Entrega Recepcion Estatal

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCION DE LAS DEPENDENCIAS
INDICE
3
I. Introduccin
II. Base Legal

III. Objetivos
IV. Glosario de trminos
6
9
V. Proceso General de Entrega-Recepcin de la Administracin Pblica Estatal

VI. Unidades Administrativas sujetas a Entrega-Recepcin.
Resumen de Dependencias Centralizadas
Resumen de Organismos Desconcentrados}
13
15
16
18
19
21
Resumen de Organismos Autnomos

Resumen de Organismos Descentralizados
VII. Integracin de la Informacin

1. Lineamientos Administrativos
a.
b.
c.
d.
e.
f.
23
Generalidades
Del Acta Administrativa
De los responsables del Proceso
De la Secretara de Administracin
Del Acto de entrega-recepcin
De la informacin y documentacin
2. Acta Administrativa de Entrega y Recepcin
30
a. Acta Administrativa ER-01 Entrega-recepcin Centralizados

b. Acta Administrativa ER-02 Entrega-recepcin Descentralizados y Desconcentrados
c. Instructivo para la P0resentacin de la carpeta y el disco compacto de Entrega y Recepcin de
las Unidades Administrativas de la Administracin Pblica del Estado de Colima.
3. Anexos
Lista de anexos, formatos e instructivos de llenado.
45
Gobierno del Estado de Colima

Secretara de Administracin
Direccin General de Control Gubernamental

I.- INTRODUCCIN
De conformidad con las lneas de accin establecidas por el C. Lic. Jess Silverio Cavazos Ceballos, Gobernador del Estado, de realizar
eficientemente las funciones que las normas legales encomiendan al Poder Ejecutivo, la Secretaria de Administracin, como responsable de
normar y coordinar el proceso de entrega-recepcin al trmino del periodo constitucional del Poder Ejecutivo, a travs de este mecanismo, facilita
la entrega en forma transparente y ordenada, de los asuntos, oficios e instalaciones de la Administracin Pblica Estatal, a fin de adecuarla no
solo a los requerimientos actuales, sino tambin a los futuros, y garantizar la preservacin de los recursos documentos, archivos, valores,
programas y proyectos de cada una de las dependencias, entidades y organismos descentralizados de la misma. Con el propsito de configurar
un marco regulatorio consistente, sencillo y eficaz que d, entre otros aspectos, certidumbre y seguridad jurdica se expidi el reglamento
respectivo, para regular los procesos de entrega-recepcin de las unidades administrativas que deben llevar a cabo los servidores pblicos al
iniciar y al concluir un empleo, comisin o cargo pblico, independientemente de la causa que motive el relevo.
La Secretara de Administracin del Gobierno del Estado, como responsable de intervenir en la entrega-recepcin de las dependencias,
conforme lo estipula el Artculo 25 fraccin XXV de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, emite el presente Manual de Procedimientos
para el proceso de Entrega y Recepcin de las dependencias, el cual tiene como propsito fundamental establecer en forma sencilla y clara los
procedimientos, los obligados y formatos que acompaan al acta de entrega y recepcin, y las disposiciones administrativas a fin de que los
involucrados integren la informacin en forma oportuna y simplificada.
Adems de establecer el procedimiento de forma simplificada, se utiliza un Sistema computacional de entrega-recepcin que evitar perder
informacin importante para las instituciones pblicas, y que no representa una actividad adicional a los Servidores Pblicos que estn obligados
a presentar el acta administrativa correspondiente, sino que en estricto sentido la informacin de la gestin del cargo que desempean deber
estar debidamente documentada, actualizada y validada por las instancias competentes, adems, de integrarse de manera estandarizada, fcil de
manejar y contar con informes de avance y cumplimiento de sus funciones sustantivas conforme a las atribuciones encomendadas a cada ramo
administrativo, por lo que la entrega y recepcin nicamente significa depurar y, en su caso, actualizar aquello que se encuentre rezagado.

II. BASE LEGAL

Las disposiciones aplicables al proceso de entrega-recepcin de los recursos y asuntos por parte de los servidores pblicos de la Administracin
Pblica Estatal, se fundamentan en los siguientes ordenamientos jurdicos:
Constitucin Poltica del Estado del Estado Libre y Soberano de Colima, Artculo 58.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Colima, Artculo 25 Fraccin XXV, reformada mediante Decreto No. 4 aprobado
el 31 de octubre de 2003.
Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, Artculos 43 y 44. Decreto No. 183.- Publicada en el Peridico Oficial "El
Estado de Colima" el sbado 8 de diciembre de 1984.
Reglamento Interior de la Secretara de Administracin Artculo 2. Fraccin XXV y 21 fraccin XXVIII, publicado en el Peridico Oficial El
Estado de Colima el 28 de Enero del ao 2006.
Reglamento que establece los lineamientos para el proceso de entrega-recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima,
publicado en el Peridico oficial del Gobierno Constitucional del Estado El Estado de Colima el 16 de agosto del 2008.
4
III. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Orientar mediante criterios y procedimientos uniformes a los servidores pblicos obligados del proceso de entrega y recepcin de las
Dependencias, Organismos Auxiliares y Fideicomisos que conforman la Administracin Pblica del Estado de Colima, sobre la integracin de la
informacin que se deber anexar al acta de entrega y recepcin.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
Dar a conocer los documentos, formatos oficiales e instructivos de llenado correspondientes, que se debern presentar como
anexos al acta de entrega y recepcin, con la finalidad de dejar constancia respecto a la administracin de los recursos
humanos, materiales, financieros, contables y documentales que estuvieron a su cargo para el desempeo de las atribuciones
conferidas y cumplir con los objetivos programados.
Acciones realizadas conforme al marco jurdico.
Proporcionar la base normativa, los lineamientos y la metodologa, a la que debern apegarse los servidores pblicos obligados
y que darn soporte al proceso de entrega y recepcin de las unidades administrativas en las Dependencias, Organismos
Auxiliares y Fideicomisos, a fin de que la entrega sea homognea, prctica, ordenada, transparente y oportuna.
Establecer con claridad, orden y precisin la informacin que deber integrarse a las actas de entrega recepcin de acuerdo
con cada uno de los supuestos establecidos en el Reglamento que establece los lineamientos para el proceso de entregarecepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima.
5
IV. GLOSARIO DE TRMINOS
Para efectos del presente Manual se entender por:

Acta.- Documento al que se refiere el artculo 2 del Reglamento para el proceso de Entrega-Recepcin en la Administracin Pblica del
Estado de Colima.
Coordinador de Enlace.- Servidor Pblico designado por los titulares de las dependencias y Unidades Administrativas, como encargado de la
planeacin, organizacin y coordinacin de los informes y documentacin del proceso, conforme a lo dispuesto en el Artculo 11 del
Reglamento para el proceso de Entrega- Recepcin en la Administracin Pblica del Estado de Colima.
Dependencias.- A las listadas en el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Colima.
Organismos Auxiliares.- A los organismos desconcentrados, descentralizados, empresas de participacin
fideicomisos pblicos que componen la Administracin Pblica Paraestatal y forman parte del Ejecutivo del Estado.
estatal
Entrega y recepcin.- Al proceso mediante el cual el servidor pblico que concluye un empleo, cargo o comisin, entrega, y el servidor
pblico que asume dicho empleo, cargo o comisin, recibe, una unidad administrativa con todos los recursos, programas y proyectos, as como
la relacin de acciones prximas a realizar, para el ejercicio de sus funciones, y los documentos e informes a que se refiere el presente
Manual.
Formatos.- Los que servirn de base para la integracin de la informacin de la Entrega Recepcin, los cuales se encuentran clasificados en
anexos.
Lineamientos Administrativos.- Las directrices que habrn de regir los procesos de entrega-recepcin administrativa
Reglamento.
contemplados en el
Manual.- Manual de procedimientos para el proceso de Entrega -Recepcin de las dependencias.

Proceso.- Las actividades de actualizacin e integracin de los documentos, informes, bienes, y en general, los recursos de que disponen los
servidores pblicos para desempear su encargo, previas a la celebracin de la Entrega-Recepcin.
Reglamento.- Documento que establece los lineamientos para el proceso de entrega-recepcin en la Administracin
Colima.
Pblica del Estado de
6
Sistema.- Sistema informtico que permitir automatizar la administracin de los documentos, informacin y Acta de Entrega Recepcin, el
cual ser proporcionado por la Secretara de Administracin.
Titulares de las dependencias.- Los Secretarios y el Procurador General de Justicia del Estado.
Titulares de los Organismos Auxiliares.- Directores, Directores Generales, Secretarios Ejecutivos, Presidentes, Coordinadores Estatales y
Secretarios Tcnicos.
Trmino e inicio de un ejercicio constitucional.- Se refiere al cambio del titular del Poder Ejecutivo por conclusin del periodo por el que
fue electo.
Unidades administrativas.- A las consideradas en la estructura orgnica autorizada de las dependencias y organismos auxiliares.
7
V.- PROCESO GENERAL DE ENTREGA-RECEPCIN DE LA ADMINISTRACIN

PBLICA ESTATAL

DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL

1
11
E
J
E
C
U
T
I
V
O
E
S
T
A
D
O
D
E
L
Elaboracin y Publicacin del

Reglamento para el
proceso de Entrega-Recepcin
en la Administracin Pblica
del Estado de Colima.
Designacin del equipo

coordinador de la
Entrega _ recepcin
Supervisin de la integracin
de la informacin por parte
de las Dependencias y
Organismos auxiliares.
Seguimiento del Proceso
3
D
E
S
E
C
R
E
T
A
R
I
A
Elaboracin y Publicacin del

Manual de Procedimientos para
La Entrega-Recepcin de las
Unidades Administrativas de la
Administracin Pblica del
Estado de Colima.
9
Asesora y apoyo a
Dependencias y
Organismos Auxiliares
Diseo, instalacin y configuracin

del Sistema de Informacin para
la Entrega _ recepcin.
Capacitacin a los Enlaces

responsables del proceso de
entrega-recepcin en las
dependencias y entidades
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I
O
N
D
E
P
E
N
D
E
N
C
I
A
S
Y
O
R
G
A
N
I
S
M
O
S
A
U
X
I
L
I
A
R
E
S
Comunicacin
con la
Comisin de
Enlace
5
Designacin del Funcionario
que se desempeara como
Enlace ante la Secretara
de Administracin
10
Actualizacin e Integracin
de los formatos
11
12
Resolucin de
Pendientes
administrativos
Elaboracin del
Acta de EntregaRecepcin y
emisin de anexos.
FIN
Formalizacin del
Acto de EntregaRecepcin

CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES

Nm
prog
ACTIVIDAD
2008
SEPT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
NOTA:
OCT
NOV
2009
DIC
ENE
FEB
MZO-JUL
AGOS
SEPT
OCT
NOV
DIC
Designacin de
interventores y enlaces.
Reuniones de presentacin
con enlaces de las
dependencias centralizadas
y organismos
descentralizadas.
Capacitacin interna
Comunicacin del sistema a
los enlaces.
Asistencia Tcnica a las
unidades administrativas
Integracin de la
documentacin
Seguimiento del proceso
Comunicacin Equipo de
transicin
Formalizacin actos de
entrega-recepcin
Fechas enunciativas, no limitativas; pueden variar segn las circunstancias.
12

VI. UNIDADES ADMINISTRATIVAS SUJETAS A ENTREGA-RECEPCION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN DE LAS DEPENDENCIAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS SUJETAS A ENTREGA-RECEPCION

Centralizadas
UNIDAD
PRESUPUESTAL
UNIDADES ADMIVAS
SUJETAS A ENTREGA
DEPENDENCIAS CENTRALIZADAS
10000
DESPACHO DEL C. GOBERNADOR
20000
SECRETARA GENERAL DE GOBIERNO
30000
SECRETARA DE FINANZAS
40000
SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL
50000
SECRETARA DE DESARROLLO URBANO
60000
SECRETARA DE DESARROLLO RURAL
70000
SECRETARA DE EDUCACIN
80000
SECRETARA DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL
90000
SECRETARA DE PLANEACIN
100000
SECRETARA DE FOMENTO ECONMICO
110000
SECRETARA DE CULTURA
120000
SECRETARA DE TURISMO
130000
PROCURADURA GENERAL DE JUSTICIA
140000
SECRETARA DE ADMINISTRACIN
150000
SECRETARA DE LA JUVENTUD
Unidades Administrativas sujetas a Entrega-recepcin
15
ENLACE RESPONSABLE
Puesto
25
Coordinador Administrativo
54
17
Coordinador General Administrativo
22
13
Jefe de la Unidad Administrativa
16
Direccin Administrativa
53
Direccin de Servicios Administrativos
41
Direccin Administrativa
12
Jefe de la Unidad Administrativa
33
Direccin General de Administracin
12
21
Direccin de Servicios Administrativos
20
Coordinacin General Administrativa
16
363

RESUMEN DE ORGANISMOS DESCONCENTRADOS

NO.
PROG.
1
2
3
4
NOMBRE DEL ORGANISMOS DESCONCENTRADOS

COORDINACIN ESTATAL DE DESARROLLO MUNICIPAL (CEDEMUN)
Decreto 95 del 4 de agosto de 1990, dependiente de
SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO
INSTITUTO TCNICO HACENDARIO DEL ESTADO DE COLIMA
Decreto 192 23 de abril de 1995, dependiente de la
SECRETARIA DE FINANZAS
INSTITUTO ESTATAL DE CANCEROLOGA
Decreto 30 de agosto de 2008 Organismo desconcentrado por funcin
regulado por SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO
LABORATORIO ESTATAL DE SALUD PBLICA
Decreto 14 de julio de 2001 Desconcentrado por funcin regulado por
SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO
ADMINISTRACIN DE LA BENEFICENCIA PBLICA DEL ESTADO DE
COLIMA (PBP)
CENTRO ESTATAL DE TRANSFUSIN SANGUNEA
Reglamento interior de los servicios de salud servicios de salud 29 de
noviembre 2000, Desconcentrado por funcin regulado por
CENTRO DE INFORMACION PARA EL DESARROLLO DEL ESTADO
DE COLIMA
(CIDECOL)
Decreto 25 de octubre 2003, rgano Pblico desconcentrado Operativo y
soporte tcnico del SIPLADE dependiente de
SECRETARIA DE PLANEACION
COMIT ESTATAL DE CONSULTA Y PARTICIPACIN DE LA
COMUNIDAD EN LA SEGURIDAD
Decreto 390 17 de junio de 2006
Ley de Seguridad Publica, Art.106 Capitulo 5
SECRETARA GRAL DE GOBIERNO
COMISIN ESTATAL DE MEJORA DE LA CALIDAD EN LA ATENCIN
MDICA (CEMCAM)
Decreto 24 febrero 2001 Desconcentrado dependiente de los
16
UNIDAD SUJETA A
ENTREGA
ENLACE RESPONSABLE
Puesto
Coordinacin Estatal
Direccin
Director
Direccin
Administrador
Jefatura de Laboratorio
Administrador
Direccin
Administrador
Subdireccin
Administrador
Coordinacin General
Coordinadora Administrativa
Coordinacin General
Coordinador General
Coordinacin
Encargado Administrativo


NO.
PROG.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
NOMBRE DEL ORGANISMOS DESCONCENTRADOS

COMISIN DE BIOETICA DEL ESTADO DE COLIMA
Decreto 3 de marzo 2007 rgano desconcentrado por funcin de los
CONSEJO ESTATAL DE SEGURIDAD PBLICA (FOSEG)
Decreto 390 17 de junio de 2006
LEY DE SEGURIDAD PUBLICA DEL ESTADO DE COLIMA.Captulo 2.
Instancia local de planeacin, coordinacin y supervisin del Sistema
Nacional de Seguridad Pblica. SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO
CONSEJO ESTATAL CONTRA LAS ADICCIONES (CECA)
Decreto 330 (Consejo) SERVICIOS DE SALUD DEL ESTADO
18 de febrero 2006
CONSEJO ESTATAL PARA LA PREVENCIN Y ATENCIN A LA
VIOLENCIA INTRAFAMILIAR (CEPAVI)
Decreto 33 del 14 de febrero 1998 rgano honorario depende de
Direccin Gral Readaptacin Social, SECRETARA GRAL DE GOBIERNO
CONSEJO ESTATAL PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DE
ACCIDENTES EN COLIMA
CONSEJO ESTATAL PARA LA PREVENCIN Y CONTROL DEL
SINDROME DE INMUNODEFICIENCIA ADQUIRIDA (COESIDA)
CONSEJO ESTATAL DE POBLACIN CESM
Decreto 141.-3 de marzo de 1984.- SECRETARIA GRAL DE GOBIERNO
CONSEJO ESTATAL DE SALUD MENTAL
Decreto 28 de septiembre de 2002
rgano desconcentrado de la SECRETARIA DE SALUD
CONSEJO ESTATAL ARRANQUE PAREJO EN LA VIDA
Decreto 26 de octubre de 2002 rgano desconcentrado de la
SECRETARIA DE SALUD
CONSEJO ESTATAL DE TRANSPLANTES (COETRA)
Decreto 25 de diciembre de 1999
rgano Desconcentrado dependiente de la SECRETARIA DE SALUD
CONSEJO ESTATAL DE SALUD
17
UNIDAD SUJETA A
ENTREGA
ENLACE RESPONSABLE
Puesto
Coordinacin de
Investigacin
Coordinadora de Investigacin
Coordinacin
Administrativa
Secretara Ejecutiva
Secretara Tcnica
Secretaria Tcnica
Secretara General
Ejecutiva
Contadora
Coordinacin General
Administrador
Coordinacin
Administrativa
Secretara Tcnica
Secretario Tcnico
Coordinacin General
Coordinador General
Secretara Tcnica
Administrador
Secretara Tcnica
Secretario Tcnico
Secretara Tcnica
Secretario Tcnico
ORGANISMOS AUTNOMOS
NO.
PROG.
24
25
26
27
UNIDAD SUJETA A ENTREGA
NOMBRE DEL ORGANISMO AUTNOMO

COMISIN DE DERECHOS HUMANOS DEL ESTADO DE COLIMA (CDH)
INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE COLIMA (IEE)
TRIBUNAL DE ARBITRAJE Y ESCALAFN ( TAE)
TRIBUNAL DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO (TCA)
P re sid en cia
ENLACE RESPONSABLE
Puesto
Presidencia
Director Administrativo
Presidencia
Magistrado Presidente
Presidencia
Presidente
Presidencia
Magistrado Presidente
TRIBUNAL ELECTORAL DEL ESTADO (TEE)

28
...
18
..

