Sei sulla pagina 1di 22

Generalidades

sobre las compras

Objetivo general:
Al termino de este captulo, el lector comprender los requisitos
elementales para realizar una compra, as como el enfoque mercadolgico que debe darle a sus actividades y la interaccin directa
con otras reas de la empresa.

GENERALIDADES
La actividad de compras es tan antigua como las ventas. De hecho, estas dos
actividades son complementarias; no pueden existir una sin la otra, sean nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios.
Las compras son bsicas para el progreso de toda empresa pequea,
mediana o grande; comprador y vendedor ponen inters especial en las
negociaciones que realizan.
En la actualidad, el fundamento de las compras no debe ser nicamente
la buena fe. Hoy las compras estn integradas al comercio, a la organizacin funcional especializada y a las tcnicas que impone el comercio; han
alcanzado tal importancia, y an sigue creciendo, que la productividad y
comercializacin dependen de ellas.
Los principios y tcnicas de una funcin compradora eficaz son determinantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar su
actividad de un modo cada vez ms perfecto y con un mayor nivel de eficiencia en sus acciones de compra. Hoy ms que nunca es necesario comprender con claridad los objetivos y principios de la funcin compradora
para poderlos utilizar de modo que se pueda llegar a una correcta poltica
de compras y a adoptar las decisiones pertinentes.

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

El propsito de esta obra es comprender esos principios a la luz de nuevas circunstancias, e instituir lo que debiera ser la secuencia lgica de un
procedimiento de compras que permita resolverlos problemas cada vez ms
complejos que hoy enfrentan los directivos de las empresas.
Con base en lo anterior, debe entenderse que toda empresa dedicada a
Ja produccin de satisfactores, comercializacin de stos o de los servicios
que ofrece, tiene necesariamente que adquirir en forma adecuada y continua materias primas, mercancas u otros materiales para su correcto
funcionamiento, con lo que podr cubrir las necesidades del mercado y
cumplir con sus objetivos.
Para tal fin, dichas materias primas, mercancas y dems materiales
deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:

Precio.
Calidad.
Cantidad.
Condiciones de entrega.
Condiciones de pago.
Servicios de posventa.

El incumplimiento de todos o alguno de estos requisitos repercutir


invariablemente en la produccin o comercializacin de sus bienes o servicios, con lo cual la empresa proyectar una mala imagen, perder mercado y correr el riesgo de salir definitivamente del mismo.
Proceso ntegrador de mercadotecnia
1.1

Produccin
Almacn
inicio

Recursos humanos
Finanzas
Investigacin de mercados
Diseo ce producto
Distribucin

Publicidad
Promocin de ventas
Relaciones pblicas

Generalidades

En principio, es necesario conocer las definiciones de los elementos involucrados en las compras.
Definiciones

El Diccionario de la Real Academia Espaola dice que:


Comprar proviene del latn comparare, cotejar, y que se traduce como
adquirir algo por dinero.
Adquisicin, del latn adquisitio, -onis, accin de adquirir.
Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinnimo de adquisicin.
Tradieionalinente se dice que comprar es:
La funcin responsable de efectuar todas las compras requeridas por
una empresa en el momento oportuno.
Asimismo:
Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad.
Michele Calimeri define as las compras:
La operacin que se propone suministrar, en las mejores condiciones
posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias
primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, mquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administracin de la misma ha definido.
Tambin se dice que comprar es adquirir materias primas o cualquier
otro artculo con las caractersticas mnimas necesarias requeridas por
una empresa; es decir, precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega,
condiciones de pago, as como la negociacin de los servicios de posventa.
Importancia

En la actualidad, las compras deben considerarse una funcin vital para el


xito de cualquier empresa, sea industrial, comercial o de servicios. Para
alcanzar ese nivel las empresas modernas deben contar en su estructura
organizacional con un departamento de compras sobre el que recaigan, precisamente, estas funciones. El objetivo de este departamento ser adquirir

