La Prctica es una actividad on-line, basada en una situacin, que le dar la oportunidad de
participar de una situacin interactiva en la que desempear el papel de gerente, tomar
decisiones y recibir comentarios acerca de sus elecciones en forma inmediata. Si desea
obtener ms informacin, realice esta actividad on-line.
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Pngase a prueba
En este tema, el proceso de administracin del tiempo consta de tres fases: anlisis,
planificacin y seguimiento y evaluacin. En la primera fase, la de anlisis, la tarea principal
es comprender cmo utiliza su tiempo. A qu aspecto de la utilizacin de su tiempo
debera prestar especial atencin?
En la fase de anlisis, debera prestar especial atencin a los motivos por los cuales utiliza
el tiempo de esa forma.
Tal vez descubra que en algunos casos puede controlar los motivos con estrategias
especficas. En otros casos, los motivos no son tan controlables. Si conoce los diferentes
motivos, puede comenzar a tener una idea de los patrones con los cuales debe aprender a
convivir.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, La finalidad de Cmo
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administrar su tiempo.
Qu estrategia es recomendable para tratar con los factores que estn ms all de su
control (como las fluctuaciones del mercado de valores o llamadas de clientes)?
Desarrollar planes de contingencia con anterioridad de modo que pueda estar mejor
preparado para cuando surjan estos factores que no puede controlar. Esto contribuye a
garantizar que sus tareas fundamentales se realicen en cualquier caso.
Por ejemplo, si reconoce que tal vez deba trabajar hasta tarde una noche a la semana en
caso de que la relacin con el cliente supere un determinado periodo, estar listo para
cuando esto ocurra. Adems habr planificado el tiempo, lo cual har que las horas extra
sean menos estresantes.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, La finalidad de Cmo
administrar su tiempo, Planificacin.
De qu manera simple se puede transformar al trabajo con el papeleo en una actividad

productiva?
Intente acabar con todo el papeleo una sola vez.
Cuando los papeles se acumulan, el trabajo es abrumador. Algunas medidas
recomendables para gestionar el papeleo son las siguientes:
transfiraselo a otro colega para que realice el seguimiento
respndalo inmediatamente a travs de telfono, memorando o correo electrnico
archvelo
descrtelo.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Cmo controlar las
prdidas de tiempo.
Una vez que haya clasificado sus actividades por categoras, puede comenzar el proceso de
analizar el registro. Para evaluar la utilizacin de su tiempo de la mejor manera, el texto
sugiere que debe coordinar ciertas cosas?
Coordinar cmo utilizar su tiempo y sus responsabilidades fundamentales.
Si compara la forma en la que actualmente utiliza su tiempo, segn el registro, y sus
responsabilidades principales, podr identificar sus prdidas de tiempo. Adems, cuando
aparezcan las prdidas de tiempo, puede comenzar a desarrollar estrategias para evitarlas.
Recuerde que el objetivo principal es evaluar su tiempo con vistas a conseguir beneficios.
No querr pasar la mitad de su tiempo en actividades que representan un beneficio mnimo.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Comprender cmo
utiliza su tiempo.
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Controlar las prdidas de tiempo es una estrategia clave que puede utilizar para administrar
su tiempo ms efectivamente. Cmo podra definir una "prdida de tiempo"?
Una prdida de tiempo es todo aquello que le impida hacer las cosas que tienen ms valor e
importancia para usted.
Recuerde: las prdidas de tiempo son distintas segn la persona. Lo que representa una
prdida de tiempo para algunos puede ser tiempo bien invertido para otros.
prdidas de tiempo.
Cuando est en proceso de desarrollar y probar estrategias para controlar las prdidas de
tiempo que ha identificado, qu es recomendable hacer? Informar a sus colegas y
subordinados directos de lo que est intentando hacer o experimentar primero y no
contrselo a nadie?
Informe a sus colegas y subordinados directos de que est intentando controlar las prdidas
de tiempo.
Consiga su apoyo y solicite sus comentarios. Deshacerse de las prdidas de tiempo puede
ser contagioso. Vale la pena trabajar juntos.
prdidas de tiempo.
Los objetivos son fundamentales para el control efectivo del tiempo; le indican cmo debera
utilizar su tiempo. Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe tener en cuenta
tres tipos de objetivos. Mencinelos.
Los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.
Para planificar y administrar su tiempo de verdad, debe revisar sus objetivos y prioridades a
largo plazo: los objetivos de la empresa, del departamento y los personales.
Estos objetivos le indicarn cmo utilizar su tiempo al permitirle identificar las tareas
especficas que debe realizar y lo ayudarn a determinar qu tareas no debera realizar.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Los objetivos como
hitos.
Una vez que haya identificado sus objetivos, cul es la siguiente tarea fundamental para
administrar su tiempo?
Despus de identificar sus objetivos, el siguiente paso recomendado es dividir sus objetivos
en tareas fciles de gestionar. Comience por repasar cada uno de sus objetivos
individualmente y enumere todas las tareas fundamentales necesarias para lograr cada
objetivo. Establezca un orden secuencial de tareas.
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Luego, calcule cunto tiempo le llevar realizar cada tarea o actividad. Cuando haga el
clculo del tiempo, recuerde dejar un margen de un 10-20% de tiempo para los resultados
imprevistos.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Cmo programar su
tiempo, Cmo dividir los objetivos en tareas manejables.
Una de las tareas ms difciles para administrar el tiempo efectivamente es aprender

