DataGramaZero - Revista de Cincia da Informao - Artigo 04

DataGramaZero - Revista de Cincia da Informao - v.4 n.4 ago/03

ARTIGO 04

Metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico - GED/A: estudo

comparativo de modelos e formulao de uma proposta preliminar
Metadata for Electronic Records Management: a comparative study of models and formulation of a preliminary proposition

por Katia P. Thomaz e Vilma Moreira dos Santos

Resumo: O artigo apresenta uma anlise comparativa dos modelos de metadados produzidos pelos principais projetos de
manuteno de documentos eletrnicos de arquivo. Esses projetos foram utilizados como referencial terico-metodolgico
para uma pesquisa de doutorado sobre a problemtica do documento eletrnico de arquivo, em andamento na Escola de
Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais. Alm de divulgar os estudos j realizados no escopo dessa
pesquisa, o artigo tem como objetivo submeter apreciao da comunidade acadmica e dos profissionais ligados ao campo
da arquivstica um modelo preliminar de metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico.
A expectativa promover a discusso acadmica em torno do tema e motivar o envio de crticas e sugestes que possam
contribuir para o desenvolvimento da pesquisa.
Palavras-chave: Arquivologia; Gesto de Documentos de Arquivo; Gesto Eletrnica de Documentos de Arquivo;
Documento Eletrnico de Arquivo; Metadados.
Abstract: This article presents a comparative study of metadata models proposed by some of the main projects on electronic
recordkeeping. These projects were analysed in order to formulate the theoretical and methodological basis for a doctoral
research project on the matter, which is being executed at School of Information Science of Federal University of Minas
Gerais, Brazil. The aim of this article is to make public and discuss the preliminary results of the research.
Keywords: Archival Science; Records Management; Electronic Recordkeeping; Electronic Record; Metadata.

1. Introduo
Em janeiro de 1991, pesquisadores de vrias reas do conhecimento e de diferentes pases se reuniram em
Washington, por iniciativa da National Historical Publications and Records Comission - NHPRC, rgo vinculado
ao National Archives and Records Administration - NARA. Os participantes desse encontro tiveram como objetivo
debater temas relacionados ao gerenciamento de documentos eletrnicos de carter arquivstico e produziram, ao
final do encontro, uma agenda contendo vrios itens a serem priorizados nas pesquisas da dcada que se iniciava
(NARA/NHPRC, 2000).
O encontro de Washington pode ser considerado um marco no desenvolvimento da pesquisa no campo dos
documentos eletrnicos de arquivo, pois, pela primeira vez, foi sistematizada uma agenda de pesquisa que se
desdobrou em projetos em vrias instituies acadmicas e arquivsticas. Alguns desses projetos foram
considerados fundamentais para compor o referencial terico do projeto de pesquisa para admisso no PPGCI [1],
nvel de doutorado, levando-se em conta o carter acadmico dos mesmos e a sua repercusso em eventos da rea.
Nesse artigo pretende-se desenvolver uma anlise comparativa desses projetos, de modo a se obter um
embasamento terico-metodolgico para a elaborao de um modelo conceitual de metadados, objetivo principal
da pesquisa de doutorado, ora em andamento. Os projetos selecionados para estudo foram os seguintes:

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* Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping- 1993 a 1996 (coordenado por Richardo Cox,
da Universidade de Pittsburgh, USA);
* Strategic Partnerships with Industry - Research & Training SPIRT 1998 a 1999 (coordenado por Sue
McKemmish da Universidade de Monash, Austrlia);
* International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems - InterPARES - 1999 a
2001 (coordenado por Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, Canad).

Tentando cobrir o escopo mnimo necessrio para a compreenso dos assuntos tratados, o artigo foi estruturado nos
seguintes tpicos:
* o contexto do gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstivo - GED/A
* metadados para preservao de objetos digitais
* o modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS), um ponto de partida potencial para a
construo de uma estrutura de metadados de preservao digital
* estudo comparativo dos projetos de manuteno de documentos eletrnicos de carter arquivstico
* um modelo preliminar de metadados para gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico.

Cabe ressaltar o carter preliminar desses estudos, uma vez que a pesquisa encontra-se em andamento. A nossa
expectativa promover a discusso acadmica em torno do tema e motivar o envio de crticas e sugestes que
possam contribuir para o desenvolvimento desta pesquisa [2].

2. O contexto do gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico - GED/A

No ambiente manual, os documentos provenientes das funes ou dos processos de uma organizao tm sido
mantidos sempre juntos num "sistema de gerenciamento de documentos de arquivo". Tais sistemas tm funcionado
como suporte aos responsveis pelos processos e suas transaes e tm, como principal objetivo, preservar os
documentos em seus componentes individuais (isto , contedo, estrutura e contexto) bem como sua relao dentro
de uma srie histrica de eventos para que se possam reconstruir fatos, eventos ou transaes com a confiana
necessria. Essas caractersticas so cruciais para a preservao da provenincia e do valor de prova. (NARA/
NHRPC, 1999)

RECORDS MANAGEMENT
ELECTRONICS RECORDS
MANAGEMENTS

TRADITIONAL RECORDS
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MANAGEMENTS
Todos os
suportes,
inclusive papel
MANUAL

ELECTRONIC
RECORDKEEPING

Somente eletrnico

AUTOMATIZADO

FIGURA 1 - O contexto do records management (gesto de documentos de arquivo), segundo o NARA/NHRPC

(2000).
A FIG. 1 ilustra as disciplinas do campo do records management, num modelo proposto pelo NARA/NHPRC
(2000). Os termos dessa figura so assim conceituados:

* records management: planejamento, controle, direcionamento, organizao, treinamento, promoo e

outras atividades gerenciais envolvidas na criao, manuteno, uso, e eliminao dos documentos de
arquivo com vistas a atingir a adequada e correta documentao das polticas e transaes do governo
federal;
* electronic records management: utilizao de tcnicas automatizadas para gerenciar documentos de
arquivo, independentemente de seu formato; termo mais abrangente para se referir ao gerenciamento, por
meios eletrnicos, de documentos em formatos variados, sejam eles eletrnicos, papel, microforma, etc;
* electronic recordkeeping: processos automatizados para gerenciar os documentos eletrnicos de
arquivo de uma agncia do governo; tratam da preservao do contedo, contexto e estrutura do
documento eletrnico atravs do tempo.

Segundo a proposta do NARA, o termo "records management" est abrigando a gesto de documentos nos moldes
tradicionais, em que as operaes se davam manualmente, como tambm o uso de recursos eletrnicos para o
gerenciamento de documentos eletrnicos e outros suportes. Para esse ltimo caso, o NARA prope o termo
"electronic records management", cujo conceito poderia ser representado em lngua portuguesa pelo termo
gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico e pela sigla GED/A. Verifica-se, tambm, que
o termo "electronic recordkeeping", ainda segundo o NARA, est sendo usado para designar a parte desse
gerenciamento eletrnico que trata dos documentos efetivamente eletrnicos.
O estudo da literatura tem-nos levado a inferir que o termo "keeping" vem sendo empregado para se referir apenas
sistemtica de manuteno de documentos de arquivo, excluindo os processos gerenciais de planejamento e
administrao. Os projetos analisados neste artigo adotam o termo "recordkeeping" (sem o adjetivo "electronic")
para incorporar, dentro dessa sistemtica de manuteno, os documentos em suporte no eletrnico.
Considerando o exposto, estamos adotando ao longo deste artigo as seguintes tradues:

* records management gesto de documentos de arquivo;

* electronic records management gesto eletrnica de documentos de arquivo ou simplesmente GED/A;
* recordkeeping manuteno de documentos de arquivo;
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* electronic recordkeeping - manuteno de documentos eletrnicos de arquivo.

Os projetos analisados neste artigo e os principais autores do campo da arquivstica tm defendido a abordagem de
metadados para o gerenciamento eletrnico de documentos de arquivo, por considerarem mais adequada nova
realidade do alto volume de informao e complexidade do ambiente eletrnico. O grande desafio est na
identificao das caractersticas do mundo real e virtual (dos computadores) a serem preservadas.