Captulo 1

Generalidades sobre las cmpra-

las materias primas y los artculos indispensables para la fabricacin de


los bienes a que se dedica, o productos terminados para realizar su venta
o brindar los servicios adecuados; para lograrlo pondr en juego todos los
elementos necesarios que le permitan conseguirlo (dalos estadsticos para
evaluar a los proveedores, sistemas de informacin, coricertacin de acuerdos y negociaciones con sus proveedores).
Desde el punto de vista econmico, el departamento de compras tiene la
responsabilidad de utilizar con los mejores resultados los recursos monetarios de la empresa; en esencia, es responsable de obtener la mejor calidad,
el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y pago, as como de los
servicios de posventa, para lograr el objetivo mencionado.
Por otra parle, el departamento de compras debe hacer una aportacin
muy significativa e importante a la producth dad, comercializacin o servicios segn sea el caso por medio de las negociaciones que realice;
cualquier ahorro en el costo de las materias pri rnas, servicios o mercancas
adquiridas, mejorar la posicin competitiva de la empresa (por ejemplo,
adquisiciones a precios bajos, condiciones diferidas de pago, servicios adicionales en mantenimiento o apoyo tecnolgico, entre otros), y redundar,
indudablemente, en beneficios importantes para la misma.
El enfoque mercadolgico que el departamento de compras aplique
con sus proveedores es vital. Por ejemplo, en materia de publicidad y promocin los proveedores de a empresa deben participar con publicidad
compartida, promociones en precio, producto, servicio y otros; determinar
canales de distribucin (exclusividad); crear envases o empaques (diseo) muy propios para la empresa compradora, as corno investigacin de
mercados para facilitar la venta, ofrecer sus productos o ser\s a nuevos
mercados. En pocas palabras, en la actualidad los compradores deben realizar alian/as estratgicas con sus proveedores.

Generalidades

Incremento en las utilidades por medio


'
del departamento de compras

Compras inerementa utilidades:


Si el departamento de compras ahorra "X" cantidad, por mnima que
sea en los pagos a proveedores, esto repercutir directamente en el
ltimo rengln del "Estado de Resultados", aumentando las utilidades
antes del pago de impuestos.
Por otra parte, si la utilidad que se obtuviera por la venta de "X" artculo,
producto o servicio fuera de 5%, sobre $10000000.00 nuestras u t i l i d a des seran de $500000.00 antes de impuestos.
Por lo que si deseramos una utilidad va ventas, de $1 000000.00, se
tendran que duplicar las ventas (en 20000000.00).
Por lo tanto, precisando, se puede decir que "ios beneficios relacionados
con el rea de compras son muy importantes" y obligan a poner especial
atencin a esta rea de la empresa, toda vez que es un buen medio para
generar utilidades a la misma.
Efeclo sobre la posicin competitiva:
Una empresa 110 puede ser competitiva si no logra reducir sus costos o
al menos sostenerlos, para defender su posicin en el mercado.

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

Conceptos bsicos
Los requisitos bsicos de una compra eficiente son: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y de pago, as como servicios de posventa.
Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada
necesidad.
Las compras representan una inversin, por ello deben manejarse con responsabilidad para alcanzar los objetivos de la empresa.
La publicidad compartida, las promociones en precio, productos y servicios, as
como el diseo de envases, empaques e investigacin de mercados, son estrategias mercadologicas que el departamento de compras debe aplicar con sus
proveedores.
El departamento de compras es estratgico para las empresas, por ello debe
considerar siempre las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una
empresa; es decir, el precio, ia calidad, la cantidad, las condiciones de entrega y
pago, as como los servicios de posventa.

OBJETIVOS
Las compras tienen como objetivos, en primer trmino:
Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible,
debido a que las compras representan una inversin.
Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y
artculos indispensables para la fabricacin y comercializacin de
productos o servicios, para mantener a la empresa en operacin
competitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la
empresa.
Pero, adems, y sin descuidarlos, tiene otros propsitos:
Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al departamento de produccin.

Objetivos

Realizar con una inversin mnima las compras para la existencia


de materiales, y que adems sea compatible con la seguridad y el beneficio econmico.
Evitar desperdicios de las materias primas.
Adquirir materias primas a los precios ms bajos posibles, y con la
calidad requerida.
Mantener en posicin competitiva a la empresa en lo que se refiere a
costos de materiales.
Por otra parte, el objetivo ideal de las empresas que se dedican a la comercializacin de productos terminados sera comprarlos y desplazarlos
en periodos similares a los plazos de pago, para evitar aumentos en el costo
financiero; es decir, evitar excedentes en los inventarios al operar al ritmo
de las ventas.
Clasificacin

Las compras se clasifican en dos grandes grupos.


