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PROPUESTA
DE
UN
SISTEMA
DE
ADMINISTRACION
POR
B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.
1. Objetivo General.
2. Objetivos Especficos.
168
C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.
La importancia de la propuesta de un sistema de administracin por objetivos para la
Red de Pequeos hoteles del rea Metropolitana de San Salvador, radica en el
mejoramiento de la competitividad, ya que es un sistema dinmico que integra la
necesidad de la empresa en alcanzar lucro y crecimiento, con un estilo exigente y
equilibrado de administracin de empresas. De esta manera se obtiene un
fortalecimiento en el desarrollo administrativo basados en el cumplimiento de
objetivos, creando un compromiso propio de los subordinados, en relacin con las
metas, es decir, stos preparan sus propias metas y se hacen responsables por
ellas, generando una mayor participacin del empleado en la organizacin.
D. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA.
Con la implantacin del sistema de administracin por objetivos se obtendrn los
siguientes beneficios:
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E. ALCANCE DE LA PROPUESTA.
La implementacin de un Sistema de Administracin por Objetivos, permitir a los
propietarios y gerentes de los pequeos hoteles de la Red, dispongan de una
herramienta administrativa basada en objetivos, en las que desarrollan al mximo la
participacin del personal en la creacin de los objetivos por puesto, establecimiento
de metas y compromiso con los objetivos empresariales.
Este documento ha sido elaborado para ser utilizado por lo propietarios y gerentes y
cualquier otra persona que ejerza actividades administrativas en la Red de Pequeos
Hoteles de El Salvador.
F. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA.
En la actualidad se ha observado un distanciamiento entre los objetivos
empresariales y los de los empleados y un estancamiento en las acciones para
incentivar y motivar a los empleados de las pequeas empresas hoteleras.
170
171
aplicar un sistema de
172
K. ESQUEMA DE LA PROPUESTA
SISTEMA DE ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
ETAPA IV
ETAPA I
ETAPA II
ETAPA III
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS Y
RECOMPENSAS
EVALUACION DE
LA APO
.
1. Elaboracion de archivo del
empleado.
1. FODA.
1.1 Analisis interno.
1.2 Analisis Externo.
1. Objetivo.
3. Actividades.
3. Establecimiento de
ObjetivoS Gerenciales.
4. Responsables.
4. Establecimiento de
Objetivos comunes.
2. Estrategias.
5. Resultado esperado y
Tiempo de ejecucion.
SEGUIMIENTO DE
LA APO
1. Reorientacion de las
desviaciones y elaboracion
de nuevos planes
2. la Competitividad y su
importancia en la Red de
Hoteles.
4. Comparaciones al final
del periodo de las metas
fijadas contra los
resultados esperados
5. Motivacion y
Recompensas
PLAN DE
IMPLEMENTACION
RETROALIMENTACION
MEJORA EN LA
COMPETITIVIDAD
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El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras,
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de la
organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas.
En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general
resulta muy difcil poder modificarlas
Fortalezas:
Son las capacidades especiales con que cuenta la Red, y por los que cuenta con una
posicin privilegiada frente a la competencia.
Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades
que se desarrollan positivamente.
Oportunidades:
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que acta la Red, y que permiten obtener ventajas
competitivas.
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Amenazas:
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organizacin.
Para tener una mejor orientacin en cuanto a como empezar a realizarlo se puede
hacer estas preguntas.
Fortalezas
Tenemos un alto nivel de competitividad?
Tenemos los recursos financieros necesarios?
Somos el reconocido lder del mercado?
Tenemos buena reputacin entre los proveedores?
Tenemos buena reputacin con los clientes?
Tenemos una estrategia definida?
Tenemos costos ms bajos que la competencia?
Tenemos mejor calidad que la competencia?
Debilidades
No tenemos una clara direccin estratgica?
Nuestras instalaciones son obsoletas?
Tenemos una dbil imagen en el mercado?
No tenemos el personal adecuado?
No tenemos Gerentes adecuados?
Tenemos una estrecha lnea de productos?
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Oportunidades
Hay un segmento del mercado que podemos atender y todava no lo estamos
haciendo?
