Universidad Latina de Costa Rica

Administracin de Centros de Computo

SAP & ERP

Revista realizada por:

Yoselin Murcia
Fernando Alpizar
Jonathan Solano
Adrian Vega
Jos Senz
Nathanael Duran
Alfonso Troz
Olser Herrera

Enterprise Resource Planning ERP

Noviembre 2011

Universidad Latina de Costa Rica

Volumen 1, n 1

Aspectos histricos de los ERPs

Nathanael Duran Arias

e-mail: nduran91@hotmaill.com

Los antecedentes histricos ms remotos

de los actuales ERP's los podemos encontrar en el ao 1945. Durante la II Guerra
Mundial el Gobierno estadounidense utiliz programas especializados para administrar los recursos de materiales (Gestin
del Inventario) que se utilizaban en el
frente de batalla.
A finales de los aos 50 (1959) y principios de los 60 los sistemas MRP
(Material Requirement Planning) se introdujeron en los sectores productivos: las
empresas utilizaban estas soluciones para
actividades de control de inventario, facturacin, pago y administracin de nminas. La finalidad principal del MRP consista en que ayudase a planificar qu
materiales se iban a necesitar durante el
proceso de produccin y gestionar tambin su adquisicin. En los aos 80 se
crea el MRP II que, a diferencia de sus
antecesores, reconoca que las empresas
padecan interrupciones en la operacin,
cambios sbitos y limitaciones en recursos que iban ms all de la disponibilidad
de materiales.
A principios de los 90, las soluciones
ERP consolidaban, en un nico sistema
de informacin, diversas operaciones de
negocio crticas; permitan que la informacin empresarial fuera compartida y
utilizada por distintas reas y ofrecan
una nica interfaz de conectividad.
A mediados de esa misma dcada, bajo
las premisas de mirar hacia fuera, la tecnologa empresarial de los ERP entr en
un nuevo proceso de evolucin, incorporando soluciones que complementan o
extienden las funciones del ERP
tradicional.

Pasado, ms o menos, una dcada, alrededor de 90, y ya con todas las innovaciones
tecnolgicas de la poca y su necesidad de
expansin la reas tan distinguidas como
la Ingeniera, Finanzas, Recursos Humanos, Gestin de Proyectos, Servicios y
Banca, es decir, todas las actividades que
son inherentes a cualquier empresa, totalmente integradas en una solucin. Surge
el ERP Enterprise Resource Planning
(Software de Gestin Empresarial). Un
hecho importante es que se integren todos
los subsistemas existentes en una empresa, los ERP consiguen resultados mejores
que el total de los subsistemas en separado (El todo es mayor que la suma de sus
partes). Los tradicionales sistemas aplicacionales usados generalmente por las empresas tratan todas las transacciones en
separado. Son hechos y usados para responder las funciones especficas que fueron destinados. Los ERP dejaron de mirar
aisladamente a una transaccin, pero como parte integral de un conjunto de procesos interligados que caracterizan toda la
existencia de una empresa o institucin.
Cada vez ms cerca del ao 2000, estas
soluciones enlazan a las reas de operacin empresarial que ya estn administradas por un ERP con los proveedores. Esto
implica que el proveedor puede entrar en
el sistema de la compaa y viceversa,
crendose el SCM.
Con el cambio de siglo, una vez que los
ERP tienen las herramientas tecnolgicas
integradas, llegan al e-business. Los ERP
estn estructurados integralmente para
importar y exportar informacin de manera flexible. Fue esta evolucin que llev,
desde los aos 60 hasta a nuestros das,

Enterprise Resource Planning ERP

por eso no se puede dejar de

hablar en la importancia que la
evolucin de la tecnologa tuvo en
el nacimiento del ERP, o sea, de
toda su infraestructura tecnolgica
y que no es posible separar de la
forma actual de hacer negocios.
Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas
sobre sus predecesores MPR-II en
la forma de una suite de productos
integrados corriendo bajo una arquitectura comn de Tecnologas
de Informacin que pueda ser altamente acoplada e integrada con
cualquier otra aplicacin de los
sistemas heredados. La constante
evolucin de la tecnologa y la reduccin del precio del hardware
hicieron que las pequeas y me-

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dias empresas pudieran tener un sistema ERP. Los primeros ERPs fueron
inicialmente desarrollados para funcionar en mainframes. Con la llegada
de los famosos PCs y las arquitecturas cliente/servidor de mltiples capas
en Unix, La as/400 y Windows NT, la
relacin con SGBD (Sistemas de Gestin de Bases de Datos) y su integracin con tecnologas Web contribuy
en gran medida para la facilidad de
utilizacin de los sistemas ERP. Los
ERP evolucionaron hasta los das de
hoy y continan en constantes evolucin, pues intentan de una forma u
otra acompaar la evolucin de las
propias tecnologas computacionales.
Todo esto llev las empresas a creer
que los sistemas ERP podran mejorar
la performance de una empresa.

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Volumen 1, n 1

El ERP desde una perspectiva conceptual y terica

Es una aplicacin de software que
automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio as
como la produccin y distribucin.
Los sistemas ERP unen y sincronizan todas las operaciones de la compaa incluyendo: Recursos Humanos, finanzas manufactura y distribucin, as como tambin debe permitir conectar a la empresa con sus
clientes y proveedores.
Los sistemas ERP estn diseados
para incrementar la eficiencia en las
operaciones de la compaa que lo
utilice, adems tiene la capacidad de
adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y si se aprovecha al mximo el trabajo de consultora durante la implantacin permite mejorar los procesos actuales de
trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un
aliado excelente ya que le permite
aumentar la productividad de la
compaa en forma considerable.
La Planeacin de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es un sistema compuesto
por un conjunto de mdulos funcionales estndar y que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada empresa.