cundo y cmo decir que "no" a las tareas no prioritarias, especialmente cuando le son
solicitadas por sus superiores. Cul es la forma recomendable de decir "no" cuando su
gerente le pide que trabaje en un proyecto no prioritario?
Enumerar los proyectos en los que est trabajando actualmente y solicitar a quien le
propuso la tarea que establezca la prioridad del nuevo proyecto en relacin a los actuales.
Es posible que su gerente no sepa el impacto que el nuevo proyecto tendr en lo que usted
est haciendo o que decida que su orden es ms importante y est dispuesto a cambiar la
prioridad de los proyectos existentes.
Si le pide a su gerente que lo ayude a determinar las prioridades, mantendr su tiempo bien
administrado y a la vez se mostrar como miembro de un equipo dispuesto a realizar tareas
urgentes.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Conceptos bsicos, Preguntas ms
frecuentes, Cmo aprendo a decir que no?
Un consejo para atenerse a su agenda dice lo siguiente: "No luche por alcanzar la
perfeccin. Si logra ---% de su objetivo del da, ha tenido xito." Cul es ese porcentaje?
90%.
Si logra el 90 por ciento de su objetivo del da, ha tenido xito.
Consulte tambin Cmo administrar su tiempo: Consejos, Consejos para atenerse a su
agenda.
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Harvard Management Update, febrero de 1997
Fairly Timeless Insights on How to Manage Your

Time (Ideas intemporales sobre cmo administrar su
tiempo)
por Jim Billington
l comienzo del ao es, por obvias razones, el momento de mayores ventas para los
fabricantes de calendarios, agendas personales y organizadores electrnicos. Pero cunto

debe invertir en esa tecnologa? Tal vez menos de lo que usted cree, dicen los expertos. Los
que saben ms sobre la administracin del tiempo sugieren que, aunque tal vez usted no quiera
deshacerse de estos formidables aparatos, tampoco deberan ser su principal preocupacin.
Administrar bien el tiempo significa ms bien tener prioridades que agendas, ms bien saber
concentrarse que tener una frentica actividad.
Siempre aparecen nuevos libros sobre cmo administrar el tiempo, y el ltimo autor en lograr un
lugar en la lista de los ms vendidos es Stephen Covey, con su libro First Things First. La
siguiente afirmacin resume su forma de pensar, la cual rene algunas de las clsicas
enseanzas del tema: "Lo ms importante es que lo ms importante sea siempre lo ms
importante. " Uno puede escuchar las palabras de Peter Drucker, quien 30 aos atrs escribi
lo siguiente en su libro The Effective Executive: "Hacer lo correcto es ms importante que
hacerlo de un modo correcto."
A pesar de estas verdades, an queda mucho ms por leer sobre cmo administrar el tiempo
poniendo el nfasis en cmo hacer las cosas ms rpidamentefundamentalmente, cmo
administrar una lista de tareas a realizar. Todos estos pensamientos aumentan las ventas de
agendas y organizadores, lo cual a veces da como resultado gerentes exhaustos acarreando
pesados y caros libros. Debe haber una manera mejorde hecho, la hay. Hemos investigado la
literatura reciente sobre la materia e incluso hemos asistido a un seminario dictado por Covey y,
con la intencin de que usted pueda ahorrar lo que ya sabemos, hemos extrado algunas ideas
fundamentales:
Comience desde el balcn. Cuando se embarque en un proyecto importante, visualice el
resultado final. Imagine con el mximo detalle posible el resultado esperado de su esfuerzo
individual o del esfuerzo de su equipo. Si le sirve de ayuda, piense en la frase que menciona
Ronald Heifetz, co-autor de "The Work of Leadership" en el ltimo nmero de Harvard Business
Review: "subirse al balcn"ver todo el campo de juego y el lugar en donde su tarea debera
intervenir. Seguramente querr obtener el comentario de otros mientras hace estas
consideraciones, especialmente los de sus superiores. Si usted y su jefe buscan resultados
diferentes, por ms eficiente que usted sea, no lograr resolver esta confusin; de hecho, tal
vez termine arruinndolo todo ms rpidamente.
Hoy en da, la declaracin de la misin tiene una reputacin un tanto variada. Pero le puede ser
til para mantener sus proyectos a corto y mediano plazo en lnea con sus objetivos a largo
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plazo. Covey recomienda crear declaraciones de la misin personal y profesional y luego