3. Metadados para preservao digital

O termo metadados antecede a Web tendo, aparentemente, sido cunhado por Jack Myers nos anos 60 para
descrever arquivos eletrnicos (MILSTEAD & FELDMAN, 1999) mas comeou a aparecer mais freqentemente
na literatura sobre Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados (SGBD) nos anos 80, para descrever as
caractersticas das informaes armazenadas nos bancos de dados (VELLUCCI, 1998, p. 191).
No domnio dos SGBD's, os metadados so definidos simplesmente como "dados sobre dados". MILSTEAD &
FIELDMAN (1999) defendem a idia de que, na verdade, os metadados antecedem a existncia do prprio termo e
citam como um exemplo tpico o conhecido formato MARC Machine Readable Cataloging para descrever
documentos. Nossa discusso, no entanto, se concentra nos sistemas que esto sendo desenvolvidos na atualidade,
isto , aps o aparecimento das fontes eletrnicas.
O que so, afinal, metadados? O conceito est provando ser de difcil definio. A cada publicao, deparamos
com uma definio diferente, direcionada a um tipo especfico de aplicao ou uso. FERREIRA (1986) define o
prefixo "meta" como primeiro elemento de compostos eruditos com a idia de "mudana", "posterioridade",
"alm", "transcendncia", "reflexo crtica sobre" o que nos remete idia de metalinguagem, ou seja, "linguagem
para descrever outra linguagem ou qualquer sistema de significao: todo discurso acerca de uma lngua, como as
definies dos dicionrios, as regras gramaticais, etc.". Esse conceito nos parece bastante apropriado para o
ambiente da tecnologia da informao onde temos informao representada conforme regras e padres definidos
por uma linguagem de mquina e tudo o que precisamos so orientaes para sua interpretao. Segundo nossa
viso, os metadados constituiriam, portanto, tais orientaes.
Wendler (segundo OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata, 2001, p. 2) observa que, no contexto
dos objetos digitais, os metadados esto associados a uma de trs categorias funcionais:

* Descritivo: facilitar a descoberta e identificao de fonte;

* Administrativo: suportar o gerenciamento de fonte dentro de uma coleo;
* Estrutural: juntar os componentes de objetos de informao complexos.

Das trs categorias, a que tem recebido maior ateno, notadamente atravs da iniciativa de metadados Dublin
Core, a categoria descritiva que, como vimos, visa solucionar, apenas, a pesquisa de fontes eletrnicas.
Entretanto, conforme ressaltado pelo grupo OCLC/RLG, "a crescente preocupao dos desafios colocados pela
preservao digital - a reteno de objetos digitais por longo prazo - tem ressaltado a necessidade de metadados
alm da descoberta de fonte".
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Experincias anteriores no ambiente da computao indicam que o gerenciamento efetivo de objetos digitais tende
a ser facilitado atravs da criao, manuteno e evoluo de metadados. Os metadados podem, por exemplo,
documentar procedimentos associados preservao, especificar direitos de acesso e estabelecer a autenticidade do
contedo digital. Podem unir os diversos componentes constituintes de um objeto complexo e, ainda, as diversas
verses do mesmo objeto. Em resumo, a criao e o desdobramento de metadados de preservao tende a ser
um componente chave para a maioria das estratgias de preservao digital.
Assim, uma estrutura de metadados de preservao digital deve descrever os tipos de informao que devem ser
associados aos objetos digitais num ambiente de armazenamento e essa estrutura deve ser genrica, abrangente,
estruturada e aplicvel a uma vasta gama de objetos, atividades e instituies de preservao. Dentro dessa
perspectiva o modelo de referncia Open Archival Information System - OAIS tem-se destacado na comunidade
internacional dos profissionais ligados a instituies culturais, j contando com vrias iniciativas de implementao
(OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata, 2001, p. 6).

4. O modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS)

A pedido da International Organization for Standardization (ISO), o Consultative Committee for Space Data
Systems (CCSDS) - organismo internacional de cooperao entre agncias de pesquisa interessadas no
desenvolvimento de padres para tratamento de dados espaciais - comeou a coordenar uma iniciativa para o
desenvolvimento de padres arquivsticos para o armazenamento de dados em formato digital por longo-prazo. O
CCSDS comeou, ento, a produzir um modelo de referncia que permitiria estabelecer a terminologia e os
conceitos bsicos para descrever e comparar modelos de dados e arquiteturas de arquivos, identificar as entidades
significativas e os relacionamentos entre entidades num ambiente de arquivos, esclarecer a funo-chave e os
componentes de informao de um sistema de arquivos e, finalmente, servir como um arcabouo (framework) para
as atividades de construo de padres.

FIGURA 2 - O contexto de um OAIS (NASA/CCSDS, 2001)

Os trabalhos resultaram na publicao do modelo de referncia Open Archival Information System (OAIS), em
maro de 1999. O modelo de referncia um arcabouo conceitual para um sistema de arquivos voltado para a
preservao e a manuteno de acesso a informao digital por longo prazo. Descreve o ambiente, os componentes
funcionais e a infra-estrutura de informao para suportar os processos do OAIS. O modelo passou por uma
extensa reviso que envolveu, alm da comunidade espacial, bibliotecas, arquivos e outras instituies culturais,
agncias de governo e o setor privado. Uma verso revisada foi publicada em julho de 2001 e a verso final em
janeiro de 2002 [3].
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O modelo de referncia define um OAIS como "uma organizao de pessoas e sistemas que aceitaram a
responsabilidade de preservar informao e torn-la disponvel a uma Comunidade Alvo" (NASA/CCSDS, 2001).
Como pode ser observado pela FIG. 2, seu contexto formado pela interao de trs entidades: Produtores
(Producers), Consumidores (Consumers), e Gerncia (Management). Os Produtores fornecem as informaes que
o arquivo deve preservar. Os Consumidores so aqueles que utilizam tais informaes. Uma categoria especial de
Consumidores a Comunidade Alvo - o subconjunto de consumidores que deve entender a informao preservada
na forma armazenada. A Gerncia a entidade responsvel pelo estabelecimento das polticas gerais do arquivo,
dentro de um domnio mais abrangente de polticas.

FIGURA 3 - O Pacote de Informao Arquivstica - PIA (NASA/CCSDS, 2002)

A parte do modelo de referncia que mais interessa para a questo dos metadados de preservao o modelo de
informao, cujo componente central o Pacote de Informao Arquivstica - PIA (Archival Information Package AIP). O diagrama UML [4] da FIG. 3 ilustra o conceito.
O Pacote de Informao Arquivstica um continente [5] conceitual de dois tipos de informao: Informao de
Contedo (Content Information) e Informao de Descrio de Preservao (Preservation Description
Information). A Informao de Contedo e a Informao de Descrio de Preservao so unidas e identificadas
pela Informao de Empacotamento (Packaging Information). A Informao de Contedo a informao
propriamente dita, alvo da preservao. Consiste do Objeto de Dados (Data Object) - os bits, no caso de objetos
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digitais - e sua Informao de Representao (Representation Information) associada, isto , informao crtica
responsvel pela interpretao da cadeia de bit's do Objeto de Dados. A Informao de Representao pode ser
Estrutural (Structural) ou Semntica (Semantic). A Informao de Descrio de Preservao, por sua vez,
acrescenta significado Informao de Contedo em quatro aspectos: Informao de Referncia (Reference
Information), Informao de Provenincia (Provenance Information), Informao de Contexto (Context
Information) e Informao de Integridade (Fixity Information).
importante destacar a natureza recursiva da Informao de Representao. Se a prpria Informao de
Representao estiver na forma digital, mais Informao de Representao ser necessria para entender os seus
bit's e assim sucessivamente at um documento fsico, de total compreenso humana, que d incio ao o
processo de interpretao. Destaca-se, ainda, que a interpretao de um Objeto de Dados depende no somente da
Informao de Representao mas tambm da base de conhecimento dos Consumidores. Essa base de
conhecimento, utilizada para entender e interpretar os dados, externa ao modelo, no sendo, portanto, mantida,
desenvolvida ou preservada como parte da funo arquivstica.
Dada a fora do modelo de referncia OAIS, em vias de tornar-se um padro internacional (ISO 14.721), e sua
aplicabilidade aos objetivos do projeto de pesquisa, decidiu-se adot-lo como ponto de partida para a comparao
dos metadados dos modelos propostos pelos projetos analisados e elaborao de uma proposta preliminar.