Es una forma de utilizar la informacin a travs de toda la organizacin

en reas claves como fabricacin,
compras, administracin de inventario
y cadena de suministros, control financiero, administracin de recursos
humanos, logstica y distribucin, ventas, marketing y administracin de relaciones con clientes.
Con un sistema integrado las barreras
de informacin entre los diferentes
sistemas y departamentos desaparecen. Toda la empresa, sus sistemas y
procesos, pueden reunirse para beneficiar a toda la organizacin. Muchas
son las empresas que estn iniciando
su primer contacto con los modernos
sistemas de informacin ante la necesidad de mantenerse competitivas.
Los sistemas ERP estn diseados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compaa que lo utilice,
adems tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de
cada negocio y si se aprovecha al
mximo el trabajo de consultora durante la implantacin permite mejorar
los procesos actuales de trabajo. Si el
cliente desea organizarse mejor estos
sistemas son un aliado excelente ya
que le permite aumentar la productividad de la compaa en forma considerable.

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Enterprise Resource Planning ERP

Componentes o funcionalidad de un ERP en la actualidad

Funciona en base a una plataforma

de programacin, seguida por la
gestin de un sin fin de bases de
datos correspondientes a los distintos departamentos que se deseen
integrar. Los sistemas ERP se organizan por medio de MDULOS,
los cuales se conectan a distintas
bases de datos, segn lo que se requiera para cada departamento,
existen 2 tipos de ERP, los de propietario y los de cdigo abierto, los
de propietario son hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y los implementan
a las empresas que lo soliciten a un
elevado costo, para poder utilizarlos se necesita obtener una licencia
mas el costo de la implementacin
del software en la empresa.
Al contrario de los ERP de cdigo
abierto, estos son hechos por comunidades de programadores que sin
fin
de
lucro,
distribuyen
sus ERP sin costo alguno, aunque
esto no signifique que sea del todo
gratuito, ya que la implementacin
genera un costo en la empresa y es
necesario de una persona capacitada que lo realice.
El segundo paso del ERP es la integracin del mismo dentro de la
empresa, son realmente muy pocas
las empresas que logran integrar
estos sistemas desde el inicio de la

misma, es por esto que la implementacin dura ms tiempo del esperado, pero el verdadero xito
del ERP radica en lo siguiente, una
vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es mucho ms
fcil el desarrollo de nuevos mdulos, departamentos y sistemas como
lo es el caso de empresas donde
cambien constantemente sus productos, zonas de venta, insumos.
Facilita el proceso de eficientar y
generar estrategias para el negocio.
Ayuda a volverte eficiente, a detectar reas de mejora e implementar dichas mejoras.
Un ERP ayuda a detectar reas de
mejora e implementar dichas
mejoras.
Un ERP ayuda a mantener la estrategia, ya que una vez que esta se
define, el ERP debe ser capaz de
soportar cada nuevo proceso de
negocio.
Un ERP no crea la estrategia, sino la
facilita. Una vez que la estrategia se define, el ERP soportar el
proceso de toma de decisiones
para decidir si la nueva estrategia es correcta o no.

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Volumen 1, n 1

Siendo todos los componentes bastante

complejos internamente, existi la necesidad de separar las diferentes reas de cualquier sistema ERP. Por eso todos los sistemas son compuestos por mdulos, parametrizables en funcin de un cliente especfico, teniendo todos los proveedores un conjunto de mdulos/aplicaciones base:

Gestin de produccin
Gestin de proyectos
Transportes
Gestin financiera

Ventas, distribucin y marketing

Planificacin de capacidades
Recursos humanos
Contabilidad

ERPs versus Soluciones Verticales de Industria

Entonces, la gran pregunta que surge habitualmente
en una empresa, al momento de seleccin de una
solucin ERP, es qu tipo de software adquirir, entre estas dos alternativas posibles: software especializado para su propia industria o ERPs horizontales
con modelos de implementacin que se aproximen a
sus propios negocios.
Una empresa constructora, por ejemplo, puede requerir el seguimiento de sus planes de obra minuciosamente, el control de sus avances y cuidado de
sus mquinas, y a la vez necesitar lo que toda empresa requiere: informatizar su gestin contable, financiera y comercial.
El software vertical a menudo tiene los siguientes
beneficios: est desarrollado con las soluciones ya
pre configuradas del segmento de la industria y
atiende a las situaciones especficas del core de procesos de la empresa. Adems, habitualmente, las
implementaciones estn a cargo de profesionales
con larga trayectoria en la atencin a empresas del
sector, lo que permite tiempos de relevamiento mucho ms cortos y efectivos.

En contrapartida, las soluciones horizontales

son habitualmente ms verstiles, estn desarrollados con mayor inversin tecnolgica y
cuentan con buenos mecanismos de configuracin para ser adecuados a las ms variadas necesidades.
Por eso, a la hora de decidir qu elegir, es importante sopesar las distintas alternativas en el
contexto de la empresa: si el core requiere la
mxima atencin en la automatizacin de sus
procesos, y se requieren tiempos de implementacin cortos, conviene ponderar mejor a las
soluciones verticales; si se necesitan soluciones de BackOffice ms sofisticadas (tesorera,
contabilidad, cuentas a cobrar y pagar), probablemente las soluciones horizontales tengan
mejores herramientas.

