ORRESPONDENCIA OFICIAL

Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y

sus organismos auxiliares. Por competer a la administracin del Estado, deben ser mesurados en su
contenido y claros en las materias que tratan.
En esta correspondencia existen frmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se
le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicacin.
La correspondencia oficial tiene una disposicin reglamentada por la autoridad superior del pas.
Se clasifican en 3 Grupos:

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1.- COMUNICACIN OFICIAL
a. El Oficio:
Constituye la comunicacin mas importante, tanto por su gran utilizacin como por las
materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para
establecer relaciones entre jefes de servicio, seccin, departamentos, etc.
La redaccin del oficio debe ser clara, precisa y breve. Existen 3 tipos : El Ordinario, El
Reservado y El Secreto.
El oficio ordinario es el ms utilizado en la administracin pblica.

-EJEMPLO:

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Departamento Provincial de Educacin
Curic

ORD. N 02232
ANT.: Oficio 02229 / 01 de Octubre 2011
MAT.: Postergacin clases Cuartos Medios
Curic, 24 de Octubre 2011

DE: Carlos Azocar Cabello

Jefe Departamento Provincial de Educacin, Curic
A: Luis Flores Flores
Director de Colegio Politcnico San Jos
En conjunto con el Ministerio de Educacin tengo el agrado de comunicarle a usted que la Prueba de Seleccin
Universitaria (PSU) se retrasar por los siguientes motivos:

1.- De acuerdo a las demandas estudiantiles y a las movilizaciones de estos, en estos ltimos meses el Consejo
de Rectores ha decidido postergar la PSU.
2.- Fue acordado en una sesin extraordinaria, por el Consejo de Rectores se decidi este jueves 06 de Octubre
aplazar en dos semanas la fecha de rendicin de la prueba as lo informo el Vicepresidente Vctor Prez de Comit
Ejecutivo del Consejo de Rectores (CRUCH).
3.- Tambin la decisin se adopt debido a que un tercio de los locales de rendicin-Colegios y Universidades-no
estaban disponibles para recibir a los estudiantes producto a la recalendarizacin de las actividades acadmicas,
informacin dada por el DEMRE.
4.- De este modo, la aplicacin de esta prueba se efectuar el lunes 12 y martes 13 de Diciembre, el
reconocimiento de salas quedar para el domingo 11 del mismo mes.
5.- Adems las dos semanas de postergacin les servir de repaso, estudio o de preparacin para la Prueba de
Seleccin universitaria.
6.- Hasta el momento, 252568 personas se han registrado en el proceso, cifra que, segn indico el rector Vctor
Prez, presentaba un 90% de los inscritos del ao pasado, por lo que estiman que el periodo extraordinario se alcanzara
una cifra similar.
Sin otro particular, le saluda atentamente,
CARLOS AZOCAR CABELLO
JEFE DEPARTAMENTO PROVINCIAL
DE EDUCACIN CURIC
CAC/lip/lnr
DISTRIBUCION:
-Sr. Director Departamento Provincial de Educacin, Curic
-Sr Ministro de Educacin
-Sr. Vicepresidente Ejecutivo del Colegio de Rectores
-Sr. Director Colegio Politcnico San Jos

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b. La Circular:
Es un documento oficial de uso frecuente en la administracin pblica. Su redaccin es similar
al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comnmente en prrafos, claros y precisos.

-EJEMPLO:

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Gobierno de Chile
Ministerio de Transporte y Telecomunicaciones

CIRCULAR N 033
ANT: Oficio N 5500
MAT: Daos ocasionados a
Transantiago
Santiago, 08 de Noviembre 2011
De: Pedro Pablo Errzuriz
Ministro de Transporte y Telecomunicaciones
A: Segn distribucin

Debido al accidente ocurrido el da de ayer en un bus del Transantiago donde se dio muerte a dos menores de
edad producto a una balacera, puedo sealar las siguientes medidas:
1.- se implementarn dos auxiliares por cada mquina del Transantiago los que sern capacitados para acudir
en cualquier emergencia.
2.- Trabajar en conjunto con los Carabineros de Chile implementando cmaras de seguridad las que estarn
directamente enlazadas a la central de Carabineros.
Saluda atentamente a usted.

Pedro Pablo Errzuriz

Ministro de Transporte y
Telecomunicaciones
PPE/cev

Destinatarios:
-

Dirigente del Transantiago

Jefes de Dpto. Del Transantiago

Todo Personal

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c. El Memorndum:

Es una comunicacin de uso frecuente, Tiene una circulacin interna. Lo emite un jefe de
seccin o departamento. Se utiliza para medir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar
informacin. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso eliminando todo lo que sea
innecesario.
Actualmente, se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos
necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o ms pequeo.

-EJEMPLO:

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Hospital San Juan de Dios
Curic

MEMORNDUM N 033
08/11/2011

DE: Director de Hospital base San Juan de Dios

Juan Manuel Bustamante Arce
A : Secretaria Administrativa
Marlen Vargas Morales
Solicito a usted el envo del informe correspondiente a las atenciones de urgencia del presente mes detallando
cada una de estas a ms tardar el da 15 del presente.

Director Hospital San Juan de Dios

Juan Manuel Bustamante Arce

JBA/cev

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2.- DOCUMENTOS OFICIALES

a.El Certificado:
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario
pblico respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista
legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.

-EJEMPLO:

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Municipalidad
Ro Claro
Departamento de Administracin y Finanzas
VDC/clm

CERTIFICADO N 05
Valeria Daz Campos, Jefa del Departamento de Administracin y Finanzas de la Ilustre Municipalidad de Rio
Claro, Certifica que el seor Luis Andrs Escudero Mejias, realiz su prctica intermedia en dicho departamento,
cumpliendo 180hrs. Cronolgicas.
Durante su permanencia en dicha institucin el Seor Escudero Mejias se desempe de una eficaz manera
realizando las siguientes actividades:
-

Redacta Documento
Archiva Documento
Recibe Documento
Se extiende dicho documento para ser presentado en el colegio politcnico San Jos.
Curic, 08 de Noviembre 2011

Valeria Daz Campos

Jefa Departamento
Administracin y Finanzas

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b. La Resolucin
Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma
imperativa toda clase de asuntos administrativos.

-EJEMPLO:

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