5. Estudo comparativo dos projetos de gerenciamento de documentos de carter arquivstico

Para desenvolvimento do estudo comparativo, os projetos foram analisados nos seguintes aspectos: justificativa e
objetivos; premissas; metodologia de trabalho; estrutura de metadados; e elementos de metadados, agrupados
segundo o modelo de referncia Open Archives Information Systems - OAIS. Esse ltimo aspecto no ser
apresentado neste artigo por se tratar de um conjunto muito extenso e intrincado de informaes. Apenas a sntese
dos elementos comparados, devidamente relacionados sua origem por um padro de cores, ser descrita no
modelo preliminar de metadados para gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico.
5.1 Justificativas e objetivos
O projeto de Pittsburg estabeleceu como objetivo especfico o desenvolvimento de um conjunto de requisitos
funcionais [6] para sistemas de manuteno de documentos de arquivo [7] - atendendo, dentre outras, todas as
necessidades legais e administrativas de uma organizao especfica. No decorrer do projeto buscou, tambm,
identificar como a cultura e polticas organizacionais e a tecnologia da informao podem afetar as funes de
manuteno.
O projeto SPIRT estabeleceu como objetivo especfico a definio e a codificao de um conjunto genrico de
metadados necessrios para a manuteno de documentos de arquivo em ambientes distribudos, ou seja, ambientes
de rede local e/ou remota. Tais metadados devem garantir a manuteno da evidncia e o acesso contnuo aos
documentos eletrnicos de arquivo para fins de governabilidade (governance), prestao de contas
(accountability), memria (memory) e identidade (identity). Ao trmino, o projeto recebeu um convite do
Standards Australia Committee IT/21 para participar da elaborao de um padro australiano de metadados para
manuteno de documentos de arquivo baseado no modelo produzido. Um subcomit do IT/21, presidido por
Adrian Cunningham, foi estabelecido para tratar do assunto.
O projeto InterPARES estabeleceu como objetivo geral o "desenvolvimento de conhecimento terico e
metodolgico essencial preservao permanente de documentos de arquivo gerados eletronicamente e, com base
nesse conhecimento, formular um modelo de estratgias, polticas e padres capazes de assegurar sua preservao".
Este objetivo foi formulado ao se constatar que a capacidade de garantir a autenticidade, bem como a preservao

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por longo prazo, est ameaada por fatores de natureza diversa, tais como: a natureza proprietria do software e
meios de armazenamento, a obsolescncia tecnolgica, a grande diversidade de formatos, a grande complexidade
dos relacionamentos fsicos e lgicos no ambiente eletrnico, a fragilidade dos meios de armazenamento, a
facilidade de manipulao dos sistemas eletrnicos e a coexistncia de ambientes hbridos (convencional e
eletrnico).
Em termos de objetivos interessante verificar que os projetos podem ser considerados complementares. Enquanto
o projeto de Pittsburgh se dedica aos estudos de requisitos funcionais, o projeto SPIRT busca a definio de
metadados e o InterPARES volta-se para o desenvolvimento de polticas e estratgias. Na prtica, entretanto, o
projeto de Pittsburgh acabou modelando um conjunto de metadados que foi utilizado como base para o projeto
SPIRT.
Em termos de foco, os projetos de Pittsburgh e SPIRT preocupam-se com os arquivos nas fases corrente e
intermediria, por entenderem que uma soluo nessas fases se refletir naturalmente na fase subsequente - a
permanente. O projeto InterPARES, por sua vez, preocupa-se com os arquivos na fase permanente, e defende a
idia de que, nesta fase, cessam os interesses de preservao por parte da organizao produtora e, portanto, as
instituies pblicas devem assumir esse encargo em defesa dos interesses da sociedade. Nesse aspecto o projeto
InterPARES se diverge radicalmente do projeto de Pittsburgh e, por conseguinte, do projeto SPIRT, uma vez que
esses ltimos acreditam na possibilidade de permanncia dos documentos de arquivo nas organizaes produtoras
em sua fase permanente dentro da chamada "perspectiva de continuidade" (continuum perspective).
(ERLANDSSON, 1996)
Dentro de uma viso da arquivstica sistmica integrada contemplada nos pressupostos da legislao arquivstica
brasileira, acredita-se que os modelos devem ser adotados desde a fase corrente mas, de acordo com o projeto
InterPARES, julgamos necessria a transferncia definitiva dos documentos de arquivo para as instituies
arquivsticas pblicas em sua fase permanente.
Na verdade, vamos um pouco alm dessa idia e, em funo da natureza dinmica e flexvel dos negcios e do
legado de software aplicativo em funcionamento dentro das prprias organizaes produtoras, recomenda-se a
criao de um novo ambiente para a manuteno de documentos eletrnicos de carter arquivstico
considerados de valor permanente, ainda nas fases corrente e intermediria. Damos a esse novo ambiente o
nome de Armazm de Documentos de Arquivo (Records Warehouse) [8], cuja funo primordial manter
metadados para documentos de arquivo em formato convencional e eletrnico e, especificamente para os
documentos eletrnicos, promover seu recolhimento e formatao conforme padres de gerenciamento
previamente definidos. Cabe ressaltar que esse recolhimento se dar no ambiente operacional (hardware/
software) de gerao desse documentos.
5.2 Premissas e princpios fundamentais
O projeto de Pittsburgh parte das seguintes premissas:

a) os requisitos funcionais para documentos de arquivo gerados eletronicamente so basicamente os mesmos

considerados para documentos convencionais [9], mas vrios requisitos no sero atendidos atravs dos
mtodos tradicionais desenvolvidos para o papel;
b) as diferentes reas de negcio apresentam diferentes graus de risco associados;
c) os requisitos funcionais devem ser independentes de software;

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d) reas de negcio similares tero os mesmos requisitos, mas a cultura corporativa determinar a escolha
das tticas; e
e) a cultura corporativa ser fator determinante para o atendimento dos requisitos.

Um dos pontos-chave para entendimento da abordagem adotada pelo projeto SPIRT a viso da gesto contnua
dos documentos de arquivo (continuum perspective). Na gesto contnua, os documentos no so vistos como
objetos passivos, descritos posteriormente no momento de sua transferncia para arquivos permanentes. Os
processos relacionados descrio podem iniciar no momento ou, mesmo, antes da criao dos documentos e
continuar ao longo de sua vida. No ambiente de rede e dos novos paradigmas emergentes da informao, o objeto
informacional do tipo documento (document-like infomation object DIO) pode, por si mesmo, tornar-se o agente
da ao. Nessa condio de agente, ele pode provocar a tomada automtica de decises ou atos, previamente
planejados por membros da organizao e, ainda, registrar essa deciso ou ato. Dentro dessa tica, as premissas
fundamentais do projeto so as seguintes:

a) possvel identificar, categorizar, rotular e apresentar de maneira formal e padronizada, metadados que
suportem a manuteno de documentos de arquivo atravs do tempo e espao independentemente de onde,
quando ou como esses metadados forem capturados; e
b) essencial desenvolver padres de metadados para a manuteno de documentos de arquivo, compatveis
com as iniciativas desenvolvidas na comunidade mais abrangente de metadados.

O projeto InterPARES, por sua vez, formulou as seguintes premissas bsicas:

a) o projeto deve ser interdisciplinar e internacional, considerando o imenso escopo e abrangncia das
questes em torno da preservao por longo prazo de autnticos documentos de arquivo;
b) a tecnologia, por si s, no capaz de resolver todos os problemas ligados preservao de documentos
eletrnicos de arquivo por longo prazo (mesmo sabendo-se que os aspectos tecnolgicos inerentes questo
tendem a ser explorados em inmeros estudos e mtodos de migrao e que a indstria de software encontrase, de forma crescente, preocupada em desenvolver arquiteturas de sistemas abertos e promover
interoperabilidade entre tecnologias); e
c) na perspectiva da cincia arquivstica, a despeito de novas mdias e formatos de documentos eletrnicos,
os componentes essenciais que identificam e autenticam um documento de arquivo no se modificaram.

Nota-se que o projeto de Pittsburgh o nico a considerar em seus pressupostos a cultura corporativa como "fator
determinante para o atendimento dos requisitos". O projeto SPIRT focaliza a questo dos metadados como aspecto
central da preservao, bem como a interoperabilidade com outros padres de metadados para futuras trocas de
informao e utilizao de padres e ferramentas comuns. O projeto InterPARES destaca-se por retirar a nfase na
tecnologia voltando-se para o estudo e adaptao dos processos arquivsticos tradicionais.
Os trs aspectos levantados pelos projetos so importantes para um ambiente eletrnico para manuteno de
documentos de arquivo mas, a partir de nossos estudos, consideramos igualmente importantes os seguintes:

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a) o documento eletrnico deve ser considerado dentro das seguintes perspectivas: documento originalmente
eletrnico versus documento digitalizado para fins de preservao/acesso e documentos que registram os
atos da organizao (fatos ou eventos) versus documentos ou informaes utilizadas exclusivamente para
fins de processamento eletrnico (potencialidades);
b) a tecnologia deve servir ao homem, no o homem tecnologia;
c) uma maior fragmentao no gerenciamento da informao arquivstica deve ser evitada, buscando-se uma
soluo conjunta, que leve em conta os documentos convencionais e eletrnicos;
d) tendo em vista o carter legal, cultural e histrico da informao arquivstica, a dependncia de hardware
e software deve ser minimizada a partir do uso de padres abertos;
e) tendo em vista as barreiras econmicas que assolam nossa regio e os altos custos envolvidos na
montagem de ambientes eletrnicos voltados para a manuteno segura de documentos de arquivo por
longo prazo, as solues conjuntas devem ser incentivadas.