Enterprise Resource Planning ERP

El implementar un software de
ERP ha sido desde siempre un
problema serio, un trabajo arduo
que las empresas tienen que
afrontar cuando deciden cambiar
la plataforma, modernizarse o mejorar sus procesos internos. Hoy
por hoy el dar la solucin estndar
relacionada con cualquier industria no es suficiente.
El desafo de las empresas que
brindan este tipo de soluciones es
lograr simplificar la implementacin y a dar profundidad de cobertura, simultneamente.
Si hablamos de beneficios puntuales, operar en la interseccin de
esas dos posibilidades ser sin
dudas la ms provechosa. Ya que
como resultado se puede ofrecer
un software que tiene todas las
virtudes de un software horizontal
pero que se puede especializar en
lo especfico vertical, dando mejor funcionalidad al producto, me-

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jores caractersticas funcionales

para el core business de la actividad que vamos a informatizar y,
como si fuera poco, es ms barato
de implementar.
En sntesis, la interseccin toma
lo mejor de esos dos mundos: las
mejoras de proceso de implementacin, la baja de los costos, la
capacidad de los implementadores
que tienen conocimientos especficos del mercado en el que operan y, por otro lado, tambin se
suman los beneficios de tener un
software tecnolgicamente ms
desarrollado
Las
intersecciones son soluciones para industrias verticales con capacidades de software horizontal.
Las uniones, por otro lado, son
software horizontal que incluyen
facilidades para ser integrados a
mdulos verticales especficos de
otros fabricantes.

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Volumen 1, n 1

Implementar SAP

or qu Implementara SAP?
Con el transcurso del tiempo las empresas hoy en da, han notado las ventajas
que pueden percibir el negocio por medio
de la implementacin de un ERP. Pero
como en todo, cada costo tiene su coste,
por lo que la implementacin de esta gran
herramienta no es algo sencilla, por lo
que la empresa tiene que ser capaz de sostener el coste un poco elevado de su implementacin para el negocio o empresa,
ya que si no se cuenta con los fondos requeridos puede llevar a la empresa a un
lio sustancial econmico.
Por lo cual hay que tener algo siempre
presente, que es tomar tiempo para realizar una buena planificacin de lo que se
va a realizar, para evitar caer en un fracaso.
Para cuando se desea implementar existen
varias metodologas existentes entre ellos
tenemos:
APID/3
Esta metodologa es como una mejora de
la metodologa Acelerated SAP , la cual
nos permitir una implementacin adecuada, ya que esta cuenta con varios conceptos as como : ASAP, entrenamiento,

infraestructura de sistemas, soporte de

operaciones entre otros.
AceleratedSAP (ASAP):
Esta metodologa se utiliza para la implementacin de SAP, la ventaja de
esta metodologa es que es una de las
ms utilizadas por las empresas, negocios e industrias, por lo cual permite
ser una de las metologas ms confiable y reconocida.
Esta metodologa se basa en 5 etapas
de:
Se realiza un estudio comprobando si
la empresa necesita aplicar SAP, se
realiza un prototipo de implementacin para determinar el alcance, y determinar si se cuenta con el apoyo del
administrador de proyectos.
En esta fase se realiza lo siguiente:
Evaluacin de Necesidades del negocio, esquema de funcionalidades y
evaluacin impacto.

Jose Senz
e-mail: chepe1823@gmail.com

Enterprise Resource Planning ERP

Propuesta de Recursos, requerimientos y fechas tope

Certificar acuerdos de alcance del
proyecto.
Diseo
Como su nombre lo dice los que
busca es realizar un diseo para poder determinar , el alcance que puede tener la implementacin de SAP
en la empresa.
En esta fase se realiza lo siguiente:
Nombres estndares de SAP
Documento del diseo
Procedimiento de administracin
del Cambio SAP.
Procedimiento certificacin de la
configuracin de SAP
Estrategia de migracin.

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Desarrollo
Esta fase se toma como el proceso
vigente de la implementacin del
SAP para la empresa por lo cual
consta con lo siguiente:
Producto de esta fase
Especificacin Funcional del SAP
por cada desarrollo, se realice un documento de requisito funcional detallado y confirmado por el negocio
Gua de Desarrollo de Escenario de
SAP -- Detallar los desarrollos que
fueron hechos y como configurar la
solucin
Procedimiento de prueba -- pruebas
unitarias deben ser dirigidas en el
desarrollo con resultados anotados y
certificados
Operacin

CONFIGURACIN.
En esta fase se implementan los
procesos y requerimientos del negocio con base al punto anterior, Adicionalmente busca requerimientos
de confirmacin del negocio, configuracin funcional, QA, pruebas y
certificacin.
Producto de esta fase :
Procedimientos de configuracin
SAP
Gua Detallada de Configuracin de
SAP
Procedimiento de configuracin base SAP
Procedimiento de Configuracin
Flujo de Trabajo SAP

Definir roles de soporte, planificacin de capacidad, supervisin del

trabajo recuperacin ante fallas y
resolucin de problemas.
Productos fase
Procedimiento Administrador de
ajuste SAP
Estrategia y procedimiento de Archivado SAP
Gua de planificacin de Capacidad
del SAP
Procedimiento de fallas y recuperacin SAP
Procedimiento SAP de limpieza de
cliente en produccin.