RESUMEN DE ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

NO.
PR
OG.
1
2
3
4
5
6
7
9
10
11
UNIDAD SUJETA A
ENTREGA
ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS
COMISIN ESTATAL DEL AGUA DE COLIMA (CEAC)
Decreto 156 del 24 agosto 1991 y Decreto 174 del 20 de abril de 1996
Organismo Descentralizado.- Consejo de Administracin presidido por el Gobernador del Estado
INSTITUTO DE EDUCACIN PARA ADULTOS DEL ESTADO DE COLIMA (IEAC)
Decreto 25 de junio de 1999 Organismo descentralizado
Junta de Gobierno presidida por el Secretario de Educacin
INSTITUTO COLIMENSE PARA LA CALIDAD (ICC)
Organismo descentralizado.- Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado
INSTITUTO PARA LA ATENCION DE LOS ADULTOS EN PLENITUD (IAP)
Decreto 104 11 de septiembre de 2004 Artculo 20; Organismo pblico descentralizado
Consejo Directivo Presidido por el Gobernador del Estado
INSTITUTO COLIMENSE PARA LA DISCAPACIDAD ( INCODIS)
Decreto 23 de enero 1999.-Organismo publico descentralizado
Consejo directivo integrado por la Presidenta del Patronato del DIF
INSTITUTO DE VIVIENDA DEL ESTADO (IVECOL)
Decreto 44 15 de febrero de 1997.- Organismo publico descentralizado
Junta de Gobierno presidida por el Gobernador del Estado
COMIT ADMINISTRADOR DEL PROGRAMA ESTATAL DE CONSTRUCCIN DE ESCUELAS
(CAPECE) Decreto 6 de diciembre de 1997.- Organismo publico descentralizado
Junta de Gobierno presidida por el Secretario de Educacin
SISTEMA ESTATAL PARA EL DESAROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA (DIF ESTATAL)
Decreto 57
30 de agosto de 1986.- Organismo publico descentralizado
Patronato (Presidente elegido por sus integrantes) El Secretario de Salud y el Director General
representan la Junta de Gobierno ante el Patronato.
INSTITUTO DE FOMENTO DE FERIAS Y EXPOSICIONES DE COLIMA (IFFECOL)
Decreto 21 de febrero 1998.- Organismo pblico descentralizado
Patronato presidido por el Gobernador del Estado.
INSTITUTO COLIMENSE DEL DEPORTE (INCODE)
Decreto 31 de agosto de 1999.- Organismo pblico descentralizado
Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado.
COMISIN INTERMUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE COLIMA Y VILLA
DE ALVAREZ (CIAPACOV) Decreto 157 Septiembre de 1991; Organismo publico Descentralizado
Consejo de Administracin presidido por el Gobernador o la persona que el designe.
...
19
..
ENLACE RESPONSABLE
Puesto
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTORA
DIRECTORA
GENERAL
Jefe de Proyecto de Servicios

Administrativos
Jefe de Proyecto de Servicios
Administrativos
Jefe
de
la
Administrativa
Unidad
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
Jefe del Departamento de

Contabilidad
DIRECTOR GENERAL
Gerente de Finanzas
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
Director
General
Administracin
de
Jefa del Departamento de

Contabilidad

12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
INSTITUTO COLIMENSE DE LAS MUJERES (ICM)

Decreto 355
publicado el 14 de Junio de 2003.-Organismo publico descentralizado
Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado.
FIDEICOMISO BANOBRAS 322 MANZANILLO, LAS GARZAS (FIMAGA)
Organismo Paraestatal.-Constituido 07 de agosto de 1984
FIDEICOMISO DE TURISMO DE MANZANILLO (FIDETUR) .- Organismo Paraestatal
CENTRO DE AGRONEGOCIOS DE COLIMA (CEDAGRO) Decreto Del 21 de enero de 2006;
Organismo publico Descentralizado.- Consejo Directivo presidido por el Gobernador del Estado.
COMISIN ESTATAL DE CONCILIACIN Y ARBITRAJE MDICO (COESCAMED)
Decreto 314 publicado el 24 de mayo de 2008.- Organismo publico Descentralizado
CONSEJO ESTATAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA (CECYTCOL)
Decreto 324 publicado el 19 de septiembre de 2006.- Organismo publico Descentralizado
Junta Directiva presidida por el Gobernador del Estado
DIRECCIN DE PENSIONES DEL ESTADO
Decreto 58 publicado el . de Enero de 1969.- Organismo Descentralizado
Consejo Directivo (presidido por un representante del Ejecutivo Estatal)
INSTITUTO COLIMENSE RADIO Y TELEVISIN
Decreto publicado el 10 de febrero de 207.- Organismo publico Descentralizado
Consejo directivo integrado por un Presidente (Ejecutivo estatal)
SISTEMA ESTATAL DE FINANCIAMIENTO PARA EL DESARROLLO ECONMICO DEL
ESTADO DE COLIMA (SEFIDEC) Decreto 10 de mayo de 2008.- Organismo pblico
Descentralizado .- Junta de Gobierno presidida por Gobernador del Estado
COLEGIO DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA DEL ESTADO DE COLIMA (CONALEP)
PLANTEL COLIMA Decreto del 1. Mayo 1999; Organismo pblico descentralizado.-Junta de
gobierno presidida por el Secretario de Educacin
COLEGIO DE EDUCACIN PROFESIONAL TCNICA DEL ESTADO DE COLIMA (CONALEP)
PLANTEL MANZANILLO Decreto del 1. Mayo 1999 .- Organismo Descentralizado
COMISIN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA (CAIPEC)
DECRETO 328 publicado el 5 de julio de 2008.- Organismo pblico descentralizado Art. 35
Comisionados y Presidente electos por el Congreso
COORDINACIN DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTADO DE COLIMA
Decreto 76
20 de julio de 1992.- Organismo publico Descentralizado
Consejo directivo presidido por el Secretario de Educacin, Cultura o Deporte
Decreto 227 publicado 26 de octubre de 1996.- Organismo publico Descentralizado
Junta de Gobierno presidida por el Gobernador del Estado
...
20
DIRECTORA
GENERAL
Direccin General
Comisin Estatal
Direccin
Director
General
Administracin
Direccin
Jefa del Departamento de

Contabilidad
Direccin General
Secretaria Ejecutiva
Encargado Administrativo
de
Direccin
Direccin
Presidencia
Direccin General
..
Directora
de
Administrativos

Servicios
VII.- INTEGRACIN DE LA INFORMACIN
20Gobierno del Estado de Colima

1.- Lineamientos Administrativos

Los presentes lineamientos forman parte del Reglamento expedido por el Gobernador Constitucional del Estado, siendo por lo tanto de
observancia obligatoria.
a) Generalidades;
Los Titulares de las dependencias y entidades debern proporcionar los medios necesarios para que las unidades administrativas adscritas a las
mismas realicen este proceso de acuerdo a las disposiciones normativas y a las particulares que se establecen en el presente Manual.
Para la integracin y actualizacin de la informacin que conformar la Entrega-Recepcin, se tomarn en consideracin las fechas de corte
trimestrales:
1. 31 de marzo
2. 30 de junio
3. 30 de septiembre
La Secretara de Administracin circularizar con oportunidad las fechas extraordinarias de corte para entrega de informacin relativa al Proceso.
La Secretara de Administracin proporcionar a las dependencias y organismos auxiliares el sistema informtico que servir de base para la
formulacin del acta y los anexos, as como las instrucciones e indicaciones para integrar la informacin correspondiente, las cuales formarn
parte del presente Manual.
El Sistema de Entrega-Recepcin (SISER) ser el nico procedimiento para realizar el proceso de entrega-recepcin administrativa en el Poder
Ejecutivo del Estado. El acceso al SISER ser a travs de la direccin electrnica http//www.colima-estado.gob.mx, correspondiendo la
administracin tcnica y operativa a la Secretara.
La informacin que refieren los artculos 11 y 25 del Reglamento, deber ser integrada cumpliendo los requisitos mnimos indispensables que en
cada caso corresponda, y que estarn sealados en el Sistema. Si el Servidor Pblico estima conveniente adicionar informacin, podr realizar de
manera optativa la captura de informacin a travs de formatos de uso mltiple. La Secretara determinar la no aplicabilidad de algn formato de
uso mltiple por contener informacin no considerada indispensable. La informacin solicitada en el Sistema deber ser adjuntada al Acta
administrativa que seala el Reglamento, a travs de medios electrnicos, de manera que pueda ser consultada y analizada.
La Secretara de Administracin mantendr un canal permanente de comunicacin con los Titulares y Enlaces para la Entrega-Recepcin en las
dependencias y organismos auxiliares, que tendr como principal objetivo el de asesorarlos y complementar las disposiciones emitidas que as lo
requieran.
Cualquier otro aspecto no contemplado en este documento que requiera de un tratamiento especial deber ser acordado por los Titulares de la
dependencia, con la Secretara de Administracin.
23

b) Del Acta Administrativa;

El Acta Administrativa se elaborar en el modelo que se incluye en el presente Manual. Utilizando papel membretado de la Unidad Administrativa
a la que se encuentra adscrito el Servidor pblico saliente, en tamao carta, a rengln seguido.
Este modelo ser aplicado para la entrega de:
I. El Titular del Poder Ejecutivo.
II. Los comprendidos desde el Despacho de los Secretarios hasta las Direcciones de rea.
III. En los Organismos Auxiliares, los Directores Generales y sus segundos niveles.
IV. Los servidores pblicos sealados en el Artculo 5 del Reglamento, que a la letra dice Son sujetos obligados del proceso de entregarecepcin todos los servidores pblicos que ocupen un puesto desde Director de rea u homlogos hasta Gobernador del Estado; as como los
puestos que por su naturaleza e importancia lo determine su superior jerrquico; quienes debern entregar los asuntos de su competencia, as
como los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y dems que les hayan sido asignados, en general, toda aquella documentacin e
informacin que haya sido generada por los servidores pblicos que entregan y el de las unidades administrativas que dependen del rea a su
cargo, en cualquiera de los supuestos que han sido sealados en el presente Reglamento.
En la primera parte del Acta se sealar el lugar en el que se lleva a cabo el acto y los servidores pblicos que participan, con sus datos de
identificacin. Enseguida se detallarn los Anexos en el orden que se presentan en el presente Manual.
Para efectos de simplificacin de los documentos y de la organizacin del Proceso, las unidades administrativas elaborarn nicamente los
anexos que de acuerdo a los asuntos de su competencia le son aplicables; en el caso de los formatos considerados como no aplicables, stos no
debern elaborarse, sino nicamente sealar sta condicin en la Columna de Aplica del cuerpo del Acta.
En caso de existir observaciones, aclaraciones o salvedades cuya relevancia sea necesaria sealar, se dejarn asentadas en el documento al
terminar de mencionar los Anexos.
En la parte final del Acta se har referencia a las responsabilidades del Titular saliente y del Titular entrante, firmndose de conformidad por las
personas participantes en el Acto que se encuentran sealadas.
Se elaborarn tres ejemplares, firmados por quien entrega; quien recibe; y los dems que intervienen en el acto. La distribucin del acta
administrativa de Entrega-Recepcin, ser la siguiente:
Original para el servidor pblico que recibe, debindose conservar en la oficina con carcter institucional; una copia para el servidor pblico que
entrega y otra para archivo de la propia Secretara.
El documento del Acta Administrativa de Entrega-Recepcin no deber contener borraduras, tachaduras o enmendaduras.
Los nombres de quienes participen en el acto, se escribirn completos (tal y como aparecen en el acta de nacimiento).
24

La verificacin del contenido del acta correspondiente deber realizarse por el servidor pblico entrante dentro de un plazo de treinta das hbiles
contados a partir de la fecha de Entrega-Recepcin. Durante dicho lapso, el servidor pblico saliente podr ser requerido para que haga las
aclaraciones y proporcione la informacin adicional que se le solicite.
Las cantidades se escribirn con letra y nmero.
En caso de que se deba imprimir el acta de entrega-recepcin as como los anexos que formen parte integrante de la misma, debern estar
debidamente foliados y firmados por el responsable de su elaboracin y por quien llevo a cabo la supervisin de sto.
c) De los Responsables del Proceso;
Para llevar a cabo las acciones relacionadas con la Entrega-Recepcin al trmino e inicio de un ejercicio constitucional, se deber designar un
responsable en las dependencias para este proceso de conformidad con el artculo 21, inciso g) del Reglamento, que a la letra seala: Las
atribuciones y responsabilidades de los titulares de las dependencias sern las siguientes: g) Las dems que sean necesarias para un adecuado
desarrollo y cumplimiento del proceso de entrega recepcin.
Corresponde a los titulares de las Dependencias designar al Director Administrativo su equivalente como Coordinador de Enlace responsable de
las acciones de planeacin, organizacin e integracin de la informacin y documentacin de este proceso en su dependencia.
La designacin del Coordinador de Enlace deber ser informada por escrito a la Secretara de Administracin, en el trmino que esta Secretara
determine.
Los Enlaces designados tendrn las siguientes responsabilidades:
Participar y coordinar los actos de Entrega-Recepcin de las unidades administrativas de su dependencia.

Asistir a reuniones de seguimiento que sobre el particular convoque la Secretara de Administracin.
Monitorear y dar seguimiento a los avances de la integracin de la informacin y brindar el apoyo necesario a las unidades
administrativas de su dependencia. Y en su caso, resolver dudas a las mismas.
Proponer y acordar con su respectivo Titular el desarrollo y avance de las actividades relacionadas con el proceso de EntregaRecepcin.
Mantener informado al Titular sobre la situacin que guarda el proceso.
Administrar la seguridad y accesos de los usuarios a las estructuras de almacenamiento del sistema informtico
de apoyo para el
proceso.
Apoyarse en los servidores pblicos de cada una de las unidades administrativas para el cumplimiento de las tareas inherentes a la
misma.
Verificar en forma cuantitativa y cualitativa los anexos e informacin de las unidades administrativas, para su envo a la Secretara de
Administracin en las fechas de corte sealadas para tal efecto.
25

En su caso, dar seguimiento a las observaciones derivadas de las verificaciones que realice el personal de la Secretara de
Administracin o las personas designadas por sta, as como dar respuesta a los cuestionamientos que tengan que ver con el Proceso.
Participar en el Acto de Entrega-Recepcin de los Titulares de su Dependencia, y firmar el Acta respectiva como testigos.
d) De la Secretara de Administracin;
La Secretara de Administracin ser la responsable de coordinar, asesorar y brindar el apoyo necesario acerca de las acciones del proceso,
durante el desarrollo del mismo, en los trminos de la normatividad aplicable.
El titular de la Secretara de Administracin comisionar a personal adscrito a esta dependencia, para la asesora y revisin del proceso de
entrega-recepcin, y la observancia del Reglamento, conforme a lo dispuesto en el artculo 30 y 31 del mismo, que a la letra dicen: La
Secretara, cuando se estime conveniente y antes del levantamiento del acta correspondiente, supervisar los avances de los procesos de
entrega-recepcin, por conducto del rea responsable de coordinar las tareas al respecto. Y La Secretara tiene facultad para dictar las medidas
complementarias para la observancia de este Reglamento, as como para solicitar la documentacin que considere necesaria para llevar a cabo
el proceso de entrega-recepcin de la Administracin Pblica Estatal.
El personal de la Secretara de Administracin o las personas que designe podrn realizar en forma selectiva, visitas a las dependencias, para la
verificacin de los avances en la integracin de la informacin contenida en los formatos y la documentacin que soportar los anexos de la
Entrega-Recepcin, as como la orientacin tcnica respectiva.
Derivado de stas visitas, podrn existir aspectos que requieran atenderse por parte de las dependencias, los cuales sern informados por la
Secretara de Administracin a travs de los medios que estime pertinentes y estableciendo los tiempos en que stos debern quedar atendidos.
La Secretara de Administracin realizar el monitoreo y seguimiento del avance del proceso y el cumplimiento que las dependencias observen
del mismo, conforme a las disposiciones del Artculo 18 del Reglamento, que dice La Secretara contar para el proceso de entrega-recepcin
con las siguientes atribuciones:
a) Elaborar un programa general de trabajo para el proceso de entrega-recepcin de la presente Administracin, as como las lneas de accin y
metodologa de trabajo aplicable;
b) Establecer un calendario de reuniones de evaluacin y avance, verificando su adecuado cumplimiento;
c) Coordinar las reuniones de trabajo;
d) Presentar informes de avance y resultado de las evaluaciones al Gobernador;
e) Resolver las dudas que se generen con motivo de la aplicacin del presente ordenamiento, as como del manual
de procedimientos; y
f) Las dems que la normatividad aplicable establece o el Gobernador le confiera.
26

Cuando por causas distintas al trmino e inicio de un ejercicio constitucional deban separarse de su cargo los servidores pblicos a que se refiere
el reglamento, la Secretara de Administracin, sin perjuicio de las disposiciones legales y administrativas en vigor, intervendr y supervisar el
proceso de Entrega-Recepcin en las Dependencias y Entidades.
e) Del Acto de Entrega - Recepcin;
El Acto de Entrega-Recepcin en las dependencias de la Administracin Pblica del Estado, se formalizar mediante elaboracin del acta, su
lectura, firma y distribucin con la informacin contenida en los anexos respectivos.
El acto protocolario de Entrega-Recepcin deber celebrarse en las oficinas donde haya despachado el funcionario saliente, salvo que exista
plena justificacin para darse la formalizacin en lugar distinto, previa autorizacin de la Secretara de Administracin y se requerir de la
intervencin de, por lo menos, las siguientes personas:
I. El servidor pblico saliente.
II. El servidor pblico que recibe.
III. Un testigo por cada parte; y
IV. Un representante de la Secretara, conforme al transitorio sexto del Reglamento: Para que el acto de entrega-recepcin cumpla con la
formalidad y validez requerida para este tipo de actos, ser indispensable la participacin del interventor designado como representante de la
Secretara en los mismos.
El calendario de las fechas y horarios para la realizacin de las actas de EntregaRecepcin, se dar a conocer de manera oficial por la
Secretara de Administracin y/o por la Comisin de Enlace que para tal efecto se conforme.
f) De la informacin y documentacin
Formarn parte del acta de Entrega-Recepcin de cada unidad administrativa los informes, formatos y documentos que se integren de
conformidad con el Artculo 26 del Reglamento, que a la letra dice; Para las actas y anexos, se debern utilizar invariablemente los formatos
que al efecto se establezcan en el manual de procedimientos, el cual ser emitido por la Secretara. En dichos formatos se requerir informacin y
documentacin, vinculada directamente a la actuacin sustantiva de la unidad administrativa que corresponda. Los responsables de las unidades
administrativas que se entregan debern requisitar los formatos correspondientes en los rubros que les resulten aplicables.
En el caso de que alguna Dependencia requiera utilizar un formato distinto a los establecidos para cubrir necesidades especficas de su EntregaRecepcin, lo deber manifestar por escrito ante la Secretara de Administracin, la que determinar lo conducente.
27