Bienes:
Materias primas o materiales. Pueden ser de procedencia agrcola,
minera o de otras industrias, en las cuales han tenido su primer grado
de transformacin.
Mercancas. Productos terminados que se destinan a la venta de
quienes los requieren.
Suministros. Bienes o servicios que se proveen en forma peridica o
continua a una empresa, a fin de que sta pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabn, papelera, energa
elctrica, gas, diesel, telfono, agua, entre otros).
Cabe mencionar que los suministros, en sentido estricto, tambin son
materias primas o materiales que sirven para abastecer al departamento
de produccin de una empresa.
Al respecto, el Diccionario de la Real Academia Espaola seala:
Suministro es accin y efecto de suministrar.

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

Suministrar, del latn subministrare, verbo transitivo, proveer a uno de


algo que necesita.
Servidlos:

Personales o profesionales.
Financieros (bancos, seguros),
Transportes (terrestres, areos y martimos).
Tursticos.

Por su mbito territorial, tambin pueden clasificarse en:


Compras nacionales. Son las que se efectan dentro de las fronteras
de un pas, con apego a sus leyes, que a su vez pueden ser locales (se
realizan en la misma plaza), o forneas (se realizan en plazas distintas, pero dentro del mismo pas), y pueden realizarse en:
Sector privado.
Sector pblico (gobierno).
Compras internacionales. Son las que se efectan entre dos o ms
pases, y se rigen por sus leyes, o bien por acuerdos, convenios o tratados.
Por ejemplo, en Mxico el presidente de la Repblica expidi un decreto
publicado en el Diario Oficial el 8 de noviembre de 1993, que oficializaba
el reconocimiento del Tratado de Libre Comercio de Amrica del Norte
(TLCA\), as como los acuerdos de cooperacin ambiental y laboral. La
Cmara de Senadores dio su voto favorable el 22 de noviembre de 1993.'
El decreto de promulgacin del TLCAN fue firmado el 14 de diciembre
de 1993 y se public en el Diario Oficial los das 20 \8 de diciembre de
1995.

Naciones Unida',, Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe, CEPAL, 18 de mayo
de 1995.

Objetivos

Es oportuno mencionar que en los tres pases participantes fue necesario adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevo espacio
econmico.
Mxico ha suscrito acuerdos de Libre Comercio con la Unin Europea,
Chile, Venezuela y Costa Rica, entre otros.
Asimismo, existe otra clasificacin de compras:
Compra por acervo. Se realiza sobre los elementos que alguna cosa
contenga en determinado momento, sean homogneos o heterogneos,
de la misma especie o calidad, o de especies y calidades distintas.
La propiedad en esta modalidad se transfiere en el momento en que las
partes se han puesto de acuerdo en el precio, aun cuando en el acervo existan bienes que se acostumbra contar, pesar o medir (arts. 2259 y 2260 del
Cdigo Civil para el D.F. en materia comn). Se concluye que el comprador
no podr pedir la rescisin del contrato alegando no haber encontrado en
el acervo la cantidad, peso o medida que l calculaba.
Compra sobre muestras. Se realiza cuando los interesados no tienen
a la vista el total de los artculos, sino slo una parte de ellos o una
muestra de lo que desean adquirir. En otras palabras, la determinacin de la eosa vendida se hace, bien en relacin con una parte
desprendida de la misma cosa, es decir, sobre una muestra; o bien,
en relacin con la especificacin de las cualidades de una cosa (art.
2258 del Cdigo Civil para el D.F. en materia comn y art. 373 del
Cdigo de Comercio).
Compra de esperanza. Contrato que tiene por objeto adquirir, por
una cantidad determinada, los frutos que una cosa produzca en el
tiempo fijado, toma ndo el comprador para s el riesgo de que los frutos
no lleguen a existir, o bien, los productos inciertos de un hecho, que
puedan estimarse en dinero (art. 2792 del Cdigo Civil para el .K en
materia comn). Tambin habr compra-venla de esperanza cuando
la cantidad de los artculos o productos y su calidad especfica no
puedan determinarse.