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Volumen 1, n 1

Beneficios de adquirir un ERP versus el desarrollo tradicional a la medida

El Problema:
A partir de la comercializacin de los
sistemas de ERP en las compaas,
naci en el mercado la polmica alrededor de la implantacin de sistemas
de gestin de los procesos de negocio.
Esta polmica est centrada en la pregunta: Qu es mejor, utilizar un software hecho a la medida o seleccionar
una plataforma de ERP para la empresa?
La respuesta:
Es muy importante destacar que no
existe una mejor opcin entre ambas
propuestas. El tipo de solucin que
agregue ms valor para la empresa depende directamente de las necesidades
de la organizacin, tomando en cuenta
su tamao, visin, presupuesto, estrategia, experiencia, entre otros aspectos
que ayudan a facilitar la decisin con
respecto al software a implementar.
A la Medida:
Muchas empresas tienen una estructura que se adapta mejor a la personalizacin que permite el software desarrollado a la medida, siendo este punto una de las principales caractersticas
a favor que tiene este tipo de diseo,
pero as como los sistemas personalizados tienen sus propios beneficios,
las plataformas de ERP tienen algunas
particularidades que han logrado su
posicionamiento en el mercado a
travs de los aos.
Uno de los beneficios ms destacables
que caracterizan a los ERP es el nivel
de estandarizacin brindado gracias al
trabajo de las empresas desarrolladoras
de estas plataformas. La estandarizacin va acompaada con la posibilidad
del software de ser escalable, que es

uno de los problemas ms comunes

identificados en sistemas de gestin
tradicionales, permitiendo al sistema manejar el crecimiento continuo
de la informacin sin perder la calidad.
Adquirido:
Por otra parte, las compaas como
Oracle y SAP que han desarrollado
sistemas ERP ofrecen un producto
integrado que abarca la gestin de
los procesos ms comunes en las
organizaciones, brindando una solucin completa y robusta que posee
comunicacin interna entre sus datos, a diferencia de la situacin que
se presenta con los desarrollos personales, que con frecuencia abarcan
procesos individuales del negocio,
completamente independientes, que
obligan a la empresa a implementar
nuevas soluciones para conectar y
comunicar los diferentes subsistemas con los que cuenta.
No existe una mejor opcin:
Las plataformas de ERP requieren
de una inversin econmica considerable para su implementacin,
pero el costo total tiende a ser menor en comparacin, mejorando y
simplificando a su paso el software
y hardware utilizado para operar la
empresa a nivel de informacin.

Yoselin Murcia C
Email: yoselin21@hotmail.com

Enterprise Resource Planning ERP

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La organizacin de un proyecto de ERP

Adrian Ignacio Vega

Email: nacho15vega@gmail.com

El entendimiento de la complejidad de la implementacin que se

pretende lograr al finalizar el proyecto es un factor primordial y
esencial para poder determinar
mejor el modelo de organizacin
a adoptar en un proyecto de ERP.
Las grandes compaas deciden
utilizar como papel de los expertos funcionales, el anlisis externo o auditora realizada por parte
de profesionales capacitados en la
implementacin de sistemas relacionados al rea de TI. Este tipo
de prcticas es altamente recomendable para el bien del negocio.

res, por lo que no todos sus componentes deben necesariamente ser implementados de inmediato, e incluso
puede haber mdulos que no requieran
ser implementados del todo. Tomando
como base este principio nacen propuestas de implementacin en fases,
en las cuales se deciden los mdulos a
implementar segn las necesidades de
la empresa, definiendo en una lnea de
tiempo y el alcance de cada una de las
diferentes fases hasta lograr el objetivo final. Por ejemplo en una empresa
con un proyecto pequeo con menos
de 100 empleados se puede tener un
estimado a desarrollarse en un plazo
de 3 a 9 meses.

El tiempo de implementacin del

ERP en la empresa est directamente relacionado a un nmero
de factores como el tamao de la
empresa, el nmero de mdulos a
implementar, el grado de adaptacin de la empresa, el alcance de
cambio y la disposicin de los
clientes a tomar decisiones para el
sistema de TI, el anlisis y determinacin de estos factores forma
parte del papel de los especialistas en TI en los proyectos de
ERP, ya que estos son los encargados de estimar estos factores
para as sacar adelante el proyecto.

Para organizar la ejecucin del plan de

implementacin, normalmente las empresas contratan a vendedores o desarrolladores de estas plataformas, pero
tambin es comn la presencia de empresas consultoras especializadas en la
implementacin de sistemas especficos, es aqu donde los expertos funcionales forman parte del proceso junto
con el papel de TI, quienes deben unir
esfuerzos para que la implementacin
se de la mejor manera en el menor
tiempo posiblee.

Los ERPs son sistemas modula-

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Volumen 1, n 1

Quin debe administracin de la funcionalidad de un ERP una vez implementado y quin

se encarga de los aspectos de administracin tcnica y de los desarrollos de medida
alrededor del ERP.
Administracin de la funcionalidad.

Desarrollos a la medida ERP.

