Integrantes

PLAN
El monitoreoDE
es sobre el
proyecto del Sistema de
MONITORE
Matricula
O
-Morales Pariona Jos Ulises

-Condori Gutirrez Johanna Josefina

-Sanabria Santos Luis Alberto

-QUISPE BALLASCO T. GENARO

-Luyo Yaya Jos Miguel

PROYECTO DE SISTEMA
DE MATRICULA

Contenido
INTRODUCCION....................................................................................................
CAPITULO I: FUNDAMENTOS DEL MONITOREO...............................................
1.1

Importancia y funcin del monitoreo y la evaluacin......................

1.2

Definiciones bsicas de monitoreo y evaluacin..............................

1.3 Monitoreo y evaluacin en el ciclo del proyecto..................................

1.3.1 Evaluacin............................................................................................
1.3.2 Identificacin.......................................................................................
1.3.3 Diseo y Formulacin.........................................................................
1.3.4 Ejecucin y seguimiento....................................................................
1.4 El Monitoreo y la Evaluacin en la etapa de formulacin del
proyecto............................................................................................................
Captulo II: MONITOREO.....................................................................................
2.1 Planeacin del monitoreo......................................................................10

INTRODUCCION
Las actividades de monitoreo se realizan durante el periodo de ejecucin
de un proyecto y estn a cargo fundamentalmente del equipo que lo
est ejecutando, sirven sobre todo para averiguar si se estn logrando
los objetivos y los resultados esperados, y si es necesario modificar o
reorientar algn proceso de ejecucin.
Por eso su importancia nunca se evidenciar lo suficiente , haciendo
necesario estimular tanto a los donantes como a los dems actores
involucrados en la formulacin de las polticas y la realizacin de los
proyectos de cooperacin internacional para el desarrollo para que no
escatimen esfuerzos y recursos para el monitoreo

CAPITULO I:
FUNDAMENTOS
DEL
MONITOREO

1.1 Importancia y funcin del monitoreo y la

evaluacin
1. Mejorar el desempeo: permiten la deteccin de problemas del
proyecto en etapas iniciales de la implementacin del Sistema SIPA, y
de esta forma reducir las posibilidades de fracaso y ahorrar recursos y
tiempo para posibilitar la adopcin oportuna de medidas correctivas.
2. Fortalecer la toma de decisiones y la planeacin:
El monitoreo nos permitir aprender de los logros y las dificultades que
se den en el transcurso del tiempo; contribuyendo en la toma de
decisiones y en el diseo de iniciativas presentes o futuras (para
suspender, reformular o multiplicar el Proyecto). Asimismo, todo esto
nos permite aproximar el proyecto a la realidad y a los resultados
alcanzables establecidos por el cliente.
3. Contribuir al aprendizaje: Este proceso permitir a la organizacin
y a los involucrados en el proceso aprender de la experiencia, con lo cual
no slo se mejoraran las acciones posteriores sino que se contribuir al
aprendizaje Organizacional.
4. Avanzar hacia el empoderamiento: Mediante el monitoreo y la
evaluacin fortaleceremos las capacidades de la poblacin involucrada,
del equipo encargado de la ejecucin y de la misma organizacin, ya
que favorece el conocimiento de la problemtica, de los procesos y de
las estrategias.
5. Mejorar la rendicin de cuentas: Permitir que los responsables del
proyecto informen a los beneficiarios sobre el uso de los recursos y el
impacto del proyecto
6. Contribuir al conocimiento general: El anlisis de la evaluacin
permite difundir las mejores prcticas, contribuyendo al conocimiento
general de los procesos dentro del proyecto

1.2 Definiciones bsicas de monitoreo y

evaluacin
El monitoreo nos sirve, entre otras cosas, para conocer:
Monitoreo

Evaluacin

Funcin

Informacin para la gestin del

proyecto.

Valoracin ms profunda
enfocada en el aprendizaje
y la rendicin de cuentas.

Enfoque

Revisin del progreso del

proyecto.

Enfoque en los resultados,

objetivos e impacto ms
amplio y a largo plazo.

Insumos

Levantamiento de
datos/informacin.

Informacin proviene de la
recoleccin de datos para
el monitoreo, para la lnea
base, etc.

Tiempo

Continuo, durante toda la

Implementacin del proyecto.

En momentos especficos
del ciclo del proyecto

Responsa
ble

Equipo responsable del

proyecto.

Evaluadores internos o
externos al proyecto (o a la
organizacin ejecutora).

Presentaci Presentacin directa con base

n
en formatos estandarizados.