5.3 Mtodo de trabalho

O projeto de Pittsburgh definiu 13 (treze) requisitos funcionais de alto nvel necessrios para garantir a preservao
de evidncia em ambientes eletrnicos, extrados de uma extensa reviso de literatura das reas legal, auditoria,
gesto de documentos de arquivo, computao e gerenciamento geral. Esses requisitos foram representados numa
linguagem de regras de produo [10] passveis de teste dentro de um sistema. Em seguida, procedeu
especificao dos metadados a serem associados e mantidos juntamente com o contedo e a estrutura do
documento de arquivo, derivados dos requisitos funcionais e das regras de produo. A equipe do projeto foi
composta por trs grupos de participantes distintos: a) pessoas fsicas e jurdicas que funcionavam como
conselheiras do projeto; b) pessoas fsicas e jurdicas que aplicavam e/ou testavam os produtos do projeto; e c)
equipe do projeto, propriamente dita, composta por professores, estudantes e um consultor.
O projeto SPIRT desenvolveu um modelo conceitual de dados para os documentos de arquivo no seu contexto
administrativo e scio-legal em quatro etapas: a) anlise da garantia literria, b) mapeamento dos metadados; c)
metamodelagem (entendido como modelagem de metadados); e d) teste com exemplos retirados do "mundo real".
A anlise da garantira literria envolveu a descoberta e estudo das fontes obrigatrias para a especificao de
metadados de gesto de documentos de arquivo, padres nacionais e internacionais, declaraes de melhores
prticas e os resultados das pesquisas. No mapeamento dos metadados, o projeto SPIRT produziu uma sntese dos
elementos de metadados encontrados em conjuntos genricos e especficos, destacando-se: o Dublin Core - DC,
Australian Government Locator Service - AGLS, Business Acceptable Communications Model - BAC, General
International Standard Archival Description - ISAD (G), International Standard Archival Authority Record for
Corporate Bodies, Persons and Families - ISAAR, Encoded Archival Description Application Guidelines Version
1.0 - EAD, conjunto de metadados do Victorian Electronic Records Strategy - VERS e Recordkeeping Metadata
Standard for Commonwealth Agencies do National Achives of Australia. No que diz respeito metamodelagem,
foram empregadas duas tcnicas formais de modelagem da cincia da computao, quais sejam, Resource
Description Framework RDF [11]e Object Role Modelling ORM [12]. Conforme a documentao analisada, os
objetivos da metamodelagem foram: permitir uma descrio rigorosa dos metadados; destacar as inconsistncias e
lacunas; proporcionar uma melhor especificao e relacionamento com outros modelos; e, finalmente, servir como
um meio grfico para divulgao. Os elementos de metadados foram descritos atravs dos atributos definidos na
norma ISO/IEC 11179 [13] - Nome (Name), Identificador (Identifier), Verso(Version), Autoridade de Registro
(RegistrationAuthority), Idioma (Language), Definio (Definition), Obrigatoriedade (Obligation), Tipo de Dado

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(Datatype), Mximo de Ocorrncias (Maximum Occurence) e Comentrios (Comment) - e atributos adicionais

definidos no prprio projeto: Qualificador de Elemento (Element Qualifier), Componentes de Valor (Value
Components), Esquema (Scheme), Descrio (Description) e Exemplos (Examples). O teste com exemplos do
"mundo real" possibilitou destacar as inconsistncias e lacunas da sintaxe e expresses semnticas dentro do
conjunto e, tambm, fornecer orientaes para potenciais implementadores para a aplicao da sintaxe.
Para investigar a complexa variedade das questes que afetam a preservao permanente de documentos autnticos
no ambiente eletrnico, o projeto InterPARES definiu quatro campos interrelacionados de investigao,
conduzidos por fora tarefa especfica: a) Requisitos Conceituais para Preservao de Autnticos Documentos
Eletrnicos de Arquivo; b) Critrios e Metodologia para Avaliao de Autnticos Documentos Eletrnicos de
Arquivo; c) Metodologias para Preservao de Autnticos Documentos Eletrnicos de Arquivo; e d) Estrutura para
Desenvolvimento de Polticas, Estratgias e Padres. Alm dessas foras-tarefa, foi estabelecido um Comit de
Glossrio para controlar o uso de vocabulrio especializado dentro do projeto. As descobertas das foras-tarefa
foram analisadas por uma equipe internacional que conduzia grande parte do trabalho atravs de um frum de
discusso na Web e que se reunia trs vezes ao ano. Dependendo das questes de pesquisa, as foras-tarefa
empregavam diferentes metodologias, tais como, anlise diplomtica, entrevistas estruturadas e anlise e projeto de
sistemas. Uma metodologia comum, no entanto, foi traada para orientar todas as atividades de pesquisa: a
modelagem. As foras-tarefa, com a ajuda de engenheiros de conhecimento [14], representavam suas descobertas
em modelos para apresentao equipe internacional. A metodologia de modelagem consiste, de maneira geral, de
duas partes: representao grfica das entidades [15] envolvidas, seus atributos [16] e relacionamentos, e
identificao das atividades onde essas entidades esto envolvidas - a principal tcnica de modelagem adotada no
projeto foi o Integration Definition for Function Modelling - IDEF(0) [17]. A modelagem serve a vrios propsitos
mas principalmente para eliminar dvidas na utilizao de expresses, premissas, objetivos e interesses dos
diferentes especialistas e estabelecer uma determinao rigorosa e sistemtica do significado e implicao de cada
termo, conceito ou declarao introduzida. Coube ao primeiro campo de investigao - Requisitos Conceituais para
Preservao de Autnticos Documentos Eletrnicos de Arquivo - a tarefa de traduzir os requisitos em modelos para
o desenvolvimento de metodologias e tecnologias a serem aplicadas em diversas instituies arquivsticas. Os
resultados desses testes foram apresentados equipe internacional para aperfeioamento dos modelos. Esse
processo se deu de forma iterativa e teve como objetivo revelar alguns princpios bsicos para a escolha das
estratgias, polticas e padres a serem traados para a preservao de autnticos documentos eletrnicos de
arquivo.
importante notar que os trs projetos constituram-se de equipes multidisciplinares: profissionais dos arquivos e
profissionais da computao (no caso do projeto InterPARES tambm profissionais da diplomtica). Esse aspecto
vem demonstrar a forte tendncia de conscientizar as organizaes para a importncia do trabalho conjunto nas
atividades de concepo e projeto de sistemas eletrnicos de gerenciamento de documentos de arquivo. Esse
carter multidisciplinar trouxe, naturalmente, ferramentas e tcnicas originalmente adotadas no mbito da
computao para a cincia arquivstica: a modelagem de sistemas. O projeto de Pittsburgh utilizou tcnicas da
Inteligncia Artificial (Regras de Produo), o projeto SPIRT acompanhou as tendncias apontadas pelas
iniciativas W3C (RDF e ORM) e o projeto InterPARES utilizou ferramentas derivadas da Anlise e Projeto
Estruturado de Sistemas (IDEF(0)).
Somos levados a crer que um modelo grfico para representar as informaes e as funes envolvidas na
manuteno de documentos eletrnicos de arquivo essencial para o entendimento e o compartilhamento de idias
entre tcnicos e usurios. A fora desse modelo estar na capacidade de representao dos diversos elementos
envolvidos (funcionalidade), na facilidade de aprendizado/uso (usabilidade) e na abrangncia de utilizao.
Considerando a proposta de criao de um Armazm de Documentos de Arquivo, mencionada no item 4.1,
recomendamos a utilizao das tcnicas de modelagem de processos e de modelagem dimensional utilizadas no
desenho de Armazm de Dados (Datawarehouse). essencial, tambm, a descrio dos elementos de metadados
segundo a norma ISO/IEC 11179 e sua implementao em XML [18] para garantir interoperabilidade entre os
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diferentes ambientes de hardware e software.

5.4 Estrutura de metadados
O modelo de metadados concebido pelo projeto de Pittsburgh, denominado Business Acceptable Comunications BAC, prope seis camadas de metadados ligadas e retidas juntamente com o documento de arquivo. Essas
camadas, conforme mencionado no item 4.3, foram projetadas para atender os requisitos funcionais de evidncia
em ambientes distribudos de grande porte. So elas:

a) Manuseio (Handle Layer): "declara" o documento de arquivo, indica seu contexto (em nvel de transao)
e fornece os termos para sua pesquisa;
b) Termos e Condies (Terms & Conditions Layer): define os controles de acesso, uso e destinao
(disposition);
c) Estrutura (Structural Layer): detalha a estrutura de armazenamento e apresentao dos dados para
permitir a manuteno de seu valor de prova e a migrao para novo software e hardware;
d) Contexto (Contextual Layer): identifica a origem (ou seja, a pessoa, sistema ou dispositivo responsvel
pela criao do documento de arquivo) e fornece dados de suporte para uso do documento de arquivo como
evidncia de uma transao;
e) Contedo (Content Layer): contm os dados realmente envolvidos na transao;
f) Histrico de Uso (Use History Layer): documenta os usos significativos do documento de arquivo aps
sua criao, incluindo descrio, reedies (redacted releases), e destinao/ eliminao (disposition/
destruction) autorizada pelo perodo de reteno.