Una vez implementado el ERP los empleados que tengan acceso a l son los
responsables del funcionamiento del
mismo. Debido a que muy probable se le
vaya a otorgar una cuenta de usuario y
una contrasea para poder ingresar. Ya
logrando ingresar al sistema sern capaces de modificar, crear registros en las
bases de datos. Es conveniente que la
compaa asigne personas capaces, ntegras, ticas con el objetivo de lograr un
buen uso de la herramienta. As como
debe de darse capacitacin previa de
cmo utilizar el sistema, tambin podran crear una normativa que debe ser de
acatamiento obligatorio donde se explique cmo poder utilizarlo.

Previo a la implementacin y luego de

la misma va a depender de las nuevas
funcionalidades deseadas o las que se
tengan inters de eliminar de cmo fue
el proceso de adquisicin si fue por
medio de licencia, software libre o de
desarrollo propio. Realizar cambios a
luego de adquirido el sistema puede
ser muy costoso para la compaa debido a que cuesta encontrar ERP que
permitan modificacin.

Encargados de administracin tcnica.

Los encargados de brindar la administracin tcnica deben ser personas especializadas, tienen que tener muy claro los
procesos que se trabajan y desarrollaron
en la implementacin del ERP. Los administradores tcnicos se encargan de
extraer informacin relevante a los procesos de la compaa pues ellos velarn
por su correcta aplicacin.

Normalmente estos cambios al ERP

son labores propias del departamento
de Tecnologas de Informacin si es
que en la adquisicin permite desarrollarlo, sino corresponde a la compaa
conseguir servicios fuera de la misma
ya sea con el proveedor del ERP u
otro servicio externo siempre y cuando
se permita la implementacin de ese
cambio a niveles de licencia.

Alfonso Troz Umaa

Email: atroz90@gmail.com

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Enterprise Resource Planning ERP

SAP ERP (Enterprise Resource Planning)

SAP AG

Olser Herrera Mendez

e-mail: olser_hm79@hotmaill.com

SAP AG (Sistemas, Aplicaciones

y Productos, por sus siglas en
alemn), es una empresa alemana
que brinda soluciones informticas para empresas, fundada en
1972 por Claus Wellenreuther,
Hans Werner, Klaus Tschira,
Dietmar Hopp y Hasso Plattner,
antiguos trabajadores de IBM. La
empresa tiene como objetivo proveer soluciones escalables, capaces de adaptarse a los cambios que
se presenten o que se acoplen a las
variables necesidades del cliente.
Hoy da la empres est considerada como la tercera empresa independiente de distribucin software
en el mundo, despus de Microsoft y Oracle
SAP ERP

La solucin ERP que la empresa

SAP AG brinda a sus clientes es
una solucin software cuya caracterstica principal es su ncleo estable que hace que el software no
requiera de tantas actualizaciones
para cumplir con las metas de la
empresa que lo implemente,
Cmo logra esto?, muy simple
SAP ERP permite el usuario
(empresa) escoger los mdulos o
paquetes de funcionalidades que
necesite para monitorear algunas
de ellas son:

Planes de Produccin. PP
Distribucin & Ventas. SD
Comunicaciones & Oficinas.
OC
Controles. CO
Manejo de Materiales. MM
Recursos humanos. HR
Controles de Calidad. QA
Manejo de los Activos. AM
Mantenimiento de Planta. PM
Sistema de Proyectos. PS
Soluciones Industriales. IS
Contabilidad & Finanzas FI
Inteligencia de Negocios. BI
Adems de lo anteriormente descrito
SAP ERP se caracteriza por mantener
siempre la informacin actualizada en
tiempo real y todo atreves de la internet, sin la necesidad que se la informacin se est actualizando de manera manual o por medio de otros sistemas software, esto quiere decir que la
informacin puede ser acezada desde
cualquier parte con una conexin a la
internet, otra de sus caractersticas es
la que la informacin que es propia
de un modulo (por ejemplo: los estados financieros que le corresponde al
modulo de Contabilidad & Finanzas)
puede ser compartida si otro modulo
necesita (por ejemplo: para conocer
los movimientos de los Activos para
su Control, que le correspondera al
modulo de Manejo de Activos.),. Esto
entre otras palabras es, que no existe
una duplicidad de la informacin, logrando as que la informacin sea integra en todo momento adems de
que se pueden generar reportes desde
distintos puntos de vista.

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Volumen 1, n 1

Plataformas para la Implementacin de SAP

ERP
Esta solucin software si desea implementarla
en su empresa ya sea grande, mediana o pequea no tiene limitaciones, ya que SAP ERP es
compatible con los siguientes sistemas operativos:
Linux Red Hat
Windows Server
Windows 95
Windows 98
Windows NT
HP-UX
AIX
IBM OS/400
Macintosh

Adems del sistema operativo se necesitara

de un motor de base de datos para resguardar la informacin SAP ERP necesitara para
su funcionamiento, este motor de base de
datos puede ser:
Informix
Oracle
Adabas
Windows SQL Sever
Sybase ASE
IBM DB/2
Con esto su sistema SAP ERP podr ser implementado en su empresa, claro que tambin se cuenta con soluciones SAP ERP para PYMES para ms informacin sobre este
tiempo de soluciones visite la siguiente
pgina web: www.sap.com

