Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o
de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos
que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
pginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar
esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.
14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.
15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso
tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se encuentran
empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas
del instrumento de control o de consulta que tienen esta condicin. La foliacin de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de
conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CD
s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a
la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por
separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.
Bibliografa:
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN
PBLICA. Circular N 004 de 2003.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo N 38 de 2002.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogot,
1997.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del 29 de junio de 1994.
- GODOY, Julia LPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retencin y Transferencias
Documentales. Directrices Bsicas e Instructivos para su Elaboracin (versin actualizada).
Mini/Manual N 4. Archivo General de la Nacin, 2001.
- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia
un Diccionario de Terminologa Archivstica. Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997.
Para conocer los materiales que se deben usar para las unidades de almacenamiento y en
general los relacionados con la conservacin de los archivos, el AGN indica remitirse a la norma
NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte papel.
Caractersticas de calidad (esta norma incluye diseos).El AGN aconseja almacenar los
documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos histricos) o de material
neutro tipo propalcote - (para archivos de gestin) de cuatro aletas y stas dentro de cajas,
donde tanto unas como otras, estarn debidamente identificadas.
Cul es el tiempo de retencin establecido para las Historias Laborales?
Publicado el da 13 de octubre de 2009
Aunque no existe norma que especficamente determine el tiempo de conservacin de la Historia
Laboral si existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservacin
de la informacin laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal est el Cdigo
Sustantivo del Trabajo, que seala en el artculo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de
trabajo, en el artculo 42 la certificacin del contrato, en el artculo 151 las autorizaciones
especiales por escrito.
El artculo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, sealando: Las
empresas obligadas al pago de la jubilacin deben conservar en sus archivos los datos que
permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios
devengados. (negrillas y subrayado nuestro)
Ahora bien, el Archivo General de la Nacin ha aprobado Tablas de Retencin Documental con
un tiempo de retencin para las Historias Laborales entre 80 y 100 aos, el cual empieza a
contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.
En nuestra publicacin Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario Sistema
Nacional de Archivos-2001, el doctor Hernn Oswaldo Parada Arias, funcionario del Archivo
General de la Nacin en su ponencia dijo: () la prctica nos ha mostrado que el tiempo
mnimo para la conservacin de historias laborales en el archivo central debe oscilar entre 80 y
100 aos. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de consulta por el propio ex
funcionario o sus herederos. (). De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante
del reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos.
La actualizacin de las Tablas de Retencin Documental se debe hacer por procesos y
procedimientos conforme a los establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad?
Publicado el da 13 de octubre de 2009
En primer lugar, el Acuerdo 039 de 2002 sigue vigente en toda su extensin, de tal suerte que las
dependencias de la entidad deben seguir organizando sus documentos de acuerdo con las TRD
de cada oficina.
Ahora bien, si en la entidad han realizado cambios estructurales, fusiones y/o supresin de
funciones o de oficinas y han cambiado algunos trmites administrativos que conlleven
modificaciones en la conformacin de las series, la entidad debe actualizar las TRD atendiendo
esos cambios, sin que esto conlleve modificaciones metodolgicas en cuanto a la base terica
que soporta las TRD, ya que los documentos siempre son producidos por las oficinas en el
ejercicio de sus funciones y las TRD se basan en stas.
De otra parte, es importante recalcar que las funciones sealan que se debe hacer y los
estructuradas en concordancia con la norma de normas para archivos, la Ley 594 de 2000 que la
misma NTCGP 1000: 2004 remite en ms de una ocasin a la Ley General de Archivos.
Hay algn inconveniente en colocarle cdigo a los tipos documentales?
Publicado el da 13 de octubre de 2009
Se debe respetar la codificacin asignada a las series y a las subseries, en caso de no estar
codificadas se adelantar tal procedimiento segn la metodologa establecida para la elaboracin
de las Tablas de Retencin Documental TRD-. Los tipos documentales no se codifican porque
la unidad de trabajo en las Tablas de retencin son las series documentales.