Podemos desarrollar nuevos productos o mejorar los actuales para atender
necesidades de los clientes?
Tenemos posibilidades de exportacin?
Nuestra competencia est dbil?
El mercado est creciendo?
Podemos desarrollar nuevos productos para mercados nuevos?
El mercado est cambiando hacia un mayor uso de nuestros productos?
Tenemos posibilidades de mejorar nuestros costos?
Amenazas
Competidores de bajo costo extranjeros estn entrando al mercado?
Las ventas de productos substitutos est creciendo?
El mercado no est creciendo de acuerdo a lo esperado?
Los clientes estn cambiando sus costumbres en forma negativa al uso de
nuestros productos?
Cambios demogrficos tiene impacto negativo en los negocios?
Cambian las reglas de importacin de productos competidores?
Los precios en general estn bajando?
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FORTALEZAS.
DEBILIDADES
Demanda creciente.
FODA
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Flexibilidad al cambio
Acceso a comunicacin
Apoyo de financiamiento.
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La Estrategia FO
A cualquier empresa agradara estar siempre en la situacin donde pudiera
maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir, aplicar siempre a
estrategia FO (Fortalezas vrs. Oportunidades). Tales empresas podran echar mano
de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado
para sus productos y servicios.
La Estrategia FA
Esta estrategia FA (Fortalezas vrs. Amenazas), se basa en las fortalezas de los
hoteles que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su
objetivo es maximizar las primeras mientras se minimicen las segundas.
La Estrategia DO
Es la segunda estrategia, DO (Debilidades vrs. Oportunidades), intenta minimizar las
debilidades y maximizar las oportunidades.
La Estrategia DA
En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades vrs. Amenazas), es el de
minimizar tanto las debilidades como las amenazas.
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Anlisis Interno
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Flexibilidad al Cambio
Acceso a Capacitacin
Apoyo a Financiamiento
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS FA
Demanda Creciente
financiero, tcnico.
Capacitar
al
personal
para
consolidar
oferta de el hotel
una
DEBILIDADES
ESTRATEGIAS DO
ESTRATEGIAS DA
personal
Destinar
mas
recursos
la
inversin
de
publicidad y promocin
Capacitar
en
planeacin
estratgica
los
gerentes
179
3. Objetivos Gerenciales.
Los gerentes son encargados de entrelazar los objetivos individuales con los
organizacionales, por lo que es importante que tenga sus propios objetivos en donde
representara los intereses de la empresa y de los empleados.
Existen niveles bsicos que se deben tomar en cuenta para la preparacin de los
objetivos de alto nivel:
Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los resultados.
180
Y los servicios que son necesarios para atender a los clientes en su estada en los
hoteles de la Red.
181
conseguir, y lo que la empresa espera lograr en conjunto con ellos. Cuando los
empleados participan en el establecimiento de las metas, es ms probable que las
acepten. Es decir, ellos deben percibir que el gerente verdaderamente busca sus
aportaciones, y no que solo esta haciendo lo que es debido.
Para lograr el establecimiento de los objetivos comunes se puede tomar como base
los siguientes lineamientos:
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5. Motivacin y Recompensas.
Luego de haber establecido los objetivos es necesario que se establezcan
recompensas por objetivos logrados, esto motivar al empleado y har que trabaje
con ms entusiasmo.
Ligar las recompensas a las metas logradas es natural, ya que los empleados
preguntan y que gano yo con eso? Cuando las recompensas van ligadas a las
metas alcanzadas es mas fcil contestar esa pregunta.
Es importante hacer notar que si los objetivos no se logran al final del primer ao de
aplicacin del sistema APO, esto no significar un fracaso del mismo, ya que dentro
de los parmetros de medicin de su efectividad, se contempla que durante este
lapso por las mismas dificultades, inconvenientes inexperiencia en el rea no
podran cumplirse los objetivos planteados al inicio. Por lo tanto los empleados no
deben tener consecuencias negativas por este hecho (despidos, disminucin de
sueldos suspensiones), aunque tampoco recibirn recompensas.