O esquema de metadados definido no projeto SPIRT, Australian Recordkeeping Metadata Schema RKMS, foi
construdo sobre um arranjo estrutural [19] que considera quatro classes de entidades primrias: Transaes
(Business), Agentes (Agents), Documentos-de-Arquivo (Records) e Processos-Arquivsticos (BusinessRecordkeeping), bem como os Relacionamentos (Relationships) entre as entidades e os Instrumentos-Legais
(Mandates) que governam as entidades e seus relacionamentos. O RKMS possibilita a captura de contexto de duas
formas: como texto dentro de uma descrio de metadado, ou como um relacionamento com outras entidades. No
segundo, deve-se tomar as devidas precaues para garantia da integridade dos relacionamentos. Qualquer dvida a
esse respeito pode indicar a implementao de metadados centrados nos documentos de arquivo [20]. A estrutura
do RKMS prev a descrio das entidades em diversos nveis de agregao. O esquema inclui uma lista completa
dos nveis de agregao permitidos. Cada uma das entidades tem um conjunto prprio de metadados com dez
elementos comuns: Categoria (Category Type), Identificador (Identifier), Nome (Title), Data (Date), Instrumento
Legal (Mandate), Local (Place), Classificao Funcional (Functional Classification), Relacionamento (Relation),
Resumo (Abstract), Idioma (Language). Para a entidade Documentos-deArquivo foram definidos os seguintes
elementos especficos: Classificao Temtica (Subject Classification), Tipo Documental (Documentary Form),
Avaliao (Appraisal), Controle (Control), Preservao (Preservation), Recuperao (Retrieval), Acesso (Acess),
Uso (Use), Histrico (Event History). Os Relacionamentos e os Instrumentos-Legais ainda no foram descritos
como entidades, permanecendo apenas como elementos. A sintaxe do RKMS suporta descries de elementos,
altamente estruturadas, com a possibilidade de desdobramento atravs do emprego de qualificadores [21], domnio
de valor [22], referncias a autoridades de registro [23] e sintaxe [24]. Prev, ainda, a utilizao de elementos de
outros esquemas de metadados, permitindo que suas descries possam ser estendidas atravs da estrutura e
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semntica de outros padres de descrio.

O projeto InterPARES esboou um modelo para anlise (template for analisys) tendo como objetivo a identificao
de todos os elementos conhecidos de um documento eletrnico de arquivo para posterior verificao de seu papel
na confirmao da autenticidade. Os elementos foram agrupados num arcabouo (framework) que contempla: a)
Tipo Documental (Documentary Form), b) Anotaes (Annotations), c) Suporte (Medium) e d) Contexto (Context).
O primeiro grupo - Tipo Documental - descreve as regras de representao do documento de forma que seu
contedo, seu contexto administrativo e documentrio e suas responsabilidades sejam comunicadas. Os elementos
do Tipo Documental podem ser subdivididos em Elementos Extrnsecos, relativos a sua aparncia externa e
Elementos Intrnsecos, que armazenam o ato e seu contexto direto. O segundo grupo - Anotaes - descreve os
acrscimos feitos ao documento aps sua criao. O terceiro grupo - Suporte - descreve o meio fsico da
mensagem. O quarto grupo - Contexto - descreve o ambiente jurdico-administrativo, organizacional e tecnolgico,
sob o qual acontece o ato.
Nota-se que as estruturas de metadados representam as opes de projeto para agrupamento dos diversos elementos
e sofrem influncias do referencial terico adotado. A estrutura do projeto de Pittsburgh est bem segmentada e
abrange todos os aspectos para descrio do documento eletrnico de arquivo, com exceo das caractersticas do
suporte. A estrutura do projeto SPIRT de difcil entendimento sem o estudo mais aprofundado de exemplos de
sua utilizao e parece bastante voltada para as informaes de referncia ao documento eletrnico de arquivo,
talvez devido a sua origem no modelo AGLS. A estrutura do projeto InterPARES tambm est bem dividida e
abrange todos os aspectos para descrio do documento eletrnico de arquivo, incluindo seu suporte.
5.5 Elementos de metadados
Visto que o modelo de referncia OAIS pode ser considerado como ponto de partida para a construo de uma
estrutura de metadados de preservao digital, utilizamos sua estrutura denominada de alto nvel para fins de
comparao dos modelos de metadados propostos pelos projetos analisados. Os elementos dos modelos Business
Acceptable Communications - BAC do projeto de Pittsburgh, Recordkeeping Metadata Schema - RKMS do projeto
SPIRT e do modelo para anlise (template for analysis) do projeto InterPARES foram analisados e arranjados
segundo a correspondncia percebida com as categorias de informao do modelo OAIS. Com relao ao projeto
InterPARES, faz-se necessrio esclarecer que, no sentido estrito, os elementos do modelo para anlise no foram
identificados como elementos de metadados mas sim como "elementos conhecidos de um documento eletrnico de
arquivo que podem influenciar na constatao de sua autenticidade".
Conforme mencionado no incio do tpico 5, esta anlise no ser apresentada, tendo em vista a complexidade e a
extenso de seu escopo. Entretanto, o resultado desta anlise foi utilizado para desenvolvimento do tpico 6 a
seguir. Cabe ressaltar que as interpretaes so de inteira responsabilidade das autoras deste documento.

6. Modelo preliminar de metatados para o gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico

Da sntese e crtica dos projetos analisados apresentamos, a seguir, uma proposta preliminar de metadados para o
gerenciamento eletrnico de documentos de carter arquivstico. Cada elemento foi posicionado dentro do quadro,
na linha correspondente categoria de informao do modelo de referncia OAIS - Estrutural, Semntica,
Referncia, Provenincia, Contexto, Integridade, Empacotamento -, conforme interpretao, e arranjado,
hierarquicamente, numa estrutura de elementos e sub-elementos percebida visualmente atravs do recurso de
identao. Como mencionado anteriormente um padro de cores (azul Pitsburgh; vermelho SPIRT, verde
InterPARES, preto proposto pelas autoras) far a ligao ao projeto de origem.

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Categorias identificadas
para um Open Archival
Information System OAIS

Elementos de Dados Sugeridos

1. Informao de Contedo: conjunto de informaes que se deseja originalmente preservar

1.1. Objeto de Dados:
Objeto Fsico ou Objeto
Digital (cadeia de bits) que
se deseja preservar

Conforme a literatura arquivstica tradicional, o elemento atmico

de um sistema de arquivos o Documento de Arquivo e assim deve
permanecer para o ambiente eletrnico, a despeito de possveis
detalhes tcnicos de implementao. Caso se faa necessrio, devem
ser negociadas estratgias de formatao no momento da aquisio
de material pelo sistema de manuteno de documentos eletrnicos
de arquivo.

1.2. Informao de Representao: facilita a formatao, entendimento e interpretao de um

Objeto de Dados
1.2.1. Informao
Estrutural: descreve a
estrutura do Objeto de
Dados; no caso de um
objeto digital, interpreta os
bits atravs da organizao
dos mesmos em tipos de
dados especficos, grupos
de tipos de dados e outros
significados de alto nvel
(por exemplo, formato dos
dados, ambiente de
hardware e software
necessrio para acessar os
dados)

1.2.1.1. Identificao do Arquivo de Dados [25] (File

Identification): possibilita a identificao individual dos arquivos de
dados que compem o documento e permite verificar sua
autenticidade.
1.2.1.1.1. Identificador do Arquivo de Dados: identifica
cada arquivo de dados que compe o documento; permite
que o sistema reuna todas as partes do documento para
formar o todo.
1.2.1.2. Codificao do Arquivo de Dados (File Encoding):
descreve a codificao de cada arquivo de dados contido no
documento.
1.2.1.2.1. Modalidade (File-Modality): identifica a
modalidade do arquivo de dados (texto, numrico, grfico,
geogrfico, imagem, som, vdeo, multimdia, etc).
1.2.1.2.2. Representao dos Dados (FIle-DataRepresentation): identifica os padres de codificao dos
dados utilizados (ASCII , EBCDIC , ou UNICODE character
data , ASN.1 , CCITT Group III raster, etc).
1.2.1.2.3. Cdigo dos Dados (Data-Codes): indica, para os
casos onde no foram usados mtodos de representao
padronizados, especificamente como os dados esto
codificados; por exemplo, para dados vetor se topological,
spaghetti, chain-node, etc., para dados raster a quantidade de
pontos por polegada e densidade de bit, para dados por
amostragem a quantidade de amostras por segundo, etc.
1.2.1.2.4. Mtodo de Compresso (Compression-Method):
identifica, quando for o caso, o mtodo de compresso
utilizado (ex. Nenhum, JPEG, MPEG, Quiktime, LZW, etc.);
se o mtodo atende a um padro especfico, deve conter
somente a identificao deste padro (nome, verso, etc.),
caso contrrio, pode ser necessrio definir tecnicamente o

