2015

FICHA TCNICA: LA IMPLANTACIN DE UN

GMAO

Alejandro Palacios Rodrigo

Rosmann Ingeniera, Software y
Mantenimiento Industrial S.L.
Rosmann Ingeniera, Software y Mantenimiento Industrial S.L.

1-2-2015

FICHA TCNICA: IMPLANTACIN DE UN GMAO

FICHA TCNICA: LA IMPLANTACIN DE UN

SOFTWARE GMAO
Se puede definir el mantenimiento como el conjunto de tareas y tcnicas
destinadas a conservar en buen estado los equipos de una industria o
edificio, permitiendo de este modo un funcionamiento correcto durante
el mayor tiempo posible y minimizando el riesgo de averas y paradas no
programadas de las instalaciones.
Estas tareas y tcnicas forman parte de un plan global, llamado plan de
mantenimiento que debe definirse siguiendo la estrategia adecuada al
tipo de instalacin.
Las estrategias de mantenimiento deben contemplar tareas sistemticas,
tareas y tcnicas predictivas, rondas diarias de recopilacin de datos de
funcionamiento, grandes revisiones (si procede) y tareas correctivas.
Toda esta amalgama de tareas, genera una gran carga de trabajo y
lleva asociado un volumen de papel, que en ocasiones, hace inviable el
desarrollo correcto del plan. Muchos planes de mantenimiento son
abandonados por la imposibilidad de gestionar de manera adecuada el
volumen de papel que se genera a travs de las rdenes de trabajo,
documento que indica las tareas a realizar en una fecha concreta, as
como la empresa o tcnico que debe desarrollar dicha tarea o tcnica.
Para ayudarnos en esta labor, disponemos en el mercado de software
que permite recordar y anotar las tareas a realizar, programarlas en el
tiempo y gestionar la documentacin necesaria en formato electrnico,
en lugar de papel, entre otras opciones no menos importantes. Este
software se llama GMAO, cuyas siglas significan Gestin del
Mantenimiento Asistido por Ordenador.

1. Criterios para la eleccin del GMAO.

La eleccin del software es fundamental para la consecucin de los
objetivos de mantenimiento. El software es una herramienta ms de la
que dispone el departamento de mantenimiento, una herramienta de
gestin. El GMAO NO REALIZA EL MANTENIMIENTO. El mantenimiento lo
hacen los tcnicos. No se debe pensar en el software como la solucin a
todos los problemas de un departamento de mantenimiento, sino como
una herramienta para la programacin y control, la toma de decisiones
e incluso para la eliminacin de gran parte del volumen de papel que se
genera con el trabajo diario. Los criterios de eleccin, pueden ser los
siguientes:

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a) Funcionalidad: El software debe tener la funcionalidad necesaria

para el mantenimiento, adecuado para el tipo de edificio o
industria. Unas capacidades excesivas implican un sobrecoste por
funcionalidades que sern utilizadas. La gran mayora de GMAOs
del mercado disponen de las herramientas bsicas para la gestin:
Gestin de los activos: Con informacin del sistema o equipo,
fabricante, nmeros de serie identificativos, fechas de puesta
en marcha, tareas de mantenimiento a realizar, manuales de
mantenimiento y parmetros nominales de operacin.
Gestin de los recursos humanos: Con las especialidades de
cada tcnico, sus categoras profesionales, su calendario de
trabajo, coste hora y datos de contacto.
Gestin de rdenes de trabajo: La orden de trabajo es el
documento que especifica qu hay que hacer, cuando hay
que hacerlo, quin lo hace y bajo qu condiciones.
Asociada a la orden de trabajo va una informacin como los
permisos
de trabajo,
informes
de
resultados,
certificados etc. que es necesario poder gestionar.
Tambin asociada a la orden de trabajo va la informacin
econmica de la ejecucin de la misma, con desglose de
mano obra, materiales y servicios contratados.
Gestin documental: Con la posibilidad de cargar
documentos asociados a los activos y los trabajos realizados.
Gestin de informes: Con los indicadores ms importantes y
valiosos para la toma de decisiones.
b) Flexibilidad: Dado que el plan de mantenimiento es algo vivo, que
debe evolucionar y ser adaptado permanentemente, el GMAO
debe ser flexible y permitir modificaciones del plan de forma
sencilla. Las modificaciones deben poder propagase a la
programacin actual de forma sencilla.
c) Tecnologa: En el mercado existen numeroso software basado en
tecnologas de Open Source y otro con tecnologas de pago. Las
tecnologas de open source tienen ventajas e inconvenientes a
tener en cuenta:
Como ventaja se encuentra el coste: Suele ser software
gratuito o con coste muy bajo.
Como inconveniente se encuentra el soporte tcnico. Los
sistemas
operativos
evolucionan
y
se
actualizan
constantemente, eliminado brechas de seguridad. Estas
actualizaciones pueden causar incompatibilidades y fallos
difciles de detectar. Las empresas fabricantes de estas
tecnologas, no tienen por qu hacerse responsables de
actualizar el software y dar soporte, al ser una base de datos
o sistema de programacin gratuitos, y el fabricante del
GAMO puede llegar a encontrarse cautivo de esta situacin.
En los GMAO basados en tecnologas de pago, el fabricante

