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NDICE
Introduo

Principais desafios da integrao implantao e vendas

Entendendo a necessidade do cliente para uma implantao de sucesso

Passagem de basto: vendas X implantao

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Boas prticas de proposta de projeto

14

Reunio de kick-off eficiente

17

Adotando a gesto de projetos com foco no sucesso do cliente

19

Concluso

21

Sobre a Project Builder

22

Sobre o Agendor

24

INTRODUO
A integrao entre o setor de vendas e o setor de implantao um dos desafios
mais bsicos das empresas que trabalham com projetos, pois o perfeito alinhamento
entre essas duas reas que garante o sucesso da execuo do projeto e da empresa
como fornecedora de solues.
Esse alinhamento ocorre quando todos os envolvidos so bem informados a
respeito das negociaes com o cliente, bem como das possibilidades da equipe
de implantao em atender ao que est sendo solicitado. Para tanto, preciso
dispor de boa vontade de ambas partes, mas tambm de ferramentas adequadas
para a otimizao de processos e gesto de projetos, que auxiliem as equipes a se
concentrarem no que realmente importa: o cliente.
Neste e-book voc ver o que necessrio para uma gesto de projetos mais focada
no cliente e menos preocupada com os processos e os contratos, afinal, o sucesso do
cliente o seu sucesso! Aproveite!

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Principais desafios da integrao

implantao e vendas
Independentemente do mercado de atuao, a prosperidade e a sustentabildade
de qualquer organizao so conquistadas pela expanso da base de clientes
e, consequentemente, pelo faturamento e pela gerao de valor no
necessariamente nesta ordem. Com essa viso clara, dividimos os desafios em
duas reas: vendas e implantao. O objetivo da equipe de vendas, de qualquer
empresa, sempre conquistar novos clientes, expandir receita em clientes atendidos
e aumentar o faturamento da organizao, ou seja: vender mais. Da mesma
forma, a rea de implantao ou rea de projeto tem como objetivo
entregar o resultado almejado pelo cliente em outras palavras: entregar
valor.
O grande desafio que, se no existe um alinhamento entre as
duas reas, problemas, como escopo do projeto mal definido,
cronogramas irreais, necessidades no identificadas e expectativas
no alinhadas, podem gerar resultados na contramo dos objetivos
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da empresa.
No se preocupe se isso acontece na sua organizao, esse um caminho natural
de quando comeamos a escalar vendas. Da mesma forma que ele danoso para
a organizao, nele existe uma oportunidade real de melhoria, de integrao entre
as reas e de criao de um importante diferencial competitivo que a perfeita
integrao entre vendas e implantao. Separamos alguns passos que vo te ajudar
melhor a alinhar as duas reas:

Crie um esprito de equipe entre as reas

A equipe de vendas est sempre preocupada com nmeros
e metas e isso totalmente compreensvel , porm
preciso fazer com que ela enxergue alm dos nmeros.
Uma boa forma de tornar isto possvel envolver
a equipe de projetos nas reunies de fechamento
de escopo para que assim estimule um esprito de
cooperao com a equipe de vendas quem vende ter a
dimenso do trabalho de quem implementa e vice-versa.

Trabalhe com proposta de projetos

Para promover a integrao vendas e implantao
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 fundamental adotar uma gesto de mltiplos projetos, pois somente desta forma
o gerente de projetos saber como esto disponibilizados seus recursos humanos e
quais so as possibilidades para executar novos projetos sem a necessidade de novas
contrataes.

Use ferramentas de gesto de projetos

Capacitar o time comercial em gesto de projetos uma forma muito positiva de
resolver esse impasse. Cada vez mais, grandes consultorias adotam o canvas para
entender melhor qual a necessidade do cliente e at mesmo como proposta. No
caso do PM Canvas construir junto com o cliente uma excelente oportunidade de
entender melhor os desafios do cliente, o produto que ele espera receber e seus
requisitos. Outras ferramentas visuais como Estrutura Analtica de Projetos, Mapa
Mental e cronograma ajudam a delimitar o escopo e a alinhar expectativas.