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mtodo.
1.2.1.2.5. Mtodo de Criptografia (Encryption-Method):
identifica os algoritmos empregados para criptografar o
contedo do documento; todos os documentos de so
armazenados na forma "descriptografada", como teriam sido
vistos pelos receptores.
1.2.1.3. Apresentao do Arquivo de Dados (File Rendering):
identifica aspectos especficos para que o documento possa ser
devidamente visualizado no momento do recebimento.
1.2.1.3.1. Dependncia de Aplicao (Application
Dependency): indica, quando for o caso, as aplicaes das
quais o documento depende; se existirem dependncias, o
nome da aplicao, verso e informao de registro so
documentados em cada ocorrncia do campo no momento da
criao do documento; essa informao deve servir como
ponteiro para uma biblioteca registrada mantida pela
organizao produtora ou uma entidade pblica tal como o
Registro de Patentes.
1.2.1.3.2. Dependncia de Software (Software-EnvironmentDependency): indica, quando for o caso, o software bsico,
incluindo sistemas operacionais e APIs , do qual o
documento dependente; se existir uma dependncia, o
nome do(s) pacote(s) de software, a verso, informao de
registro e informao de apresentao (tais como grupos de
fontes ou outros atributos dependentes de software) so
documentados no momento da criao do documento.
1.2.1.3.3. Dependncia de Hardware (HardwareDependency): indica, quando for o caso, o hardware do qual
o documento dependente; se existir uma dependncia, o
hardware necessrio, modelo, nmero, configurao e
informao de sada (tais como, impressoras ou
visualizadores necessrios ou outros atributos de
dependncia de hardware) so documentados no momento
da criao do documento.
1.2.1.3.4. Regras de Apresentao (Rendenring-Rules):
identifica os procedimentos necessrios para que o
documento seja apresentado na tela, impressora ou de outra
forma representado como no momento da criao (macros,
dimension, dados geo-referenciados, etc.) pode operar em
nveis diferentes.
1.2.1.3.5. Padro de Representao (RepresentatonStandard/De Facto Standard): identifica padro(es),
incluindo a verso, aplicado(s) ao arquivo de dados que
afetam sua forma de apresentao (ex: SGML, Postcript,
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TIFF, etc).
1.2.1.4. Apresentao do Documento de Arquivo (Record
Rendering): aplica-se ao documento como um todo, uma vez que os
arquivos de dados tenham sido apresentados corretamente de acordo
com sua regra prpria.
1.2.1.4.1. Regra ou Padro de Ligao dos Arquivos (FileLinking-Rule/Standard): identifica as regras ou padres
necessrios para possibilitar as ligaes necessrias entre os
arquivos de dados que produzem o documento; contem
informao textual a respeito das regras ou padres
aplicados.
1.2.1.4.2. Padro para Intercmbio de Dados: Verso (FileInterchange-Standard: Version): identifica o(s) padro(es),
incluindo a verso, empregado(s) pelo documento para
possibilitar o intercmbio de arquivo de dados.

1.2.2. Informao
Semntica: acrescenta
significado s estruturas de
dados identificadas pela
Informao Estrutural (por
exemplo, idioma)

1.2.2.1. Linguagem (Language): Nome do idioma ou script do

documento
1.2.2.2. Regras ou convenes: indica as regras ou convenes
internacionais, nacionais e/ou locais seguidas na preparao do
documento de arquivo (sinais, smbolos, abreviaturas, glossrio de
termos)

2. Informao de Descrio de Preservao: acrescenta informao que, embora no seja crtica

para o entendimento da Informao de Contedo, permitir, por um perodo indefinido de tempo, o
entendimento do ambiente no qual a Informao de Contedo foi criada.
2.1. Informao de
Referncia: enumera e
descreve identificadores
associados Informao de
Contedo de forma que
possa ser referenciada de
forma nica, interna e
externamente

2.1.1. Identificador (Identifier): identificador nico associado ao

documento dentro de um domnio especfico (organizao,
municpio, estado, regio, pas, internacional).
2.1.2. Tipo documental: tipo de documento em termos de frmula
diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, tais como
cartas precatrias, cartas rgias, cartas patentes, decretos-leis,
decretos sem nmero, decretos legislativos, fotografias, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras.
2.1.3. Identificao original/cpia/eletrnico
2.1.4. Nmero: nmero ou cdigo associado ao tipo documental
2.1.5. Ttulo (Title): nome do documento
2.1.6. Data (Date): especifica hora/data/intervalo de data associado
ao documento e "eventos da vida" relacionados mesma

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2.1.7. Local (Place): informao sobre o local associado ao

documento
2.1.8. Pessoa(s): pessoa(s) associada(s) ao documento
2.1.8.1. Papel: tipo de associao da pessoa ao documento
(autor, relator, revisor, aprovador, subscritor, testemunha,
emissor, destinatrio, receptor)
2.1.8.2. Nome: nome da pessoa associada ao documento
2.1.8.3. Titulao(es): ttulo(s) apresentado(s) para a pessoa
no documento
2.1.2.9. Classificao funcional (FunctionalClassification):
informao sobre a classificao funcional da entidade de acordo
com uma fonte autorizada, por exemplo, uma Instituio ou
Esquema de Classificao Funcional ou Tesauro.
2.1.2.10. Classificao(es) temtica(s) (SubjectClassification):
informao sobre a classificao ou indexao do assunto referente
ao contedo dos documentos de acordo com uma fonte autorizada,
por exemplo, um Esquema de Classificao de Assunto, Lista de
Cabealhos para Indexao ou Tesauro.
2.1.2.11. Resumo (Abstract): descrio textual livre (no
estruturada) do documento.
2.2. Informao de
Provenincia: documenta o
histrico da Informao de
Contedo (por exemplo,
sua origem, cadeia de
custdia, atos e efeitos da
preservao

2.2.1. Organizao produtora: organizao produtora do

documento de acordo com uma fonte autorizada, por exemplo, uma
Instituio ou Esquema de Classificao de Entidades
2.2.2. Fonte (Source): identifica a fonte do documento e documenta
as circunstncias relevantes da captura dos dados.
2.2.2.1. Fonte de Dados (Data-Source): identifica a fonte
que produziu o documento; por exemplo o sistema de
gerenciamento de documentos de arquivo.
2.2.2.2. Documentao do Sistema Fonte de Dados (DataSource-System-Documentation): identifica ou consiste da
documentao que descreve as condies necessrias para
produzir o documento contem informaes sobre o
processamento dos dados.
2.2.2.3. Tipo de Dispositivo de Captura de Dados (Data
Capture-Instrument-Type): identifica o tipo de dispositivo
que foi utilizado para a captura dos dados (light recording,
sound recording, temperature recording, location recording,

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etc) e o dispositivo especfico utilizado (fabricante, modelo,

etc.).
2.2.2.4. Calibragem do Dispositivo de Captura de Dados
(Data Capture-Instrument-Settings): identifica os ajustes,
calibragem, etc. no momento da captura dos dados.
2.2.2.5. Qualidade da Fonte de Dados (Source DataQuality): identifica o grau de confiabilidade dos dados
gerados pela fonte.
2.2.3. Histrico (Use History): descreve os eventos ou atos
relevantes passados, presentes ou futuros relacionados ao
documento.
2.2.3.1. Tipo (Use-Type): identifica como os dados foram
usados: visualizados, copiados, editados, armazenados,
indexados, classificados, enviados, descartados, etc.; os
diversos tipos de uso permitidos pelo sistema devem ser
identificados.
2.2.3.2. Data (Use-Instance-Time): identifica quando os
dados foram usados ou seja, a data e hora em que foram
usados.
2.2.3.3. Responsvel (Use-Instance-User): identifica quem
ou o que usou os dados numa determinada data/hora.
2.2.3.4. Parecer (Use-Evidential Consequences): identifica o
impacto de um uso especfico (por exemplo, pode identificar
a parte do documento liberada, os termos usados na
indexao, a importncia de uma viso especfica, que parte
do registro foi vista).

