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Docente:
MARIA CLAUDIA LOZANO
ELEMENTO
PROCESO
PROCEDIMI
ENTO
ACTIVIDAD
RIES
GO
ACCIONE
S
CRITERI
O DE
DISEO
CONTR
TIPO DE
CONTROL
PROPUE
STO
EFICA
CIA
EFICIEN
CIA
EFECTIVI
DAD
TALLER
ACTIVIDADES DE CONTROL
CONTROLES
EMPRESA: Caja de Compensacin Familiar de Sucre
COMFASUCRE
OBJETIVO
Administrar los procesos de afiliaciones de empleadores y trabajadores,
recaudo de aportes y pago de subsidio familiar monetario.
1. OBJETIVO:
Registrar las afiliaciones de empleadores y trabajadores, para dar
cumplimiento a lo establecido en los Artculos7 y 57 de la Ley 21 de
1982 y Artculo 39 del Decreto 341 de 1988, ley 789 de 2002
2. ALCANCE:
Aplica para las actividades del Departamento de Aportes y Subsidio
Familiar.
3. RESPONSABLES:
Auxiliar Administrativo- atencin al cliente: Informar al pblico y
brindar orientacin sobre el diligenciamiento de los formularios
pertinentes, entregar y recibir los formularios de empleadores y
trabajadores, asignar PQR.
Jefe Departamento de Aportes y Subsidio Familiar: Realizar
seguimiento al cumplimiento del procedimiento y presentar las
solicitudes de afiliacin de empleadores al Director Administrativo.
Consejo Directivo: Aprueba las afiliaciones o delega estas al
Director Administrativo.
Trabajadora Social: Realizar visitas para verificar la informacin
suministrada por las empresas que han solicitado afiliacin y la de los
traslados de beneficiarios de un afiliado a otro mediante informacin
suministrada por el jefe departamento de aportes y subsidio familiar.
Auxiliar Administrativo- subsidio familiar: Digitar la informacin
de los nuevos afiliados y actualizar la base de datos de subsidio
familiar, ingresando las novedades reportadas por los trabajadores
afiliados.
4. DEFINICIONES:
6. PROCEDIMIENTO/DESARROLLO:
DIAGRAMA
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
A. AFILIACION DE EMPRESAS
INICIO
Entregar formulario Solicitud de Afiliacin de Empresa, explicar al Auxiliar administrativosolicitante la forma de diligenciarlo y los documentos que debe
Atencin al cliente.
anexar.
1. Entregar
formularios
2. Formulario
Diligenciado
Correctamente??
NO
Recibir el formulario con todos sus anexos, para su radicacin y Auxiliar administrativoposteriormente entregar al departamento de aportes y subsidio
Atencin al cliente.
familiar.
Informar mediante comunicado escrito a trabajo social la relacin
de las empresas a visitar.
SI
3. Entregar al Dpto. de aportes
y subsidio familiar
4. Relacionar
empresas a visitar
5. Realizar
programacin de
visitas
SI
8. Elaborar
resoluciones de
afiliacin
9. Entregar y presentar
solicitud a direccin
administrativa y consejo
directivo
10. Aprobar y
autorizar afiliaciones
12.empleadores
Registrar
en
de
FIN
11.
Comunicar
a
base
de
datos
empleador las
NO
Trabajador social
Secretaria Dpto.
Aportes y Subsidio
Familiar.
Director administrativo.
Consejo Directivo,
Director
Administrativo.
Jefe Dpto. Aportes y
empleador.
Subsidio Familiar.
DIAGRAMA
ACTIVIDADES
Secretaria Dpto.
Aportes y Subsidio
Familiar.
RESPONSABLE
B. AFILIACION DE TRABAJADORES
INICIO
Auxiliar
administrativoatencin al cliente
NO
Auxiliar
administrativoatencin al cliente
Auxiliar
administrativoatencin al cliente
SI
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Art.7 y 57 de la Ley 21/82.
2. Art. 39 Decreto 341/88.
Auxiliar Subsidio
Familiar.
3. Ley 789/02
7. REGISTROS ASOCIADOS:
1. Solicitud de afiliacin de empresa.
2. Formulario de inscripcin del trabajador beneficiario del subsidio
familiar.
3. Formulario de inscripcin del trabajador sin personas a cargo.
4. Recibo de documentos y Resolucin de afiliacin
5. Flderes de empresas y trabajadores afiliados
Tomado documentacin Comfasucre
PROCESO
PROCEDIMIE
NTO
ACTIVIDADES DE CONTROL
CONTROLES
ACTIVIDAD
RIESGO
Recepcionar
la
documentaci
n
Entrega
extempornea
de la
documentaci
n por parte
del afiliado
Digitar la
informacin
Informacin
errada
ACCIONES
Publicar y
promover la
informacin de los
requisitos
necesarios para el
proceso de
afiliacin
Mayores
capacitaciones en el
manejo del
aplicativo de
Subsidio Familiar
Monetario.
Implementacin de
CRITERI
O DE
DISEO
TIPO DE
CONTR
OL
Evitar el
riesgo
Preventi
vo
Reducir
el riesgo
Preventi
vo
CONTROL
PROPUESTO
Monitoreo del
personal de
atencin al usuario
al brindar
informacin y
orientacin sobre el
proceso de
afiliacin
Evaluacin y
seguimiento al
personal
responsable de la
digitacin de la
informacin.
Informe mensual
EF
software avanzados
que detecte los
errores en la
informacin
Visitas de
verificacin
No
concordancia
de la
informacin
Sensibilizacin a los
afiliados en cuanto
a la importancia de
proporcionar los
datos correctos y
reales
Reducir
el riesgo
Correctiv
o
con indicadores
respecto a los filtros
hechos por el
software en cuanto
a los errores en la
informacin
digitada
Reporte de visitas e
informe de los
solicitantes
admitidos y no
admitidos como
afiliados al Subsidio
Familiar Monetario.
Verificacin
detallada y
seguimiento de los
requisitos y perfiles
de los solicitantes y
beneficiarios.
Calificacin de la Eficacia de
considerando el siguiente cuadro:
los
Controles:
Se
desarrolla
20
15
10
0.36
0.55
0.29
0.73
0.57
0.40
0.82
0.71
0.60
0.33
0.91
0.86
0.80
0.67
0.50
EFICIENCIA
ALTO
MUY ALTA
ALTA
MEDIA
MEDIO
ALTA
MEDIA
BAJA
BAJO
MEDIA
BAJA
MUY BAJA
BAJO
MEDIO
ALTO
COSTO
EFICIENCIA
CALIFICACIN
MUY ALTA
ALTA
MEDIA
BAJA
MUY BAJA
POLITICA DE OPERACIN
PROCESO DE APORTES Y SUBSIDIO FAMILIAR MONETARIO
PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIN DE EMPLEADORES,
TRABAJADORES, FACULTATIVOS E INDEPENDIENTES