No se comprometa com o que no possvel ser entregue

Uma vez compreendidos o cenrio e as necessidades do cliente, muito importante
voltar para a empresa e fazer o dever de casa antes de se comprometer com o
cliente. Pontos como disponibilidade da equipe, melhor perfil profissional para
atender a demanda, desafios do projeto e experincia em cenrios semelhantes s
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podero ser profundamente explorados pelo time de projetos. Com base nessas
anlises e com a identificao da disponibilidade de recursos da empresa que ser
possvel se comprometer com prazos de entrega e cronograma de projeto. Mesmo
sabendo que s vezes a realidade no a resposta que o cliente quer ouvir, lembre-se
de que todo relacionamento duradouro comea com confiana e respeito.

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Entendendo a necessidade do cliente

para uma implantao de sucesso
Uma das maiores dificuldades do ser humano a comunicao, e isso se intensifica
quando h a necessidade de leitura de um problema especfico do cliente. Muitas
vezes nem ele mesmo sabe do que realmente precisa, e a faz parte do objetivo
do setor de vendas compreender o problema para ento formatar uma soluo
adequada, que satisfaa o cliente e que seja executvel pela equipe de implantao.
Alm de compreender a necessidade do cliente, a equipe de vendas deve ter o
cuidado de perceber outros desejos embutidos no problema apresentado, como
melhoria do status da empresa, utilizao de uma ferramenta para melhorar a
reputao da marca e at mesmo maior performance da empresa no mercado.
Para compreender exatamente o que o cliente precisa, necessrio ouvi-lo. Uma,
duas, trs vezes, at que todos os detalhes estejam bastante claros para a equipe de
vendas. Neste momento, envolver a equipe de implantao pode ser uma boa ideia,
j que um olhar tcnico sobre o problema do cliente pode trazer novos insights e
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determinar a complexidade do trabalho com maior eficcia.

O ideal que medida que as negociaes evoluam, o responsvel de
vendas anote tudo o que seja conversado com o cliente
e, ao final, elabore um relatrio para validao das
informaes. Um parecer da equipe de implantao
fundamental para que a proposta comercial seja
elaborada com qualidade e esteja dentro dos padres
executveis para o projeto.
Com a validao das informaes, a proposta
comercial elaborada de acordo com o escopo
pr-definido, por isso deve ser o mais fiel possvel a
todas as negociaes anteriores. Caso surjam ideias
de incremento no projeto antes da aceitao do cliente,
o ideal que se faam duas propostas comerciais
para que o cliente possa verificar a possibilidade de
desenvolver um projeto mais elaborado ou de deixar
as melhorias para um segundo momento. A equipe
de implantao pode perfeitamente orientar os dois
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casos, mostrando os benefcios e desvantagens de cada situao. Aceita a proposta

comercial, o escopo do projeto deve ser negociado e o contrato fechado.
importante nessa fase envolver todos os players para que a necessidade do cliente
seja atendida em todas as suas nuances, por isso comercial, implantao e cliente
devem ter reunies conjuntas para definir o melhor caminho a ser tomado. Sem a
equipe de implantao envolvida, o comercial pode vir a prometer solues ineficazes
e at mesmo inviveis. Deixar apenas a implantao na negociao tira a vantagem
da empresa no que tange persuaso e negociao com o cliente, portanto, no h
como prescindir de nenhum destes players.

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Passagem de basto:
vendas X implantao
Com a proposta fechada, chega a hora de a equipe de vendas passar o basto para
a implantao, para que esta comece os trabalhos. Uma reunio de alinhamento
essencial para que todos os que estaro envolvidos no projeto daqui por diante
tenham conhecimento do que foi discutido e acordado com o cliente, visando manter
o foco sempre na satisfao dele.
Acertados os primeiros passos, a reunio de kick-off serve para apresentar o
planejamento do projeto, as principais entregas e marcos, bem como o cronograma
de execuo, visando dar um panorama geral de todo o desenvolvimento do projeto.
Assim todos os envolvidos, desde o cliente at a equipe de projetos, tm suas
expectativas alinhadas e bem cronometradas para que se possa executar o projeto
com excelncia.
Durante a reunio de kick-off possvel ainda apresentar a matriz de comunicao,
que tem por objetivo determinar quem recebe que tipo de informao, de onde
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as informaes so demandadas e para quem vo. uma maneira de estabelecer