Captulo 1

Generalid.irles sobre las compras

Asimismo, se pueden sealar otros tipos de compras:

Compras ajustadas a necesidades inmediatas (materias primas).


Compras para fines especficos (maquinaria y equipo).
Compras especulativas (para almacenarse con propsitos de lucro).
Compras segn las necesidades del mercado (oferta y demanda).
Compras sobre contrato (compras fijas, a travs de la orden de compra).

Principios bsicos de las compras

El funcionario ejecutivo bien preparado, que tiene a su cargo la labor de


compras, buscar siempre utilizar los recursos monetarios disponibles con
el mayor provecho para la empresa; para ello deber observar con toda
atencin los siguientes principios:
Las practicas en el mundo de las compras debern sujetarse a las necesidades particulares de la empresa, sea sta comercial, industrial
o de servicios; por ejemplo, la industria hotelera tiene necesidades
muy propias de bebidas y alimentos, que son muy distintas a las de
las empresas que comercializan ropa, calzado y otros. Sin embargo,
estos principios aplican para cualquiera de ellas.
Las compras debern hacerse con base en un examen minucioso de
las caractersticas de las mercancas y los servicios ofrecidos por los
proveedores.
La decisin sobre lo que se debe comprar y el momento de hacerlo la
toma el comprador con pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado, as como del estado de la oferta y la demanda.
Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios de posventa.
El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolucin futura del
mercado.

Objetivos

Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales:


Establecer con claridad lo que la empresa necesita.
Localizar a los proveedores que tienen los materiales necesarios,
dentro o fuera del pas.
Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a
precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, as como
servicios de posventa.
Fabrica r-comprar-rentar

La decisin de fabricar, comprar o rentar, parte del siguiente anlisis:


Fabricar en vez de comprar. Cuando es necesario garantizar el volumen y la calidad deseados, seguridad y oportunidad en el abastecimiento, reducir costos y otras razones semejantes.
Compraren vez de fabricar. En razn de no tener la infraestructura
adecuada para hacerlo, no tener la experiencia tcnica necesaria, no
poder abatir costos, adems de otros.
Rentar envez de comprar. Para evitar gastos de mantenimiento, para
no descapitalizar a la empresa, y evitar riesgos en la inversin y problemas de capacitacin, entre otros.
Un ejemplo de lo anterior se halla en la industria de lcteos, en la que
necesariamente se tienen que comprar grandes cantidades de leche como
materia prima para fabricar de manera obligada los productos que de ella
se deriven, y garantizar as la calidad requerida.
Sin embargo, tal vez sea ms conveniente rentar vehculos para distribuir los productos en vez de comprarlos; con ello se evitan gastos de mantenimiento, no se descapitaliza la empresa y no se corren riesgos en la
inversin.

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

Conceptos bsicos
Manejar y controlar adecuadamente el flujo de dinero es uno de los objetivos del
departamento de compras.
Las compras se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios.
Las compras pueden clasificarse por su mbito territorial en nacionales e internacionales.
Las compras deben sujetarse a las necesidades particulares de la empresa.
Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms
ventajosas, para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, pago y
servicios de posventa.
El departamento de compras debe fijar claramente lo que su empresa necesita, localizar a los proveedores y negociar con ellos las mejores condiciones posibles.

COMPRAS NACIONALES
Es importa rite sea lar que dentro de las compras nacionales se encuentran
las que realiza el sector privado (empresas industriales, comerciales o de
servicios), las cuales requieren mayor atencin.
Sin embargo, en este captulo se tratan los aspectos ms importantes de
las compras efectuadas en el seetor pblico (uso de los recursos econmicos para las compras que realiza el Estado).
En Mxico el Estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de sus contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimientos y reglamentos para hacerlas ms eficientes y dar transparencia al gasto
pblico.
Lo anterior se basa en el artculo 154 de la Constitucin Poltica de los
Estados Unidos Mexicanos, que a la letra dice:
Los recursos econmicos de que dispongan el Gobierno Federal y el
Gobierno del Distrito Federal, as como sus respecthas administraciones
pblicis paraestatales, se administrarn con eficiencia, eficacia y honradez
para satisfacer los objetivos a los que estn destinados.
12