compararlas con lo que lleva a cabo cada semana. Para elaborar esas declaraciones, srvase
del conocido principio del epitafio: establezca los objetivos que quisiera que todos recordasen al
final de su vida como un resumen de su existencia profesional y personal.
Si la tarea no es necesaria, es necesario no hacerla. Es trillado, pero cierto: su tiempo es
precioso. Es ms, su talento es demasiado importante para malgastarlo en tareas que no
contribuyen directamente con la misin de su organizacin o de su vida personal. En el libro 7
Survival Skills for a Reengineered World, William Yeomans sugiere que la manera ms til de
seleccionar lo que es necesario es pensar en el efecto que tendrn en sus clientes todas las
decisiones y acciones que usted tome. Fjese bien quines son sus clientesno se trata slo
de la gente a la cual le vende, sus colegas o su jefe; sus seres queridos y sus amigos tambin
lo son.
Supere la adiccin a la urgencia. La mayora de las personas utilizan su tiempo laboral
haciendo cosas urgentes pero no relativamente importantes. Apagar incendios, responder
llamadas, enviar muchos memorandos, asistir a reuniones sin importanciaun gerente puede
ocupar todo su da en estas tareas pero sin agregar ningn valor duradero. Estas actividades
son urgentes e interesantes pero no tienen importancia. La adiccin a mantenerse ocupado
proviene en parte de la falta de autoestima, dicen los expertossi estoy as de saturado de
trabajo, debo ser importantey en parte del concepto errneo popular de la era industrial que
dice que el trabajo debe ser frentico para ser efectivo. (Vieron alguna vez a Charlie Chaplin
en Tiempos modernos?)
Un ingeniero dira que el trabajo puede definirse como una fuerza dirigida multiplicada por el
movimiento. Todo el movimiento del mundo no podra producir trabajo si no fuera combinado
con una direccin. Lo mismo sucede con nuestra vida profesional. El objetivo de administrar el
tiempo en forma inteligente es permitirle dedicar la mayor parte del tiempo al trabajo que es en
verdad importante, pero relativamente no urgente.
Una de las formas ms prcticas de concentrarse en el trabajo principal es reservar un
momento de cada da en el que se asle de los telfonos y dems interrupciones. Durante este
periodo, trabaje en su tarea prioritaria. Trasldese a otra oficina si es necesario. Pero no se
vaya a menos que se lo requiera debido a una real emergencia. Intente programar esta "cita
con usted mismo" para un momento del da que corresponda con su "hora pico" biolgicano
importa si es un madrugador o un ave nocturna, dedique una hora al da durante su periodo de
mxima energa para trabajar en su actividad ms importante.
Tambin disminuir la adiccin a la urgencia al agendarse menos actividades. Los autores
coinciden en pensar que slo la mitad de nuestro tiempo debera ser programada. La otra mitad
debera quedar libre para atender las necesidades del da y prever las interrupciones a nuestro
tiempo programado para satisfacer estas necesidades.
Equilibre los diferentes sectores de su vida. La administracin del tiempo no comprende
solamente el tiempo laboral. As como en el trabajo, perdemos mucho de nuestro tiempo libre
dedicado a actividades que no contribuyen a realizar su misin personal. Por ejemplo, mirar
televisin puede ser un antdoto a las presiones de la oficina, pero tal vez no contribuya
demasiado para alcanzar su objetivo de ser un buen esposo/a y padre/madre. Aplique a su vida
personal los mismos ejercicios que usa para mejorar la forma en la que utiliza el tiempo en el
trabajoverifique semanalmente si est cumpliendo con su declaracin personal. El sitio Web
que recomendamos al final de este artculo propone la idea justa: "Si aprendemos a equilibrar la
excelencia en el trabajo con la excelencia en la relajacin, nuestras vidas sern ms saludables
y mucho ms creativas."
Para que no piense que estamos dirigindonos hacia el ozono filosfico, vamos a finalizar
ofreciendo seis consejos prcticos, y tambin conocidos, que extrajimos de nuestra lectura
acerca de cmo mejorar nuestra eficiencia cuando ya hemos elegido las tareas que
consideramos importantes:
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1. No interrumpa su trabajo cuando llegue el correo.