as melhores prticas de comunicao e deixar todos informados a respeito do
andamento do projeto.
Finalizada a apresentao do projeto, algumas sugestes de prximos passos podem
ser dadas, como, por exemplo, melhorias no sistema ou implantao de novas
ferramentas para otimizar ainda mais os resultados do cliente. Essas observaes so
importantes para que o comercial tenha argumentos para oferecer novas solues
para clientes j existentes e possa ampliar ainda mais o portflio de vendas da
empresa.
Neste processo, um dos grandes auxiliares ser o seu sistema de CRM, pois garantir
todo o histrico de conversaes com o cliente, munindo a equipe de vendas de
informaes para aumentar o lifetime value do cliente e a satisfao do mesmo com
a empresa. Perceba que no CRM devem constar todas as informaes do setor de
vendas e as observaes do setor de implantao tambm, para que num futuro
prximo se tenha um documento completo das necessidades do cliente e o que j foi
realizado.

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Boas prticas de proposta de projeto

Para desenvolver um bom projeto voc deve passar por algumas fases essenciais, que
nortearo a conduo das suas aes e traro equipe maior confiana na execuo
de suas atividades.

Gesto de escopo
A gesto do escopo refere-se definio das limitaes do projeto, ou seja, o que
ele contempla e o que ele no contempla. Isso se faz necessrio para que no haja
mudanas de escopo ao longo do projeto pela falta de detalhamento do que vem a
ser o produto final do projeto.
Na gesto de escopo a equipe controla permanentemente todos os detalhes do
escopo, desmembrando as atividades a serem realizadas, as entregas e os marcos de
cada fase para que seja melhor visualizado o que deve ser realizado em cada etapa.

Gesto de tempo
A gesto de tempo a gesto do cronograma do projeto, quer dizer, dos prazos
acordados na reunio de kick-off. Manter cada atividade dentro do tempo estipulado
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para ela garante que o projeto seja entregue na data combinada com o cliente,
contribuindo para sua satisfao.

Gesto de custos
Os custos do projeto devem ser acompanhados de perto para que no extrapolem
o oramento previsto. Para tanto, preciso estimar o custo de cada atividade
do projeto detalhadamente, utilizando a CPI e curva S de custos para controlar a
execuo.

Gesto da comunicao
Garantir que a informao chegue s pessoas certas no momento certo essencial
para que o projeto flua com tranquilidade, e a gesto da comunicao a responsvel
por isso. Sendo assim, garanta um fluxo de comunicao fluido e gil.

Usar modelos e templates

Otimizar o planejamento das atividades contribui para que a equipe do projeto no
perca tempo, sendo assim, utilize modelos e templates que possam ser aproveitados
para vrios projetos. Um software de gesto de projetos contribui consideravelmente
para a otimizao do planejamento, haja vista seu preparado para receber diversos
tipos de projetos.
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Reunio de kick-off eficiente

A reunio de kick-off o pontap inicial do projeto, portanto deve ser bem planejada
e estruturada para surpreender os participantes, em especial, o cliente. Um convite
formal, com antecedncia, deve ser enviado a todos os envolvidos, visando dar o
tempo necessrio para que todos se preparem.
Durante a reunio, apresente o projeto de maneira clara e objetiva, sem entrar demasiadamente nos detalhes, mas tambm sem ser superficial. D uma viso geral de
todo o projeto, como se dar sua execuo, os prazos e prximos passos aps a concluso. Verifique se restam dvidas em relao ao planejamento, para que o cliente
no venha a se sentir lesado por falta de entendimento de alguma fase ou detalhe do
projeto.
No se esquea de fazer uma apresentao criativa, que motive as pessoas, que suscite expectativas reais e plausveis em relao ao projeto. Pessoas animadas so bons
apoiadores, e sua equipe vai precisar deles.
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Adotando a gesto de projetos com