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Cabe mencionar que si los empleados cumplen con los objetivos planteados se le
asignar una recompensa la cual se describen de la siguiente manera:
Celebraciones de Cumpleaos
Se realizara una pequea celebracin a los cumpleaeros del mes, esto ayudara
a fomentar el compaerismo, creando un clima organizacional internamente
Das libres.
Una motivacin de este tipo ayudar a que el empleado pueda tomarse un tiempo
libre para realizar cosas personales, distraerse y reducir el estrs.
Bonos.
La siguiente tabla presenta las asignaciones de los bonos en base a los niveles de
efectividad obtenidos:
Tipo de bono
80%
100%
184
Becas de Estudio.
2. Estrategias.
a. Capacitacin APO para gerentes.
Para que se comprenda el concepto, el beneficio, objetivos e incluso se conozcan las
limitantes de la APO, es necesario realizar una capacitacin sobre el tema para los
Gerentes de los Hoteles que conforman la Red, ya que estos sern los encargados
de transmitirlo a subalternos.
Para esto se aprovechar que la Red se encuentra trabajando con Insaforp, para que
sea esta institucin la encargada de facilitar la persona idnea para realizar la
capacitacin.
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Cuadro No. 9
Modelo de Programa de Capacitacin
Dirigido a
Tema/Actividad
Gerentes
APO
Objetivo
Tcnica
Procedimiento
Dar a conocer el
Exposicin
funcionamiento de la
dialogada.
APO.
Liderazgo
Dar a conocer la
Exposicin
eficiencia en la
dialogada.
motivacin y como
pueda
brindar
la
liderar un equipo de
trabajo.
Relaciones
Dar a conocer la
Exposicin
interpersonales.
forma de relacionarse
dialogada.
pueda
brindar
la
empleados,
transmitindoles el
alcance de objetivos
comunes.
Motivacin.
Estimular a las
Exposicin
personas a realizar
dialogada.
determinadas
pueda
actividades y persistir
brindar
la
en ellas para su
culminacin.
Trabajo en equipo.
Exposicin
Integrar al personal
dialogada
para el cumplimiento
prctica.
de objetivos comunes.
brindar
la
Atencin al cliente.
Exposicin
dialogada
seguir al momento de
pueda
brindar
la
atender al cliente.
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As mismo se volver necesario mejorar las relaciones pblicas con empresas con
las que puedan constituirse alianzas estratgicas. Se har un enfoque en aquellas
empresas que realicen eventos tales como capacitaciones presentaciones
internacionales, a las cuales se les puede ofrecer servicios de alojamiento alquiler
de instalaciones para desarrollar sus actividades.
Para eso se har necesario que la Red diversifique su oferta actual de servicios
mediante la contratacin de nuevos servicios, gestin de alianzas estratgicas y
capacitaciones.
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Las capacitaciones se harn aprovechando el apoyo que la Red tiene para Insaforp
con el objetivo de desarrollar o mejorar las destrezas de los empleados y
posteriormente estos puedan ofrecer mejores y nuevos servicios a los clientes,
incrementando de esta manera los niveles de competitividad de la empresa.
d. Manuales
Debido a que la teora APO, orienta a que los empleados tengan claro sus funciones,
se hace necesario el diseo de un Manual de organizacin y una manual de
descripcin de puestos, para lograr una mayor eficiencia en el trabajo. Se presentan
las siguientes manuales:
i) Manual de Organizacin
Introduccin
Con el diseo del presente manual de organizacin se pretende dotar a la red de
pequeos hoteles de una herramienta administrativa que contribuyan de alguna
manera a mejorar la competitividad de los mismos.
Por tal efecto, en el manual se presentan los objetivos, el organigrama con la nueva
estructura organizativa propuesta, importancia, polticas y normas que regirn su
uso, as como las relaciones internas, y las funciones que les corresponde
desempear a los diferentes niveles jerrquicos.
Para mantener la objetividad del manual se sugiere se revise cada ao, pudiendo ser
mejorado en la medida que sea claramente definidos los cambios.
189
190
surjan.
El propietario dispondr de quienes podrn hacer uso de este manual.
