MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DO SETOR DE CONTAS A PAGAR

DO CENTRO ADMINISTRATIVO

CIDADE/ESTADO
MS/ANO

Edio I
Implantao autorizada por:

Diretor Geral
Controler

SUMRIO

1. PROCEDIMENTOS GERAIS

O setor de Contas a Pagar a rea responsvel pela conferncia e respectivos

pagamentos a serem efetuados aos funcionrios, fornecedores e prestadores de
servios
,
com
os
quais
a
Empresa
opera.
Os pagamentos da rea de Recursos Humanos so analisados e classificados
diretamente pelo prprio Departamento de Recursos Humanos.
O funcionamento da rea de Contas a Pagar obedece aos seguintes
procedimentos:
1.1 Prazo

de

remessa

de

documentos

para

pagamentos:

Todos os documentos referentes a compra de materiais ou prestao de

servios e outros, somente sero considerados corretos para serem
efetuados os seus pagamentos, se tiverem em anexo a Ordem de Compra
em anexo (com seus campos completamente preenchidos).
Boletos, notas ficais e reembolso s sero considerados, se encaminhados
ao setor de Contas a Pagar com antecedncia mnima de 48 (quarenta e
oito) horas da data do vencimento, para que o pagamento seja realizado no
prazo do vencimento do ttulo.
Solicitaes de pagamento enviadas fora do prazo no sero
processadas;
Pagamento via depsito em conta no ser realizado se o n de
conta no estiver correto;
As notas fiscais devem ser entregues no mesmo ms em que foram
emitidas por conta dos impostos, que tm recolhimento no incio
do ms seguinte emisso da nota;
Para pagamentos parcelados, a nota fiscal dever ser emitida no
valor total do servio e, ter descrito em seu corpo as datas de
pagamento de cada uma das parcelas. Caso os pagamentos sejam
com boletos, todos os boletos referentes a cada parcela devem ser
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entregues ao financeiro juntamente com a nota fiscal e a ordem de

compras aprovada;
1.2 Da conferncia
O setor de Contas a Pagar dever conferir todos os documentos
apresentados, antes de efetuar qualquer tipo de pagamento ou reembolso,
observando os seguintes aspectos:
Os comprovantes devem estar em nome da Empresa, conter o CNPJ e
no apresentar emendas ou rasuras.
Valor, prazos de vencimento e condies de pagamentos;
Se h reteno de imposto de renda, ISS e INSS corretos;
Se a aprovao da despesa est compatvel com a autonomia
estabelecida ao setor de compras;
O setor s realiza pagamentos perante prvia autorizao do Diretor
da empresa.
1.3 Descrio do Procedimento (fluxograma)
O recebimento dos documentos pagar, realizado atravs dos malotes e do
setor de compras.
Em posse do documento, este armazenado em caixa INBOX de forma fsica
para posterior registro e arquivo (o qual conferido diariamente).
Na parte da manh gerado um relatrio do contas a pagar em aberto:
De posse deste relatrio, so separados os documentos fsicos
relacionados neste relatrio;
Transmisso destes ttulos a serem debitados em conta; e
Envio dos cheques a serem depositados e outros documentos ao banco.
1.4 Avaliao
O diretor financeiro avalia atravs do relatrio de contas em aberto, as quitaes
a serem realizadas; seguindo alguns critrios que deveram ser considerados, tais
como, tipo de conta, movimento da conta, saldo do banco, prazos, multas, juros e
previso de entradas futuras.
As multas e juros ocorridos pelo recebimento atrasado das NFs, tero
seu valor descontado do funcionrio responsvel, devido a empresa
disponibilizar o servio de malote diariamente.
1.5 Efetuar o pagamento das contas

Aps o diretor geral realizar sua avaliao, o setor de contas pagar registra os
ttulos no sistema bancrio online, efetuando o pagamento.
A emisso dos comprovantes de pagamento feito logo aps esta efetivao e em
seguida, so impressos e armazenados no arquivo da contabilidade junto as NFs
de origem.