foco no sucesso do cliente
Para ter sucesso na gesto de projetos, lembre-se de que o projeto significa o
atendimento de um sonho, uma expectativa do cliente, e portanto deve ser tratado
como algo realmente importante. O projeto mais do que um produto que se
compra na prateleira, uma soluo a um problema iminente do cliente, que pode
vir a gerar novos negcios para voc e sua equipe, sendo assim, o foco no cliente e no
problema que ele tem a resolver essencial.
As fases da gesto de projetos que listamos aqui so apenas o esboo do complexo
emaranhado de informaes tcnicas, habilidades pessoais e profissionais que
envolvem o desenvolvimento de um projeto, e voc pode increment-las ou
simplific-las de acordo com as suas necessidades e as necessidades do seu cliente
de entendimento de como se dar a execuo do projeto. Contudo, no se esquea
de que gesto de projetos , acima de tudo, liderar pessoas para um objetivo em
comum, e para isto necessrio exercitar seu poder de comunicao ao mximo,
bem como competncias como negociao, gesto de conflitos e liderana.
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Ao determinar entregas intermedirias ao longo do projeto, voc mantm o cliente

consciente do desenvolvimento e o deixa motivado, aumenta suas expectativas e
contribui para que, ao final, todos sejam recompensados. Dessa forma, mantenha
sua comunicao bem estruturada para que sirva de veculo de percepo de valor
para o seu cliente.
Havendo a necessidade de alguma mudana, demandada pelo cliente ou no, trate-a
com todo o cuidado e verifique se h condies de atend-la para melhorar ainda
mais a experincia do cliente junto sua empresa.
Por fim, a aquisio de um contrato apenas um passo, o que importa a fidelizao
que voc conquista aps a execuo de um projeto de sucesso, portanto, faa do seu
cliente um vencedor e vena com ele!

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Concluso
A integrao entre vendas e implantao um processo que deve ser continuamente
acompanhado e revisto, visando manter a qualidade dos relacionamentos e a
competitividade da empresa. Nesse sentido, padronizar processos e manter uma
metodologia de implantao de qualidade gera no s maior produtividade para as
equipes como garante a qualidade dos servios prestados.
Um software de gerenciamento de projetos ajuda no sentido de que, alm de
permitir um controle profissional da execuo dos servios, ele tambm facilita que
os principais desafios entrem na integrao entre implantao e vendas. Entre outras
coisas, na ferramenta possvel criar modelos de projetos associados aos tipos de
servios comercializados, configurar preferncia de mensagens, integrando toda a
comunicao em um nico lugar, alm de permitir a criao de mensagens e alertas
automticos, que fazem com que a equipe de implantao ou o gerente de contas
possam agir antes de a crise acontecer.

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Como recomendao, sugerimos o uso do Project Builder, um software de gesto de

projetos que atende aos 20 maiores grupos econmicos do Brasil com excelncia,
alm de outros empreendedores de pequeno, mdio e grande portes. Mesmo
sendo possvel fazer a gesto de projetos atravs de planilhas eletrnicas e controles
avulsos, a integrao de recursos e informaes extremamente importante para
que no se perca absolutamente nada de informao durante o desenvolvimento do
projeto, portanto, pense na adoo de uma ferramenta de qualidade.
Para uma integrao de efetiva entre equipes de vendas e implantao, a
centralizao das informaes de extrema importncia, como tambm a
comunicao. O Agendor um app que ajuda os vendedores a guardar os histricos
de clientes, mantendo das as informaes centralizadas em nuvem e facilitando a
comunicao entre as reas.

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Sobre a Projet Builder

A Project Builder existe para ajudar empresas a acelerar seu crescimento
empregando ferramentas e processos que simplificam sua gesto de projetos para
mltiplos clientes. Com mais de uma dcada de atuao no mercado de gesto
de projetos, a PB reconhecida como provedora do mais bem sucedido software
de gerenciamento de projetos no Brasil e no exterior. Hoje atendemos desde os
20 maiores grupos econmicos do Brasil at pequenas empresas e consultores
individuais.

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Sobre o Agendor
O Agendor nasceu para transformar a maneira como as pessoas trabalham. Ns
acreditamos que trabalhar melhor ser mais feliz e a maneira como incentivamos
isso, criando produtos enxutos, junto com contedos educativos e inspiradores, que
tornam as pessoas mais produtivas diariamente. Assim, criamos aplicativos nicos
para pessoas que trabalham com vendas.

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