Compras nacionales

Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestacin de servicios de cualquier naturaleza y la contratacin de
obra que realicen, se adjudicarn o llevarn a cabo a travs de licitaciones
pblicas, mediante convocatoria pblica para que libremente se presenten
proposiciones solventes en sobres cerrados, que sern abiertos pblicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto aprecio, calidad, financiamirnto, oportunidad y dems circunstancias
pertinentes.
Cuando las licitaciones a que hace referencia el prrafo anterior no sean
idneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecern las bases,
procedimientos, reglas, requisitos y dems elementos para acreditar la economa, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez de los concursantes
que aseguren las mejores condiciones para el Estado.

Con base en lo anterior se cre la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas,


publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de diciembre de 1993,
modificada por el decreto publicado el 5 de agosto de 1994, as como su
Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios
relacionados con Bienes Muebles, y dems ordenamientos que desarrollan
el procedimiento de licitacin pblica, as como sus requisitos mnimos
e indispensables para cumplir con los principios de eficiencia, eficacia y
honradez,
En esta ley quedan comprendidas las adquisiciones, arrendamientos y
servicios, as como obra pblica.
Si se parte de lo sealado por el artculo 134 de la Constitucin Poltica
de los Estados Unidos Mexicanos, en el que se seala que las adquisiciones
y dems operaciones tienen que realizarse a travs de licitaciones pblicas,
habr que definir primero el trmino licitacin, cuyo significado, segn
el Diccionario de la Real Academia Espaola es, del latn licitatio, -onis =
accin y electo de licitar.
Y licitar proviene del latn licitari = ofrecer precio por una cosa en subasta o almoneda = obligarse uno a dar o hacer una cosa por cierto precio
en que se estima la misma.

13

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

De esta forma, debe entenderse que quienes ofrecen precio por una cosa
son los que acuden a la convocatoria que hace el Estado, convirtindose as
en lidiadores; en consecuencia, el Estado en virtud de la convocatoria que
hace para licitar, se convierte en licitante.
Con base en lo anterior puede decirse que la licitacin pblica es un
procedimiento que el Estado mexicano emplea para seleccionarde acuerdo
con la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas y su respectivo reglamentoal
proveedor ms idneo. La licitacin pblica se caracteriza fundamentalmente por ser un procedimiento abierto pero sujeto a los requisitos establecidos en la ley.
Las licitaciones pblicas podrn ser:
Nacionales.
Internacionales.
Es oportuno mencionar que existen ciertos principios rectores en la licitacin:
La concurrencia (participacin abierta de un nmero de participantes).
La igualdad (hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el
procedimiento de la licitacin).
La informacin (los licitadores deben conocer todo acerca de la licitacin a partir de la convocatoria).
La inconformidad (considera la intervencin de los licitadores para
impugnar alguna de las propuestas y defender la propia cuando se
contravienen las disposiciones establecidas en la ley).
Etapas o procedimientos de la licitacin pblica:
Que haya presupuesto para tal fin. Cada ao se asigna un presupuesto para cada dependencia del Estado.
Que se establezcan las bases o condiciones de la licitacin: descripcin detallada de los requerimientos por el Estado, as como las condiciones y clusulas a lasque debern sujetarse los licitadores.

Compras nacionales

Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin^ en uno de los peridicos de mayor circulacin,
ya sea del pas o de la entidad federativa donde se pretenda aplicar el
producto o donde se realizar la obra pblica.
Que los lidiadores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar,
hora y da previamente establecidos en los trminos y condiciones de
la convocatoria, sealando la vigencia de la misma.
Que se conozcan las ofertas en presencia de los dems lidiadores.
Que se haga la adjudicacin al licitador que haya ofrecido las mejores
condiciones de precio, calidad, cantidad, oportunidad, condiciones
de entrega y de pago, as como servicios de posventa.
Formalizacin a travs de una orden de compra (documento que se
convierte en contrato de compra-venta en el momento en que firman
comprador y proveedor).
Las dems circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estado
las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad.
Otros procedimientos restrictivos citados en la Ley de Adquisiciones y
Obras Pblicas son:
La licitacin privada, que es un procedimiento cerrado a travs del
cual se invita a personas fsicas o morales determinadas, consideradas como las ms capaces para cumplir con los pedidos o prestacin
de servicios que se requieran, para que presenten sus ofertas, entre
las que se elegir la ms conveniente para el Estado. Debe quedar
claro que a esta licitacin le son aplicables los mismos principios y
normas de la licitacin pblica.
La licitacin restringida, un procedimiento en el cual participan
personas fsicas o morales que renen ciertas caractersticas, como
capacidad de produccin especfica, maquinaria y tecnologa moderna o ciertos procesos de produccin exclusivos, que a juicio del
Estado y previa investigacin tengan ciertos proveedores.
15