Presentacin menos
estandarizada y enfocada
en menos temas, pero
analizados con mayor
profundidad.

Difusin

Ms amplia: partes
involucradas, donantes,
opinin pblica, etc.

Entre el equipo del proyecto y

los usuarios.

1.3 Monitoreo y evaluacin en el ciclo del

proyecto
OBJETIVO GENERAL
Garantizar el desempeo de las actividades y tareas tcnicoadministrativas, realizando el levantamiento de las diferentes variables
establecidas en la estructura general de evaluacin del proyecto para
calcular los componentes, aspectos a medir, atributos e indicadores, con
el propsito de analizar y entender la situacin actual y el avance de
stos en su interaccin con el sistema de matrcula UNAC.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Monitorear y evaluar las actividades y tareas enmarcadas en el
proyecto, segn lineamientos establecidos por la Unidad de Supervisin,
Monitoreo y Evaluacin de la UNAC.
2. Garantizar la calidad y uso de los datos recabados y procesados en las
unidades ejecutoras creando mecanismos de supervisin y verificacin
en los momentos necesarios del sistema.
3. Monitorear y evaluar las actividades administrativas para garantizar la
transparencia y calidad en la ejecucin dentro del marco del proyecto.
4. Analizar la informacin arrojada por el sistema de monitoreo y
evaluacin en cuanto a los procesos, resultados e impacto dentro la
UNAC con respecto a la interaccin con las partes administrativa,
docentes, alumnos y RRHH.

1.3.1 Evaluacin
-

Evaluacin y empleo de los resultados:

Constituye el proceso por el cual estima el rendimiento global del
Sistema de matrcula. la mayor parte del sistema debe cumplir sus
actividad eficientemente y el rea administrativa de la UNAC como
tambin los alumnos evalan el desempeo individual del sistema.

1.3.2 Identificacin
-

Incorporar aprendizajes de otros proyectos

El aprendizaje basado en proyectos colaborativos podemos definirlo de

una manera muy genrica como una metodologa didctica que organiza
el proceso de enseanzas y aprendizaje mediante la elaboracin de
proyectos de forma colaborativa en grupo.
Esta estrategia de enseanza constituye un modelo de instruccin que
implementa y evala LOS APRENDIZAJES DE OTROS proyectos que tiene
aplicacin ETIC, este enfoque motiva al colaborador aprender porque
les permite seleccionar temas que son importantes para el compromiso
y crecimiento Institucional.

1.3.3 Diseo y Formulacin

-

Definicion de metodologia de MyE

Metodologa de MyE es un sistema de permanente elaboracin,
recopilacin y anlisis de datos e informacin durante la ejecucin de un
proyecto. Es la validacin continua, tanto de las actividades de un
proyecto, nos permite conocer mejor los logros alcanzados por el
proyecto. brinda la oportunidad de reflexionar sobre las acciones
realizadas en el marco de la ejecucin del proyecto y extraer
enseanzas sobre las estrategias llevadas adelante y los mtodos y
prcticas utilizadas.
Evaluacin es la apreciacin peridica de la relevancia, comportamiento,
eficiencia e impacto de un proyecto en relacin a sus objetivos. se trata
de determinar la pertinencia de los objetivos y sus grado de realizacin,
la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficiencia, el impacto y la
viabilidad.

Diseo del sistema MyE

En trminos generales, la MyE constituye una actividad del programa,
que puede ser interno o externo, para verificar en qu medida su diseo
y mtodos de aplicacin y ejecucin son apropiados para alcanzar los
objetivos propuesto; para dar a cuenta de los resultados del programa,
tanto los especficos de los beneficios producidos. El propsito de los
MyE es aportar informacin que permite perfeccionar el proceso de toma
de decisiones y adquirir conocimiento para mejorar tanto las actividades
que se llevan adelante como para planificar. La funciones de la
evaluacin orientada a resultados se diferencia as de la funciones de
inspeccin o control, que escruta, en secreto, hechos y pruebas para
disculpar o incriminar a quien es objeto de inspeccin

1.3.4 Ejecucin y seguimiento

-

Monitoreo: Recoleccin, anlisis y sistematizacin de Datos

El Anlisis e interpretacin son el resultado del trabajo de recoleccin de
datos. Los datos obtenidos de informes revelan la situacin actual de la
sistematizacin.
Paso 1. Contar con informacin en tablas y grficas.
Paso 2. Verificar la calidad de tablas y grficas y si las mismas
responden a las preguntas que les dieron origen. Una tabla refleja
informacin detallada de los resultados. Pero tambin debe contener un
resumen de la informacin.
Paso 3. En base a tablas y grficas podemos interpretar objetivamente
los datos obtenidos en la fase de recoleccin. Con esa informacin
procedemos a efectuar el documento de informe.
El monitoreo, seguimiento y evaluacin, permite conocer avances,
resultados e identificar anomalas en todos los procesos y
procedimientos operativos, para proponer medidas correctivas e
implementar su retroalimentacin con el fin de optimizar la gestin.