Cuando se separen de su cargo los servidores pblicos a quienes obliga el Reglamento, y no se haya designado a quien lo sustituya en sus
funciones, el titular de la Dependencia o Entidad deber designar a ms tardar al da de la separacin del empleo, cargo o comisin, a quien se
har encargado del despacho de los asuntos y recursos correspondientes, formalizndose el acto de Entrega-Recepcin, a travs de la firma del
Acta.
Los informes, formatos y documentos del Acta debern ser elaborados, actualizados y validados con referencia al da en que se separen de su
cargo los servidores pblicos a quienes se seala en el Artculo 5 del Reglamento, Son sujetos obligados del proceso de entrega-recepcin
todos los servidores pblicos que ocupen un puesto desde Director de rea u homlogos hasta Gobernador del Estado; as como los puestos que
por su naturaleza e importancia lo determine su superior jerrquico; quienes debern entregar los asuntos de su competencia, as como los
recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y dems que les hayan sido asignados, en general, toda aquella documentacin e
informacin que haya sido generada por los servidores pblicos que entregan y el de las unidades administrativas que dependen del rea a su
cargo, en cualquiera de los supuestos que han sido sealados en el presente Reglamento.
Para el trmino e inicio de un ejercicio constitucional, los servidores pblicos sealados en el Artculo 5 debern contar con los informes,
formatos y documentos validados con diez das de anticipacin y a partir de esa fecha, la Informacin que se modifique en virtud de las
operaciones normales de la Dependencia, deber ser actualizada hasta la fecha de su Entrega-Recepcin.
Para efectos de la Entrega-Recepcin a que se refiere el Artculo 1. del Reglamento, que textualmente dice: El presente Reglamento tiene por
objeto normar el proceso de la entrega- recepcin al que los titulares y dems servidores pblicos de las dependencias del Poder Ejecutivo,
debern apegarse al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, cualquiera que sea la causa que la motive.
Las Dependencias debern cerciorarse que no existan saldos por comprobar a cargo de los servidores pblicos salientes.
Los Titulares de las Dependencias, as como los dems servidores pblicos que estn obligados al proceso de Entrega-Recepcin, debern
observar, entre otros, los siguientes puntos:
I.
Por lo que se refiere al activo fijo, se deber tramitar la baja de los artculos obsoletos fuera de uso,
cumpliendo con las disposiciones legales y administrativas.
II.
Los fondos fijos y los de caja debern ser comprobados, concentrando los saldos disponibles en la instancia
correspondiente, solicitando la cancelacin de los resguardos.
III. Con relacin a los contratos de inversin, depsitos, ttulos, valores o cualquier otro instrumento celebrado
con las instituciones bancarias o de crdito, se deber anexar detallar en el formato correspondiente donde
se encuentran resguardados los documentos originales de dichos contratos o instrumentos.
IV.
Con relacin a las obras en proceso, el avance fsico y financiero deber reportarse de conformidad con lo
sealado en el Artculo 11 del Reglamento.
28

V.
VI.
VII.
VIII.
No se deber tener saldos pendientes por comprobar a la fecha de la Entrega-Recepcin, a excepcin de

aquellos que se encuentren dentro de los plazos establecidos para su comprobacin de conformidad con la
normatividad aplicable.
Deber relacionarse la situacin que guardan los amparos, juicios, acuerdos, contratos y convenios en trmite
a la fecha de la Entrega-Recepcin.
Los estados financieros debern reportarse al ltimo da del mes inmediato anterior a la fecha de la EntregaRecepcin. Al trmino e inicio de un ejercicio constitucional se debern observar los criterios que establezcan
la Secretara de Administracin y las Dependencias Normativas, para los cierres del ejercicio contable y
presupuestal.
La informacin relacionada con la Entrega-Recepcin de las unidades informticas estar vinculada con la de
las unidades administrativas a las que le proporcione servicio y soporte tcnico, para lo cual, deber incluir
entre otros: informacin de proyectos, bases de datos, infraestructura de redes y sistemas de informacin.
Lo anterior se realizar en base al presente Manual.
29

2.- Acta Administrativa de Entrega y Recepcin

a.
Acta Administrativa para Dependencias Centralizadas y rganos Desconcentrados

Formato: ER-01
LOGO DEPENDENCIA CENTRALIZADA
(1)
Gobierno del Estado Libre
y Soberano de Colima
Nombre de la Dependencia y de la Unidad Administrativa que entrega.

(1)
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR EL ARTCULO 58 FRACCIN IV , DE LA CONSTITUCIN POLTICA
DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE COLIMA; 25 FRACCIN XXV DE LA LEY ORGNICA DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA; 43 Y 44 DE LA LEY ESTATAL DE RESPONSABILIDADES
DE LOS SERVIDORES PBLICOS; ARTCULO 2 FRACCIN XXV DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA
SECRETARA DE ADMINISTRACIN Y DE ACUERDO AL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS
PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN EN LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA,
EXPEDIDO POR EL TITULAR DEL PODER EJECUTIVO Y PUBLICADO EL 16 DE AGOSTO DE 2008, EN EL
PERIDICO OFICIAL DEL GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO EL ESTADO DE COLIMA.
En la ciudad de (2) ___________, del Estado de Colima, siendo las (3) ___________
(con letra) horas del da (4)
__________ (con letra) de ________________ de 200__(dos mil _____ ), reunidos en las oficinas ubicadas en (5)
______________________________________________________ para llevar a cabo el acto de Entrega-Recepcin de
la (6) ______________________________dependiente de ______________________
a cargo del
C. (7)
_________________________________________________
Titular
saliente
y
del
C.
(8)
________________________________________ Titular entrante de la misma.---------------------------------------------------------Para el desarrollo del presente acto el C. _______________(9)________________________ ha sido designado como
interventor por la Secretara de Administracin, as como los C.C. __________(10)___________________ y
_________________(11)_________________, quienes participan como testigos de asistencia y manifiestan tener como
domicilio el ubicado en______________(12)____________ y ___________(12)______________,
que se identifican
con______________________(13)_____________________________________,
expedida
por
__________________________________, con nmero de folio__________ y _________, respectivamente.
30

Acreditadas las personalidades de los participantes en este acto, se procede a entregar los Recursos Financieros y
Presupuestales, Humanos, Materiales y Tcnicos asignados para el ejercicio de las atribuciones as como los asuntos de
su competencia, por lo que para estos efectos se hace entrega del informe, formatos y documentacin respectiva
conforme a los siguientes:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la entrega recepcin, sealando los
formatos que en su caso apliquen o no: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------La documentacin que ampara la presente Entrega-Recepcin, consta de (14).(letra) anexos, mismos que fueron
elaborados de conformidad con los procedimientos que se tienen establecidos, los cuales forman parte integrante de esta
acta y se dan como si se hubieran reproducido en la misma.
APARTADO
I.-RECURSOS
FINANCIEROS Y
PRESUPUESTALES
II.- RECURSOS HUMANOS
CLAVE
FORMA
TO
APLICA
FORMATO
SI
RF-01
RF-02
RF-03
RF-04
RF-05
RF-06
RF-07
RF-08
RF-09
RF-10
RF-11
Comportamiento Presupuestal
Situacin de Fondos Revolventes
Relacin de Cuentas Bancarias
Relacin de Gastos a Comprobar
Relacin de Cheques Formulados sin Entregar
Relacin de Documentos y Cuentas por Cobrar
Relacin de Documentos y Cuentas por Pagar
Estados Financieros
Relacin de los Impuestos Pendientes de Pago
Relacin de Valores en Custodia
Relacin de Formas Valoradas
RH-01
RH-02
RH-03
RM-01
RM-02
RM-03
RM-04
RM-05
Organigrama Vertical Analtico

Plantilla de Personal
Relacin de personal adscrito
Resumen de Inventarios
Inventario de Mobiliario y Equipo de Oficina
Inventario Vehicular
Inventario de Armamento
Inventario de Bienes Inmuebles
31
NO
NMER
O DE
FOJAS

III.- RECURSOS
MATERIALES
RM-06
RM-07
RM-08
RM-09
RM-10
RM-11
RT-01
RT-02
IV.- ASPECTOS
GENERALES
RT-03
RT-04
RT-05
RT-06
RT-07
FORMATO DE
USO MLTIPLE
FUM-01
Inventario de Almacn
Relacin de Bienes de Consumo
Sobre Cerrado con la Combinacin de Caja
Fuerte
Relacin de Sistemas Desarrollados
Internamente
Relacin de Programas Tipo Paquete
Base de Datos
Documentos De Descentralizacin, Creacin
e Integracin del rgano de Gobierno.
Relacin de Acuerdos, Convenios,
Contratos y Otros documentos
Interinstitucionales
Relacin de Documentos JurdicosAdministrativos que Conforman el Marco de
Actuacin.
Relacin de Archivo Vigente
Inventario de Archivo de Concentracin
Informe de Compromisos y Actividades
Prioritarias en los 90 das Posteriores a la
Entrega-Recepcin
Resumen de Obra Pblica Concluida y en
Proceso.
Formato de Uso Mltiple
TOTAL DE ANEXOS
Para efectos de la presente acta, se entender que el servidor pblico entrante, es la persona que recibe, y el servidor
pblico saliente, es la que entrega.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El C. .(7)., servidor pblico que entrega, aqu presente, manifiesta haber proporcionado con veracidad todos
los elementos necesarios para la formulacin de la presente Acta Administrativa y no haber omitido ningn asunto o
aspecto importante relativo a su gestin. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------
32

Se deja asentado en este documento que el interventor designado para este acto hace del conocimiento al titular que
entrega, que los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la gestin administrativa que
se llev a cabo en la oficina que se entrega, quedan sujetos a las revisiones que consideren conveniente las autoridades
competentes y no releva de la responsabilidad en que pudo haber incurrido el servidor pblico que entrega durante el
ejercicio de sus cargo o comisin, que puedan ser sancionadas de conformidad a lo estipulado en la Ley Estatal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos------------------------------------------------------------------------------------------------------Se deja constancia de que los anexos que integran la presente acta se encuentran en disco compacto, razn por la cual se
exime de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en la misma------------------------------------------------De conformidad con el artculo 77 Fraccin I y II de la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, el
servidor pblico entrante deber presentar su declaracin inicial de situacin patrimonial ante la Secretara de
Administracin, dentro de los sesenta das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De
igual forma, el servidor pblico que entrega deber presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la Secretara de
Administracin dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o comisin.----------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor probatorio de la misma.--------------------------------------------------
Previa lectura del acta y no habiendo ms hechos que hacer constar, se da por concluida a las _(15)___ horas del da
(16)__ de _________ de ___, firmando de conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce los que en
ella intervinieron, recibiendo un tanto de la misma el servidor pblico que recibe, el que entrega, as como el interventor de
la Secretara de Administracin.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SERVIDOR PBLICO QUE ENTREGA
SERVIDOR PBLICO QUE RECIBE
____________________________
(7)
___________________________
(8)
POR LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN
__________________________________
(9)
TESTIGO
TESTIGO
____________________________________
(10)
____________________________
(11)
DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN Y SUS ANEXOS

Primer ejemplar:
Segundo ejemplar:
Tercer ejemplar:
- Servidor Pblico Entrante

- Servidor Pblico saliente
- Secretara de Administracin
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser cancelados con guiones.
33

Gobierno del Estado Libre

y Soberano de Colima
Instructivo para el llenado del Acta Administrativa de Entrega Recepcin

1.
Nombre de la Dependencia o Entidad y de la Unidad Administrativa que entrega.
2.
Nombre de la Ciudad o municipio en donde est ubicada la Unidad Administrativa.
3.
Hora en que se inicia el levantamiento del Acta
4.
Sealar con letra la fecha (Da, mes y ao) en que se inicia el levantamiento del Acta.
5.
Calle, nmero exterior e interior y colonia donde se encuentra la Unidad Administrativa.
6.
Cargo que deja el servidor pblico saliente y nombre de la Unidad Administrativa que se entrega.
7.
Nombre completo del servidor pblico saliente.
8.
Nombre completo de la persona que recibe.
9.
Nombre del servidor pblico designado como interventor por la Secretara de Administracin.
10.
Nombre completo del testigo del servidor pblico saliente.
11.
Nombre completo del testigo de la persona que recibe.
12.
Calle, nmero exterior e interior y colonia del domicilio del testigo.
13.
Documento oficial con que demuestran su identidad los testigos.
14.
Nmero de anexos que forman parte integrante del acta.
15.
34
Hora en que termina el levantamiento
del Acta
16.
Sealar con letra la fecha (da, mes y ao) en que termina el levantamiento del Acta.

34

2.- Acta Administrativa de Entrega y Recepcin

b. Acta Administrativa para Organismos Descentralizados
Formato: ER-02
Logo de la Entidades
(1)
Nombre de la Entidad.
(1)
CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR EL ARTCULO 58 FRACCIN IV , DE LA CONSTITUCIN POLTICA

DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE COLIMA; 25 FRACCIN XXV Y 27 DE LA LEY ORGNICA DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA; 43 Y 44 DE LA LEY ESTATAL DE RESPONSABILIDADES
DE LOS SERVIDORES PBLICOS; ARTCULO 2 FRACCIN XXV DEL REGLAMENTO INTERIOR DE LA
SECRETARA DE ADMINISTRACIN, Y DE ACUERDO AL REGLAMENTO QUE ESTABLECE LOS LINEAMIENTOS
PARA EL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIN EN LA ADMINISTRACIN PBLICA DEL ESTADO DE COLIMA,
EXPEDIDO POR EL TITULAR DEL PODER EJECUTIVO Y PUBLICADO EL 16 DE AGOSTO DE 2008, EN EL
PERIDICO OFICIAL DEL GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO EL ESTADO DE COLIMA, AS COMO LAS
DISPOSICIONES JURDICAS RELATIVAS.
En la ciudad de (2) ___________, del Estado de Colima, siendo las (3) ___________
(con letra ) horas del da (4)
__________ (con letra) de ________________ de 200__(dos mil _____ ), reunidos en las oficinas ubicadas en (5)
______________________________________________________ para llevar a cabo el acto de Entrega-Recepcin de
la (6) ______________________________Organismo Pblico ______________________
a cargo del C. (7)
_________________________________________________
Titular
saliente
y
del
C.
(8)
________________________________________ Titular entrante de la misma.---------------------------------------------------------Para el desarrollo del presente acto el C. _______________(9)________________________ ha sido designado como
interventor por la Secretara de Administracin, as como los C.C. __________(10)___________________ y
35


_________________(11)_________________, quienes participan como testigos de asistencia y manifiestan tener como
35

domicilio el ubicado en______________(12)____________ y ___________(12)______________,

que se identifican
con______________________(13)_____________________________________,
expedida
por
__________________________________, con nmero de folio__________ y _________, respectivamente. ------------------Acreditadas las personalidades de los participantes en este acto, se procede a entregar los Recursos Financieros y
Presupuestales, Humanos, Materiales y Tcnicos asignados para el ejercicio de las atribuciones as como los asuntos de
su competencia, por lo que para estos efectos se hace entrega del informe, formatos y documentacin respectiva conforme
a los siguientes:----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la entrega recepcin, sealando los formatos
que en su caso apliquen o no:
La documentacin que ampara la presente Entrega-Recepcin, consta de (14).(letra) anexos, mismos que fueron
elaborados de conformidad con los procedimientos que se tienen establecidos, los cuales forman parte integrante de esta
acta y se dan como si se hubieran reproducido en la misma.
APARTADO
I.-RECURSOS FINANCIEROS Y
PRESUPUESTALES
CLAVE
DEL
FORMATO
RF-01
RF-02
RF-03
RF-04
RF-05
RF-06
RF-07
RF-08
RF-09
FORMATO
APLICA
SI
NO
NMERO
DE
FOJAS
Situacin de Fondos Revolventes
Relacin de Gastos a Comprobar
Relacin de Cheques Formulados sin
Entregar
Relacin de Documentos y Cuentas
por Cobrar
Relacin de Documentos y Cuentas
por Pagar
Estados Financieros
Relacin de los Impuestos
Pendientes de Pago
36

II.- RECURSOS
HUMANOS
RF-10
RF-11
Relacin de valores en custodia

Relacin de formas valoradas
RH-01
Organigrama vertical analtico
RH-02
Plantilla de personal
RH-03
RM-01
Resumen De Inventarios
Inventario de Mobiliario y Equipo de
Oficina
Sobre cerrado con la combinacin de
caja fuerte
Relacin de Sistemas desarrollados
internamente
Relacin de Programas tipo paquete
Base de Datos
RM-02
III.- RECURSOS
MATERIALES
RM-03
RM-04
RM-05
RM-06
RM-07
RM-08
RM-09
RM-10
RM-11
RT-01
RT-02
RT-03
Documentos de Desconcentracin,
Creacin e Integracin del rgano de
Gobierno.
Relacin de Acuerdos, Convenios,
Contratos y Otros documentos
interinstitucionales
Relacin de Documentos JurdicosAdministrativos que conforman el
marco de actuacin.
37

RT-04
RT-05
IV.- ASPECTOS
GENERALES
RT-06
RT-07
FORMATO DE
USO MLTIPLE
FUM-01
Relacin de archivo vigente