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

La licitacin directa, un procedimiento de eleccin que hace el Estado


de forma directa, discrecional y excepcionaJ para elegir al proveedor
ms idneo, nico y capaz de realizar o cumplir con la contratacin
respectiva, por ejemplo, por su tecnologa avanzada, o por ser el titular de una patente en pleno derecho exclusivo de explotacin.

Conceptos bsicos

Las compras que realiza el Estado mexicano se llevan a cabo a travs de licitaciones pblicas.
A quienes acuden a la invitacin que hace el Estado mediante convocatoria pblica, se les denomina "licitadores".
El Estado, en virtud de la invitacin que hace, se convierte en "licitante".
Los principios rectores en la licitacin son la concurrencia, la igualdad, la informacin y la inconformidad.
La licitacin pblica debe cumplir con una serie de pasos antes de formalizarse
con la orden de compra.
La licitacin privada, restringida y directa, son otros tipos de licitacin.
Nota. Actualmente la Secretara de la Funcin Pblica ha puesto en operacin el Sistema Electrnico de
Contrataciones Gubernamentales, COMPRANET.
El sistema permite consultar en Internet toda la informacin soQre licitaciones pblicas, desde la publicacin
de la convocatoria hasta los datos ms relevantes de los contratos. Este sistema le ha permitido al gobierno estandarizar el proceso de contrataciones.

Con anterioridad se mencion que para el correlo funcionamiento de una


empresa, sta debe proveerse de forma adecuada y continua de materias
primas, mercancas u otros materiales para cubrir correctamente las necesidades que demanda el mercado en el que se desenvuelve, y que para
lograrlo debe cumplir con ciertos requisitos elementales de una buena
compra (precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, pago y servicios
de posventa). Estos mismos principios se aplican en las compras internacionales, adems de otros no menos importantes, como una mejor asesora
16

Compras internacionales"

sobre lo que se pretende adquirir, y un servicio tcnico, as como la informacin necesaria sobre la tecnologa avanzada de otros pases. Dichas razones atraern a los compradores nacionales. Las compras en el extranjero
siempre representarn una alternativa importante para el rea de compras de la empresa.
Sin embargo, las compras internacionales debern planearse con mayor esmero, pues en ellas influyen factores diferentes como la localizacin
misma de las fuentes proveedoras, debido a que la distancia es un obstculo
para conocer la capacidad tcnica y financiera o de produccin del proveedor internacional (para conocer fuentes proveedoras en el extranjero se
puede obtener informacin de las mismas en las instituciones de crdito,
asociaciones, cmaras y embajadas, entre otras). Tambin se deben considerar los aspectos polticos y laborales de los pases donde se encuentran
los proveedores, as como el tipo de moneda con que se hagan las negociaciones de compra, sus mtodos de pago, adems del idioma, el cual en
ocasiones puede provocar confusiones debido a los usos y costumbres de
cada pas.
En las compras internacionales deben considerarse otros tipos de contratos complementarios, como los siguientes, para garantizar adecuadamente las operaciones de compra:

Contrato de transporte de mercancas.


Contrato de seguro de riesgos.
Contrato bancario (carta de crdito).
Contrato de fianza (para asegurar el pago del precio o calidad de las
mercancas).
Contrato de servicios de inspeccin de las mercancas (a fin de verificar que se apeguen a las condiciones establecidas en el contrato de
compra-venta internacional).