191
Propuesta de Organigrama
Gerencia General
Contabilidad
Supervisin
Recamarera
Recepcionista
Cocinera
Vigilante
192
Para mantener la objetividad del manual, se sugiere se revise cada ao, pudiendo
ser mejorado en la medida que sean claramente definidos los cambios realizados
tanto en las secciones conformadas, como las actividades que se llevan a cabo de
las mismas.
Importancia.
El manual de descripcin de puestos es muy importante, ya que permite tener una
visibilidad de los requisitos y funciones para las personas que ocupan el puesto,
dichos manuales aseguran y facilitan al personal la informacin necesaria para
realizar las labores que le han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los
procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
brindados, adems permiten el ahorro de tiempo y esfuerzo de los gerentes o
encargados, evitando funciones de control y supervisin innecesarias.
2. Las Funciones y los Requisitos mnimos plasmados en este Manual debern ser
cumplidos por el Personal que labora el Hotel.
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3. Actividades.
A continuacin se detallan las actividades que ser necesario ejecutar para llevar a
cabo las estrategias para la implementacin del Sistema de Administracin por
Objetivos.
Induccin al empleado
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4. Responsables:
Para que las estrategias y actividades descritas en los puntos anteriores se lleven a
cabo de una manera efectiva, se vuelve necesario que existan responsables de
supervisar el desarrollo de las mismas.
De esta manera hay una persona asignada dentro del hotel que vela por el
cumplimiento del plan de accin.
Detallamos a continuacin las personas que debern ser asignadas para supervisar
el cumplimiento de las estrategias y actividades planteadas.
Los Gerentes de los Hoteles luego de haberse capacitado en las diversas reas
planteadas en el plan de capacitacin, tendrn que transmitir los conocimientos a los
empleados y generar un efecto multiplicador.
196
Despus de este lapso, la red ser responsable de adecuar los planes segn sus
necesidades para continuar la implementacin del Sistema de Administracin por
Objetivos.
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Una pronta evaluacin del Sistema permitir detectar errores y hacer los ajustes
necesarios para corregir los errores presentados y lograr los objetivos planteados.
A la vez sirve para tomar los insumos necesarios para hacer la planeacin
estratgica consecuente al primer ao de gestin del sistema Apo.
Se elaborar un archivo personal por cada empleado (ver formulario 1), en el cual se
documentar las fortalezas y debilidades del empleado con el fin de hacerle saber el
rendimiento obtenido, cuales son sus fortalezas, en que necesita mejorar, para as
motivarlo e inculcarle un habito de mejorar las actividades que realiza a diario.
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Segunda Parte.
5. Fortalezas Detectadas: Se escriben las fortalezas que el supervisor ha
detectado en el empleado.
6. Debilidades Detectadas: Se escriben las debilidades que el supervisor ha
detectado en el empleado.
7. Objetivos Asignados al puesto: Se deben colocar los objetivos que al inicio del
periodo le fueron asignados al puesto de trabajo.
8. Rendimientos parciales obtenidos: Se debe colocar los rendimientos que el
empleado obtiene mensualmente en porcentajes, segn la percepcin del gerente
9. Recompensas obtenidas: Se colocan las recompensas de las cuales el
empleado se ha hecho acreedor por su labor desempeada.
10. Sanciones o acciones correctivas: Se asignan en primer lugar las acciones
correctivas en caso que el empleado no este cumpliendo las expectativas del
puesto; si an aplicando las acciones correctivas no se logra superar la
deficiencia, ser necesario aplicar sanciones para corregir la deficiencia
detectada.
11. Fechas: Se colocan las fechas en que se han realizado los puntos del 8 al 10
12. Notas Adicionales: Se deja este campo para que el supervisor pueda colocar
anotaciones que a su juicio sean importantes para la evaluacin del empleado.
13. Firma del supervisor: Se coloca para validar el archivo, si esta hoja faltase el
archivo no ser valido.
199
5.
Fortalezas
detectadas
6.
Debilidades
detectadas
7.
Objetivos
asignados
al puesto
4. Fecha:________
8.
Rendimientos
parciales
obtenidos
9.
Recompensas
obtenidas
10.
Sanciones
o acciones
correctivas
11.