Inventario de archivo de
concentracin
Informe de compromisos y
actividades prioritarias en los 90 das
posteriores a la entrega-recepcin
Resumen de obra pblica concluida
y en proceso.
TOTAL DE ANEXOS
Para efectos de la presente acta, se entender que el servidor pblico entrante, es la persona que recibe, y el servidor
pblico saliente, es la que entrega.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El C. .(7)., servidor pblico que entrega, aqu presente, manifiesta haber proporcionado con veracidad todos
los elementos necesarios para la formulacin de la presente Acta Administrativa y no haber omitido ningn asunto o
aspecto importante relativo a su gestin. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------Se deja asentado en este documento que el interventor designado para este acto hace del conocimiento al titular que
entrega, que los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la gestin administrativa que
se llev a cabo en la oficina que se entrega, quedan sujetos a las revisiones que consideren conveniente las autoridades
competentes y no releva de la responsabilidad en que pudo haber incurrido el servidor pblico que entrega durante el
ejercicio de sus cargo o comisin, que puedan ser sancionadas de conformidad a lo estipulado en la Ley Estatal de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos-----------------------------------------------------------------------------------------------------Se deja constancia de que los anexos que integran la presente acta se encuentran en disco compacto, razn por la cual se
exime de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en la misma------------------------------------------------De conformidad con el artculo 77 Fraccin I y II de la Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, el
servidor pblico entrante deber presentar su declaracin inicial de situacin patrimonial ante la Secretara de
Administracin, dentro de los sesenta das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De
igual forma, el servidor pblico que entrega deber presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la Secretara de
Administracin dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o comisin.----------------Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor probatorio de la misma.--------------------------------
38

Previa lectura del acta y no habiendo ms hechos que hacer constar, se da por concluida a las _(15)___ horas del da
(16)__ de _________ de ___, firmando de conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce los que en
ella intervinieron, recibiendo un tanto de la misma el servidor pblico que recibe, el que entrega, as como el interventor de
la Secretara de Administracin.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SERVIDOR PBLICO QUE ENTREGA
SERVIDOR PBLICO QUE RECIBE
____________________________
(7)
___________________________
(8)
POR LA SECRETARA DE ADMINISTRACIN
__________________________________
(9)
TESTIGO
TESTIGO
____________________________________
(10)
____________________________
(11)
DISTRIBUCIN DE LOS TANTOS DEL ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIN Y SUS ANEXOS

Primer ejemplar:
Segundo ejemplar:
Tercer ejemplar:
- Servidor Pblico Entrante

- Servidor Pblico saliente
- Secretara de Administracin
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser cancelados
con guiones.
39

Instructivo para el llenado del Acta Administrativa de Entrega Recepcin

1.
Nombre de la Entidad que entrega.
2.
Nombre de la Ciudad o municipio en donde est ubicada la Unidad Administrativa.
3.
Hora en que se inicia el levantamiento del Acta
4.
Sealar con letra la fecha (Da, mes y ao) en que se inicia el levantamiento del Acta.
5.
Calle, nmero exterior e interior y colonia donde se encuentra la Unidad Administrativa.
6.
Cargo que deja el servidor pblico saliente, nombre de la Entidad que entrega y mencin como Organismo
Descentralizado.
7.
Nombre completo del servidor pblico saliente.
8.
Nombre completo de la persona que recibe.
9.
Nombre del servidor pblico designado como interventor por la Secretara de Administracin.
10.
Nombre completo del testigo del servidor pblico saliente.
11.
Nombre completo del testigo de la persona que recibe.
12.
Calle, nmero exterior e interior y colonia del domicilio del testigo.
13.
Documento oficial con que demuestra su identidad el testigo.
14.
Nmero de anexos que forman parte integrante del acta.
15.
Hora en que termina el levantamiento del Acta
16.
Sealar con letra la fecha (da, mes y ao) en que termina el levantamiento del Acta.
40

c. Instructivo para la presentacin de la carpeta y el disco compacto de entrega y recepcin de las

unidades administrativas de la Administracin Pblica del Gobierno del Estado de Colima.
Portada central
La portada para la carpeta en donde se integrar el acta de entrega y recepcin, as como los anexos que de ella se deriven, ser elaborada en
Microsoft Power Point, tendr una orientacin vertical y se colocar en el exterior de la carpeta, o se imprimir en la misma.
En la parte superior, como encabezado ser ubicado el logotipo de Por Colima Vamos Juntos sin fondo, con un alto de 2.60 cm y un ancho de
18.13 cm en cuanto a tamao y rotacin.
En la parte central del documento se insertar un cuadro de texto que es necesario extender de izquierda a derecha, a manera que cubra en su
totalidad el fondo. Asimismo, en el formato de cuadro de texto, dentro de la opcin de colores y lneas, y de efectos de relleno, se escoger el
denominado Papel peridico
El enunciado que aparecer en la parte central del documento, ser ENTREGA-RECEPCIN y debajo de ste, el perodo constitucional
2004-2009 con un interlineado 0.7, escrito en letra Tahoma 24 negrita con maysculas y centrado, de igual manera tres lneas mas abajo se
identificar la unidad administrativa que hace la entrega y recepcin. Como primer rengln es necesario anotar el nombre de la Dependencia u
Organismo Auxiliar, empleando para ello letra Arial 16 negrita. En segunda instancia, se anotarn mediante Arial 14 negrita, las unidades
administrativas que jerrquicamente sean superiores a aquella que es objeto de la entrega y recepcin, la que por ende, se enlistar al final.
En la parte inferior derecha, se anotar la fecha de la entrega-recepcin en letra Arial 12 negrita.
41

El disco compacto
La portada
Las caractersticas de la portada del disco compacto son iguales a las de la carpeta. Excepto por el hecho de que habr que ajustar sus
dimensiones a un tamao de 12 x 12 cm., as como el que no lleve un color de fondo.
La etiqueta del disco

Ser de color blanco (sin fondo) y tendr las mismas caractersticas de la portada del disco compacto. Puede elaborarse en cualquier software
que etiquete CDs.
Integracin de los directorios y subdirectorios

La clasificacin de los archivos en el disco compacto, ser a partir de un directorio que contendr el nombre de la unidad administrativa objeto de
la entrega y recepcin. Posteriormente, se establecer un subdirectorio con los datos de su oficina y otros con los de las reas que dependan del
servidor pblico que entrega, en las que nicamente se consignar la informacin sustantiva que por su relevancia debe incluirse en la entrega y
recepcin del superior jerrquico.
Asimismo, conforme se abran los subdirectorios de las unidades administrativas, estos debern estar divididos por eje temtico. El nombre de
cada archivo ser el de su clasificacin numrica y nombre que consigne el Manual.
La Entrega-Recepcin de oficinas deber contemplar la elaboracin y presentacin de 05 apartados los cuales a su vez, se integran por 33
formatos relacionados con los recursos financieros, humanos, materiales y aspectos generales, asignados a cada unidad administrativa, as
como de los asuntos relevantes que le competen.
42

3.- Lista de anexos, formatos e instructivos de llenado.

Los anexos y los formatos que los integran son los siguientes:
LISTA DE ANEXOS
APARTADO
I.-RECURSOS FINANCIEROS
Y PRESUPUESTALES
II.- RECURSOS HUMANOS
III.- RECURSOS
MATERIALES
CLAVE DEL
FORMATO
RF-01
RF-02
RF-03
RF-04
RF-05
RF-06
RF-07
RF-08
RF-09
RF-10
RF-11
RH-01
RH-02
RH-03
RM-01
RM-02
RM-03
RM-04
RM-05
RM-06
RM-07
RM-08
RM-09
RM-10
RM-11
CHECK LIST
SI
NO
NOMBRE
Situacin de Fondos revolventes
Relacin de Gastos a comprobar
Relacin de cheques formulados sin entregar
Relacin de Documentos y Cuentas por Cobrar
Relacin de Documentos y Cuentas por pagar
Estados Financieros
Relacin de los Impuestos pendientes de pago
Relacin de valores en custodia
Relacin de formas valoradas
Organigrama vertical analtico
Plantilla de personal
Resumen de Inventarios
Inventario de Mobiliario y Equipo de Oficina
Sobre cerrado con la combinacin de caja fuerte
Relacin de Sistemas desarrollados internamente
Relacin de Programas tipo paquete
Base de Datos
43

APARTADO
IV.- ASPECTOS
GENERALES
CLAVE
DEL
FORMATO
RT-01
RT-02
RT-03
RT-04
RT-05
RT-06
RT-07
V. FORMATO DE
USO MLTIPLE
FUM-01
CHECK LIST
NOMBRE
SI
NO
Documentos De Descentralizacin, Creacin e

integracin del rgano de Gobierno.
Relacin de Acuerdos, Convenios, Contratos y Otros
documentos interinstitucionales
Relacin de Documentos Jurdicos-Administrativos que
conforman el marco de actuacin.
Relacin de archivo vigente
Inventario de archivo de concentracin
Informe de compromisos y actividades prioritarias en los
90 das posteriores a la entrega-recepcin
Resumen de obra pblica concluida y en proceso.
44

Anexos
Se deber preveer por las dependencias y entidades que los documentos que constituyen el soporte detallado de la informacin capturada en los
formatos se encuentren debidamente integrados, clasificados e identificados, disponibles fsicamente y/o en medios electrnicos para su
verificacin (archivos en word, excel, power point, imgenes, reportes de sistemas, o cualquier tipo de archivo). Estos ltimos podrn insertarse en
la cartula de cada formato dentro del sistema.
A continuacin, se detallan los lineamientos generales y aspectos operativos referidos a cada anexo que debern atender las dependencias y
entidades en preparacin para el Proceso:
45

ANEXO RF-01
COMPORTAMIENTO DEL PRESUPUESTO
HOJA: (1)
DE:
SISTEMA DE ENTREGA - RECEPCIN
DEPENDENCIA O ENTIDAD: (2)

UNIDAD ADMINISTRATIVA: (3)
FECHA DE ELABORACIN: _____/_____/200__ (4)
CAPITULO
CONCEPTO
PRESUPUESTO AUTORIZADO
PRESUPUESTO EJERCIDO
PRESUPUESTO POR EJERCER
(5)
( 6)
( 7)
( 8)
(9)
01
Servicios Personales
02
Materiales y Suministros
03
Servicios Generales
04
Transferencias
05
Bienes Muebles e Inmuebles
06
Obras Pblicas
07
Contingencia
08
Deuda Pblica
09
Otros
(10) TOTALES
FUENTE: Reporte de saldos presupuestados ejercicio:______________

(11) Fecha de emisin del Reporte: ____/_____/200__.
49
APARTADO I.- RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES

Formato RF-01
Comportamiento presupuestal
Objetivo:
Mostrar la informacin respecto al presupuesto asignado y al presupuesto ejercido y por ejercer, integrndose de la siguiente manera.
Recomendaciones especficas:
Las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern reportar el ejercicio del Presupuesto de Egresos.
El ejercicio de los recursos deber estar debidamente conciliado con la Secretara de Finanzas, conforme lo establecen las polticas y manuales
de esta dependencia.
Las reas administrativas de las dependencias y entidades debern verificar que la informacin programtica y presupuestal que se presente
para la Entrega-Recepcin, coincida con los cierres del ejercicio que se formularon durante el periodo correspondiente.
En caso de Ampliaciones y transferencias, se anexara copia de las mismas
Instrucciones de llenado:
1)
2)
3)
4)
Se anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, ejemplo: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
Nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y recepcin
de la unidad administrativa.
5) En esta columna se indica el nmero del captulo del presupuesto.
6) En esta columna se identifica para su registro el nombre del captulo presupuestal.
7) Anotar, el importe de los conceptos y partidas por captulo de acuerdo al presupuesto autorizado.
8) Anotar los importes determinados de acuerdo a los avances presupuestales a la fecha de entrega.
9) Anotar el monto presupuestal por ejercer, que resulta de la diferencia entre el presupuesto autorizado y el ejercido.
10) Se anotarn los totales de los N. (7), (8) y (9).
11) Se refiere a la Dependencia o Sistema que provee los datos; que puede ser del reporte que genera Secretara de Finanzas el especfico
de los Organismos Descentralizados
50
ANEXO RF-02
HOJA: (1)
SITUACIN DE FONDOS REVOLVENTES

DE:

N. PROG.
FUNCIONARIO
(5)
(6)
OBJETIVO DEL FONDO IMPORTE DEL FONDO

(7)
(8)
LTIMO ARQUEO ( NO MAYOR DE 15 DAS)

FECHA
AUTORIDAD RESPONSABLE
(9)
(10)
(11) SUMA DE FONDOS

I. RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
(12) Fuente:
51
Formato RF-02
Situacin de fondos revolventes
Objetivo:
Enumerar los fondos revolventes, asignados a la dependencia en el presente ao.
Recomendaciones especficas:
Dar a conocer la situacin que guardan el efectivo en fondos fijos y en las cajas recaudadoras.
Se relacionarn los fondos fijos con que cuenten las Dependencias y Entidades, presentando los montos asignados a cada uno de ellos, los
cuales debern coincidir con las cifras presentadas en los Estados Financieros as como con el documento de resguardo de los mismos.
Este formato deber presentarse en el caso de que existan fondos o valores susceptibles de ser reportados a la fecha de corte.
Las dependencias normativas establecern el plazo lmite para la cancelacin de los fondos fijos o revolventes.
(1) Se anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, ejemplo: hoja 1 de 10; 2 de 10; 3 de 10;
etc.
(2) Se anotar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
(3) Se escribir el nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
(4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y recepcin de la
unidad administrativa.
(5) Esta columna representa el nmero progresivo de fondos revolventes, relacionados por su importancia y autorizacin.
(6) Indica el funcionario que tiene el resguardo del manejo del fondo respectivo.
(7) En este punto se describe el objetivo del fondo revolvente para el cual fue creado, por ejemplo: realizar compras, gastos, inversiones, etc.
(8) El importe, es el monto que se autoriza para que se destine a cubrir los pagos por necesidades operativas y/o urgentes, mismo que se
regulariza a travs de la solicitud del reembolso mediante la documentacin comprobatoria del gasto, en forma mensual o segn las necesidades.
(9) Columna en donde se incluir la fecha del ltimo arqueo realizado.
(10) Se anotar el nombre de la autoridad responsable que lo practic, por ejemplo, La Contralora General del Estado, La Direccin General de
Control Gubernamental o en su caso, el Director General de la Dependencia u otra autoridad.
(11) Se tendr que registrar importe total de todos los fondos revolventes que a la fecha se tienen. Al final de cada hoja se debern sumar y bajar
totales.
(12) Se indicar la fuente informativa que proporciona los datos, por ejemplo: La Secretara de Finanzas, la propia unidad administrativa, o en el
caso de los descentralizados el Balance General.
52
ANEXO RF-03
HOJA: (1)
RELACIN DE CUENTAS BANCARIAS
DE:

NMERO DE CUENTA
INSTITUCIN
BANCARIA
TIPO DE
CUENTA
USO DE LA
CUENTA
FOLIO DEL LTIMO

CHEQUE EXPEDIDO
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
FECHA DEL ULTIMO

SALDOS
FECHA DE
MOVIMIENTO
SEGN LIBROS CONCILIACIN
(10)
(11)
(12)
(13) Fuente:
53
Formato RF-03
Relacin de cuentas bancarias.
Objetivo:
Relacionar las cuentas bancarias que estn bajo el control de la Entidad, y mostrar los recursos que se tienen disponibles en las instituciones
bancarias.
Recomendaciones especificas:
Se detallarn todas las cuentas vigentes a cargo de la dependencia o entidad en las diversas instituciones bancarias para el manejo de sus
recursos, as mismo se relacionarn todas las chequeras en uso y/o canceladas, mismas que se incluirn fsicamente como parte de la
documentacin anexa al formato, o la ubicacin de las mismas en la columna de Observaciones.
Las conciliaciones bancarias respectivas debern mantenerse depuradas y actualizadas y disponibles para su consulta en caso de requerirse.
stas debern incluir los estados de cuenta bancarios correspondientes as como la integracin detallada de cada uno de los rubros que las
componen (cruce contra estados financieros).
Se prever con la suficiente anticipacin la cancelacin de firmas registradas para el manejo de las cuentas bancarias e inversiones, para lo cual
se notificar por oficio a las diferentes instituciones a fin de que proceda la cancelacin al da del acto de Entrega-Recepcin.
Se deber considerar, que en las cuentas bancarias existen fondos suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito.
Se deber reducir el nmero de cuentas bancarias, dejando activas solo las estrictamente necesarias para la operacin, ayudando con esto a la
simplificacin del Proceso.
En el caso que la dependencia o entidad certifique los saldos de las cuentas bancarias, se deber anotar en la columna de observaciones,
conservar el documento correspondiente.
(1) Se anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, ejemplo: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
(4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y recepcin de la
unidad administrativa.
(5) Columna donde se anotar el nmero de la cuenta bancaria.
(6) Se anotar el nombre de la Institucin Bancaria que opere la cuenta.
54
(7) Se describir el tipo de cuenta bancaria (de cheques, de inversiones, de ahorros, certificados de depsitos, otro.).
(8) En esta columna se explicar el uso de la cuenta, ejemplo: pago de nminas, cubrir gastos de operacin, algn programa especial, etc.
(9) En cada una de las cuentas se anotar el ltimo cheque expedido por parte de la dependencia a la fecha de corte.
(10) Se registra la fecha del ltimo movimiento en la cuenta bancaria.
(11) Se registrar el saldo que a la fecha de corte presenta la cuenta en el libro respectivo o en el control que se lleve, puede ser en la chequera.
(12) Anotar la fecha de la ltima conciliacin realizada.
(13) Se indicar los documentos fuente de donde se obtuvieron los datos, libro de bancos, Estados de Cuenta, Chequeras.
55
ANEXO RF-04
HOJA: (1)
RELACIN DE GASTOS A COMPROBAR
DE:

SALDOS AL: _____/_____/200__ (4)
N. PROG.
BENEFICIARIO
FECHA DE EMISIN
NMERO DE CHEQUE
BANCO
IMPORTE
CONCEPTO
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12) Fuente:
56
Formato RF-04
Relacin de gastos a comprobar.
Objetivo:
Registrar los importes de entregas de dinero, dados a funcionarios y empleados para utilizarse en un fin especfico y de los cuales aun no han
comprobado.
Se deben comprobar los importes de entregas de dinero, dados a funcionarios y empleados que se utilizaron para un fin especfico.
Los servidores pblicos debern cubrir con suficiente anticipacin los saldos a cargo por comprobaciones pendientes (viticos, gastos de viaje,
prstamos, anticipos, etc.), de tal forma que no se reporten adeudos por estos conceptos al cierre del ejercicio.
Previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern realizar arqueos a los documentos, que respalden las
cuentas, de tal forma que sea posible su identificacin inmediata con los saldos presentados en este formato.
1)
2)
3)
4)
Se anotar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Se escribir el nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Anotar respectivamente, da, mes y ao de la fecha en que se tengan los saldos, que deber ser la ms prxima posible a la entrega y
recepcin de la unidad administrativa.
5) En esta columna se anotar el nmero progresivo: 1, 2, 3, 4, etc.
6) Se incluir el nombre del beneficiario, funcionario o empleado que se le entrego el importe, pendiente de comprobar.
7) Anotar la fecha de emisin del mismo.
8) En esta columna se anotar el nmero del cheque expedido, si no existi cheque, la forma de entrega.
9) Se anotar el nombre de la Institucin Bancaria que expide el cheque.
10) Se especificar el importe del cheque expedido o el monto entregado.
11) Se describir el fin especfico para utilizarse, para viticos, para gastos, otro.
12) Fuente: Indica de donde se obtuvieron los datos, por ejemplo: Reportes de Gastos a Comprobar de la Secretara de Finanzas, Anexos de
Estados Financieros u otra fuente.
57
ANEXO RF-05
HOJA: (1)
RELACIN DE CHEQUES FORMULADOS SIN ENTREGAR
DE:

SALDOS AL: _____/_____/200__ (4)
NO. DE CUENTA
BANCO
NUM. DE CHEQUE
(5)
(6)
(7)
(11) N. TOTAL DE CHEQUES
FECHA DE
EXPEDICIN
(8)
BENEFICIARIO
IMPORTE DEL CHEQUE
(9)
(10)
(12) IMPORTE TOTAL

(13) FUENTE:
58
Formato RF-05
Relacin de cheques formulados sin entregar.
Objetivo:
Informar los cheques que a la fecha del corte se encuentren emitidos y que por razones especficas no se hubiesen entregado a los beneficiarios,
este anexo deber formularse de cada una de las cuentas que se lleven.
Las dependencias y entidades debern llevar un control de los cheques emitidos fsicamente que no se hayan entregado a los beneficiarios,
mismo que se estar actualizando para que en las fechas de corte se muestre la situacin a esa fecha.
Se debern tomar las medidas pertinentes para entregar la totalidad de los cheques emitidos, de tal forma que a la fecha de la Entrega
Recepcin todos los trmites estn concluidos.
1) Anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, Ejemplo: Hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
2) Se anotar el nombre de la Dependencia o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
3) Se escribir el nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se tengan los datos, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y recepcin
de la unidad administrativa.
5) En esta columna se escribirn el nmero de cuenta
6) El banco que nos lleva esa cuenta
7) En esta columna se incluir el nmero de cheque emitido.
8) En esta columna se incluir la fecha de expedicin del cheque.
9) Se deber citar el nombre del beneficiario del cheque.
10) Se anotar el importe del cheque.
11) Se tendr que registrar el nmero total de cheques pendientes de entregar. Al final de cada hoja sumar y bajar totales.
12) Se tendr que registrar el importe total de los importes de todos los cheques formulados sin entregar. Al final de cada hoja sumar y bajar
totales.
13) Se indicar la fuente documental de este anexo, en este caso podra ser los cheques expedidos.
59
ANEXO RF-06
HOJA: (1)
RELACIN DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

DE:

SALDOS AL: _____/_____/200__ (4)
FECHA DE EMISIN
LETRA O PAGAR
NOMBRE DEL DEUDOR
CONCEPTO
SOPORTE DOCUMENTAL
IMPORTE
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10) TOTAL DE CUENTAS POR COBRAR:

(11) FUENTE:
60
Formato RF-06
Relacin de documentos y cuentas por cobrar.
Objetivo:
Relacionar los documentos y los posibles derechos de cobro a travs de letras, pagars u otros documentos que tenga la Dependencia o Entidad
a la fecha de corte. Estas cifras debern corresponder a las presentadas en los estados financieros.
Relacionar los documentos y los posibles derechos de cobro a travs de letras, pagars u otros documentos que tenga la Dependencia o Entidad
a la fecha de corte. Estas cifras debern corresponder a las presentadas en los estados financieros. Los saldos incluidos en este rubro debern
coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados.
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern verificar que los expedientes de los crditos se
encuentren debidamente integrados con la documentacin comprobatoria.
1) Se anotar el nmero de hoja que inicia y la referencia del nmero total de hojas que la componen, ejemplo: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se tengan los saldos, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y
5) Anotar la fecha de emisin del pagar o letra, as como el nmero del mismo.
6) En esta columna se registrar el nombre del deudor.
7) Se anotar el origen del adeudo, o la descripcin del financiamiento en su caso
8) Se especificar la referencia de la documentacin soporte del adeudo, por ejemplo factura, pagare, letras de cambio, contra recibos, etc.
9) Se anotar el importe del adeudo pendiente o financiamiento. Registrar el importe total a la fecha de las cuentas por cobrar. Al final de
cada hoja sumar y bajar totales.
10) Se indicar los documentos fuente de donde se originan las cuentas por cobrar. Puede ser: la relacin de cuentas por cobrar de la
Secretara de Finanzas o en el caso de las Dependencias Descentralizadas, los auxiliares del Estado Financiero
61
ANEXO RF-07
HOJA: (1)
RELACIN DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR
DE:

SALDOS AL: _____/_____/200__ (4)
FECHA
(5)
REGISTRO DE REFERENCIA
TIPO
(6)
FOLIO
(7)
NOMBRE DEL ACREEDOR
CONCEPTO
FECHA DE EXIGIBILIDAD
IMPORTE POR PAGAR
(8)
(9)
(10)
(11)
(13) TOTAL DE CUENTAS POR PAGAR:
(12) N. TOTAL DE ACREEDORES:
(14) FUENTE:
62
Formato RF-07
Relacin de documentos y cuentas por pagar.
Objetivo:
Relacionar los documentos, compromisos, que al momento del corte se encuentren pendientes de cubrir por parte de la Dependencia o Entidad.
Estas cifras debern corresponder a las presentadas en los estados financieros.
En este rubro se presentarn todos los compromisos a cargo de la dependencia o entidad como son: proveedores, acreedores, cuentas por
pagar, impuestos por pagar, etc; que quedaron como pasivos a la fecha de corte. El orden de su presentacin ser de acuerdo al establecido a los
estados financieros.
Lo presentado en este formato deber coincidir con las cifras reflejadas en los estados financieros a las fechas de corte sealadas.
Es muy importante revisar que se tengan integrados los expedientes que identifiquen la naturaleza y condiciones de cada uno de los pasivos
presentados.
Instrucciones especificas:
5) Se incluir en esta la columna la fecha en que se contrajo el pasivo, por ejemplo: fecha de la factura, fecha del contrato, etc.
6) Se escribir el tipo de documento que se recibi (ejemplo: factura, recibo, etc.).
7) Columna donde se anotar el nmero de folio del documento que se recibi.
8) Anotar el nombre del Proveedor, Acreedor o Entidad a quien se le adeuda o con quien se contrajo el pasivo, en su caso.
9) Citar el concepto por el cual se contrajo el pasivo, ejemplo: compra de computadoras, compra de llantas, etc.
10) Se deber establecer la fecha en que se convierta en exigible la deuda o bien la fecha en que se debe cubrir el pasivo.
11) Se escribir en esta columna el monto del pasivo. Se tendr que registrar el nmero total de acreedores que se tienen a la fecha. Al final
de cada hoja se debern sumar y bajar totales.
12) Se deber sacar sumatoria de los montos al final de cada hoja.
13) Se indicar los documentos fuente de donde se originan las cuentas por pagar. Esta puede ser la relacin de cuentas por pagar de la
Secretara de Finanzas y en el caso de los Organismos Descentralizados los auxiliares de los Estados Financieros
63
ANEXO RF-08
HOJA: (1)
ESTADOS FINANCIEROS
DE:

SALDOS AL: _____/_____/200__ (4)
INFORMACIN FINANCIERA: (5)
SI/NO FECHA
(6)
(7)
DICTAMINADOS
ARCHIVO
ADJUNTO
SI
NO
SI/NO
(8)
(9)
(10)
OBSERVACIONES
(11)
a)Estado de SituacinFinanciera.
b) Estado de Resultados Financiero.
c) Estados de Origen y Aplicacin de Recursos.
d) Relacin de pasivos documentados , no documentados y

contingentes.
e) Otros ( relacionar). (12)
Responsable (13)
64
Formato RF-08
Estados financieros.
Objetivo:
Informar sobre el estado que guarda la Dependencia o Entidad en el aspecto financiero y presupuestal, mediante los informes que emite.
Las dependencias y entidades debern presentar los siguientes Estados Financieros:
Estado de Posicin Financiera (Balance General),
Estado de Resultados Financiero,
Estado de Origen y Aplicacin de Recursos,
En caso de que la dependencia o entidad elabore otro(s) estado financiero(s) distintos de los arriba sealados deber especificarlo(s).
Las reas administrativas debern verificar que la informacin contable y financiera que se presente para la Entrega-Recepcin, coincida con los
informes mensuales, trimestrales y cierres del ejercicio que se formularon durante el periodo correspondiente.
Las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal debern asegurarse de que las cifras presentadas en los informes financieros
se mantengan en constante depuracin y actualizacin, a fin de presentar razonablemente la situacin financiera a las fechas de corte.
4) Anotar, respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha de corte establecida, segn corresponda.
5) En esta columna aparece el Estado Financiero que se presenta.
6) Se deber anotar "SI" cuando la Dependencia o Entidad haya elaborado el Estado Financiero o Presupuestal correspondiente y en caso
contrario se sealar "NO".
7) Se anotar la fecha a la que se presentan las cifras del Estado correspondiente.
8) Se deber anotar "SI" en caso de que el Estado financiero se encuentre dictaminado por contador pblico independiente.
9) En caso contrario se anotar "NO".
10) Esta columna indica si se integra el archivo magntico.
11) En esta columna se sealar algn comentario adicional a la informacin que se incluye en el formato.
12) En el concepto "Otros" podrn incluirse en el caso de los organismos descentralizados los cortes de caja, flujos de efectivo de programas
estatales y federales, y otros que apliquen especficamente para la Dependencia, rgano o Entidad.
13) Nombre del responsable directo de la informacin proporcionada en el formato.
65
ANEXO RF-09
HOJA: (1)
RELACIN DE LOS IMPUESTOS PENDIENTES DE PAGO
DE:

SALDOS AL: _____/_____/200__ (4)
CONCEPTO DEL IMPUESTO
(5)
ENTEROS PROVISIONALES
PERIODO POR PAGAR
(6)
MULTAS Y ACCESORIOS
IMPORTE
(7)
(8)
DECLARACIONES ANUALES
POR PRESENTAR
(9)
(10) FUENTE:
66
Formato RF-09
Relacin de los impuestos pendientes de pago.
Objetivo:
Relacionar todos los impuestos u otras contribuciones que al momento del corte se encuentren pendientes de cubrir por parte de la Dependencia
o Entidad. Estas cifras debern corresponder a las cifras presentadas en los estados financieros.
En lo referente a impuestos y contribuciones por pagar, se debern incluir en el formato respectivo la contribucin, el tipo de declaracin y los
periodos de los que se encuentren pendientes de pago. Estas cifras debern corresponder a las cifras presentadas en los estados financieros.
5) .Citar el nombre del impuesto de referencia que gobierno tenga pendiente de pago a la fecha de la entrega, (ejemplo: ISR retenido de
sueldos y salarios, honorarios, arrendamiento y directo, IVA, entre otros). Estos pueden ser federales, estatales y municipales.
6) Esta columna indica el mes pendiente de pago.
7) Esta columna indica el importe pendiente de pago.
8) Se debern indicar las multas y los accesorios, como pueden ser, las actualizaciones, recargos y gastos de ejecucin que se generan en
forma extempornea.
9) Se anotarn las declaraciones anuales que la dependencia u organismo tenga pendientes de presentar.
10) Se indicar los documentos soporte, por ejemplo: los pagos efectuados o el expediente fiscal.
67
ANEXO RF-10
HOJA: (1)
RELACIN DE VALORES EN CUSTODIA
DE:

N. PROG.
DESCRIPCIN DEL BIEN
ORIGEN DE LA
CUSTODIA
CANTIDAD
PROPIETARIO
UBICACIN DEL BIEN
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
68
Formato RF-10
Relacin de valores en custodia.
Objetivo:
Relacionar los artculos o bienes que se tengan en custodia en la Dependencia o Entidad.
Debern incluirse en este formato los bienes que se tengan en la dependencia o entidad, o bien fuera de ella y que no sean de su propiedad, pero
que se encuentran bajo su custodia, como puede ser el caso de los bienes en consignacin.
La Procuradura General de Justicia y la Secretara de Finanzas incluirn los bienes decomisados o en garanta que se encuentren bajo su
custodia.
5) Esta columna representa el nmero progresivo de los valores en custodia que se tienen en la dependencia a la fecha de la entregarecepcin.
6) Detallar las caractersticas del bien. (Joyas, piedras, metales preciosos, entre otros.)
7) Se registrar la razn por la que el bien se encuentra en custodia; puede ser, : embargo, decomiso, garanta, u otro.
8) Se anotar en esta columna, la cantidad existente de cada artculo registrado.
9) Anotar el nombre del propietario del bien al que le fue decomisado o embargado.
10) Se especificar en forma clara y breve la ubicacin de cada artculo, ejemplo: almacn, oficina, bodega, seccin, anaquel, archivero.
11) Incluir en este espacio el valor monetario del bien, en caso de conocerlo, y la informacin u observaciones importantes no consideradas
en el formato.
69
ANEXO RF-11
HOJA: (1)
RELACIN DE FORMAS VALORADAS
DE:

RECIBOS DE INGRESOS
FACTURAS
FOLIOS
FOLIOS
OTRAS FORMAS VALORADAS
DEL:
AL:
DEL:
AL:
(5)
(6)
(7)
(8)
DESCRIPCIN:
UNIDAD DE MEDIDA
(9)
(10)
FOLIOS
DEL:
AL:
(11)
(12)
(13) Fuente:
70
Formato RF-11
Relacin de formas valoradas.
Objetivo:
Mostrar la existencia de formar valoradas que se utilizan en la operacin de la dependencia o entidad
Las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal que para efectos de control y operacin utilicen formas valoradas, debern
efectuar un corte de folios a la fecha del acto de Entrega-Recepcin, con la finalidad de dejar documentada la evidencia del uso del ltimo folio
utilizado por la administracin saliente.
Como formas oficiales numeradas se incluirn las facturas, recibos oficiales, actas (Registro Civil), recibos de ingresos (Recaudacin de Rentas),
certificados de nacimiento, certificados de defuncin (Secretara de Salud) y todas aquellas que requieran de control numrico para su utilizacin.
Se prever en lo posible que todas las formas oficiales se encuentren resguardadas en un slo lugar dentro de la unidad. Asimismo se deber
verificar que todas las formas oficiales estn completas segn su nmero de folio correspondiente.
4) Anotar, respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega-recepcin.
(5 y 6) Anotar, respectivamente, la numeracin del primer y del ltimo recibo de ingresos en cada bloque que se entrega.
(7 y 8) Anotar, respectivamente, la numeracin de la primera y de la ltima factura en blanco de cada bloque que se entrega.
9) Describir las distintas formas valoradas que se entregan sin usar.
10) Se anotar la unidad de medida aplicable a cada concepto: pieza, juego, etc.
(11 y 12) Anotar la numeracin de la primera y de la ltima forma, respectivamente, de cada bloque que se entrega.
13) Fuente: Formas oficiales
71


ANEXO RH-01
HOJA: (1)
ORGANIGRAMA VERTICAL ANALITICO
DE:

FECHA DE ACTUALIZACIN: _____/_____/200__ (4)
GOBIERNO DEL ESTADO DE COLIMA

SECRETARA DE CULTURA (5)
ORGANIGRAMA VERTICAL ANALTICO
(6)
LOGO DE LA
SECRETARA
(7)
(8) Responsable de elaboracin:

II. RECURSOS HUMANOS
75
APARTADO II.- RECURSOS HUMANOS

Formato RH-01
Organigrama vertical analtico.
Objetivo:
Representar en forma grfica la estructura de la organizacin formal de la dependencia o entidad, indicando los niveles jerrquicos de arriba hacia
abajo, con sus lneas de comunicacin, de responsabilidad y de autoridad.
Bajo este concepto se considerar al personal que conforma la estructura orgnica de la dependencia o entidad y que cuenta con plaza asignada
correspondiente a la plantilla autorizada.
Se deber representar en forma grfica la estructura de la organizacin formal de la dependencia o entidad, indicando los niveles jerrquicos de
arriba hacia abajo, con sus lneas de comunicacin, de responsabilidad y de autoridad.
Se presentar adjunta al formato la estructura orgnica (organigrama) actualizada de la unidad administrativa, con el nombre y cargo del servidor
pblico. En caso de que la extensin del organigrama no permita su presentacin en una pgina, deber segregarse cada rea en hojas por
separado.
4) Anotar respectivamente, da, mes y ao de la ltima actualizacin de la Estructura Orgnica, que deber ser la fecha ms prxima
posible a la entrega y recepcin de la unidad administrativa.
5) Indicar la Dependencia o Entidad a la que pertenece el Organigrama.
6) Colocar el logo oficial correspondiente a la Dependencia o Entidad.
7) El organigrama deber formularse de manera reducida, con el propsito de no hacerlo muy extenso, incluir puestos hasta Jefe de
Departamento, resumir las plazas inferiores, no dejar de incluir puestos clave. Cuando el organigrama sea corto, incluir la totalidad de
puestos.
8) Sealar el nombre y puesto de la persona responsable de elaborar el organigrama y de llevar a cabo las actualizaciones.
76
ANEXO RH-02
HOJA: (1)
PLANTILLA DE PERSONAL
DE:

FECHA DE ELABORACIN: _____/_____/200___ (4)
TIPO DE PLAZA
(5)
NO. DE PLAZAS
TOTAL
(6)
SITUACIN ESPECFICA
OCUPADAS VACANTES
(7)
(8)
COMISIONADOS
LICENCIAS
(9)
(10)
OBSERVACIONES
(11)
Base
Confianza
Eventual
Honorario
Otro: (especificar)
(12) TOTALES
(13) Fuente:
77
Formato RH-02
Plantilla de personal.
Objetivo:
Mostrar las plazas autorizadas a la Dependencia o Entidad, de los diferentes tipos de contratacin, indicando su situacin especfica en que se
encuentran.
Conforme al Artculo vigsimo quinto, fraccin II de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Colima, la Secretara de
Administracin es la encargada de llevar el control entre el Estado y sus servidores pblicos, as como de la relacin jurdico-laboral de los
mismos.
En este formato deber sealarse en forma global la plantilla de personal autorizada por condicin laboral (base, confianza y otros) de acuerdo al
presupuesto del ejercicio para la dependencia, detallando las que se encuentren ocupadas al momento de la Entrega bajo la siguiente
clasificacin: Activos, Licencia, Comisionado, Eventual y Honorarios asimilables a salarios.
Como parte de la preparacin de la informacin, se verificar que todos los expedientes de la plantilla de personal asignado a las dependencias y
entidades se encuentren clasificados, actualizados y completos, y que su localizacin fsica sea accesible.
4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se registra el formato, que deber ser la fecha ms prxima posible a la entrega y
5) Se deber registrar el tipo de plazas existentes, como pueden ser: de base, confianza, honorarios y eventuales; en caso de que la Unidad
Administrativa cuente con alguna clasificacin distinta a las sealadas, se podr agregar en esta columna.
6) Indicar el nmero total de plazas en la Unidad Administrativa coincidente con la plantilla de personal autorizada.
7) El nmero de plazas ocupadas
8) Numero de plazas que se tienen sin ocupar
9) Plazas del personal que se encuentre comisionado mediante oficio a otra Dependencia o Entidad.
10) Se registrarn las plazas que se encuentren con licencia con goce o sin goce de sueldo.
11) Anotar los comentarios adicionales a la informacin, as como la ubicacin de los documentos que sustentan la informacin puede ser:
ltima nmina, plantilla de personal, listado de personal con licencias e incapacidades (indicando la fecha en la cual concluyen), y/o el
listado del personal comisionado.
12) Se tendr que sumar y bajar totales al final de cada hoja para determinar el nmero total de plazas.
13) La fuente de donde se obtuvo la informacin, puede ser: plantilla autorizada o documento oficial de donde se obtuvo esta informacin.
78
78
ANEXO RH-03
HOJA: (1)
RELACIN DE PERSONAL ADSCRITO
DE:

NO.
PROG.
(5)
NOMBRE
(6)
FECHA DE
INGRESO
(7)
TIPO DE
CONTRATACIN
(8)
PUESTO ACTUAL
AREA DE ADSCRIPCIN
(9)
(10)
(11) Fuente:
79
Formato RH-03
Relacin del personal adscrito.
Objetivo:
Informar en forma especfica sobre el personal que se encuentra adscrito al puesto
En el caso del personal eventual que labora bajo contrato o por obra o tiempo determinado, deber verificarse que la fecha de vencimiento de
stos no sea superior al da sealado para la Entrega-Recepcin de la Administracin.
En el caso de los prestadores de servicios (honorarios), los contratos respectivos no podrn exceder su vigencia ms all del ltimo da de la
Entrega-Recepcin.
6) Registrar nombre del funcionario o empleado adscrito a la Dependencia o el Organismo correspondiente.
7) Indicar la fecha de Ingreso del personal a la Unidad Administrativa que realiza la entrega.
8) Sealar el tipo de contratacin, como puede ser: de base, confianza o eventual.
9) Registrar el puesto actual que desempea el servidor pblico.
10) Indicar el rea de adscripcin del servidor pblico.
11) La fuente de donde se obtuvo la informacin: plantilla autorizada, fuentes internas, oficio de autorizacin.
80

ANEXO RM-01
HOJA: (1)
RESUMEN DE INVENTARIO
DE:

N. PROG.
N. DE ARTICULOS
O BIENES
TIPO DE INVENTARIO
FECHA DE ACTUALIZACIN
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
III. RECURSOS MATERIALES
(10) Fuente:
83
Formato RM-01
Resumen de inventario.
Objetivo:
Enumerar los diferentes tipos de inventarios que conforman los bienes adscritos a la Dependencia o Entidad.
Conforme a la obligacin sealada en el Artculo 25 fraccin VIII de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Colima, la
Secretara de Administracin es la dependencia encargada entre otros asuntos, de administrar, asegurar, conservar e inventariar el patrimonio
del Gobierno del Estado, aplicando sistemas electrnicos que garanticen su adecuado control y actualizacin permanente. Bajo esta premisa,
deber contar con la informacin de los diferentes tipos de inventarios que conforman los bienes adscritos a la Dependencia o Entidad, para
efecto de integrarla en la Entrega-Recepcin.
En este anexo se reportar el resumen de los rubros que se consideran adscritos a la Administracin Pblica Estatal como son los siguientes:
1. Mobiliario y equipo para la administracin.
2. Vehculos
3. Armamento,
4. Bienes Inmuebles
Los inventarios de especies animales, forestales, y otras de caractersticas similares, se debern enlistar atendiendo a la clasificacin especfica
de su naturaleza.
En el caso de los Organismos Descentralizados, la Secretara de Administracin deber acordar las fechas de entrega de la informacin de sus
inventarios (estas fechas debern ajustarse a los cortes previstos para el Proceso), a efecto de que puedan ser verificados.
(2) ) Se anotar el nombre de la Dependencia o Entidad
(3 Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin.
(4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se registra el formato, ms prxima a la entrega y recepcin de la unidad administrativa.
(5) En esta columna se anotar el nmero progresivo de los tipos de inventarios que se tengan;1, 2, 3, 4, etc.
(6) Cantidad de artculos o bienes que integran el inventario.
(7) Clasificar los inventarios: Inventario de Mobiliario y Equipo de Oficina, Inventario Vehicular, Inventario de Armamento e Inventario de Bienes
Inmuebles; correspondientes a los formatos RM-02, RM-03, RM-04 y/o RM-05, respectivamente.
(8) Fecha de actualizacin del inventario (fecha en que se tomo fsicamente).
(9) En esta columna debe identificarse cualquier otra informacin que se crea relevante.
(10) La fuente de donde se obtuvo la informacin, por ejemplo: inventarios fsicos realizados.
84
ANEXO RM-02
HOJA: (1)
INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
DE:
DEPENDENCIA O ENTIDAD Y CLAVE: (2)

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y CLAVE: (3)
N.
NO. DE
PROG. INVENTARIO
(6)
(7)
DESCRIPCIN DEL BIEN

(8)
INVENTARIO ACTUALIZADO AL____/_____/___ (5)

MARCA MODELO
(9)
NO. DE SERIE
(10)
(11)
ESTADO DEL
BIEN
(12)
USUARIO Y/O
RESPONSABLE
(13)
BIEN CONTROLABLE
(14)
(15) Fuente:
85
Formato RM-02
Inventario de mobiliario y equipo de oficina.
Objetivo:
Describir en su totalidad el inventario de mobiliario y equipo existente, propiedad del Gobierno del Estado asignado a cada una de las Direcciones
o reas de la Dependencia o Entidad.
Con este propsito, la Secretara de Administracin cotejar con las dependencias de la administracin centralizada, la informacin relativa al
padrn de bienes muebles bajo custodia de cada una, a efecto de que lleven a cabo la verificacin de los datos y realicen conciliaciones con esta
dependencia.
Este proceso de verificacin y conciliacin deber estar concluido seis meses antes de la fecha del cambio de administracin, de tal forma que
cada dependencia y entidad cuenten con su inventario de bienes debidamente conciliado para integrarlo a la documentacin de la Entrega.
Nmero de inventario
Descripcin del bien
Marca
Modelo
Nmero de serie
El rea encargada en cada dependencia o entidad verificar que todos los bienes muebles se encuentren debidamente inventariados realizando
las siguientes actividades:
a. Se verificar el inventario para detectar posibles reubicaciones o diferencias y registrarlo en el control correspondiente.
b. Se informar a la dependencia o rea encargada sobre cualquier bien mueble que por omisin, error o falta de presentacin, no haya sido
inventariado o no se encuentre incluido en los registros, para proceder a su marcaje y registro en inventario.
c. Entre el perodo establecido para la realizacin de los cortes, se mantendr una estrecha comunicacin con la Direccin de Control
Patrimonial el rea encargada a fin de informar sobre cualquier movimiento que realice a su inventario, integrando un expediente
completo de dichos movimientos, como son: altas, actas administrativas, oficios de solicitud de baja, actas levantadas ante agentes del
Ministerio Pblico originadas por robos, siniestros, etc.
d. Se realizarn revisiones peridicas a los bienes muebles, verificando su correcta identificacin a travs de la clave de inventario (que sea
legible y no haya sido borrada).
e. Se mantendr bajo control la ubicacin de todos y cada uno de los bienes registrados en su inventario, en caso de mobiliario asignado en
varios domicilios o ubicaciones.
f. Se notificar oportunamente a la Secretara de Administracin al rea encargada en las entidades sobre cualquier artculo personal que
errneamente o por desconocimiento haya sido inventariado. Estos artculos debern retirarse a ms tardar el tercer trimestre del
ejercicio, previa verificacin con el documento que acredite su propiedad.
86
g. Se revisar sin excepcin que los resguardos de los bienes se encuentren actualizados a las fechas de corte y a la de Entrega-Recepcin
de la dependencia o entidad, de la siguiente manera:
Elaborar los resguardos de uso de bienes, debidamente firmados por el personal.
Concientizar al personal usuario de bienes muebles, que en cualquier movimiento es indispensable informar al rea
administrativa, para la debida actualizacin de los resguardos.
Realizando revisiones aleatorias para verificar que la ubicacin de cada bien mueble coincida con los resguardos.
Informando al personal de las sanciones que pueden ser aplicadas al incurrir en negligencia o irresponsabilidad en cuanto al uso,
deterioro o destino final que sufre el bien mueble, de acuerdo con las disposiciones vigentes.
Concientizar al personal de la importancia que tiene el mantener control sobre los bienes bajo su resguardo.
Manteniendo un archivo de resguardos del personal, de manera que permitan una fcil localizacin.
En caso de existir bienes inservibles, es conveniente que se soliciten las bajas ante la Coordinacin de Bienes Patrimoniales y el acta respectiva.
Se cuidar por parte de la Secretara de Administracin y las reas encargadas en las entidades, que se encuentren integrados los expedientes
que contengan las facturas o documentos correspondientes de propiedad de los bienes.
La entrega fsica de las instalaciones incluir los juegos de llaves existentes de acceso a las oficinas, almacenes, vehculos, maquinaria, etc.
2) Se anotar el nombre de la Dependencia o Entidad y la clave presupuestal; integrada por 2 dgitos.
3) Nombre de la Direccin o rea y su clave; integrada por 4 dgitos.
4) Anotar respectivamente, da, mes y ao en que se registra el formato, ms prxima a la entrega y recepcin de la unidad administrativa.
5) Anotar respectivamente, da, mes y ao de la ltima fecha de actualizacin del inventario.
7) Registrar el nmero de inventario asignado al bien por la Secretara de Administracin (Coordinacin de Bienes Patrimoniales), el cual
debe iniciar con la numeracin 07 o 08 seguido de la clave de identificacin del mismo.
8) Describir las caractersticas fsicas del bien mencionado.
9) Anotar la marca comercial del bien inventariable descrito. En mercancas que se comercializan sin marca, indicar sin marca.
10) Declarar el modelo y/o estilo correspondiente al bien, en caso que no tengan modelo, indicar que se trata de mercancas sin modelo.
11) Se deber sealar el nmero de serie correspondiente al bien inventariado.
12) Se refiere al estado de los bienes, bueno, regular o malo (especificar).
13) Sealar el nombre del usuario y/o responsable de resguardo.
14) En esta columna se debern indicar los bienes cuyo valor sea menor a 100 salarios mnimos.
15) Fuente: Inventario de Mobiliario y Equipo del SICOP (Sistema de Control Patrimonial) de la Coordinacin de Bienes Patrimoniales.
87
87
ANEXO RM-03
HOJA: (1)
INVENTARIO VEHICULAR
DE:

N.
NO. DE
PLACAS
PROG. INVENTARIO
(6)
(7)
(8)
AO
MODELO
(9)
MARCA
LINEA
COLOR
NO. DE SERIE
NO. DE MOTOR
ESTADO GENERAL
ORIGEN
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
USUARIO Y/O
RESPONSABLE
(17)
CARGO
(18)
FECHA DE FACT. FECHA DE ALTA OBSERVACIONES

(19)
(20)
(21)
(22) Fuente:
88
Formato RM-03
Inventario vehicular.
Objetivo:
Describir los vehculos propiedad del Gobierno del Estado asignados a cada una de las Direcciones o reas de la Dependencia o Entidad al
momento de la Entrega- Recepcin.
En el caso de los equipos de transporte y vehculos, las reas administrativas de las dependencias y entidades debern tener integrado un
expediente por unidad con al menos lo siguiente:
a. Resguardo interno por uso de vehculo o asignacin del mismo.
b. Tarjeta de circulacin vigente.
c. Pliza de seguro vigente.
Se mantendr el control de los vehculos asignados de acuerdo al padrn vehicular, observando lo siguiente:
a. Verificar que los vehculos se encuentren libres de adeudos en conceptos como: pago de multas, tenencias, etc.
b. Constatar que los vehculos cuenten con el juego de placas correspondiente.
c. Verificar las unidades que integran el equipo de transporte y maquinaria que se encuentren debidamente inventariadas.
d. Revisar que los datos referentes a los usuarios del equipo de transporte o maquinaria estn actualizados en los resguardos de uso.
e. Determinar el sitio en donde ser ubicado el equipo de transporte el da de ejecucin del acto de Entrega-Recepcin de cada
dependencia o entidad.
Se cuidar de conservar la integridad total de los vehculos asignados, as como en sus partes y accesorios. De existir accesorios personales y/o
propiedad de usuarios, debern retirarlos antes del tercer trimestre del ejercicio.
Se recomienda la elaboracin de una memoria fotogrfica
3) Nombre de la Direccin, o rea y su clave; integrada por 4 dgitos.
89
7) Se deber registrar el nmero de inventario asignado al bien por la Secretara de Administracin (Coordinacin de Bienes
Patrimoniales).El cual debe iniciar con la numeracin 05 seguido de la clave de identificacin del bien.
8) Registrar el nmero de placa que tiene asignado el vehiculo. (Actualizado)
9) Declarar el ao modelo del vehiculo.
10) Anotar la marca comercial: Ford, Chevrolet, Toyota, Volkswagen, Dodge, Jeep, Nissan.
11) La lnea del vehiculo descrito: Sedan, Pick up, etc.
12) Anotar el color genrico del vehiculo (color que se observa a la vista, no el de la factura).
13) Se deber sealar el nmero de serie correspondiente al bien inventariado.
14) Se refiere al estado general del vehiculo, si es bueno, regular, malo o inservible
15) Especificar el origen del vehiculo: nacional o extranjero
16) Anotar el nombre del usuario y/o responsable de su resguardo.
17) Fuente: Inventario Vehicular del SICOP (Sistema de Control Patrimonial) de la Coordinacin de Bienes Patrimoniales.
90
ANEXO RM-04
HOJA: (1)
INVENTARIO DE ARMAMENTO
DE:

N.
NO. DE INVENTARIO
PROG.
(6)
(7)
MARCA
NO. DE SERIE
TIPO
CALIBRE
RESPONSABLE ASIGNADO
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13) Fuente:
91
Formato RM-04
Inventario de armamento.
Objetivo:
Relacionar el conjunto de armas de todo gnero (de fuego, de mano, de percusin.)
Las dependencias, rganos o entidades que tengan a su cargo este tipo de activos, debern verificar que el armamento oficial se encuentre
debidamente inventariado, y debidamente resguardado y que corresponda el nombre del resguardante con el de la persona que lo tiene a su
cargo.
El armamento deber contar con su registro ante la Secretara de la Defensa Nacional y su informacin deber estar actualizada a las fechas de
corte previstas.
En su caso, se verificar que los expedientes de armamento oficial contengan actas por robos o extravos y se hayan efectuado los reportes a las
autoridades competentes.
1) Anotar nmero de hoja que inicia y la referencia del total de hojas que la componen, Ejem: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
3) Nombre de la Direccin, o rea y su clave; integrada por 4 dgitos.
7) Se deber registrar el nmero de inventario que se le asign al bien. Iniciando este con la numeracin 09 seguido de la clave de
identificacin del bien.
8) Indicar la marca del armamento: Beretta, Colt, Remington, Smith & Wesson, Windchester, Universal, Indgland. Etc.
9) Anotar el nmero de serie del arma.
10) Sealar el tipo del arma: Fusil, fusil ametrallador, carabina, escuadra, escopeta, lanza granadas, metralleta, revolver.
11) Indicar calibre del arma, ejemplo: 9, 22, 38, 45 milmetros, 380 Ranger, etc.
12) Anotar el nombre de la persona asignada y responsable del arma.
13) Fuente: Inventario de Armamento del SICOP (Sistema de Control Patrimonial) de la Coordinacin de Bienes Patrimoniales.
92
ANEXO RM-05
HOJA: (1)
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES
DE:

N.
PROG.
DENOMINACIN
DEL INMUEBLE
TIPO DE
INMUEBLE
USO
(5)
(6)
(7)
(8)
ESCRITURA O TITULO DE
LA PROPIEDAD
NMERO
(9)
FECHA
(10)
UBICACIN
CALLE
(11)
CALLE 2
(12)
COLONIA
(13)
MUNICIPIO
(14)
SUPERFICIE
M2
N. FOLIO
REAL
VALOR
DEPENDENCIA
USUARIA
OBSERVACIONES
REFERENCIAS
(15)
(16)
(17)
(18)
(19)
(20) Fuente:
93
Formato RM-05
Inventario de bienes inmuebles.
Objetivo:
Relacionar todos aquellos bienes, como casas o fincas, que son imposibles de desplazar sin ocasionar daos a los mismos, ya sea una obra de
arquitectura civil, religiosa, militar, domestica, industrial, sitio.
Sealar en este formato, el nmero de inmuebles que se encuentran en posesin de la dependencia o entidad, ubicndolos segn su funcin:
Oficinas
Educacin
Almacn
Servicio
Salud
Vivienda
Cultura
Recreacin
Baldos
Especiales u otra distinta a las anteriores que deber especificarse.
La Secretaria de Administracin, programar con las dependencias y entidades los perodos en que se realizarn las conciliaciones de
informacin y datos de los inmuebles asignados a cada una, a efecto de que stas se concluyan en forma anticipada a las fechas de corte
establecidas para el Proceso.
Los documentos que soportan la propiedad de los bienes inmuebles del Estado, as como sus gestiones de regularizacin, debern estar en
poder de la Secretara de Administracin.
Se verificar que los documentos relativos al bien inmueble se encuentren en orden y en un lugar adecuado para su consulta en el momento en
que se requiera para efectos de la Entrega-Recepcin.
Cada inmueble deber contar con un expediente que contenga como mnimo, los siguientes documentos:
Cdula de identificacin individual
Constancia de rgimen de propiedad
Escrituras o documento que acredite la propiedad
Planos
Certificado de libertad de gravamen
Deber hacerse entrega tambin de los juegos de llaves existentes de acceso a las oficinas.
94

1) Anotar nmero de hoja que inicia y la referencia del total de hojas que la componen, Ejem: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
6) Se refiere al nombre popular del bien inmueble con el que se reconoce. Ejem. Auditorio x, Palacio de Gobierno, Casa de la Cultura, etc.
7) Anotar el tipo de inmueble: rstico o urbano.
8) Especificar el uso del inmueble: administrativo, aeropuerto, rea verde, asistencia social, cvico, comercial, correccional, cultural,
deportivo, educativo, museo, recreativo, religioso, salud, servicios, transporte pblico y no especificado.
9) Registrar el nmero de escritura ttulo de propiedad
10) Anotar la fecha de la escritura
11) Especificar la calle principal en donde se ubica el inmueble.
12) Especificar el nombre de la calle de referencia si hace esquina o la ms prxima.
13) Especificar el nombre de la colonia
14) Anotar el municipio en el que se ubica el bien inmueble,
15) Registrar la superficie en metros cuadrados del inmueble, especificando m2 de terreno y m2 de construccin y especificar en la misma
columna si es a valor catastral, histrico, de avalo, etc.
16) Registrar el nmero de folio real o inscripcin del Registro Pblico de la Propiedad.
17) Se tendr que registrar el valor total del bien inmueble, y especificar si es catastral, histrico, de avalo, etc.
18) Sealar en esta columna el nombre del rea (s) que utiliza el bien.
19) Incluir en este espacio la informacin u observaciones importantes no consideradas en el formato.
20) Fuente: Registros del SICOP (Sistema de Control Patrimonial) de la Coordinacin de Bienes Patrimoniales.
95
ANEXO RM-06
HOJA: (1)
INVENTARIO DE ALMACEN
DE:

N. PROG.
NOMBRE DEL ARTICULO
CANTIDAD
UNIDAD DE
MEDIDA
LOCALIZACIN
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) Fuente:
96
Formato RM-06
Inventario de almacn.
Objetivo:
Relacionar los artculos o bienes almacenados, se deber hacer un anexo por cada tipo de familia de productos (Medicamento, material de
curacin, artculos de aseo, artculos de oficina, consumibles de equipo de cmputo, otros).
Debern incluirse los artculos que se tengan en existencia en el almacn de la dependencia o entidad. Deber verificarse que la informacin
contenida en los listados de inventarios coincida con las cifras reflejadas en los estados financieros.
Las operaciones relativas al almacn sern cerradas a ms tardar una semana antes de la fecha del cambio de administracin, por lo que
debern preverse las necesidades en las reas correspondientes.
Se vigilar que las existencias de almacn sean inventariadas de acuerdo al nmero de identificacin asignado al artculo; as mismo se cuidar
de tener un adecuado orden de los artculos existentes en el almacn para su gil revisin, en caso de ser necesario.
3) Se escribir el nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada, en caso de existir en la
Dependencia o Entidad varios almacenes, deber consolidarse en este anexo.
6) En esta columna, se anotar el nombre de cada artculo almacenado en la Unidad Administrativa.
7) Se anotar, la cantidad existente de cada artculo registrado.
8) Registrar la unidad de medida de cada artculo mencionado; es decir estandarizar la cantidad por pieza, caja, lote, etc.
9) Especificar en forma clara y breve la ubicacin fsica de los artculos; almacn, oficina, bodega, seccin, anaquel, archivero.
11) Fuente: Inventario fsico.
97
ANEXO RM-07
HOJA: (1)
RELACIN DE BIENES DE CONSUMO PERECEDEROS Y

NO PERECEDEROS
DE:

N. PROG.
(5)
CLAVE DEL
ARTCULO
(6)
NOMBRE DEL ARTICULO
CANTIDAD
UNIDAD DE MEDIDA
IMPORTE
LOCALIZACIN
OBSERVACIONES
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13) Fuente:
98
Formato RM-07
Relacin de bienes de consumo perecederos y no perecederos.
Objetivo:
Relacionar los artculos o bienes adquiridos por la Unidad Administrativa, para uso frecuente y que estn en condiciones de consumirse
(Abarrotes, frutas, verduras, lcteos y otros de naturaleza anloga).
Para evitar su descomposicin o que se ocasionen daos de carcter ecolgico y/o sanitario, as como para permitir su aprovechamiento, deber
considerarse lo siguiente:
El acomodo de mercanca, se realizar en grupos homogneos de acuerdo con el nombre genrico. Salvo las que requieran
condiciones especiales de temperatura, luz o refrigeracin.
El acomodo debe efectuarse conforme al sistema Primeras entradas- Primeras Salidas (PEPS)
Los materiales sujetos a caducidad, se acomodarn por fecha de caducidad (al frente del anaquel aquellos cuya fecha sea la ms
prxima) cuya vigilancia ser permanente.
Las mercancas que por su volumen no se puedan acomodar en anaqueles, debern ser estibadas correctamente por grupos de
presentacin, en orden progresivo de cdigo y en su caso, por fechas de caducidad.
El acomodo en los anaqueles se efectuar con el nombre de la mercanca hacia el frente.
1) Anotar nmero de hoja que inicia y la referencia del total de hojas que la componen, Ejem. hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)

Anotar, respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha de corte establecida, segn
corresponda.
En esta columna se anotar el nmero progresivo: 1, 2, 3, 4, etc.
Se anotar la clave de control asignada al artculo para su identificacin.
En esta columna, se anotar el nombre de cada artculo existente, ya sea en el almacn general o en la Unidad Administrativa,
de existir varios almacenes en la Dependencia o entidad, se debern consolidar en este anexo.
Se anotar la cantidad existente de cada artculo registrado.
En esta columna se registrar la unidad de medida, de cada artculo mencionado, ejemplo: pieza, millar, etc.
Anotar el importe del bien.
Se especificar en forma clara y breve la ubicacin de cada artculo, ejemplo: almacn, oficina, bodega, seccin, anaquel y
archivero.
Incluir en este espacio la informacin u observaciones importantes no considerados en el formato.
Fuente: Inventario fsico levantado el___/:____/____.
100
99
ANEXO RM-08
HOJA: (1)
COMBINACIN DE CAJA FUERTE
DE:

N. PROG.
CARACTERSTICAS
REA EN QUE SE UBICA
RESPONSABLE
(5)
(6)
(7)
(8)
100
Formato RM-08
Combinacin de caja fuerte.
Objetivo:
Relacionar las caractersticas de la(s) caja(s) de seguridad existentes.
Entregar en sobre cerrado la combinacin confidencial de la caja fuerte existente para resguardar valores en la Dependencia o Unidad
Administrativa.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Anotar, respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha de corte establecida, segn corresponda.
Anotar las caractersticas fsicas de la caja fuerte; marca, dimensin exterior, peso, cerradura, anclaje, etc.
Indicar el rea en que se ubica fsicamente la caja fuerte
Se indicar si son una o mas las personas que tienen conocimiento de la combinacin o hacen uso de la caja para delimitar la
responsabilidad.
101
ANEXO RM-09
HOJA: (1)
RELACIN DE SISTEMAS INFORMTICOS DESARROLLADOS

INTERNAMENTE
DE:

N. PROG.
NOMBRE DEL
SISTEMA
DESCRIPCIN DEL
SISTEMA
PLATAFORMA ( DOS,
WINDOWS, UNIX,ETC.)
LENGUAJE DE
PROGRAMACION
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
FECHA DE
CDIGO FUENTE
ELABORACION
(10)
(11)
MANUAL QUE SE
USUARIO TCNICO
(12)
(13)
OBSERVACIONES
(14)
(15) Fuente:
102
Formato RM-09
Relacin de sistemas informticos desarrollados internamente.
Objetivo:
Identificar el inventario de sistemas en desarrollo o que fueron desarrollados al interior de las unidades administrativas por las reas informticas
En este formato se detallarn los sistemas que han sido desarrollados por y para la Dependencia o entidad. En el caso del software desarrollado
deber detallarse: nombre del sistema, objetivo, plataforma en que fue desarrollado, manual del usuario, manual tcnico, entre otros.
En caso de haber sido elaborado por un proveedor externo, deber indicarse el nombre de la empresa y en la columna de observaciones los
datos del contrato correspondientes.
El manual del usuario, en su caso, deber contener al menos lo siguiente: nombre del sistema, objetivo del mismo, requerimientos de hardware,
caractersticas tcnicas del software, descripcin de los mens y gua de solucin de problemas.
El manual tcnico, deber contener por lo menos el nombre del sistema, objetivo, plataforma en que fue desarrollado, herramientas de desarrollo
del sistema, diagrama conceptual, relacin de mens, relacin de pantallas, relacin de reportes a obtener, relacin de tablas e ndices.
1) Anotar nmero de hoja que inicia y la referencia del total de hojas que la componen, ejem: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
2)
3)
4)
5)
6)

Escribir el nombre asignado al sistema desarrollado o en desarrollo.
7) Descripcin clara y breve de las funciones del software.
8) Espacio destinado para especificar la plataforma en que se esta utilizando; ejemplo: Windows, unix, dos, u otro.
9) Especificar en que lenguaje fue elaborado el programa: Visual FoxPro, Visual Basic, PHP.
10) Sealar la fecha en que se elabor el programa
11) Anotar Si o No segn se cuenta con el cdigo fuente designado al software.
12) Escribir la palabra Si cuando con un Manual del Usuario del Software Desarrollado y la palabra NO en caso contrario.
13) Escribir la palabra Si cuando se cuente con el Manual Tcnico del Software Desarrollado y la palabra NO en caso contrario.
14) Se registrarn observaciones que aclaren la informacin. Por ejemplo: El responsable directo, la ubicacin fsica de los sistemas, nmero
de contrato y empresa que lo desarrollo.
15) La fuente de donde se obtuvo la informacin.
Documentos impresos y/ o archivos electrnicos:
1.
Cuentas de usuario en sobres cerrados con las claves de acceso a los distintos sistemas
103
2.
Cdigo fuente y toda documentacin electrnica del sistema.
103
ANEXO RM-10
HOJA: (1)
RELACIN DE PROGRAMAS TIPO PAQUETE
DE:

N. PROG.
NOMBRE DEL
PROGRAMA
FUNCIN DEL PROGRAMA
REQUERIMIENTOS DE USO
VERSIN
PROVEEDOR
NO. DE
LICENCIAS
NO. DE
DISCOS
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14) Fuente:
104
Formato RM-10
Relacin de programas tipo paquete.
Objetivo:
Detallar los paquetes computacionales adquiridos por la Unidad Administrativa que se entrega, instalados en sus computadoras, aun cuando no
se utilicen regularmente.
Se listar el software comercial con el que cuenta la dependencia o entidad para el desarrollo de sus funciones.
Deber verificarse que el software utilizado, as como aquellos que se hayan adquirido y no estn en uso, tengan su respectiva licencia, los
manuales de operacin y los discos o dispositivos equivalentes en los que se encuentra grabado cada sistema (discos de instalacin).
En forma adjunta a este formato debern entregarse en sobre cerrado, las claves de acceso a los distintos sistemas.
Detallar al grupo de uno o ms archivos adquiridos que son necesarios tanto para la ejecucin de un programa de computadora, como para
agregar caractersticas a un programa ya instalado en la computadora o en una red de computadoras.
Anotar nmero de hoja que inicia y referencia del total de hojas que la componen, ejem: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
Registrar el nombre de los programas adquiridos.
Describir clara y brevemente las funciones del programa.
Indicar los requerimientos de uso de los programas. Ejemplo: capacidad de memoria, caractersticas del equipo, conexin a Internet, etc.
Sealar la versin del software adquirido.
Anotar el nombre del proveedor del software.
Anotar el nmero de licencias de software.
Anotar el nmero de discos de instalacin con que cuenta el software adquirido al que se hace referencia.
Incluir en este espacio cualquier informacin que se crea relevante.
La fuente de donde se obtuvo la informacin, como el disco de instalacin del programa, por ejemplo:
o Documentos impresos y/ o archivos electrnicos:
Si se cuenta con documentacin impresa deber indicarse la ubicacin fsica y si la informacin se encuentra en archivos electrnicos se deber
adjuntar al sistema informtico.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
105
ANEXO RM-11
HOJA: (1)
BASES DE DATOS
DE:

N. PROG.
NOMBRE DE LA BASE
DESCRIPCIN
UBICACIN
MANEJADOR DE BASE DE DATOS
RESPONSABLE
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) Fuente:
106
Formato RM-11
Bases de datos.
Objetivo:
Detallar el conjunto de datos almacenados, y la descripcin de dichos datos, compartidos por muchos usuarios
Informar las bases de datos de informacin electrnica que administra la Unidad Administrativa, as como sus principales caractersticas.
La informacin que contendr este formato ser la relacionada con las diferentes bases de datos existentes en cada Dependencia o Entidad.
La informacin que contendr este formato ser la relacionada con las bases de informacin que son administradas y controladas por la Unidad
Administrativa, tales como beneficiarios de programas apoyos, proveedores, contratistas, planos, catlogos, padrones de contribuyentes,
ejecucin y rezago, clasificaciones, etc., y cualquier otra informacin electrnica que se considere importante para las funciones de la unidad.
6) Registrar el nombre de la base de datos.
7) Describir el objetivo de la base y las caractersticas del equipo (s) donde esta instalada.,
8) Se describir la ubicacin fsica.
9) Indicar el manejador de la base de datos: SQL Server, MYSQL, Access, etc.
10) Indicar el nombre de la persona responsable de la base como administrador.
11) La fuente de donde se obtuvo la informacin, puede ser el responsable del manejo de la base de datos.
107
ANEXO AG-01
HOJA: (1)
DOCUMENTOS DE DESCONCENTRACIN, CREACIN E

INTEGRACIN DEL RGANO DE GOBIERNO
DE:
ORGANISMO E INSTITUCIN: (2)

N. PROG.
TIPO DE DOCUMENTO
DESCRIPCIN
FECHA
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
III. ASPECTOS GENERALES
(10) Fuente:
111
Formato AG-01
Documentos de desconcentracin, creacin e integracin del rgano de gobierno
Objetivo:
Relacionar los actos jurdicos de desconcentracin, constitucin, modificacin o reformas que afecten la estructura o desarrollo de las funciones y
prestacin de servicios del organismo institucin; el documento en que la Administracin Centralizada delega facultades tcnicas y operativas.
Analizar los ordenamientos jurdicos y administrativos de desconcentracin, constitucin, modificacin o reformas que afecten la estructura o
desarrollo de las funciones y prestacin de servicios del organismo institucin; el documento en que la Administracin Centralizada delega
facultades tcnicas y operativas.
2) Se anotar el nombre del Organismo o Institucin correspondiente.
5) En esta columna se anotar el nmero progresivo del documento: 1, 2, 3, 4, etc.
6) Registrar por orden de importancia el tipo de documento a describir, (decreto, acta, acuerdo)
7) Anotar la informacin bsica que describe lo que pretende, para que fin fue creado.
8) Anotar la fecha de constitucin y/o publicacin de dicho documento.
9) Incluir en esta columna la informacin u observaciones importantes no consideradas en el formato, por ejemplo: el nombre de quien
directamente sea responsable de la informacin proporcionada en el formato. Se puede dar el caso de que el servidor pblico saliente sea
el responsable de la informacin.
10) La fuente de donde se obtuvo la informacin, puede ser el responsable del manejo de los documentos y/o las leyes, acuerdos o decretos.
112
ANEXO AG-02
HOJA: (1)
RELACIN DE ACUERDOS, CONVENIOS, CONTRATOS Y

OTROS DOCUMENTOS INTERINSTITUCIONALES
DE:

N. PROG.
TIPO DE DOCUMENTO
OBJETIVO
PARTES QUE
INTERVIENEN
VIGENCIA
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) Fuente:
113
Formato AG-02
Relacin de acuerdos, convenios, contratos y otros documentos institucionales.
Objetivo:
Relacionar todos los acuerdos, contratos, convenios y documentos legales que la dependencia u organismo haya suscrito con otras instituciones y
que mantengan vigentes obligaciones de cualquier tipo con sus contrapartes.
Se refiere, en lo especfico a los contratos de servicios de vigilancia, limpieza y mantenimiento, remodelacin, arrendamiento de inmuebles,
equipo de cmputo y vehculos entre otros.
Informar las obligaciones contractuales vigentes en la Dependencia Entidad con los diferentes prestadores de servicios, as como con otras
instituciones pblicas, sociales y privadas.
Se debern relacionar todos los contratos y convenios que la Dependencia o Entidad haya suscrito y que se encuentren vigentes a la fecha de la
Entrega - Recepcin. Para la Entrega Recepcin al trmino e inicio de un ejercicio constitucional deber preverse que la vigencia de los
convenios y contratos no exceda de sta fecha. En casos excepcionales, la vigencia no podr ser mayor a tres meses posteriores a la misma. En
el caso de los prestadores de servicios (honorarios), se recomienda que los contratos respectivos no excedan su vigencia ms all del ltimo da
de la EntregaRecepcin. Algunos de estos convenios pueden ser acuerdos de coordinacin, anexos de ejecucin, convenios de colaboracin, de
integracin a algn programa, acuerdos con organizaciones no gubernamentales, con la iniciativa privada o particulares, etc.
Verificar que el contrato o convenio se encuentre debidamente autorizado por la instancia responsable de acuerdo a la normatividad vigente. De
igual forma, se constatar que la documentacin e informacin relativa se encuentre actualizada y que los expedientes contengan:
1. Original del convenio o contrato
2. En las Dependencias, el oficio en el que se haga del conocimiento de la Secretara de Administracin.
3. En las Entidades, el oficio de autorizacin de su rgano de Gobierno.
(4) Anotar, respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha de corte establecida, segn corresponda.
(5) En esta columna se anotar el nmero consecutivo del contrato o convenio: 1, 2, 3, 4, etc.
(6) Registrar en orden de importancia si se trata de acuerdo, convenio, contrato u otro.
(7) Describir el objetivo del acuerdo, contrato o convenio, ejemplo: cooperacin acadmica, colaboracin cultural, desarrollo del proyecto, etc.
(8) Se anotar el nombre de la persona fsica, moral o Institucin con que se tiene el acuerdo, contrato o convenio.
(9) Se registrar la fecha de inicio y termino del acuerdo, contrato o convenio.
(10) En este espacio se debern registrar comentarios importantes no considerados en el formato.
(11) La fuente de donde se obtuvo la informacin, puede ser el responsable del manejo de los documentos.
114
ANEXO AG-03
HOJA: (1)
RELACIN DE DOCUMENTOS JURDICOS- ADMINISTRATIVOS

QUE CONFORMAN EL MARCO DE ACTUACIN
DE:

N. PROG.
DENOMINACIN, LA DISPOSICIN
JURDICA U ORDENAMIENTO
(5)
(6)
FECHA DE PUBLICACIN EN EL PERIDICO

OFICIAL DE GOBIERNO O DIFUSIN AL INTERIOR
DE LA DEPENDENCIA
(7)
OBSERVACIONES
(8)
(9) Fuente:
115
Formato AG-03
Relacin de documentos jurdicos-administrativos que conforman el marco de actuacin.
Objetivo:
Informar sobre los documentos que conforman el marco legal normativo vigente de la dependencia y entidad, con la finalidad de que las
autoridades entrantes tengan conocimiento de sus atribuciones y su marco de actuacin en materia sustantiva.
Dar a conocer los ordenamientos jurdicos y administrativos que le son aplicables a la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa que se
entrega.
En este formato se relacionarn los ordenamientos jurdicos y administrativos aplicables que conforman el Marco Normativo de Actuacin de la
Unidad Administrativa, tales como: leyes, decretos, acuerdos, disposiciones, reglamentos, manuales de organizacin, manuales de
procedimientos, etc.
Los ordenamientos que se encuentren pendientes de autorizar por la instancia competente y su situacin sea de propuesta o de revisin se
debern registrar como proyecto.
Las Dependencias y Entidades debern tener actualizados, autorizados y publicados sus reglamentos interiores o internos, as como debidamente
integrados y actualizados sus respectivos manuales de organizacin.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
En esta columna se anotar el nmero consecutivo del ordenamiento: 1, 2, 3, 4, etc.
Registrar la denominacin de las disposiciones jurdicas de observancia general, tal y como aparecen publicados en el peridico oficial del
Estado de acuerdo a la jerarqua respectiva, Constitucin, Ley, Reglamento, Decreto, Presupuesto de Egresos y la Ley de ingresos del
Estado. En forma especfica se anotarn, el decreto de creacin o las modificaciones a la Ley Orgnica que corresponden a cada caso,
las circulares emitidas, manuales y reglamentos que forman parte de la normatividad al interior de la Dependencia u Organismo.
7) Fecha de publicacin en el Peridico Oficial El Estado de Colima difusin al interior de la Dependencia
8) Anotar los comentarios relativos a la informacin contenida en el formato, cuando sea necesario.
9) Fuente: Direccin de Normatividad de la Secretara de Administracin.
116
ANEXO AG-04
HOJA: (1)
RELACIN DE ARCHIVO VIGENTE
DE:

N. PROG.
NOMBRE DEL CLAVE DEL

EXPEDIENTE EXPEDIENTE
(5)
(6)
(7)
UBICACIN
NMERO DE LEGAJOS
PERIODO
(8)
(9)
LUGAR
RUTA DE ACCESO
ARCHIVO MAGNTICO
OBSERVACIONES
(10)
(11)
(12)
(13) Fuente:
117
Formato AG-04
Relacin de archivo vigente.
Objetivo.
Relacionar los documentos que se utilizan regularmente con fines de conservar en forma ordenada los acontecimientos que por su naturaleza y
frecuente consulta deben permanecer resguardados.
Recomendaciones especficas.
Dar a conocer la informacin documental correspondiente a los dos ltimos aos del perodo de la Administracin, que se considere relevante
para las funciones y operacin de la Unidad Administrativa que se entrega.
De conformidad con el Artculo 44 fraccin IV de la Ley Estatal de de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Colima, los
servidores pblicos tienen la obligacin de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razones de su empleo, cargo o comisin,
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso o inutilizacin indebidas de aquellas.
Atendiendo a ello, se deber integrar en este formato la referencia de los archivos, expedientes, material bibliogrfico o informativo que se
encuentre bajo custodia de la Unidad Administrativa.
El periodo a informar ser el que corresponda por lo menos a los dos aos anteriores a la fecha de la Entrega Recepcin.
Los expedientes relativos a periodos anteriores a los sealados en el prrafo anterior, se debern relacionar y guardar en perfecto orden de
acuerdo al concepto y ao, e identificarse con la caja o tipo de archivero en el que se conserven para su fcil localizacin.
Las relaciones formuladas debern integrarse en un expediente que se denominar ARCHIVO MUERTO. Los archivos no utilizados debern ser
enviados oportunamente al Archivo general de Estado, cumpliendo con las disposiciones que para tales efectos emita.
El archivo deber permitir la fcil localizacin de los expedientes identificados de acuerdo al concepto de su contenido. De igual forma, las cajas
de archivo, recopiladores, expedientes, legajos y cualquier otro medio de conservacin de los documentos deber estar identificado conforme a la
clasificacin que el rea responsable establezca.
En el caso de los libros, material bibliogrfico, boletines y publicaciones de consulta bsica podr asignrseles una clave para identificacin que
puede ser colocada mediante etiqueta. Su acomodo obedecer al orden de las claves de identificacin, para facilitar su localizacin.
Lo anterior deber estar de conformidad con lo dispuesto en el Artculo 9 de la Ley de Transparencia y Acceso a la informacin pblica del
Estado de Colima en la cual se clasifica la informacin como pblica, reservada y confidencial y en las disposiciones establecidas por la Ley de
Archivos del Estado de Colima.
118

Las Dependencias y Entidades debern adjuntar la relacin de expedientes de uso continuo o permanente, tal es el caso del Registro Pblico de
la Propiedad, Catastro, expedientes de contribuyentes, de derechohabientes, etc
Instrucciones de llenado.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
Anotar nmero de hoja que inicia y referencia del total de hojas que la componen, Ejem: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
Escribir el asunto del expediente; haciendo una descripcin concisa del mismo; de acuerdo al gnero de que se trate.
Anotar la clave o nmero de control del expediente.
Sealar el nmero de legajos de cada expediente
Sealar el periodo correspondiente a la documentacin; puede ser de un ao o de varios aos.
10) Especificar el lugar fsico de ubicacin de los expedientes; por ejemplo: nmero de archivero, nombre de la bodega, cuarto u oficina.
11) Anotar la ruta de acceso del archivo en caso de que se encuentre en medio magntico.
12) Observaciones n o comentarios importantes que se tenga al respecto; por ejemplo: el asunto del archivo o expediente, el o los
responsable(s) del control del archivo, entre otros.
13) Fuente. Relacin de archivo vigente a la fecha de la entrega- recepcin.
119
ANEXO AG-05
HOJA: (1)
INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIN
DE:

N. PROG.
NOMBRE DEL CLAVE DEL

EXPEDIENTE EXPEDIENTE
(5)
(6)
(7)
NMERO DE LEGAJOS
HOJAS
PERIODO
OBSERVACIONES
(8)
(9)
(10)
(11)
(12) Fuente:
120
Formato AG-05
Inventario de archivo de concentracin.
Objetivo.
Registrar la documentacin semiactiva que se transfiere al archivo de concentracin, para su guarda precautoria y localizacin expedita, es decir
expedientes que terminaron su etapa activa, pero que deben resguardarse para evitar prevenir inconvenientes, dificultades o daos.
Recomendaciones especficas.
Aquel que ya no es necesario para un proceso administrativo o de gestin y debern ser concentrados para su resguardo y conservacin en el
rea especfica de un archivo.
Instrucciones de llenado.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
Anotar nmero de hoja que inicia y referencia del total de hojas que la componen, Ejem: hoja 1 de 10; 2 de 10; etc.
Anotar, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha de corte establecida, segn corresponda.
Se especificar el nombre del expediente o acervo a concentrar, que deber de coincidir con el que tenga escrito en la caja de la carpeta.
Anotar la clave o nmero de control del expediente.
Sealar el nmero de legajos que integran el expediente
Se indicar en esta columna el nmero de hojas que integran el expediente en su conjunto.
Anotar el periodo en meses o aos, a que corresponda la documentacin que integra el expediente, ejemplo 1994; enero 1995.
Espacio destinado para adicionar cualquier informacin que se considere pertinente referir, la Unidad Administrativa que concentra el
acervo.
12) Fuente. Relacin de archivo de concentracin a la fecha de la entrega- recepcin.
121
ANEXO AG-06
INFORME DE COMPROMISOS Y ACTIVIDADES
PRIORITARIAS EN LOS 90 DAS POSTERIORES A
LA ENTREGA- RECEPCIN.
HOJA: (1)
DE:

N. PROGR.
DESCRIPCIN DEL ASUNTO Y

RESPONSABLE
ACCIONES A REALIZAR
LUGAR
FECHA
HORA
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11) Fuente:
122
Formato AG-06
Informe de compromisos y actividades prioritarias en los 90 das posteriores a la Entrega-Recepcin.
Objetivo:
Se deber considerar cualquier asunto administrativo u operativo ms relevante y que va impostergable dentro de los 90 das hbiles posteriores
a la entrega del cargo.
En este formato se debern detallar los asuntos no jurdicos ms relevantes para la unidad administrativa que a la fecha de cierre se encuentren
en proceso, de tal forma que se facilite la continuacin o conclusin correspondiente por parte del funcionario entrante. Entre los asuntos ms
importantes a reportar se encuentran las observaciones pendientes de solventar derivadas de auditora o revisiones de los distintos rganos de
control y de auditores externos.
Deber verificarse que los documentos que constituyan el antecedente para poder atender debidamente cada asunto, se encuentren ordenados e
identificados en expedientes, de tal forma que se tengan disponibles para consulta.
Se prever que el estado de cada asunto se encuentre actualizado a la fecha de corte de la informacin, a fin de integrar la documentacin final
para la Entrega-Recepcin.
Los asuntos jurdicos de diversa naturaleza (laboral, administrativa, penal, civil, etc.) debern detallarse en este formato, as como los protocolos
en poder de Notarios de acuerdo a su tipo (escritura, acta constitutiva, asociacin civil, etc.) sealando entre otros el nmero de expediente y la
situacin del trmite a la fecha de corte (para revisin, para firma, etc.)
Deber definirse la ubicacin de estos expedientes en un lugar que permita su rpida localizacin, pudiendo sealarse sta en la columna de
Observaciones.Se prever que los datos relativos al asunto en trmite se encuentren actualizados a la fecha de corte, as como su actualizacin
al da del acto de Entrega-Recepcin.
(4) Anotar, respectivamente, da, mes y ao en que se llena el formato, que deber ser la fecha de corte establecida, segn corresponda.
(5) En esta columna se anotar el nmero consecutivo del asunto y/o compromiso: 1, 2, 3, 4, etc.
(6) la descripcin de aquellos compromisos o actividades a los cuales debe darse atencin durante los noventa das posteriores del inicio de la
nueva gestin;
(7) Se refiere a las actividades concretas a realizar, ejemplo: pagos, cobros, asistencias a cuentas reuniones.
(8, 9,10) Lugar, Fecha y hora en donde ser realizarn las actividades.
(11) Fuente: Documento que sustente el asunto pendiente (Oficio, minuta, orden superior, entre otros)
123

ANEXO
ANEXO
RT-08
AG- 07
HOJA: (1)
RESUMEN DE OBRA PBLICA CONCLUIDA Y EN PROCESO
DE:

OBRA CONCLUIDA DEL ULTIMO EJERCICIO/ SEPTIEMBRE 2008-NOVIEMBRE 2009

DEPENDENCIA
NOMBRE DE LA OBRA
UBICACIN
IMPORTE
EJERCIDO
(5)
(6)
(7)
(8)
(15)
DEPENDENCIA
NOMBRE DE LA OBRA
TIPO DE INVERSIN
FEDERAL ESTATAL MUNICIPAL
%
%
%
(9)
(10)
(11)
CONSTRUIDA
POR
CONTRATO
(12)
POR
ADMINISTRACIN
(12)
NO. DE
CONTRATISTA
CONTRATO
(13)
(14)
OBRA EN PROCESO A NOVIEMBRE 2009
UBICACIN
IMPORTE
EJERCIDO
TIPO DE INVERSIN
FEDERAL ESTATAL MUNICIPAL
%
%
%
(16) Fuente:
CONSTRUIDA
POR
CONTRATO
POR
ADMINISTRACIN
NO. DE
CONTRATISTA
CONTRATO
124
Formato AG-07
Resumen de obra pblica concluida y en proceso.
Objetivo:
Objetivo: Dejar constancia de las acciones de obra pblica realizadas por la Institucin o Unidad Administrativa.
En este formato, se relacionar el detalle de todas aquellas obras que hayan sido iniciadas y terminadas en el periodo de la Administracin, as
como aquellas que habiendo comenzado en Administraciones anteriores se hayan concluido en el mismo, independientemente de la fuente de
financiamiento y origen del recurso.
Los expedientes de las obras terminadas y de las obras en proceso debern estar debidamente clasificados y ordenados, y su integracin deber
cumplir con las disposiciones normativas que sean aplicables de conformidad con la naturaleza del recurso que fue utilizado. La documentacin
de los expedientes deber estar validada por los responsables de su elaboracin y supervisin, de acuerdo a las polticas internas.
Dichos expedientes debern contener cuando menos la siguiente documentacin:
1. Programa Anual de Obra
2. Acuerdo de Coordinacin
3. Oficios de Aprobacin
4. Contrato
5. Presupuesto base
6. Presupuesto Contratado
7. Fianzas (Anticipo, cumplimiento y vicios ocultos)
8. Aviso de iniciacin y control de obra.
9. Factura
10. Estimacin
11. Control Financiero
12. Bitcora
13. Generadoras
14. Fotografas
15. Acta Entrega Recepcin
16. Copia de la aplicacin del pago (C x P, CLC, SPEUA, Copia de la Pliza cheque)
17. Expediente de adjudicacin y contratacin (tcnico y econmico)
Los documentos antes mencionados debern ser originales. En aquellas situaciones en las cuales en el expediente se cuente solo con copias se
deber especificar la Unidad Administrativa responsable de la custodia del documento original.
125
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
13)
14)
15)
Definir la Dependencia encargada de la obra.
El nombre de la obra o accin segn la autorizacin respectiva.
La ubicacin de la obra: calle, nmero, colonia, municipio y localidad.
Registrar el importe ejercido
Anotar si es recurso de origen federal. (Especificar en porcentaje).
Anotar si es recurso de origen estatal. (Especificar en porcentaje).
Anotar si es recurso de origen municipal. (Especificar en porcentaje)
Anotar la modalidad en que se ejecuta la obra ya sea por contrato o por administracin.
El nmero de contrato o convenio firmado.
Nombre o razn social del contratista que realiza la obra.
Llenar este apartado con base a las instrucciones de llenado anteriores.
16) Registrar la fuente de donde se obtuvo la informacin.
126

ANEXO FUM-01
HOJA: (1)
FORMATO DE USO MLTIPLE
DE:
ORGANISMO E INSTITUCIN: (2)

N. PROG.
TITULO
DESCRIPCIN
OBSERVACIONES
(5)
(6)
(7)
(8)
(9) Fuente:
129

Formato FUM- 01
Formato de uso mltiple.
Objetivo:
En este formato se debern mencionar aquellos asuntos que por su importancia se requiera reportar y cuya informacin no est contemplada en
ninguno de los anexos proporcionados en este manual.
Los asuntos de diversa naturaleza que por su importancia se requiera reportar y cuya informacin no est contemplada en ninguno de los anexos
proporcionados en este manual.
Se prever que se integre este documento, solo con aquella informacin que por su impacto y trascendencia se requiera documentar.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
En esta columna se anotar el nmero progresivo del asunto por reportar: 1, 2, 3, 4, etc.
Se deber especificar el asunto del que se trata.
En este espacio se podr registrar toda aquella informacin que se considere importante para la operacin propia de las actividades de la
Dependencia o Entidad, para lo cual, se deber verificar que esta no sea reiterativa con la reportada en los formatos especficos.
9) Fuente: Documento que sustente el asunto (Oficio, minuta, entre otros).
130

ENTREGA RECEPCION 2004-2009


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IV. Glosario de trminos

V. Proceso General de Entrega-Recepcin de la Administracin Pblica Estatal

Resumen de Organismos Autnomos

VII. Integracin de la Informacin

2. Acta Administrativa de Entrega y Recepcin

a. Acta Administrativa ER-01 Entrega-recepcin Centralizados

Lista de anexos, formatos e instructivos de llenado.

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II. BASE LEGAL

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Acciones realizadas conforme al marco jurdico.

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IV. GLOSARIO DE TRMINOS

Para efectos del presente Manual se entender por:

Manual.- Manual de procedimientos para el proceso de Entrega -Recepcin de las dependencias.

Pblica del Estado de

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