2.3. Informao de
Contexto: documenta os
relacionamentos da
Informao de Contedo
com seu ambiente (por
exemplo, porque foi criado,
relacionamentos com
outras Informaes de
contedo)

2.3.1. Contexto de Provenincia (Provenancial Context): descreve

o rgo de criao, seu mandato, estrutura e funes.
2.3.1. Contexto Jurdico-administrativo (Juridical-Administrative
Context): descreve o sistema legal e organizacional ao qual a
organizao produtora pertence.
2.3.2. Contexto Transacional (Procedural Context): descreve o
procedimento organizacional onde o documento foi criado.
2.3.3. Contexto Documentrio (Documentary Context): descreve
os fundos ao qual o documento pertence e sua estrutura interna.
2.3.5. Contexto Tecnolgico de Criao: descreve as
caractersticas dos componentes tcnicos do sistema eletrnico onde

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o documento foi criado.

2.3.6. Contexto Tecnolgico de Armazenamento (Technological
Context): descreve as caractersticas dos componentes tcnicos do
sistema eletrnico onde o documento encontra-se armazenado.
2.4. Informao de
Integridade: documenta
mecanismos de
autenticao usados para
garantir que a Informao
de Contedo no foi
alterada de forma no
documentada (por
exemplo, soma de
fechamento, assinatura
digital [26] )

2.4.1. Criao: indica os procedimentos aplicveis ao processo de

criao do documento de arquivo.
2.4.2. Avaliao: indica os procedimentos aplicveis ao processo de
avaliao do documento de arquivo.
2.4.3. Acesso: indica os procedimentos aplicveis ao acesso do
documento de arquivo.
2.4.4. Uso: indica os procedimentos aplicveis ao uso do documento
de arquivo.
2.4.5. Eliminao: indica os procedimentos aplicveis ao processo
de eliminao do documento de arquivo.
2.4.6. Transferncia: indica os procedimentos aplicveis ao
processo de transferncia do documento de arquivo.
2.4.7. Validao (Attestation): validao escrita de um documento
por aqueles que tomaram parte na sua publicao (autor, relator,
contra-assinante) e pelas testemunhas do ato ou da assinatura do
documento.
2.4.8. Corroborao (Corroboration): meno explcita aos meios
utilizados para validar o documento.
2.4.9. Garantia do Sistema: indica os procedimentos aplicados para
garantia do funcionamento adequado do sistema.
2.4.9.1. Tipo: tipo de procedimentos (log, auditoria, bloqueio
de acesso, etc).
2.4.9.2. Data: data/hora/intervalo de data associado ao
procedimento
2.4.9.3. Responsvel: pessoa ou entidade responsvel pelo
procedimento
2.4.9.4. Parecer: relato dos fatos encontrados e
recomendaes cabveis

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3. Informao de
Empacotamento: une ou
relaciona, realmente ou
logicamente, a Informao
de Contedo e a
Informao de Descrio
de Preservao, numa
entidade identificvel,
numa mdia especfica

3.1. Unidade de arquivamento: descreve o tipo de suporte,

endereamento lgico do documento de arquivo dentro do sistema
de arquivo e indica os procedimentos para a embalagem e
conservao do suporte.
3.1.1. Tipo: tipo de unidade fsica de arquivamento do
documento (caixa, pasta, disquete, CD, etc)
3.1.2. Endereo Lgico/Fsico: possibilita a identificao
individual da unidade de arquivamento dentro do sistema de
arquivos
3.1.3. Acondicionamento: indica os procedimentos
aplicveis ao acondicionamento da unidade de arquivamento
3.1.4. Conservao: indica os procedimentos de rotina
necessrios para a conservao da unidade de arquivamento

Tendo em mente uma aplicao em nvel mundial, seria interessante associar ao identificador do documento de
arquivo uma identificao nica para o sistema eletrnico de gerenciamento de documentos de carter arquivstico
ou, conforme nossa proposio, para o Armazm de Documentos de Arquivo (Records Warehouse). O nome do
sistema poderia ser formatado de acordo com um padro que oferece aos usurios ou outros arquivos parceiros a
informao necessria para estabelecer uma conexo, como o padro ISO X.500 Directory Services Naming.
(NASA/CCSDS, 2001)
H, tambm, um aspecto de suma importncia a ser destacado no que diz respeito ao item 1.2 (Informao de
Representao). O modelo de referncia OAIS afirma que "a preservao de informao por prazo indeterminado
exige uma descrio completa e compreensvel da Informao de Representao". Exemplificando com um
documento produzido em processador de texto recomenda que "se o formato do processador de texto for
proprietrio e no puder ser adquirido, mesmo no nvel de um simples visualizador de documento, necessrio
migrar o documento para um formato no proprietrio para assegurar sua Preservao por Longo Prazo" (NASA/
CCSDS, 2001). Sobre essa questo a comunidade arquivstica deve acompanhar o desenvolvimento do padro
Portable Document Format/Archive - PDF/A cujo "principal objetivo oferecer 'padres para preparao de
documentos e metadados associados para fins arquivsticos', ou seja, permitir que as pginas de um documento
armazenadas como um PDF/A sejam vistas da mesma forma daqui a 50 anos". Se tudo correr bem, o padro deve
ser publicado pela ISO em dois anos. Os primeiros documentos esto programados para 18 de novembro de 2003.
(DUHON, 2002)
Levando-se em conta as possibilidades de um projeto individual de pesquisa, com o nvel de aprofundamento
desejvel, a etapa seguinte desta pesquisa buscar detalhar e validar, para o caso brasileiro, as condies
necessrias ao adequado monitoramento das tecnologias (hardware/software/mdia) envolvidas no funcionamento
de um Armazm de Documentos de Arquivo (Records Warehouse). Acredita-se que aos elementos factuais
inseridos no item 1.2.1.3 (Apresentao do arquivo) devam ser associados indicadores gerenciais que apontem,
com um grau confiabilidade desejvel, a necessidade de planejamento de aes preventivas de preservao
(migrao, converso, emulao, dentre outras).