Bases de datos del mercado con que se puede implementar SAP

Los sistemas ERP se caracterizan por su nivel de robustez en la parte funcional, pero
su flexibilidad a la hora de ajustarse a las necesidades de una empresa, uno de
Jonathan Solano A.
esos puntos es el soporte de las bases de datos en la cual se encuentra una gae-mail: tanfil15@gmail.com
ma de posibilidades por las cuales se podran optar.
Uno de los sistemas ms importantes a nivel mundial dentro de este esquema es el ya
conocido SAP que por supuesto cuenta con servicios multiplataforma, por lo que es
compatible con diversos sistemas operativos, hardware y con diferentes motores de
bases de datos, permitiendo as un nivel de expansin bastante grande y dejando por
fuera una limitante presente en muchos sistemas actualmente. Se muestran los motores de bases de datos compatibles con la herramienta:
Informix
Oracle
Sybase
DB/2
Adabas
Sybase ASE
IBM DB/2
Microsoft SQL Server

Enterprise Resource Planning ERP

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Ventajas de Utilizacin de un ERP como SAP

Hoy en da los sistemas ERP son
ms que un lujo o una herramienta
adicional de trabajo, una necesidad
para las empresas y organizaciones
medianas y grandes. Muchas empresas han incurrido en
inversiones comprando diferentes
sistemas de informacin para diferentes tareas o funcionalidades de
manera independiente y que funcionan de la misma manera: INDPENDIENTE.
En cambio un ERP como SAP brinda una gama de servicios integrados
y robustos, que facilitan y mejoran
tanto las tareas operacionales, como
los procesos de la alta gerencia.
Permite las mediciones de diferente
ndole como por ejemplo el histrico de ventas de un departamento o
producto, as como el anlisis de
informacin y tendencias. En trminos generales la implementacin de

uno de estos sistemas significa una

mayor organizacin de la informacin, orden en el manejo de tareas y
un mejor desempeo en la comunicacin entre diferentes departamentos de la empresa a continuacin se
citan una serie de ventajas de estos
sistemas:

Confiabilidad de la informacin.
Centralizacin de la informacin.
Integracin de los procesos de la
empresa.
Mayor control de la gerencia sobre
los diferentes procesos de la
empresa.
Se obtiene una mayor. estandarizacin de la informacin
Mejora la comunicacin dentro de
la organizacin.

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Volumen 1, n 1

Metodologa de Implementacin SAPERP

Como en muchas reas de la tecnologa
no existe un procedimiento especfico
que se deba seguir paso a paso a la hora
de implementar un sistema ERP, pero
si cabe recalcar que existen algunas
consideraciones y pasos bsicos que se
deben tomar en cuenta.
Para la implementacin de un sistema
de tan grande magnitud se deberan de
cumplir una serie de pasos generales

SAP Business Objects

Como en muchas reas de la tecnologa no existe un procedimiento especfico
que se deba seguir paso a paso a la hora de
implementar un sistema ERP, pero si cabe
recalcar que existen algunas consideracinDurante las ltimas dcadas, se ha dado
una gran tendencia en las grandes empresas el hacer uso de los sistemas informticos con el fin de apoyar en la toma de decisiones. Para los negocios, es vital que sus
decisiones estn basadas en datos slidos y
confiables, que sean lo ms cercano a la
realidad y un factor determinante, que se
encuentren totalmente actualizados y sean
comprensibles; todo esto con el fin de llevar la direccin del negocio por el camino
ms seguro.
Esto es a lo que conocemos
como Inteligencia de Negocios o BI
(Business Intelligence, por sus siglas en
ingls), campo en el que muchas soluciones de software entran en disputa. Para que
estos sistemas cumplan con su cometido y
ayuden a aquellos que toman las decisiones

que de igual manera podran variar

entre un sistema ERP y otro:
Anlisis situacional de la empresa
Levantamiento de los requerimientos
para el sistema
Planificacin del proyecto
Implantacin del ERP
Seguimiento del sistema
Capacitacin y Soporte

Fernando Alpizar B
Email: Fernando.alpizar@gmail.com

de negocio, deben ser capaces de proveer

tendencias y datos histricos, en tiempo real
y de calcular posibles operaciones y eventos
que puedan darse en un futuro. Estos son una
combinacin de gran cantidad de tcnicas
informticas para el anlisis y procesamiento
de datos, que dependiendo del negocio, se
componen de grandes cantidades de informacin.
Cerca del ao 1990 en Francia, nace una
compaa bajo el nombre de BusinessObjects (de aqu en adelante, BO), la cual
gan desde entonces gran reputacin como la proveedora de soluciones de BI por
excelencia. Recientemente en 2008, SAP
adquiere posesin de ella, mas sigue sus
operando de manera independiente, desde el punto de vista administrativo y de
comercio.

Enterprise Resource Planning ERP

El conjunto de aplicaciones de BO
est compuesto de tal manera que
provee de muy importantes funcionalidades para el soporte de actividades de Inteligencia de Negocios,
entre las importantes se encuentran:
SAP BO Web Intelligence:
Este el producto principal
de BO. Proporciona un modelo de la informacin corporativa a la que se le llama
universo, y que permite a
los usuarios construir informes de manera muy sencilla. Estos pueden ser tan
sencillos o complejos como
se quiera, y por supuesto
dispone de opciones para
distribuir la informacin
entre los usuarios y exportarlos a diferentes formatos,
como por ejemplo Microsoft Excel. Posee un fuerte
motor para consultas, reportes y anlisis de datos.
SAP BO Live Office: Es un
complemento de Microsoft
Excel que permite la integracin de la informacin
del universo de BO con las
hojas de clculo. Es decir,
se puede generar una consulta utilizando el universo
para luego enviar el resultado en Excel. Parte de este se