2. Si debe trabajar sobre algn documento, hgalo en ese momentono trabaje en el
mismo documento dos veces.
3. Verifique quin llama antes de atender.
4. Combine las respuestas a llamadas y el tiempo de las visitas.
5. Al finalizar la semana, descarte todos los avisos informativos que haya recibido.
6. Evite asistir a reuniones con ms de 12 participantes. No se lograr nada.
Y recuerde otra pregunta para formularse diariamente: "Qu puedo hacer hoy que hara mi
vida mejor maana?"
Si desea saber ms . . .
First Things First por Stephen R. Covey (1994, Simon and Schuster, 373 pp., $14.00, Tel. 800223-2348 o 212-698-7000)
The Organized Executive: A Program for Productivity por Stephanie Winston (1994, Warner
Books, 383 pp., $12.99, Tel. 212-522-7200)
"Salvaging Sales Scrap Time" por Rebecca Morgan (American Salesman, octubre de 1996,
National Research Bureau, Information Access Co.)
7 Survival Skills for a Reengineered World por William N. Yeomans (1996, A Dutton Book, The
Penguin Group, 343 pp., $24.95, Tel. 800-526-0886 o 212-366-2000)
Time Management for Dummies por Jeffrey J. Mayer (1995, IDG Books, 273 pp., $16.99, Tel.
800-762-2974)
"The Work of Leadership" por Ronald Heifetz and Donald L. Laurie (Harvard Business Review,
enero y febrero de 1997, Tel. 800-988-0886 o 617-496-1449)
Copyright 1997. Harvard Business School Publishing Corporation. Todos los derechos reservados.
Notas
Cmo administrar su tiempo
Conceptos bsicos
Stephen R. Covey, Roger Merrill y Rebecca R. Merill. First Things
First: To Live, to Love, to Learn, to Leave a Legacy. Nueva York:
Simon & Schuster, 1995.
William Oncken. Managing Management Time: Whos Got the
Monkey? Nueva York: Prentice-Hall Trade, 1987.
Jim Temme. Productivity Power: 250 Great Ideas for Being More
Productive. Mission, KS: SkillPath Publications, Inc., 1993.
Pgina 31 de 31
Alex MacKenzie. The Time Trap. Nueva York: AMACOM, 1997.

Pasos
Oncken, Managing Management Time.
MacKenzie, The Time Trap.
Consejos
Covey, et al, First Things First.
Temme, Productivity Power.
Herramientas
Oncken, Managing Management Time.
Temme, Productivity Power.

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La finalidad de administrar su tiempo

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Seguimiento y evaluacin. Despus de haber cumplido su plan durante un

Comprender cmo utiliza su tiempo

Cmo encontrar patrones

El uso de su tiempo coincide con sus responsabilidades principales? Pasar la

Piense si cada actividad realizada serva al desarrollo de sus objetivos y prioridades o si

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Los objetivos como hitos

Le permiten identificar las tareas especficas que necesita realizar.

Conozca sus responsabilidades principales, y concntrese en sus objetivos y

Cmo programar su tiempo

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podr estar disponible para realizar otros trabajos. Algunas

listas de tareas a realizar

Prioridad A. Objetivos y tareas de gran valor y de mayor preocupacin.

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Consulte tambin Gestin de proyecto: Conceptos bsicos.

Una vez planificada su agenda, mantngala a mano. Un calendario de pared o de escritorio

las tareas por orden de prioridad

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incluir solo la mitad de las cosas que cree poder hacer.

Cmo controlar las prdidas de tiempo

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Cmo manejar las interrupciones

controlar previamente quin llama, ya sea mediante un asistente o el buzn de voz

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informar a todos sobre su programacin

Qu hacer con el papeleo

Para las respuestas rpidas, comunquese personalmente, por correo electrnico o

Combata las dilaciones

Exceso de planes: tal vez usted prolongue el proceso

Antes de asistir a una reunin, decida si usted es el mejor representante. Si

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verdaderamente necesario celebrar la reunin preferentemente cara a cara antes que

Cmo hacer funcionar su agenda

Revise su agenda la noche o la tarde del da anterior.

Controle y evale su agenda

Est cumpliendo con las tareas establecidas para la semana?

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De qu manera la delegacin de responsabilidades puede contribuir a la administracin

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