Notas
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[1] THOMAZ, Katia P. A guarda de documentos eletrnicos de arquivo; novos desafios, velhos problemas. Belo
Horizonte, 2002. (Projeto de pesquisa)
[2] Interessados podero enviar crticas/sugestes atravs do endereo de correio eletrnico katia.thomaz@uol.com.
br.
[3] Para maiores detalhes a respeito do modelo consultar NATIONAL AERONAUTICS AND SPACE
ADMINISTRATION (NASA). Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS). Reference model for an
Open ArchivalInformation System (OAIS); draft recommendation. Washington, 2001.
[4] UML - Unified Modeling Language, uma notao padro para modelagem de objetos do mundo real, como
primeiro passo no desenvolvimento de uma metodologia de anlise e desenho de sistemas orientada-a-objeto.
[5] Julgamos mais adequada a traduo do termo ingls "container" para o portugus "continente", que segundo o
Dicionrio Aurlio Eletrnico Sculo XXI - Verso 3 - Novembro de 1999, significa "aquilo que contm algo" (3),
sentido exato que desejamos expressar.
[6] Para o projeto de Pittsburgh, requisitos funcionais (functional requirements) so o conjunto de elementos
necessrios para garantir o adequado funcionamento de um sistema de manuteno de documentos de arquivo ou
documentos eletrnicos de arquivo, extrados da literatura (Arquivstica, Computao, Direito e Administrao), de
padres nacionais e internacionais, da legislao e das necessidades especficas de uma organizao.
[7] Para o projeto de Pittsburgh, sistemas de manuteno de documentos de arquivo (recordkeeping systems),
so "sistemas que criam, identificam, capturam, mantm e usam documentos de arquivo, independente se na forma
eletrnica ou papel". (UNIVERSITY OF PITTSBURGH. School of Information Sciences, 2001)
[8] A escolha do nome se deu por uma analogia ao termo Armazm de Dados (Data Warehouse) da computao
que trata-se de um repositrio central para todos ou parte dos dados significativos colecionados pelos diversos
sistemas de negcios de uma organizao. Um Armazm de Dados, tipicamente, reside num servidor de grande
porte (mainframe) de uma organizao. Os dados das diversas aplicaes de processamento de transao on-line
(on-line transaction processing - OLTP) e outras fontes so seletivamente extrados e organizados no banco de
dados do armazm para uso por aplicaes analticas e consultas de usurios (<www.whatis.com> em 22 jan.
2003).
[9] Documentos convencionais de arquivo so aqueles em formatos variados no eletrnicos, como papel,
microforma, etc. (NARA/NHPRC, 2000)
[10] A equipe do projeto de Pittsburgh utilizou uma tcnica do campo da inteligncia artificial para expressar
formalmente cada requisito funcional numa linguagem de regras de produo. Espera-se que essas regras possam
ser testadas em avaliaes de sistemas de manuteno de documentos de arquivo. (UNIVERSITY OF
PITTSBURGH. School of Information Sciences, 2001)
[11] Resource Description Framework "uma iniciativa do World Wide Web Consortium para permitir a criao,
intercmbio e uso de metadados. O RDF fornece um arcabouo (framework) sobre o qual as comunidades
independentes podem desenvolver vocabulrios de metadados que atendam suas necessidades especficas e
compartilhar esses vocabulrios com outras comunidades. O RDF define uma linguagem para descrio desses
vocabulrios, influenciada pelas idias de representao de conhecimento da inteligncia artificial e das
comunidades de banco de dados". (W3C RDF Homepage: <http://www.w3.org/RDF> )
[12] Object-Role Modelling "um mtodo para o desenho de modelos de base de dados. uma abordagem de
modelagem conceitual, ou seja, especifica o modelo utilizando conceitos e linguagem de fcil entendimento para
usurios leigos. Vislumbra o mundo em termos de objetos e papis que desempenham. Atravs de uma tcnica
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especfica de desenho de esquema conceitual, esses objetos e papis so identificados e expressos em sentenas de
linguagem natural elementar. O ORM particularmente adequado modelagem de um esquema de metadados. Em
primeiro lugar, porque mais expressiva do que outras (tal como a modelagem de entidade-relacionamento) e essa
expressividade permite um nvel mais elevado de detalhamento e, consequentemente, uma anlise mais rigorosa.
Em segundo lugar, porque um diagrama ORM pode ser povoado com amostras de dados, permitindo a validao
por um especialista utilizando linguagem natural e exemplos reais." (UNIVERSITY OF PITTSBURGH. School of
Information Sciences, 2001)
[13] ISO/IEC 11179-1 Information technology - Specification and standardization of data elements - Part 1-6.
"Para facilitar as comunicaes eletrnicas globais, a comunidade de Padres Internacionais tem insistentemente
trabalhado para definir um Open Systems Interconnection Environment (OSIE) dentro do qual diferentes hardware
e aplicaes possam compartilhar informaes. Padres vm sendo propostos ou definidos para trs (hardware,
software e comunicaes) dos quatro (hardware, software, comunicaes e dados) componentes bsicos
necessrios para sistemas abertos de processamento de informaes. A norma ISO/IEC 11179 para especificao
de dados, constitui o quarto componente para sistemas abertos de informao, oferecendo mecanismos para
permitir que dados sejam compartilhados no OSIE". (ISO/IEC 11179, 1999)
[14] Engenheiro do conhecimento o "cientista da informtica que constri um sistema especialista atravs da
aquisio do conhecimento necessrio e da converso desse conhecimento em um programa" (MICROSOFT
PRESS, 1998). As caractersticas exigidas para esse profissional geralmente so obscuras sendo, a maioria deles,
portanto, auto-didatas. PAYNE & AWAD (citados por BARACSKAI & VALENCEI, 2002) esclarecem que seus
conhecimentos e habilidades incluem: conhecimento da tecnologia da computao, tcnicas gerais de localizao
de fatos, mtodos de prototipao, fatores humanos, reas funcionais, habilidades de comunicao, habilidades de
planejamento de projeto, habilidades de relacionamento humano, habilidades organizacionais e qualidades
pessoais.
[15] Uma entidade "qualquer coisa de interesse, concreta ou abstrata, incluindo associaes entre coisas". (ISO/
IEC 11179, 1999).
[16] Um atributo uma caracterstica de um objeto ou entidade. (ISO/IEC 11179, 1999)
[17] IDEF(0) - Integration Definition for Function Modelling um US Federal Information Processing Standard
para elaborao de modelos funcionais, detalhado na Publicao 183 do National Institute of Standards of
Technology - NIST de 21 de dezembro de 1993. Segundo este padro, "um modelo funcional uma representao
estruturada das funes, atividades ou processos dentro do sistema modelado ou rea de assunto".
[18]eXtensible Markup Language - XML um formato de texto bastante flexvel derivada da SGML (ISO 8879),
originalmente desenhada para atender os desafios da publicao eletrnica em grande escala (W3C, 2003). XML
vem desempenhando, de forma crescente, um importante papel no intercmbio de uma grande variedade de dados
na Web e qualquer outro ambiente. Segundo ROCKLEY (2002), suas principais vantagens so: (1) possibilita a
determinao de uma estrutura previamente definida, (2) tem como meta principal "tornar documentos
transportveis atravs de sistemas e aplicaes", (3) oferece liberdade para definio de nomes de rtulos (tags), (4)
foi especificamente projetada para trabalhar com bases de dados; (5) apresenta um poderoso mecanismo, XSL
(eXtensible Style Language), tanto para transformar quanto para formatar documentos XML; e (6) permite
adaptaes e personalizaes.
[19]Um arranjo estrutural um "mtodo de posicionamento de objetos em um contexto demonstrando seus
relacionamentos com outros objetos". Exemplos incluem modelos de entidade-relacionamento, taxonomias e
ontologias. (ISO/IEC 11179, 1999)
[20]Metadados centrados nos documentos de arquivo significa que todas as informaes de contexto sero
transportadas ou reproduzidas dentro dos limites do sistema de manuteno de documentos de arquivo
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propriamente dito, evitando-se qualquer referncia a fontes ou sistemas externos. (MONASH UNIVERSITY.
School of Information Management and Systems. Records Continuum Research Group, 2000)
[21]Qualificador "um termo que ajuda a definir e construir um conceito nico" (ISO/IEC 11179, 1999), como
por exemplo, nascimento para data de nascimento.
[22]Domnio de valor "o conjunto de valores permitidos" para um elemento de metadado. (ISO/IEC 11179,
1999)
[23]Autoridade de Registro "uma organizao autorizada a registrar elementos de dados ou outros
objetos" (ISO/IEC 11179, 1999), onde devero, futuramente, ser depositados os Esquemas de Metadados formais
(poderamos, talvez, fazer uma analogia com a Autoridade de Registro da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas do
Governo Brasileiro e a assinatura digital).
[24]Sintaxe "uma estrutura de expresses de uma linguagem, e as regras que governam essas estruturas;
relacionamentos entre caracteres ou grupo de caracteres, independentemente do seus significados ou da forma de
interpretao e uso". (ISO/IEC 11179, 1999)
[25]Julgamos mais adequada a traduo do termo ingls "file", no sentido da computao, para o portugus
"arquivo de dados". Um arquivo de dados , portanto, uma entidade discreta, disponvel aos usurios do sistema
(incluindo o prprio sistema operacional e seus programas aplicativos). Para ser identificado, um arquivo de dados
precisa ter um nome nico dentro de um domnio (diretrio) especfico. Alguns sistemas operacionais e aplicaes
descrevem arquivos de dados de determinados formatos atravs de um sufixo especfico (tambm conhecido como
extenso do arquivo).
[26]A abordagem mais bsica [de assinatura eletrnica] simplesmente escrever seu nome. [...] Outro tipo de
abordagem capturar e apresentar uma imagem digitalizada da assinatura pessoal dentro do documento para
ilustrar a aprovao do contedo do documento e identificar o assinante. [...] Algumas aplicaes tambm coletam
dados biomtricos sobre a presso e o trao da assinatura e, ento, fecham o documento de forma que nenhuma
mudana possa anular a assinatura e as caractersticas da assinatura possam ser associadas ao usurio.
A maioria das solues de assinatura exigem software aplicativo tanto no computador do assinante quanto do
receptor. Isso pode funcionar bem dentro de uma organizao mas poderia no ser prtico entre indivduos ou
organizaes no vinculados. Na tentativa de preencher essa grande necessidade surgem as assinaturas digitais
[grifo nosso] utilizadas dentro de uma infra-estrutura de chave pblica ou ICP [...] que repousam no complexo
mundo da criptografia assimtrica." (MINIHAM, 2002)

Referncias Bibliogrficas
ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional De Arquivos. Resoluo n. 4 - 28 mar. 1996. Dispe sobre o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio, a ser adotado como
modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR),
e aprova os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e
Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica.
BAILEY, C. Archival theory and machine readable records; some problems and issues. Vancouver: University of
British Columbia, 1988. (dissertao, mestrado).
BARACSKAI, Zoltn, VELENCEI, Joln. Important characteristics for a knowledge engineer. Budapest: DoctuS
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FERREIRA, Aurlio B. H. Novo dicionrio da lngua portuguesa. 2.ed. rev. aum. Rio de Janeiro: Nova Fronteira,
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1: Framework for the specification and standardization of data elements.
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Sobre as autoras / About the Authors:

Katia P. Thomaz
katia.thomaz@uol.com.br
Bacharel em Cincia da Computao pela UFMG
Especializao em Engenharia da Qualidade pela PUCMG
Certified Document Imaging Architect - CDIA

TM

pela CompTIA
TM

Certified Project Management Professional - PMP pelo PMI

Aluna do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao - nvel Doutorado, da Escola de Cincia da
Informao da Universidade Federal de Minas Gerais.
Vilma Moreira dos Santos
vmsantos@eci.ufmg.br
Doutora pela University of Liverpool / Inglaterra
Professora do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UFMG e orientadora do projeto em pauta.

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