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encuentra integrada en el
BO Web Intelligence, pero
adems se puede encontrar
una versin cliente.
SAP BO Crystal Reports: Permite la generacin de informes corporativos a partir de
cualquier fuente de informacin. A diferencia de Webi,
est enfocado a un perfil
especfico de diseador de
informes, ms tcnico, con
muchas ms opciones para
personalizar la apariencia
del resultado. Se integra
muy bien con las diferentes
suites de desarrollo (Visual
Studio .NET, Java, etc.).
SAP BO xCelsius: Permite crear dashboards, cuadros de
mando o visualizaciones
impactantes de cualquier
informacin. El resultado
son animaciones de flash
muy atractivos e interactivos con el usuario, que
adems incluyen diferentes
tipos de grficos y tablas. El
desarrollo del cuadro de
mando requiere conocimientos tcnicos por lo que
generalmente su realizacin
no se deja a manos de los
usuarios finales.

Pgina 18

Volumen 1, n 1

SAP BO Voyager: Provee de navegacin por los cubos OLAP con

funciones especficas para los
departamentos de finanzas.
SAP BO Set Analysis: Ayuda a
definir y crear segmentos de informacin a partir de un data
set, para que una vez segmentada sea mucho ms fcil su manipulacin.
SAP BO Performance Manager:
Este facilita la definicin de objetivos y estrategias de la organizacin, a nivel departamental
y general. Permite adems el
seguimiento y anlisis de los
diferentes KPI corporativos. Este se encuentra altamente inte-

grado con el BO xCelsuis.

En general, BO provee de la
plataforma de aplicaciones y servicios para la Inteligencia de Negocios ms fuerte del mercado, permitiendo a los desarrolladores e inclusive a los usuarios finales generar
reportes, realizar anlisis y manipulaciones sobre los datos de manera
muy fcil, y es a la que se podra
considerar la ms robusta disponible hasta el momento.

ABPA y Java
Advanced Business Application Programming Este es el lenguaje de
programacin bajo la propiedad de
SAP, el cual es utilizado para el desarrollo de la gran mayora de sus
productos.
Entre otras remarcables capacidades,
permite la ejecucin de sentencias de
SQL y posee la gran habilidad de co-

nectarse casi a cualquier base de datos

a su alcance. En conjunto a mltiples
funciones para el manejo de archivos,
texto, fechas y muchos otros tipos de
datos, lo convierte en la herramienta
ideal para el desarrollo de productos
como el SAP R/3, un ERP.

Enterprise Resource Planning ERP

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Un Caso de xito de la Implementacin de SAP en el

Instituto Nacional de Seguros

El proyecto a nivel institucional se conoce

como SIFA (Sistema Integrado Financiero
Administrativo) y no como SAP, as nos
relato el jefe de la direccin de informtica
del INS, lvaro Padilla, sobre lo que fue la
implementacin de SAP en esta institucin.
Se inici en el ao 2000 2001. Surgi la
inquietud por parte de la administracin
superior la cual quera tener un sistema
centralizado donde tuvieran toda la informacin financiera administrativa del INS y
que fuera ms eficiente debido a que antes
tenan todo por separado, por un lado estaba contabilidad, por otro lado presupuesto, y la direccin administrativa no tena
temas de contratacin administrativa, ni
proveedura por lo que se pretenda buscar
un sistema que tuviera todo eso junto. A la
hora de implementarlo se hizo un contrato
administrativo, con una licitacin internacional donde participaron varias empresas
y el proyecto fue ubicado en una empresa
llamada ACCENTURE (empresa espaola de
Barcelona), el proceso se dimension en 26
meses y en el alcance del proyecto tena
una meta que en ese lapso se estuvieran
implementado todos los mdulos. En esa
primera etapa se plante que tena que
estar el modulo presupuesto, modulo planificacin, mdulo de contabilidad, mdulo
de tesorera, mdulo de proveedura,
mdulo de recursos humanos, sistema de
control de activos, y el financiero contable.
El proyecto se dimension como llave manager, es decir la empresa les iba a dar
todo, tanto la licencia de software que
ellos recomendaban en ese caso SAP y les
dimensionara que tipo de servidores se
requeriran para manejar la informacin.

En cuanto a beneficios las sedes iban a tener un nico sistema financiero administrativo, ya que antes tenan la informacin en
sistemas separados donde inclusive algunas sedes tenan que mandar la informacin a oficinas centrales para que se procesara porque no tenan el sistema donde
hacerlo. Cada dependencia iba a tener su
unidad para hacer su contabilidad ya que
se hizo una distribucin de sus funciones
entonces cada sede puede su archivos de
personal puede ir controlando su presupuesto. Igual cada sede tendra control de
cules son sus activos. Podran hacer contrataciones administrativas desde ellas, con
quienes llevan las solicitudes. Los pagos
van a estar centralizados en un solo lugar.
Antes todos los pagos se hacan a travs de
los sistemas transaccionales, en cambio
ahora se hace a travs de interfaces que
llegan directamente a SIFA y este se encarga de realizarlos. Por ejemplo un proveedor el cual iba a pagar un cargo automvil
o por compra de equipo iba a tener un solo
lugar donde realizarlo y un solo depsito
donde se cancelaba tres o cuatro cosas a la
vez, con lo cual iba a haber mejora en la
economa por la generacin de cheques y
dems. De hecho al lograr centralizar el
sistema, se abri la opcin del pago a
travs de la va SINPE, ya que antiguamente se pagaba con cheques lo que significaba la impresin de cerca de 2000 de estos.