1.4 El Monitoreo y la Evaluacin en la etapa de

formulacin del proyecto
Asegurar la variabilidad es por lo tanto el primer control de calidad que
se debe realizar sobre los documentos de formulacin del proyecto.
Incluye cuatro momentos principales, que se recomienda asegurar en la
etapa de diseo:
- Que la lgica de intervencin sea coherente y clara, que el diseo de
los resultados, los objetivos, las actividades y las estrategias est
definido adecuadamente.
- Que el marco del proyecto sea factible y significativo con relacin a los
resultados y objetivos del proyecto, y que existan los medios para
verificar el avance y el resultado de la accin.
- Que los planes del proyecto prevean actividades de monitoreo y
evaluacin adecuadas, y que exista un plan de monitoreo y evaluacin
con mtodos, procedimientos y personas responsables claramente
definidos.
- Que las lecciones y las buenas prcticas aprendidas de los proyectos
anteriores se incluyen en el proyecto actual.

Captulo
II:
MONITOR
EO

2.1 Planeacin del monitoreo

El plan de monitoreo debe ser acordado entre los involucrados
(CONSULTORA y UNAC) y debe hacerse desde la etapa de diseo del
proyecto, pensando estratgicamente tanto en los procesos de
monitoreo como en los de evaluacin. Esto es fundamental para que
puedan considerarse los recursos necesarios y para posibilitar la
operacin del monitoreo desde el inicio de las actividades.
Procesos de gua del monitoreo
TCNICAS
DE
MONITORE
O

ACTIVIDAD EVALUACI
ES
N
SUGERIDAS

ENCARGAD BENEFICIA
O
DO

- La
observacin
- Anlisis de
Documentos
.
- La
entrevista
- Grupos
focales
- El control
estadstico.
- El Modelo
Deming de
control
estadstico
de
La calidad.

En pequeos
grupos
hacer una
encuesta
entre
destinatarios
de
programas y
verificar la
apreciacin
de
ellos sobre
el
desarrollo y
proponer
medidas
Correctivas.

Equipo de
Monitoreo.

Se evaluar
mediante
Informe
escrito si los
procesos
definidos
estn acorde
a lo pre
establecido
entre la
UNAC y
CONSULTOR
A.

Mediante
esta tcnica
de
monitoreo
se beneficia
el sistema
SIMA, ya que
estar
acorde a los
alcances
establecidos
, as mismo
los docentes
y personal
administrati
vo de la
UNAC.

Informacin necesaria
-

Informacin sobre la ejecucin

Estos datos se obtienen con un monitoreo sistemtico sobre la
marcha que permite
identificar y subrayar los problemas
cuando surgen durante el ejecucin del proyecto del sistema de
matrcula SIMA .

Informacin sobre los resultados

Esta informacin se puede obtener a travs de un monitoreo

peridico, que permita analizar los problemas y obstculos
principales y sugerir medidas correctivas.
-

Informacin sobre la consecucin del objetivo especfico e

impactos
Para este tipo de informacin se realiza el monitoreo en momentos
especficos de la vida del proyecto, de manera que pueda sugerir
ajustes en el diseo o la intervencin.
Responsables de levantar la informacin.
El responsable de levantar de la informacin sern el Equipo de
monitoreo, ya que se cuenta con los recursos humanos capacitados.
Presupuesto para las actividades del proyecto.
El presupuesto de las actividades del proyecto se regir sobre las bases
establecidas en el Contrato y TDR, al igual que en la planificacin.

1) Monitoreo de los proyectos en ejecucin y asignacin del presupuesto.

Monitoreo de los proyectos en ejecucin y la asignacin de presupuesto
Operaciones

Contabilidad

Formulacin de
proyectos

Coordinador de
proyectos

Inicio

Proporciona la
informacin sobre el
plan de ejecucin
(planificacin de las
actividades o
cronograma) a

Solicita
informacin del
plan de ejecucin
de los proyectos

Operaciones

Revisar toda la
informacin sobre
el plan de
ejecucin

Verifica el
presupuesto
asignado

presupuesto

No es correcto

Corregir el plan de
ejecucin en el
apartado del
presupuesto

Si es correcto

Realizar los
desembolsos al
proyecto

Enva de nuevo

plan corregido con

el presupuesto

Recibe
notificacin del
desembolso

Verifica el cumplimiento
de metas
Solicita
informacin de
avance de
actividades

Verificacin de
cumplimiento de
actividades

Generar informes
sobre el desarrollo
del proyecto

Imprimir informes

Enva informacin de
avance de actividades

2) Control de las actividades que realizan los coordinadores y tcnicos.