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de la tecnologa en la que se apoya el GMAO est obligado

por contrato a responder a los cambios.
Por otro lado, la tecnologa usada debe ser adecuada al nivel
tcnico informtico disponible en la empresa para el
mantenimiento del propio software. Instalaciones muy sofisticadas
y complejas requieren tcnicos especializados y altos costes de
implantacin y mantenimiento. Si no se dispone de esos tcnicos
informticos en plantilla, cada pequea actualizacin o solucin
de un problema con el software, requiere la contratacin del
servicio al fabricante, con el correspondiente coste asociado. En
muchas ocasiones, el software se apoya sobre varias tecnologas
informticas diferentes, por lo que se debe disponer en plantilla de
tcnicos especializados en ellas o contratar el mantenimiento al
fabricante del GMAO.
d) Soporte tcnico: La empresa fabricante del software debe poder
prestar un soporte tcnico adecuado por un precio asequible y en
tiempos razonables.

2. El proceso de implantacin
Las etapas de implantacin del software son las siguientes:
1) Elaboracin del plan de mantenimiento (este punto ser objeto
de otra ficha tcnica). Debe tenerse en cuenta los niveles de
agrupacin disponibles en el software, de forma que se ajuste el
plan a la estructura jerrquica posible.
2) Preparacin de los ficheros de importacin. Atendiendo al
formato establecido por el software, se deben elaborar ficheros
que contengan los datos necesarios. Sern varios ficheros que
ser necesario cargar en un orden determinado. En particular se
cargarn los datos de la planta, de los sistemas, subsistemas y
equipos. Tambin se cargarn los datos de personal.
3) Se generarn las gamas de mantenimiento en el software y se
verificar que coinciden con las del plan de mantenimiento.
4) Se programarn las gamas en el tiempo, con ayuda de la
herramienta de programacin de gamas del software.
5) Ser necesario revisar el plan, con objeto de analizar el volumen
de rdenes y las fechas. Puede ser necesario volver a establecer
las gamas o fusionar rdenes de trabajo, de forma que se
adapten a un volumen de rdenes y de papel razonable.
6) Se establecern los permisos de acceso a la aplicacin de los
diferentes usuarios y se proceder a la formacin de los tcnicos
y personal que introducirn datos en la aplicacin.
7) Durante todo el proceso, ser necesaria la colaboracin del
departamento de mantenimiento, de operacin y oficina
tcnica de la instalacin industrial.

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3. Trabajo diario. La introduccin de datos

Una vez programadas las gamas de mantenimiento en un rango
temporal, comienza el trabajo diario. El trabajo del jefe de mantenimiento
debe consistir en preparar las rdenes de trabajo de la prxima semana,
y verificar que los tcnicos mecanizan la informacin de las tareas de
mantenimiento desarrolladas a lo largo de la presente semana.
La informacin a preparar ser fundamentalmente, el permiso de trabajo,
los descargos elctricos a realizar (si procede), la lista de precauciones y
la lista de protecciones individuales. Si existe un procedimiento de trabajo
para las tareas de la gama, ser necesario prepararlo tambin.

4. Informes e informacin
Peridicamente se generarn informes de los principales indicadores, y
se evaluar el cumplimiento del plan de mantenimiento. Se tomarn las
medidas correctoras necesarias para reducir y evitar los desvos sobre el
plan establecido.

5. Los errores ms comunes

Uno de los errores ms comunes es pensar que el software es la panacea
a todos los problemas de mantenimiento. El GMAO es una herramienta
de gestin. Quin realiza el mantenimiento son los tcnicos y quin lo
organiza es el jefe de mantenimiento, por lo que los problemas
preexistentes pueden continuar y agravarse. Sin embargo, una auditora
de mantenimiento que identifique los problemas unido a un plan de
mejora para corregir las deficiencias, sentando las bases para que la
implantacin del software, puede tener resultados muy satisfactorios en
la gestin y control, y reducir considerablemente la carga de trabajo
administrativa.
Otro error comn suele ser no preparar adecuadamente la carga de
datos inicial, resultando mayores periodos de tiempo para la
implantacin y gran cantidad de registros que dificulta el trabajo diario y
distorsiona la estadsticas real del departamento.
De igual forma, no revisar las ordenes trabajo despus de la carga de
datos, con la finalidad de ajustar el la informacin del software al trabajo
real deriva en mayores cargas administrativas y estadsticas e indicadores
errneos que invalidan las decisiones basadas en los datos obtenidos.

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