Enterprise Resource Planning ERP

Al tener un sistema integrado todo fluye naturalmente,

desde que se genera el presupuesto en un solo lugar,
adems se le ligan las cuentas contables, se realizan los
pagos, flujos contables, etc., y esto produce una economa
en cuanto al proceso, en tiempos de ejecucin, en cuanto a
materiales, y esto permiti al negocio mejorar los tiempos
en la generacin de los estados financieros, presupuestos,
informes presupuestarios, etc., que favoreci la relacin
con los entes reguladores del pas como la Contralora. A
pesar de todos los beneficios que conlleva SAP, tambin
existen su peros, al ser un sistema tan centralizado, por
ejemplo si falla el mdulo de la contabilidad, se detiene el
sistema y afecta a todos los dems. Cmo se administra
funcional y tcnicamente el SAP en la organizacin? En el
proyecto se incluy todo un tema de capacitacin tanto
funcional como tcnica, donde los tcnicos inclusive viajaron a Barcelona, Espaa, a recibir cursos sobre el lenguaje y
funcionamiento del sistema, donde chequearon la unidad
funcional a nivel institucional, que lo que pretende es que
los funcionales, personas expertas en todos los mdulos
de la organizacin, se encarguen de la administracin tanto
de usuarios como del sistema en general. Por ejemplo si un
usuario tiene una duda, acude al funcional, el cual debe
evacuar dichas dudas, y este mismo tiene la oportunidad
de generar nuevos requerimientos basado en las necesidades de los usuarios. A nivel de informtica, se encuentra el
departamento de Ingeniera de Sistemas, que es el que se
encarga de darle mantenimiento al sistema como tal. En
casos muy especiales, cuando haya actualizaciones o implementaciones de nuevos mdulos del software SAP como
tal, se acude a la contratacin de expertos, como por ejemplo PriceWaterhouseCoopers (PWC), que dan ese tipo de
asesora en proyectos meramente especficos.
La necesidad nace en 2000, pero realmente fue en el 2002
que se comenz a implementar este proyecto institucional,
del cual form parte todo el personal del INS, no obstante
el rea con mayor impacto en este proceso fue la de informtica. Alrededor de unas 70 personas directamente
involucradas en el desarrollo de este proyecto, adems de
cerca de 500 personas que se capacitaron para el uso, administracin y manipulacin del sistema. Este proyecto se
implement en etapas debido a la dimensin y los cambios
que implicaba el mismo.

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La implementacin de este nuevo sistema trajo consigo

muchos cambios en los sistemas legados del INS ya que
tenan que hacerse modificaciones porque haba ahora
que agregar interfaces que enviaran la informacin a
SIFA, y al hablar de sistemas legados, nos referimos a
cerca de 25 sistemas que debieron ser modificados para
la incorporacin de SAP en la empresa. Por este motivo
y otros se considera como uno de los proyectos que
mayor impacto y trabajo han generado en el INS, tanto
fue que se dur 2 aos para lograr ver implementados
los primeros mdulos de este nuevo sistema, ya que la
implementacin fue paulatina; primero presupuesto,
tiempo despus contabilidad y con los das es le fueron
agregando los otros mdulos.
En cuanto a la resistencia al cambio, se puede afirmar
que como es normal, siempre existe resistencia, sin
embargo, se manej bastante bien esta situacin, de
hecho aun habiendo sido la gente capacitada, a la hora
de poner en produccin el sistema la gente no recordaba cmo era que el mismo funcionaba. No obstante por
este motivo fue que tambin se implement el SAP por
mdulos con el fin de ir depurando rea por rea de la
institucin y no causar el caos en caso de haberlo implementado de golpe. Como proyecciones futuras despus de la implementacin de SAP se dieron las actualizaciones del software, una de ellas realizada a inicios
del 2011, proceso que llevo cerca de 8 meses para su
implementacin final, donde se logr recuperar los niveles de estandarizacin que SAP haba puesto como
normativa mundial para este tipo de software al ao
actual. Adems, se encuentras en pos de la actualizacin funcional que consiste en tomar todos los sistemas
Z o Sistemas a la medida y realizar un anlisis sobre
cules de estos sistemas podran eventualmente ser
eliminados, ya sea porque la herramienta de SAP ya lo
incluye o que existe algn modo de suprimir dicho sistema. Adems se debern realizar modificaciones a los
sistemas que envan la informacin o manipulan informacin relacionada con la SUJEF, que es el ente regulador del sector financiero del pas, y dicho cambio podra
eventualmente consumir un ao completo de trabajo.
Adems otros procesos que se esperan implementar
luego de la llegada de SAP es el mdulo de CRM, el
mdulo de riesgos, adems de la futura implementacin de MDM para el modelado de datos y el cambio
del COR de seguros del INS.

Universidad Latina de
Costa Rica

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se

vive en el mbito empresarial actualmente, requiere de
promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus
ms fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de Informacin y
su alineacin con las estrategias del negocio para
mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de
ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales
como el ERP (Enterprise Resource Planning), con
el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de
la compaa que apoyan para la generacin de
sus productos y servicios.