Controlar las actividades que realizan los coordinadores y tcnicos de proyectos
Coordinadores de
proyectos

Operaciones

Tcnicos de
proyectos

Inicio

Solicita informacin
sobre cronograma de
actividades del proyecto
Enviar informacin
del cronograma

Verifica las fechas de

las actividades del

Realizar seguimiento

cronograma

del proyecto

Enviar informacin
a operaciones

Realizar seguimiento
del proyecto

Verifica seguimiento
de proyectos
Entrega avances

Entrega avances

Solicita avances

de lo realizado en

de lo realizado en

sobre los proyectos

los proyectos

los proyectos

Revisa avances
de proyectos
Elabora informe sobre

Solicita informes sobre

Elabora informe sobre

el cumplimiento del

el cumplimiento del

proyecto hasta la fecha

proyecto hasta la fecha

los proyectos

Enviar informes sobre

el cumplimiento del

Verificar los informes

Enviar informes sobre el

cumplimiento del

proyecto hasta la fecha

proyecto hasta la fecha

Recibir las observaciones

sobre las desviaciones

Recibir las observaciones

sobre las desviaciones

Corregir las desviaciones

Corregir las desviaciones

No

de proyectos

Informe
Correcto?

Si

Elaborar informe del

del proyecto

del proyecto

cumplimiento del proyecto

Elaborar reporte de las

fallas de los coordinadores
Imprimir reportes de
proyectos y fallas de
coordinadores
Fin

Enviar correcciones

Enviar correcciones

3) Elaboracin de informes.
Elaboracin de informes
Operaciones

Contabilidad

Coordinador de

Relaciones y

proyecto

gestin de
proyectos

Inicio
Solicitar

Recopilar
documentacin
para informes

informacin al
coordinador del proyecto
Verificar informacin
enviada por
coordinador de

Enviar informacin
a unidad de
operaciones

proyecto

Enviar
documentacin a
contabilidad

Verificar
documentacin

No

Documentacin
completa

Si

Elaborar el
informe financiero

Verificar estado
financiero del
proyecto

Entregar informe
financiero a
unidad de
operaciones

Solicitar informe
narrativo y tcnico

Realizar informe
narrativo y tcnico

Verificar informe
tcnico y narrativo

Enviar informe
narrativo y tcnico
a unidad de
operaciones

Estn incompletos

Si

No
Enviar informe
financiero, tcnico y
narrativo a unidad
de relaciones y
gestin

Enviar informes a
agencia de
cooperacin

Fin

Momento que se planea la realizacin de las actividades de

monitoreo.
Mayor frecuencia para indicadores y datos de proceso y una menor
frecuencia para obtener informacin acerca del efecto o impacto del
proyecto.
Encargados de Organizar y Analizar la informacin
Equipo de Monitoreo estarn encargados de organizar y analizar la
informaciones tal forma que el personal sobre terreno podr tener la
funcin de organizar la totalidad de la informacin y hacer un primer
nivel de anlisis, mientras que el personal de la organizacin en la
oficina central (en un estado, pas o regin) se encargar de hacer un
anlisis de la informacin seleccionada y previamente analizada
Resultados del Monitoreo
La difusin de los resultados del monitoreo es importante para el
aprendizaje, pues sirve tanto para el mejoramiento del proyecto de
SIMA - UNAC como para proyectos futuros. Por lo tanto, es
fundamental que el plan de monitoreo contempla mecanismos,
tiempos y recursos de difusin de resultados, de lecciones aprendidas
y de mejores prcticas
Participacin de las partes involucradas en el proceso de
monitoreo
El monitoreo debe contar con la participacin de la UNAC como la de
la CONSULTORA de tal forma que estn involucradas en su diseo y
ejecucin desde el comienzo y comprendan claramente sus
responsabilidades. Un buen monitoreo slo se podr efectuar si los
involucrados lo consideran importante y valioso. Por esto, es
recomendable que se tomen en cuenta los intereses de los
beneficiarios y se les sensibilice sobre su importancia desde la etapa
de diseo y preparacin.