Otros aspectos que deben considerarse en la planeacin de las compras


internacionales son las condiciones de entrega que se pactan entre comprador y proveedor. Hoy en da las empresas mexicanas no slo deben documentar, va contratos, las operaciones de compra al exterior, sino que deben

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

apegarse en mayor medida a los lincamientos legales de nuestro pas, as


como a los tratados y acuerdos internacionales que se hayan expedido para
efecto de importaciones.
Incoterms

En 1936 se formularon por primera vez documentos con la intencin de


unificar y reglamentar los trminos y conceptos que intervienen en la
compra-venta internacional de mercancas. La Cmara Internacional de
Comercio, con sede en Washington, D. C., public los famosos Incoterms
(trminos comerciales internacionales), que han sido de gran utilidad para
estas operaciones.
Cabe sealar que en la ltima versin de 1990 los /ncoterms sufrieron
enmiendas y adiciones, a fin de ponerlos al da con respecto a las recientes
prcticas comerciales internacionales.
La razn principal de esta revisin fue la de su adaptacin al creciente
uso de datos electrnicos y los cambios en tcnicas de transporte, en particular en el uso de contenedores, el transporte multimodal con vehculos
de carretera y vagones de ferrocarril.
La presentacin de los trminos comerciales tambin se ha modificado para facilitar su lectura y comprensin; por ello, en la actualidad los
fncoterms han sido clasificados en cuatro grupos: E, F, C y D, en los que a su
vez se agrupan los 13 trminos comerciales internacionales:
E, este grupo se caracteriza por tener un trmino:
- Ex-Work (EXW) - En fbrica.
Trmino por el que el vendedor pone en sus propios locales las
mercancas a disposicin del comprador.
F, slo contiene tres trminos:
Freecarrier (FCA) = Libre transportista.
Free along side ship (FAS) = Libre al costado del buque.
Free on board (FOB) - Libre a bordo.

18

Compras internacionales

Trminos en los que el vendedor hace la entrega de mercancas en


un medio de transporte escogido por el comprador, quedando libre
del costo y riesgo de la mercanca.
C, contiene cuatro trminos:
- Costandfreight (C&F) - Costo y flete.
Cost insurance andfreight (CTF) = Costo seguro y flete.
Carriage paid to (CPT) = Transporte pagado hasta el lugar convenido.
Carriage and insurance paid to (CIP) = Transporte \o pagado hasta el lugar de destino convenido.
Trminos en los que el vendedor ha de contratar el transporte
principal, pero sin asumir el riesgo de prdida o dao de la mercanca o de costos adicionales debido a hechos acaecidos despus de la
carga y despacho.
D, contiene cinco trminos:
Delivered atfrontier (DAF) = Entregado en frontera, lugar convenido.
Delivered ex ship (DES) = Entregado sohrc buque, puerto de destino convenido.
Delivered ex quay (DEQ) = Entregado en muelle con derechos pagados en el puerto de destino convenido.
Delivered duty unpaid (DDU) = Entregado con derechos no pagados en el lugar de destino convenido.
Delivered duty paid (DDP) - Entregado con derechos pagados en
el lugar de destino convenido.
Trminos en los que el vendedor ha de cargar con todos los gastos y
riesgos necesarios para llevar la mercanca al pas de destino.
Por ltimo, se debe hacer notar que en el procedimiento de las compras
internacionales se sigue gran parte de los pasos que se observan en las
compras nacionales, con la salvedad que ameritan stas en las condiciones
de entrega y pago.

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS INTERNACIONALES


Requisicin
Seleccin del proveedor
Cotizacin
Muestras, diseos y modelos
Calidad, precio
Condiciones de entrega
Tiempo de entrega
Condiciones de pago
Decisin de compra
Garanta y servicio

->
-
~*
-
-*
-
-*

Requisitian
Supplier cholee
Quote orquotaon
Samples, drawings andpatterns
Quality, prce
Delivery conditions
Delivery date
Payment conditions
Purchasing decisin
Guaranes and service