Fechas
12. Notas
adicionales:__________________________________________________________
____________________________________________________________________
200
Por lo tanto si la evaluacin es positiva se contina sin modificar los pasos iniciales y
si se encuentran errores se proceder a tomar las acciones correctivas necesarias.
CUERPO DE LA HOJA:
9. Se obtuvo lo sealado para la revisin parcial?: se detallara si los
resultados obtenidos por el empleado si han sido satisfactorios o deficientes.
10. Razones y Comentarios: se coloca si los objetivos se han cumplido o no se
han cumplido y se detalla.
11. Se puede alcanzar aun al fin del periodo? Documentar si los objetivos aun
son alcanzables.
201
202
Formulario No. 2
Hoja para revisin parcial Trimestral.
1. Nombre del empleado: __________________
No
En parte
10. Razones y
Comentarios
No
7. Descrbase: ______________
12. Acciones
correctivas sugeridas
En parte
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Para ello no ser necesaria una reunin formal con el empleado, bastara con un
acercamiento de confianza entre el empleado y el supervisor, con el fin de recordarle
al empleado como debe hacer su funcin.
Para ello luego de haber analizado el problema se detalla la causa que lo ocasion y
se le busca una solucin. Despus se realiza un seguimiento a la solucin propuesta
ya cuando est siendo implementada. Por ltimo se evala la eficacia que tuvo la
solucin propuesta en base al mejoramiento que se tuvo en el desempeo.
204
Seguimiento de la Accin:
9) Seguimiento de la Accin Correctiva: En este campo el supervisor o encargado
evaluar como se ha desarrollado la accin y los cambios que ha generado.
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206
4. Puesto desempeado:_________________________
6. Causa
detectado
7. Accin de
8. Fecha de implementacin
mejoramiento
10. Fecha de
11. Implantacin
accin correctiva
seguimiento
Si
No
14. Fecha
15. Grado
comprobacin de la
de eficacia
eficacia
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De esta manera se tendr un panorama amplio que nos servir para saber si las
acciones correctivas aplicadas durante todo el proceso fueron efectivas para
alcanzar al final el objetivo plateado y sino fue as, ser un insumo bastante
importante, que para que el inicio del segundo periodo y con la experiencia adquirida
se plantee distintos los objetivos si fuese necesario y se podr corregir en general las
reas que hayan resultado deficientes.
Cabe destacar que la diferencia con la evaluacin que mencionamos en el paso uno,
es que en este punto ya no se pueden corregir lo que se hizo ya que estamos
hablando de resultados finales pero si ser para que el otro periodo no se cometan
los mismo errores.
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Datos de clasificacin.
1. rea: debe ir el rea de trabajo a la que pertenece el empleado.
2. Nombre del jefe: Se coloca el nombre del supervisor o gerente a cargo del
empleado evaluado.
3. Nombre del empleado: Se coloca el nombre del empleado que ser
evaluado.
4. Perodo: Corresponde al periodo de aplicacin, correspondindole al primer
ao el nmero uno.
5. Revisiones parciales: Estas corresponden a la evaluacin parcial que se hizo
cada tres meses. En estos campos se coloca un pequeo comentario del
resultado de esas evaluaciones.
6. Fechas: En este campo se debe colocar la fecha correspondiente a cada
evaluacin parcial.
7. Fecha de revisin: sta corresponde a la fecha que se hizo la evaluacin
final.
Cuerpo de la Hoja.
8. Resultados u Objetivos Aprobados: Aqu se colocan los objetivos que se le
asignaron al puesto de trabajo, segn orden de importancia.
209
Para esto tomar como base los resultados que se hayan obtenido mediante las
evaluaciones
210
8. Resultados u objetivos
aprobados.
Por su orden de importancia
(Descrbanse con precisin)
1.2.3.4.5.6.7.8.-
9. Fechas sealadas
para su realizacin
10. Se obtuvieron?
Si
No
En parte
11. Razones y
comentarios
6. Fechas:
3: ______________
12. Sugerencias
para el siguiente
perodo
211
se ha
212
Este puede ser el caso en que, habiendo logrado una mejora considerable en
un aspecto, nuestro inters radique ahora en buscar otro totalmente diverso.
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