RELACIN DIRECTA DEL DEPARTAMENTO


DE COMPRAS CON OTRAS REAS
El rea de compras como parte integral de una empresa, tiene relacin
con todas las reas de la misma; sin embargo, tiene vinculacin directa,
por razn obvia de sus actividades, con los siguientes departamentos:
Almacn. Este departamento mantiene al de compras con informacin
constante sobre las existencias reales de materias primas, mercancas o
materiales mediante controles minuciosos (control de inventarios); adems, es el rea donde se originan las requisiciones que ponen en movimiento al departamento de compras para su debido "resurtimiento" o
"reaprovisionamiento", y de esa manera estar en posibilidades de proveer
oportunamente a produccin o a alguna otra rea de la empresa.
Produccin. Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio
ms bajo posible, pero sin menoscabo de la calidad, para que produccin
pueda transformarlas en artculos que coloquen competitivamente a su
empresa en el mercado, de ah la importancia de la coordinacin con el
departamento de compras.
Trfico. En las grandes empresas, el departamento de trfico es el responsable de la recepcin de los materiales que ingresan a la compaa; se encarga

Relacin directa del departamento de compras con otras reas

de verificar que stos renan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad,


y que no haya mermas significativas o fallantes de los artculos amparados
por la orden de compra o pedido emitidos por el rea de compras. Esto justifica el vnculo tan estrecho que debe existir entre estos dos departamentos.
Contabilidad. Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma sistemtica las operaciones comerciales que realiza una
empresa. As, las compras de materias primas u otros materiales deben
registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos en el pago
a proveedores y aprovechar al mximo todos los descuentos que stos ofrezcan a la empresa.
En conclusin, para que una empresa funcione correctamente debe vigilar que en sus compras de materias primas o materiales la recepcin
de los mismos la realice trfico; que se les resguarde adecuadamente en
almacn y se suministren a produccin segn sus requerimientos; que
produccin le manifieste el uso de dichas materias primas o materiales; y
por ltimo, que todas estas operaciones sean debidamente registradas por
contabilidad para ordenar el pago correspondiente.

U Conceptos bsicos
Los mismos principios para compras nacionales tienen aplicacin para las internacionales.
Para conocer fuentes proveedoras en el extranjero, se puede acudir a embajadas,
instituciones de crdito, cmaras, asociaciones, etctera.
Los Incotermsson de mucha importancia en las compras internacionales,
El procedimiento de las compras internacionales tiene la misma secuencia que el
de las nacionales.
Las condiciones de pago y entrega en las compras internacionales difieren de las
nacionales.
Los Incoterms han sido clasificados en cuatro grupos: E, F, C y O, en los que a su
vez se agrupan los 13 trminos.
Los departamentos que tienen una relacin ms directa con el rea de compras
son almacn, produccin, trfico y contabilidad.

Captulo 1

Generalidades sobre las compras

CUESTIONARIO

1. Se dice que Ja actividad de compras es tan antigua como las ventas mismas. Explique por qu.
2. Cules son los requisitos elementales de una buena compra?
3. Con los conocimientos adquiridos, elabore su propio concepto de compras.
4. Explique cul es la importancia de las compras.
5. Explique por qu se dice que compras genera utilidades.
6. Por qu se dice que compras pone a la empresa en una posicin competitiva?
7. Qu enfoque mercadolgico debe darle compras a las actividades que
rea I i xa?
8. Cules son los objetivos esenciales de compras?
9. Cul es la clasificacin generalmente aceptada de compras?
10. Por su mbito territorial, cmo se clasifican las compras?
11. Qu otra clasificacin se puede hacer de compras?
12. Cules son los principios bsicos de las compras?
13. La decisin de fabricar-comprar-rentar, obedece a determinadas circunstancias; explquelas.
14. Las compras en el sector pblico se realizan a travs de licitaciones;
explique en qu consisten.
15. Cules con los principios rectores que deben prevalecer en la licitacin pblica?
16. Cul es el procedimiento que debe seguirse en la licitacin pblica?
17. Qu otro tipo de licitacin puede aplicarse en las compras del sector
pblico? Explique brevemente.
18. Por qu se dice que las compras internacionales deben planearse con
mayor esmero?
19. De qu medios se vale la empresa para conocer fuentes proveedoras en
el extranjero?
20. Los Incoterms han sido agrupados en cuatro categoras para facilitar
su lectura y comprensin; explique en qu consisten.
21. Explique la relacin directa del departamento de compras con otras
reas de la empresa.